Category Archives: Listen

Alle Tage sind gleich lang, aber unterschiedlich breit

Achtung!

Wir haben eine Liste, auf die wir einen Filter anwenden:

Schreibt man in eine andere Zelle einen Wert, kopiert ihn und fügt ihn über die gefilterten Daten ein, funktioniert dies:

Kopiert man jedoch einen Wert und fügt ihn mit Inhalte einfügen / Werte ein, so werde die dazwischenliegenden Werte überschrieben:

Die Lösung: man muss nach dem Filtern die nur sichtbaren Zellen auswählen (Start / Bearbeiten / Suchen und Auswählen / Inhalte auswählen). Die Tastenkombination [Alt] + [Shift] + [,] (also: [Alt] + [Shift] + [;]) tut das Gleiche.

DANN sind Sie auf der sicheren Seite.

I bring the problems – you bring the drinks

Gestern beim Programmieren. Ich habe eine Liste – sagen wir mal mit zirka 50.000 Einträgen. Eigentlich nicht viel für Excel. Ich starte den Assistenten „Spezialfilter“ (Daten / Sortieren und Filtern / Erweitert) mit der Option „Keine Duplikate“:

Das Ergebnis: Excel wird sehr, sehr langsam (er benötigt zirka eine Minute für das Berechnen – wenn nicht sogar ein Absturz die Folge ist):

Die Lösung: „Duplikate entfernen“ im gleichen Register, Gruppe „Datentools“. In Bruchteilen von Sekunden erhalte ich das Ergebnis:

Meine Vermutung: Assistenten, die irgendwann in Excel Einzug hielten, werden NIEMALS mehr überarbeitet! Schade eigentlich.

Ich musste erst die Schafe aus meiner Wohnung treiben, die ich beim Einschlafen gezählt hatte.

Noch eine hübsche Frage aus der Schulung:

Wir üben den Spezialfilter, der über die Schaltfläche „Erweitert“ in der Registerkarte „Daten“ erreichbar ist.

„Ich erhalte eine seltsame Fehlermeldung“, lautet die Teilnehmerfrage:

Klar: „Sie haben nicht auf die Schaltfläche „Erweitert“ geklickt, sondern auf das Filtersymbol, mit dem der Autofilter eingeschaltet wird. Und – Excel hat recht – „Dies kann nicht auf den ausgewählten Bereich angewendet werden.“ Eben – es wurde nur eine Zelle ohne Daten markiert.

Blöde Party, wenn ich meine Hose finde, gehe ich!

Gestern in der Excelschulung. Wir üben Tabellen (intelligente Tabellen, dynamische Tabellen, formatierte Tabellen). Eine Teilnehmerin fragt, warum bei ihr das Symbol grau unterlegt ist – warum sie keine Tabelle erstellen darf. Es gibt zu viele Möglichkeiten – ich gehe zu ihrem Rechner:

Die Ursache ist schnell gefunden – sie hat bereits eine Tabelle erstellt; diese allerdings wieder weiß eingefärbt. Das sieht man deutlich an den Tabellentools / Registerkarte „Entwurf“.

Habe heute mal wieder Sport gemacht. Ritter Sport. Zwei Tafeln.

Amüsante Fehlermeldung. Dabei wollte ich doch nur ein weiteres Feld in eine Pivottabelle einfügen:

Aber die Ursache ist schnell gefunden: Neben der Pivottabelle befand sich eine Formel. Excel kann nicht eine Spalte einfügen, verschiebt also nicht die Tabelle, sondern überschreibt die Formel:

Die Frage bleibt: Hätte man nicht „Tabelle2 enthält bereits Daten“ etwas anders formulieren können?

Old age is no place for sissies. (Bette Davis)

So schnell kann man alt aussehen. Versuchen Sie mal Folgendes:

Erstellen Sie eine Liste und formatieren Sie diese als intelligente Tabelle.

Legen Sie einen Datenschnitt fest.

Tragen Sie neben der Tabelle Kriterien ein und filtern die Tabelle mit Hilfe des Spezialfilters („Erweitert“) an eine andere Stelle.

Und schon ist der Datenschnitt veraltet! So schnell geht es!

Zum Glück kann man ihn wieder aktualisieren.

Das Universum spielt nicht immer fair, aber dafür hat es einen höllischen Sinn für Humor

Hallo René,

und hier sende ich Dir die Datei mit meinen Hinweisen.
Aber warum nimmt Excel die neuen Zielumsätze (denen kein Umsatz vorausgegangen war) nicht ins Gesamtergebnis auf?
Ich berechne: Zielumsatz = WENN(Umsatz>0;Umsatz*110%;500)
Viele Grüße
Angelika

Hallo Angelika,

Ich weiß wo der Denkfehler – oder der Pivotfehler steckt:

Pivot rechet nicht Summe der einzelnen berechneten Werte, sondern: berechnet die Summe:

Also nicht (in deinem Beispiel 3.045,90 + 500,00 + 594,83 + 2.692,80), die ja berechnet sind: = WENN(Umsatz>0;Umsatz*110%;500)

sondern Pivot rechnet: 2.769,00 + 0,00 + 540,75 + 2.448,00. Wenn diese Summe (5.757,75) > 0;Umsatz*110%;500) -> also 5.757,75 + 1,1 = 6.333,53

Nervt Excel?

Liebe Grüße  ::  Rene

 

Du musst schon selbst Konfetti in dein Leben pusten.

Hallo,

ich konnte bei meinem geliebten Excel 2003 mehrere Tabellenbereiche, die nacheinander mit den gleichen verschachtelten Sortierkriterien sortiert werden sollten, einfach nacheinander markieren, nach dem ersten Block die Kriterien erstellen und sortieren, dann nach dem zweiten, dritten, … Block einfach nur Strg-Y zum Wiederholen drücken und die gleichen Kriterien wurden auf den nächsten Block angewendet.

Wenn ich das jetzt in Excel 2016 versuche, wird beim Drücken von Strg-Y nicht der aktuell markierte Bereich mit den vorher erstellen Kriterien sortiert, sondern die Sortierung des vorher markierten Blocks wird wiederholt.

Und die mühevoll erstellten Sortierkriterien vergisst Excel zu allem Überfluß dann auch noch, daß ich diese beim jedem neuen Block manuell neu erstellen muss.

Das nervt – und verdient es vielleicht, in die Rubrik der nervenden Excel-Features aufgenommen zu werden…

Oder bin ich einfach nur zu dämlich? Gibt es etwa irgendeine versteckte Einstellung, die bewährte Funktion des Wiederholens einer Sortierung wieder zu reanimieren? Oder ist hier eine wichtige Funktion einfach unterschlagen worden?

Viele Grüße

einmal sortieren …

… aber dann ist auch wirklich genug sortiert!

Hallo Herr J.,

und das ging früher wirklich? Ich gestehe: im „alten“ Excel habe ich das nie gemacht/benötigt. Ich gestehe – ich habe kein „altes“ Excel mehr hier – aber ich glaube Ihnen mal. Ich wüsste auch nicht, wie man das Sortieren auf eine andere Art wiederholen könnte.

Wenn Sie es in ein Forum stellen, werden gefühlte 100.000 Excel-User posten „das kann man doch programmieren“. Andere 100.000 werden schreiben „nimm doch eine Datenbank, bspw. Access“.

schöne Grüße und Danke für den Hinweis

Rene Martin

PS : Ist das ein Trost: gerade probiert – in libreOffice Calc funktioniert „Wiederholen“ auch nicht …

Ich hatte in der Schule nur Singen und Klatschen

Das ist ärgerlich! Wenn ich ein Tabellenblatt schütze, habe ich die Möglichkeit festzulegen, dass der Anwender filtern darf, das heißt den Autofilter verwenden darf:

Leider kann er auf dem geschützten Blatt nicht mit Datenschnitten arbeiten!

Die Antwort: Doch! Sie müssen die beiden Optionen „AutoFilter verwenden“ UND „Objekte bearbeiten“ aktivieren. Dann kann der Anwender auch mit den Datenschnitten arbeiten:

Oder Sie legen die Datenschnitte auf ein zweites, nicht geschütztes Tabellenblatt. Dann klappt es auch:

Nur hohle Menschen urteilen nicht nach dem Schein. Das wahre Geheimnis der Welt ist das Sichtbare, nicht das Unsichtbare. (Oscar Wilde)

Excel-Schulung. Thema Pivot. Frage einer Teilnehmerin: „Warum sieht Ihre Pivottabelle anders aus als unsere? Wir verwenden doch beide Excel 2016 und die gleichen Daten.“

Die Antwort war schnell gefunden: Ich hatte auf meinem Laptop noch eine alte *.xls-Version der Beispieldatei erwischt – während ich den Teilnehmern die Datei als *.xlsx zur Verfügung gestellt hatte.

Qualität ist, wenn die Kunden zurückkommen und nicht die Ware.

Heute in der Excel-Schulung haben wir uns schon ein bisschen gewundert. Hand aufs Herz – hätten Sie das gewusst?

Wir erstellen eine Pivottabelle:

Mit [F2] kann man eine Zelle editieren und den Text ändern. Ich ändere den Text „GROSS“ in „klein“. Konsequenterweise wird nun „klein“ in „GROSS“ umbenannt:

Wenn ich nun aber „klein“ in „mittel“, „GROSS“ in „klein“ und „mittel“ in „GROSS“ umbenenne – so habe ich die Texte vertauscht. verblüffend!

Geht doch!

Ziele habe ich genug im Leben – nur wenig Munition.

Amüsant. Einer der Verkäufer – Herr Sonntag – wird in einer Pivottabelle nach oben sortiert:

Die Vermutung liegt nahe, dass Excel zuerst Monatsnamen und Wochentage sortiert und dann den „Rest“ alphabetisch. Schön und gut – aber wie bekommt man den Sonntag einsortiert?

Die Antwort findet sich in den „weiteren Sortieroptionen“: Dort muss „Sortiert nach“ – der richtigen Spalte eingeschaltet sein. Und anschließend schaltet man über den Befehl „weitere Optionen“ „bei jeder Berichtsaktualisierung automatisch sortieren“ aus.

Ein weiteres Dankeschön an Pia Bork, die nicht nur das Problem kannte, sondern auch seine Lösung.

Ich teile heimlich durch Null

Erstaunlich.

Eine Pivottabelle gruppiert alle Daten und summiert bei manchen den Wert 0. Diese Zeilen möchte man nun löschen (heißt: filtern). Wenn man den Filter in der Feldliste auswählt passiert – NICHTS!

so nicht!

Man muss den Filter der Pivottabelle bemühen, also den Wertefilter der Zeilenbeschriftungen. dann klappt es.

so schon!

Ein dankeschön an Pia Bork für diesen Hinweis.

Erst wenn man es nicht mehr hat, weiß man, dass man es hätte gebrauchen können

Diese Woche in der Visio-Schulung.

Wir importieren als Datenquelle ein Tabellenblatt von Excel an eine Zeichnung.

Leider kann man dort weder filtern noch suchen. Das macht das Auffinden bei mehreren Tausend Datensätzen mühsam. Selbst bei 200 Zeilen nützt das Sortieren nicht viel, weil man nun mühevoll mit dem Mausrädchen nach unten scrollen muss. Sollte in Visio implementiert werden.

Bevor Du mit dem Kopf durch die Wand willst – überlege: was mache ich im Nebenzimmer!

Heute: eine Schulung „umsteigen von Office 2007 auf Office 2016“. In 3,5 Stunden. Viel zu wenig Zeit für vier Programme (natürlich kamen auch noch Fragen zu OneNote). Also die wichtigsten Dinge ansprechen.

Beispielsweise die Datenschnitte in Excel.

Eine Teilnehmerin meldete sich und fragte, warum bei ihr die Datenschnitte nicht funktionieren:

Merkwürdiger Datenschnitt

Die Antwort war schnell gefunden: Die Tabelle wurde nicht als „intelligente Tabelle“ formatiert. Das kann man schnell an der fehlenden Registerkarte „Tabellentools“ erkennen.

Wahrscheinlich hatte sie die Option Einfügen / Tabelle betätigt und dann die Tabelle wieder über Tabellentools / Entwurf / In Bereich konvertieren zurück verwandelt. Sieht man nicht auf den ersten Blick, weil die Formatierungen bleiben.

Wir lernen heute: Datenschnitte können nur auf Pivottabellen oder intelligenten Tabellen aufgesetzt werden.

Auf diese Frage antworte ich mit einem entschiedenen Vielleicht.

Hi René,

ich kriege grad seit 2 h einen Vogel mit Pivot:

Habe unterschiedliche Mitarbeiter, die unterschiedliche Bonisätze bekommen sollen.

Die Bonitabelle liegt in anderem Tabellenblatt.

Damit ich in Pivot für jeden MA den richtigen Bonusbetrag anzeigen kann, habe ich mir mit SVerweis die Sätze in meine Ausgangstabelle geholt.

Und ein Feld berechnet. Soweit alles schön…

…nur, der Bonusbetrag ist um den Faktor 10 zu hoch!

Wer macht da was falsch : ich oder Excel?

Hiielfe! Kannst Du helfen?

Viele Grüße – Angelika

#####

Hallo Angelika,

der Knackpunkt in der Pivottabelle liegt im berechneten Feld. Das kann man leicht zeigen. Bau mal folgende Tabelle auf:

Setze eine Pivottabelle auf, gruppiere die Namen, summiere die Beträge:

Wenn du nun ein berechnetes Feld einfügst – Betrag * Provision – stellst du fest, dass die berechnete Provision doppelt so hoch ist, wie sie sein sollte:

Der Grund: die beiden Provisionssätze für Rene werden summiert (5% + 5% = 10%) und diese Zahl mit der Summe der Beträge multipliziert. Wenn du die Summe mit 5% multiplizieren möchtest, musst du den Provisionssatz (über einen SVERWEIS) reinholen und damit multiplizieren. Dann klappt es:

Wenn du nach den Sternen greifst, solltest du die Achselhaare rasieren.

Ich öffne eine PivotTabelle. Erstaunlich: Neben den Monatsnamen befinden sich auch die Zahlen der Monate als Vorschlag. Aber beim Einblenden wird nichts angezeigt:

Auch in der Ursprungsliste befinden sich diese Werte nicht. Ein Blick auf die Datenherkunft zeigt, dass in der Liste eine Formel steht:

=WENN(ISTZAHL(A2);TEXT(DATUM(JAHR(A2);MONAT(A2);1);“MMM“);““)

Wahrscheinlich wurde eine alte Formel, wie beispielsweise:

=WENN(ISTZAHL(A2);MONAT(A2);““)

durch diese Formel ersetzt.

Ein Aktualisieren der Pivottabelle nützt nichts, um die alten, nicht mehr vorhandenen Werte, zu löschen. Auch ein Entfernen der Spalte „Monat“ nützt nichts. Man muss beides machen: das Feld entfernen, aktualisieren und erneut einfügen. Dann sind die „überflüssigen“ Werte weg:

Meine Motivation und ich leben zur Zeit getrennt.

Was ist denn das? Und überhaupt: Warum ist mir das noch nicht früher aufgefallen?

Ich erstelle eine Liste; schalte dort den Autofilter ein und filtere. Unter der Liste trage ich einen Monatsnamen oder Wochentag ein und ziehe ihn herunter. Excel weigert sich „weiterzuzählen“:

Der Autofilter bleibt weiterhin eingeschaltet; es sind jetzt aber keine Daten gefiltert. Nun darf ich weiterzählen:

Unabhängig von der Filterung – nach rechts darf ich ziehen und Reihe ausfüllen:

Übrigens: bei einer gefilterten intelligenten Tabelle tritt dieser Effekt nicht auf:

Sehr seltsam. *grübel*

Sport gibt dir das Gefühl nackt besser auszusehen. Tequila übrigens auch.

Zugegeben: ein bisschen suspekt sind mit die Tabellen, die intelligente Tabellen oder formatierte Tabellen immer noch. Wenn Sie beispielsweise eine fortlaufende Nummerierung erzeugen möchten, können Sie auf eine Zahlenspalte zugreifen und dort beispielsweise die Formel eintragen:

=ANZAHL($C$1:C2)

20161212tabelle01

Die Liste wird korrekt gefüllt:

20161212tabelle02

Wird jedoch ein neuer Datensatz eingetragen, dann „zerschießt“ Excel die vorletzte Formel:

20161212tabelle03

Abhilfe schafft bei der Eingabe der Formel

=ANZAHL($C$1:C2)

anstelle des Zellnamens C2 ein Klick auf die Zelle C2. Dann wird aus der Formel:

=ANZAHL($C$1:[@Alter])

Und damit funktioniert es.

20161212tabele04

Ein großes Dankeschön an Christian für diesen Hinweis.

Soll ich nur tun oder sogar als ob?

Amüsant: Ich verwende den Assistenten Daten / Text in Spalten, um die Postleitzahl vom Ort zu trennen. Die erste Zeile – Frankfurt am Main habe ich vergessen:

Die Daten wurden getrennt - nur einer nicht.

Die Daten wurden getrennt – nur einer nicht.

Kein Problem: Doppelklick auf die Zelle, Ortsnamen markieren und ausschneiden:

20161208datentextinspalten02

Jedoch beim Einfügen bin ich verblüfft: Excel hat sich den Assistenten gemerkt und trennt diesen Text:

20161208datentextinspalten03

Eh! – Das will ich nicht!

Ich kann auch nett – bringt aber nix!

Doch, manche Dinge begeistern mich:

Wird in einer intelligenten Tabelle (in einer formatierten Tabelle) eine ganze Zeile markiert und diese am Rand heruntergezogen, wird die darunterliegende Zeile überschrieben. Abhilfe schafft das Drücken der Shift-Taste:

ganze Zeile verschieben

ganze Zeile verschieben

Markiert man dagegen nur die Zellen einer Zelle bis zum Ende der Tabelle, kann man ohne weitere Taste diese Zeile herunterziehen:

20161123tabelle02

Clowns sehen es nicht gern, wenn sich das Publikum nur innerlich freut.

Ich weiß – man sollte es nicht. Aber ich bin sicher, dass es Leute gibt, die so etwas tun.

In einer Pivottabelle werden die Werte (beispielsweise Summe der Umsätze) formatiert. Danach formatiert man beispielsweise die Spalte C. Wer gewinnt? Der letzte.

Das Amüsante ist, dass sich die Pivottabelle die Formateinstellungen „gemerkt“ hat. Das kann verwirrend sein.

Der letzte gewinnt.

Der letzte gewinnt.

Übrigens: Wenn Sie mehrmals „hart“ – das heißt über das Excel-Zahlenformat und über die Wertfeldeinstellungen / Zahlenformat formatieren, passieren seltsame Dinge. Aber so etwas tut man ja auch nicht 😉

Freiheit für das Spielzeug: Lasst die Jo-Jos von der Leine!

Ist das so gewollt?

In einer Liste gibt es Berechnungen. Beispielsweise wird mit der Funktion MONAT aus einer Spalte die Monatszahl herausgerechnet:

Liste mit Formel(n)

Liste mit Formel(n)

Wendet man nun den Spezialfilter an (Daten / Sortieren und Filtern / Erweitert), um bestimmte Informationen herauszufiltern, wandelt Excel die Formel(n) in Werte um:

Spezialfilter und sein Ergebnis

Spezialfilter und sein Ergebnis

Ich könnte jetzt wirklich einen Zauberstab gebrauchen.

Warum klappt das denn nicht?

Ich habe eine Liste, in der ich die Nachnamen filtern möchte mit

entspricht M?yer

oder

entspricht M?ier

Erstaunlicherweise filtert Excel nur Mayer und Meyer, allerdings nicht Meier oder Maier. Ich bin sicher, dass solche Namen vorhanden sind.

geht nicht

geht nicht

Die Antwort: Sie müssen auch beim zweiten Kriterium die Option „entspricht“ einschalten. Wenn in dieser Combobox nichts ausgewählt wurde, wird das Kriterium entfernt:

bitte beide!

bitte beide!

Wo ist die Mitte?

Hallo Herr Martin,

auf der Suche meines Excel-Problems bin ich über Ihre Seite gestolpert und würd mich freuen, wenn Sie mir ggf. helfen könnten: Ich habe hier eine ziemlich umfangreiche Pivot Tabelle und vermisse die Funktion, die es mir erlaubt anstatt des Min. oder Max-Wertes bei den Wertfeldeinstellungen Quartile auszugeben. Aber auch bei den Rohdaten tue ich mir schwer. Ich schaffe es zwar für eine vorgegebene Auswahl die Quartile zu berechnen, aber was ich benötige ist eine dynamische Ausgabe, z.B. bei Auswahl über den Auto-Filter. Auch mit Excel 2016 und Power-Pivot habe ich es bisher nicht geschafft. Haben Sie eine Idee wie so was gehen könnte?

Viele Grüße

#####

Hallo Herr B.,

das ist eine interessante Frage – danke dafür.

Ich habe heute auf dem Nachhauseweg geknobelt, wie man so etwas lösen wollte. Dachte an PowerPivot – aber wenn Sie schreiben, dass es DORT kein Quartil gibt, muss ich dort auch nicht mehr auf die Suche geben.

Wenn Sie eine einfache Pivottabelle hätten, könnten Sie Sie mit Matrixfunktionen oder der Funktion AGGREGAT nachbauen. Ich habe es mal versucht – siehe Anhang. Allerdings schreiben Sie „umfangreiche“ Pivottabelle – ich fürchte das Schlimmste.

20160926quartil

Übrigens hat Andreas Thehos ein Video dazu gemacht:

https://thehosblog.com/?s=median+pivot

Lass mich – ich kann das – oh, kaputt!

Ich erstelle eine Pivottabelle.

Obwohl ich nach dem Ortsnamen sortiere, weigert sich Excel zu sortieren. Warum?

Geht nicht!

Geht nicht!

Die Ursache der vermeintlich falschen Sortierung finden Sie, wenn Sie einen Blick in Benutzerdefinierten Listen werfen. Befindet sich dort diese Liste hat sie Vorrang gegenüber der Standardsortierung. Anders als beim „gewöhnlichen“ Sortieren kann hier nicht umgestellt werden.

Lösung 1: Löschen Sie diese Liste

Lösung 2: Wenn Sie nicht auf Ihre Liste verzichten möchten, erstellen Sie diese Liste neu, sortieren diese Liste und importieren nun die sortierte Liste. Dann wird Excel auf diese sortierte Liste zugreifen.

Einen Haken hat diese Lösung: Wenn nun ein Begriff in der Pivottabelle auftaucht, der nicht in der benutzerdefinierten Liste vorhanden ist, steht er am Ende der Pivottabelle … Also doch Lösung 1 ?!?

Danke an Andreas Thehos für diesen Hinweis. Er hat auf

https://youtu.be/NABsUKjdMdo

ein Video dazu erstellt.

Hier befindet sich der Übeltäter!

Hier befindet sich der Übeltäter!

Oh Herr, lass Hirn regnen und nimm den Bedürftigen die Regenschirme weg.

Inquire ist ein mächtiges Tool, das eine komprimierte Datenanalyse einer Arbeitsmappe liefert, für deren Elemente man lange suchen müsste. Ich gestehe – ich habe es nicht gleich verstanden:

Die einzelnen gefundenen Elemente werden auf der linken Seite aufgelistet und sind dort einsehbar. Warum jedoch liefert der Export in eine andere Datei keine Informationen, sondern schreibt einfach nichts in die leere Datei?

Wohin verschwinden die Informationen?

Wohin verschwinden die Informationen?

Die Antwort: Ich hätte auf der linken Seite die Objekte auswählen müssen, die ich exportieren möchte. An vielen Stellen warnt Excel – hier jedoch nicht und überlässt dem erstaunt auf die leere Arbeitsmappe Schauenden die Suche. Ein Hinweis, dass nichts ausgewählt wurde wäre einfach schön gewesen … Vielleicht in Excel 2019.

Ein dummer Mensch macht zu allem eine Bemerkung … ein Kluger bemerkt alles.

Ich versuche mich mit den „intelligenten Tabellen“ (den formatierten Tabellen) anzufreunden. Aber sie machen es mir verdammt schwer.

Ich habe eine Artikelliste – umgewandelt als „intelligente Tabelle“. Soweit, so gut. Wenn ich neue Daten unterhalb der Liste eintrage, wird die Liste automatisch erweitert. Prima.

Wenn ich allerdings statt eines Wertes eine Formel eintrage – beispielsweise um aus dem Bruttowert den Nettowert zu berechnen, so beendet Excel die Liste und zeigt mir die Formale als Formel unterhalb der Tabelle an. Das will ich aber nicht!

DAS will ich nicht!

DAS will ich nicht!

Excel zwingt mich zuerst mindestens einen Wert in die neue Zeile einzutragen – DANN erst erlaubt er Formeln …

Größenvergleich

Hallo Rene,

erst einmal sorry für die späte Rückmeldung, ich war im Urlaub. Das Problem mit den Verbindern habe ich mittlerweile gelöst. Jetzt hab ich aber ein weiteres Probelm allerdings diesmal mit Excel.

Ich schreibe Daten aus Visio per VBA Makro nach Excel. In Excel werden die Daten dann aufsteigend nach einer Positionsnummer sortiert. Allerdings hat Excel mit der Sortierung der Positionsnummer einige Probleme. Wenn die Nummern beispielsweise 1, 2, 3, ,4 usw lauten läuft alles gut – bei Zahlen wie 1.1, 1.2, 1.3, …. 1.9 klappt auch noch die Sortierung einwandfrei.

Sobald ich aber Nummern ab 1.10 oder 2.11 benutze wird die Sortierung nicht mehr eingehalten. Es sieht dann beispielsweise wie folgt aus :

1.1
1.10
1.11
1.12
1.2
….

Ich möchte allerdings folgende Sortierung:

1.1
1.2
1.3

1.10
1.11

Hast du eine Idee wie ich das anstellen kann ? Hab im Internet schon etwas gegoogelt allerdings finde ich leider keine Lösung dazu. Achja die Nummern werden als Text behandelt.

Liebe Grüße

Stephan
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Hallo Stephan,

Excel unterscheidet bei fast allen Dingen zwischen Text und Zahl: rechnen, Zahlenformat, Dateneingabe, filtern, … und eben auch beim Sortieren. 1.1 und 1.10 wird als Text erkannt und eben wie Text sortiert: Anton < Berta < Cäsar < Dora …

Würde Excel die Zahlen als Zahlen erkennen, würde er ein Datum daraus machen:

01. Januar

01. Januar 2001

und so weiter

Die einzige Lösung, die ich sehe: Gib die Daten in der Form 01.01, 01.02., … 01.10, 01.11, … 01.20, 01.21 … ein. Dann produziert die Textsortierung keine Probleme.

Übrigens: das Gleiche Problem hast Du auch bei Dateinamen, wenn Deine Kamera Bilder mit Dateinamen pic1, pic2, … pic10, pic11, … speichert. Dann gilt: pic1 < pic10 < pic11 < pic2 …

Liebe Grüße

Rene

grafik27

Wenn ich während der Arbeit mit Excel sterbe und in die Hölle komme, wie lange wird es wohl dauern, bis ich merke, dass ich nicht mehr vor Excel sitze?

Mit PowerPivot können Felder aus verschiedenen Tabellen des Datenmodells verknüpft werden. Excel verlangt dabei, dass mindestens eine Tabelle nur eindeutige Werte besitzt (die 1-Seite der 1:n-Beziehung). Falls dies nicht der Fall ist, wird es mit einer Fehlermeldung quittiert.

Bedauerlicherweise werden nicht die Datentypen überprüft. So ist es möglich, dass man Text mit Zahl oder Datum verknüpfen kann. Diese Funktion hätte man auch integrieren können …

Geht nicht!

Geht nicht!

Text mit Zahl - das geht schon !?!

Text mit Zahl – das geht schon !?!

Dumme Gedanken hat jeder. Nur der Weise verschweigt sie.

Hallo Herr Martin,

ich würde gerne in einer Pivottabelle eine Spalte sortieren, aber es klappt nicht. Warum?

Sortieren - geht nicht!

Sortieren – geht nicht!

Die Antwort: Sie haben in Ihrem Beispiel eine Abhängigkeit zwischen dem Ort und dem Firmenname. Eine Firma ist in einem Ort. Deutlicher wird es, wenn Sie Daten verwenden, bei denen n Firmen in m Orten auftauchen. Beispielsweise Artikel und Verkäufer:

Hier geht es!

Hier geht es!

Hier wird deutlich, was sortieren bedeutet. Innerhalb der ersten Kategorie wird die zweite Kategorie sortiert. Aber pro Gruppe wird erneut sortiert. Da im ersten Beispiel nur ein Wert pro erste Kategorie vorhanden ist, „sieht man die Sortierung“ nicht.

Ein Egoist ist ein Mensch, der nicht an mich denkt.“ (Eugène Labiche)

Wer sich mit PowerPivot beschäftigt, der stellt fest, dass zusätzlich zu Excel ein weiteres Programm geöffnet wird. Das bedeutet: Wenn die Eingabe in Excel nicht beendet wird, erhalten Sie beim Öffnen von PowerPivot eine lustige Fehlermeldung.

20160705PowerPivot01

Umgekehrt – wenn Sie beispielsweise in PowerPivot eine Formel eingeben oder ändern; die Eingabe jedoch nicht beenden, erhalten Sie „auf der anderen Seite“ (in PowerPivot) auch eine Fehlermeldung:

20160705PowerPivot02

Das Perfide: Man „sieht“ die andere Seite nicht – man muss explizit hinüber wechseln.

Ich hab noch einen Koffer in Berlin – oder: wo bitte ist Herne?

Ich habe es mal versucht: Mit Powerquery kann man seit Excel 2010 Daten aus dem Internet holen. Ich habe wikipedia angezapft – die Liste der größten Städte Deutschlands:

https://de.wikipedia.org/wiki/Liste_der_Gro%C3%9F-_und_Mittelst%C3%A4dte_in_Deutschland

Mit PowerQuery werden Daten aus dem Internet geholt.

Mit PowerQuery werden Daten aus dem Internet geholt.

Daraus wird nun mit PowerView (PowerMap) eine Karte erstellt. Der erste Blick auf die Karte zeigt, dass Berlin in den USA liegt:

Wo ist Berlin?

Wo ist Berlin?

Auch beim Näherzoomen finden sich einige Orte außerhalb Deutschlands:

Büren, Herne, Burgdorf, Puchheim, …

Und wo ist Herne?

Und wo ist Herne?

Können die nicht oder wollen die nicht?

Microsoft kann einfach nicht einheitlich:

Erstellt man aus einer Excelliste eine Tabelle (eine intelligente Tabelle; eine formatierte Tabelle) über Einfügen / Tabelle (um daraus anschließend mit PowerPivot zu arbeiten), schlägt Excel vor, dass die Liste eine Überschrift hat.

Wählt man den direkten Weg, erstellt also eine PowerPivot-Tabelle aus einer Liste (PowerPivot / Zu Datenmodell hinzufügen), fragt Excel nicht, ob die Liste eine Überschrift enthält.

Hätte man ja auch einheitlich machen können …

20160702PowerPivot0120160702PowerPivot02

Wenn zwei das Gleiche tun, ist es noch lange nicht dasselbe

Der Makrorekorder zeichnet manchmal erstaunlich Dinge auf. Vor allem ist unverständlich, warum er für den gleichen Befehl völlig unterschiedlichen Code aufzeichnet. In der letzten VBA-Schulung stellten wir fest, dass Einfügen / PivotTable in Excel 2010 entweder folgendes Makro aufzeichnet:
Sub Pivot01()
Sheets.Add
ActiveWorkbook.PivotCaches.Create(SourceType:=xlDatabase, SourceData:= _
„Datenbank!R1C1:R76C6″, Version:=xlPivotTableVersion14).CreatePivotTable _
TableDestination:=“Tabelle1!R3C1″, TableName:=“PivotTable1“, _
DefaultVersion:=xlPivotTableVersion14
End Sub
Oder folgendes:

Sub Pivot2()
Sheets.Add
ActiveWorkbook.Worksheets(„Tabelle1“).PivotTables(„PivotTable1″).PivotCache. _
CreatePivotTable TableDestination:=“Tabelle2!R3C1“, TableName:= _
„PivotTable2“, DefaultVersion:=xlPivotTableVersion14
End Sub

Je nachdem, ob man auf das obere Symbol oder das untere klickt …

20160626Pivot02

20160626Pivot01

Übrigens: In Excel 2013/2016 gibt es nur noch ein Symbol für Pivottabelle.

Das zu begreifen ist wie Wackelpudding an die Wand zu nageln. Es ist aussichtslos.

Was mache ich nun schon wieder falsch? Ich habe eine Tabelle. Ich wandle sie in eine intelligente Tabelle (formatierte Tabelle) um. Gebe ihr einen Namen (tbl_Kunden). Füge sie über PowerPivot zum Datenmodell hinzu.

Klappt alles prima. Nun möchte ich allerdings ein berechnetes Feld im Meassure-Bereich einfügen:

Summe_Jahresbeitrag_Platinum:=CALCULATE(SUM([Jahresbeitrag 2016]);[Mitgliedschaft]=“Platinum“)

Ein Fehler ist die Folge:

20160619PowerPivot04

Die Antwort: PowerPivot verlangt an einigen Stellen den Tabellennamen – auch wenn Sie nur eine Tabelle verwenden. Nicht bei SUM, sondern beim zweiten Parameter der Funktion CALULATE:

Summe_Jahresbeitrag_Platinum:=CALCULATE(SUM([Jahresbeitrag 2016]);tbl_Kunden[Mitgliedschaft]=“Platinum“)

Damit klappt es.

Damit klappt es.

Es gibt Augenblicke, da gelingt uns alles. Kein Grund zu erschrecken, das geht vorüber.

In Excel 2010 musste man die PowerPivots hinzuladen. In Excel 2016 sind sie in Excel integriert. Und Excel 2010? Nun – man muss sie aktivieren: Datei / Optionen / Add-Ins / Verwalten – und ein Klick auf PowerPivot? Aber wo sind sie? Auch „Hinzufügen“ hilft nicht weiter – ich finde sie nicht.

Wo ist PowerPivot?

Wo ist PowerPivot?

Die Antwort: Das PowerPivot-Add-In ist kein Excel-Add-In, sondern ein COM-Add-In. Wird diese Option ausgewählt, kann man sie leicht hinzufügen:

20160619PowerPivot02

Und schon erscheinen PowerPivot, Inquire und Power View.

Und schon erscheinen PowerPivot, Inquire und Power View.

Schnittig

Vor Kurzem habe ich den Datenschnitt in Excel entdeckt. Tolle Sache!

Allerdings habe ich eine Frage: Kann ich nur ein Fenster öffnen? Wenn ich ein zweites Fenster aufmache, ist das erste Fenster weg.

nur ein Fenster?

nur ein Fenster?

Die Antwort: Schieben Sie mal das Fenster zur Seite – mit Sicherheit hat sich das andere Fenster hinter dem zuletzt geöffneten verborgen. Denn: Natürlich können Sie mehrere Datenschnitt-Fenster öffnen.

Et voilà

Et voilà

„Bunt ist meine Lieblingsfarbe.“ (Walter Gropius)

Gestern in der Excelschulung wurde eine schöne Frage gestellt:

Warum formatiert er die Tabelle nicht mit der Farbe, dessen Schema ich auswähle? Beispielsweise Blau.

Kein bunt?

Kein bunt?

Die Antwort erhielt ich durch eine Gegenfrage:

„Haben Sie die Liste als Tabelle formatiert, dann wieder in einen Bereich konvertiert und anschließend wieder zu einer Tabelle gemacht?“ – „Ja“ – „Klar – beim Zurückkonvertieren bleiben die Farben erhalten – nun ist die Tabelle »hart« formatiert.

Und täglich grüßt das Murmeltier

Ein bisschen nervig ist es schon: Jedes Mal, wenn ich eine Pivottabelle erstelle, muss ich das Berichtslayout im Tabellenformat anzeigen lassen, anschließend alle Elementnamen wiederholen lassen, die Gesamtergebnisse und Teilergebnisse deaktivieren und die Schaltfläche ausschalten. Nur so können die Daten weiter gegeben werden. Kann man leider nicht abspeichern.

und immer wieder muss ich einschalten ...

und immer wieder muss ich einschalten …

Neue Standards setzen?

Kann man die Standardeinstellungen der Pivottabellen ändern?

Ich habe eine Liste, in der sich Leerzellen befinden. Auf diese Liste setze ich eine Pivottabelle auf. Leider verwendet Excel nun die Funktion Anzahl statt Summe. Muss ich jede Spalte einzeln ändern?
20160415Pivot01

Liste und Ergebnis

Liste und Ergebnis

Die Antwort: Leider ja!

 

Es könnte alles so schön sein …

Sehr geehrter Herr Martin,

Außerdem habe ich noch eine Frage bezüglich Excel 2013. Ich möchte einen Text mit „Text in Spalten“ trennen. Unter Zielbereich würde ich gerne ein neues Tabellenblatt angeben. Dies ist aber leider nicht möglich. Ich bekomme immer die Meldung „Zielbezug ist ungültig“.

Wie kann ich die zu trennenden Daten in ein neues Tabellenblatt schreiben lassen.

Über eine Antwort würde ich mich sehr freuen.

Muss ich auf dem gleichen Blatt bleiben?

Muss ich auf dem gleichen Blatt bleiben?

Hallo Frau N.,

Sie haben recht: der Assistent Daten / Text in Spalten verlangt, dass die Daten auf dem gleichen Blatt stehen müssen. Ich habe mal mit dem Makrorekorder diesen Assistenten aufgezeichnet. Und dann den Befehl Range(„U1“) (gemeint ist die Zelle U1 auf dem Blatt, auf dem ich mich befinde)

geändert in:

Selection.TextToColumns Destination:=Worksheets(„Tabelle2“).Range(„U1“), DataType:=xlDelimited, _

TextQualifier:=xlDoubleQuote, ConsecutiveDelimiter:=True, Tab:=True, _

Semicolon:=False, Comma:=False, Space:=True, Other:=False, FieldInfo _

:=Array(Array(1, 1), Array(2, 1)), TrailingMinusNumbers:=True

Was passiert? Excel übergeht einfach „Tabelle2“ und schreibt die Daten auf das Blatt, auf dem sich der Cursor befindet.

Heißt für Sie: sorry: erst in einen leeren Bereich einfügen; dann ausschneiden und auf ein neues Blatt einfügen.

schöne Grüße

Rene Martin

Gehen Sie zurück auf Los! Ziehen Sie keine 4.000 ein! – Oder: mehr als drei Athleten geht nicht.

Ich verstehe es nicht. Ich habe eine kleine Liste erstellt und ein Diagramm aufgesetzt. Damit das Diagramm sich die aktuellen Zahlen holt, habe ich den Datenbereich über Einfügen / Tabelle in eine intelligente Tabelle verwandelt. Normalerweise – wenn ich in der letzten Zelle rechts unten den Cursor platziere und dort die Tabulatortaste drücke wird eine neue Zeile angefügt und die Daten werden in das Diagramm übernommen. Bei mir jedoch nicht – nach dem dritten Athleten ist Schluss. Er hüpft wieder zurück in Zelle A97. Warum?

Keine neuen Daten möglich!

Keine neuen Daten möglich!

Die Antwort könnten Sie auch alleine finden. Unter Ihrer Liste ist Zeile 101 ausgeblendet. Da Excel vorhandene Zellen zur Liste (Tabelle) hinzufügt, kann er das in Ihrem Fall nicht, weil die Daten sichtbar sein müssen. Deshalb erfolgt der Sprung „zurück zum Anfang“ auf A97.

Excel bringt mich noch zum Wahnsinn! – Warum eigentlich „noch“?

Ich verstehe es nicht. Ich wollte in einer Liste eine Überschrift ändern und habe nun dort den Text „Datum“ eingetragen. Tippen darf ich ja, aber sobald ich die Zelle verlasse steht plötzlich „Datum2“ drin. Ich habe es nicht reingeschrieben. Ich schwör’s!

Ich tippe - Excel ändert!

Ich tippe – Excel ändert!

Liste20160205_2

Sie müssen genau hinschauen. Ihre Liste ist als Tabelle formatiert. Das erkenne ich an der Registerkarte Tabellentools / Entwurf. Und ich sehe, dass es bereits eine Spalte Datum gibt (Spalte A). Tabellen (oder intelligente Tabellen) erlauben jeweils nur eindeutige Feldnamen – das heißt: Sie dürfen nicht zwei Spalten mit der Überschrift „Datum“ versehen. Sonst greift Excel ein!

Daran habe ich es erkannt.

Daran habe ich es erkannt.

Pivot – ohne Power

Ich weiß nicht warum, aber wenn ich eine Pivottabelle erstelle sieht sie anders aus als bei meiner Kollegin. Und: Ich hätte auch gerne die Informationen (Jan, Feb, Mrz, …) neben den Ortsnamen und nicht darunter.

Pivot bei mir

Pivot bei mir

Pivot bei ihr

Pivot bei ihr

Die Antwort: In den einzelnen Excel-versionen, werden verschiedene Layouts zugrunde gelegt. Sie können diese aber umschalten über die Pivottable-Tools / Entwurf / Layout / Berichtslayout. Wählen Sie dort die Option „Tabellenformat“. Übrigens: Ist Ihnen aufgefallen, dass Excel in der Version 2016 Datumsangaben gleich gruppiert?

Die Einstellung kann geändert werden.

Die Einstellung kann geändert werden.

Dummheit ist auch eine natürliche Begabung (Wilhelm Busch)

Hallo Herr Martin,

bin ich doof, oder was? Ich habe ein kleines Projekt in Excel angelegt und dort einige Zeilen farblich unterlegt. Wenn ich nun nach der Farbe sortiere, sind alle orangenen Zeilen oben. So weit so gut:

Nach oben sortieren

Nach oben sortieren

Wenn ich diese Sortierung nun wieder ausschalten möchte und auf die Option „weiß“ klicke, dann funktioniert es nicht. Ich hätte gerne die ursprüngliche Reihenfolge der Daten wiederhergestellt. Muss ich wirklich die Liste schließen und wieder aufmachen?

So leider nicht!

So leider nicht!

Die Antwort: Weiß bedeutet hier nicht: „ursprüngliche Reihenfolge“ oder „Original wiederherstellen“, sondern: sortiere die Liste so, dass die weißen Zellen oben stehen. Um die ursprüngliche Reihenfolge zu erhalten, ist es am besten vor dem Sortiervorgang eine laufende Nummer einzufügen. Sie halten die ursprüngliche Reihenfolge wieder, wenn Sie die Liste nun nach dieser Nummer sortieren. Denn „sortieren“ bedeutet in Excel: ändere die physikalische Reihenfolge der Daten.

Nun stehen die weißen Zeilen oben.

Nun stehen die weißen Zeilen oben.

teile und herrsche (Divide et impera) – hä?

Eigentlich wollte ich nur die Teilergebnisse anzeigen lassen. Aber Excel zeigt leider nur eine Option an. Ein bisschen wenig, nicht wahr?

Teilergebnis

Teilergebnis

Klar – Sie haben auch nur eine Spalte markiert. Entweder Sie markieren die gesamte Liste oder setzen den Cursor in die Liste ohne etwas zu markieren. Dann wird Excel alle Spaltenüberschriften als Gruppierungsoptionen bei den Teilergebnissen vorschlagen.

Pivottabelle nicht vollständig

Was läuft hier schief? Obwohl ich die Pivottabelle aktualisiert habe, wird sie nicht aktualisiert. Oder nimmt einige Daten nicht auf.

Auch nach der Aktualisierung: dieser Datensatz fehlt!

Auch nach der Aktualisierung: dieser Datensatz fehlt!

Die Antwort: Schauen Sie mal in Pivottable-Tools / Analysieren / Daten / Datenquelle ändern nach, auf welchen Bereich, bzw. auf welches Tabellenblatt sich Excel bezieht. Vielleicht haben sie den Bereich zu klein gewählt.

Der Bereich ist nicht korrekt!

Der Bereich ist nicht korrekt!

Bleib oben!

Hallo Herr Martin,

was mache ich falsch`Ich bekomme aus unseren System jede Woche eine Excel-Datei, die ich nach der Spalte C (Last Audit Date) sortieren muss. Ich klicke hierzu auf die Zelle C1, dann auf das Symbol sortieren – aber manchmal sortiert er die erste Zeile mit in die Tabelle ein, manchmal bleibt sie oben stehen. Warum? Kann man das abschalten? Die Zeile soll oben stehen bleiben. Ist doch nicht so schwierig, oder?

Die Liste wird sortiert.

Die Liste wird sortiert.

Die Überschriftszeile "verschwindet" - verzieht sich nach unten.

Die Überschriftszeile „verschwindet“ – verzieht sich nach unten.

Die Antwort: Damit die erste Zeile oben stehen bleibt, muss jede Zelle der ersten Zeile einen Text aufweisen. Das heißt: die Zelle E1 ist leer. Deshalb „vermutet“ Excel, dass es sich bei der ersten Zeile nicht um eine Überschriftszeile handelt, sondern um eine Inhaltszeile, die nach unten mit einsortiert werden soll. Schreiben Sie also etwas rein! Dann klappt es auch beim nächsten Download und beim nächsten Sortieren.

Sie sollten etwas reinschreiben.

Sie sollten etwas reinschreiben.

Mein Pivot hat nur eine Spalte zur Auswahl

Warum zeigt die Feldliste nur eine Spalte zur Auswahl an und nicht – wie sonst auch – alle Spalten der Tabelle?

Heute: Pivot light?!

Heute: Pivot light?!

Die Antwort: Sicherlich haben Sie in der Tabelle einige Zellen markiert. Sie können es mit Pivottable-Tools / Analysieren / Daten / Datenquelle ändern herausfinden: Dort zeigt Excel an, auf welchen Bereich die Pivottabelle zugreift:

In der Liste wurden zwei Zellen markiert.

In der Liste wurden zwei Zellen markiert.

Wahrscheinlich haben Sie beim Erstellen der Pivottabelle einige Zellen markiert – das hätte Ihnen auffallen können. Also: Entweder NICHTS markieren oder die gesamte Liste!

Hier hätte man es merken können.

Hier hätte man es merken können.

Datümer und andere Irrtümer

Hallo Herr Martin,
Sie haben mir schon einmal bei meiner Excel-Tabelle geholfen, die ich immer noch nutze und sehr gut funktioniert.
Jetzt habe ich eine kleine Frage.
Ich benutze eine Tabelle, die im Datum aufsteigend ist.
In dem Feld B2 ist das Datum, in Feld A2 das Datum von B2 als „TTT“ formatiert.
Jetzt habe ich heute versucht, die Spalte A1 in einen Filter einzubauen.
Ich möchte dadurch zum Beispiel mir alle Montage oder Dienstage anzeigen lassen.
Als ich den Filter gesetzt habe, hat er mir nur die einzelnen Datums angezeigt.
Die waren dann unter 2017 …. dann nach Montaten …. und dann nach dem Tagen im Monat aufgelistet.
Wie kann ich dies Umstellen, das er mir nur die Tage Montag bis Sonntag liefert?
Es ist für die Kursplanung gedacht, die mir dann viel Scrollarbeit abnimmt, wenn ich nur Mittwochskurse habe.
Anbei schicke ich Ihnen die Datei mit, vielleicht ist es dann einfacher zu verstehen.

Filter - so nicht!

Filter – so nicht!

Hallo Herr S.,
das würde ich auch nicht, wenn ich Excel wäre …
Formatieren heißt doch nur „gestalten“, das bedeutet: nicht den Wert, sondern nur das Aussehen der Zelle zu ändern. Also: wenn Sie eine Zelle, in der eine 7 steht fett machen oder mit einer großen Schrift oder rot formatieren, dann befindet sich immer noch der Wert 7 darin.
Das bedeutet: Sie dürfen das Datum nicht formatieren, sondern müssen es in einen Text umwandeln – beispielsweise mit der Funktion TEXT. Dann können Sie die Liste sortieren oder Filtern (siehe Anlage).
schöne Grüße
Rene Martin

Die Funktion TEXT liefert die Lösung

Die Funktion TEXT liefert die Lösung

Ich finde den Filter nicht!

Hallo! Ich habe eine kleine Liste. Ich habe gelernt, dass man an dem Symbol „löschen“ erkennen kann, dass ein Filter gesetzt wurde. Ebenso sind die Zeilennummern blau und in der Statuszeile steht, dass Zeilen gefiltert wurden. Aber wo?

Wo ist denn nur der Filter?

Wo ist denn nur der Filter?

Die Antwort: Sie müssen genau hinschauen – eine Spalte ist ausgeblendet. Und richtig: DORT wurde der Filter eingeschaltet!

filter20150514_2

In der ausgeblendeten Spalte befindet sich der Filter

In der ausgeblendeten Spalte befindet sich der Filter

Keine Pivottabelle möglich?

Warum darf ich keine Pivottabelle erstellen? Irgend etwas klappt hier nicht!

Keine Pivottabelle

Keine Pivottabelle

Die Antwort: Richtig: Sie müssen in der Feldliste über das Symbol „Extras“ von der Option „Nur Abschnitte für Bereiche“ wechseln zur Einstellung „Abschnitte für Felder und Abschnitt für Bereiche“:

In der falschen Einstellung ...

In der falschen Einstellung …

Pivot – Anzahl statt Summe

Manchmal schlägt die Pivottabelle bei der Zusammenfassung von Zahlen die Funktion ANZAHL statt der Funktion SUMME vor. Natürlich kann man die Funktion über die Wertfeldeinstellungen umschalten – dennoch erstaunt das Verhalten. Wahrscheinlich liegt es daran, dass in den Daten leere Zellen gefunden werden und diese als Text interpretiert werden.

Anzahl statt Summe

Anzahl statt Summe

Pivot20150509_2

Sind die leeren Zellen die Ursache?

 

Filtern – mal mit Stern – mal ohne

Excel ist nicht konsequent, oder? Ich habe eine Liste mit Postleitzahlen, die als Zahlen in einer Spalte stehen. Wenn ich alle Postleitzahlen filtere, die mit 8 beginnen (also Raum 8) – wenn ich es benutzerdefiniert mit 8* oder beginnt mit 8 versucht, erhalte ich keinen Kunden.

8* findet keinen

8* findet keinen

Im benutzerdefinierten Filter muss ich mit >=80000 und <90000 filtern.

Wenn ich dagegen in das Textfeld, das Excel seit der Version 2010 zur Verfügung stellt 8* eintragen, so klappt es.

Hier funktioniert 8*

Hier funktioniert 8*

Die Antwort: Das ist richtig. Hier ist Excel nicht konsequent. Im „benutzerdefinierten Filter“ wird streng zwischen Zahl und Text unterschieden – beim Textfeld erstaunlicherweise nicht.

Kein Rang

Wie hat mein Kollege denn das gemacht? Er hat eine Pivottabelle erstellt (klar – kann ich auch). In einer Spalte summiert er die Umsatzzahlen (auch klar) und daneben lässt er sich den Rang anzeigen. Das geht aber nicht bei mir! Warum?

Wo ist der Rang?

Wo ist der Rang?

Die Antwort: Ihr Kollege hat die Pivottabelle mit Excel 2013 erstellt. Dort gibt es im Kombinationsfeld die Einstellungsmöglichkeit „Rang“. In Excel 2007 war sie leider noch nicht vorhanden.

Lösung: Sie könnten die Daten sortieren – dann sehen Sie auch die größte Zahl oben, die kleinste unten oder umgekehrt.

Rang in Pivot in Excel 2013

Rang in Pivot in Excel 2013

Texte verschwinden

Ist Ihnen folgendes Phänomen schon aufgefallen? In einer Tabelle, die aus einem anderen System kommt, stehen in einer Spalte Adressinformationen – dummerweise Vorname und Nachname durch ein Leerzeichen getrennt, ebenso Postleitzahl und Ort. Noch schlimmer – die drei Adresszeilen wurden durch eine Zeilenschaltung ([Alt] + [Enter]) getrennt. Wenn Sie nun den Assistenten „Text in Spalten“ (Registerkarte „Daten“ verwenden, dort das Leerzeichen als Trennzeichen angeben:

Daten trennen

Daten trennen

dann verschwinden die Daten, die hinter der Zeilenschaltung standen:

Daten verschwinden

Daten verschwinden

Die Lösung: Man müsste die Zeilenschaltungen durch ein anderes Zeichen ersetzen, beispielsweise so:

=WECHSELN(A2;ZEICHEN(10);“/“)

Anschließend die Formel in Werte umwandeln (Inhalte einfügen) und dann erst kann man die Daten vernünftig trennen. Schon merkwürdig, dass einfach Daten verschwinden …

Mit WECHSELN kann man ersetzen.

Mit WECHSELN kann man ersetzen.

Sortieren – leider nicht überall

Ich sortiere häufig Listen. Meistens funktioniert es auch. Aber leider – manchmal zeigt er einfach nicht alle Überschriften an. Beim zweiten oder dritten Anlauf klappt es dann. Woran kann das liegen?

Sortieren - leider nicht überall.

Sortieren – leider nicht überall.

Die Antwort: Wenn Sie genau hinschauen, sehen Sie, dass Sie die Spalte „Ort“ (Spalte E) markiert haben. Deshalb schlägt Excel nur die Spalten zum Sortieren vor.

Das heißt: Entweder Sie markieren nichts oder die gesamte Tabelle. Ich empfehle nichts zu markieren. Wenn Sie unsicher sind, ob Excel wirklich den gesamten Bereich sortiert, drücken Sie die Tastenkombination [Strg] + [*]. Dann markiert Excel den zusammenhängenden Bereich, den er ohne Selektion sortieren würde.

Eine unerwartete Sortierreihenfolge?!

Eigentlich wollte ich nur die Liste nach den Gerätenamen sortieren.

Eine "normale" Sortierung?

Eine „normale“ Sortierung?

Und dann diese Meldung:

Meldung

Meldung

Der folgende Sortierschlüssel enthält Zahlen, die als Text formatiert wurden und kann daher eine unerwartete Sortierreihenfolge ergeben.

Die Antwort: Sie haben die Spalte, in der die Gerätebezeichnungen stehen, als Text formatiert, was hinsichtlich der Artikelbezeichnungen vernünftig ist. Nun „weiß“ Excel nicht, ob die Zahlen der Größe nach (also nach dem Wert) sortiert werden sollen oder als Texte, das heißt alphabetisch von links nach rechts gelesen.

Übrigens: Interessant: Wenn Sie auf eine Zelle innerhalb der Spalte klicken und das Symbol „Nach Größe sortieren“ verwenden (A↓Z oder Z↓A), erhalten Sie diese Frage nicht.

Getrennte Daten

Ich habe genau aufgepasst, was meine Kollegin macht. Wenn wir einen Download von unserem System erhalten, muss eine Spalte in zwei Teile zergliedert werden. Dazu hilft der Assistent „Text in Spalten“. Den finde ich im Register „Daten“.

Aber: Als ich es das erste Mal selbst versuchen wollte, bin ich ins Grübeln gekommen. Der Assistent wollte von mir wissen, ob die Daten eine feste Breite haben (sicherlich nicht!) oder ob sie getrennt sind. Natürlich sind sie noch nicht getrennt – sonst würde ich sie doch nicht trennen wollen. Ich habe mal abgebrochen – vielleicht können Sie mir ja helfen, was ich tun soll.

Getrennte Daten

Getrennte Daten

Die Antwort: Die Option „getrennt“ war schon richtig. Auch hier wurde etwas verwirrend übersetzt, beziehungsweise beschriftet. Ich hätte es wahrscheinlich beschriftet mit: „gibt es ein Trennzeichen anhand dem Excel erkennen kann, wo die Daten getrennt werden sollen“ (oder ähnliches). Im englischen Original ist es auch nicht so dolle beschriftet – auch hier könnte die Sprachabteilung nochmal drüber:

Delimited

Delimited

„Choose the file type that best describes your data: Delimited – Characters such as commas or tabs separate each field.“

Warum zeigt Excel nicht die komplette Liste?

Wenn ich den Cursor unterhalb einer Liste positioniere und [Alt]+[↓] drücke, erscheint in der Auswahlliste nicht die komplette Liste der darüber stehenden Begriffe. Warum?

Auswahlliste

Auswahlliste

Das kann mehrere Gründe haben. Zum einen – im oberen Beispiel – befinden sich zwischen den einzelnen Gruppen Leerzeilen. Excel listet nur die Daten auf, die sich direkt darüber befinden.

Es kann aber auch sein, dass sich zu viele darüber befinden. Ich habe in eine Liste mehr als 48.500 verschiedene Namen eingefügt. Wird nun [Alt]+[↓] gedrückt, wird bis zur Zeile 36.184 aufgelistet – also nicht alle. Aber ziemlich viele!

Viele, aber nicht alle!

Viele, aber nicht alle!

Das gleiche Phänomen (ein interner Cache) begegnet Ihnen auch beim Autofilter. Zwar ist er gegenüber Excel 2003 besser geworden, aber er ist dennoch begrenzt. Dort wird angezeigt, dass nicht alle Elemente aufgelistet werden. Bei mir werden mehr als 11.000 Elemente aufgelistet.

Auch der Autofilter listet nicht unendlich viele Elemente auf.

Auch der Autofilter listet nicht unendlich viele Elemente auf.

Leerzeichen finden

Hallo. Ich habe schon eine ganze Weile gesucht, bis ich herausgefunden habe, warum er die gallischen Tiere falsch zählt. Eigentlich müsste die Formel ANZAHL2 die Zahl 2 ergeben und nicht 4:

ANZAHL2 zählt falsch

ANZAHL2 zählt falsch

Die Antwort habe ich nach langem Suchen gefunden: In einigen Zellen habe ich aus Versehen ein Leerzeichen eingegeben. Klar – das sehe ich nicht; das wird als Text mitgezählt.

Die Wurzel des Übels

Die Wurzel des Übels

Aber nun meine Frage: Wenn ich die Liste filtere – warum zeigt der Autofilter nicht an, dass einige Zellen Leerzeichen enthalten?

Die Antwort: Ja – Sie haben recht – der Autofilter übergeht zum Glück (oder leider?) die Leerzeichen. Der Vorteil: „Asterix“ und „Asterix “ (mit einem Leerzeichen am Ende) werden vom Filter als gleicher Text behandelt. Der Nachteil: Der Filter hilft nicht diese Leerzeichen, die an anderen Stellen Probleme verursachen, aufzufinden.

Der Autofilter übergeht Leerzeichen am Ende des Textes.

Der Autofilter übergeht Leerzeichen am Ende des Textes.

Man kann die Texte mit Suchen ([Strg]+[F]) auffinden. Oder mit Funktionen:

=LÄNGE(C2)

=WENN(LINKS(C2;1)=“ „;“x“;““)

Oder mit [Strg]+[↓] können Sie den Cursor nach unten versetzen; er springt nun zur ersten Zelle, in der etwas steht; stoppt also auch bei den Zellen, die mit einem Leerzeichen gefüllt sind.

„Trennen“ trennt traurig

Lieber Herr Martin,

eine allerletzte Frage (bestimmt die allerletzte!). Wir haben bei Ihnen im Kurs gelernt, dass man mit dem Assistenten „Daten trennen“ Daten auseinander pflücken kann. Aber manchmal will er einfach nicht. Können Sie mir das erklären?

Daten trennen

Daten trennen

... und das traurige Ergebnis ...

… und das traurige Ergebnis …

Klar – kann ich! In der einen Zelle steht „9.1: Closed without final decision“, in der anderen „8:Invoiced/Ready“. Wenn Sie den Doppelpunkt als Trennzeichen anlegen erhalten Sie „9.1“, beziehungsweise „8“. Dummerweise wird jedoch „9.1“ als Datum interpretiert – genauer als 09. Januar in diesem Jahr 2015. Excel stellt es als „09. Jan“ dar.

Die Lösung 1: Im letzten Schritt des Assistent können Sie festlegen, dass diese Spalte als Text formatiert werden soll. Dann lässt Excel das vermeintliche Datum in Frieden.

Text

Text

Das Ergebnis

Das Ergebnis

Lösung 2: Oder Sie verwenden eine Formel: Suche die Position des Doppelpunkts (mit SUCHEN oder FINDEN) und schneide von LINKS alle Zeichen abzüglich 1 ab. Beispielsweise so:

=WENNFEHLER(LINKS(U5861;FINDEN(„:“;U5861)-1);““)

Oder mit einer Formel

Oder mit einer Formel

Lösung 3 funktioniert leider nicht – man kann bedauerlicherweise nicht die Spalte als Text VORformatieren – der Assistent „Text in Spalten“ überschreibt die Formatierung …

Zwei Listen in einer Tabelle?

Hallo Herr Martin,

Wenn ich in der Tabelle Spalte P filtere (alles außer 1), danach die Spalten AR (nur 11) und AS (nur 2014) filtere, fliegt der Filter in P irgendwie raus, obwohl das Filterzeichen in der Spaltenbeschriftung angezeigt ist. Das habe ich bis dato noch nie gehabt.

filtern20150127_2

Keine Tabelle

 

Tabelle

Tabelle

Die Antwort: Werfen Sie eine Blick in Ihre Liste. Es fällt auf, wenn Sie in den blauen, linken Teil klicken, dass dort die Registerkarte Tabellentools / Entwurf auftaucht. Im rechten Teil nicht. Sie haben Daten aus einer Datenbankabfrage nach Excel eingefügt – diese wird nun als Tabelle identifiziert. Sie können nicht den linken UND den rechten Bereich gleichzeitig filtern.

Die Lösung: Wandeln Sie die Tabelle über die Registerkarte Tabellentools / Entwurf Schaltfläche „In Bereich konvertieren“ um. Schalten Sie die ZWEI Filter aus und dann einmal EINEN Filter über die gesamte Liste wieder ein. Dann klappt es.

Getrennte Bereiche

Getrennte Bereiche

In Bereich konvertieren!

In Bereich konvertieren!

Filter ausschalten und wieder einschalten

Filter ausschalten und wieder einschalten

Hamburg UND Berlin

Seltsam – ich bin sicher, dass Kunden aus Hamburg in unserer Liste vorhanden sind – Excel filtert jedoch keine.

Hamburg und Berlin

Hamburg und Berlin

Der Grund ist ein sprachlicher. Sie sagen zwar, dass Sie alle Hamburger UND Berliner Kunden filtern, Sie müssen jedoch einstellen Hamburg ODER Berlin. In keiner Zelle steht gleichzeitig Hamburg UND Berlin. Das logische UND bedeutet immer „sowohl – als auch“, also gleichzeitig. Beispielsweise: Hamburg und weiblich, oder PLZ >= 10000 und PLZ < 20000.

Top 10

Seltsam – ich filtere die Top 10, also die zehn Kunden, die den höchsten Jahresbeitrag bezahlen; aber Excel filtert mehr als zehn – ganz genau: 17 Kunden. Warum denn das?

Top 10

Top 10

Der Begriff „Top 10“ ist etwas verwirrend – Excel filtern nicht die ersten, größten zehn, sondern mindestens zehn. In Ihrem Beispiel gibt es 17 Kunden, die den höchsten Jahresbeitrag (196 Euro) bezahlen. Eigentlich vernünftig – Excel schneidet nicht nach zehn Zeilen (Datensätzen) die Liste ab, sondern liefert zehn oder mehr Datensätze. Denn – würde er nach zehn Zeilen abschneiden – wäre das Ergebnis unterschiedlich – je nachdem wie die Liste sortiert ist.

Pivottabelle weg

Manchmal ist meine Pivottabelle weg. Einfach so!

Pivottabelle ist weg

Pivottabelle ist weg

Die Antwort: In der Pivottabelle können Sie nicht beliebig markieren. Wenn Sie markieren möchten, kann es passieren, dass Sie ein Element aus der Pivottabelle löschen. Die Lösung: Entweder die verwenden die Rückgängig-Funktion oder Sie ziehen die entsprechenden Elemente im Aufgabenbereich PivotTable-Felder wieder dorthin, wo sie hingehören.

Dann wurden die Felder rausgezogen.

Dann wurden die Felder rausgezogen.

Fehlermeldung in Pivottabellen

Manchmal erhalte ich eine seltsame Meldung, wenn ich Pivottabellen erstelle:

Das Feld, das Sie in den Spaltenbereich ziehen, enthält mehr als 256 Elemente. Nur die ersten 256 Elemente werden als Spalten angezeigt.“

Seltsame Meldung

Seltsame Meldung

Die Antwort: Sie verwenden eine Excel-2003-Datei (*.xls). Diese Datei stellt pro Tabellenblatt nur 256 Spalten zur Verfügung. Wenn Sie nun ein Feld in die Spalten ziehen und Excel beim gruppieren der Daten mehr als 256 Elemente ermittelt, hat er ein Problem. Deshalb die Fehlermeldung.

Zuviel ist zuviel

Eine Exceltanelle hat 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten. Das ist Augenwischerei. Er geht schon vorher „in die Knie“.

In einer Liste befinden sich 10.000 Datensätze (in 16 Spalten). In einer Spalten wird mit der bedingten Formatierung alle doppelten Werte mit einer Farbe gekennzeichnet.

Duplikate finden

Duplikate finden

Wenn Sie nun die Liste nach den Farben sortieren oder filtern möchten (was eigentlich recht flott geht), wird Excel sehr, sehr langsam. Häufig zeigt er „keine Rückmeldung“ an. Manchmal „fängt“ er sich wieder, manchmal stürzt er an dieser Stelle ab.

Ich vermute, dass beim Sortieren und Filtern im Hintergrund eine permanante Neuberechnung der bedingten Formatierung geschieht, so dass Excel an seine Auslastungsgrenzen gerät.

Keine Rückmeldung

Keine Rückmeldung

Pivottabelle rechnet nicht richtig

Warum taucht in der Pivottabelle noch die Kategorie „Forschung“ auf? Die haben wir doch längst mit der Abteilung „Forschung und Entwicklung“ zusammengelegt.

Pivottabelle nicht korrekt

Pivottabelle nicht korrekt

Wenn der Bereich der Datenquelle korrekt ist, so wurde die Pivottabelle möglicherweise nicht aktualisiert. Sie können (und müssen!) den Refresh erzeugen über das Kontextmenü, über Analysieren / Daten / Aktualisieren. Oder indem Sie in Analysieren / PivotTable / Optionen / Optionen / Daten die Option einschalten „Aktualisieren beim Öffnen der Datei“.

Pivottabellen müssen aktualisiert werden.

Pivottabellen müssen aktualisiert werden.

Pivottabelle rechnet nicht richtig

Zuerst war alles wunderbar. Aber irgendwann hat die Pivottabelle nicht mehr richtig gerechnet.

Die Pivottabelle liefert falsche Daten.

Die Pivottabelle liefert falsche Daten.

Die Antwort finden Sie, wenn Sie sich die Datenquelle ansehen (Analysieren / Daten / Datenquelle ändern). Dann stellen Sie fest, dass wahrscheinlich die Liste erweitert wurde – die Pivottabelle jedoch noch auf den „alten“ Bereich zugreift.

Zwei Lösungen: Entweder Sie vergrößern den Bereich per Hand im Doalogfeld.

Oder Sie wählen beim Erstellen der Pivottabelle die ganze Spalte aus. Dann können Sie die Liste beliebig erweitern.

Der Bereich ist nicht korrekt.

Der Bereich ist nicht korrekt.

Seltsame Pivottabelle

Warum macht Excel so komische Pivottabellen?

Komischer Bereich

Komischer Bereich

Excel benötigt für die Erstellung einer Pivottabelle einen zusammenhängenden und rechteckigen Bereich. Jede Spalte dieses Bereichs muss eine Überschrift (selbstredend in der ersten Zeile) haben. In diesem Beispiel werden die Spalten A bis D als Überschriften identifiziert. Spalten e bis Q haben keine Überschrift in Zeile 1. Dass der Bereich eine Überschrift in Zeile 7 hat, kann Excel nicht erkennen.

Die Lösung: Trennen Sie die den Kopf von dem Datenbereich durch eine Leerzeile. Oder markieren Sie nur den unteren Bereich. Besser: zwei getrennte Bereiche!

Pivottabelle funktioniert nicht

Dieser Befehl setzt mindestens zwei Zeilen voraus, die Quelldaten enthalten. Der Befehl kann nicht auf die Auswahl von nur einer Zelle angewendet werden.

… behauptet Excel. Er lügt doch – ich habe eine Liste auf der ich eine Pivottabelle aufsetzen möchte. Warum klappt das nicht?

Pivot geht nicht.

Pivot geht nicht.

Den Grund kann man HIER sehr schnell sehen – in der die Spalte D hat keine Überschrift. Pivottabellen verlangen unbedingt, dass jede Spalte immer eine Überschrift haben müssen. Hier sieht man es – schwieriger wird es, wenn die Tabelle sehr groß ist, das heißt, wenn die Tabelle sehr viele Spalten besitzt. Sie können mit der Tastenkombination [Strg]+[→], beziehungsweise [Strg]+[←] überprüfen, ob jede Spalte eine Überschrift besitzt.

Pivottabelle leer

In der Pivottabelle stehen keine Daten. Aber in der Liste gibt es Daten.

Die Pivottabelle ist leer.

Die Pivottabelle ist leer.

Vielleicht greift die Pivottabelle auf eine falsche Datenquelle zu. Das kann man leicht mit Analysieren / Daten / Datenquelle ändern überprüfen.

Und siehe da – die Daten werden aus dem Tabellenblatt „2016“ geholt – wahrscheinlich sollen sie aus dem Blatt mit dem Namen „2015“ gezogen werden.

Die falsche Datenquelle

Die falsche Datenquelle

Summe funktioniert nicht

Sehr geehrter Herrn Martin,

In der Excel Tabelle die im Anhang beigefügt ist, bekommen wir Daten von unsere EDV (sehe Sheet 1 vor Verarbeitung). Ich gehe dann in „DATA“ und „Text to Columns“ und spalte diese Tabelle so dass sie nach diese Schritte wie im 2. Sheet (Daten nach Verarbeitung) aussieht.

Das Problem liegt indem einige Zahlen immer noch so erscheinen „1 150,000“ und keine weitere Formatierung möglich ist. Da ich auch eine Summe daraus ziehen möchte.

Wie kann man diese Problem Lösen ?

Originaldaten

Originaldaten

Daten nach dem Trennen

Daten nach dem Trennen

Die Antwort: Dummerweise liefert Ihr System die Spalte E so, dass nach dem Tausenderwert als Tausendertrennzeichen ein Leerzeichen verwendet wird. Diese müssen Sie löschen. Ich würde die Spalte (hier E) markieren und dann mit Home / Find & Replace (ganz rechts) das Leerzeichen (einfach ein Blank eintippen) durch nichts ersetzen.

 

Excel sortiert nicht richtig

Manchmal sortiert Excel nur einen Teil der Tabelle. Manchmal die gesamte Tabelle. Das heißt: Manchmal muss ich die Tabelle markieren, manchmal nicht.

Wenn Sie mindestens eine Spalte haben, in der in der Zelle eine Information steht und mindestens eine Zeile, in der in jeder Zelle ein Wert steht, erkennt Excel diesen zusammenhängenden Bereich (currentregion).

Wenn Sie nicht sicher sind, drücken Sie die Tastenkombination [Strg]+[*]. Dann sehen Sie, was Excel sortieren würde.

[Strg]+[*] zeigt den Bereich, der sortiert wird - man erkennt deutlich eine leere, ausgeblendete Spalte K.

[Strg]+[*] zeigt den Bereich, der sortiert wird – man erkennt deutlich eine leere, ausgeblendete Spalte K.

Microsoft Excel hat Daten unmittelbar neben den markierten Zellen entdeckt. Da Sie diese Daten nicht markiert haben, werden sie nicht sortiert.

Warum bringt Excel manchmal beim Sortieren so eine merkwürdige Fehlermeldung?

Am besten nicht markieren!

Am besten nicht markieren!

Die Antwort: Markieren Sie bitte nichts, wenn Sie sortieren. Setzen Sie nur den Cursor auf ein Feld, dessen Spalte Sie sortieren möchten und klicken anschließend auf das Symbol A↓Z (oder Z↓A). Wenn Sie markieren, stellt Excel die Frage, ob Sie nur diese Spalte sortieren möchten – die Daten links und rechts bleiben so stehen – das ist fatal und meistens nicht gewünscht!

Der Befehl konnte für den ausgewählten Zellbereich nicht ausgeführt werden. Markieren Sie eine einzelne Zelle innerhalb eines Datenbereichs, und versuchen Sie es dann erneut.

Das Sortieren und Filtern geht nicht mehr. Warum?

Der Cursor sitzt außerhalb des Bereichs, den Sie sortieren oder filtern möchten. Übrigens: Auch der Assistent „Teilergebnis“ funktioniert nicht mehr.

sortieren und filtern geht nicht mehr.

sortieren und filtern geht nicht mehr.

 

Der Spezialfilter filtert gar nichts – nur die Überschrift

Auch das kann zwei Ursachen haben. Entweder Sie verwenden falsch Feldnamen. Wenn beispielsweise in der Datenliste die Überschrift „Stadt“ lautet und Sie schreiben dann „Ort“, so wird kein Ort=Muenchen gefunden.

Noch perfider ist der Fehler, wenn Sie nicht „Ort“ eintragen, sondern „Ort „, also ein Leerzeichen hinter den Feldnamen.

So kann der Spezialfilter nicht filtern.

So kann der Spezialfilter nicht filtern.

Der Spezialfilter filtert zu viele Daten

Wenn der Spezialfilter nicht richtig arbeitet, haben Sie entweder die Kriterien falsch formuliert oder den Bereich falsch markiert.

Wenn Sie beispielsweise leere Zellen mitmarkieren, bedeutet dies, dass der Filter sowohl die Kriterien als auch jeden beliebigen Bereich filtern soll.

Zu viele Daten werden gefiltert

Zu viele Daten werden gefiltert

Bei den Kriterien wurden leere Zellen markiert.

Bei den Kriterien wurden leere Zellen markiert.

Nur gefilterte Daten können in das aktive Blatt kopiert werden.

Warum funktioniert der Spezialfilter nicht? Ich habe doch alles richtig gemacht?

Antwort: Der Spezialfilter hat einige „Tücken“. Der Cursor muss auf dem Tabellenblatt stehen, auf das die Daten hingefiltert werden sollen. Befinden sich also in tabelle1 die Daten, befindet sich Tabelle2 die Kriterien, dann muss der Cursor auf Tabelle3 stehen, wenn die Daten dorthin gefiltert werden sollen.

Spezialfilter funktioniert nicht.

Spezialfilter funktioniert nicht.

Filtern klappt nicht

Seltsam – ich könnte schwören, dass Kunden aus München in dieser Liste stehen. Die Liste des Autofilters zeigt allerdings keinen an.

Der Grund ist: es wurde bereits ein Filter eingeschaltet (hier: in der Spalte „Name2“). Möglicherweise sind zufällig alle Münchner Daten auf diese Art weggefiltert. Hier sieht man den gesetzten Filter zufälligerweise – es könnte jedoch sein, dass die Spalte, in der der Filter gesetzt wurde, außerhalb des Bildschirms steht.

Tipp: Dann werfen Sie einen Blick in die Registerkarte „Daten“ – wenn dort das Symbol „Löschen“ aktiv ist, so ist noch irgendwo ein Filter gesetzt.

Wo sind die Kunden aus München?

Wo sind die Kunden aus München?

Schalten Sie zuerst den einen Filter aus und dann den zweiten Filter ein.

Schalten Sie zuerst den einen Filter aus und dann den zweiten Filter ein.

Die Ausführung dieses Befehls ist bei einer nicht zusammenhängenden Mehrfachmarkierung nicht möglich

Eigentlich klar – der Assistent „Daten / Text in Spalten“ funktioniert nur dann, wenn nur EINE Spalte markiert ist.

Übrigens: Er funktioniert auch dann nicht, wenn Teile der Spalte einzeln mit der [Strg]-Taste markiert wurden.

Nur eine Spalte darf markiert sein.

Nur eine Spalte darf markiert sein.

Nur eine Spalte darf markiert sein

Eine Spalte darf nicht in Teilen mit gedrückter [Strg]-Taste markiert werden.

Hier gibt es schon Daten. Möchten Sie diese ersetzen?

Eine merkwürdige Fehlermeldung, die auftritt, wenn Sie den Assistenten „Text in Spalten“ verwenden, den Sie im Register „Daten“ finden. Er kann zwei Ursachen haben:

1. Einige der Texte haben mehrere Trennzeichen und würden tatsächlich Daten überschreiben (hier im Beispiel „Peter J. Krebs“, dessen Nachname in der Spalte „Position“ stehen würde.

2. Es befinden sich Formatierungen in den Zellen, beispielsweise in Zeile 1 – die lila Hintergrundfarbe. Das genügt für Excel um von „Daten“ auszugehen.

Tipp: Wenn Sie unsicher sind, kopieren Sie die Spalte auf ein leeres Tabellenblatt und trennen dort die Daten. Schauen Sie sich dann das Ergebnis an.

Der Assistent "Daten / Text in Spalten"

Der Assistent „Daten / Text in Spalten“

Er würde Daten überschreiben.

Er würde Daten überschreiben.

Oder Formate werden als Daten identifiziert.

Oder Formate werden als Daten identifiziert.

Daten verschwinden beim Filtern

Erstaunlicherweise verschwinden die Daten, wenn ich nach der Postleitzahl filtere. Warum?

In diesem Fall wurde die PLZ als Zahl eingetragen (was man daran erkennen kann, dass sie rechtsbündig in der Zelle stehen). Wenn Sie nun die Zahlen mit „Beginnt mit 5“ oder „5*“ oder „5????“ filtern, dann vermischen Sie Text und Zahl. Das Ergebnis – Excel findet keinen Datensatz mit einem Postleittext, der mit 5 beginnt.

Die Lösung: Filter Sie „größer oder gleich 50000 und kleiner 60000“. dann klappt es.

Filtern klappt nicht.

Filtern klappt nicht.

Pivottabellenassistent

Wenn Sie schon mit Excel 2003 (oder noch älteren Versionen) gearbeitet haben, haben Sie sich vielleicht gefragt, wo denn der alte Pivottabellen-Assistent geblieben ist. Damit konnte man mehrere Excel-Tabellen zusammenfassen.

Nun die Antwort ist einfach: Er ist seit Office 2007 nicht verschwunden, sondern nur sehr versteckt: Man muss ihn als Symbol in die Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Er befindet sich beispielsweise in der Kategorie „Nicht im Menüband enthaltene Befehle“ und heißt „PivotTable- und PivotChart-Assistent“.

Der "alte" Pivottabellen-Assistent, mit dem man mehrere Bereiche zusammenfassen konnte.

Der „alte“ Pivottabellen-Assistent, mit dem man mehrere Bereiche zusammenfassen konnte.

Für diese Aktion müssen alle verbundenen Zellen dieselbe Größe haben

Beim Sortieren erscheint eine „lustige“ Fehlermeldung statt dem Ergebnis der Sortierung.

Der Grund: einige der Zellen sind verbunden (hier: der Vorgesetzte). Dadurch werden aus mehreren Zellen jeweils eine Zelle. Diese kann nun nicht sortiert werden.

Die Lösung: Markieren Sie das gesamte Arbeitsblatt und heben mit einem Klick den Zellverbund aller Zellen wieder auf.

Sortieren funktioniert nicht.

Sortieren funktioniert nicht.

Wie geht denn das? Namen statt Spaltenköpfe?

Eine Kollegin hat in einer Exceltabelle stallt den Spaltennamen A | B | C … die sprechenden Überschriften der Tabelle: Kundennummer | Vorname | Nachname. Wie geht denn das?

Die Antwort: Wenn man eine Liste als Tabelle formatiert (Einfügen / Tabelle), und nun in der Registerkarte „Entwurf“ die Formatvorlage löscht, ebenso wie den Autofilter (Register „Daten“), dann wird beim Scrollen nach unten die Überschrift anstelle der Spalteköpfe angezeigt.

Sprechende Namen statt Spaltenköpfe

Sprechende Namen statt Spaltenköpfe

Sortieren und Filtern – geht nicht!

Es muss nicht immer der Schutz einer Tabelle sein, warum sortieren und filtern verhindert wird.

Ein Blick in die Titelzeile liefert den Hinweis, dass mehrere Tabellen ausgewählt wurden. Deshalb sind alle Befehle der Registerkarte „Daten“ inaktiv. So etwas passiert häufig, wenn man statt mit [Strg]+[Bild ↓] auf das nächste Blatt mit der Tastenkombination [Shift]+[Strg]+[Bild ↓] beide Tabellenblätter auswählt. Oder wenn man man Wechseln auf ein anderes Tabellenblatt fälschlicherweise die [Shift]-Taste gedrückt hält. Leider sieht man an den Farben der Registerkarten nicht gut, dass mehrere Tabellenblätter ausgewählt wurden. Die Titelzeile jedoch verrät es …

Sortieren und Filtern funktioniert nicht.

Sortieren und Filtern funktioniert nicht.

Pivottabelle – geht nicht!

Oft werde ich gefragt, was die Fehlermeldung „Der Datenquellenverweis ist ungültig“ bedeutet. Warum man keine Pivottabelle erstellen kann. Die Antwort liegt meistens darin begründet, dass sich der Cursor außerhalb der Datenquelle (der Liste) befindet und Excel somit keine Tabelle „findet“.

Lösung: Entweder den Cursor zuvor in die Liste setzen oder im Dialogfeld den Bereich auswählen.

Pivottabelle geht nicht.

Pivottabelle geht nicht.