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Wer für alles offen ist, kann nicht ganz dicht sein

Ich erhalte eine Mail mit der Teilnehmerliste für die Excelschulung nächste Woche.

Ich möchte gerne Teilnahmebestätigungen erstallen – deshalb habe ich gebeten, mir die Liste der Teilnehmerinnen und Teilnehmer zukommen zu lassen. Ich kopiere die Liste nach Excel (um einen Serienbrief für die Zertifikate zu erstellen).

Ich benötige Vor- und Nachname. Ich überlege: der Assistent Daten / Text in Spalten liefert sicherlich zu viele Informationen. Besser ist sicherlich die Blitzvorschau: ich trage den ersten Nachnamen (Pan) ein, dann den zweiten.

Ich bestätige Excels Vorschlag.

Da Ergebnis überzeugt nicht: bei dieser (für Excel) nicht strukturierten Liste wird nicht das zweite Wort herausgelöst, sondern das zweitletzte.


So kann ich das nicht brauchen. Also doch den Klassiker: Daten / Text in Spalten.

Eigentlich bin ich ganz anders, nur komme ich so selten dazu

In einer Liste befindet sich in einer Spalte Vorname und Zuname. Daneben steht in einer Spalte die Email-Adresse. Was macht die Blitzvorschau, wenn sie nun die Möglichkeit hätte, den Vornamen sowohl aus der Namesspalte als auch aus der Mailspalte herauszuholen?

Die Antwort: der gefundene Name wird aus der ersten Spalte herausgeholt – ohne Hinweis, Warnung oder Fehlermeldung. Das heißt: Bei der Verwendung der Assistenten: Genau hinschauen!

„Trennen“ trennt traurig

Lieber Herr Martin,

eine allerletzte Frage (bestimmt die allerletzte!). Wir haben bei Ihnen im Kurs gelernt, dass man mit dem Assistenten „Daten trennen“ Daten auseinander pflücken kann. Aber manchmal will er einfach nicht. Können Sie mir das erklären?

Daten trennen

Daten trennen

... und das traurige Ergebnis ...

… und das traurige Ergebnis …

Klar – kann ich! In der einen Zelle steht „9.1: Closed without final decision“, in der anderen „8:Invoiced/Ready“. Wenn Sie den Doppelpunkt als Trennzeichen anlegen erhalten Sie „9.1“, beziehungsweise „8“. Dummerweise wird jedoch „9.1“ als Datum interpretiert – genauer als 09. Januar in diesem Jahr 2015. Excel stellt es als „09. Jan“ dar.

Die Lösung 1: Im letzten Schritt des Assistent können Sie festlegen, dass diese Spalte als Text formatiert werden soll. Dann lässt Excel das vermeintliche Datum in Frieden.

Text

Text

Das Ergebnis

Das Ergebnis

Lösung 2: Oder Sie verwenden eine Formel: Suche die Position des Doppelpunkts (mit SUCHEN oder FINDEN) und schneide von LINKS alle Zeichen abzüglich 1 ab. Beispielsweise so:

=WENNFEHLER(LINKS(U5861;FINDEN(„:“;U5861)-1);““)

Oder mit einer Formel

Oder mit einer Formel

Lösung 3 funktioniert leider nicht – man kann bedauerlicherweise nicht die Spalte als Text VORformatieren – der Assistent „Text in Spalten“ überschreibt die Formatierung …

Summe funktioniert nicht

Sehr geehrter Herrn Martin,

In der Excel Tabelle die im Anhang beigefügt ist, bekommen wir Daten von unsere EDV (sehe Sheet 1 vor Verarbeitung). Ich gehe dann in „DATA“ und „Text to Columns“ und spalte diese Tabelle so dass sie nach diese Schritte wie im 2. Sheet (Daten nach Verarbeitung) aussieht.

Das Problem liegt indem einige Zahlen immer noch so erscheinen „1 150,000“ und keine weitere Formatierung möglich ist. Da ich auch eine Summe daraus ziehen möchte.

Wie kann man diese Problem Lösen ?

Originaldaten

Originaldaten

Daten nach dem Trennen

Daten nach dem Trennen

Die Antwort: Dummerweise liefert Ihr System die Spalte E so, dass nach dem Tausenderwert als Tausendertrennzeichen ein Leerzeichen verwendet wird. Diese müssen Sie löschen. Ich würde die Spalte (hier E) markieren und dann mit Home / Find & Replace (ganz rechts) das Leerzeichen (einfach ein Blank eintippen) durch nichts ersetzen.

 

Hier gibt es schon Daten. Möchten Sie diese ersetzen?

Eine merkwürdige Fehlermeldung, die auftritt, wenn Sie den Assistenten „Text in Spalten“ verwenden, den Sie im Register „Daten“ finden. Er kann zwei Ursachen haben:

1. Einige der Texte haben mehrere Trennzeichen und würden tatsächlich Daten überschreiben (hier im Beispiel „Peter J. Krebs“, dessen Nachname in der Spalte „Position“ stehen würde.

2. Es befinden sich Formatierungen in den Zellen, beispielsweise in Zeile 1 – die lila Hintergrundfarbe. Das genügt für Excel um von „Daten“ auszugehen.

Tipp: Wenn Sie unsicher sind, kopieren Sie die Spalte auf ein leeres Tabellenblatt und trennen dort die Daten. Schauen Sie sich dann das Ergebnis an.

Der Assistent "Daten / Text in Spalten"

Der Assistent „Daten / Text in Spalten“

Er würde Daten überschreiben.

Er würde Daten überschreiben.

Oder Formate werden als Daten identifiziert.

Oder Formate werden als Daten identifiziert.