Welche Ziele haben Sie? – Feierabend? – Nein, ich meine: längerfristig! – Wochenende

Sehr geehrter Herr Martin,

ich bin aktuell verzweifelt auf der Suche nach einer Lösung und eine Freundin von mir hat mir gesagt, dass Sie ihr netterweise eine Frage beantwortet haben und da dachte ich, ich versuche mein Glück ebenfalls. Ich habe einen Jahreskalender auf Excel erstellt und über das Jahr verteilt wiederholt sich ein Termin mehrmals, nur immer an einem anderen Tag. Gibt es die Möglichkeit, dass man die gesamte Tabelle so filtert, dass einem nur noch dieser Termin angezeigt wird? Also nicht nach einzelnen Spalten filtern, das kann ich, sondern das mir dieser Termin in jedem Monat auf einer Seite gleichzeitig angezeigt wird.
Ich bedanke mich jetzt schon im Voraus vielmals!

Mit freundlichen Grüßen

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Hallo Frau K.,
es kommt darauf an, wie Sie Ihren Kalender aufgebaut haben – untereinander, nebeneinander, verteilt auf mehrere Tabellenblätter.
Und: haben Sie Microsoft 365? Haben Sie die (neue) Funktion FILTER?
Gerne können Sie mir die Datei (oder einen Dummy) zuschicken – ich schaue es mir an:

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Hallo Herr Martin,

vielen Dank für die schnelle Rückmeldung.

Anbei eine Dummy Version meines Kalenders. Ich habe jetzt beliebige Beispiele in die Monate eingetragen und Sport extra mehrmals zum Filtern.

Microsoft 365 habe ich leider nicht.

Liebe Grüße

Hallo Frau Kain,

ich hoffe, Sie haben die Funktion TEXTKETTE. Sonst wird es schwierig …

In A42 wählen Sie die Kategorie aus.

In C43 wird die Liste der Datumsangaben angezeigt.

Ich habe folgende Formel verwendet:

=TEXTKETTE(WENN(B3:AG38=A42;(SPALTE(B3:AG38)-2)&"."&(GANZZAHL((ZEILE(B3:AG38)-1)/3))&ZEICHEN(10);""))

Hallo Herr Martin,

vielen Dank für die schnelle Hilfe.

Genauso hatte ich mir das vorgestellt. Ich probiere es mal in meinem Jahreskalender aus. Vielleicht kriege ich es ja auch genauso hin.

Mein Kind isst nicht gerne Fleisch. Wodurch kann ich es ersetzen? – Durch einen Dackel! Hunde essen gerne Fleisch.

Erstaunliches Outlook.

In einem Ordner befinden sich mehrere Hundert Mails. Eine davon ist ungelesen. Ich finde sie nicht. Na – kein Problem, denke ich und füge das Feld „Gelesen“ aus der Feldliste hinzu. Leider kann man DARÜBER nicht sortieren:

Okay – noch ein Versuch: Filtern.

Erstaunlicherweise kann ich nach gelesen/ungelesen filtern:

Geht doch! Trotzdem: seltsam!

Ich habe gerade versucht, den Mähroboter mit einem Grasbüschel vom Nachbarn an den Gartenzaun zu locken. War wohl schon satt.

Zuerst habe ich mich geärgert. In PowerQuery gab es früher ein Symbol „Von Tabelle“. Daraus wurde in der Gruppe „Daten abrufen und transformieren“ das Symbol „Aus Tabelle/Bereich“.

Seit ein paar Tagen heißt es nun „Vom Blatt“

Muss das sein? Ständiges Umbenennen?

Frank Arentd-Theilen hat mich auf den Grund hingewiesen (danke für den Hinweis):

Ja – denn nun kann man Listen in Excel, die mit den neuen Arrayfunktionen erstellt wurden, beispielsweise mit FILTER, SORTIEREN und SORTIERENNACH in PowerQuery importieren:

Das funktioniert auch mit der Funktion SEQUENZ:

Okay – zugegeben – leider nicht immer. Wenn diese Matrixfunktionen innerhalb einer Liste stehen, wie beispielsweise hier in diesem Monatskalender:

dann wandelt PowerQuery die gesamte Liste in eine (intelligente) Tabelle um und – scheitert! Klar: Tabellen dürfen keine Matrixfunktionen verwenden …

Bevor du mit dem Kopf durch die Wand gehst, überlege, was du im Nebenzimmer willst.

Kennt ihr das? Manchmal liefert Outlook beim Suchen nicht alle Ergebnisse. Oder filtert nicht korrekt. Es bleibt immer das Gefühlt, dass die Maschine im Hintergrund schneller läuft als Ergebnisse an der Oberfläche angezeigt werden können. Dieser Screenshot zeigt es: Im Ordnerbereich wird eine ungelesene Mail angezeigt – die Filterung über die Registerkarten liefert 0 ungelesen Mails. Ja – was nun?

Heimat ist da, wo dir die Todesanzeigen etwas sagen (Ottfried Fischer)

Amüsant. Gestern in der Excelschulung fragte ein Teilnehmer, ob man nach Duplikaten sortieren oder filtern kann. Das kann man natürlich nicht:

Ich habe ihm die Lösungsansätze genannt, die mir eingefallen sind:

  • die Funktion ZÄHLENWENN (und dann sortieren/filtern)
  • Bedingte Formatierung (und dann sortieren/filtern)
  • Pivottabelle (und dann sortieren/filtern)
  • Spezialfilter

Habe ich etwas vergessen?

Alexa, mach Sport für mich!

Schöne Frage in der Schulung:

Ein Teilnehmer zeigte mir eine Liste, in der sich Texte und Bilder befinden.

Wird die Liste gefiltert, liegen die Bilder übereinander. Das heißt: nicht sichtbare werden nicht ausgeblendet, sondern liegen hinter den anderen Bildern:

Die Lösung: Die Standardeinstellung bei Bildern (in „Größe und Eigenschaft“) lautet: „nur von Zellposition abhängig“. Man muss sie auf „von Zellposition und -größe anhängig“ ändern. Dabei hilft der Assistent Start / Suchen und Auswählen / Inhalte auswählen / Objekte. So kann man schnell alle Bilder selektieren.

Dann klappt auch das Filtern.

Stirb nicht als Jungfrau, sonst erwarten dich im Himmel nur Terroristen.

Schon irgendwo doof. Zumindest ein bisschen.

Ich erstelle eine Pivottabelle. In der zweiten Spalte befindet sich eine ID. Diese ID soll mit INDEX- und VERGLEICHS-Funktionen in einer anderen Tabellen gefunden werden und weitere Informationen geliefert werden, beispielsweise die Gesellschafterin und die Geschäftsbezeichnung Spalte A und B):

Filtert man die Pivottabelle werden jedoch die Zeilen außerhalb der Pivottabelle nicht ausgeblendet. Das bedeutet: ich erhalte eine Reihe Fehlerwerte:

Und nein – ich kann und will die anderen Daten nicht zu den Daten der Pivottabelle hinzufügen. Und ja: natürlich habe ich anschließend diesen Fehler mit WENNFEHLER abgefangen.

Schon irgendwie seltsam: ein Filtern der Pivottabelle wirkt sich nicht auf die Zeilen außerhalb aus. Anders als beim „normalen“ Filtern mit Autofilter.

Die zweite Heirat ist der Triumpf der Hoffnung über die Erfahrung.

Outlook nervt mal wieder. Ich möchte an eine Mail eine andere Mail anhängen. Ich stelle fest, dass der Dialog „Element anfügen“ keine Möglichkeit des Sortierens oder Filterns bietet. Er lässt sich noch nicht einmal verbreitern!

Also doch in Ruhe im Postausgang (oder Posteingang) suchen und dann per Drag & Drop in die neue Mail rüberziehen …

Mein Bett und ich lieben uns aber der Wecker kommt damit nicht klar!

Excel unterscheidet an fast keiner Stelle zwischen Groß- und Kleinschreibung.

Ich kann einen Zellnamen (f3) in Kleinbuchstaben eintragen, einen selbst erstellten Namen in Kleinbuchstaben schreiben, Funktionen (summe), bei Vergleichen wird nicht unterschieden (=WENN(„RENE“=“rene“;1;0) liefert 1), sortieren (dort kann man es einschalten), filtern, …

An einer Stelle(*) wird jedoch unterschieden: bei der Datenüberprüfung:

In einem Kalender darf der Mitarbeiter U für Urlaub, S für Seminar, K für krank, D für Dienstreise und T für Telearbeitstag eintragen. Verboten sind ihm bei einer solchen Liste jedoch die Kleinbuchstaben. Ärgerlich!

(*) Ich weiß, es gibt noch weitere Stellen, bei denen Excel nicht case-sensitiv ist – jedoch bei der Datenüberprüfung ärgert es.

Und ich weiß: man könnte die Liste natürlich mit beiden Varianten erstellen. Oder über die Option „benutzerdefiniert“ die Groß- und Kleinschreibung abfangen. Aber warum nicht einfach bei der Liste?

Ich teile heimlich durch Null

Erstaunlich.

Eine Pivottabelle gruppiert alle Daten und summiert bei manchen den Wert 0. Diese Zeilen möchte man nun löschen (heißt: filtern). Wenn man den Filter in der Feldliste auswählt passiert – NICHTS!

so nicht!

Man muss den Filter der Pivottabelle bemühen, also den Wertefilter der Zeilenbeschriftungen. dann klappt es.

so schon!

Ein dankeschön an Pia Bork für diesen Hinweis.

Erst wenn man es nicht mehr hat, weiß man, dass man es hätte gebrauchen können

Diese Woche in der Visio-Schulung.

Wir importieren als Datenquelle ein Tabellenblatt von Excel an eine Zeichnung.

Leider kann man dort weder filtern noch suchen. Das macht das Auffinden bei mehreren Tausend Datensätzen mühsam. Selbst bei 200 Zeilen nützt das Sortieren nicht viel, weil man nun mühevoll mit dem Mausrädchen nach unten scrollen muss. Sollte in Visio implementiert werden.

Für ein Burn Out fehlt mir einfach die Zeit

Heute musste ich schmunzeln.

Excelschulung: Einführung in Excel. Ich zeige, wie man eine Zeile löscht.

Ein Teilnehmer meldet sich und sagt, dass bei ihm am Arbeitsplatz die Zeilennummern Lücken aufweisen. Dass es Kollegen hinbekommen haben, die fortlaufende Nummerierung zu durchbrechen.

Ich schaue ihn erstaunt an und erwidere, dass das nicht geht. Beim Löschen einer Zeile werden nachfolgende Zeilen „nach oben geschoben“. Die Nummerierung bleibt.

Ich frage ihn, ob sie vielleicht Zeilen ausgeblendet haben. Er verneint.

Am Nachmittag üben wir wie man filtert. Ich zeige den Autofilter.

Der Teilnehmer strahlt und freut sich: „ich glaube, ich weiß jetzt, warum Zeilennummern fehlen. Die haben einen Filter eingeschaltet.“

 

Meine Motivation und ich leben zur Zeit getrennt.

Was ist denn das? Und überhaupt: Warum ist mir das noch nicht früher aufgefallen?

Ich erstelle eine Liste; schalte dort den Autofilter ein und filtere. Unter der Liste trage ich einen Monatsnamen oder Wochentag ein und ziehe ihn herunter. Excel weigert sich „weiterzuzählen“:

Der Autofilter bleibt weiterhin eingeschaltet; es sind jetzt aber keine Daten gefiltert. Nun darf ich weiterzählen:

Unabhängig von der Filterung – nach rechts darf ich ziehen und Reihe ausfüllen:

Übrigens: bei einer gefilterten intelligenten Tabelle tritt dieser Effekt nicht auf:

Sehr seltsam. *grübel*

Ich könnte jetzt wirklich einen Zauberstab gebrauchen.

Warum klappt das denn nicht?

Ich habe eine Liste, in der ich die Nachnamen filtern möchte mit

entspricht M?yer

oder

entspricht M?ier

Erstaunlicherweise filtert Excel nur Mayer und Meyer, allerdings nicht Meier oder Maier. Ich bin sicher, dass solche Namen vorhanden sind.

geht nicht

geht nicht

Die Antwort: Sie müssen auch beim zweiten Kriterium die Option „entspricht“ einschalten. Wenn in dieser Combobox nichts ausgewählt wurde, wird das Kriterium entfernt:

bitte beide!

bitte beide!

Vier von drei Leuten können nicht rechnen.

Heute in der Excel-Schulung. Eine Teilnehmerin zeigte mit eine Datei. Mit fiel auf, dass der Filter (hier: Black-Mitglieder) eine andere Zahl lieferte als die Funktion ZÄHLENWENN. Eine Pivottabelle lieferte das gleiche Ergebnis wie der Filter. Die Ergebnisse von ZÄHLENWENN waren um 1 zu groß.

Kann Excel nicht bis drei zählen?

Kann Excel nicht bis drei zählen?

Ich gestehe – ich habe eine Weile gesucht. Bis ich entdeckt hatte, dass über der Tabelle einige Zellen ausgeblendet waren. Und: richtig – dort stand die Liste, die als Bereich für die Datenüberprüfung verwendet wurde. Da ZÄHLENWENN die ganze Spalte zählte … Tja – halt einer zu viel.

Und hier wurde der Übeltäter versteckt.

Und hier wurde der Übeltäter versteckt.

Warum zeigt Excel nicht die komplette Liste?

Wenn ich den Cursor unterhalb einer Liste positioniere und [Alt]+[↓] drücke, erscheint in der Auswahlliste nicht die komplette Liste der darüber stehenden Begriffe. Warum?

Auswahlliste

Auswahlliste

Das kann mehrere Gründe haben. Zum einen – im oberen Beispiel – befinden sich zwischen den einzelnen Gruppen Leerzeilen. Excel listet nur die Daten auf, die sich direkt darüber befinden.

Es kann aber auch sein, dass sich zu viele darüber befinden. Ich habe in eine Liste mehr als 48.500 verschiedene Namen eingefügt. Wird nun [Alt]+[↓] gedrückt, wird bis zur Zeile 36.184 aufgelistet – also nicht alle. Aber ziemlich viele!

Viele, aber nicht alle!

Viele, aber nicht alle!

Das gleiche Phänomen (ein interner Cache) begegnet Ihnen auch beim Autofilter. Zwar ist er gegenüber Excel 2003 besser geworden, aber er ist dennoch begrenzt. Dort wird angezeigt, dass nicht alle Elemente aufgelistet werden. Bei mir werden mehr als 11.000 Elemente aufgelistet.

Auch der Autofilter listet nicht unendlich viele Elemente auf.

Auch der Autofilter listet nicht unendlich viele Elemente auf.

Leerzeichen finden

Hallo. Ich habe schon eine ganze Weile gesucht, bis ich herausgefunden habe, warum er die gallischen Tiere falsch zählt. Eigentlich müsste die Formel ANZAHL2 die Zahl 2 ergeben und nicht 4:

ANZAHL2 zählt falsch

ANZAHL2 zählt falsch

Die Antwort habe ich nach langem Suchen gefunden: In einigen Zellen habe ich aus Versehen ein Leerzeichen eingegeben. Klar – das sehe ich nicht; das wird als Text mitgezählt.

Die Wurzel des Übels

Die Wurzel des Übels

Aber nun meine Frage: Wenn ich die Liste filtere – warum zeigt der Autofilter nicht an, dass einige Zellen Leerzeichen enthalten?

Die Antwort: Ja – Sie haben recht – der Autofilter übergeht zum Glück (oder leider?) die Leerzeichen. Der Vorteil: „Asterix“ und „Asterix “ (mit einem Leerzeichen am Ende) werden vom Filter als gleicher Text behandelt. Der Nachteil: Der Filter hilft nicht diese Leerzeichen, die an anderen Stellen Probleme verursachen, aufzufinden.

Der Autofilter übergeht Leerzeichen am Ende des Textes.

Der Autofilter übergeht Leerzeichen am Ende des Textes.

Man kann die Texte mit Suchen ([Strg]+[F]) auffinden. Oder mit Funktionen:

=LÄNGE(C2)

=WENN(LINKS(C2;1)=“ „;“x“;““)

Oder mit [Strg]+[↓] können Sie den Cursor nach unten versetzen; er springt nun zur ersten Zelle, in der etwas steht; stoppt also auch bei den Zellen, die mit einem Leerzeichen gefüllt sind.

Zwei Listen in einer Tabelle?

Hallo Herr Martin,

Wenn ich in der Tabelle Spalte P filtere (alles außer 1), danach die Spalten AR (nur 11) und AS (nur 2014) filtere, fliegt der Filter in P irgendwie raus, obwohl das Filterzeichen in der Spaltenbeschriftung angezeigt ist. Das habe ich bis dato noch nie gehabt.

filtern20150127_2

Keine Tabelle

 

Tabelle

Tabelle

Die Antwort: Werfen Sie eine Blick in Ihre Liste. Es fällt auf, wenn Sie in den blauen, linken Teil klicken, dass dort die Registerkarte Tabellentools / Entwurf auftaucht. Im rechten Teil nicht. Sie haben Daten aus einer Datenbankabfrage nach Excel eingefügt – diese wird nun als Tabelle identifiziert. Sie können nicht den linken UND den rechten Bereich gleichzeitig filtern.

Die Lösung: Wandeln Sie die Tabelle über die Registerkarte Tabellentools / Entwurf Schaltfläche „In Bereich konvertieren“ um. Schalten Sie die ZWEI Filter aus und dann einmal EINEN Filter über die gesamte Liste wieder ein. Dann klappt es.

Getrennte Bereiche

Getrennte Bereiche

In Bereich konvertieren!

In Bereich konvertieren!

Filter ausschalten und wieder einschalten

Filter ausschalten und wieder einschalten

Hamburg UND Berlin

Seltsam – ich bin sicher, dass Kunden aus Hamburg in unserer Liste vorhanden sind – Excel filtert jedoch keine.

Hamburg und Berlin

Hamburg und Berlin

Der Grund ist ein sprachlicher. Sie sagen zwar, dass Sie alle Hamburger UND Berliner Kunden filtern, Sie müssen jedoch einstellen Hamburg ODER Berlin. In keiner Zelle steht gleichzeitig Hamburg UND Berlin. Das logische UND bedeutet immer „sowohl – als auch“, also gleichzeitig. Beispielsweise: Hamburg und weiblich, oder PLZ >= 10000 und PLZ < 20000.

Der Befehl konnte für den ausgewählten Zellbereich nicht ausgeführt werden. Markieren Sie eine einzelne Zelle innerhalb eines Datenbereichs, und versuchen Sie es dann erneut.

Das Sortieren und Filtern geht nicht mehr. Warum?

Der Cursor sitzt außerhalb des Bereichs, den Sie sortieren oder filtern möchten. Übrigens: Auch der Assistent „Teilergebnis“ funktioniert nicht mehr.

sortieren und filtern geht nicht mehr.

sortieren und filtern geht nicht mehr.

 

Der Spezialfilter filtert gar nichts – nur die Überschrift

Auch das kann zwei Ursachen haben. Entweder Sie verwenden falsch Feldnamen. Wenn beispielsweise in der Datenliste die Überschrift „Stadt“ lautet und Sie schreiben dann „Ort“, so wird kein Ort=Muenchen gefunden.

Noch perfider ist der Fehler, wenn Sie nicht „Ort“ eintragen, sondern „Ort „, also ein Leerzeichen hinter den Feldnamen.

So kann der Spezialfilter nicht filtern.

So kann der Spezialfilter nicht filtern.

Der Spezialfilter filtert zu viele Daten

Wenn der Spezialfilter nicht richtig arbeitet, haben Sie entweder die Kriterien falsch formuliert oder den Bereich falsch markiert.

Wenn Sie beispielsweise leere Zellen mitmarkieren, bedeutet dies, dass der Filter sowohl die Kriterien als auch jeden beliebigen Bereich filtern soll.

Zu viele Daten werden gefiltert

Zu viele Daten werden gefiltert

Bei den Kriterien wurden leere Zellen markiert.

Bei den Kriterien wurden leere Zellen markiert.

Nur gefilterte Daten können in das aktive Blatt kopiert werden.

Warum funktioniert der Spezialfilter nicht? Ich habe doch alles richtig gemacht?

Antwort: Der Spezialfilter hat einige „Tücken“. Der Cursor muss auf dem Tabellenblatt stehen, auf das die Daten hingefiltert werden sollen. Befinden sich also in tabelle1 die Daten, befindet sich Tabelle2 die Kriterien, dann muss der Cursor auf Tabelle3 stehen, wenn die Daten dorthin gefiltert werden sollen.

Spezialfilter funktioniert nicht.

Spezialfilter funktioniert nicht.

Filtern klappt nicht

Seltsam – ich könnte schwören, dass Kunden aus München in dieser Liste stehen. Die Liste des Autofilters zeigt allerdings keinen an.

Der Grund ist: es wurde bereits ein Filter eingeschaltet (hier: in der Spalte „Name2“). Möglicherweise sind zufällig alle Münchner Daten auf diese Art weggefiltert. Hier sieht man den gesetzten Filter zufälligerweise – es könnte jedoch sein, dass die Spalte, in der der Filter gesetzt wurde, außerhalb des Bildschirms steht.

Tipp: Dann werfen Sie einen Blick in die Registerkarte „Daten“ – wenn dort das Symbol „Löschen“ aktiv ist, so ist noch irgendwo ein Filter gesetzt.

Wo sind die Kunden aus München?

Wo sind die Kunden aus München?

Schalten Sie zuerst den einen Filter aus und dann den zweiten Filter ein.

Schalten Sie zuerst den einen Filter aus und dann den zweiten Filter ein.

Daten verschwinden beim Filtern

Erstaunlicherweise verschwinden die Daten, wenn ich nach der Postleitzahl filtere. Warum?

In diesem Fall wurde die PLZ als Zahl eingetragen (was man daran erkennen kann, dass sie rechtsbündig in der Zelle stehen). Wenn Sie nun die Zahlen mit „Beginnt mit 5“ oder „5*“ oder „5????“ filtern, dann vermischen Sie Text und Zahl. Das Ergebnis – Excel findet keinen Datensatz mit einem Postleittext, der mit 5 beginnt.

Die Lösung: Filter Sie „größer oder gleich 50000 und kleiner 60000“. dann klappt es.

Filtern klappt nicht.

Filtern klappt nicht.

Sortieren und Filtern – geht nicht!

Es muss nicht immer der Schutz einer Tabelle sein, warum sortieren und filtern verhindert wird.

Ein Blick in die Titelzeile liefert den Hinweis, dass mehrere Tabellen ausgewählt wurden. Deshalb sind alle Befehle der Registerkarte „Daten“ inaktiv. So etwas passiert häufig, wenn man statt mit [Strg]+[Bild ↓] auf das nächste Blatt mit der Tastenkombination [Shift]+[Strg]+[Bild ↓] beide Tabellenblätter auswählt. Oder wenn man man Wechseln auf ein anderes Tabellenblatt fälschlicherweise die [Shift]-Taste gedrückt hält. Leider sieht man an den Farben der Registerkarten nicht gut, dass mehrere Tabellenblätter ausgewählt wurden. Die Titelzeile jedoch verrät es …

Sortieren und Filtern funktioniert nicht.

Sortieren und Filtern funktioniert nicht.