Eine Liebeserklärung an MS Excel
Am Montag auf dem Excelstammtisch. Wir schauen intelligente Tabellen an.
Inga stellt folgende Frage: in einer intelligenten Tabelle, die nicht erweitert wird, wird eine Spalte nicht gesperrt. Das Blatt wird geschützt, aber filtern und sortieren sind erlaubt. Während das Filtern möglich ist, geht das Sortieren nicht.
Ja, leider – sehr schade.
Die benutzerdefinierten Listen in Excel sind bekannt:
Umso erstaunlicher gestaltet sich das Objekt, wenn man mit VBA darauf zugreifen möchte:
Die Anzahl der Elemente erhält man mit dem Befehl CustomListCount :
MsgBox Application.CustomListCountEin neues Element wird hinzugefügt mit einem Array mit dem Befehl addCustomList:
Dim meineListe As Variant
meineListe = Array("a", "b", "c")
Application.AddCustomList meineListeSehr angenehm: existiert der Eintrag bereits, ist weder Fehlermeldung noch ein zweiter Listeneintrag die Folge – alles bleibt beim Alten.
Auf ein Element kann per Nummer zugegriffen werden. Das Element wird als Array ausgegeben. Die Elemente können per Schleife ermittelt werden (Achtung: das erste Element trägt die Nummer 1!):
meineListe = Application.GetCustomListContents(21)
MsgBox Join(meineListe, "/")
Ein Element kann mit der Methode deleteCustomList gelöscht werden:
Application.DeleteCustomList 21Wird eine Liste mit einer benutzerdefinierten Liste sortiert, lautet der Befehl:
ActiveWorkbook.Worksheets("Tabelle1").Sort.SortFields.Add2 Key:=Range( _
"F5:F16"), SortOn:=xlSortOnValues, Order:=xlAscending, CustomOrder:= _
"Blue,Standard,Silber,Gold,Platinum", DataOption:=xlSortNormalWird jedoch in einer Pivottabelle nach dieser benutzerdefinierten Reihenfolge sortiert, lautet der Befehl:
ActiveSheet.Range("$I$5").Sort Order1:=xlAscending, Type:=xlSortLabels, _
OrderCustom:=12, Orientation:=xlTopToBottomAllerdings ist nicht 12 der Eintrag „Blue, Standard, Silber, Gold, Platinum“, sondern die Nummer 11:
Application.GetCustomListContents(11)Ein bisschen verwirrend!
Gestern in der Excelschulung fragte eine Teilnehmerin, ob man die Daten für die Datenüberprüfung auch auslagern können. So, dass man von jeder Excelmappe darauf zugreifen könne und sie verwenden könne. Das geht leider nicht, war meine Antwort. Die Daten müssen innerhalb der Mappe liegen.
Sie war enttäuscht.
Aber dann zeigte ich ihr, dass man Daten als benutzerdefinierte Liste (in den Optionen) ablegen kann. Diese werden in Excel gespeichert – nicht in einer Arbeitsmappe. Und damit kann man schnell die gewünschte Liste erzeugen, die man in jeder Datei verwenden kann. Beispielsweise für die Datenüberprüfung.
Die Teilnehmerin war glücklich.
Einfach nicht aufgepasst!
Power Query-Schulung.
Ich möchte eine Liste sortieren:
Und erhalte einen Fehler:
Es fällt mir ein: in der Liste befinden sich mehr als 140.000 Datensätze – einige enthalten die Information „< 1919“. Da nur die ersten 1.000 Zeilen ausgewertet werden, ist dieser Fehler nicht in Power Query sichtbar.
Das heißt: der Datentyp der Spalte muss korrekt in Text verwandelt werden
Dann funktioniert die Sortierung:
Frage: Wer macht denn so etwas? – Zahlen und Texte in einer Spalte mischen? Seltsames Datenbanksystem, das hier verwendet wurde …
Ach wie doof! Wenn man in PowerBi in das Visual Tabelle oder Matrix Werte (oder besser: ein Measure) in die Werte zieht, kann man mit einem Klick auf den Spaltenkopf danach sortieren:
Verwendet man jedoch eine Kategorie in den Spalten, kann man damit nicht sortieren – auch nicht mit gedrückter [Strg]-Taste:
Mit einem Klick wird die Spalte selektiert (und damit die anderen Visuals gefiltert).
Amüsiert!
Peter schickt mir eine Mail und fragt mich, warum die Sortierung in Excel nicht funktioniere.
Natürlich funktioniert sie, lautet meine Antwort. Er solle mir die Datei zusenden; ich würde sie mir ansehen. Ich vermutete eine leere Spalte oder Zeile zwischen den Daten.
Er erklärt mir:
Sortiert man die Liste nach dem Namen ist alles prima:
Sortiert man sie nach dem Ort, funktioniert es auch:
Jedoch bei der Sortierung nach der ID stimmt die Zuordnung zum Länderkennzeichen und dem Land nicht mehr:
Ich sehe mir die Liste genau an – die Lösung ist bald gefunden: Auf halber Strecke wurde ein Teil der Liste nach unten verschoben, das heißt: der linke Teil befindet sich eine Zeile tiefer als der rechte. So kann es gehen:
Eigentlich dürfte das doch nicht so schwierig sein, denke ich. Weit gefehlt!
Die Aufgabe: In einer Liste sollen alle Zellen mit einem bestimmten Begriff, beispielsweise „Fehler“ ans Ende der Liste sortiert werden:
Nun – im benutzerdefinierten Sortieren gibt es die Möglichkeit eine benutzerdefinierte Liste zum Sortieren zu definieren. Diese Liste kann auch nur aus einem Wort bestehen:
Für diese Liste gibt es nun zwei Varianten: an den Anfang oder ans Ende:
Wählt man die untere Option – also: ans Ende – dann stehen die anderen Werte auch in umgekehrter Sortierreihenfolge in der Liste:
DAS ist allerdings nicht gewünscht – die oberen Werte sollen in alphabetisch aufsteigender Reihenfolge stehen und DANN der letzte Text „Fehler“. Und: zwei Mal sortieren verbietet Excel:
Also sortieren wir den gewünschten Text „Fehler“ doch nach oben … DAS funktioniert.
Excelschulung. Thema: Listen. Ich beginne mit der Antwort auf die Frage, wie eine Liste in Excel aufgebaut werden soll:
„EINE Überschriftszeile“ deklamiere ich: „EINE, genau EINE – jede Überschrift MUSS eine Überschrift haben.“
Wir ändern die Daten, verschieben, löschen, benennen um, … und: sortieren.
Ein Teilnehmer fragt, warum die Überschrift IN der Liste steht. Meine Antwort: „Weil Sie nicht tun, was ich Ihnen sage!“ Sie haben sicherlich eine Spalte OHNE Überschrift versehen. Machen Sie mal bitte den letzten Schritt zurück!“
„Tatsächlich“, lautet seine Antwort: „eine Spalte hatte keine Überschrift!“
Ich schiebe nach: Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Liste eine Überschrift hat, beziehungsweise die erste Zeile als Überschrift erkennt, dann verwenden Sie die „benutzerdefinierte Sortierung“. Dort ist deutlich zu erkennen: Überschrift oder keine Überschrift; dort kann man auch explizit einschalten: „Bitte mit Überschrift“. Das heißt: die erste Zeile bleibt beim Sortieren bitte oben stehen!
Gestern in der Excelschulung. Wir besprechen den Autofilter. Ich erkläre die Option „Daten haben Überschriften“ beim Assistenten „benutzerdefiniertes Sortieren“.
Ein Teilnehmer fragt, warum bei ihm diese Option ausgegraut, also inaktiv sei:
Die Antwort ist schnell gefunden: der Autofilter wurde eingeschaltet – dadurch wird die erste Zeile als Überschriftszeile definiert.
Und ich sage es noch deutlich. Aber er hört nicht.
Listen in Excel sollten eine Überschrift besitzen, wenn man die Listen sortiert und filtert; sie müssen eine Überschrift besitzen, wenn man mit einer Pivottabelle arbeitet.
Der Teilnehmer der Excelschulung hört nicht; erstellt einer Liste, bei der eine Spalte keine Überschrift besitzt:
Das Ergebnis: Excel geht davon aus, dass die Liste keine Überschrift hat und sortiert die erste Zeile ein:
Der Teilnehmer wundert sich.
Man kann es deutlich zeigen, wie Excel diese Liste interpretiert. Die benutzerdefinierte Sortierung zeigt auf, dass keine Überschrift identifiziert wurde:
Nachtrag: bei einer intelligenten Tabelle wäre das nicht passiert. Aber die lernen wir erst später …
Schöne Frage gestern in der Excel-Schulung:
Wie kann man die benutzerdefinierte Liste, die beim Sortieren verwendet wird, auslagern? Um sie dynamisch zu halten?
Ich wüsste nicht, wie das funktionieren sollte …
Hi Rene,
hoffe, Du hast einen schönen Urlaub ohne großen Regen, aber vielleicht Zeit für eine kleine Knobel-Aufgabe in VBA
Ich habe eine Tabelle, in der alles getan werden darf, d.h. auch gefiltert, aber nur nicht sortiert.
Schutz geht leider nicht, da sich dann leider die Tabelle nicht dynamisch erweitert.
In diesem Artikel steht, dass man mit Hilfe des Events „BeforeSort“ die Sortierroutinen abfangen kann.
https://docs.microsoft.com/en-us/office/vba/api/excel.sortfield
Aber leider kriege ich das nicht hin und im Internet habe ich auch nichts gefunden. Weißt Du, wie man dieses Event in Excel platzieren kann? Würde mich freuen.
Hallo Johannes,
ich habe mal ein bisschen gewühlt und probiert:
1. Das SortObjekt existiert – allerdings besitzt es keine Ereignisse (wie MS behauptet): Das sieht man, wenn man versucht in einem Klassenmodul einzutragen:
Public WithEvents SO As so…
2. Ich habe überlegt, ob man die Symbole wegnehmen kann. Das Problem: Man kann über die Registerkarte Start und Daten den Sortierbefehl aufrufen; über das Kontextmenü oder über die Pfeilchen, die der Filter, die intelligente Tabelle, die Pivottabelle filtern. Das heißt: es wird sehr mühsam, dem Anwender die Symbole wegzunehmen.
3. Ich würde alle Zellen auf „nicht gesperrt“ setzen, das Blatt schützen – außer der Sortieroption. Dann kann der Anwender (fast) alles – was er nicht kann, ist beispielsweise einen AutoFilter einschalten.
Tja!
Hilft das?
Liebe Grüße
Rene
Eine schöne Frage, die gestern in der Excel-Schulung kam. Ich zeigte wie man Listen sortiert und dass man auch nach Farben sortieren kann.
Dann zeigte und erläuterte ich den Autofilter. Auch dort kann man nach Farben filtern:
Es kam die Frage, warum man nicht nach mehrere Farben filtern könne – schließlich könne man auch nach mehreren Farben sortieren:
Stimmt – warum eigentlich nicht? Ich weiß es nicht!
Erstaunlich. Ich programmiere eine Access-Datenbank, die Daten nach Excel exportiert und aufbereitet.
Die Excel-Datei liegt im XLS-Format vor und wird am Ende als XLSX gespeichert. Ich muss die Liste nach vier Kriterien sortieren. Deshlab verwende ich den „neuen“ Sortierbefehl, der seit Excel 2007 vorhanden ist:
i = xlBlatt.Range("I1").CurrentRegion.Rows.Count
xlBlatt.Sort.SortFields.Clear
xlBlatt.Sort.SortFields.Add2 Key:=xlBlatt.Range("I2:I" & i), SortOn:=xlSortOnValues, Order:=xlAscending, DataOption:=xlSortNormal
xlBlatt.Sort.SortFields.Add2 Key:=xlBlatt.Range("J2:J" & i), SortOn:=xlSortOnValues, Order:=xlAscending, DataOption:=xlSortNormal
xlBlatt.Sort.SortFields.Add2 Key:=xlBlatt.Range("M2:M" & i), SortOn:=xlSortOnValues, Order:=xlAscending, DataOption:=xlSortNormal
xlBlatt.Sort.SortFields.Add2 Key:=xlBlatt.Range("K2:K" & i), SortOn:=xlSortOnValues, Order:=xlAscending, DataOption:=xlSortNormal
With xlBlatt.Sort
.SetRange xlBlatt.Range("I1").CurrentRegion
.Header = xlYes
.MatchCase = False
.Orientation = xlTopToBottom
.SortMethod = xlPinYin
.Apply
End With
' -- sortiere, damit man zählen kannKlappt. Klappt bei meinem Excel in Microsoft 365. Allerdings beim Kunden, der Office 2016 einsetzt – leider nicht:
Schade! Also verwende ich den „alten“ Sortierbefehl. Da er jedoch nur drei Sortierkriterien zulässt muss ich zwei Mal sortieren:
xlBlatt.Range("A1").CurrentRegion.Sort Key1:=xlBlatt.Range("J1"), Order1:=xlAscending, Key2:=xlBlatt.Range("M1"), Order2:=xlAscending, Key3:=xlBlatt.Range("K1"), Order3:=xlAscending, Header:=xlYes
xlBlatt.Range("A1").CurrentRegion.Sort Key1:=xlBlatt.Range("I1"), Order1:=xlAscending, Header:=xlYes
Geht doch!
Immer mehr Medien berichten, „wie ein Excel-Fehler 16 000 britische Corona-Fälle verschwinden ließ“:
oder:
oder:
https://t3n.de/news/excel-verursacht-corona-panne-1326375/?
oder:
Die Häme und den Spott brauche ich nicht zu wiederholen.
Ein Dankeschön an Bettina Berger und Andreas Thehos, die mich darauf aufmerksam gemacht haben.
Ich bereite gerade eine Excelschulung vor. Dabei bin ich über einen Artikel von Andreas Thehos gestolpert. Er beschreibt folgenden Bug in Excel:
Angenommen man hat eine Tabelle mit Berechnungen und wandelt sie in eine intelligente Tabelle um. Dabei werden in Bezügen der eigene Tabellenblattname genannt.
Sortiert man nun diese Tabelle, beispielsweise nach Spalte C (Radius), so wird die berechnete Spalte nicht mitsortiert.
Für „normale“ Listen habe ich diesen Bug hier auf excel-nervt.de schon mehrfach beschrieben. Das Erstaunlich ist, dass dieses Phänomen auch bei intelligenten Tabellen eintritt, die doch eigentlich die Aufgabe haben sollten, die Zeilen zusammenzuhalten.
Danke an Andreas Thehos für diesen Hinweis.
Erstaunlich. In einer Excel-Schulung sind wir auf folgendes Phänomen gestoßen: Gegeben sei eine Liste mit Wochentagen oder Monaten.
Sortiert man sie, wird sie alphabetisch sortiert:
Man kann benutzerdefiniert sortieren, wenn man die Liste in die Reihenfolge Montag – Dienstag – Mittwoch – … bringen möchte:
Bei der Pivottabelle ist dies umgekehrt: Die Standardeinstellung heißt: Mo – Di – Mi beziehungsweise Jan – Feb – Mrz – …:
Auch hier kann man benutzerdefiniert sortieren (über die „weiteren Optionen“ im Kontextmenü:
Amüsant. Gestern in der Excelschulung fragte ein Teilnehmer, ob man nach Duplikaten sortieren oder filtern kann. Das kann man natürlich nicht:
Ich habe ihm die Lösungsansätze genannt, die mir eingefallen sind:
Habe ich etwas vergessen?
Ich würde es nicht tun. Dennoch – das Ergebnis ist sehr interessant:
Auf einem Tabellenblatt befinden sich Informationen:
Auf einem zweiten Tabellenblatt befinden sich ebenfalls Informationen:
Sie werden verknüpft, indem man zuerst auf das erste Blatt klickt und anschießend auf das zweite Tabellenblatt. Das Ergebnis der Formel lautet:
=Tabelle1!A1&Tabelle2!A1
Das Ganze noch einmal – diesmal jedoch ohne den lästigen Bezug auf das gleiche Blatt:
=Tabelle1!A1&A1
Das Ergebnis ist das Gleiche. Jedoch beim Sortieren ergeben sich Unterschiede:
In der ersten Spalte wird sortiert:
=Tabelle1!A2&Tabelle2!A2 // =Tabelle1!A2&Tabelle2!A9 // =Tabelle1!A2&Tabelle2!A16 …
In der zweiten Spalte jedoch:
=Tabelle1!A2&A1 // =Tabelle1!A2&A2 // =Tabelle1!A2&A3 …
Danke an Dominic Dauphin für diesen Heinweis.
Schon blöde: Wir möchten einigen Mitarbeitern einer Firma eine Arbeitsmappe zur Verfügung stellen. Sie sollen die Mappe öffnen, drucken, ansehen, sortieren und filtern dürfen. Aber nichts ändern. Kein Problem: Man kann auf das Tabellenblatt einen Schutz legen und „sortieren“ und „filtern“ freigeben:
Filtern klappt hervorragend – jedoch: sortieren nicht!
Die Zelle oder das Diagramm, die bzw. das Sie ändern möchten, befindet sich auf einem schreibgeschützten Blatt. Um eine Änderung vorzunehmen, heben Sie den Schutz des Blatts auf. Möglicherweise werden Sie aufgefordert, ein Kennwort einzugeben.
Gestern in der Excelschulung kam die Frage nach einem Shortcut fürs Sortieren. Zelle auswählen, Tastenkombination drücken. Gibt es leider nicht.
Ja, ja, ich weiß: man kann ein Symbol in die Symbolleiste für den Schnellzugriff legen, man kann sich einen Shortcut mit einer Zeile VBA programmieren; Man gelangt über [Alt] + [V] + [U] zum Sortierbefehl im Menüband …
Manchmal muss ich wirklich ganz genau hinschauen, was meine Teilnehmer machen.
Heute in der Excel-Schulung. Wir sortieren Daten. Eine Teilnehmerin meldet sich und fragt, warum ihre Daten „anders aussehen als meine“. Was sie damit meine, will ich wissen. Sie erklärt es mir: Bei mir steht „Karola Schwarz“ in der ersten Datenzeile, bei ihr dagegen „Erik Froehlings“. Wir haben doch beide nach dem Jahresbeitrag aufsteigend sortiert: der kleinste Beitrag steht oben.
Ich muss zwei Mal hinschauen: die Teilnehmerin hat bei den vielen Sortiervorgängen anders sortiert als ich: die Dummy-Kunden mit dem kleinsten Jahresbeitrag 74 (Euro) steht oben – davon gibt es vier Datensätze. Karola war in ihrem Beispiel an dritter Stelle …
Hallo,
ich konnte bei meinem geliebten Excel 2003 mehrere Tabellenbereiche, die nacheinander mit den gleichen verschachtelten Sortierkriterien sortiert werden sollten, einfach nacheinander markieren, nach dem ersten Block die Kriterien erstellen und sortieren, dann nach dem zweiten, dritten, … Block einfach nur Strg-Y zum Wiederholen drücken und die gleichen Kriterien wurden auf den nächsten Block angewendet.
Wenn ich das jetzt in Excel 2016 versuche, wird beim Drücken von Strg-Y nicht der aktuell markierte Bereich mit den vorher erstellen Kriterien sortiert, sondern die Sortierung des vorher markierten Blocks wird wiederholt.
Und die mühevoll erstellten Sortierkriterien vergisst Excel zu allem Überfluß dann auch noch, daß ich diese beim jedem neuen Block manuell neu erstellen muss.
Das nervt – und verdient es vielleicht, in die Rubrik der nervenden Excel-Features aufgenommen zu werden…
Oder bin ich einfach nur zu dämlich? Gibt es etwa irgendeine versteckte Einstellung, die bewährte Funktion des Wiederholens einer Sortierung wieder zu reanimieren? Oder ist hier eine wichtige Funktion einfach unterschlagen worden?
Viele Grüße
einmal sortieren …
… aber dann ist auch wirklich genug sortiert!
Hallo Herr J.,
und das ging früher wirklich? Ich gestehe: im „alten“ Excel habe ich das nie gemacht/benötigt. Ich gestehe – ich habe kein „altes“ Excel mehr hier – aber ich glaube Ihnen mal. Ich wüsste auch nicht, wie man das Sortieren auf eine andere Art wiederholen könnte.
Wenn Sie es in ein Forum stellen, werden gefühlte 100.000 Excel-User posten „das kann man doch programmieren“. Andere 100.000 werden schreiben „nimm doch eine Datenbank, bspw. Access“.
schöne Grüße und Danke für den Hinweis
Rene Martin
PS : Ist das ein Trost: gerade probiert – in libreOffice Calc funktioniert „Wiederholen“ auch nicht …
Heute Excel mit Office 365 unterrichtet. Ich wollte die benutzerdefinierten Listen zeigen.
Wollte zeigen, dass man dort mit einem Umbruch einen neuen Eintrag eingeben kann:
Ging aber nicht!
Also gut; – dann eben per Komma trennen – geht doch auch!
Ich erstelle eine Pivottabelle.
Obwohl ich nach dem Ortsnamen sortiere, weigert sich Excel zu sortieren. Warum?
Geht nicht!
Die Ursache der vermeintlich falschen Sortierung finden Sie, wenn Sie einen Blick in Benutzerdefinierten Listen werfen. Befindet sich dort diese Liste hat sie Vorrang gegenüber der Standardsortierung. Anders als beim „gewöhnlichen“ Sortieren kann hier nicht umgestellt werden.
Lösung 1: Löschen Sie diese Liste
Lösung 2: Wenn Sie nicht auf Ihre Liste verzichten möchten, erstellen Sie diese Liste neu, sortieren diese Liste und importieren nun die sortierte Liste. Dann wird Excel auf diese sortierte Liste zugreifen.
Einen Haken hat diese Lösung: Wenn nun ein Begriff in der Pivottabelle auftaucht, der nicht in der benutzerdefinierten Liste vorhanden ist, steht er am Ende der Pivottabelle … Also doch Lösung 1 ?!?
Danke an Andreas Thehos für diesen Hinweis. Er hat auf
ein Video dazu erstellt.
Hier befindet sich der Übeltäter!
Hallo Rene,
erst einmal sorry für die späte Rückmeldung, ich war im Urlaub. Das Problem mit den Verbindern habe ich mittlerweile gelöst. Jetzt hab ich aber ein weiteres Probelm allerdings diesmal mit Excel.
Ich schreibe Daten aus Visio per VBA Makro nach Excel. In Excel werden die Daten dann aufsteigend nach einer Positionsnummer sortiert. Allerdings hat Excel mit der Sortierung der Positionsnummer einige Probleme. Wenn die Nummern beispielsweise 1, 2, 3, ,4 usw lauten läuft alles gut – bei Zahlen wie 1.1, 1.2, 1.3, …. 1.9 klappt auch noch die Sortierung einwandfrei.
Sobald ich aber Nummern ab 1.10 oder 2.11 benutze wird die Sortierung nicht mehr eingehalten. Es sieht dann beispielsweise wie folgt aus :
1.1
1.10
1.11
1.12
1.2
….
Ich möchte allerdings folgende Sortierung:
1.1
1.2
1.3
…
1.10
1.11
Hast du eine Idee wie ich das anstellen kann ? Hab im Internet schon etwas gegoogelt allerdings finde ich leider keine Lösung dazu. Achja die Nummern werden als Text behandelt.
Liebe Grüße
Stephan
##########
Hallo Stephan,
Excel unterscheidet bei fast allen Dingen zwischen Text und Zahl: rechnen, Zahlenformat, Dateneingabe, filtern, … und eben auch beim Sortieren. 1.1 und 1.10 wird als Text erkannt und eben wie Text sortiert: Anton < Berta < Cäsar < Dora …
Würde Excel die Zahlen als Zahlen erkennen, würde er ein Datum daraus machen:
01. Januar
01. Januar 2001
und so weiter
Die einzige Lösung, die ich sehe: Gib die Daten in der Form 01.01, 01.02., … 01.10, 01.11, … 01.20, 01.21 … ein. Dann produziert die Textsortierung keine Probleme.
Übrigens: das Gleiche Problem hast Du auch bei Dateinamen, wenn Deine Kamera Bilder mit Dateinamen pic1, pic2, … pic10, pic11, … speichert. Dann gilt: pic1 < pic10 < pic11 < pic2 …
Liebe Grüße
Rene
Hallo Herr Martin,
bin ich doof, oder was? Ich habe ein kleines Projekt in Excel angelegt und dort einige Zeilen farblich unterlegt. Wenn ich nun nach der Farbe sortiere, sind alle orangenen Zeilen oben. So weit so gut:
Nach oben sortieren
Wenn ich diese Sortierung nun wieder ausschalten möchte und auf die Option „weiß“ klicke, dann funktioniert es nicht. Ich hätte gerne die ursprüngliche Reihenfolge der Daten wiederhergestellt. Muss ich wirklich die Liste schließen und wieder aufmachen?
So leider nicht!
Die Antwort: Weiß bedeutet hier nicht: „ursprüngliche Reihenfolge“ oder „Original wiederherstellen“, sondern: sortiere die Liste so, dass die weißen Zellen oben stehen. Um die ursprüngliche Reihenfolge zu erhalten, ist es am besten vor dem Sortiervorgang eine laufende Nummer einzufügen. Sie halten die ursprüngliche Reihenfolge wieder, wenn Sie die Liste nun nach dieser Nummer sortieren. Denn „sortieren“ bedeutet in Excel: ändere die physikalische Reihenfolge der Daten.
Nun stehen die weißen Zeilen oben.
Hallo Herr Martin,
was mache ich falsch`Ich bekomme aus unseren System jede Woche eine Excel-Datei, die ich nach der Spalte C (Last Audit Date) sortieren muss. Ich klicke hierzu auf die Zelle C1, dann auf das Symbol sortieren – aber manchmal sortiert er die erste Zeile mit in die Tabelle ein, manchmal bleibt sie oben stehen. Warum? Kann man das abschalten? Die Zeile soll oben stehen bleiben. Ist doch nicht so schwierig, oder?
Die Liste wird sortiert.
Die Überschriftszeile „verschwindet“ – verzieht sich nach unten.
Die Antwort: Damit die erste Zeile oben stehen bleibt, muss jede Zelle der ersten Zeile einen Text aufweisen. Das heißt: die Zelle E1 ist leer. Deshalb „vermutet“ Excel, dass es sich bei der ersten Zeile nicht um eine Überschriftszeile handelt, sondern um eine Inhaltszeile, die nach unten mit einsortiert werden soll. Schreiben Sie also etwas rein! Dann klappt es auch beim nächsten Download und beim nächsten Sortieren.
Sie sollten etwas reinschreiben.
Ich sortiere häufig Listen. Meistens funktioniert es auch. Aber leider – manchmal zeigt er einfach nicht alle Überschriften an. Beim zweiten oder dritten Anlauf klappt es dann. Woran kann das liegen?
Sortieren – leider nicht überall.
Die Antwort: Wenn Sie genau hinschauen, sehen Sie, dass Sie die Spalte „Ort“ (Spalte E) markiert haben. Deshalb schlägt Excel nur die Spalten zum Sortieren vor.
Das heißt: Entweder Sie markieren nichts oder die gesamte Tabelle. Ich empfehle nichts zu markieren. Wenn Sie unsicher sind, ob Excel wirklich den gesamten Bereich sortiert, drücken Sie die Tastenkombination [Strg] + [*]. Dann markiert Excel den zusammenhängenden Bereich, den er ohne Selektion sortieren würde.
Eigentlich wollte ich nur die Liste nach den Gerätenamen sortieren.
Eine „normale“ Sortierung?
Und dann diese Meldung:
Meldung
Der folgende Sortierschlüssel enthält Zahlen, die als Text formatiert wurden und kann daher eine unerwartete Sortierreihenfolge ergeben.
Die Antwort: Sie haben die Spalte, in der die Gerätebezeichnungen stehen, als Text formatiert, was hinsichtlich der Artikelbezeichnungen vernünftig ist. Nun „weiß“ Excel nicht, ob die Zahlen der Größe nach (also nach dem Wert) sortiert werden sollen oder als Texte, das heißt alphabetisch von links nach rechts gelesen.
Übrigens: Interessant: Wenn Sie auf eine Zelle innerhalb der Spalte klicken und das Symbol „Nach Größe sortieren“ verwenden (A↓Z oder Z↓A), erhalten Sie diese Frage nicht.
Eine Exceltanelle hat 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten. Das ist Augenwischerei. Er geht schon vorher „in die Knie“.
In einer Liste befinden sich 10.000 Datensätze (in 16 Spalten). In einer Spalten wird mit der bedingten Formatierung alle doppelten Werte mit einer Farbe gekennzeichnet.
Duplikate finden
Wenn Sie nun die Liste nach den Farben sortieren oder filtern möchten (was eigentlich recht flott geht), wird Excel sehr, sehr langsam. Häufig zeigt er „keine Rückmeldung“ an. Manchmal „fängt“ er sich wieder, manchmal stürzt er an dieser Stelle ab.
Ich vermute, dass beim Sortieren und Filtern im Hintergrund eine permanante Neuberechnung der bedingten Formatierung geschieht, so dass Excel an seine Auslastungsgrenzen gerät.
Keine Rückmeldung
Manchmal sortiert Excel nur einen Teil der Tabelle. Manchmal die gesamte Tabelle. Das heißt: Manchmal muss ich die Tabelle markieren, manchmal nicht.
Wenn Sie mindestens eine Spalte haben, in der in der Zelle eine Information steht und mindestens eine Zeile, in der in jeder Zelle ein Wert steht, erkennt Excel diesen zusammenhängenden Bereich (currentregion).
Wenn Sie nicht sicher sind, drücken Sie die Tastenkombination [Strg]+[*]. Dann sehen Sie, was Excel sortieren würde.
![[Strg]+[*] zeigt den Bereich, der sortiert wird - man erkennt deutlich eine leere, ausgeblendete Spalte K.](http://www.excel-nervt.de/wp-content/uploads/2015/01/sortieren20150105_2.jpg)
[Strg]+[*] zeigt den Bereich, der sortiert wird – man erkennt deutlich eine leere, ausgeblendete Spalte K.
Warum bringt Excel manchmal beim Sortieren so eine merkwürdige Fehlermeldung?
Am besten nicht markieren!
Die Antwort: Markieren Sie bitte nichts, wenn Sie sortieren. Setzen Sie nur den Cursor auf ein Feld, dessen Spalte Sie sortieren möchten und klicken anschließend auf das Symbol A↓Z (oder Z↓A). Wenn Sie markieren, stellt Excel die Frage, ob Sie nur diese Spalte sortieren möchten – die Daten links und rechts bleiben so stehen – das ist fatal und meistens nicht gewünscht!
Das Sortieren und Filtern geht nicht mehr. Warum?
Der Cursor sitzt außerhalb des Bereichs, den Sie sortieren oder filtern möchten. Übrigens: Auch der Assistent „Teilergebnis“ funktioniert nicht mehr.
sortieren und filtern geht nicht mehr.
Eine Kollegin hat in einer Exceltabelle stallt den Spaltennamen A | B | C … die sprechenden Überschriften der Tabelle: Kundennummer | Vorname | Nachname. Wie geht denn das?
Die Antwort: Wenn man eine Liste als Tabelle formatiert (Einfügen / Tabelle), und nun in der Registerkarte „Entwurf“ die Formatvorlage löscht, ebenso wie den Autofilter (Register „Daten“), dann wird beim Scrollen nach unten die Überschrift anstelle der Spalteköpfe angezeigt.
Sprechende Namen statt Spaltenköpfe
Es muss nicht immer der Schutz einer Tabelle sein, warum sortieren und filtern verhindert wird.
Ein Blick in die Titelzeile liefert den Hinweis, dass mehrere Tabellen ausgewählt wurden. Deshalb sind alle Befehle der Registerkarte „Daten“ inaktiv. So etwas passiert häufig, wenn man statt mit [Strg]+[Bild ↓] auf das nächste Blatt mit der Tastenkombination [Shift]+[Strg]+[Bild ↓] beide Tabellenblätter auswählt. Oder wenn man man Wechseln auf ein anderes Tabellenblatt fälschlicherweise die [Shift]-Taste gedrückt hält. Leider sieht man an den Farben der Registerkarten nicht gut, dass mehrere Tabellenblätter ausgewählt wurden. Die Titelzeile jedoch verrät es …
Sortieren und Filtern funktioniert nicht.