Eine Liebeserklärung an MS Excel
Schöne Frage in der Outlook-Schulung: eine Teilnehmerin möchte alle Mailadressen in einem Verteiler (einer Kontaktgruppe) haben:
Ich wüsste nicht wie. Ich denke, das geht nicht – sie muss jeden Kontakt einzeln aufnehmen. Leider.
Outlook-Schulung. Outlook kann auch nerven!
Eine Teilnehmerin erzählt, dass sie eine Nachverfolgung an eine Mail gehängt hat:
Die Nachverfolgung würde allerdings verschwinden, wenn sie die Mail in einen anderen Ordner schiebe:
Ich vermute, dass in dem Unterordner keine Spalte „Nachverfolgung“ vorhanden ist.
Und tatsächlich: ein Blick in die Ansichtseinstellungen und dort in die Liste der Spalten zeigt, dass kein Kennzeichnungsstatus vorhanden ist. Wird dieser eingefügt, erscheint auch das Fähnchen.
Man gewöhnt sich so schnell an die Dinge: Mit der Tastenkombination [Umschalt] + [Strg] + [V] kann man in Excel Formeln durch Werte ersetzen. In Word wird der Text als reinen Text ohne Formatierungen eingefügt.
Und in Outlook? Dort geht es leider nicht:
Frech. Einfach frech!
;Microsoft hat in Outlook die Kalenderoptionen geändert: die Woche beginnt am Montag und die erste Woche ist die erste Kalenderwoche:
Das ist die US-amerikanische Norm; gilt aber nicht für die europäischen Länder:
Zufällig stimmt in diesem Jahr die KW in Deutschland, Österreich und der Schweiz mit denen der USA überein; aber im letzten Jahr war dies anders.
Also sofort wieder korrekt einstellen:
Seit ein paar Tagen öffnet ein Klick auf einen Link in einer Outlook-Mail Edge die Seite in Edge. Wenn Sie einen anderen Browser, beispielsweise Firefox, als Standardbrowser eingestellt haben, kann dies ärgerlich sein.
Allerdings ist das kein Problem: in Outlook kann man über Datei / Optionen / Erweitert die Links von Outlook wieder im Standardbrowser öffnen lassen:
Danke an Heike Hofert für diesen guten Hinweis.
Sehr geehrter Herr Martin,
wie gut kennen Sie sich mit Outlook aus?
Ich wollte folgendes machen: die E-Mails, die ich bekomme, sollen nicht nur im Posteingang von Outlook ankommen, sondern auch auf dem Server verbleiben.
Ich fand im Internet diesen Hinweis:
Das Problem ist nur, daß ich in diesem Fenster keine Schaltfläche namens: Weitere Einstellungen finde und damit auch nicht die nachfolgenden Hinweise in dieser Beschreibung:
Klicke ich unten auf Weiter, erscheint nur dieser Hinweis:
Mit freundlichen Grüßen
####
Stimmt, Herr F.,
HIER geben ich Ihnen recht (bei Umschalt + F5 in Word nicht *lach*)
Ist mir gar nicht aufgefallen, weil ich schon lange kein neues Konto importiert habe, bzw. geändert habe.
JA – DAS hat Microsoft wohl geändert (war früher anders – siehe Internet)
Ich fürchte, Sie müssen das Konto löschen und dann neu anlegen – DANN kommen Sie auf die benutzerdefinierten Kontoeinstellungen:
Und dort:
Stimmt: doof!
Und: auch hier: durch das ständige Ändern kann man sich nicht mehr auf Infos verlassen.
Vor einigen Jahren habe ich mal auf einer Microsoft-Konferenz gefragt, wie ich denn Bücher schreiben soll. Sie haben mir sehr irritiert angeschaut …
Liebe Grüße und ein schönes Wochenende
Rene Martin
Hallo Herr R.,
ich habe noch einmal gewühlt und selbst probiert – es scheint keinen trivialen Workaround zu geben, um mit VBA eine Mail zu verschlüsseln.
Dahinter liegen wohl andere Technologien (und ich weiß, dass Sie in Ihrer Firma auch externe Tools einsetzen), die sich nicht oder nicht einfach ansteuern lassen.
Schade. Sorry!
Liebe Grüße
René Martin
Man muss immer aufpassen! Ganz genau hinschauen! Mal eben schnell – das geht einfach nicht!
Ich wollte nur „mal schnell etwas probieren“. Mehrere Mails über Outlook aus Excelversenden an die Mailadresse, die in einer Liste stehen.
Also mal schnell etwas Code getippt (mit einem Verweis auf die Microsoft Outlook-Bibliothek):
Sub MailVersenden()
Dim olApp As Outlook.Application
Dim olMail As Outlook.MailItem
Dim i As Integer
Set olApp = New Outlook.Application
Set olMail = olApp.CreateItem(olMailItem)
For i = 2 To Range("A1").CurrentRegion.Rows.Count
With olMail
.To = Range("B" & i).Value
.Subject = "Diese Mail ist völlig überflüssig"
.Body = "Hallo " & Range("A" & i).Value & "," & vbCr & vbCr & "Nicht wundern - das ist nur eine Testmail" & vbCr & vbCr & "Gruß"
.Send
End With
Next i
End SubUnd der Test – liefert einen Fehler. Bei der ZWEITEN Mail:
Outlook kennt mindestens einen Namen nicht.
Seltsam! Hinschauen – überlegen – stimmt:
Ich muss INNERHALB der Schleife eine neue Mail erzeugen – das heißt: für jede Zeile wird eine neue Mail versenden:
Sub MailVersenden()
Dim olApp As Outlook.Application
Dim olMail As Outlook.MailItem
Dim i As Integer
Set olApp = New Outlook.Application
For i = 2 To Range("A1").CurrentRegion.Rows.Count
Set olMail = olApp.CreateItem(olMailItem)
With olMail
.To = Range("B" & i).Value
.Subject = "Diese Mail ist völlig überflüssig"
.Body = "Hallo " & Range("A" & i).Value & "," & vbCr & vbCr & "Nicht wundern - das ist nur eine Testmail" & vbCr & vbCr & "Gruß"
.Send
End With
Next i
End SubDANN funktioniert es auch. Beim nächsten Mal – halt nicht so schnell!
Wie man denn eine Person oder mehrere Personen anonym einladen kann, will eine Teilnehmerin in der Outlook-Schulung wissen:
Nun – mit einem Klick auf „Erforderlich“ oder „Optional“ kann man im Dialog die Option „Ressourcen“ verwenden – diese Person oder Personen werden dann auf BCC gesetzt:
Erstaunlicherweise erscheint dann die Person oder Personen in der Zeile „Erforderlich“. Wirklich sehr verwirrend:
In der letzten Outlook-Schulung fragt ein Teilnehmer, was der Unterschied zwischen einer Gruppe und einer Kontaktgruppe ist. Und was denn eine Verteilerliste sei.
Ich erkläre den Unterschied und erstelle eine Gruppe:
Wie man denn diese Gruppe wieder löschen könne, fragt eine Teilnehmerin. Sie hat recht: weder über das Kontextmenü, noch über ein Symbol im Menüband kann man die Gruppe löschen.
Wir werden fündig: Über den Befehl Gruppeneinstellungen / Gruppe bearbeiten
findet man im Dialog den Befehl „Gruppe löschen“
Anschließend muss man nur noch den Hinweis bestätigen.
In der letzten Outlook-Schulung kam die Frage, wie man mehrere Anlagen auf einmal drucken könne:
Nu – ein wenig versteckt ist sie schon, diese Option: Wählt man den Drucken-Befehl, findet man die Druckoption „Anlagen drucken, Anlagen werden nur mit dem Standarddrucker gedruckt.“
Schöne Frage in der letzten Outlook-Schulung zum Thema Kontakte und Adressbuch: die „erweitere Suche“ war bekannt. Darüber kann man im Adressbuch nach Kolleginnen und Kollegen suchen, wenn man nur den Vornamen weiß. Oder die Abteilung. Oder den Standort:
Wie man aber eine Kontaktgruppe (Verteilerliste) nach Standort durchsuchen kann, will eine Teilnehmerin wissen. Besser noch: Alle Kontaktgruppen.
Geht so leider nicht! Schade.
Hallo Rene,
Vielen Dank für deine Interssanten Video!
In der Vergangenheit habe ich in Outlook regeln festgelegt die dann aber verschwunden waren als ich einen neuen PC bekommen habe etc.
Wie kann ich Regeln in Outlook PC übergreifend einrichten sodass diese auch funktionieren wenn ich einen neuen PC bekommen?
Gruß Martin
####
Sorry, Martin, aber das geht meines Wissens nicht. Einige Dinge werden in Outlook an den Rechner gebunden.
Ich denke nicht, dass man sie exportieren kann oder rechnerübergreifend festlegen kann.
LG :: Rene
Microsoft sollte uns fragen, was sie noch an den Programmen verbessern können.
In regelmäßigen Abständen erhalte ich Anfragen, wie man so etwas machen könne. Und muss abwehren und gestehen, dass das nicht geht. Beispielsweise folgende Anfrage:
Sehr geehrter Herr Martin
Mit viel Interesse und Freude schaue ich auf LinkedIn-Learning Ihre Kurse.
Eine Frage hätte ich zu Outlook: Wie ist es möglich, dass E-Mailadressen, denen man antwortet, automatisch ins Adressbuch übernommen werden?
Denn ich möchte nicht bei jeder E-Mailadresse dies manuell tun müssen.
Wenn Sie mir das beantworten könnten, wäre ich Ihnen auf ewig dankbar. 😉
Freundliche Grüsse aus der Schweiz
####
Hallo Herr R.,
danke für das Lob.
Und: schöne Frage – aber ich fürchte, hierfür gibt es keine Lösung.
Ich verschiebe immer die Mail ins Adressbuch – dadurch wird ein neuer Kontakt generiert, der bereits die Mailadresse, manchmal auch den Namen, enthält. Die Telefonnummer und Anschrift ziehe ich mit der Maus in die entsprechenden Felder. In einem der Filme habe ich das gezeigt.
Liebe Grüße
Rene Martin
Dominic Dauphin fragt, warum Outlook zwei Rechtschreibhilfen implementiert hat:
Ob man mit der einen bald darauf hingewiesen wird, dass man nicht richtig gegendert hat, will er wissen …
Speichert man in Outlook eine Anlage ab und öffnet sie und versucht nun in Outlook diese Anlage erneut zu speichern, erhält man folgende amüsante Meldung:
„Warum gleich zwei Mal?“, fragt sich Dominic, dem ich diesen Hinweis verdanke.
Hinweis: Microsoft war diesmal schnell. Inzwischen ist diese Meldung vereinfacht worden.
Es geht weiter.
Unterschiedliche Formen in Outlook (Partner/in, Assistent(in), Manager*in, Organisator*in und viele gar nicht gegendert …
Zurück bleiben traurige Teilnehmer.
UUUAAAAAHHHH!
In meinen Outlook-Schulungen sage ich den Teilnehmerinnen und Teilnehmern immer, dass sie sich Mail, die sie geschrieben haben, noch einmal durchlesen sollen.
Warum? Ich helfe gerne. Aber es ist mühsam, den Inhalt einer solchen Mail herauszufinden. Bin ich überhaupt gemeint? Wer ist Sabine? Worum geht es? Folge Mail erreichte mich vor einigen Tagen:
„Lieber Herr Brockelmann – ich hoffe es geht Ihnen gut?
Ich hätte eine Frage.
Ich habe erst Sabine interviewt.
Dann ergab sich dass Jennys Prozess zeitlich davor anfängt……und dasbekam ich dann nicht hin in der Datei.
Ich interviewe nur 1 Prozess als Muster – damit meine Chefin mal sieht was Prozessmanagement kann (allerdings hier nicht reine Lehre BPMN 2.0.).
Jetzt konnte ich den Vorlagen Prozess Sabine nicht nach rechts schieben (ich habe es nicht hinbekommen) und wissen Sie (sicher) wie man den Rahmen (das Feld nach ganz links wieder zieht) die Schablone? Das sich alles unendlich nach rechts erweitert ist gut.
Ich hoffe ich war verständlich….
Herzlichen Gruß aus xxx aus dem Home Office heute“
Osterkaffee mit Nachbarn. Frau Nachbarin „greift mein Wissen ab“ und stellt mir eine Frage. Natürlich zu Outlook.
„Sag mal: ich möchte mehrere Personen einladen, aber so, dass sie sich nicht gegenseitig sehen; also ich möchte sie auf BCC setzen. Wo schalte ich das bei einer Besprechungseinladung ein?“
Meines Wissens geht das nicht, denn der Witz an Einladungen ist ja, dass jeder jeden im Terminplanungs-Assistenten sehen kann.
Mein Vorschlag, einen Termin zu erstellen und diesen als Anlage an alle BCC zu senden, stieß auf keine Gegenliebe: „Ich will ja die Leute einladen. Sie sollen zu- oder absagen. Das will ich ja in meinem Kalender sehen. Aber so, dass DIE nicht die Mailadressen der anderen sehen.“
Schwierige Aufgabe – ich weiß keine Lösung dafür.
Und schon wieder eine Frage zu Outlook:
Hallo Hr. Dr. Martin,
Kann man sich in dieser Tabelle, welche die Suchergebnisse im Kalender zeigt, eine Spalte zum Anzeigen des Antwortstatus darstellen lassen?
schöne Frage, Herr L.,
Sie möchten die Besprechungen von Outlook durchsuchen und von jeder gefundenen Besprechung die Liste der eingeladenen Personen und deren Antwort sich anzeigen lassen?
Sie können sich die Liste der eingeladenen (erforderlichen) Teilnehmer anzeigen lassen und Ihren eigenen Besprechungsstatus; aber ich finde kein Feld für den Antwortstatus der eingeladenen Personen.
Ich sehe schon – bei all diesen Fragen – da fehlt noch viel in Outlook.
Outlook-Schulung.
Sehr schöne Frage: wie kann ich die bedingte Formatierung so verwenden, dass Mails, die aus meiner Firma kommen, in einer Farbe dargestellt werden, Mails von extern in einer anderen Farbe.
Ich wüsste nicht, wie man das einstellen kann. Über die bedingte Formatierung kann ich nur eine Person (oder mehrere Personen) einstellen; jedoch nicht „intern“ und „extern“.
Schade, denn beim Abwesenheitsassistenten habe ich diese Möglichkeit:
Outlook ist leider (auch hier) nicht konsistent.
Nachtrag: meine Kollegin Angelika Meyer hat die Idee, dies mit einer Regel zu überprüfen. Immerhin, man kann dort alle Mails, deren Absender in „meinem“ Firmenadressbuch gefunden werden, mit einer Kategorie belegt werden und damit mit einer Farbe versehen werden:
Und die anderen?
Schöne Frage gestern in der Outlook-Schulung: Wie kann ich eine Regel erstellen, bei der alle Mails, bei denen ich auf BCC gesetzt wurde, in einen bestimmten Ordner verschieben?
Ich weiß es nicht. Geht wahrscheinlich nicht. Oder?
Im Moment nervt mich Outlook sehr. Beim Drücken einer Tasten verschwindet die Mail, an der ich schreibe, in den Ordner „Entwürfe“.
Gestern ist mir beim Schreiben einer Mail folgendes passiert: die Zeilen schieben sich übereinander:
Ich klappe die Mail aus und sehe:
Nicht wirklich schön!
Also: Mail speichern; Outlook beenden; Kopf schütteln; Outlook erneut öffnen – dann klappt es!
Seltsam – Outlook nervt auch!
Erstaunliches Outlook.
In einem Ordner befinden sich mehrere Hundert Mails. Eine davon ist ungelesen. Ich finde sie nicht. Na – kein Problem, denke ich und füge das Feld „Gelesen“ aus der Feldliste hinzu. Leider kann man DARÜBER nicht sortieren:
Okay – noch ein Versuch: Filtern.
Erstaunlicherweise kann ich nach gelesen/ungelesen filtern:
Geht doch! Trotzdem: seltsam!
Outlook-Schulung. Eine Teilnehmerin sagt, dass sie in Outlook über Ansicht den Aufgabenbereich „Aufgaben“ eingebunden hat. Allerdings werden die Aufgaben nur in diesem Aufgabenbereich angezeigt, wenn sie nach Outlook Heute (also auf ihr Postfach) wechselt.
Die Ursache ist schnell gefunden und erklärt: es gibt zwei Arten von Aufgaben: solche, die man selbst erstellt (sie heißen Aufgaben) und Mails, die man zur Nachverfolgung kennzeichnet (auf Wiedervorlage legt).
Damit die zwei unterschiedlichen Aufgaben zusammengefasst sind, kann man die Aufgaben von der Aufgabenliste in die Aufgaben schieben.
Verwirrende Begrifflichkeiten!
In der letzten Outlook-Schulung erzählt mir ein Teilnehmer, dass er gerne mit Kategorien arbeitet. Er hat sich mehrere Kategorien angelegt und weist den Mails diese Kategorien zu. Manche Mails liegen auch auf zwei Kategorien. Dann sortiert (also gruppiert) er nach Kategorien. Soweit so gut.
Nun möchte er eine Mail aus einer Kategorie löschen. Diese Mail steht jedoch ein zweites Mal in einer anderen Kategorie. DORT soll sie jedoch nicht gelöscht werden. Er will auch nicht die Kategorie von der Mail entfernen, da die Kategorie im Archivordner noch benötigt wird.
Er hat die Antwort selbst gegeben: Er kopiert die Mail, so dass sie zwei Mal vorhanden ist. Eine andere Lösung habe ich auch nicht gefunden.
Ich bin verblüfft. Und irritiert.
Nicht nur Excel nervt – manchmal auch andere. Gestern hat mich Outlook erstaunt.
Outlook-Schulung. Wir sortieren unsere Mails nach Kategorien und nach den Fähnchen zum Nachverfolgen, indem ich auf die Überschrift klicke:
Eine Teilnehmerin möchte nach beidem sortieren: zuerst nach Kennzeichnungsstatus und anschließend nach Kategorie. Kein Problem: Über die Registerkarte Ansicht öffne ich die Ansichtseinstellungen und klicke dort auf die Schaltfläche „Sortieren“. Ich sortiere nach „Kennzeichnungsstatus“ und anschließend? Ich finde die „Kategorien“ nicht.
Okay, in den „verfügbaren Feldern“ gibt es „Alle Dokumentfelder“. Und dort „Kategorien“. Aber das führt zur Frage, ob ich eine neue Spalte hinzufügen möchte:
Ein Klick auf „Ja“ und ich habe eine weitere leere Kategorienspalte.
Erstaunlich: beim Suchen-Dialog gibt es weder eine Liste „Alle Felder“ noch kann ich die Kategien finden, um danach zu sortieren.
Und: ein erster Klick auf die Überschrift „Kategorie“ und ein zweiter auf „Kennzeichnungsstatus“ bewirkt nicht das Gewünschte: Outlook hat eigene Sortiervorstellungen.
Habe ich etwas übersehen? Oder nervt Outlook auch? Manchmal.
Outlook-Schulung. Die Teilnehmerin möchte den Lesebereich ausschalten. Ich zeige ihr, dass man das im Menü Ansicht desaktivieren kann:
Allerdings: sie möchte den Lesebereich für alle Ordner, Unterordner, Unterunterordner ausschalten …
Ich wüsste nicht, wo und wie man DAS deaktivieren kann.
Hübsche Frage in der letzten Outlookschulung: Wie kann ich die Schrift in der Ordner im Ordnerbereich vergrößern.
Meine Antwort: ich wüsste nicht wie! Man kann die Ordnerschrift nicht ändern, sie nicht farblich unterlegen oder auf andere Art kennzeichnen …
Ich sollte doch eine Seite „Outlook-nervt“ eröffnen. In letzter Zeit werde ich häufig mit Outlook-Fragen, Outlook-Problemen und Outlook-Wünschen konfrontiert. Beispielsweise mit folgendem Wunsch:
Sehr geehrter Herr Martin,
Sie haben vor geraumer Zeit einen Outlook-Kurs für meine ganze Abteilung abgehalten und weil Sie Spezialist im Outlook sind möchte ich mich mit einer Frage vertrauensvoll an Sie wenden. Ich hoffe das ist in Ordnung für Sie.
Ich versuche das Problem zu erklären:
Wir haben 2 Kunden die eine ähnliche Email Adresse haben:
die eine fängt mit „contoso“ an die andere mit „re-contoso“.
Fakt ist, dass wenn man die im Email-Feld „An“ angibt, dass man die leicht verwechseln kann.
Genau das ist auch kürzlich passiert und somit hat ein Kunde die Unterlagen vom anderen Kunden erhalten, was sehr problematisch ist.
Jetzt meine Frage an Sie:
Gibt es eine Möglichkeit, dass man bei diesen 2 Email-Adressen so eine Art Sperre generiert? Wie zum Beispiel durch ein Fenster mit der Frage: sind Sie sicher, dass Sie diese Email an diese Adresse versenden möchten?
Es würde mich sehr freuen, wenn Sie sich mit mir in Kontakt setzen würden.
Bis dahin wünsche ich Ihnen noch einen schönen Tag.
Mit freundlichen Grüßen
Hallo Frau L.,
mit einer Regel geht so etwas leider nicht – eine Regel kann man nur erstellen für „Mail die an … gesendet wurde“.
Aber mit einem kleinen VBA-Skript geht das:
Wechseln Sie auf der rechten Seite über das Dropdown zu Application:
Es öffnen sich folgende Codezeilen:
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
End Sub
Dieses Ereignis überwacht das Senden einer Mail. Dort hinein muss folgender Code, so dass das Ganz dann so aussieht.
Option Compare Text
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
On Error Resume Next
If Item.To Like „contoso“ Then
If MsgBox(„Wollen Sie diese Mail wirklich an “ & Item.To & “ senden?“, vbInformation + vbYesNo + vbDefaultButton2) = vbNo Then
Cancel = True
End If
End If
End Sub
Versuchen Sie es am besten mit dem Namen einer Kollegin (oder Ihrem Namen). Sie können Groß- und Kleinschreibung ausschalten, indem Sie VOR das Makro den Befehl
Kommen Sie damit klar?
schöne Grüße
René Martin
Wir haben es heute zusammen an ihrem Rechner implementiert. Sie ist sehr glücklich über das Ergebnis.
Hi Angelika,
Gestern habe ich eine ganz interessante Outlook-Frage erhalten. Wie siehst du das:
„Bspw
versende ich einen Termin im Outlook an 200 Teilnehmer und erhalte rund 50 Absagen,
soweit so gut. Sende ich jedoch ein Update dieses Termins, so erhalten auch
jene Teilnehmer welche sich abgemeldet haben, wieder meine Info. Ich erhalte
nun Antworten von Menschen welche sich ja schon eingangs bei mir abgemeldet
haben und mir erneut und entnervt mitteilen, dass sie nicht kommen können.
Ich weiss, dass in IBM Lotus Notes, all jene Teilnehmer welche sich einmal für
den Termin abgemeldet hatten, dann auch keine nervigen Updates mehr erhalten.“
Meine Antwort wäre: das geht nicht. Outlook geht davon aus, dass eine Absage nicht eine Absage zu dem TERMIN ist, sondern zu dem ZEITPUNKT an dem der Termin stattfindet. Deshalb wird ein Verschieben den Leuten mitgeteilt als Möglichkeit JETZT teilzunehmen.
Wie siehst du das? Oder weißt du einen Schalter? Ich würde ihr raten die Leute, die abgesagt haben aus der Einladung rauszuwerfen … Dann könnte es aber sein … oder? Oder einfach einen kleinen Kommentartext in die Einladung zu schreiben.
René
Hallo guten Morgen,
Ja, René, es ist genau so, wie Du es sagst.
Man könnte künftig vielleicht eine Umfrage vorschalten, wer überhaupt Lust auf die Veranstaltung hat und dann nur die zum Termin einladen, die Ja gesagt haben. Da passt es dann auch bei Verschiebungen
Viele Grüße von Angelika
Outlookschulung. Es kam eine Frage zur Lesebestätigung. Ich sende mehrere Mails mit Lesebestätigung an verschiedenen Personen.
Einige haben einen grünen Haken, andere nicht !?! Diejenigen mit einem grünen Haken haben beim Öffnen eine Gruppe „Anzeigen“:
Wenn ich auf den „Status“ klicke, sehe ich die Liste der Mails – ohne Antwort – obwohl ich die Lesebestätigung bejaht habe.
Bei den anderen fehlt diese Gruppe – obwohl eine Lesebestätigung dranhängt.
Auch hier habe ich meine Kollegin gefragt – sie wusste auch keine Antwort. Auch hier muss ich mit einem Schulterzucken verbleiben. Sorry … Wenn ich noch etwas erfahre, melde ich mich wieder. Kennst du die Antwort auf diese Frage / die Lösung für dieses Problem?
Vorgestern in der Outlook-Schulung. Eine Teilnehmerin fragt mich, warum sie ihre Ordner nicht verschieben kann. Damit ein Ordner an erster Stelle stehe, müsse sie einen Unterstrich einfügen. Ich glaube es erst, als ich es sehe und wundere mich sehr.
Wir suchen eine ganze Weile und werden fündig:
Schaltet man in Outlook in der Registerkarte „Ordner“ die Option „Alle Ordner von A nach Z anzeigen“ ein, werden sie sortiert, können jetzt aber in ihrer Reihenfolge nicht mehr verschoben werden!
Böse! Böse! Sehr böse! Auch Outlook kann widerlich sein!
Ich markiere alle Anlagen einer Mail und lösche sie mir [Umschalt] + [Entf]:
Die Meldung:
Dies wird endgültig gelöscht. Okay – ja – löschen!
Allerdings: ich hatte die Mails im Posteingang markiert und endgültig gelöscht. Auch dort die gleiche Meldung:
Dies wird endgültig gelöscht.
In solchen Momenten hat man dann plötzlich sehr viel Zeit. Was tun?
Laptop hochfahren.
Internetverbindung trennen.
Die Mails des Posteingangs in einen anderen Ordner kopieren.
Internetverbindung einschalten.
Schweiß von der Stirn wischen.
Microsoft verfluchen wegen des undifferenzierten Wortes „DIES“.
In der letzten Outlook-Schulung kam folgende interessante Frage:
Wie kann man in Outlook die Aufgabenbereiche „Kalender“ und „Aufgaben“ so einstellen, dass statt „heute“ und „morgen“ das Datum in der Titelleiste steht?
Meines Wissens geht das nicht. Ebenso wenig wie ich im Posteingang diese Texte durch das Datum ersetzen kann:
Ich habe eine Weile gebraucht, bis ich verstanden habe. Ich lese in der Mail:
Im Bereich I. Aktivitäten habe ich noch eine Auswertung gefunden, um fehlende Zeilen zu ergänzen:
durchschnittl. erledigte Besuchskontakte (pro Tag & Betreuer): oben angeführtes Excel Zeile 7 Spalte AN => für die Gesamtliste
und weiter unten:
Aus folgenden Excel können nachstehende Zeilen befüllt werden:
JC-/Studentenkonten Stk: (die Summe aus Jugendkonten und Studentenkonten )
Dann verstehe ich. Sie verwendet Lotus Notus Notes als Mailprogramm. Dort werden die Dateien IN die Mail eingefügt. In meinem Outlook werden die Anlagen oben angezeigt. Immerhin – in der Reihenfolge, in der sie in die Mail eingefügt wurden. Und so kann ich auch leicht die Datei finden, wenn sie schreibt:
Aus folgenden Excel können nachstehende Zeilen befüllt werden:
Outlook-Schulung in einer Firma. Im Schulungsraum.
Nach einer Weile fragt eine Teilnehmerin, warum ihre ungelesenen Mails nicht fett dargestellt werden. Normalerweise sieht der Posteingang folgendermaßen aus:
Bei ihr jedoch so:
Ich prüfe die Grafikauflösung des Bildschirms, die Regeln von Outlook, die Optionen … nichts! Die Mails sind wirklich ungelesen, wie ein Blick ins Kontextmenü zeigt. Man könnte sie auf „gelesen“ setzen:
Irgendwann dämmert es mir. Ich schaue in den Bedingten Formatierungen der Ansichtseinstellungen nach. Und tatsächlich: DORT werde ich fündig. Die Bedingung für die ungelesenen Mails wurde deaktiviert.
Wer macht denn so etwas? Nun – der Teilnehmer oder die Teilnehmerin, der oder die zuletzt den Computer benutzt hat, und diese Option nicht mehr zurückgestellt hat …
Manchmal nervt auch Outlook!
Hallo Rene bzgl. Outlook habe ich eine Frage: Kann ich unabhängig von den anderen Wochentagen und deren Farbe, den aktuellen Arbeitstag durch eine Markierung hervorheben? Theoretisch funktioniert Outlook als Tabelle und bei der kann ich ja einzelne Spalten per Farbe hervorheben
Zwar ist Mittwoch mit einem etwas dunklerem Grün von dem helleren Grün für Donnerstag abgegrenzt, jedoch aus meiner Sicht nicht stark genug … ich möchte z.B. Mittwoch die Spalte 27.08.2020 in Gänze gelb markieren
Hallo Barbara, meines Wissens kann man die Farbe des aktuellen Tags nicht ändern. Umgekehrt: du kannst auch in Word, Excel & co nicht die Farbe der Markierung ändern. LG :: Rene
PS: Über Farben in Outlook haben schon einige genörgelt – da gäbe es noch einiges anzupassen: die Grundfarben, die Outlook zur Verfügung stellt, die 25 Farben für die Kategorien, …
Ich möchte gerne Knäckebrot und Smørrebrød in der AutoKorrektur in Word, PowerPoint oder Outlook hinterlegen. Ich schreibe diese beiden Wörter in das Dokument und markiere sie. Smørrebrød wird nicht erkannt. Okay.
Rufe ich die AutoKorrektur beim Knäckebrot auf, schlägt mir Word vor, ein Kürzel für dieses Wort zu hinterlegen:
Bei Smørrebrød jedoch schlägt mir Word vor diesen Fehler durch ein korrekt geschriebenes Wort zu ersetzen:
Ich bin nicht glücklich. Wie kann man eine Tastenkombination in einem Programm für verschiedene Dinge verwenden?
Outlook
Ich erstelle Schnellbausteine. Ich arbeite gerne damit – entweder wähle ich sie aus der Liste aus oder ich trage den Namen des Autotextes in meine Mail ein und drücke anschließend [F3].
Jedoch: Wenn ich eine Mail beantworte, springt [F3] in das Suchen-Feld. Ebenso wie [Strg] + [E] oder [Alt] + [Q]:
Erst, wenn ich die Mail „ausklappe“, also abdocke, dann bewirkt [F3] wieder: ersetze Name des Schnellbausteins durch den dahinter liegenden Inhalt:
Merkwürdig. Ich erstelle in Outlook ein Makro, das eine Mail mit Anhang versendet:
Private Sub MailVersenden()
Dim olApp As Application
Dim olMail As MailItem
Set olApp = Application
Set olMail = olApp.CreateItem(olMailItem) ' olMailItem = 0
With olMail
.To = "rene.martin@compurem.de"
.Subject = "Beratungscheckliste Privatkunden"
.Attachments.Add Source:="D:\Eigene Dateien\Excel\Kundeninformationen.xlsx"
.Body = "Diese Mail wurde automatisch erstellt."
.Send
End With
MsgBox "Das Dokument wurde erfolgreich per Mail gesendet.", vbInformation
End Sub
Klappt! Ich versuche es in Excel. Kopiere den Code, ändere ihn ein wenig, weil ich dort mit late binding arbeite:
Private Sub MailVersenden()
Dim olApp As Application
Dim olMail As MailItem
Const olMailItem As Integer = 0
Set olApp = Application
Set olMail = olApp.CreateItem(olMailItem) ' olMailItem = 0
With olMail
.To = "rene.martin@compurem.de"
.Subject = "Beratungscheckliste Privatkunden"
.Attachments.Add Source:="D:\Eigene Dateien\Excel\Kundeninformationen.xlsx"
.Body = "Diese Mail wurde automatisch erstellt."
.Send
End With
MsgBox "Das Dokument wurde erfolgreich per Mail gesendet.", vbInformation
End SubDas Ergebnis:
Erst wenn ich den Namen des Parameters „Source“ lösche, funktioniert es:
Ich vermute, dass „Object“ nicht korrekt in MailItem konvertiert werden kann.
Merkwürdig!
Manchmal bin ich selbst verblüfft.
Gestern: Outlook-Schulung. Ich beginne diese Schulungen immer mit dem Satz: „Es sehr viele unterschiedliche Darstellungen der Elemente. Die meisten Einstellungen finden Sie in der Registerkarte Ansicht.“
Im Laufe der Schulung kam folgende Frage: „Ich habe jeden Tag mehrere Teams-Einladungen. Ich muss im Kalender immer die Einladungen öffnen, auf den Link klicken. Am Abend sind dann ein halbes Dutzend Fenster offen, die ich einzeln schließen muss. Kann ich nicht auf den Link klicken OHNE die Einladung zu öffnen?
Die Antwort:
Blenden Sie im Kalender den Lesebereich ein. Dann können Sie auf den Link klicken ohne etwas zu öffnen oder zu schließen.
Der Teilnehmer war zufrieden.
PS: Manchmal (ich habe noch nicht herausgefunden, wann nicht), kann man auch über das Kontextmenü an der Teamsbesprechung teilnehmen.
In Outlook-Schulungen bin ich immer wieder verblüfft, was Teilnehmer gerne hätten. Oder umgekehrt: was Outlook nicht kann.
Ein Teilnehmer wollte seine Ordner farblich kennzeichnen. Oder mit Bildern versehen, damit er sie schneller findet.
Geht natürlich nicht. Geht auch nicht im Windows-Explorer. Auch wenn ich seinen Wunsch verstehe.
Ich verstehe auch folgenden Wunsch der Teilnehmerin: Wenn man im Outlook-Kalender Feiertage importiert, sind sie immer „frei“. Schön wäre es, wenn diese Feiertage für anderen Kollegen und Kolleginnen als gebucht gekennzeichnet wären.
Das kann man weder beim Import einstellen noch im Nachhinein mit einem Klick über die Listenansicht oder ähnliches umwandeln. Schade!
Kennt ihr das? Manchmal liefert Outlook beim Suchen nicht alle Ergebnisse. Oder filtert nicht korrekt. Es bleibt immer das Gefühlt, dass die Maschine im Hintergrund schneller läuft als Ergebnisse an der Oberfläche angezeigt werden können. Dieser Screenshot zeigt es: Im Ordnerbereich wird eine ungelesene Mail angezeigt – die Filterung über die Registerkarten liefert 0 ungelesen Mails. Ja – was nun?
Ein Telefongespräch: „Hallo Herr Martin, haben Sie meine Mail erhalten?“ – „Nein, antworte ich wahrheitsgemäß.“ – „Seltsam – ich habe die doch letzte Woche an Sie geschickt!“ – „An welche Adresse?“ Sie liest die Email-Adresse vor – meine neue, die ich seit zirka drei Monaten habe. Hängt mit den verschiedenen Microsoft-Paketen zusammen … anderes Thema. Ich schaue noch einmal nach – nichts! Auch nicht im Spam-Ordner. Ich verabschiede mich mit einem „Vielen Dank für den Hinweis – ich prüfe das mal.“ Und fange an zu prüfen:
Sende mir selbst eine Mail an besagte Adresse. Kommt an.
Bitte meinen Freund von einem anderen Rechner von seinem Account mir einem Mail zuzusenden. Kommt an. Ich schaue genau hin. Mein Postfach in Outlook der Adresse, die auch im Impressum zu finden ist, sieht so aus:
Meine „neue“ Mailadresse weist folgendes Postfach in Outlook auf:
Und tatsächlich: in der Registerkarte „Sonstige“ finde ich auch die Mail der Dame, mit der ich telefoniert hatte. Ich könnte platzen: Wer macht denn so etwas? „Relevant“ als Standardoption in Outlook? Aber nicht bei allen Konten? Und – wer entscheidet, was relevant ist? Schließlich habe ich der Frau schon eine Einladung zu einer Teams-Besprechung geschickt. So unrelevant kann das wohl nicht sein!
Hallo Herr Martin, das mit der Autokorrektur funktioniert leider nur dann, wenn sich während des Schreibens nicht automatisch die Sprache ändert.Haben Sie in der Email z.B. englischsprachige Passagen, so kann es passieren, dass das System im Hintergrund auf einmal auf Englisch umstellt.Wenn Sie dann „lg“ eingeben, bleibt auch in der Email „lg“ stehen.Viele Grüße
Danke für den Hinweis, Herr H., das ist richtig: wenn Sie oder Outlook die Sprache umstellen (Übrigens: in Excel, Word & co ist dies anders!), stellt das Programm eine andere Liste der AutoKorrektureinträge zur Verfügung. Und damit „verschwinden“ auch selbst erstellte Einträge, die an die Sprache gebunden sind. schöne Grüße und trotzdem viel Spaß mit Outlook wünscht ::: Rene Martin
Ein Kurs gehalten. Die Teilnehmer hatten englische Oberfläche; spanische Tastatur. Ich habe bei mir diese beiden Sprachpakete installiert; in EXCEL umgeschaltet – und nun sieht mein Outlook wie folgt aus:
Okay; ich kann damit leben; aber komisch ist es schon …
Was Menschen so alles machen!
Gestern in der Outlook-Schulung zeige ich, dass man mit der Tastenkombination [Umschalt] + [Entf] sich den Umweg über den Papierkorb / gelöschte Elemente / Trash sparen kann. Ein Teilnehmer meldet sich und sagt, er habe eine merkwürdig andere Meldung:
Klar – er hat die Tastenkombination [Strg9 + [Entf] gedrückt …
Outlook-Schulung. Wir diskutieren über Einträge im Kalender. Die Firmenrichtlinie verlangt: „Bitte verwenden Sie nur „gebucht“ oder „frei“.
Eine Teilnehmerin beschwert sich: „Wenn ein Termin bei mir nicht frei ist, bin ich unbedingt gebucht. Es kann auch andere Grünge haben, wenn ich außer Haus bin. Urlaub, Kur, Dienstreise, Messe, Seminar, …“ Ich gebe ihr recht: einige Begriffe in Outlook sind nicht grlücklich gewählt: „Privat“ heißt nicht unbegingt „privater Termin“, sondern; „ich möchte nciht, dass meine Kollegen sehen, was für einen Termin ich habe (beispielsweise Vorstellugnsgespräch). Den Abwesenheitsassistenten „außer Haus“ zu nennen, wurde ebenso kritisiert wie auch der Begriff „Suchordner“. Besser wäre: „gespeicherte Suche“ oder „Link auf Suchkriterien“.
Outlook-Schulung. Vieles fehlt in diesem – eigentlich – sehr guten Mailprogramm. Beispielsweise ist es nicht möglich die Arbeitsstunden für jeden Tag unterschiedlich anzulegen. Also beispielsweise Mo: 08.00 – 14:00 Uhr :: Di: 08:00 – 18:00 Uhr :: Mi: 14:00 – 20:00 Uhr …
Schade!
Wir haben es so gelöst, dass jeder seinen frühesten Arbeitsbeginn einträgt und sein spätestes Ende. Und die Zeiten, die er nicht arbeitet durch einen Serientermin „abwesend“ kennzeichnet. So kann jeder sehen, wer wann im Büro ist.
Gestern in der Outlook-Schulung hat ein Teilnehmer gefragt, warum Outlook (Kontakte) nicht mehr als Excelmappe speichern kann. Die Antwort – ich weiß nicht, warum diese Export-Option entfernt wurde. Zwar kann man in eine CSV-Datei speichern:
Das Öffnen durch Excel funktioniert nicht richtig
weil die Daten durch Kommata getrennt wurden. Benennt man die Datei mit der Endung TXT und öffnet sie nun Excel, wo mal das Komma als Trennzeichen wählt, dann klappt es:
Jedoch: schon einige wenige Tests zeige, dass DIES nicht der Weisheit letzter Schluss ist … Wenn ich Kontakte von einem Rechner zu einem anderen exportieren möchte, so verschicke ich sie per Mail.
Hallo zusammen,
zuallererst (wer es noch nicht gelesen hat): ich habe in die letzte Mail Abstimmungsschaltflächen eingebaut, weil ich davon ausgegangen bin, dass in JEDER Outlook-Version diese sichtbar sind. Pustekuchen – in einigen Versionen waren diese Schaltflächen nicht sichtbar – sorry, wusste ich nicht; heißt: man darf Abstimmungsschaltflächen nur firmenintern verwenden (schade, eigentlich). Danke an Angelika fürs mit-mir-Ausprobieren.
Outlook nervt auch. Gestern in der Outlook-Schulung stellte eine Teilnehmerin folgende Frage: Sie verschickt ab und zu Mails an mehrere Kunden, die alle auf BCC gesetzt werden, da sie nicht wissen sollen, wer diese Mail noch erhält:
Sie druckt die Mails nun aus. Das Problem: beim Ausdruck erscheinen die Namen, die auf BCC gesetzt wurden, nicht:
Die einzige Lösung, die mir eingefallen ist, war: die Namen aus der BCC-Zeile kopieren, die Mail öffnen, und über die Aktionen als „Nachricht bearbeiten“. Nun kann man die Namen einfügen. Und anschließend ausdrucken …
Outlook nervt auch!
Schnellbausteine sind so praktisch: Kürzel eintragen und [F3] drücken. Leider klappt dies nicht in Antwortmails, die nicht ausgeklappt (früher: nicht abgedockt) sind.
Dort bewirkt die Funktionstaste, dass die Suche in den Mails aktiviert wird …
Manchmal bringt Outlook eine lustige Meldung, wenn ich versuche die Mail zu löschen.
„Der Vorgang kann nicht ausgeführt werden, da die Nachricht geändert wurde.“
Nein, liebes Outlook – ICH habe diese Nachricht nicht geändert. Keine Ahnung, welche Hintergrundaktivitäten ausgeführt werden. Und nein – ich versende die Mail nicht. Ein bisschen warten, dann darf ich löschen …
Hallo Herr Martin,
keine Ahnung warum, aber bei meinem Outlook ist die Funktion Gelöschte Elemente wiederherstellen deaktiviert.
Eigentlich müßte diese aktiv sein, wenn man aus dem Ordner Gelöschte Elemente E-Mails gelöscht hat. Ist aber nicht der Fall.
Woran könnte das liegen?
Vielen Dank für Ihre Antwort.
Hallo Herr F.,
Sie haben einen Exchange-Server? Wenn nein – dann steht Ihnen diese Funktion auch nicht zur Verfügung
schöne Grüße
Rene Martin
Hallo Herr Martin,
schon wieder so eine schnelle Antwort. Vielen Dank.
Jetzt dämmert es wieder. Ist also nur bei Exchange-Server möglich. Daran hatte ich nicht mehr gedacht.
Ihnen einen schönen Feierabend.
Gestern in der Outlook-Schulung. Es kam die Frage auf, wie man Texte für Mails hinterlegen kann. Ich habe vier Varianten gefunden:
Vier schöne Lösungen … aber alle nicht perfekt.
Ein paar Tage unterwegs. Windows hat sich neue Installationen besorgt. Eine habe ich entdeckt: In Outlook erscheint nun die Laufrichtung des Kalenders von rechts nach links. Sehr komisch, Outlook!
Ich habe eine Weile suchen müssen. Diese Option findet sich in Datei / Optionen / Erweitert in der Gruppe „Rechts nach Links“. Dort kann man die Laufrichtung ändern. Netter, verspäteter Nikolausscherz!
Outlook nervt mal wieder. Ich möchte an eine Mail eine andere Mail anhängen. Ich stelle fest, dass der Dialog „Element anfügen“ keine Möglichkeit des Sortierens oder Filterns bietet. Er lässt sich noch nicht einmal verbreitern!
Also doch in Ruhe im Postausgang (oder Posteingang) suchen und dann per Drag & Drop in die neue Mail rüberziehen …
Outlook nervt auch!
Ich erstelle einen neuen Ordner in meinen Outlook-Kontakten (Personen).
Ich verschiebe meine Kontakte in den neuen Ordner.
Nun taucht jeder Geburtstag zwei Mal in meinem Kalender auf!
Eigentlich ganz hübsch – so kann man ganz oft Geburtstag an einem Tag haben. Wird man dann auch um so viele Jahre älter?
Heute in der Outlook-Schulung hat sich eine Teilnehmerin beschwert, dass das Selektieren einer Mail für Outlook nicht bedeutet: „Mail gelesen“. Man hat sie erst „gelesen“, wenn man auf eine andere Mail klickt. Das bedeutet: in der Taskleiste zeigt das Briefsymbol ungelesene Mail(s) an, obwohl die eine letzte erhaltene Mail gelesen wurde (halt eben nur nicht deselektiert wurde). Und: Wenn man diese Mail anklickt und in einen Ordner verschiebt, zeigt Outlook an, dass dort eine „ungelesene“ Mail steckt. Man muss in den Ordner wechseln; die Mail erneut auswählen; wegklicken – dann erst ist die Mail gelesen. Uff!
Auch Outlook nervt.
Hallo René,
ich habe eben eine Datei direkt über Excel als Anhang an eine Outlook Email verschickt. Symbol „Email“ aus Schnellleiste.
Dann habe ich einen Text in der Mail geschrieben und die Mail verschickt.
Nun traten zwei Phänomene auf: Die Email wurde nicht in „gesendete Objekte“ gespeichert (ist auch über Suchfunktion nirgens, auch nicht im Papierkorb) und (noch ärgerlicher), der Text der Email wurde nicht mit übermittelt.
Kennst Du das?
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Hallo Bettina,
das ist lustig – ich habe heute von einer großen Firma hier in München (Deutsches Patentamt) eine Mail erhalten, in der sich fragen, was da passiert. Habe es vorhin bei getestet – bei mir klappt alles: Mail ist in den „gesendeten Objekten“ und Anhang ist dran.
Ich verwende IMAP. Kann es damit zusammenhängen? Vielleicht hat der Exchange-Server / POP3 Schwierigkeiten?
Ich bleibe dran – ist wohl eher ein Outlook-Problem, denn ein Excel-Phänomen
Liebe Grüße
Rene
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Gestern in der Outlook-Schulung hat sich ein Teilnehmer beschwert, warum man die Schriftfarbe hinter der Schaltfläche „Schriftart“ findet. (in der Bedingten Formatierung)
Er hat recht – das ist nicht glücklich formuliert.
Gerade eben habe ich gelacht als ich für eine Schulung Feiertage in Outlook eingefügt habe: Am 31.12. ist Sylvester. Da hat Microsoft wohl zu viel Rambo geschaut … Abgesehen davon ist Silvester doch gar kein Feiertag … Egal – man kann knallen …
Übrigens: Hätte ich Zeit, würde ich gerne weitere Blogs unterhalten!