Der vierte Tee mit Rum. So langsam beginnt die Erkältung Spaß zu machen.
Gestern in der Outlook-Schulung. Es kam die Frage auf, wie man Texte für Mails hinterlegen kann. Ich habe vier Varianten gefunden:
- Die Autokorrektur (geht in Excel auch). Fand keinen großen Anklang
- Die Schnellbausteine (in Excel haben wir benutzerdefinierte Listen). „Okay – merken wir uns“
- Vorlagen (gibt es in Excel auch). Problem: Beim Antworten auf eine Mail kann keine Vorlage verwendet werden. Schade. Ein Teilnehmer suchte im Internet; fand eine Lösung. Allerdings ein kostenpflichtiges Add-In, mit dem man Vorlagen bei Antworten verwenden kann.
- QuickSteps. Dort kann man Text speichern. Leider nicht formatieren. Und leider auch keine Vorlagen verwenden. Schade.
Vier schöne Lösungen … aber alle nicht perfekt.
Methode Nr. 5
Man kann wiederkehrende Standardmails auch als Signatur erstellen.
Im Signatureditor ist es allerdings nicht weit her mit Formatierungen.
Daher erstelle ich die komplette Mail mit Word, schreibe die Variablen (Name, Datum usw.) als XXX und hinterlege diese gelb. Dann überseh ich vor dem Absenden nix.
Anschließend kopier ich die fertig formatierte Mail in den Signatureditor und speicher unter einem sprechenden Namen ab.
Den Betreff hab ich fett als erste Zeile, die ich dann aus dem Mailtext ausschneide und ins Betreff-Feld kopiere.
Ideal für Eingangsbestätigungen, Vertröstungen usw.