Kategorie: Listen

Filtern klappt nicht

Alles ist weg, filtern

Seltsam – ich könnte schwören, dass Kunden aus München in dieser Liste stehen. Die Liste des Autofilters zeigt allerdings keinen an.

Der Grund ist: es wurde bereits ein Filter eingeschaltet (hier: in der Spalte „Name2“). Möglicherweise sind zufällig alle Münchner Daten auf diese Art weggefiltert. Hier sieht man den gesetzten Filter zufälligerweise – es könnte jedoch sein, dass die Spalte, in der der Filter gesetzt wurde, außerhalb des Bildschirms steht.

Tipp: Dann werfen Sie einen Blick in die Registerkarte „Daten“ – wenn dort das Symbol „Löschen“ aktiv ist, so ist noch irgendwo ein Filter gesetzt.

Wo sind die Kunden aus München?

Wo sind die Kunden aus München?

Schalten Sie zuerst den einen Filter aus und dann den zweiten Filter ein.

Schalten Sie zuerst den einen Filter aus und dann den zweiten Filter ein.

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Die Ausführung dieses Befehls ist bei einer nicht zusammenhängenden Mehrfachmarkierung nicht möglich

Text in Spalten

Eigentlich klar – der Assistent „Daten / Text in Spalten“ funktioniert nur dann, wenn nur EINE Spalte markiert ist.

Übrigens: Er funktioniert auch dann nicht, wenn Teile der Spalte einzeln mit der [Strg]-Taste markiert wurden.

Nur eine Spalte darf markiert sein.

Nur eine Spalte darf markiert sein.

Nur eine Spalte darf markiert sein

Eine Spalte darf nicht in Teilen mit gedrückter [Strg]-Taste markiert werden.

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Hier gibt es schon Daten. Möchten Sie diese ersetzen?

Text in Spalten

Eine merkwürdige Fehlermeldung, die auftritt, wenn Sie den Assistenten „Text in Spalten“ verwenden, den Sie im Register „Daten“ finden. Er kann zwei Ursachen haben:

1. Einige der Texte haben mehrere Trennzeichen und würden tatsächlich Daten überschreiben (hier im Beispiel „Peter J. Krebs“, dessen Nachname in der Spalte „Position“ stehen würde.

2. Es befinden sich Formatierungen in den Zellen, beispielsweise in Zeile 1 – die lila Hintergrundfarbe. Das genügt für Excel um von „Daten“ auszugehen.

Tipp: Wenn Sie unsicher sind, kopieren Sie die Spalte auf ein leeres Tabellenblatt und trennen dort die Daten. Schauen Sie sich dann das Ergebnis an.

Der Assistent "Daten / Text in Spalten"

Der Assistent „Daten / Text in Spalten“

Er würde Daten überschreiben.

Er würde Daten überschreiben.

Oder Formate werden als Daten identifiziert.

Oder Formate werden als Daten identifiziert.

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Daten verschwinden beim Filtern

Alles ist weg, filtern

Erstaunlicherweise verschwinden die Daten, wenn ich nach der Postleitzahl filtere. Warum?

In diesem Fall wurde die PLZ als Zahl eingetragen (was man daran erkennen kann, dass sie rechtsbündig in der Zelle stehen). Wenn Sie nun die Zahlen mit „Beginnt mit 5“ oder „5*“ oder „5????“ filtern, dann vermischen Sie Text und Zahl. Das Ergebnis – Excel findet keinen Datensatz mit einem Postleittext, der mit 5 beginnt.

Die Lösung: Filter Sie „größer oder gleich 50000 und kleiner 60000“. dann klappt es.

Filtern klappt nicht.

Filtern klappt nicht.

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Pivottabellenassistent

Pivottable

Wenn Sie schon mit Excel 2003 (oder noch älteren Versionen) gearbeitet haben, haben Sie sich vielleicht gefragt, wo denn der alte Pivottabellen-Assistent geblieben ist. Damit konnte man mehrere Excel-Tabellen zusammenfassen.

Nun die Antwort ist einfach: Er ist seit Office 2007 nicht verschwunden, sondern nur sehr versteckt: Man muss ihn als Symbol in die Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Er befindet sich beispielsweise in der Kategorie „Nicht im Menüband enthaltene Befehle“ und heißt „PivotTable- und PivotChart-Assistent“.

Der "alte" Pivottabellen-Assistent, mit dem man mehrere Bereiche zusammenfassen konnte.

Der „alte“ Pivottabellen-Assistent, mit dem man mehrere Bereiche zusammenfassen konnte.

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Für diese Aktion müssen alle verbundenen Zellen dieselbe Größe haben

Fehlermeldungen, Listen

Beim Sortieren erscheint eine „lustige“ Fehlermeldung statt dem Ergebnis der Sortierung.

Der Grund: einige der Zellen sind verbunden (hier: der Vorgesetzte). Dadurch werden aus mehreren Zellen jeweils eine Zelle. Diese kann nun nicht sortiert werden.

Die Lösung: Markieren Sie das gesamte Arbeitsblatt und heben mit einem Klick den Zellverbund aller Zellen wieder auf.

Sortieren funktioniert nicht.

Sortieren funktioniert nicht.

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Wie geht denn das? Namen statt Spaltenköpfe?

filtern, sortieren

Eine Kollegin hat in einer Exceltabelle stallt den Spaltennamen A | B | C … die sprechenden Überschriften der Tabelle: Kundennummer | Vorname | Nachname. Wie geht denn das?

Die Antwort: Wenn man eine Liste als Tabelle formatiert (Einfügen / Tabelle), und nun in der Registerkarte „Entwurf“ die Formatvorlage löscht, ebenso wie den Autofilter (Register „Daten“), dann wird beim Scrollen nach unten die Überschrift anstelle der Spalteköpfe angezeigt.

Sprechende Namen statt Spaltenköpfe

Sprechende Namen statt Spaltenköpfe

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Sortieren und Filtern – geht nicht!

filtern, sortieren

Es muss nicht immer der Schutz einer Tabelle sein, warum sortieren und filtern verhindert wird.

Ein Blick in die Titelzeile liefert den Hinweis, dass mehrere Tabellen ausgewählt wurden. Deshalb sind alle Befehle der Registerkarte „Daten“ inaktiv. So etwas passiert häufig, wenn man statt mit [Strg]+[Bild ↓] auf das nächste Blatt mit der Tastenkombination [Shift]+[Strg]+[Bild ↓] beide Tabellenblätter auswählt. Oder wenn man man Wechseln auf ein anderes Tabellenblatt fälschlicherweise die [Shift]-Taste gedrückt hält. Leider sieht man an den Farben der Registerkarten nicht gut, dass mehrere Tabellenblätter ausgewählt wurden. Die Titelzeile jedoch verrät es …

Sortieren und Filtern funktioniert nicht.

Sortieren und Filtern funktioniert nicht.

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Pivottabelle – geht nicht!

Fehlermeldungen, Listen

Oft werde ich gefragt, was die Fehlermeldung „Der Datenquellenverweis ist ungültig“ bedeutet. Warum man keine Pivottabelle erstellen kann. Die Antwort liegt meistens darin begründet, dass sich der Cursor außerhalb der Datenquelle (der Liste) befindet und Excel somit keine Tabelle „findet“.

Lösung: Entweder den Cursor zuvor in die Liste setzen oder im Dialogfeld den Bereich auswählen.

Pivottabelle geht nicht.

Pivottabelle geht nicht.

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