Medardus – Seite 13 – Excel nervt …

ABC-Analyse im Diagramm

7. März 2015 Medardus Diagramme schummeln

Mein Chef möchte unbedingt mit eines Diagramms eine ABC-Analyse visualisiert haben. Das Problem: Ich erhalte jede Woche neue Daten unserer Produkte. Das bedeutet: Ich müsste jede Woche die Daten neu sortieren, berechnen, das Diagramm erstellen und die kumulierten Bereich <80%, beziehungsweise <95% neu formatieren.

ABC-Analyse

Die Antwort: Wenn Sie sich mit Funktionen ein wenig auskennen, funktioniert es auch dynamisch:

* Berechnen Sie mit der Funktion =KGRÖSSTE die größte Zahl. Verwenden Sie hierzu die Funktion ZEILE(), damit Sie die Funktion nach unten ziehen können.

* Lassen Sie sich mit VERGLEICH die Zeilennummer anzeigen

* Ermitteln Sie die Artikelbezeichnung mit INDEX

* Berechnen Sie den Prozentwert

* Berechnen Sie den kumulierten Prozentwert

* Lassen Sie sich mit einer WENN-Funktion in einer neuen Spalte die Zahlen anzeigen, die <80% sind. Die übrigen erhalten den Wert 0.

* Lassen Sie sich mit einer WENN-Funktion in einer neuen Spalte die Zahlen anzeigen, die sowohl >=80% als auch <95% sind (mit einem UND). Die übrigen erhalten den Wert 0.

* Lassen Sie sich mit einer WENN-Funktion in einer neuen Spalte die Zahlen anzeigen, die >=95% sind. Die übrigen erhalten den Wert 0.

Die berechneten Werte

Wenn Sie nun neue Werte erhalten, wird das Diagramm „neu gezeichnet“.

Veränderte Werte

Ein Kommentar Diagramme, dynamisches Diagramm

Diagramme schummeln XIV

6. März 2015 Medardus Diagramme schummeln

Ich würde es ja anders machen. Aber mein Chef besteht darauf. Er möchte unbedingt ein Netzdiagramm haben. Ich konnte ihn nicht überzeugen, dass ein Balken- oder Liniendiagramm besser geeignet wäre. Nun – wie mache ich es, dass die Linienenden nicht miteinander verbunden sind, sondern als Stäbe aus der Mitte herausragen?

Gewünschtes Netzdiagramm

Die Antwort: Sie müssen die Daten etwas anders anordnen – schreiben Sie jeweils unter jeden Wert eine Null – dann wird das Ende des Stabes mit dem Mittelpunkt verbunden. Den Rest können Sie sicherlich formatieren.

Das fertige Diagramm

Kommentar hinterlassen Diagramme

Ohne einen einzigen Feiertag

5. März 2015 Medardus Excel rechnet gar nicht, Oberfläche

Warum klappt das nicht? Ich habe versucht – genau wie im Internet erklärt – einen Kalender zu erstellen. Ich habe die Feiertage berechnet und versuche auf meinem Kalender die Feiertage mit der Funktion ZAEHLENWENN anzeigen zu lassen. Aber er tut es nicht. Nicht einen einzigen Feiertag!

Die bedingte Formatierung funktioniert nicht.

Die Antwort: Sie haben statt ZÄHLENWENN ZAEHLENWENN geschrieben. Erstaunlicherweise übergeht die bedingte Formatierung Tippfehler in den Funktionsnamen und – liefert gar nichts!

Mit ZÄHLENWENN funktioniert es!

2 Kommentare zählenwenn

TEILERGEBNIS – gar kein tolles Ergebnis

5. März 2015 Medardus Dateneingabe

Was mache ich falsch? Ich wollte – genau wie mein Kollege – Teilergebnisse in ein Tabelle einfügen. Der Assistent ist easy – dachte ich – aber das Ergebnis alles andere als cool. Oder?

Teilergebnis – cool ist das nicht!

Die Antwort: Sie müssen die Daten zuerst sortieren – dann erhalten Sie ein voll cooles Ergebnis. Der Assistent sortiert leider nicht automatisch.

Wenn man vorher sortiert, sieht das Ergebnis viel besser aus.

Kommentar hinterlassen Teilergebnis

Transponieren – nicht nur in der Musik

4. März 2015 Medardus Fehlermeldungen

Ich erhalte oft Listen. Dummerweise sind häufig Zeilen und Spalten vertauscht. Ich weiß, dass man sie transponieren kann. Ich habe es genau so gemacht wie immer: markiert, kopiert, Inhalte einfügen / Transponieren. Aber heute kommt eine merkwürdige Fehlermeldung. Warum?

Transponieren ….

… und eine Fehlermeldung

Die Antwort: Sie dürfen die Daten, die Sie transponieren, nicht an die gleiche Stelle einfügen, an der sich die Daten befinden. Sie müssen sie an eine andere Stelle kopieren. Die Auswahl spielt dabei keine Rolle.

Übrigens: Hier ist Excel nicht konsequent: beim Inhalte Einfügen darf ich auch an der gleichen Stelle die Inhalte einfügen, beispielsweise wenn ich die Formeln durch die Werte ersetzen möchte. Aber nur bei diesem Punkt nicht. Also: Andere Stelle und alte Daten löschen … marsch, marsch!

Transponieren – aber nur an eine andere Stelle

Kommentar hinterlassen Inhalte einfügen, transponieren

Tastenkombinationen

2. März 2015 Medardus Dateneingabe

Ich verstehe es nicht. Wir hatten bis vor Kurzem Excel 2007. Dort konnte ich bequem mit den Tasten [Strg] + [Shift] + [1] … [6] Zahlen formatieren. Aber irgendwie geht das nicht mehr so richtig.

Die Antwort: Stimmt in Excel 2003 und 2007 waren belegt:

[Strg] + [Shift] + [1] -> Zahl mit zwei Nachkommastellen

[Strg] + [Shift] + [2] -> Zahl; wissenschaftliche Schreibweise

[Strg] + [Shift] + [3] -> Datum

[Strg] + [Shift] + [4] -> Währung

[Strg] + [Shift] + [5] -> Prozentzahl

[Strg] + [Shift] + [6] -> Standardzahlenformat

In Excel 2010 und 2013 wurde die Tastenkombination [Strg] + [Shift] + [3] entfernt – jetzt kann man Zahlen als Datum mit [Strg] + [#] formatieren. Dafür schaltet [Strg] + [#] nicht mehr in die Formelanzeige um, wie früher. Das ist leider nicht konsequent! Ich vermute, da hat jemand bei Microsoft nicht aufgepasst. Ist das ein Trost – auch in der englischsprachigen Version funktioniert ab Excel 2010 [Strg] + [Shift] + [3] nicht mehr.

Kommentar hinterlassen Tastenkombinationen

Bedingte Formatierung bei Diagrammen

1. März 2015 Medardus Diagramme schummeln

Hallo Du. Ich liebe die bedingte Formatierung. Klasse Sache. Kann ich die eigentlich auch bei Diagrammen einsetzen?

Die Antwort: Nicht direkt. Aber mit einem kleinen Trick funktioniert es.

Bedingte Formatierung bei Diagrammen

Man muss zusätzlich zu der Spalte der Werte noch eine berechnete Spalte einfügen. Wenn man beispielsweise das Maximum und das Minimum farblich kennzeichnen möchte, kann man berechnen:

=WENN(B2=MAX($B:$B);B2;0)

=WENN(B2=MIN($B:$B);B2;0)

Diese Reihen übernimmt man in das Diagramm und legt sie vor die anderen Balken. Die Werte 0 befinden sich ja am Boden – sind also nicht sichtbar. Werden nun die drei Reihen mit jeweils unterschiedlichen Farben formatiert, erkennt man gut den oder die Spitzenwerte und das Minimum oder die kleinsten Werte.

Mit einem Trick funktioniert es.

Übrigens: Mit einem ähnlichen Trick kann man sich auch nur den größten und den kleinsten Wert als Zahl anzeigen lassen. Leider funktioniert die bedingte Formatierung hier nicht. Werden die Zahlen jedoch benutzerdefiniert mit

0;0;““;““

formatiert, dann werden die Nullwerte ausgeblendet. Und die Diagramme übernehmen es als Beschriftung.

Nur die größten und kleinsten Zahlen werden angezeigt.

Selbstverständlich ist das Diagramm dynamisch. Das heißt: Nach Ändern eines Wertes erscheinen die entsprechenden Zahlen und Farben.

Das Diagramm ist dynamisch.

Kommentar hinterlassen Diagramme, dynamisches Diagramm

Doppelklick – und schwupp – weg ist er

28. Februar 2015 Medardus Dateneingabe

Wenn ich früher auf eine Zelle einen Doppelklick gemacht habe, zeigte er mit den Inhalt der Zelle, beispielsweise die Formel, an. Seit einer Weile funktioniert das nicht mehr – mit einem Doppelklick hüpft er zur Seite. Ach ja – ich bin ganz sicher, dass ich weder auf den Rand der Zelle noch auf das Kästchen einen Doppelklick gemacht habe.

Doppelklick auf die Zelle

… und schwupp – weg ist er!

Die Antwort: Sehen Sie mal in den Optionen nach. Sicherlich haben Sie die Option „Direkte Zellbearbeitung zulassen“ ausgeschaltet.

Direkte Zellbearbeitung – wenn nicht, dann werden die Zellen markiert, mit denen Excel rechnet.

Übrigens: die Funktionstaste [F2] funktioniert immer – egal welche Option Sie eingeschaltet haben.

Kommentar hinterlassen Doppelklick

Teile und herrsche …

27. Februar 2015 Medardus Merkwürdige Formeln

TEILERGEBNIS. Ich versteh mal wieder gar nichts. Ich habe eine Liste. Darunter stehen drei Funktionen:

=SUMME(C2:C42)

=TEILERGEBNIS(9;C2:C42)

=TEILERGEBNIS(109;C2:C42)

Drei mal erhalte ich den Wert 20.205.490.

TEILERGEBNIS

So weit, so klar. Wenn ich nun filtere, liefert TEILERGEBNIS mit der 9 das Gleiche wie TEILERGEBNIS mit der 109. Natürlich einen anderen Wert wie die Summe.

TEILERGEBNIS bei gefilterten Daten

Ich schaue in die Hilfe, um den Unterschied zwischen der Konstante 9 und 109 – beides Mal die Funktion SUMME zu ermitteln. Dort lese ich:

„ist eine Zahl von 1 bis 11 (bezieht ausgeblendete Werte ein) oder von 101 bis 111 (ignoriert ausgeblendete Werte), die festlegt, welche Funktion bei der Berechnung des Teilergebnisses innerhalb einer Liste verwendet werden soll.“ HÄ? Ich habe doch ausgeblendet. Trotzdem ist das Ergebnis das Gleiche!

Die Hilfe – nicht wirklich eine Hilfe …

Die Antwort: „ausgeblendete Werte“ ist unglücklich formuliert. Excel meint die Zelle, die SIE ausgeblendet haben (beispielsweise mit der rechten Maustaste oder [Strg] + [9]). Er bezieht sich dabei nur auf „manuell“ ausgeblendete Zellen oder durch Gruppierung ausgeblendete Zellen, aber nicht auf ausgeblendete Zellen durch Filtern!

Beim Ausblenden von Zeilen wird der Unterschied zwischen 9 und 109 beim TEILERGEBNIS deutlich.

4 Kommentare Teilergebnis

Mini-Kommentar

26. Februar 2015 Medardus Kommentare

Manchmal sehe ich so einen kleinen Kommentar. Warum?

Sehr „dünner“ Kommentar

Die Antwort: Wenn Sie einen Kommentar in die erste Zeile einfügen, diese Zeile fixieren und befinden sich nun weiter unten im Tabellenblatt, dann schafft es Excel nicht, den gesamten Kommentar anzuzeigen.

Die Lösung: Fügen Sie entweder den Kommentar in eine andere Zelle ein oder heben Sie die Fixierung auf. Oder blenden Sie den Kommentar ein und vergrößern ihn nun „per Hand“ mit der Maus.

Kommentar hinterlassen Kommentare

Vorhin war es noch da – ich schwör’s!

26. Februar 2015 Medardus Zellformate

Wo ist denn mein Symbol „Linien“? Oder hieß es „Rahmen“? Vorhin habe ich es doch noch verwendet?

Das Symbol „Rahmenlinien“ ist weg …

Die Antwort: Wenn Sie das Kombinationsfeld „Rahmenlinien“ aufklappen und ein anderes Symbol, beispielsweise „Rahmenlinie entfernen“ wählen, dann wird dieses angezeigt. Sie müssen die Liste wieder aufklappt – dann finden Sie alle Rahmeneinstellungen.

Es wurde durch ein anderes Symbol ersetzt …

Kommentar hinterlassen Linien, Rahmen

Varus, Varus, wo sind deine Optionen?

25. Februar 2015 Medardus Alles ist weg, Dateneingabe

Warum darf ich nichts in den Optionen eintragen? Habe ich keine Berechtigung? Hat mir der Systembetreuer die Optionen weggenommen – so wie Arminius den Römern die Truppen – damals …?

Optionen sind inaktiv

Die Antwort: In Excel 2007 sind die Optionen inaktiv, wenn sich der Cursor in einer Zelle befindet. Sie müssen erst die Eingabe beenden. Dann gelangen Sie in die Optionen. Leider sieht man den linken Teil der Bearbeitungsleiste nicht – denn sonst würde man dort den Haken und das „x“ sehen – als Zeichen dafür, dass Sie noch am Schreiben sind und die Eingabe noch nicht beendet haben.

Übrigens: In Excel 2010 und 2013 wurde das geändert – sollte sich dort der Cursor noch in einer Zelle befinden, so wird die Eingabe automatische bestätigt, wenn Sie über „Datei“ in den Backstagebereich wechseln.

Kommentar hinterlassen Excel 2007, Optionen

Einfügen, einfügen – immer nur einfügen …

25. Februar 2015 Medardus Merkwürdig übersetzt

Ich habe gestern eine Excelschulung besucht. Der Trainer hat immer gesagt „klicken Sie auf Einfügen!“ Ich habe immer falsch geklickt. Warum hat er das nicht richtig gesagt?

so viel einfügen …

Das ist ein sprachliches Problem … An mehreren Stellen verwendet Excel den Begriff „Einfügen“. Eigentlich hätte der Trainer genau sagen müssen – „Klicken Sie auf die Registerkarte „Einfügen“ oder Klicken Sie im Register „Start“ in der Gruppe „Zwischenablage“ auf das Symbol „Einfügen“ oder: Klicken Sie im Register „Start“ in der Gruppe „Zellen“ auf den Befehl „Einfügen / Blatt einfügen“ oder ähnliches.

Übrigens: Kopieren und Einfügen heißt im Englischen Copy & Paste – also eigentlich (hinein)kleben – wurde also im Deutschen anders übersetzt. Deshalb findet sich in der englischen Multifunktionsleiste nur zwei Mal der Befehl „Einfügen“ – als Beschriftung einer Registerkarte und als Symbol im Register „Home“.

Umgekehrt: Auch „Seitenlayout“ gibt es als Registerkarte und als Symbol (in „Ansicht“) – im Englischen „Page Layout“. Auch „Überprüfen“ und „Datenüberprüfung“ kann man leicht verwechseln … (im Englischen: „Review“ und „Data Validation“ …)

Insert (und Paste)

Kommentar hinterlassen einfügen, paste

In der Mitte und doch nicht in der Mitte

24. Februar 2015 Medardus Zellformate

Ich verstehe es nicht. Ich möchte drei Überschriften jeweils in die Mitte der Spalte bringen. Ein Klick auf das Symbol zentriert sie, aber zusätzlich erscheint eine Frage:

„Beim Verbinden von Zellen bleibt nur der Wert der obersten linken Zelle erhalten, alle anderen Werte werden verworfen.“

Zentrieren

Die Antwort: Ja, ja, ich weiß: einige Symbole sind nicht so glücklich beschriftet. Im Register „Start“ befinden sich zwei „verbinden“-Symbole – genauer: „verbinden“ und „verbinden und zentrieren“. Während das erste Symbol die Inhalte jeweils in einer Zelle zentriert, macht das zweite Symbol eine „große“ Zelle aus allen Zellen und zentriert den Inhalt darin. Stehen nun in den markierten Zellen mehrere Texte oder Zahlen werden sie gelöscht.

Sie haben recht: Zuerst wird der Inhalt in jeder Zelle zentriert angezeigt (was nicht ganz logisch ist) und nach dem Bestätigen werden alle Zellinhalte gelöscht – bis auf einen. Einer gewinnt eben!

Zwei Mal zentrieren

Kommentar hinterlassen zentrieren

Bin ich nicht kompatibel?

24. Februar 2015 Medardus Datenaustausch

Warum zeigt Excel in der Statuszeile „Kompatibilitätsmodus“ an? – Ich habe die Datei doch als Excel 2013 im XLSX-Format gespeichert?

Kompatibilitätsmodus

Die Antwort: Wenn Sie eine XLS-Datei öffnen und in der aktuellen Version (XLSX) speichern, so hat Excel die Datei noch nicht „konvertiert“. das können Sie beispielsweise daran erkennen – das Tabellenblatt hat „nur“ 65.536 Zeilen. Erst wenn Sie die Datei schließen und wieder öffnen, haben Sie den vollen Umfang von 1.048.576 Zeilen zur Verfügung.

Ein Kommentar Kompatibilitätsmodus

Hier gibt es schon Daten. Möchten Sie diese ersetzen?

23. Februar 2015 Medardus Dateneingabe

Ärgerlich: Beim Ausschneiden und Einfügen fragt Excel nicht, ob er die (schon vorhandenen) Daten überschreiben darf, beim Verschieben mit der Maus (Drag & Drop) erscheint eine Warnmeldung. Nicht konsequent, oder?

Ausschneiden und Einfügen ohne Warnmeldung

Drag & Drop mit Warnmeldung

Ein Kommentar ausschneiden, einfügen

Diagramme schummeln XII

23. Februar 2015 Medardus Diagramme schummeln

Das Beispieldiagramm aus dem Beitrag „Balken mit Werten und Prozenten“sieht schon ganz gut aus. Aber kann ich im Vergleich dazu noch eine gestapelte Säulenreihe auf dem gleichen Diagramm haben. Also etwa so:

So sollte es aussehen

Die Antwort: dafür sind einige Schritte nötig. Schreiben Sie die Daten wie folgt in die Tabelle und erstellen daraus ein Diagramm mit gruppierten Säulen:

Die Daten

Schritt I

Anschließend wechseln Sie Zeile und Spalte, damit die Beschriftungen bei der x-Achse verwendet werden:

Zeile und Spalte wechseln

Schließlich legen Sie die die eine Balkenreihe auf eine Sekundärachse

Sekundärachse

und verkleinern bei der anderen Achse das Maximum auf 1 (= 100%).

Maximum: 100% (=1)

Schalten Sie die Datenbeschriftung ein und formatieren sie:

Datenbeschriftung

Verändern Sie die Abstandsbreite, damit die eine Balkenreihe vor der anderen steht:

Abstandsbreite

Wandeln Sie das Diagramm nun in ein gestapeltes Diagramm um. Die prozentualen Werte wurden transparent formatiert.

Gestapeltes Diagramm (100%)

Lassen Sie sich dort die Werte anzeigen:

Beschriftungen

Die Achsenbeschriftungen kann man wegformatieren:

Ohne Achsenbeschriftung

oder natürlich auch anzeigen lassen:

Mit einer Achse

Wichtig: Löschen Sie die Dummy-Überschrift „xxx“!

Den Rest nach Gusto zu formatieren dürfte dann kein Problem mehr darstellen:

Das (fast) fertige Diagramm

Kommentar hinterlassen Diagramme

Punkte ist verboten! Blasen und Kurs auch!

21. Februar 2015 Medardus Merkwürdige Diagramme

Warum darf ich mein Diagramm nicht in ein Punktediagramm verändern?

Punkte (X Y) – geht nicht!

Die Antwort: Ich weiß es nicht. Aber ich weiß, dass PivotCharts, also Diagramme, die auf Pivottabellen aufgesetzt wurden, nicht als Typ Punkt (X Y), Blase oder Kurs dargestellt werden können. Alles andere geht.

Wenn Sie es möchten, müssen Sie die Pivottabelle kopieren, an anderer Stelle als Inhalte einfügen und DARAUF ein Diagramm aufsetzen.

Kommentar hinterlassen Diagramme

Mein Excel ist meiner Zeit voraus

21. Februar 2015 Medardus Datenaustausch, Dateneingabe

Nun habe ich eine Frage. Ich habe eine Liste, in der ich Aufträge eintrage – mit Datum und Stunden und so weiter. Vor Kurzem hat mein Kollege diese Datei „in den Fingern“ gehabt, etwas von „Verbesserung“ gemurmelt; aber – nachdem ich die Datei nun geöffnet habe, waren sämtliche Datumsangaben um vier Jahre und einen Tag in die Zukunft verschoben. Haben Sie eine Erklärung hierfür?

Die ursprüngliche Datei

Die gleiche Datei nach Änderung

Die Antwort: Ich lese es leider oft in Büchern und Internetforen; aber ich rate davon ab. Excel beginnt seine Datumsberechnungen im Jahre 1900. Das hat zur Folge, dass man weder ein Datum vor dem 01.01.1900 eingeben kann noch eine negative Uhrzeit (sie würde nun auch als Datum/Uhrzeit vor 1900 interpretiert werden). Viele umgehen nun das Problem mit negativen Uhrzeiten, indem sie das Datum im Jahre 1904 beginnen lassen – somit könnten sie einige Stunden (und Tage) mit negativen Uhrzeiten umgehen. Das Problem dabei ist jedoch: Befinden sich in dieser Datei bereits Datumsangaben, dann werden sie um vier Jahre verschoben – der eine Tag resultiert aus den Schalttagen. Schalten Sie diese Option wieder zurück und lösen das Problem mit negativen Uhrzeiten beispielsweise mit Hilfe einer WENN-Funktion:

Beginn: 1904

Kommentar hinterlassen 1904, Zukunft

Texte verschwinden

20. Februar 2015 Medardus Text in Spalten

Ist Ihnen folgendes Phänomen schon aufgefallen? In einer Tabelle, die aus einem anderen System kommt, stehen in einer Spalte Adressinformationen – dummerweise Vorname und Nachname durch ein Leerzeichen getrennt, ebenso Postleitzahl und Ort. Noch schlimmer – die drei Adresszeilen wurden durch eine Zeilenschaltung ([Alt] + [Enter]) getrennt. Wenn Sie nun den Assistenten „Text in Spalten“ (Registerkarte „Daten“ verwenden, dort das Leerzeichen als Trennzeichen angeben:

Daten trennen

dann verschwinden die Daten, die hinter der Zeilenschaltung standen:

Daten verschwinden

Die Lösung: Man müsste die Zeilenschaltungen durch ein anderes Zeichen ersetzen, beispielsweise so:

=WECHSELN(A2;ZEICHEN(10);“/“)

Anschließend die Formel in Werte umwandeln (Inhalte einfügen) und dann erst kann man die Daten vernünftig trennen. Schon merkwürdig, dass einfach Daten verschwinden …

Mit WECHSELN kann man ersetzen.

Kommentar hinterlassen wechseln

Einsam bist du klein aber gemeinsam …

19. Februar 2015 Medardus Excel rechnet gar nicht

Geht das nicht?

Ich habe eine Liste. darin befinden sich in einer Spalte Vornamen, in einer anderen Nachnamen. Das Verketten mit

=D2&E2

klappt hervorragend. Aber – darf ich denn kein Leereichen zwischen Vor- und Nachname schreiben. Ohne – das wäre schon ganz schön doof.

Verketten

Die Antwort: Natürlich geht es. Aber Sie dürfen nicht das Leerzeichen direkt eingeben, sondern müssen es als Leerzeichen kennzeichnen. Also so

=D2&“ „&E2

Dann funktioniert es. Und: Vergessen Sie nicht das zweite Verkettungszeichen „&“!

Übrigens: Ich finde es erstaunlich, dass Excel das Leerzeichen akzeptiert – eigentlich sind Leerzeichen in Formeln verboten und werden mit einer Fehlermeldung quittiert!

Kommentar hinterlassen &, Texte zusammenfügen, verketten

Balken mit Werten und Prozenten

17. Februar 2015 Medardus Diagramme schummeln

Hallo zusammen. Mal ne Frage. Mein Kollege hat ein supertolles Diagramm gemacht, das sich auch ändert, wenn die Daten geändert werden. Aber ich dachte immer, dass es nicht möglich ist, auf einem Balken Prozentwerte UND Absolutzahlen anzuzeigen. Wie hat er denn das gemacht?

Balken – prozentual und absolut

Die Antwort: Es ist auch nicht möglich. Aber man kann sich mit einem Trick behelfen: Schreiben Sie die Daten in Excel und berechnen Sie die Prozentwerte. Erstellen Sie ein Diagramm „gruppierte Säulen“, also die Säulen nebeneinander.

Gruppierte Säulen

Die Balken liegen hintereinander. Markieren Sie eine Reihe und weise Sie dieser eine Sekundärachse zu. Nun erscheinen auf der einen Achse die Prozentwerte, auf der anderen die Absolutwerte.

Sekundärachse

Lassen Sie sich die Werte anzeigen. Wenn Sie möchten, können Sie die „großen“ Zahlen um 90° drehen, die Prozentwerte über die Balken stellen.

Beschriftung

Formatieren Sie nun die Sekundärachse weg (Achtung: Nicht löschen!). Der Rest dürfte dann kein Problem mehr darstellen.

Sekundärachse wegformatieren

Ein Kommentar Balkenbeschriftung, Diagramme, Prozent

Gruseliges Excel!

16. Februar 2015 Medardus Symbole falsch beschriftet

Ich habe einen Kollegen. Man könnte ihn liebevoll Quatschkopf oder Frechdachs nennen oder sich über seine Späße freuen. Mann kann es aber auch anders sehen – das möchte ich hier nun doch nicht schreiben.

Auf alle Fälle: Vor Kurzem war er an meinem Rechner und hat etwas verstellt. Immer wenn ich Excel öffne, dann sehe ich folgendes Excel. Natürlich kann ich alte Dateien öffnen und damit arbeiten – aber für neue Dateien – das geht gar nicht! Was hat er denn gemacht? Und: wie bekomme ich es wieder weg?

Spalten- und Zeileköpfe – mal anders …

Die Antwort: Wenn Sie genau hinschauen, stellen Sie fest, dass eine sehr merkwürdige Schrift eingestellt ist. Die Schrift wirkt sich nicht nur auf die Zellen aus, sondern auch auf die Zeilen- und Spaltenköpfe. Netterweise nicht auf das Menüband.

Wechseln Sie in die Optionen und legen Sie dort „diese Schriftart fest, die Sie als Standardschriftart verwenden“ möchten.

Man kann „lustige“ Schriftarten für die Zeilen- und Spaltenköpfe verwenden.

Kommentar hinterlassen Spaltenköpfe, Überschriften, Zeilenkopf

Fußballer stehen auf dem Kopf

16. Februar 2015 Medardus Merkwürdige Diagramme

Ich habe auch mal ne Frage. Ich wollte ein Diagramm erstellen, bei dem in der ersten Spalte Namen von Fußballern stehen; in der zweiten Spalte Text-Informationen, in der dritten Spalte die Zahlen, aus denen ein Diagramm erstellt wird. Allerdings stehen die Texte senkrecht – ich finde leider keine Möglichkeit sie waagrecht zu formatieren.

Gedrehte Fußballer

Die Antwort: Ich fürchte, das geht nicht in Excel. Diese Option gibt es leider nicht (wie auch noch einige weitere bei der Diagrammbearbeitung). Sie haben lediglich die Möglichkeit sämtliche Informationen in eine Spalte zu schreiben – dann werden sie horizontal dargestellt.

Horizontale Fußballspieler

Kommentar hinterlassen Diagramme

Warum er und nicht ich?

15. Februar 2015 Medardus Dateneingabe

Ein Kollege hat mir den genialen Trick gezeigt, dass man mit einem Doppelklick auf das kleine, schwarze Kästchen rechts unten eine Formel bis nach unten ziehen kann. Toll – das spart mir viel Arbeit.

Allerdings: Warum geht das nicht bei meinem Excel?

Doppelklick funktioniert

Doppelklick funktioniert nicht.

Die Antwort: Bis Excel 2007 wird bei einem Doppelklick auf das Kästchen die Formel soweit herunter gezogen, wie die Spalte links neben der Formelspalte gefüllt ist. Erst ab Excel 2013 (Ihr Kollege verwendet Excel 2013) wird die Formel bis zum Ende des zusammenhängenden Bereiches (den Sie mit [Strg] + [*] ermitteln können) gezogen. EIne angenehme Verbesserung, die Sie im „alten“ Excel leider noch nicht haben.

Kommentar hinterlassen Doppelklick, herunterziehen

Kopflos durch Excel

15. Februar 2015 Medardus Alles ist weg

Hi, ich habe mal eine Frage. Ein Großrechensystem exportiert unsere Auftragszahlen nach Excel allerdings ist dann der „Kopf weg“. Warum? Kann man das verhindern? Es ist lästig – ich muss immer die Datei speichern ([Strg] + [S]), zumachen ([Alt] + [F4]), Excel und die Datei wieder aufmachen.

Kopflos durch Excel

Die Antwort: Einige System sind fehlerhaft programmiert oder haben mit Absicht die Multifunktionsleiste ausgeblendet. Egal was die Ursache dafür ist – wahrscheinlich kommen Sie an das Datenbanksystem nicht ran (außer Sie finden den Verantwortlichen …). Allerdings: Mit dem Makro:

Application.ExecuteExcel4Macro „Show.Toolbar(„“Ribbon““, true)“

kann man sich das Ribbon wieder anzeigen lassen. Diese Codezeile können Sie in ein Makro legen, in der persönlichen Arbeitsmappe speichern und ein Symbol dafür in die Symbolleiste für den Schnellzugriff legen.

Übrigens: Wenn Sie true durch false ersetzen, wird es wieder ausgeblendet.

Kommentar hinterlassen Multifunktionsleiste

Wer suchet, der findet – Nö!

13. Februar 2015 Medardus Dateneingabe

Ich werde noch wahnsinnig. Ich weiß, wenn ich nichts markiere, durchsucht Excel das gesamt Tabellenblatt. Wenn ich etwas markiere, durchsucht er nur den markierten Bereich. Aber leider nicht immer.

Beispiel: Ich markiere die Spalte D (Vorname) und suche dort den Text „Martin“. Er springt allerdings nach F71, wo er korrekt, aber nicht gewünscht, die „Martinsgasse“ findet. Woran liegt das?

Ich markiere und suche …

… aber Excel findet nicht (da wo er finden soll)

Die Antwort: Öffnen Sie im Suchendialog die Optionen. Sicherlich haben Sie (von der letzten Suche) noch eingestellt, dass er nicht auf dem (aktuellen) Blatt suchen soll, sondern in der (gesamten) Arbeitsmappe, das heißt: in allen Blättern. Deshalb ignoriert er Ihre Markierung. Klar – einer hat Vorrang – hier ist es die Arbeitsmappe. Schalten Sie dort wieder auf „Blatt“ um. Dann klappt die Suche im ausgewählten Bereich.

Die Suche – Nicht lokal, sondern global

Kommentar hinterlassen suchen

Sortieren – leider nicht überall

12. Februar 2015 Medardus sortieren

Ich sortiere häufig Listen. Meistens funktioniert es auch. Aber leider – manchmal zeigt er einfach nicht alle Überschriften an. Beim zweiten oder dritten Anlauf klappt es dann. Woran kann das liegen?

Sortieren – leider nicht überall.

Die Antwort: Wenn Sie genau hinschauen, sehen Sie, dass Sie die Spalte „Ort“ (Spalte E) markiert haben. Deshalb schlägt Excel nur die Spalten zum Sortieren vor.

Das heißt: Entweder Sie markieren nichts oder die gesamte Tabelle. Ich empfehle nichts zu markieren. Wenn Sie unsicher sind, ob Excel wirklich den gesamten Bereich sortiert, drücken Sie die Tastenkombination [Strg] + [*]. Dann markiert Excel den zusammenhängenden Bereich, den er ohne Selektion sortieren würde.

Kommentar hinterlassen sortieren

Eine unerwartete Sortierreihenfolge?!

11. Februar 2015 Medardus sortieren

Eigentlich wollte ich nur die Liste nach den Gerätenamen sortieren.

Eine „normale“ Sortierung?

Und dann diese Meldung:

Meldung

Der folgende Sortierschlüssel enthält Zahlen, die als Text formatiert wurden und kann daher eine unerwartete Sortierreihenfolge ergeben.

Die Antwort: Sie haben die Spalte, in der die Gerätebezeichnungen stehen, als Text formatiert, was hinsichtlich der Artikelbezeichnungen vernünftig ist. Nun „weiß“ Excel nicht, ob die Zahlen der Größe nach (also nach dem Wert) sortiert werden sollen oder als Texte, das heißt alphabetisch von links nach rechts gelesen.

Übrigens: Interessant: Wenn Sie auf eine Zelle innerhalb der Spalte klicken und das Symbol „Nach Größe sortieren“ verwenden (A↓Z oder Z↓A), erhalten Sie diese Frage nicht.

Kommentar hinterlassen sortieren, Text, Text und Zahlen, Zahlen

Was hat er, das ich nicht habe?

10. Februar 2015 Medardus Merkwürdige Diagramme

Wenn meine Kollegen Diagramme backen, dann sehen sie immer so schön aus. Die Diagramme, nicht die Kollegen. Was kann ich nur machen, dass meine Diagramme auch so hübsch sind? Links sehen Sie ein Diagramm von denen, rechts meins.

Schön ist hässlich – hässlich schön …

Die Antwort: Da Sie das Diagramm markiert haben, sehe ich deutlich, dass Sie die Zahlen markiert haben. Genauer: Nicht nur die Zahlen, sondern auch noch einen Bereich außenrum. Und dieser wird ins Diagramm mit eingefügt. Deshalb haben Sie im Diagramm so viele Lücken davor und danach. Tipp: Markieren Sie nichts und klicken Sie nur in den Datenbereich. Excel „holt“ sich den korrekten Bereich und erstellt darauf den Entwurf eines Diagramms. So hat es mit Sicherheit Ihr Kollege gemacht.

Kommentar hinterlassen Diagramme

Kann INDIREKT keine Tabellen?

10. Februar 2015 Medardus Fehlermeldungen

Hallo. Ich habe eine Frage. Ich weiß, dass Excel nicht alles kann. Aber fragen kann man ja mal.

Ich habe für meinen Chef eine Liste in Excel erstellt. Habe über Erstellen / Tabelle eine Tabelle daraus gemacht. So weit, so gut.

Die Tabelle

Ich klicke in eine andere andere Zelle nebenan und erzeuge eine Summe:

Eine Spalte wird summiert.

Die Formel lautet:

=SUMME(Tabelle1[April])

Über ein Dropdownfeld kann man die Monate auswählen:

Die Monatsliste

Und nun meine Frage. Eigentlich liebe ich die Funktion INDIREKT. Eine prima Sache. Aber kann sie nicht diese Formel zusammenbauen? Etwas so:

=SUMME(„Tabelle1[„&INDIREKT(„O2″)&“]“)

INDIREKT liefert einen Fehler.

Die Antwort: Nein – nicht ganz – Sie müssen die Anführungszeichen anders setzen und INDIREKT VOR den gesamten Text stellen. Wenn Sie Formel wie folgt zusammenbauen, dann klappt es:

=SUMME(INDIREKT(„Tabelle1[„&O2&“]“))

Natürlich kann INDIREKT das.

Kommentar hinterlassen INDIREKT, Tabelle

Die Tabelle ist weg

9. Februar 2015 Medardus Alles ist weg

Wir haben vor einigen Wochen einen neuen Systembetreuer in unserer Firma eingestellt Eigentlich ein netter Kerl, der sicherlich eine Menge Ahnung von Netzwerken und Programmiersprachen hat. Aber ich glaube, Excel kennt er nicht.

Nun ist ein Update von neuen Excel-Funktionen rausgekommen. Schreibt er. Allerdings – wenn ich Excel starte, dann sehe ich erst einmal nur den leeren Rahmen. Sonst nichts. Ich habe eine Weile überlegt, bis ich verstanden habe, dass ich eine neue Datei öffnen muss. Zum Beispiel mit [Strg] + [N]. Okay – da sind neue Symbole in der Registerkarte „Add-Ins“. Aber: Was hat denn der Kollege da gemacht? Und vor allem: Wie bekomme ich das wieder weg?

neues Excel-Update

Die Antwort: Schauen Sie mal bitte in Ansicht / Fenster / Einblenden nach. Wenn sich dahinter ausgeblendete Dateien (XLS oder XLSM) befinden, dann hat Ihr Kollege in das StartUp-Verzeichnis eine solche ausgeblendete Datei hinein gefügt. Sie finden den Ordner in:

C:\Users\[Ihr Name]\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART

Alle Dateien, die sich darin befinden, werden beim Start von Excel „angezogen“, das heißt geöffnet. Wenn nun diese Datei ausgeblendet ist – nun, dann sehen Sie nichts!

Die Lösung: Sagen Sie Ihrem Kollegen, dass er die Datei als Add-In speichern soll und als Add-In einbinden soll. So kann er auch die Funktionen firmenweit verteilen, ohne dass Sie sich über ein „leeres Excel“ ärgern müssen.

Das Unsichtbare wird sichtbar.

Kommentar hinterlassen Start

Wo ist mein Excel?

9. Februar 2015 Medardus Alles ist weg

Eigentlich wollte ich nur schnell sortieren. Aber plötzlich war mein Excel weg. Okay – einen kleinen, grünen Streifen sehe ich noch – nicht am Horizont, sondern am unteren Rand.

Excel verschwunden

Sie hätten Ihr Excel selbst finden können. Sie haben auf das Symbol „Sortieren“ geklickt. Das Dialogfenster wurde sehr groß angezeigt. Sie können es an der Titelleiste packen und verschieben und unten rechts verkleinern. Dann sieht es wieder aus wie gewohnt.

Excel normal

Kommentar hinterlassen sortieren

Fühlst du nicht an meinen Linien, Dass ich Eins und doppelt bin?

7. Februar 2015 Medardus Drucken und Seitenlayout

Okay, mir gefällt es ja auch nicht. Aber der Pfarrer unserer Gemeinde möchte unbedingt Linien für sein Kassenbuch, das ich in Excel erstellen soll. Nicht nur das – er möchte auch fette Linien. Sieht ja nach Trauerrand, nach Todesanzeige aus. Sei’s drum – des Menschen Willen ist sein Himmelreich. Aber trotzdem: Die Linie in Spalte S soll natürlich auf Seite 1 rechts und auf Seite 2 links erscheinen. Sie erscheint aber nur auf der zweiten Seite. Kann man einstellen, dass sie „beidseitig“ gedruckt wird?

Die Linie in Excel

Die Linie in der Seitenansicht

Die Antwort: Bei Linien „zickt“ Excel ab und zu. Vor allem ist mir aufgefallen, wenn Sie ältere Exceldateien in einer neueren Version öffnen, macht er ab und zu Schwierigkeiten. Dennoch – man kann es in den Griff bekommen. Markieren Sie die Spalte und entfernen Sie die Linie. Markieren Sie die andere Spalte (bei Ihnen Spalte T) und fügen dort eine andere Linie (bsp. eine dünnere) ein. Markieren Sie nun Spalte S und fügen hier wieder die dicke Linie ein. Und nun noch einmal bei der zweiten Spalte. Möglicherweise müssen Sie dieses Verfahren zwei oder drei Mal anwenden – irgendwann „versteht“ Excel, dass Sie die Linie auf beiden Seiten haben möchten.

Linie rein, Linie raus …

… irgendwann funktioniert es …

… und natürlich auch auf der zweiten Seite.

Kommentar hinterlassen Linien, zwei Seiten

Ein Bild sagt mehr als 1000 Zahlen – quatsch!

6. Februar 2015 Medardus Dateneingabe

Hilfe! Ich weiß nicht, was mein Kollege da gemacht hat – in einer Exceltabelle ist „hinter“ der Tabelle ein Bild. Das sieht zwar lustig aus, aber es nervt! Wie bekomme ich es denn wieder weg? Ich habe nachgeschaut – in der Kopfzeile ist es nicht.

Ein lustiges Bild. Oder ist das weniger lustig?

Das ist hübsch! Aber sie können es über die Registerkarte „Seitenlayout“ entfernen. Dort finden Sie in der Gruppe „Seite einrichten“ den Befehl „Hintergrund löschen“. Und mit diesem Symbol („Hintergrund“) hat Ihr Kollege das Bild auch eingefügt.

Hier geht es wieder weg.

Kommentar hinterlassen Bild

Vorwärts immer, rückwärts nimmer

6. Februar 2015 Medardus Dateneingabe

Was ist denn das? Seit Stunden arbeite ich an einer Datei. Wie Sie wissen – harte Männer speichern nicht! Außerdem habe ich die Rückgängig-Funktion. Aber kaum, dass ich sie mal benötigt hätte, funktioniert sie nicht. Doofes Teil!

No way back!

Ich weiß nicht, was Sie gemacht haben. Aber bei einigen Befehlen löscht Excel aus dem Verlauf sämtliche durchgeführten Aktionen. Beispielsweise, wenn Sie ein Tabellenblatt löschen. Sämtliche Aktionen die zuvor getätigt wurden können nun nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Kommentar hinterlassen Rückgängig

Seite einrichten – nur teilweise möglich

6. Februar 2015 Medardus Drucken und Seitenlayout, Merkwürdige Diagramme

Hey! Verstehe ich nicht! Beim Seite einrichten sind Teile ausgegraut. Warum darf ich nicht die ganze Seite einrichten?

Seite einrichten – heute nicht komplett

Klar – wenn Sie ein Diagramm markieren, geht Excel davon aus, dass Sie nur das Diagramm ausdrucken möchten. Und DAFÜR stehen einige Teile des Seite Einrichtens nicht zur Verfügung, beispielsweise „auf der Seite zentrieren“ oder „skalieren“. Sie hätten das übrigens selbst entdecken können – das letzte Register ist mit „Diagramm“ beschriftet und nicht mit „Tabelle“, beziehungsweise „Blatt“.

Kommentar hinterlassen Diagramme, Seite einrichten

Workbooks – zwei Seelen wohnen ach in meiner Brust

6. Februar 2015 Medardus Excel-Objekte

In VBA bedeutet die Collection Workbooks einmal die Sammlung aller schon offenen Dateien, einmal die Sammlung der noch nicht offenen Dateien. Ist das nicht unlogisch?

Workbooks – wat is dat?

Das ist richtig – das ist nicht ganz glücklich formuliert. Gemeint ist: Workbooks.Count, beziehungsweise Workbooks(1) aus der Sammlung der Dateien wird die Dateianzahl, beziehungsweise das Element mit der Nummer 1 herausgegriffen. Workbooks.Open, beziehungsweise Workbooks.Add bedeutet: Zu der Sammlung wird ein neues Element hinzugefügt (eine neue Instanz eingefügt). Sie haben recht: vielleicht hätte man zwei verschiedene Begriffe wählen sollen – Programmieranfänger wundern sich immer ein wenig …

Kommentar hinterlassen Collection, Sammlung, Workbooks

Excel stürzt ab!

5. Februar 2015 Medardus Fehlermeldungen

Schrecklich! Ich habe gestern in eine Excelblog (nicht Ihrem, sondern den von Pia Borg) gelesen, dass man in Excel 2013 Exceldaten auf Bing Maps in einer Landkarte anzeigen lassen kann (Einfügen / Apps). Das wollte ich auch – aber Excel stürzt mir ab. Immer und immer wieder. Haben Sie einen Rat?

Ich würde gerne die App Bing Maps verwenden.

Aber dann das!

Excel stürzt ab!

Die Antwort: Tja. *Schulterzucken* – Keine Ahnung … sorry ….

Kommentar hinterlassen Absturz

Alles zerrupft!

5. Februar 2015 Medardus Zellformate

Hallo zusammen. Ich habe mir vor einer Weile eine tolle Entfernungstabelle erstellt, die ich häufig für Entfernungsberechnungen heranziehe. Nun wollte ich einige Zeilen einfügen. Dabei hat mir Excel die Tabelle ganz schön zerrupft:

Zerrupfte Tabelle

Die Antwort: Wenn Sie genau hinschauen – die Tabelle ist eigentlich nicht zerstört. Durch das Einfügen der Zeilen hat Excel jedoch die Linien entweder oben stehen lassen oder nach unten versetzt. Warum das? Testen wir Excel. Markieren Sie einige Zellen und fügen UNTER die Zellen eine Linie ein (entweder über das Symbol in Start oder Zellen formatieren / Rahmen.

Linien unten

Markieren Sie einige Zellen daneben, aber eine Zeile tiefer, und fügen dort Linie DARÜBER ein.

Linien darüber

Es sieht aus, als wäre es eine durchgezogene Linie. Fügen Sie nun eine Zeile ein (Kontextmenü oder [Strg]+[+]:

Eine Linie?

Nun erkennt man deutlich, das die eine Linie mit nach unten genommen wird, die andere bleibt. Und das ist bei Ihrer Linie auch passiert.

Eine zerrupfte Linie

Kommentar hinterlassen Linie, Zeile einfügen

Die bedingte Formatierung zeigt nicht alle Farben!

4. Februar 2015 Medardus Zellformate

Ich verstehe es nicht. Ich wollte in der bedingten Formatierung mehrere Farben verwenden. Konkret: Wenn der BMI < 18, soll eine Farbe gewählt werden. Klappt! Wenn der BMI > 25, dann hätte ich gerne eine Schriftfarbe rot. Klappt auch. Wenn der Wert aber > 30 möchte ich zur Schriftfarbe noch eine Hintergrundfarbe. Klappt nicht! Ich habe nachgeschaut – der Haken „Anhalten“ ist nicht eingeschaltet! Was mache ich falsch?

Die dritte Farbe funktioniert nicht.

Excel hat bei der bedingten Formatierung eine merkwürdige Anomalie. Probe auf Exempel. Erstellen Sie Ihre Tabelle neu. Dann müsste alles klappen. Ändern Sie die Hintergrundfarbe der zweiten Bedingung. Dann wird diese Hintergrundfarbe verwendet. Das ist verständlich – einer muss gewinnen – in diesem Beispiel gewinnt die zweite Option. Ändern Sie die Hintergrundfarbe nun wieder auf „Keine Farbe“, so wird nun diese Option verwendet und nicht die Farbe der dritten Bedingung.

Lösung 1: Löschen Sie die zweite Bedingungen und erstellen Sie sie neu.

Lösung 2: Ändern Sie die Bedingung von: Zellwert > 25 in Zellenwert zwischen 25 und 30. Und verwenden Sie die Schriftfarbe ein weiteres Mal bei der dritten Bedingung (Zellwert > 30)

Obwohl "keine Farbe" gewählt wurde überschreibt diese Einstellung die dritte Option.

Obwohl (oder weil?) „keine Farbe“ gewählt wurde überschreibt diese Einstellung die dritte Option.

2 Kommentare bedingte Formatierung

Zu viel Text!

4. Februar 2015 Medardus Dateneingabe

Die Tastenkombination [Strg]+[.], die in eine Zelle das aktuelle Datum schreibt, ist klasse. Ich verwende sie gerne. Ich habe entdeckt, dass sie auch innerhalb eines Textes funktioniert. Aber können Sie mir folgendes Phänomen erklären: Plötzlich steht ganz oft das Datum in der Zelle?

Zu viel Text

Die Antwort: Vielleicht haben Sie nicht [Strg]+[.] gedrückt, sondern aus Versehen den Finger auf den Tasten gelassen – dann wiederholt Excel die Datumsinformation mehrmals. Kann passieren …

Kommentar hinterlassen Strg+

Zu viel Text!

4. Februar 2015 Medardus Zellformate

Seltsam! Ich schreibe ein Wort in eine Zelle und dann steht es mehrmals drin. Wie von Geisterhand …

Zu viele Titel – einer genügt!

Die Antwort: Mit Sicherheit wurde beim Zellenformatieren / Registerkarte Ausrichtung die Option „horizontal ausfüllen“ eingeschaltet. Dann wird der Text über die ganze Spalte Spaltenbreite wiederholt.

Ausfüllen

Kommentar hinterlassen Ausfüllen, Text wiederholen

Wo sind meine Seitenränder?

3. Februar 2015 Medardus Drucken und Seitenlayout

Wir haben vor Kurzem in unserer Firma von Excel 2007 auf Excel 2013 umgestellt (okay – das ganze Office-Paket – aber vor allem Excel interessiert mich). Im „alten“ Excel (so alt war das gar nicht) gab es in der Seitenansicht ein ach so praktisches Symbol für die Seitenränder. Warum hat Microsoft das weggenommen? Das war doch nützlich!

Seitenränder in der Seitenansicht in Excel 2007

Die Antwort: Sie haben es nicht weggenommen. Sie haben es nur sehr, sehr gut versteckt (es soll ja nicht gleicht jeder sofort sehen …). Sie finden dieses Symbol jetzt RECHTS UNTEN in der Ecke.

Seitenränder in der Seitenansicht in Excel 2013

Kommentar hinterlassen Seitenansicht, Seitenränder

Doppelklick auf Kästchen

3. Februar 2015 Medardus Dateneingabe

Das wusste ich nicht! Wenn man auf das kleine Kästchen rechts unten einen Doppelklick macht, wird die Formel in der Zelle bis ganz nach unten gezogen. das hat mir der Azubi gezeigt. Toll. Aber als ich es bei meinem Rechner ausprobiert habe, hat es nicht funktioniert. Excel hat irgendwo zwischen drin gestoppt – auf alle Fälle hat er die Formel nicht bis nach unten gezogen. Warum?

Manchmal zieht er die Formel bis nach unten …

… manchmal auch nicht …

Die Antwort ist einfach: Schauen Sie sich Ihr Excel an und das Excel Ihres Azubis. Sie arbeiten mit Excel 2007; der Azubi mit Excel 2013 (das sehe ich an der Farbe der Spaltenköpfe). Bis Excel 2007 wird die Formel nur so weit nach unten gezogen wie die Spalte direkt daneben gefüllt ist. Aber Excel 2010 „überprüft“ er den zusammenhängenden Bereich, übergeht Leerzellen und orientiert sich an der letzten Zeile an irgend einer Spalte. Praktisch!

Kommentar hinterlassen Autoausfüllen, Doppelklick, ziehen

Warum da und nicht woanders?

3. Februar 2015 Medardus Merkwürdig übersetzt

Warum ist eigentlich die DatenÜBERPRÜFUNG in der Registerkarte DATEN und nicht in der Registerkarte ÜBERPÜFEN? Und wo wir gerade dabei sind – warum wanderte die Pivottabelle, pardon: die PivotTable von Daten zu EINFÜGEN? Da gehört sie doch wirklich nicht hin …

Aufteilung der Registerkarten

Nun zum einen wird man es niemals allen Benutzern recht machen. Zum anderen – ich weiß es nicht. Und kenne auch keinen, den ich fragen kann. Nehmen Sie es als exclegegeben hin …

Kommentar hinterlassen Datenüberprüfung, Pivot

Getrennte Daten

2. Februar 2015 Medardus Merkwürdig übersetzt, Text in Spalten

Ich habe genau aufgepasst, was meine Kollegin macht. Wenn wir einen Download von unserem System erhalten, muss eine Spalte in zwei Teile zergliedert werden. Dazu hilft der Assistent „Text in Spalten“. Den finde ich im Register „Daten“.

Aber: Als ich es das erste Mal selbst versuchen wollte, bin ich ins Grübeln gekommen. Der Assistent wollte von mir wissen, ob die Daten eine feste Breite haben (sicherlich nicht!) oder ob sie getrennt sind. Natürlich sind sie noch nicht getrennt – sonst würde ich sie doch nicht trennen wollen. Ich habe mal abgebrochen – vielleicht können Sie mir ja helfen, was ich tun soll.

Getrennte Daten

Die Antwort: Die Option „getrennt“ war schon richtig. Auch hier wurde etwas verwirrend übersetzt, beziehungsweise beschriftet. Ich hätte es wahrscheinlich beschriftet mit: „gibt es ein Trennzeichen anhand dem Excel erkennen kann, wo die Daten getrennt werden sollen“ (oder ähnliches). Im englischen Original ist es auch nicht so dolle beschriftet – auch hier könnte die Sprachabteilung nochmal drüber:

Delimited

„Choose the file type that best describes your data: Delimited – Characters such as commas or tabs separate each field.“

Kommentar hinterlassen getrennt, Trennzeichen

Markieren Sie den Zielbereich!

2. Februar 2015 Medardus Merkwürdig übersetzt

Wenn ich mehrere Zellen markiere, steht in der Statuszeile, dass ich den Zielbereich markieren soll. Ich habe vor ein paar Tagen festgestellt, dass das gar nicht richtig ist – es genügt, wenn ich eine Zelle – genau: die linke, obere Zelle markiere. Dann fügt Excel die Kopie ab dieser Zelle nach unten und nach rechts ein.

Warum sagt Excel so etwas, wenn es nicht richtig ist?

Zielbereich?!

Vielleicht ist es nicht glücklich aus dem Englischen übersetzt. Dort steht in der Statuszeile „Select destination“ – also nur das Ziel und nicht der Zielbereich. Ich hätte es sicherlich auch anders übersetzt … aber nun gut!

Destination

Kommentar hinterlassen Zielbereich

Schrift viel zu klein

2. Februar 2015 Medardus Zellformate

Ich verstehe es mal wieder nicht! Ich formatiere nun schon seit einer halben Stunde die Schriftgröße – aber der Text wird einfach nicht größer? Darf der nicht wachsen?

Arial 10 pt – viel zu klein!

Schauen Sie mal bitte bei der Zellformatierung in der Registerkarte „Ausrichtung“ nach. Vielleicht wurde dort die Option „An Zellgröße anpassen“ aktiviert. Damit wird der Text so klein formatiert, dass er noch ganz in der Zelle steht. Das heißt: kleiner als Arial, 10 Punkt.

4 Kommentare Schriftgröße

Doppelte Einträge in der Reihe

2. Februar 2015 Medardus Dateneingabe

Ich verstehe es nicht. Ich habe eine „benutzerdefinierte Liste“ erstellt. Aber wenn ich einen Begriff eingebe und herunterziehe, dann steht er zwei Mal in der Liste:

Zwei Mal Deutschland!

Schauen Sie noch einmal die Liste in den Optionen an – sicherlich haben Sie den Begriff zwei Mal eingetragen. Jeder Begriff (hier: jedes Land!) darf nur ein Mal in der Liste auftauchen:

Deutschland steht am Anfang der Liste …

… und noch einmal am Ende!

Übrigens ist erstaunlich: dass Excel mit dem letzten Begriff beginnt, wenn er zwei Mal in der Liste auftaucht – ich hätte erwartet, dass er mit dem ersten anfängt.

Kommentar hinterlassen benutzerdefinierte Liste, Reihe, ziehen

Warum zeigt Excel nicht die komplette Liste?

2. Februar 2015 Medardus Dateneingabe, filtern

Wenn ich den Cursor unterhalb einer Liste positioniere und [Alt]+[↓] drücke, erscheint in der Auswahlliste nicht die komplette Liste der darüber stehenden Begriffe. Warum?

Auswahlliste

Das kann mehrere Gründe haben. Zum einen – im oberen Beispiel – befinden sich zwischen den einzelnen Gruppen Leerzeilen. Excel listet nur die Daten auf, die sich direkt darüber befinden.

Es kann aber auch sein, dass sich zu viele darüber befinden. Ich habe in eine Liste mehr als 48.500 verschiedene Namen eingefügt. Wird nun [Alt]+[↓] gedrückt, wird bis zur Zeile 36.184 aufgelistet – also nicht alle. Aber ziemlich viele!

Viele, aber nicht alle!

Das gleiche Phänomen (ein interner Cache) begegnet Ihnen auch beim Autofilter. Zwar ist er gegenüber Excel 2003 besser geworden, aber er ist dennoch begrenzt. Dort wird angezeigt, dass nicht alle Elemente aufgelistet werden. Bei mir werden mehr als 11.000 Elemente aufgelistet.

Auch der Autofilter listet nicht unendlich viele Elemente auf.

Kommentar hinterlassen Elemente automatisch auflisten, filtern

Aktive Blätter drucken?

2. Februar 2015 Medardus Drucken und Seitenlayout

Warum fragt Excel eigentlich, ob er die „aktiven Blätter“ drucken soll? Ich möchte doch nur das eine (von mir aus aktive) Blatt drucken? Früher – bis Excel 2007 hat er mich gefragt, ob ich die „ausgewählten Blätter“ drucken möchte?

Aktive Blätter drucken

Die Antwort: Sprachlich ist das nicht ganz clever formuliert. Man kann in einer Datei mehrere Tabellenblätter mit gedrückter [Shift] oder [Strg]-Taste markieren. DANN handelt es sich um „aktive“ Blätter. Bei einem Blatt hätte man den Drucken-Dialog vielleicht mit „aktives Blatt drucken“ beschriften sollen.

Man kann mehrere Tabellenblätter auswählen und drucken.

Kommentar hinterlassen drucken

Mein Excel ist weg!

1. Februar 2015 Medardus Alles ist weg

Ich weiß nicht, was los ist – aber ich sehe mein Excel nicht mehr. Hilfe!

Excel weg?!

Immer mit der Ruhe! Seit Excel 2007 kann man die Bearbeitungsleiste vergrößern. Sie haben sie ein bisschen sehr groß gemacht. Versuchen Sie mit der Maus den unteren Rand zu erwischen und ziehen Sie sie wieder nach oben!

Hier geht es wieder klein!

Kommentar hinterlassen Bearbeitungsleiste

Text ist weg!

31. Januar 2015 Medardus Alles ist weg, Dateneingabe

Ich bin ganz sicher! Doch, doch: ich bin ganz sicher. In den Zellen über der Tabelle habe ich etwas eingegeben. Und plötzlich war alles weg. Einfach so!

Der Text ist weg.

Kann es vielleicht sein, dass Sie vor den Text einen Zeilenschaltung, also ein [Alt]+[Enter] gedrückt haben? Damit rutscht der Text nach unten, beziehungsweise bei Ihnen nach rechts. Vielleicht war er noch sichtbar, aber nachdem Sie die Spalten verkleinert haben, steht der Text nun außerhalb des sichtbaren Bereichs.

Die Lösung: Ziehen Sie die Bearbeitungszeile höher – dann finden Sie Ihren Text.

Nun ist er wieder sichtbar.

Kommentar hinterlassen Zeilenschaltung

Wo ist das Minuszeichen?

31. Januar 2015 Medardus Zahlenformate

Seltsam! Man hat mich schon mal penibel genannt – trotzdem: es ist mir wichtig! In einer Spalte steht das Minuszeichen am linken Rand, in einer Spalte steht es direkt vor der Zahl. Ich möchte, dass es immer vor der Zahl steht. Geht das?

Minus – mal so mal so …

Die Antwort: Sowohl beim Zahlenformat „Zahl“ als auch bei „Währung“ wird das Minuszeichen direkt vor die Zahl gestellt. Bei der Kategorie „Buchhaltung“ jedoch steht es am Anfang der Zelle. Sie müssen die einzelnen Spalten also auf die gleiche Art und Weise formatieren, beispielsweise als Währung.

Kommentar hinterlassen Buchhaltung, minus, Währung

Leerzeichen finden

30. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch, filtern

Hallo. Ich habe schon eine ganze Weile gesucht, bis ich herausgefunden habe, warum er die gallischen Tiere falsch zählt. Eigentlich müsste die Formel ANZAHL2 die Zahl 2 ergeben und nicht 4:

ANZAHL2 zählt falsch

Die Antwort habe ich nach langem Suchen gefunden: In einigen Zellen habe ich aus Versehen ein Leerzeichen eingegeben. Klar – das sehe ich nicht; das wird als Text mitgezählt.

Die Wurzel des Übels

Aber nun meine Frage: Wenn ich die Liste filtere – warum zeigt der Autofilter nicht an, dass einige Zellen Leerzeichen enthalten?

Die Antwort: Ja – Sie haben recht – der Autofilter übergeht zum Glück (oder leider?) die Leerzeichen. Der Vorteil: „Asterix“ und „Asterix “ (mit einem Leerzeichen am Ende) werden vom Filter als gleicher Text behandelt. Der Nachteil: Der Filter hilft nicht diese Leerzeichen, die an anderen Stellen Probleme verursachen, aufzufinden.

Der Autofilter übergeht Leerzeichen am Ende des Textes.

Man kann die Texte mit Suchen ([Strg]+[F]) auffinden. Oder mit Funktionen:

=LÄNGE(C2)

=WENN(LINKS(C2;1)=“ „;“x“;““)

Oder mit [Strg]+[↓] können Sie den Cursor nach unten versetzen; er springt nun zur ersten Zelle, in der etwas steht; stoppt also auch bei den Zellen, die mit einem Leerzeichen gefüllt sind.

Kommentar hinterlassen ANZAHL2, filtern, Leerzeichen

Persisch? Arabisch? Hebräisch?

30. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Guten Tag. Ich habe vor einer Weile angefangen Persisch zu lernen. Ich habe meine Vokabeln in eine Exceltabelle eingetragen. Am Wochenende habe ich voller Stolz diese Tabelle meinem persischen Freund gezeigt. Ich weiß nicht, was er gemacht hat, aber jetzt ist alles verkehrt herum. Genauer: jetzt laufen die Buchstaben von rechts nach links (wie die arabische Schrift), die Zeilennummern stehen rechts, der Rollbalken links, die Blattregisterkarten sind jetzt auf der rechten Seite und Excel zählt von rechts nach links die Blätter hoch. Nur das Menüband sieht noch so aus wie vorher – zum Glück hat er mit die Beschriftung nicht geändert – sonst würde ich gar nichts mehr finden. Denn: so gut spreche, lese und schreibe ich nun auch wieder nicht Persisch.

Excel auf Persisch?

Die Antwort: Das ist doch mal was anderes! Nun – da hat Ihr Freund in den Optionen (Erweitert) die Laufrichtung des Blatts in Rechts-Nach-Links-Ansicht anzeigen lassen. Dort können Sie es wieder in gewohnter Links-Nach-Rechts-Ansicht zurück umstellen.

Die Laufrichtung

2 Kommentare Laufrichtung, von rechts nach links

Grüne Ecken

30. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Ich weiß, dass Excel nicht alles annimmt. Wenn ich eine Telefonvorwahl oder eine Artikelnummer, die mit einer 0 beginnt, eingebe, muss ich ein Apostroph davor setzen – sonst löscht er mir die Null am Anfang. Okay. Ich weiß, dass ich das auch machen muss, wenn ein Text mit einem Gleichheitszeichen, einem Gedankenstrich oder einem Pluszeichen beginnt. Okay. Ich weiß, dass ich unsere Abteilung 2-5 und die Personalnummer 23.12 so auch nicht eintragen darf.

Was ich aber nicht verstehe, warum er manchmal grüne Ecken bringt mit dem Hinweis, dass es sich hier um eine Zahl handelt, die mit einem Apostroph beginnt, manchmal nicht:

Grüne Ecke mit Hinweis

Kein Hinweis; keine grüne Ecke

Die Antwort: Excel interpretiert die Zahl 089 als Zahl. Bei -Werbung handelt es sich um einen Text – dieser kann gar nicht in eine Zahl umgewandelt werden. Ich gebe Ihnen recht: dass er 24.12 und 1-4 nicht als DatumsZAHL erkennt, erstaunt. Sollte Ihnen die grünen Ecken nicht gefallen, können Sie diese in den Optionen / Formeln / Fehlerüberprüfung oder Regeln für die Fehlerüberprüfung ausschalten.

Mein Tipp: Lassen Sie sie eingeschaltet – denn sie können praktischen Nutzen haben.

Kommentar hinterlassen Fehlerüberprüfung, grüne Ecken, Text, Zahl

Merkwürdige Überschrift im Diagramm

30. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Diagramme

Ich weiß nicht, warum immer mir so etwas passiert. Alle haben tolle Diagramme – nur ich erhalte ein merkwürdiges Ergebnis. Liegt das an meiner Aura?

Seltsame Überschrift im Diagramm

Die Aura ist okay, aber die Daten sind es nicht. Sie haben in der Rubrik Irland nicht die Zahl 8,8 eingegeben, sondern 8,8, – dieser Wert wird von Excel nicht als Zahl verstanden und deshalb als Text interpretiert. Und nun geht Excel davon aus, dass die ersten fünf Zeilen Überschrift sind und schreibt diese als Überschrift über das Diagramm und beginnt erst ab GB die Daten im Diagramm darzustellen. Vielleicht haben Sie es nicht gleich gesehen, weil die Spalte, in der die Zahlen stehen, so schmal ist.

Kommentar hinterlassen Diagramme

Autoausfüllen – gar nicht automatisch!

29. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Es ist so unglaublich. Ich mache es genau so wie meine Kollegin: Ich trage 1. Quartal in eine Zelle ein- Bei ihr zählt er die Zahlen weiter; bei mir nicht. Ich fasse es nicht!

Bei ihr funktioniert das Ziehen.

Bei mir funktioniert das Ziehen nicht!

Die Lösung: Wenn Sie ganz genau hinschauen, entdecken Sie ein Leerzeichen zwischen der Zahl 1 und dem Text „Quartal“. Dann „versteht“ Excel die Nummer als eigenständige Zahl und zählt weiter. Fehlt jedoch das Leerzeichen, wird die Zahl als Teil des Textes identifiziert und somit nicht fortgeführt.

Ich weiß, ich weiß – es ist nicht konsequent: „Quartal1“ wird ebenso weiter gezählt wie „Quartal 1“.

Kommentar hinterlassen Autoausfüllen, Quartal, ziehen

Falsche und richtige Schalttage

29. Januar 2015 Medardus Dateneingabe, Zahlenformate

Haben Sie einmal folgende amüsante Sache versucht? Tragen Sie in eine Zelle das „falsche“ Datum 29-2-2015 ein. Excel „sucht“ eine interne Zahl dazu; findet keine und stellt das ganze als Text linksbündig in der Zelle dar. So weit, so klar. Wird diese Zelle nun nach unten gezogen, wird die „letzte“ Zahl 2015 weiter gezählt. Auch noch klar. Allerdings existiert der 29-2-2016 (und natürlich der 29-2-2020, …). Obwohl die Zelle mit dem Zahlenformat „Standard“ formatiert ist, wandelt Excel dieses Datum nicht als Datum um. Irgendwie „merkt“ er sich die Textinformation der ersten „falschen“ Zelle. Erst ein Doppelklick auf die Zelle und ein Verlassen mit [Enter] oder [Tab] wandelt nun das Datum in ein Datum um.

Schalttage …

3 Kommentare Autoausfüllen, Datum, Datumsformat, Schalttag, Text, ziehen

Wo kommt denn DER Pfeil her?

29. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

*kreisch* Und plötzlich sehe ich in meinem Excel einen schwarzen Pfeil! So etwas habe ich ja noch nie gesehen! WO kommt denn der her? Und wie verschwindet der denn wieder?

Der Pfeil

*lach* Wahrscheinlich sind Sie noch im Dialog „Seite einrichten“ und wollten dort eine Wiederholungszeile festlegen. Dann wechselt der Cursor seine Gestalt zu einem Pfeil. Und den kann man über die ganze Tabelle ziehen. Ruhig Blut! Und einfach im Dialog auf „OK“ klicken!

Die Ursache des Pfeils

Kommentar hinterlassen schwarzer Pfeil

Drucken druckt merkwürdig

29. Januar 2015 Medardus Drucken und Seitenlayout

Hallo zusammen. Ich bin ja nicht ganz verblödet – aber irgendetwas läuft beim Drucken schief. Die Tabelle sieht so aus:

Die Tabelle

Und in der Seitenansicht so:

Die Seitenansicht

Ich wage ja gar nicht zu drucken … Wer weiß, was dann auf dem Papier zu sehen ist.

Die Antwort: Wenn Sie im Druckdialog genau hinschauen – Sie haben dort die Option „Auswahl drucken“ gewählt – nun – dann wird eben nur die eine (gerade ausgewählte Zelle) gedruckt …

Auswahl drucken

Kommentar hinterlassen drucken, Seitenansicht, Seitenlayout

[Strg]+[,]

29. Januar 2015 Medardus Zahlenformate

In der letzten Excel-Schulung habe ich gelernt, dass man mit der Tastenkombination [Strg]+[,] die Information von der darüber liegenden Zelle wiederholen kann. Bei „Hexachloral active sample 1“ und bei „30“ hat es prima geklappt – eine tolle Tastenkombination, die Kopieren und Einfügen spart. Allerdings – beim Datum und bei der Uhrzeit – sehr seltsam, was hier passiert. DAS steht bestimmt nicht drüber!

Informationen wiederholen

Die Antwort: Die leeren Zellen sind mit dem Zahlenformat „Standard“ formatiert. Wenn Sie nun das Datum und die Uhrzeit in diese so formatierte Zelle schreiben, übernimmt Excel leider nur den Wert – man muss die Zelle noch als Datum und Uhrzeit formatieren. Hier ist [Strg]+[,] gegenüber kopieren und einfügen sicherlich kein Gewinn.

Sie könnten entweder die Spalte als Datum, beziehungsweise Uhrzeit vorformatieren – dann klappt [Strg]+[,]. Oder Sie ziehen die obere Zelle mit gedrückter [Strg]-Taste am Rand herunter – mit Drag & Drop kann man sie auch kopieren.

2 Kommentare Datumsformat, drag & drop, Uhrzeit

Excel ohne Nullen

29. Januar 2015 Medardus Excel rechnet gar nicht

Bei meinem Kollegen ist alles irgendwie anders. Ich weiß auch nicht warum!

Ich habe die Datei genauso nachgebaut wie bei ihm; aber er zeigt mir bei der Formel nicht als Ergebnis den Wert „0“, sondern gar nichts. Haben Sie eine Erklärung?

Anzeige ohne 0

Klar. Bei Ihnen ist mit Sicherheit die Option „In Zellen mit Nullwerten eine Null anzeigen“ ausgeschaltet. Deshalb wird beim Zahlenformat Standard, Zahl oder Währung nichts angezeigt, wenn die Formel den Wert 0 berechnet. Übrigens: „Buchhaltung“ würde hier „- €“ anzeigen.

In Zellen mit Nullwerten eine Null anzeigen

4 Kommentare Nullwerte

„Trennen“ trennt traurig

27. Januar 2015 Medardus Text in Spalten

Lieber Herr Martin,

eine allerletzte Frage (bestimmt die allerletzte!). Wir haben bei Ihnen im Kurs gelernt, dass man mit dem Assistenten „Daten trennen“ Daten auseinander pflücken kann. Aber manchmal will er einfach nicht. Können Sie mir das erklären?

Daten trennen

… und das traurige Ergebnis …

Klar – kann ich! In der einen Zelle steht „9.1: Closed without final decision“, in der anderen „8:Invoiced/Ready“. Wenn Sie den Doppelpunkt als Trennzeichen anlegen erhalten Sie „9.1“, beziehungsweise „8“. Dummerweise wird jedoch „9.1“ als Datum interpretiert – genauer als 09. Januar in diesem Jahr 2015. Excel stellt es als „09. Jan“ dar.

Die Lösung 1: Im letzten Schritt des Assistent können Sie festlegen, dass diese Spalte als Text formatiert werden soll. Dann lässt Excel das vermeintliche Datum in Frieden.

Text

Das Ergebnis

Lösung 2: Oder Sie verwenden eine Formel: Suche die Position des Doppelpunkts (mit SUCHEN oder FINDEN) und schneide von LINKS alle Zeichen abzüglich 1 ab. Beispielsweise so:

=WENNFEHLER(LINKS(U5861;FINDEN(„:“;U5861)-1);““)

Oder mit einer Formel

Lösung 3 funktioniert leider nicht – man kann bedauerlicherweise nicht die Spalte als Text VORformatieren – der Assistent „Text in Spalten“ überschreibt die Formatierung …

Kommentar hinterlassen Daten trennen

Leerzeichen oder Klammer?

27. Januar 2015 Medardus VBA-Befehle

Ich gebe zu: so ganz konsequent ist das nicht in VBA. Für Methoden gibt es drei Schreibweisen: Nach einer Methode folgt nichts. Nach einer Methode steht ein Parameter, dann muss ein Leerzeichen geschrieben werden. Nach einer Methode steht ein Parameter und die Methode gibt einen Wert (oder ein Objekt) zurück – dann muss eine Klammer geschrieben werden. Dass es sich bei den drei Befehlen um eine Methode handelt, sieht man, wenn man den Namen der Klasse VBA angibt, also VBA.Beep, VBA.MsgBox, …

Drei Methoden

So weit so gut. Erstaunlicherweise kann man auch bei Methoden, die nichts zurückgeben eine Klammer schreiben:

Das funktioniert.

Noch erstaunlicher wird es jedoch, wenn eine Methode mehrere Parameter hat – dann ist die Klammer verboten:

Klammer nicht bei mehreren Parametern!

Noch erstaunlicher ist es, dass einige Methoden kategorisch die Klammer verbieten:

So nicht!

Aber eben nicht alle Methoden.

Zusammenfassung: Meine Empfehlung: Wenn eine Methode einen Wert zurück gibt, schreibe ich IMMER eine Klammer, wenn sie nichts zurück gibt, schreibe ich NIE eine Klammer. DAS funktioniert immer – ohne Ausnahme. Ehrenwort!

2 Kommentare Methoden

Zwei Listen in einer Tabelle?

27. Januar 2015 Medardus filtern

Hallo Herr Martin,

Wenn ich in der Tabelle Spalte P filtere (alles außer 1), danach die Spalten AR (nur 11) und AS (nur 2014) filtere, fliegt der Filter in P irgendwie raus, obwohl das Filterzeichen in der Spaltenbeschriftung angezeigt ist. Das habe ich bis dato noch nie gehabt.

Keine Tabelle

Tabelle

Die Antwort: Werfen Sie eine Blick in Ihre Liste. Es fällt auf, wenn Sie in den blauen, linken Teil klicken, dass dort die Registerkarte Tabellentools / Entwurf auftaucht. Im rechten Teil nicht. Sie haben Daten aus einer Datenbankabfrage nach Excel eingefügt – diese wird nun als Tabelle identifiziert. Sie können nicht den linken UND den rechten Bereich gleichzeitig filtern.

Die Lösung: Wandeln Sie die Tabelle über die Registerkarte Tabellentools / Entwurf Schaltfläche „In Bereich konvertieren“ um. Schalten Sie die ZWEI Filter aus und dann einmal EINEN Filter über die gesamte Liste wieder ein. Dann klappt es.

Getrennte Bereiche

In Bereich konvertieren!

Filter ausschalten und wieder einschalten

Kommentar hinterlassen filtern, Liste, Tabelle

Wir haben ein Problem bei dieser Formel festgestellt.

26. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen

Das ist schön, dass Excel ein Problem bei dieser Formel feststellt – aber das hilft mir leider nicht weiter. Haben Sie eine Erklärung?

Fehlermeldung

Hierfür kann es sicherlich mehrere Ursachen geben. Dummer Tipp: Versuchen Sie es noch einmal! Vielleicht haben Sie einfach [Enter] gedrückt oder mit der Maus auf [OK] geklickt ohne etwas einzugeben, beziehungsweise zu markieren:

Eine mögliche Lösung

Kommentar hinterlassen Fehlermeldung

Zerrissene Text

26. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Ich bin entsetzt und verzweifelt. Ein Kollege sollte eine technische Dokumentation übersetzen – nun erhalte ich eine Exceltabelle, in der in jeder Zelle Wörter oder Wortteile stehen. So kann ich das Dokument niemals weiter bearbeiten. Was kann ich tun?

Zerrupfte Texte

Wer macht denn so etwas? Ich würde den Kollegen ja sofort auf eine Excel-Schulung schicken!

Mit einem Klick können Sie nicht die Texte „einsammeln“. Aber Sie können am Ende einer Zeile die Texte zusammenfassen mit

=A1&B1&C1&D1&E1&F1&G1

Alternative: Mit der Funktion VERKETTEN:

=VERKETTEN(A1;B1;C1;D1;E1;F1;G1)

Diese Formel nun nach unten ziehen, kopieren und als Werte einfügen.

Alternativ könnte man die Exceltabelle als Textdatei speichern und anschließend mit Suchen und Ersetzen sämtliche Semikola löschen.

Egal wie Sie es machen – Sie werden mehrere Schritte benötigen, um die Datei „zu putzen“.

Ein Ansatz …

Kommentar hinterlassen Texte

TE – und ich erhalte kein Teilergebnis

26. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen

Hallo zusammen,

Wenn ich eine Formel (per Tastatur) eingeben will, z. B. =Teilergebnis(…), dann zeigt mir Excel nach zwei Buchstaben auch schon die richtige Formel in einem Feld an, die ich dann mit den Coursor-Tasten auswählen kann. Wie kann ich diese Auswahl dann aber übernehmen (ohne Maus wohlgemerkt). Wenn ich nach =Te die ENTER drücke, weil dich die richtige Formel ausgewählt habe, speichert Excel nur eben =Te und erkennt es als Namen, den es natürlich nicht gibt, Ausgabe in Zelle : #Name? wie kann man denn per Tastatur die richtige Formel auswählen und bestätigen?

Nur TE und kein Teilergebnis

Die Antwort: Drücken Sie nicht die [Enter]-Taste, sondern die Tabulatortaste. Dann übernimmt Excel diese Funktion. Von Andreas Theos stammt noch der Tipp: „…und nach dem TAB noch STRG + A für den Formeldialog ;-)“ – danke!

Kommentar hinterlassen falsche Eingabe

Alles so winzig hier

26. Januar 2015 Medardus Drucken und Seitenlayout, Zellformate

Da war ein Kollege an meinem Rechner – die alten Exceltabellen hat er nicht kaputt gemacht, aber sobald ich eine neue Datei erstellen will ist alles so winzig hier. Auch wenn ich den Zoom auf riesig stelle – klein bleibt klein – Excel wächst einfach nicht mehr. Was hat der böse Kollege (den ich auf den Mond schießen könnte), denn kaputt gemacht?

Excel winzig bei WInzigweich (Microsoft)

Die Antwort: Sicherlich wollte er in den Optionen die Standardschriftgröße auf 11 stellen und hat sich vertippt … Dort können Sie den Schriftgrad wieder auf eine vernünftige Zahl (10, 11 oder 12) zurücksetzen. Diese Änderung wirkt sich auf alle neuen Dokumente aus – nicht auf die bereits erstellten.

Standardschriftgröße

Kommentar hinterlassen Schriftgrad, Schriftgröße, zu klein

Zahlen hoch – marsch, marsch!

25. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Diagramme

Ganz komisch, manchmal kann ich einfach nicht die Zahlen ÜBER die Säulen eines Diagramms platzieren. Excel bietet mir diese Lösung nicht an.

Zahlen lassen sich nicht nach oben verschieben.

Die Antwort: Sie haben die falsche Variante verwendet. Sie haben zwar nur eine Datenreihe, haben aber dennoch „gestapelte Säulen“ verwendet. Auch wenn es auf den ersten Blick ähnlich aussieht wie die Option „gruppierte Säulen“ gibt es einige, kleine Unterschiede. Excel „vermutet“, dass noch eine zweite Säulenreihe auf die erste platziert wird und verbietet deshalb das Positionieren der Zahlen über den Balken.

Mit „gruppierte Säulen“ funktioniert es.

Bei dieser Variante wird „am Ende außerhalb“ angeboten.

Kommentar hinterlassen Diagramme

Excel zeigt manchmal die Beschriftung von Balken – manchmal nicht

25. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Diagramme

Was ist hier los? – in einem Diagramm kann ich partout Excel nicht dazu überreden, die Balken mit den entsprechenden Städtenamen zu beschriften.

Merkwürdige Beschriftung

Die Antwort: Es handelt sich hierbei um zwei verschiedene Diagramme. Beim rechten wurden Zeilen und Spalten vertauscht. Das linke sieht ähnlich aus wie das erste, weil dort die Datenpunkte einzeln formatiert wurden (Punktfarbunterscheidung).

Sieht ähnlich aus – ist aber doch unterschiedlich

Kommentar hinterlassen Diagramme

Seltsames Diagramm – das stimmt nicht mit den Daten überein

25. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Diagramme

Was habe ich falsch gemacht? Das Diagramm stimmt nicht mit den Daten überein?

Seltsames Diagramm

Die Antwort: Die haben aus Versehen einen Typ gewählt, der die Daten auf 100% skaliert. Dadurch erscheint die eine Reihe am oberen Rand – die anderen werden kumuliert.

Sie hätte es deutlich sehen können, wenn Sie die y-Achse einblenden:

Die y-Achse verrät, was los ist.

Falsche Variante

Die Lösung: verwenden Sie den ersten Typ – „Linie“ und nicht „gestapelte Linie 100%“.

Die korrekte Darstellung

Ein Kommentar Diagramme

Warum kann ich das Diagramm nicht weiter bearbeiten?

24. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Diagramme

Ein schönes Diagramm, das meine Kollegin vor einigen Jahren erstellt hat. Allerdings würde ich gerne die letzten Jahre noch hinzufügen. Warum kann ich das nicht?

Diagramm kann nicht verändert werden.

Die Antwort finden Sie oben in der Registerkarte: Das Diagramm wurde kopiert und als Bild eingefügt. Deshalb sehen Sie die Registerkarte „Bildtools / Format“ und nicht Diagrammtools / Entwurf und Format.

Sie müssen sich das Originaldiagramm geben lassen, wenn es in Excel erstellt wurde. Das Bild können Sie nicht weiter bearbeiten.

Kommentar hinterlassen Diagramme

Diagramme schummeln X

24. Januar 2015 Medardus Diagramme schummeln

Das ist ein lustiges Diagramm – es zeigt die Verteilung der Noten. Wie haben die denn das gemacht?

Notenverteilung

Die Antwort: Wenn Sie das Diagramm markieren und über Entwurf / Daten / Diagrammtyp ändern nachsehen, dann stellen Sie fest, dass es hierbei nicht um ein xy-Diagramm handelt, sondern um ein Balkendiagramm. Am Ende der Balken werden die Noten als Wert angezeigt und die Balken transparent formatiert.

Kommentar hinterlassen Diagramme

Seite einrichten funktioniert nicht komplett

24. Januar 2015 Medardus Drucken und Seitenlayout

Das ist seltsam – manchmal sind einige Felder beim „Seite einrichten“ ausgegraut. Keine Chance! Was mache ich falsch?

Manchmal ausgegraut

Manchmal funktioniert es.

Die Antwort: Wenn Sie über Drucken / Seite einrichten in das gleichnamige Dialogfeld wechseln, sind im Register „Blatt“ (in älteren Excel-Versionen: „Tabelle“) der Druckbereich und die Wiederholungszeilen, beziehungsweise Wiederholungsspalten inaktiv. Ich habe versucht eine Begründung dafür zu finden – ich weiß keine. Damit Sie diese beide Dinge eintragen können, müssen Sie über das Register Seitenlayout in „Seite einrichten“ wechseln.

4 Kommentare drucken, Seite einrichten

Unerwünschte Stalaktiten

23. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Diagramme

Was mache ich denn falsch? Ich wollte in einem Diagramm eine „sekundäre x-Achse“ anzeigen lassen und nun hängen die Balken von oben nach unten. Ich will Stalagmiten und keine Stalaktiten!

Merkwürdige Stalaktiten

Die Antwort: Sie dürfen in einem Diagramm, das eine Sekundärachse hat, nicht eine sekundäre x-Achse einfügen. Sonst wird das Diagramm „herumgedreht“. Stattdessen müssen Sie die Primärachse (y) markieren und bei den Optionen einschalten: „Horizontale Achse schneidet maximaler Achsenwert“.

Randbemerkung: Die müssen von beiden y-Achsen die Primärachse (also die linke) markieren, wenn Sie die Sekundärachse markieren, funktioniert es nicht – dann wird das Diagramm wieder gekippt.

Achse schneidet bei maximalem Achsenwert.

Kommentar hinterlassen sekundäre x-Achse, Stalagmiten, Stalaktiten, x-Achse, y-Achse

Erster Balken nur halb so groß

23. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Diagramme

Warum ist in meinem Diagramm der erste Balken nur halb so breit?

Die Hälfte des Balkens fehlt.

Sie dürfen die x-Achse nicht mit der Option „Auf Teilstrichen“ formatieren, sondern mit „Zwischen Teilstrichen“.

So geht es.

Kommentar hinterlassen

Excel kann leider keine zwei Arbeitsmappen mit gleichem Namen zugleich öffnen.

23. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen

Was heißt denn das schon wieder? Ich will doch nur eine Datei aufmachen?

Keine zwei Dateien mit gleichem Namen.

Die Antwort: Sie haben bereits eine Datei geöffnet, die so heißt wie die Datei, die Sie nun öffnen möchten. Auch wenn die zweite Datei in einem anderen Ordner oder in einem anderen Laufwerk liegt – „In Excel können leider keine zwei Arbeitsmappen geöffnet sein, die unter dem gleichen Namen gespeichert sind“.

Ein Kommentar

Diagramme – leerer Eintrag in der Achse

23. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Diagramme

Warum übernimmt Excel nicht die Überschrift der Tabelle als Überschrift für Diagramme? Warum wird sie als leere Kategorie angezeigt?

Leerer Kategorienpunkt im Diagramm

Die Antwort: Schreiben Sie die Überschrift nicht über die Spalte mit den Kategorien – sonst „geht Excel davon aus“, dass es sich hierbei um eine Kategorie ohne Wert handelt. Schreiben Sie die Überschrift über die Wertespalte, also über die zweite Spalte.

Die Überschrift wird zur Überschrift.

Kommentar hinterlassen Diagramme, Kategorien, Überschriften, y-Achse

Seltsame Funktion

23. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen

Eine Kollegin von mir hat einen tollen Kalender erstellt. Wenn ich ihn mir jedoch genauer ansehe, dann finde ich dort seltsame Funktionen (_xlfn.ISOWEEKNUM). Sie sind nicht in einem Add-In vorhanden, hat mir die Kollegin gesagt. Ich finde die Funktionen auch nicht im Funktionsassitenten. Was passiert denn hier?

Seltsame Funktion

Die Antwort: Mit jeder Excel-Version kommen einige, wenige, neue Funktionen hinzu. Da Excel seit der Version 2007 das (fast) identische Dateiformat XLSX unterstützt, haben Sie ein kleines Problemchen. In Excel 2013 wurde beispielsweise die Funktion ISOKALENDERWOCHE eingeführt. Diese Funktion gab es in Excel 2007 und 2010 noch nicht. Wenn nun das entsprechende Servicepack auf Ihrem Rechner installiert ist oder wenn Excel 2013 installiert ist, kann diese neue Funktion verwendet werden, obwohl sie eigentlich gar nicht auf Ihrem Rechner installiert wird. Leider wird nicht der Name ISOKALENDERWOCHE angeziegt, sondern: _xlfn.ISOWEEKNUM.

Kommentar hinterlassen Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013, ISOKALENDERWOCHE, Servicepack, _xlfn.ISOWEEKNUM

und alles weg …

23. Januar 2015 Medardus Alles ist weg

Hilfe! Eigentlich wollte ich nur eine Spalte ausblenden. Aber dann war plötzlich alles weg.

Alles weg?!

Vielleicht haben Sie die Spalte nicht über das Kontextmenü oder Start / Zellen / Format / Ausblenden & Einblenden / Spalten ausblenden ausgeblendet, sondern über Ansicht / Fenster / Ausblenden. Damit wird die gesamte Datei ausgeblendet. Sie können sie über den Befehl Einblenden in der gleichen Gruppe wieder sichtbar machen.

Vielleicht wurde sie so ausgeblendet

Übrigens: Sehr hübsch ist auch die Option „Blatt ausblenden“ auf die man leicht „verrutschen“ kann. Dann wird das Blatt ausgeblendet. Über das Kontextmenü auf ein anderes Blatt, beziehungsweise über den Befehl Start / Zellen / Format / Ausblenden & Einblenden / Blatt einblenden kann man das Blatt wieder sichtbar machen.

Man kann auch das Blatt ausblenden.

Kommentar hinterlassen ausblenden

Währungen am Rande

23. Januar 2015 Medardus Zahlenformate

Ich verstehe es einfach nicht – manchmal stehen Geldbeträge am rechten Rand, manchmal sind sie ein wenig eingerückt. Kann mir das mal einer erklären?

Mal ganz rechts, mal ziemlich rechts

Excel stellt zwei Varianten für Währungen zur Verfügung: Währung und Buchhaltung. Wenn Sie Währung wählen, steht die Währungszahl immer am rechten Rand, bei Buchhaltung bleibt eine kleine Lücke zum rechten Rand. Lösung: Markieren Sie die Spalte und wählen Sie nur eines der beiden Formate.

Kommentar hinterlassen Buchhaltung, rechtsbündig, Währung

Bild geht nicht weg

22. Januar 2015 Medardus Drucken und Seitenlayout

Das ist nicht komisch, was der Kollege da gemacht hat. Ich arbeite seit einer Weile in einer Excel-Datei – erst beim Drucken entdecke ich, dass ein Bild mit der Tabelle ausgedruckt wird. Ich sehe es aber nicht. Wenn ich es über Start / Bearbeiten / Suchen und Auswählen / Gehe zu / Inhalte / Objekte suche – dann findet er auch kein Bild. Was kann ich nur tun?

Ein Bild wird mit der Datei gedruckt.

Es ist aber nicht sichtbar noch auffindbar.

Die Antwort: Wechseln Sie in die Seitenlayout-Ansicht (Ansicht / Arbeitsmappenansichten / Seitenlayout). Dort sehen Sie das Bild (auch wenn Sie es dort so nicht finden können). Wechseln Sie in die Kopfzeile (oder Fußzeile). Sie sehen dort den Text „&[Grafik]“. Wenn Sie ihn markieren können Sie das Bild löschen.

In der Layoutansicht sieht man das Bild

In der Layoutansicht kann man das Bild löschen.

Kommentar hinterlassen Bild, Fußzeile, Grafik, Kopfzeile

Komische Kommentare

22. Januar 2015 Medardus Kommentare

Das ist ein seltsamer Kommentar in meiner Tabelle. Wenn ich mit der Maus über die Zelle fahre, sehe ich nur einen Strich in der Landschaft. Was ist passiert?

Komischer Kommentar – ein Strich in der Landschaft

Wahrscheinlich sind Sie aus Versehen auf den Rad des Kommentars gekommen und haben ihn zusammengeschoben. Das kann passieren. Lassen Sie ihn (über das Kontextmenü) wieder anzeigen und ziehen ihn dann wieder in die Breite. Dann sehen Sie den Inhalt.

Kommentar einblenden

Kommentar verbreitern

Kommentar hinterlassen Kommentare

Spalte A wurde ausgeblendet

22. Januar 2015 Medardus Alles ist weg, Zeilen und Spalten

Ich habe dummerweise die Spalte A ausgeblendet. Wie kann ich sie wieder einblenden? Wenn ich B markiere – das klappt einfach nicht …

ausgeblendete Spalte

Sie haben recht – normalerweise markiert man die Spalte vor und nach der ausgeblendeten Spalte und kann sie so wieder einblenden. In diesem Falle können Sie ja nicht die Spalte vor Spalte A markieren. Die Lösung: Markieren Sie alles, also klicken Sie mit der Maus in das Kästchen zwischen „B“ und „1“ und blenden nun alle ausgeblendeten Spalten wieder ein. Möglicherweise werden nun Spalten eingeblendet, die Sie gar nicht einblenden wollten – sorry – diese müssen Sie dann wieder ausblenden. Oder Sie versuche mit der Maus den Rand zu schieben …

Manchmal geht es auch mit der Maus.

6 Kommentare ausgeblendet

Datenüberprüfung mit Prozent

22. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Hallo zusammen! – Überall in Excel darf ich das Prozentzeichen eingeben; überall versteht er, dass dahinter die Rechenoperation geteilt durch 100 gemeint ist. Warum darf ich das nicht in der Datenüberprüfung?

Datenüberprüfung mit Prozent

Die Frage ist berechtigt, denn es erstaunt. Sie müssen hier die Prozentzahl als Dezimalzahl eingeben, also 0,1, wenn Sie möchten, dass der Anwender nicht mehr als 10% Zinsen einträgt.

Kommentar hinterlassen Datenüberprüfung, Prozent

Januar geht nicht

21. Januar 2015 Medardus Dateneingabe, Zahlenformate

Wenn ich in meinem Excel den Text „Januar 2015“ eintrage, steht Jan 15 in der Zelle. Bei meiner Kollegin lässt er den Text „Januar 2015“ in Frieden. Warum?

Datum

Excel „erkennt“ das Datum „Januar 2015“ als Datum und formatiert es um. Wahrscheinlich ist bei Ihrer Kollegin in der Ländereinstellung nicht Deutsch/Deutschland eingestellt, sondern ein anderes Land (beispielsweise Österreich). Wenn Sie den Monatsnamen in der entsprechenden Sprache eingibt (bei Österreich „Jänner 2015“), wird er auch formatiert.

Die Windows-Ländereinstellung

Kommentar hinterlassen Datum, Januar

Seitenlayout

21. Januar 2015 Medardus Drucken und Seitenlayout

Kann es sein, dass die sogenannte Ansicht / Seitenlayout alles mögliche anzeigt, aber nicht das Seitenlayout?

Seitenlayout

Ganz so heftig würde ich die Seitenlayout-Ansicht nicht kritisieren. Aber ich geben Ihnen zum Teil recht: Man sieht dort nicht, ob die Gitternetzlinien gedruckt werden. Man sie nicht, ob die Tabelle horizontal und/oder vertikal zentriert wurde. Man sieht zwar, dass alles auf einer Seite steht, aber nicht, ob die Option anpassen 1 Seite breit / 1 Seite hoch aktiviert wurde.

Kommentar hinterlassen Gitternetzlinien, Seitenlayout, zentriert

Einblenden funktioniert nicht

21. Januar 2015 Medardus Zeilen und Spalten

Es ist ein seltsam Ding um Excel – manchmal kann ich partout Spalten nicht mehr einblenden. Obwohl sie offensichtlich ausgeblendet sind. Weder mit der Maus noch über den Befehl „Einblenden“ funktioniert das.

Einblenden funktioniert nicht – weder mit der Maus …

… noch über den Befehl „Einblenden“.

Der Grund: Wahrscheinlich wurde die Spalte gar nicht ausgeblendet. Machen Sie Probe aufs Exempel: Markieren Sie eine Spalte und formatieren Sie die Spalte auf eine Breite von 0,05. Für Excel ist sie nicht ausgeblendet – nur sehr schmal – nur leider sehen Sie den Spalteninhalt nicht mehr.

Die Lösung: Markieren Sie die Spalte links und rechts davon und weisen sie den drei (!) Spalten eine Breite von beispielsweise 10 (Zeichen) zu. Dann ist die vermeintlich ausgeblendete Spalte wieder sichtbar.

22 Kommentare ausgeblendet, einblenden

Hamburg UND Berlin

21. Januar 2015 Medardus Alles ist weg, filtern

Seltsam – ich bin sicher, dass Kunden aus Hamburg in unserer Liste vorhanden sind – Excel filtert jedoch keine.

Hamburg und Berlin

Der Grund ist ein sprachlicher. Sie sagen zwar, dass Sie alle Hamburger UND Berliner Kunden filtern, Sie müssen jedoch einstellen Hamburg ODER Berlin. In keiner Zelle steht gleichzeitig Hamburg UND Berlin. Das logische UND bedeutet immer „sowohl – als auch“, also gleichzeitig. Beispielsweise: Hamburg und weiblich, oder PLZ >= 10000 und PLZ < 20000.

Kommentar hinterlassen filtern, oder, und

Access

20. Januar 2015 Medardus Datenaustausch

Unser System liefert Exceltabellen, die wir in Access importieren möchten. Kann man in Access einstellen, dass die Dateien nicht eine, sondern mehrere Überschriftszeilen haben?

Schwieriger Export von Excel nach Access

Die Antwort – Nein – die Daten müssen zuvor in Excel aufbereitet werden. Wenn Sie regelmäßig Daten importieren, dann sollten Sie sich ein Programm schreiben (lassen), das Ihnen diese Datenaufbereitung vornimmt.

Kommentar hinterlassen Access

Excel -> Text -> Excel

20. Januar 2015 Medardus Datenaustausch

Ich exportiere eine Exceltabelle in eine Textdatei oder eine csv-Datei. Manchmal kann ich sie wieder in Excel importieren – manchmal nicht.

Der Export

Der Import – aus den Währungen wird Text.

Das ist ein großes Problem. Leider kann man in Excel keine genauen Exportspezifikationen festlegen – das heißt – wie das Datum und Zahlen (Tausendertrennzeichen, Dezimaltrennzeichen, Formatierungen, …) exportiert werden sollen. Man muss stets ein wenig „probieren“ – ob alles mitgenommen wird – Zahlen, Datumsangaben, Umlaute, …

Machen Sie die Probe aus Exempel und exportieren Sie die Datei in die verschiedenen Textformate – Sie werden sich wundern …

Erstaunliche Unterschiede - kein eineitliches Datenformat

Erstaunliche Unterschiede – kein einheitliches Datenformat

Kommentar hinterlassen csv, Export, Import, Text

Spaltenbreite

19. Januar 2015 Medardus Zeilen und Spalten

Seltsam – manchmal zeigt mir Excel die Spaltenbreite in cm, manchmal in einer anderen (merkwürdigen) Maßeinheit. Warum?

Merkwürdige Maßeinheit bei der Spaltenbreite

Spaltenbreite in cm

Die Antwort: Das ist nicht konsistent in Excel. Wenn Sie die Normalansicht eingeschaltet haben (Ansicht / Arbeitsmappenansichten / Normal – oder das Symbol rechts unten) verwendet Excel als interne Einheit em – eine Setzerheit. Das bedeutet: 11 Buchstaben „m“ der Standardschrift passen nebeneinander in die Zelle. Zugegeben – eine absurde Maßeinheit in Excel (in gesetzten Texten, beispielsweise in Word taucht diese Einheit auch auf – dort gehört sie hin – aber nicht in Excel). In der Seitenlayout-Ansicht (Ansicht / Arbeitsmappenansichten / Seitenlayout – oder das Symbol rechts unten) verwendet Excel dagegen als interne Einheit cm.

Übrigens: das gleiche Phänomen erhalten Sie, wenn Sie sich die Spaltenbreite (über das Kontextmenü oder Start / Zellen / Format / Spaltenbreite) anzeigen lassen:

Einmal cm …

… einmal em – je nach Ansicht

Kommentar hinterlassen cm, Spaltenbreite

Top 10

19. Januar 2015 Medardus filtern

Seltsam – ich filtere die Top 10, also die zehn Kunden, die den höchsten Jahresbeitrag bezahlen; aber Excel filtert mehr als zehn – ganz genau: 17 Kunden. Warum denn das?

Top 10

Der Begriff „Top 10“ ist etwas verwirrend – Excel filtern nicht die ersten, größten zehn, sondern mindestens zehn. In Ihrem Beispiel gibt es 17 Kunden, die den höchsten Jahresbeitrag (196 Euro) bezahlen. Eigentlich vernünftig – Excel schneidet nicht nach zehn Zeilen (Datensätzen) die Liste ab, sondern liefert zehn oder mehr Datensätze. Denn – würde er nach zehn Zeilen abschneiden – wäre das Ergebnis unterschiedlich – je nachdem wie die Liste sortiert ist.

Kommentar hinterlassen Top 10

Keine bedingte Formatierung

18. Januar 2015 Medardus Zellformate

Mein Kollege hat in Excel eine bedingte Formatierung eingeschaltet. In meinem Excel taucht sie aber nicht auf:

Bedingte Formatierung

Keine Bedingte Formatierung

Die Antwort: Der Kollege hat die bedingte Formatierung in Excel 2013 erstellt. In Excel 2007 konnte eine bedingte Formatierung noch nicht per Verweis auf ein anderes Tabellenblatt arbeiten – man musste dazu einen Namen erstellen; dann hat es in Excel 2007 funktioniert. Erst ab Excel 2010 konnte man direkt in der bedingten Formatierung auf ein anderes Tabellenblatt zugreifen.

Da Ihr Kollege nun eine Formel erstellt hat (=ZÄHLENWENN(Tabelle1!…) wird diese Formel (und damit auch die bedingte Formatierung) gelöscht, wenn Sie diese Datei in Excel 2007 öffnen.

Kommentar hinterlassen bedingte Formatierung, Excel 2007, Excel 2010

Keine Linien

18. Januar 2015 Medardus Alles ist weg

Ich erhalte von einem Kollegen Dateien, in die er bei sich „lustige“ kleine Linien eingefügt hat. Wenn ich die Dateien auf meinem Rechner öffne, erscheinen diese Linien nicht:

Mit Linien

und ohne Linien

Die Antwort: Er hat in seine Excel-Datei Sparklinien eingefügt – Minidiagramme, anhand derer man in einer Zelle einen Trend sehen kann. Diese wurden in Excel 2010 eingeführt – in Excel 2007 gab es sie nicht nicht. Das ist natürlich gefährlich – wenn Sie diese Zellen mit Inhalt füllen, überschreiben Sie seinen Inhalt.

Kommentar hinterlassen Excel 2007, Excel 2010, Sparklines

Drucken funktioniert nicht

18. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Manchmal darf ich einfach nicht drucken. Warum?

Drucken funktioniert nicht.

Wenn Sie in Excel 2007 eine Zelle editieren, also mit dem Cursor noch IN einer Zelle stehen, verbietet Excel das Drucken. Man sieht es leider nicht, weil das Dateimenü über der Tabelle liegt. Unterbrechen Sie den Vorgang – dann sehen Sie den Cursor, der sich in der Zelle befindet, beziehungsweise Sie sehen in der Bearbeitungsleiste den Haken und das x. Daran kann man erkennen, dass die Eingabe nicht beendet wurde.

Der Cursor befindet sich IN der Zelle und nicht AUF der Zelle.

Übrigens: Microsoft hat das mit dem Backstagebereich in Excel 2010 und Excel 2013 abgeschafft – wenn Sie dort auf „Datei“ klicken wird die Eingabe automatisch bestätigt.

Kommentar hinterlassen drucken

Ein kurzer Hilfetext im Objektkatalog in VBA wäre schön

17. Januar 2015 Medardus VBA-Befehle

Eigentlich schade, dass Microsoft es in VBA 7.1 – also nach Excel 97 – 2000 – 2002 – 2003 – 2007 – 2010 – 2013 noch nicht geschafft hat einen kurzen Erklärungstext im Objektkatalog von VBA zu liefern, was diese Funktion denn bedeutet.

Leider kein Hilfetext

Man muss die Funktionstaste F1 drücken und gelangt dann zur Onlinehilfe von Microsoft, wo die Funktion erklärt wird.

Die Onlinehilfe

Kommentar hinterlassen Erklärung, Hilfe, Objektkatalog, VBA

Seltsame Meldungen

17. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen

Zwischenablage?!?

Ich bin manchmal schon verblüfft, welche Meldungsfenster Excel von Zeit zu Zeit ans Tageslicht bringt. Und niemand weiß, was sie bedeuten. Immerhin – ebenso schnell wie sie auftauchen verschwinden sie auch wieder. Natürlich konnte ich den Inhalt der Zelle verschieben …

Kommentar hinterlassen Meldungsfenster, Zwischenablage

Komische Zeichen

16. Januar 2015 Medardus Datenaustausch

Ich erhalte von einem Datenbanksystem manchmal Excellisten, in denen seltsame Zeichen drin sind. Frage: Was haben die in meinen Listen zu suchen und wie bekomme ich die da wieder raus?

Komische Zeichen

Die Antwort: Manche System verwenden intern nichtdruckbare Zeichen, also Zeichen, die einen ASCII-Code haben, der kleiner als 32 ist. Sie werden in Excel als Kästchen dargestellt.

Die Funktion SÄUBERN (eng.: CLEAN) putzt diese Zeichen raus. Da sie aber oft als Trennzeichen verwendet werden, würde ich zuerst herausfinden, welchen ASCII-Code sie haben. Dies kann man mit der Funktion CODE herausfinden. Wenn Sie die Nummer wissen, können Sie mit

=WECHSELN(J2;ZEICHEN(8);“*“)

das fehlerhafte Zeichen durch ein anderes ersetzen lassen. Dabei steht 8 für die Nummer, die Sie gefunden haben: ZEICHEN(8) erzeugt dieses nichtdruckbare Zeichen und „*“ ist ein beliebiges Zeichen, das Sie verwenden können – natürlich können Sie auch ein „;“ oder ein „/“ benutzen.

Die Zeichen können rausgeputzt oder ersetzt werden.

Kommentar hinterlassen ASCII, clean, Code, komische Zeichen, nichtdruckbare Zeichen, SÄUBERN, Zeichen

Die bedingte Formatierung funktioniert nicht

16. Januar 2015 Medardus Zellformate

Warum kann ich nicht mit der bedingten Formatierung bestimmte Länder hervorheben?

Die bedingte Formatierung funktioniert nicht

Wenn Sie eine Formel verwenden, die einen Zelle mit einem Text vergleicht, muss der Text in Anführungszeichen geschrieben werden. Dann funktioniert es:

Texte immer in Anführungszeichen!

Zugegeben: An vielen Stellen ist Excel nicht konsequent. Wenn Sie sich die Texte über die „Regeln zum Hervorheben von Zellen“ anzeigen lassen, müssen – ja DÜRFEN – Sie keine Anführungszeichen setzen:

Hier ohne Anführungszeichen!

Kommentar hinterlassen Anführungszeichen, bedingte Formatierung, Text

Gleich ist nicht gleich

16. Januar 2015 Medardus Zahlenformate

Seltsam – ich habe zwei identische Tabellen – aber einige der Werte unterscheiden sich trotzdem. Warum?

Gleich und doch nicht gleich

Die Antwort: Schauen Sie mal in den Optionen nach. Möglicherweise wurde in einer der beiden Dateien die Option „Genauigkeit wie angezeigt festlegen“ eingeschaltet. Das bewirkt, dass Dezimalstellen, die nicht angezeigt werden, beim Rechnen auch nicht zur Kenntnis genommen werden.

Genauigkeit wie angezeigt

Achtung: Diese Option ist gefährlich! Machen Sie Probe aufs Exempel. Schreiben Sie einige Dezimalzahlen in mehrere Zellen, beispielsweise 0,1234. Formatieren Sie sie auf wenige Nachkommastellen. Schalten nun die Option „Genauigkeit wie angezeigt festlegen“ ein. Versuchen Sie nun die Nachkommastellen wieder durch Formatieren anzeigen zu lassen – sie sind weg! Das heißt: würde jemand aus Versehen eine Zahl formatieren, wären die Werte geändert!

Excel warnt – noch steht 0,1234 in den Zellen …

… aber der Wert wird geändert auf 0,12.

Kommentar hinterlassen Genauigkeit wie angezeigt, Rechengenauigkeit

Registerkarten fehlen

15. Januar 2015 Medardus Alles ist weg

Bei einem Freund habe ich ein Excel gesehen, bei dem die Hälfte der Registerkarten fehlen. Und einige Funktionen (Zum Beispiel die Pivottabelle). Ich konnte sie auch über die Optionen nicht einschalten. Hat der sein Excel kaputt gemacht?

Registerkarten fehlen

Die Antwort: Es gibt eine kostenlose Starterversion von Excel. Auf manchen Computern ist sie bereits vorinstalliert. Und dort fehlen einige Registerkarten (beispielsweise „Daten“) und mehrere Funktionen. Es geht um Geld – wenn Sie alle Funktionen haben möchten, müssen Sie das kostenpflichtige Excel erwerben.

Kommentar hinterlassen Registerkarten, Starterversion

Zählenwenn rechnet nicht

15. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch

Warum rechnet die Funktion ZÄHLENWENN (übrigens auch SUMMEWENN) manchmal nicht?

ZÄHLENWENN rechnet nicht.

Schauen Sie die Funktion genau an. ZÄHLENWENN (und auch SUMMEWENN) verlangt als Reihenfolge zuerst WO wird etwas gesucht und anschließend WAS wird gesucht. Wenn Sie die Reihenfolge vertauschen, zählt er, wie oft der Bereich in der einen Zelle vorkommt und liefert kein Ergebnis.

Die Reihenfolge ist hier falsch.

Kommentar hinterlassen Summewenn, zählenwenn

Pivottabelle weg

15. Januar 2015 Medardus Alles ist weg, Pivottable

Manchmal ist meine Pivottabelle weg. Einfach so!

Pivottabelle ist weg

Die Antwort: In der Pivottabelle können Sie nicht beliebig markieren. Wenn Sie markieren möchten, kann es passieren, dass Sie ein Element aus der Pivottabelle löschen. Die Lösung: Entweder die verwenden die Rückgängig-Funktion oder Sie ziehen die entsprechenden Elemente im Aufgabenbereich PivotTable-Felder wieder dorthin, wo sie hingehören.

Dann wurden die Felder rausgezogen.

Kommentar hinterlassen

Fehlermeldung in Pivottabellen

15. Januar 2015 Medardus Pivottable

Manchmal erhalte ich eine seltsame Meldung, wenn ich Pivottabellen erstelle:

Das Feld, das Sie in den Spaltenbereich ziehen, enthält mehr als 256 Elemente. Nur die ersten 256 Elemente werden als Spalten angezeigt.“

Seltsame Meldung

Die Antwort: Sie verwenden eine Excel-2003-Datei (*.xls). Diese Datei stellt pro Tabellenblatt nur 256 Spalten zur Verfügung. Wenn Sie nun ein Feld in die Spalten ziehen und Excel beim gruppieren der Daten mehr als 256 Elemente ermittelt, hat er ein Problem. Deshalb die Fehlermeldung.

Kommentar hinterlassen Anzahl der Spalten

Kommentare

15. Januar 2015 Medardus Kommentare

Okay, ich weiß eine ganze Menge über Excel. Aber manchmal bin ich sehr erstaunt. Beispielsweise über diesen Kommentar, den ich in eine Zelle eingefügt habe. Er lässt sich einfach nicht mehr anzeigen. Weder beim Darüberfahren mit der Maus, noch beim Einblenden oder Bearbeiten. Zwar wird er mit der Datei gedruckt, wenn ich es einstelle, aber nicht angezeigt. Merkwürdig …

Seltsamer Kommentar

3 Kommentare Kommentare

Warum darf ich nicht kopieren?

14. Januar 2015 Medardus Datenaustausch, Fehlermeldungen

Beim Kopieren eines Tabellenblattes in eine andere Datei erhalte ich eine merkwürdige Fehlermeldung:

„Die Blätter können von Excel nicht in die Zielarbeitsmappe eingefügt werden, da sie eine geringere Anzahl von Zeilen und Spalten enthält als die Quellarbeitsmappe.“

Kopieren verboten!

Die Antwort ist einfach: Sie versuchen ein Tabellenblatt auf einer Excel-2013-xlsx-Tabelle in eine Excel-2003-xls zu kopieren. Das kann nicht gehen, weil Excel 2013 mehr als 1.000.000 Zeilen hat, Excel 2003 nur etwas mehr als 65.000. Der zweite Satz des Meldungsfensters beschreibt die Lösung:

„Zum Verschieben oder Kopieren der Daten in die Zielarbeitsmappe können Sie die Daten auswählen und dann mithilfe der Befehle ‚Kopieren‘ und ‚Einfügen‘ in die Blätter eine anderen Arbeitsmappe einfügen.“

7 Kommentare kopieren

Eine Linie ist eine Linie ist eine Linie

14. Januar 2015 Medardus Merkwürdig übersetzt

Nicht, dass es wichtig wäre, aber es amüsiert. Ist Ihnen aufgefallen, wie viele verschiedene Begriffe eine Linie in Excel hat?

* Beim Formatieren von Zellen werden sie „Rahmenlinien“ genannt.

Rahmenlinien

* Bei Autoformen und Diagrammen steht im Register „Format“ der Begriff „Formkontur“

Formkontur

* Der Aufgabenbereich nennt sie bei Autoformen „Linie“

Linie

* und bei Diagrammen heißt es Rahmen.

Rahmen

Kommentar hinterlassen Kontur, Linie, Rahmen

Gültigkeit und Datenüberprüfung

14. Januar 2015 Medardus Symbole falsch beschriftet

Warum spricht Excel manchmal von „Gültigkeit“, an anderen Stellen von „Datenüberprüfung“?

Gültigkeit

Datenüberprüfung

Die Antwort: das Betriebssystem „zieht“ sich ein Menü, das noch die alten Beschriftungen von Excel 2003 verwendet. Andererseits wurde das Menüband von Microsoft übernommen – nach der Konvention von ungefähr Excel 2007. Das im Wechsel von Excel 2003 zu Excel 2007 die Gültigkeit in (Daten)überprüfung umbenannt wurde, findet sich nun in Excel die alte Beschriftung und die neue. Das ist nicht gerade konsistent …

Kommentar hinterlassen Datenüberprüfung, Gültigkeit, Mac

Warum kann ich keine m²?

14. Januar 2015 Medardus Zahlenformate

Ich habe von einer Kollegin eine Datei mit den Flächenangaben von Räumen geschickt bekommen. Sie hat dort benutzerdefiniert die Zahl als 0,00 „m²“ formatiert. Wie mache ich das?

qm oder m²

Die Antwort: Sie können das leider nicht. Der Macintosh unterstützt leider nicht die beiden hochgestellten Sonderzeichen ² und ³ im Standardzeichensatz. Erstaunlicherweise – wenn Sie dieses Format auf andere Zellen desselben Tabellenblattes, auf ein anderes Tabellenblatt oder in eine andere Datei kopieren – dann funktioniert es. Aber in einer neuen, leeren Datei können Sie nur als 0,00 „qm“ formatieren.

Kommentar hinterlassen Mac, m², qm

Alle Diagramme weg!

14. Januar 2015 Medardus Alles ist weg

Ich bin ganz sicher! Ich habe mehrere Diagramme erstellt und nun plötzlich sind sie alle weg. Wie kann das sein?

Die Antwort: Entweder Sie haben wirklich alle Digramme markiert (das kann man mit Start / Bearbeiten / Suchen und Auswählen / Gehe zu / Inhalte / Objekte) und dann [entf] gedrückt oder – was wahrscheinlicher ist – Sie haben alle Objekte ausgeblendet (Optionen / Erweitert / Optionen für diese Arbeitsmappe anzeigen).

Die Taste [Strg] + [6] bewirkt auch ein Ein- oder Ausblenden.

Man kann alle Objekte ausblenden.

12 Kommentare

Zuviel ist zuviel

14. Januar 2015 Medardus filtern, sortieren

Eine Exceltanelle hat 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten. Das ist Augenwischerei. Er geht schon vorher „in die Knie“.

In einer Liste befinden sich 10.000 Datensätze (in 16 Spalten). In einer Spalten wird mit der bedingten Formatierung alle doppelten Werte mit einer Farbe gekennzeichnet.

Duplikate finden

Wenn Sie nun die Liste nach den Farben sortieren oder filtern möchten (was eigentlich recht flott geht), wird Excel sehr, sehr langsam. Häufig zeigt er „keine Rückmeldung“ an. Manchmal „fängt“ er sich wieder, manchmal stürzt er an dieser Stelle ab.

Ich vermute, dass beim Sortieren und Filtern im Hintergrund eine permanante Neuberechnung der bedingten Formatierung geschieht, so dass Excel an seine Auslastungsgrenzen gerät.

Keine Rückmeldung

Kommentar hinterlassen Absturz, bedingte Formatierung, große Datenmenge?, sortieren

Rechenungenauigkeit II

14. Januar 2015 Medardus Oberfläche

Excel hat nicht nur Schwierigkeiten mit Nachkommastellen, sondern auch mit Stellen vor dem Komma. Wenn Sie eine Zahl eingeben, die mehr als 15 Stellen vor dem Komma hat, löscht der die letzten Stellen. Schade, eigentlich!

Rechenungenauigkeit

Ein Kommentar

Erklärungstext nicht aussagekräftig

13. Januar 2015 Medardus Merkwürdig übersetzt

Zugegeben: AN vielen Stellen sind die Erklärungen in Excel schon recht gut. Und verständlich. Es ist klar, was gemeint ist. An einigen Stellen jedoch wundere ich mich sehr und schüttle den Kopf. Auch hier hilft ein Blick in die englische Oberfläche von Excel nicht – auch dort steht nichts, was die Zahlen bedeuten. Erst ein Blick in die Hilfe erklärt, welche Bedeutung die Konstanten in den Funktionen TEILERGEBNIS (SUBTOTAL) und VERGLEICH (MATCH) haben:

Man soll -1 oder 0 o der 1 eingeben. Aha!

Man soll eine Zahl zwischen 1 und 11 eingeben. Aha!

Erst in der Online-Hilfe findet sich eine aussagekräftige Erklärung.

Kommentar hinterlassen Beschriftung, Erklärung

Komische Zeichen

13. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Seltsam – ich wollte gerade eine Formel eingeben – aber nun stehen ganz andere Zeichen in meiner Exceltabelle. Was ist los? Ist die Tastatur kaputt? Oder mein Tastaturtreiber?

Seltsame Zeichen

Die Antwort: Werfen Sie mal einen Blick in die Taskleiste. Ganz unten rechts! Vielleicht steht dort EN (oder eine andere Sprache) statt DE. Man kann die Sprachbelegung aus Versehen umschalten, indem man die Tastenkombination [Shift] + [Alt] drückt.

Die Tastatursprache wurde auf Englisch umgestellt.

Kommentar hinterlassen komische Anzeige, Tastatur

Visio

13. Januar 2015 Medardus Datenaustausch

Es ist wunderbar, dass Visio einen Assistenten zur Verfügung stellt, mit dem man leicht die Daten, die man in Visio an die Shapes gebunden hat, exportieren kann. Leider haben unsere Büros Nummer, wie beispielsweise 1-18, 2-22 oder 4-07. Nach dem Export nach Excel wandelt Excel die Daten leider in Datumsinformationen um. Kann man das verhindern?

Visio exportiert und wandelt 1-04 in den 01. April um.

Da Sie den Assistenten nicht „aufbrechen“ können, müssten Sie ihn entweder nachprogrammieren (was sehr mühsam ist) oder vor der Büronummer ein Hochkomma (‚) eingeben. Dann wird die Information als Text übergeben. Das ist leider in vielen anderen Systemen auch der Fall – Excel interpretiert einige Zeichen so wie er sie versteht und nicht so, wie Sie es gerne hätten.

Kommentar hinterlassen Datum, Visio

Excel rechnet falsch

13. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch

Bei meinem Kollegen funktioniert es – auf meinem Rechner aber nicht!

Ein Kollege hat auf seinem Rechner eine Formel programmiert, die bei einem Geburtstagskind „happy birthday“ anzeigt. Wenn ich diese Datei bei mir öffne, dann sehe ich zwar die Geburtstagskinder aber auch noch viele andere. Warum?

So viele haben heute gar nicht Geburtstag!

Die Formel sieht folgendermaßen aus:

=WENN(TEXT(I2;“DD-MM“)=TEXT(HEUTE();“DD-MM“);“happy birthday“;““)

Wenn Sie genau hinschauen, fällt auf, dass das Datum in der Form DD-MM formatiert wurde, also day und month. Mit Sicherheit verwendet der Kollege eine englischsprachige Excelversion. Dort benutzt Excel DMY statt TMJ. Da diese Formatangabe als Text in Anführungszeichen in der Formel steht, wird sie nicht übersetzt (anders als beispielsweise die Formeln – aus SUM wird SUMME, aus VLOOKUP wird SVERWEIS, … Entweder Sie korrigieren die Formel in:

=WENN(TEXT(I2;“TT-MM“)=TEXT(HEUTE();“TT-MM“);“happy birthday“;““)

oder Sie schreiben es ohne die Funktion TEXT, die leider nicht mehrsprachig ist:

=WENN(UND(TAG(I2)=TAG(HEUTE());MONAT(I2)=MONAT(HEUTE()));“happy birthday“;““)

Man muss die Formel ändern oder eine andere Formel verwenden, damit man alle Geburtstagkinder sieht – alle die heute, am 13.01. Geburtstag haben.

Kommentar hinterlassen Datum, DMY, falsches Datumsformat, Text, TMJ

Wo ist der Remote-Server-Computer

13. Januar 2015 Medardus Excel-Objekte

In einem Programm, das ich in VBA geschrieben habe, erscheint manchmal die Fehlermeldung: Der Remote-Server-Computer existiert nicht oder ist nicht verfügbar. Wo bitte steht denn mein Remote-Server-Computer?

Wo ist der Remote-Server-Computer?

Diese Meldung kann zwei Ursachen haben. Entweder Sie greifen mit einer Objektvariablen auf ein anderes Programm (beispielsweise Word oder Access) zu und schließen per Hand (oder per Programmierung) dieses Programm.

Oder Sie greifen auf ein anderes Programm zu und löschen nicht „sauber“ die Objektvariablen. Auch wenn Microsoft behauptet, dass eine Garbage-Collection die Variablen „sauber“ putzen würde, stelle ich ab und zu (nicht immer!) fest, dass dies nicht der Fall ist. Also, wenn Sie beispielsweise per Programmierung Word öffnen (Sie müssen natürlich einen Verweis auf die Word-Bibliothek setzen):

Dim wdApp As Word.Application
Dim wdDatei As Word.Document
Set wdApp = New Word.Application
wdApp.Visible = True
Set wdDatei = wdApp.Documents.Add

Dann sollten Sie am Ende sämtliche Objektvaribalen leeren. Und zwar so.
Set wdDatei = Nothing
Set wdApp = Nothing

Und bitte auch in der richtigen Reihenfolge – von „klein“ nach „groß“.

2 Kommentare Objekte, Objektvariablen, Remote-Server-Computer

Word-Serienbriefe

13. Januar 2015 Medardus Word nervt auch

Seltsam – wenn ich einen Word-Serienbrief erstelle, verwendet Excel seltsame Formate. Das heißt: bei formatierten Geldbeträgen muss ich das Format „per Hand“ in Word eintragen; Datumsinformationen sehen ganz merkwürdig aus. Ich weiß, man kann in Word mit Feldfunktionen – aber muss das sein?

Seltsame Datenübernahme in Word-Serienbriefen

Die Antwort: Ich weiß nicht, warum in Word diese Option als Standard deaktiviert ist. Wenn Sie in Word in den Optionen / Erweitert / Allgemein die „Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen“ einschalten und beim nächsten Serienbrief sich alle Datenquellen anzeigen lassen, nun aber nicht OLE, sondern DDE wählen, dann übernimmt Word brav die Excel-Zahlenformate.

Man muss die richtigen Optionen einschalten.

Denn werden Währungen und Datumsangaben korrekt übernommen.

Kommentar hinterlassen Serienbrief, Word, Zahlenformat

Fast alle Rechnungen sind falsch

13. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch

Warum rechnet Excel in der ersten Zelle richtig, in fast allen anderen Zellen falsch?

Excel rechnet fast überall falsch.

Wenn ich diese Frage höre, gibt es eigentlich nur eine Antwort – irgendetwas stimmt mit relativ/absolut nicht. Wenn Sie die Formel anschauen, die in C4 steht:

=B4*B1

dann müssten Sie erkennen, dass Sie eigentlich B1 fixieren müssen. Am besten, indem Sie den Cursor vor den Buchstaben B, zwischen B und 1 oder hinter die Zeilennummer 1 setzen und dann [F4] drücken. So wandelt Excel den relativen Bezug in einen absoluten (festen) Bezug um und schreibt:

=B4*$B$1

Formel runterziehen – dann klappt es:

Mit dem absoluten Bezug funktioniert es.

Kommentar hinterlassen $B$1, absoluter Bezug, fester Bezug, relativer Bezug

Formate stimmen nicht

13. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Komisch – eigentlich wollte ich nur schnell einen kleinen Kalender erzeugen – aber irgendwie stimmen die Formate nicht: Normalerweise müssten die Zahlen am rechten Rand der Zelle stehen und in der ersten Zelle sollte eigentlich ein formatiertes Datum zu sehen sein. Ach ja – und die Spalten sind auch viel zu breit.

Seltsame Zahlen

Sie haben mit Sicherheit die Formeln angezeigt (Registerkarte Formelüberwachung). Bis Excel 2007 haben Anwender ab und zu versehentlich die Tastenkombination [Strg]+[#9 gedrückt – die wird in den Versionen 2010 und 2013 nicht mehr unterstützt. Das passierte oft denn, wenn Anwender aus Versehen statt auf [Shift]+[‚] drücken die Taste [Strg]+[#] erwischen. Wie auch immer es passiert ist – schalten Sie die Formelanzeige aus – sie liefert die internen Werte (statt eines formatierten Datums die dahinterstehende Zahl) und verbreitert die Spalten, damit Formeln in Spalten gut sichtbar sind.

Hier kann man sie wieder ausschalten.

Kommentar hinterlassen breite Spalten, falsches Datumsformat, komische Anzeige, linksbündig, rechtsbündig

Punkt statt Komma

12. Januar 2015 Medardus Dateneingabe, Zahlenformate

Nicht lachen – auch diesen Fehler habe ich schon mehrfach gesehen. Ein Anwender vertippt sich und trägt einen Punkt statt eines Kommas ein – man muss schon genau hinschauen, damit man feststellt, dass in der Zelle E27 nicht 10,10 sondern 10.10 – also der 10. Oktober – steht. Damit man es nicht gleich sieht, habe ich die Zelle noch ein wenig formatiert …

Punkt statt Komma

Kommentar hinterlassen Komma, Punkt

#ZAHL!

12. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen

Manchmal – wenn auch recht selten – erhalte ich die Fehlermeldung #ZAHL! Wann passiert denn das?

Vor allem bei mathematischen Funktionen kann dieser Fehler auftreten. Es gibt einige Funktionen, die lassen nur einen bestimmten Wertebereich zu – sonst können sie nicht rechnen, weil sie im reellen nicht definiert sind. Beispielsweise verlangt Wurzel, Logarithmus und Fakultät eine positive Zahl, Arcsin und Arccos sind für Zahlen im Bereich [-1;+1] definiert. GGT und KGV sind nur für positive, ganze Zahlen definiert.

Erhalten sie negative Werte (beispielsweise WURZEL(-1) so ist #ZAHL! das Ergebnis.

Ebenso wachsen einige Funktionen sehr schnell. Mit FAKULTÄT(171) sprengt die Grenzen von Excel – Fakultät(170) ergibt 7,2574 x 10³⁰⁶. Mehr geht nicht. Auch mit der Funktion Potenz kommt man an die Grenzen von Excel.

Kommentar hinterlassen Fehlermeldung, Zahl

Formate gehen nicht weg!

12. Januar 2015 Medardus Zellformate

Jetzt versuche ich es schon seit einer halben Stunde – ich bekomme einfach die blaue Hintergrundfarbe nicht weg. Ist da etwas einprogrammiert?

Farbe geht nicht weg.

Schauen Sie mal in der Bedingten Formatierung nach (Start / Formatvorlagen / Bedingte Formatierung). Vielleicht wurde die blaue Farbe als Regel eingestellt. Man kann sie so entfernen oder auch über Start / Bearbeiten / Löschen / Formate löschen.

Natürlich kann man die Formate löschen.

Kommentar hinterlassen bedingte Formatierung, Hintergrundfarbe

Seltsames Bewegen bei der Pfeiltaste

12. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Manchmal springt der Cursor von Excel nicht eine Zeile nach unten, wenn ich die Taste [↓] drücke. Das gesamte Tabellenblatt „wandert“ nach unten.

Start …

… und ein paar Mal die Pfeiltaste gedrückt …

Wahrscheinlich haben Sie aus Versehen die Taste [Rollen] gedrückt. Dadurch scrollt der Bildschirm nach unten und nicht die Position des Cursors. Dies wird in der Statuszeile angezeigt.

Rollen ist eingeschaltet.

Kommentar hinterlassen rollen, scrollt

Formel rechnet nicht

11. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch, Fehlermeldungen

Ich habe eine Datei erhalten, die angeblich bei meinem Kollegen richtig rechnet. Bei mir sehe ich jedoch nur Fehler. Was habe ich falsch gemacht?

Fehler statt Formelergebnis

Sie haben alles richtig gemacht. Ein genauer Blick auf die Formeln zeigt, dass auf einem anderen Rechner mit der Funktion Ostersonntag gerechnet wurde. Diese Funktion gibt es nicht in Excel. Wenn Ihr Kollege sagt, dass diese Formel bei ihm funktioniert, kann es zwei Gründe haben:

1. Entweder er hat ein Add-In programmiert (oder programmieren lassen) oder zumindest installiert, das diese Formel (Ostersonntag) zur Verfügung stellt. Zwar rechnet die Formel korrekt auf seinem Rechnern, aber wird nun die Datei weitergegeben, rechnet die Funktion nicht mehr richtig auf einem anderen Rechner.

2. Er hat in einem anderen Programm gearbeitet, beispielsweise in openOffice.org oder in libreOffice. Dort existiert diese Funktion (einige der wenigen Funktionen die es in ooo oder libreOffice, aber nicht in Excel gibt). Die Datei kann als *.XLS gespeichert und weitergegeben werden. Beim Öffnen – Fehlermeldung!

Die Lösung: Sie müssen entweder das Add-In installieren oder die Formel auf Ihrem Rechner nachprogrammieren.

Kommentar hinterlassen Fehlermeldung

SVERWEIS rechnet nicht

11. Januar 2015 Medardus Excel rechnet gar nicht, Fehlermeldungen

Seit einer Weile arbeite ich mit dem SVERWEIS. Ich habe ihn schon recht gut verstanden. Aber manchmal rechnet er nicht richtig. Warum?

SVERWEIS rechnet nicht richtig.

Dazu muss man sich die Formel genau ansehen:

=SVERWEIS(K2;$A$1:$A$32;3;FALSCH)

Sie suchen den Wert, der in der Zelle K2 steht in der Spalte A – genauer in den Zellen A1 bis A32. Soweit so gut. Sie möchten den Wert der dritten Spalte (3), also den Last Name wissen. Sie müssen den Bereich ändern: Es ist richtig – Sie suchen zwar in A1:A32, aber in der Spalte A steht nicht der Wert den Sie haben möchten. Sie müssen in der Matrix (in der Informationstabelle, in der die Daten gesucht werden), auch den Bereich einschließen, in dem sich die Daten befinden, also Spalte C. Sie können dabei gerne übers Ziel schießen, beispielsweise:

=SVERWEIS(K2;$A$1:$H$32;3;FALSCH)

Dann funktioniert es.

Kommentar hinterlassen Bereiche, SVERWEIS

ZÄHLENWENN zählt zu wenig

11. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch

Warum ermittelt die Funktion ZÄhLENWENN (und SUMMEWENN) nicht die richtige Zahl?

Zählenwenn zählt falsch ?!

Man muss sich die einzelnen Daten ansehen. In der Bearbeitungsleiste stellt man fest, dass in einigen der Texte noch weitere Informationen („München“) stehen (sie wurden übrigens weiß formatiert). Man hätte auch durch ein Ändern der Ausrichtung auf rechtsbündig feststellen können, dass hinter dem angezeigten Text noch etwas steht.

Die Bearbeitungsleiste liefert das Ergebnis

Oder man formatiert die Zellen rechtsbündig.

Übrigens: =ZÄHLENWENN(D2:D10;“Rene Martin*“) hätte die korrekte Anzahl ermittelt.

Ein Kommentar Summewenn, weißer Text, zählenwenn

Summe rechnet nicht

11. Januar 2015 Medardus Dateneingabe, Excel rechnet gar nicht

Die Formel stimmt – aber warum rechnet die Summe nicht?

Die Summe rechnet nicht.

Erst ein Klick auf die Zellen liefert die Antwort: In den Zellen steht nicht 20, 40, 60, … sondern 20 EUR, 40 EUR, … – das heißt der Text „EUR“ wurde in die Zelle eingetragen und nicht hinzuformatiert.

Übrigens: Manche Anwender denken, dass durch ein Ändern der Ausrichtung in rechtsbündig aus einem solchen Text eine Zahl wird. Das ist natürlich nicht der Fall!

Falsche Werte in der Zelle verhindern das Rechnen.

Kommentar hinterlassen

Summe rechnet falsch

11. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch, Zahlenformate

Auf den ersten Blick rechnet die Summe falsch.

Summe rechnet falsch?

Aber wenn man die Werte der Zellen genauer anschaut, dann fällt sofort auf, dass ein Datum als TT formatiert wurde. Oder genauer: Man sieht nur die Tageszahl des Datums:

Ein Datum wurde falsch formatiert.

Kommentar hinterlassen Datum, Datumsformat, Zahlenformat

Raute

11. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Vielleicht ist es albern, dieses Phänomen zu erwähnen – aber der Vollständigkeit halber und weil oft Fragen in Anfängerschulungen kommen, möchte ich es erwähnen.

Warum zeigt Excel manchmal Rauten an?

Raute statt Inhalt

Ganz genau: Excel zeigt dann Rauten (Zahlenzeichen; scherzhaft: Schweinegitter) an, wenn in einer Zelle eine formatierte Zahl steht, die nicht mehr in diese Zelle passt. Es wäre fatal, wenn Excel die erste oder die letzte Ziffer der Zahl nicht anzeigen würde. Deshalb ein Zeichen mit einen Hinweis an Sie, lieber Anwender: Bitte verbreitern Sie die Spalte. Beispielsweise mit einem Doppelklick auf den Rand zwischen den beiden Spaltenköpfen – dann wird die Spalte optimal breit. Das heißt: Der längste Eintrag ist noch sichtbar in der Spalte.

5 Kommentare Rauten, Schweinegitter, Zahlenzeichen

SVERWEIS klappt nur manchmal

11. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch

In den ersten Zeilen rechnet der SVERWEIS noch richtig, aber dann gibt es Fehler.

SVERWEIS rechnet manchmal richtig.

Eigentlich müssten Sie den Fehler selbst finden können, wenn Sie die Formel anschauen. Der Bereich (hier: A1:B14) wurde nicht fixiert. Das bedeutet: er „wandert“ beim Herunterziehen mit nach unten. Was passiert, können Sie leicht überprüfen, wen Sie auf eine Zelle doppelklicken, die sich weiter unten befindet.

Der Bereich wurde nicht fixiert.

Wandeln Sie also A1:B14 in $A$1:$B$14 um (oder verwenden einen Namen für diesen Bereich)

absoluter Bezug, relativer Bezug, SVERWEIS

Komische Zeichen

11. Januar 2015 Medardus Datenaustausch

Da habe ich etwas aus dem Internet in eine Exceltabelle eingefügt – und nun sind so komische Zeichen drin. Kann ich die ganz schnell entfernen?

Komische Zeichen

Die „komischen Zeichen“ sind Grafiken, die von der Internetseite nach Excel kopiert wurden. Sie können schnell alle diese Zeichen markieren, indem Sie über Start / Bearbeiten / Suchen und Auswählen / Gehe zu / Inhalte die Option „Objekte“ auswählen. Dann werden sie alle markiert und können mit einem Klick entfernt werden.

Schnell alle Grafiken markieren

gehe zu, Grafiken, Objekte

Autoausfüllen

11. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Excel ist nicht konsequent. Wenn Sie in eine Zelle einen Wochentag, einen Monatsnamen, ein Datum oder eine Text-Zahl-Kombination schreiben, zählt Excel beim Herunterziehen weiter. Nur bei Zahlen schreibt Excel in jede Zelle den gleichen Wert.

Nicht konsequent

Sicherlich kennen Sie die Lösungen, wie man „weiterzählen“ lassen kann:

1. Schreiben Sie die ersten beiden Werte in zwei Zellen, markieren diese und ziehen sie herunter.

2. Drücken Sie beim Herunterziehen die [Strg]-Taste.

3. Wählen Sie aus dem Smarttag die Option „Datenreihe ausfüllen“.

4. Wählen Sie aus Start / Bearbeiten / Füllbereich / Reihe die Option „Linear“ mit dem Inkrement 1.

Umständlich – aber so funktioniert es auch.

Autoausfüllen, ziehen

Diagramm zeigt nicht die Datenquelle an

11. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Diagramme

Wenn ich ein Diagramm selektiere und über Entwurf / Daten / Daten auswählen den Bereich ansehen möchte, woher Excel die Daten bezieht, erhalte ich nur den lakonischen Kommentar „Der Datumsbereich ist zu komplex, um angezeigt zu werden. Wenn ein neuer Bereich ausgewählt wird, werden alle Reihen im Bereich ‚Reihe‘ ersetzt.“ Was heißt denn das?

Seltsamer Datenbereich

Die Antwort: Über ein Dropdownfeld in Zelle AB12 wird das Jahr ausgewählt. In Zelle AC12 wird mit einer Formel die Zeile berechnet, aus der Daten gezogen werden. Im Register Formeln / Definierte Namen / Namensmanager werden zwei Namen definiert („Frauen“ und „Männer“), die ausgehend von A1 einen Bereich berechnen, der um so viele Zeilen nach unten versetzt liegt wie in AC12 berechnet wurde. Diese beiden Bereiche wurden nun im Exceldiagramm verwendet, so dass der Anwender das Jahr auswählen kann und das Diagramm dynamisch den Bereich darstellt. Erstaunlicherweise kann Excel diese Formel in der Datenquelle nach einem erneuten Öffnen nicht mehr anzeigen.

Ein dynamisches Diagramm

Bereich.Verschieben, Diagramme, dynamisches Diagramm

Pivottabelle rechnet nicht richtig

11. Januar 2015 Medardus Pivottable

Warum taucht in der Pivottabelle noch die Kategorie „Forschung“ auf? Die haben wir doch längst mit der Abteilung „Forschung und Entwicklung“ zusammengelegt.

Pivottabelle nicht korrekt

Wenn der Bereich der Datenquelle korrekt ist, so wurde die Pivottabelle möglicherweise nicht aktualisiert. Sie können (und müssen!) den Refresh erzeugen über das Kontextmenü, über Analysieren / Daten / Aktualisieren. Oder indem Sie in Analysieren / PivotTable / Optionen / Optionen / Daten die Option einschalten „Aktualisieren beim Öffnen der Datei“.

Pivottabellen müssen aktualisiert werden.

aktualisieren, Pivot

Pivottabelle rechnet nicht richtig

10. Januar 2015 Medardus Pivottable

Zuerst war alles wunderbar. Aber irgendwann hat die Pivottabelle nicht mehr richtig gerechnet.

Die Pivottabelle liefert falsche Daten.

Die Antwort finden Sie, wenn Sie sich die Datenquelle ansehen (Analysieren / Daten / Datenquelle ändern). Dann stellen Sie fest, dass wahrscheinlich die Liste erweitert wurde – die Pivottabelle jedoch noch auf den „alten“ Bereich zugreift.

Zwei Lösungen: Entweder Sie vergrößern den Bereich per Hand im Doalogfeld.

Oder Sie wählen beim Erstellen der Pivottabelle die ganze Spalte aus. Dann können Sie die Liste beliebig erweitern.

Der Bereich ist nicht korrekt.

Pivot

[Strg]+[#]

10. Januar 2015 Medardus Symbole falsch beschriftet

Warum funktioniert die Tastenkombination [Strg]+[#] nicht? Oder mache ich etwas falsch?

[Strg]+[#] funktioniert nicht.

Sie haben recht – in Excel 2010 und Excel 2013 funktioniert [Strg]+[#] nicht mehr. In Excel 2007 ging es noch. Ich weiß nicht warum, ich weiß nur, dass man nun auf das Symbol klicken muss …

Formeln anzeigen, Strg+

Seltsamer Doppelklick

10. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Erstaunlich: Manchmal bewirkt ein Doppelklick, dass ich „in der Zelle bin“, das heißt: ich kann den Text ändern. Manchmal sitzt der Cursor dann plötzlich an einer ganz anderen Stelle.

Die Antwort auf diese Frage ist einfach: Excel hat auf den Tabellenblättern drei verschiedene Mauszeiger (ein kleines, schwarzes Kreuz (an der rechten unteren Ecke), ein großes weißes Kreuz (auf der Zelle) und einen weißen Pfeil, der nach links oben zeigt, unter dem sich ein Vierfachkreuz befindet (an jedem der vier Ränder)). Je nach Mauszeiger ändert sich das Verhalten: Ein Doppelklick auf die Zelle bewirkt, dass sich der Cursor in der Zelle befindet, ein Doppelklick auf den Rand bewirkt, dass die Position des Cursors auf die letzte oder erste Zelle versetzt wird, in der noch etwas steht. Ein Doppelklick auf das rechte, untere Kästchen bewirkt, dass die Formel (oder der Inhalt) nach unten gezogen wird.

Ebenso haben Sie beim Ziehen einen Unterschied: schwarzes Kreuz „zieht“ die Formel, Pfeil verschiebt die Zelle und weißes Kreuz markiert die Zellen.

Drei unterschiedliche Mauszeiger, die etwas anderes bewirken beim Doppelklick und beim Ziehen.

Cursor, Doppelklick, editieren, markieren, Mauszeiger, ziehen

Diagramme – ohne Aktualisierung

10. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Diagramme

Seltsam – ich ändere die Daten, aber das Diagramm wird nicht aktualisiert.

Keine Aktualisierung des Diagramms

Möglicherweise greift das Diagramm nicht auf diese zu. Sie können es überprüfen, indem Sie das Diagramm markieren und über Entwurf / Daten / Daten auswählen nachsehen.

Die sichtbaren Daten stellt nicht die Datenquelle des Diagramms dar.

In diesem Beispiel stellen Sie fest, dass die Daten, auf denen das Diagramm basiert, „hinter“ dem Diagramm liegen, also vom Diagramm verdeckt wurden.

Daten auswählen, Datenquelle, Diagramme

Listenfelder – nicht konsequent

10. Januar 2015 Medardus Userforms

Wenn Sie in VBA programmiert haben und wenn Sie dort Listenfelder und Kombinationsfelder erstellt habe, haben Sie sicherlich schon entdeckt, dass beide über die Sammlung Column und Row verfügen, die Listenfelder auch über die Sammlung Selected. Das erstaunt, weil Sammlungen eigentlich immer ein Plural-s besitzen: Rows, Worksheets, Workbooks, Cells, Charts, …

Ebenso erstaunt, dass die Zählung der Elemente bei 0 beginnt und nicht bei 1 wie bei allen anderen Sammlungen. Auch das Hinzufügen eines neuen Elementes heißt AddItem und nicht Add.

Ich vermute, dass diese beiden Steuerlemente von einem Drittanbieter hinzugekauft wurden, der etwas andere Konventionen verwendet hat.

Ein Kombinatonsfeld

Combobox, Dropdownbox, Kombinationsfeld, Listbox, Listenfeld, Sammlung

Seltsame Pivottabelle

10. Januar 2015 Medardus Pivottable

Warum macht Excel so komische Pivottabellen?

Komischer Bereich

Excel benötigt für die Erstellung einer Pivottabelle einen zusammenhängenden und rechteckigen Bereich. Jede Spalte dieses Bereichs muss eine Überschrift (selbstredend in der ersten Zeile) haben. In diesem Beispiel werden die Spalten A bis D als Überschriften identifiziert. Spalten e bis Q haben keine Überschrift in Zeile 1. Dass der Bereich eine Überschrift in Zeile 7 hat, kann Excel nicht erkennen.

Die Lösung: Trennen Sie die den Kopf von dem Datenbereich durch eine Leerzeile. Oder markieren Sie nur den unteren Bereich. Besser: zwei getrennte Bereiche!

Bereiche, Pivot, zusammenhängend

#BEZUG!

10. Januar 2015 Medardus Excel rechnet gar nicht, Fehlermeldungen

Ich weiß nicht mehr, was ich gemacht habe. Ich sollte in einer Tabelle einer Kollegin die Formel für den Unterstützungsbeitrag unserer Firma anpassen. Irgendwann entdecke ich jedoch in einer Zelle die Fehlermeldung #BEZUG! Kann ich den Fehler lokalisieren? Oder die Formel wieder auf eine korrekte Form bringen?

#BEZUG!

Die Antwort: Leider nein! Wahrscheinlich haben Sie irgendwo etwas gelöscht (beispielsweise eine Zeile), die an anderer Stelle noch verwendet wurde. Menschen rechnen oft kreuz und quer in Excel; schreiben irgendwelche Konstanten in irgendwelche Zellen. Fremde Tabellenblätter zu analysieren ist schwierig und mühsam:

Tipp 1: Speichern Sie die Originaldatei unter einem anderen Namen ab.

Tipp 2: Bevor Sie etwas löschen, von dem Sie denken, dass es nicht mehr benötigt wird – überprüfen Sie mit der Spur zum Nachfolger, ob irgendwo eine andere Formel mit dieser weiter rechnet.

#BEZUG!, löschen

Dünne Balken in Diagrammen

10. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Diagramme

Warum macht mir Excel immer so dünne Balken in den Diagrammen?

Dünne Balken – muss das sein?

Die Antwort: Schreiben Sie Ihre Liste „kompakt“ – das heißt: ohne Leerzeilen und ohne Leerspalten. Dann kann man leichter ein Diagramm erstellen. Kümmern Sie sich nicht darum, dass vielleicht einige der Texte in der Tabelle nicht angezeigt werden – Excel übernimmt schon den kompletten Text in die Diagramme:

So geht es einfacher.

Diagramme, dünne Balken

Pivottabelle funktioniert nicht

10. Januar 2015 Medardus Pivottable

Dieser Befehl setzt mindestens zwei Zeilen voraus, die Quelldaten enthalten. Der Befehl kann nicht auf die Auswahl von nur einer Zelle angewendet werden.

… behauptet Excel. Er lügt doch – ich habe eine Liste auf der ich eine Pivottabelle aufsetzen möchte. Warum klappt das nicht?

Pivot geht nicht.

Den Grund kann man HIER sehr schnell sehen – in der die Spalte D hat keine Überschrift. Pivottabellen verlangen unbedingt, dass jede Spalte immer eine Überschrift haben müssen. Hier sieht man es – schwieriger wird es, wenn die Tabelle sehr groß ist, das heißt, wenn die Tabelle sehr viele Spalten besitzt. Sie können mit der Tastenkombination [Strg]+[→], beziehungsweise [Strg]+[←] überprüfen, ob jede Spalte eine Überschrift besitzt.

Pivot, Überschriften

Summe rechnet nicht

10. Januar 2015 Medardus Excel rechnet gar nicht

Im Excel-Kurs habe ich gelernt, wie man eine Summe bildet. Aber bei mir funktioniert das nicht:

Warum rechnet die Summe nicht?

Die Antwort ist einfach. Sie haben eine englischsprachige Oberfläche. Sie müssen natürlich SUM statt SUMME eingeben, AVERAGE statt MITTELWERT, IF statt WENN, VLOOKUP statt SVERWEIS und so weiter …

#Name?, Summe

Die letzte Zelle

9. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Kennen Sie das folgende Phänomen in Excel? Tragen Sie ein paar Werte ein. Beispielsweise ziehen Sie einen Wert die ersten 20 Zellen hinunter. Drücken Sie [Strg]+[Pos1] – der Cursor von Excel springt auf die Zelle A1. Drücken Sie [Strg]+[Ende], dann springt er auf die letzte Zelle unter der und rechts von der sich nichts mehr befindet. In unserem Beispiel A20.

Löschen Sie einige Zellen. Es ist gleich, ob Sie die Zeilen löschen oder ob Sie die Inhalte der Zellen löschen.Der Sprung mit [Strg]+[Ende] wird wieder auf A20 springen, obwohl dort nichts mehr steht. Das gleiche Resultat liefert das Dialogfeld Start / Bearbeiten / Suchen und Auswählen / Gehe zu / Inhalte / Letzte Zelle.

Diese Zelle war mal die letzte Zelle, aber sie ist nicht mehr die letzte Zelle.

Dieses Phänomen von Excel ist schon beschrieben und kritisiert worden. Meistens kann man es lösen, wenn man die Datei speichert. Manchmal muss man die Datei mit „Speichern unter“ unter dem gleichen Namen speichern.

Ich habe allerdings auch schon Fälle erlebt, bei denen der Speichermechanismus nicht die nicht mehr vorhandenen Zellen gelöscht hat – im allerschlimmsten Fall (und wenn es mir das wert ist), kopiere ich den Inhalt der Liste in ein neues Tabellenblatt.

Übrigens: Erstaunlicherweise sind die Tastenkombinationen [Strg]+[↓], [Strg]+[↑], [Strg]+[←], [Strg]+[→] (zum Bewegen) und [Strg]+[*] (zum Markieren) davon nicht betroffen.

Ende, Sprungverhalten, [Strg]+[Ende]

Aufzählungslisten

9. Januar 2015 Medardus Excel-Objekte

Kennen Sie das? Sie verwenden ein Objekt in VBA, setzen den Punkt dahinter, aber VBA verweigert die Anzeige der Auflistung.

Während Range(„A1“). funktioniert, geht es beispielsweise bei Cells(1, 1) nicht.

Während es bei ActiveWorkbook klappt, funktioniert es bei ActiveSheet nicht.

Ich weiß nicht, warum es bei den meisten Objekten funktioniert, bei einigen jedoch nicht. Aber ich weiß, wie man immer die Aufzählungsliste angezeigt bekommt:

Verwenden Sie eine Objektvariable. Also beispielsweise so:

Dim xlBlatt As Worksheet
Set xlBlatt = ActiveSheet
xlBlatt. <- Hier funktioniert es

Dim xlZelle As Range
Set xlZelle = Cells(1, 1)
xlZelle <- Hier funktioniert es

Nicht immer erhält man die Listen der Eigenschaften und Methoden.

Elemente automatisch auflisten

SAP & co

9. Januar 2015 Medardus Datenaustausch, Excel rechnet gar nicht

Kennen Sie SAP? Das ist mein Freund!

Nein – das war sehr ironisch. Jeder, der häufig Daten aus SAP exportiert, kennt sicherlich das Problem: Ab und zu werden Textinformationen unter die Zellen geschoben. Das sieht man erstaunlicherweise nicht – die Zellen sind als „Standard“ formatiert. Oft erkennt man es daran, dass die Zahlen linksbündig in der Zelle stehen. Spätestens wenn Sie mit den Zahlen weiterrechnen möchten oder wenn Sie die Zahlen sortieren oder filtern oder als zahlen formatieren möchten … stellen Sie fest, dass Excel Ihnen nun einen Strich durch die Rechnung macht.

Sieht aus wie Zahl, ist aber Text.

Ich habe für dieses Problem folgende Lösungen gefunden:

1. Wenn Sie Glück haben und das kleine grüne Dreieck sehen zur Fehlerüberprüfung, können Sie darüber die Texte in Zahlen zurückkonvertieren.

Manchmal geht es zurück.

2. Wenn Sie nur einige wenige Zellen haben, können Sie auf die Zelle einen Doppelklick machen (oder mit [F2] die Zelle editieren und anschließend wieder mit [Enter] beenden. Dann „greift“ sich Excel das korrekte Zahlenformat.

3. Sie können in einer Hilfsspalte daneben den Wert der Zelle mit 1 multiplizieren (=O2*1). Die Formel herunterziehen, kopieren und die Inhalte als Werte einfügen.

4. Das Gleiche erledigt auch die Funktion =WERT

5. Oder auch der Rechenoperator – –

6. Oder Sie markieren die Spalten und verwenden den Assistenten „Text in Spalten“, den Sie im Register „Daten“ finden. Geben Sie dort ein absurdes Trennzeichen ein (beispielsweise eine ~); ein Trennzeichen, das es natürlich in den Zahlen nicht gibt. Dann überschreibt er die Werte mit sich selbst und „greift sich“ das korrekte, das heißt das darunterliegende Zahlenformat.

7. Die Zahl 1 in eine leere Zelle schreiben. Die Zelle kopieren, den Text-Zahl-Bereich markieren und mit Inhalten einfügen / Multiplizieren (Kontextmenü) „darüberklatschen“. Das Ergebnis ist das Gleiche wie in Punkt 2 oder 3 oder 5 – Excel greift sich nun das korrekte Zahlenformat.

So geht es auch.

Zur Ehrenrettung von SAP sei angemerkt: Viele mir bekannte Datenbanksysteme, die da heißen DATEV, KISS, ORBIS, EBIS und andere „schieben“ manchmal (nicht immer!) Textformate unter Zahlen beim Export nach Excel.

Datenbank, Export, SAP, Text und Zahlen

Diagramme drucken

8. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Diagramme

Wenn ich ein Diagramm drucken möchte, druckt Excel manchmal nur das Diagramm (schön platziert auf einer Seite), manchmal die Tabelle mit dem Diagramm (und der Seitenumbruch läuft ab und zu sogar durch das Diagramm hindurch). Warum?

Die Antwort: Excel unterscheidet beim Drucken, ob sich der Cursor auf dem Diagramm befindet oder auf der Tabelle. In Abhängigkeit von seiner Position wird etwas anderes ausgedruckt.

Das Diagramm und die Tabelle werden ausgedruckt.

Nur das Diagramm wird gedruckt.

Diagramme

Registerkarten fehlen

8. Januar 2015 Medardus Zellformate

Ich möchte eine Zelle formatieren aber manchmal fehlen mir bestimmte Registerkarten.

Sie befinden sich innerhalb der Zelle im Schreibmodus und nicht „auf der Zelle“. Man kann in den Bearbeitungsleiste erkennen – dort sind Haken und x sichtbar. Die müssen erst den Dialog abbrechen, die Eingabe beenden und dann können Sie die Zelle wie gewünscht formatieren.

Mehrere Registerkarten fehlen.

Registerkarten

Zu viel Code

8. Januar 2015 Medardus Makrorekorder

Kennen Sie das? Wenn Sie einen Befehl – einen einzigen Befehl mit dem Makrorekorder aufzeichnen, zeichnet Excel sehr, sehr viel Code auf. Warum?

Wenn Sie beispielsweise den Befehl aufzeichnen – Schrift ändern, dann erhalten Sie:

With Selection.Font
.Name = „Arial“
.Size = 11
.Strikethrough = False
.Superscript = False
.Subscript = False
.OutlineFont = False
.Shadow = False
.Underline = xlUnderlineStyleNone
.ThemeColor = xlThemeColorLight1
.TintAndShade = 0
.ThemeFont = xlThemeFontNone
End With

Wenn Sie aufzeichnen „schreibe in die Kopfzeile den Firmennamen“ erhalten Sie über 50 Zeilen Code für einen Befehl (ActiveSheet.PageSetup.RightHeader = „xyz“ hätte genügt):

… zu viel Code …

Der Grund: Excel zeichnet an vielen Stellen nicht den einen Befehl, sondern sämtliche Befehle des Dialogfeldes auf, also beispielsweise „Zellen formatieren“ oder „Seite einrichten“. Nun sind Sie gefragt, um die nicht nötigen Zeilen zu löschen.

VBA, zu viel Code

Diagramme schmummeln X

8. Januar 2015 Medardus Diagramme schummeln

Ich habe vor Kurzem ein interessantes Diagramm gesehen. Dort laufen Balken von einem Wert bis zu einem Wert, das heißt sie bestimmen die Spanne. Auf den Balken befinden sich Länderkennzeichen, die die gewichtete Mitte darstellen. Kann man das in Excel realisieren?

Diagramm mit Spannweite und gewichteter Mitte

Ja. So etwas kann man machen. Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Tragen Sie die Daten ein. Wählen Sie ein 2D-Balkendiagramm mit gruppierten Balken:

Das Diagramm wird erstellt.

2. Ändern Sie die Kategorien in umgekehrter Reihenfolge

3. Ändern Sie die Reihenachsenüberlappung auf 100%. Dann liegen die Balken hintereinander.

Die Balken liegen hintereinander.

4. Schieben Sie den hinten liegenden Balken nach vorne, indem Sie Entwurf / Daten / Daten auswählen die Daten „nach unten“, beziehungsweise „nach oben“ schieben.

Die Reihenfolge wird geändert.

5. Formatieren Sie den ersten Balken mit weißer Füllfarbe und ohne Rahmenlinie.

Weiße Balken

6. Formatieren Sie die mittleren Balken ohne Füllfarbe und fügen Sie ihnen die Rubrikennamen als Beschriftung hinzu.

Die mittleren Balken werden transparent.

Und der Rest ist dann etwas Fleißarbeit:

Diagramm mit Spannweite und gewichteter Mitte

Diagramme

Pivottabelle leer

8. Januar 2015 Medardus Pivottable

In der Pivottabelle stehen keine Daten. Aber in der Liste gibt es Daten.

Die Pivottabelle ist leer.

Vielleicht greift die Pivottabelle auf eine falsche Datenquelle zu. Das kann man leicht mit Analysieren / Daten / Datenquelle ändern überprüfen.

Und siehe da – die Daten werden aus dem Tabellenblatt „2016“ geholt – wahrscheinlich sollen sie aus dem Blatt mit dem Namen „2015“ gezogen werden.

Die falsche Datenquelle

Datenquelle, Pivot

Makrorekorder zeichnet falschen Code auf

8. Januar 2015 Medardus Makrorekorder

Was passiert denn hier? Ich zeichne mit dem Makrorekorder etwas auf, rufe den Befehl auf – und erhalte eine Fehlermeldung.

Die Antwort: Das ist richtig. An einigen (zugegeben, sehr wenigen) Stellen zeichnet Excel falsch auf. Wenn Sie beispielsweise die Datenüberprüfung mit einer Formel aufzeichnen:

Makrorekorder

zeichnet Excel folgenden Code auf:

With Selection.Validation
.Delete
.Add Type:=xlValidateDate, AlertStyle:=xlValidAlertStop, Operator:= _
xlLessEqual, Formula1:=“=TODAY(“
.IgnoreBlank = True
.InCellDropdown = True
.InputTitle = „“
.ErrorTitle = „“
.InputMessage = „“
.ErrorMessage = „“
.ShowInput = True
.ShowError = True
End With

Erstaunlicherweise fehlt nach dem TODAY die schließende Klammer.

Oder Sie zeichnen die Formel auf:

=rechts(F2;1)<>“ “

also – verbiete am Ende des Textes ein Leerzeichen.

Der Makrorekorder

Dann zeichnet der Makrorekorder auf:

.Add Type:=xlValidateCustom, AlertStyle:=xlValidAlertStop, Operator:= _
xlBetween, Formula1:=“=rechts(F2;1)<>““ „““

Der korrekte Befehl müsste jedoch lauten:

.Add Type:=xlValidateCustom, AlertStyle:=xlValidAlertStop, Operator:= _
xlBetween, Formula1:=“=right(F2,1)<>““ „““

Also in der US-amerikanischen Schreibweise. Der Makrorekorder schafft die Übersetzung an dieser Stelle leider nicht.

Makrorekorder

Der Makrorekorder zeichnet nicht auf

8. Januar 2015 Medardus Makrorekorder

Das ist richtig: Eine Dinge werden nicht aufgezeichnet. Beispielweise die Eingabe der Eigenschaften. Wenn Sie diesen Befehl aufzeichnen, erhalten Sie ein leeres Makro:

Der Makrorekorder zeichnet nicht auf!

Sie müssen dann in der Hilfe, im Objektkatalog, im Internet oder in einem guten Buch nachschlagen wie der zugehörige VBA-Befehl lautet.

Makrorekorder

ZÄHLENWENN zählt falsch

8. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch

Warum zählt die Funktion ZÄHLENWENN (und auch SUMMEWENN) manchmal falsch?

Zählt ZÄHLENWENN falsch?

Die Antwort auf diese Frage findet man, wenn man die Spalte rechtsbündig formatiert. Dann sieht man, dass „China“ beim zweiten Mal mit einem Leerzeichen eingegeben wurde.

Ein Leerzeichen am Ende bewirkt einen anderen Text.

Leerzeichen, zählenwenn

Excel rechnet nicht

8. Januar 2015 Medardus Excel rechnet gar nicht, Fehlermeldungen

Excel rechnet nicht. Warum?

Warum rechnet Excel nicht?

Ein Blick in die Statuszeile hätte genügt: Dort steht, dass in D3 ein Zirkelbezug steht. Und wenn man sich die Formel genauer anschaut, wird klar, dass D3 auf D5 zugreift, D5 jedoch wiederum auf D3. Das darf nicht sein!

Der Zirkelbezug ist ausfindig gemacht.

Meine Empfehlung: Zirkelbezüge sind schwierig zu finden. Wenn Sie einen Zirkelbezug haben, erhalten Sie immer eine Fehlermeldung. Unterbrechen Sie die weitere Arbeit und machen sich auf die Suche nach der Quelle. Denn sonst resultieren weitere Fehler aus dem Zirkelbezug.

Die Zirkelbezugsfehlermeldung

Zirkelbezug

#BEZUG!

8. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen

Warum erhalte ich manchmal den Fehler #BEZUG! ?

Das kann verschiedenen Ursachen haben:

1. Entweder Sie kopieren eine Formel an eine Stelle wo sie nicht mehr „richtig rechnen kann“. Beispielsweise findet die Summe keine drei Zellen oberhalb und kann deshalb nicht drei Werte summieren:

Summe nicht möglich

2. Eine Formel greift auf eine Zelle zu (beispielsweise auf Zelle C1). Wird nun die Spalte C gelöscht, dann „findet“ die Formel keinen Wert mehr und meldet #BEZUG!

#BEZUG!

Das heißt: #BEZUG! wird immer dann angezeigt, wenn man eine Formel so kopiert oder verschiebt, dass sie nun nicht mehr rechnen kann. Oder eine Spalte so löscht oder einfügt, dass eine Formel nicht mehr „erkennen“ kann, wi der Wert liegt, mit dem sie ursprünglich gerechnet hat.

#BEZUG!

Summe funktioniert nicht

8. Januar 2015 Medardus Datenaustausch, Excel rechnet falsch, Text in Spalten, Zahlenformate

Sehr geehrter Herrn Martin,

In der Excel Tabelle die im Anhang beigefügt ist, bekommen wir Daten von unsere EDV (sehe Sheet 1 vor Verarbeitung). Ich gehe dann in „DATA“ und „Text to Columns“ und spalte diese Tabelle so dass sie nach diese Schritte wie im 2. Sheet (Daten nach Verarbeitung) aussieht.

Das Problem liegt indem einige Zahlen immer noch so erscheinen „1 150,000“ und keine weitere Formatierung möglich ist. Da ich auch eine Summe daraus ziehen möchte.

Wie kann man diese Problem Lösen ?

Originaldaten

Daten nach dem Trennen

Die Antwort: Dummerweise liefert Ihr System die Spalte E so, dass nach dem Tausenderwert als Tausendertrennzeichen ein Leerzeichen verwendet wird. Diese müssen Sie löschen. Ich würde die Spalte (hier E) markieren und dann mit Home / Find & Replace (ganz rechts) das Leerzeichen (einfach ein Blank eintippen) durch nichts ersetzen.

Daten trennen, Leerzeichen, Zahlenformat

Formel liefert falsches Ergebnis

8. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch

Ich habe eine Formel genauso abgeschrieben, wie ich sie im Internet gefunden habe – aber sie rechnet falsch. Ich bin Widder – kein Stier!

Formel rechnet falsch ?!

Entweder ist ein Denkfehler in der Formel, aber wenn sie an anderer Stelle funktioniert, dann muss sie wohl korrekt sein. Möglicherweise wurden die Klammern falsch gesetzt. Wenn Sie auf die Zelle klicken, in der sich die Formel befindet und den Funktionsassistenten f(x) aufrufen, dann sehen Sie die Teile der Formel mit ihren Ergebnissen. Nun können Sie in der Eingabezeile auf die einzelnen Formeln klicken und sehen so, wo der Fehler steckt (in diesem Beispiel wurde die Klammer nach der Funktion TAG falsch gesetzt. Die korrekte Formel muss lauten:

=WENN(TAG(G2)<INDEX(D2:D14;VERGLEICH(MONAT(G2);E2:E13;0));INDEX(A2:A14;VERGLEICH(MONAT(G2);E2:E13;0));INDEX(A2:A14;VERGLEICH(MONAT(G2);E2:E13;0)+1))

Der Funktionsassistent hilft beim Ausfinden von Fehlern in Funktionen.

Excel rechnet falsch

8. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch, Zahlenformate

Manchmal stimmt die Summe nicht. Was ist los?

Die Summe rechnet falsch?!

Der Blick in die Gruppe „Zahl“ auf das Zahlenformat „Zahl“ macht stutzig. Ein genauer Blick darauf, wie die Zelle formatiert ist und welcher Wert eigentlich in der Zelle steht, ergibt, dass die Zahl 0,6 ohne Dezimalstellen formatiert wurde. Die Lösung: Lassen Sie sich (mehr) Dezimalstellen anzeigen. Excel rechnet mit dem Wert, der sich in der Zelle befindet und nicht mit dem Wert, den Sie sehen.

0,6 ohne Nachkommastelle formatiert.

Mehr Nachkommastellen!

Dezimalstellen, Nachkommastellen, rechnet falsch, Summe

Name im Kommentar

8. Januar 2015 Medardus Dateneingabe, Kommentare

Kann ich den Namen, der im Kommentar steht, standardmäßig ändern? Ich arbeite manchmal für meine Kollegin und möchte, dass dann ihr Name darin steht?

Die Antwort: Das können Sie über die Optionen in der Kategorie „Allgemein“. Der Benutzername wird in den Kommentaren verwendet.

Der Name im Kommentar kann geändert werden.

Benutzername, Kommentare

Hyperlinks

8. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Wenn ich eine Internetadresse oder Mailadresse in Excel eingebe, macht Excel automatisch einen Hyperlink daraus. Damit könnte ich noch leben. Aber die Schrift wird blau und er macht einen Strich unter den Text. Das nervt!

Ein Hyperlink in Excel

Die Antwort: Das können Sie in den Optionen in der Autokorrektur (Dokumentprüfung) ausschalten.

Hier kann den Hyperlink deaktivieren.

blau, E-Mail, Hyperlink, Internetadresse, Mailadresse

Spalten einfügen

7. Januar 2015 Medardus Dateneingabe, Zeilen und Spalten

Ich liebe die Tastenkombination [Strg]+[+]. Damit kann man leicht eine Spalte oder eine Zeile einfügen. Manchmal fügt Excel jedoch mehrere Spalten ein. Warum?

Die Antwort: Wenn sich noch etwas im Kopierspeicher befindet.

Wenn Sie beispielsweise vier Spalten markiert und kopiert haben, dann geht Excel davon aus, dass mit [Strg]+[+] nicht eine Spalte, sondern vier Spalten eingefügt werden sollen.

Wenn Sie mehrere Spalten kopiert haben …

… fügt [Strg]+[+] mehrere Spalten ein.

Das kann praktisch sein, wenn Sie Informationen kopieren und an eine bestimmte Stelle einfügen möchten. Sie überschreiben nicht den vorhandenen Inhalt, sondern verschieben ihn:

Kopierte Informationen werden eingefügt …

… und vorhandene Informationen werden verschoben.

Spalten einfügen, Strg+

Zugriffsschutzeinstellung

7. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen

Was bedeutet denn diese Fehlermeldung? Das ist meine Datei – die liegt hier auf meiner Festplatte – Ehrenwort!

Zugriffsschutz

Das ist eine „uralte“ Datei – sie wurde in einer Version von Excel vor 97 erstellt (vielleicht Excel 5.0). Diese Warnmeldungen können Sie einstellen. Und Sie können natürlich noch immer mit dieser Datei arbeiten!

Die Bearbeitung kann aktiviert werden.

Excel 5.0, Zugriffsschutzeinstellung

Plus

7. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Ich habe eine Artikelliste, in der ich in einer Kategorie etwas mit einem „+“, beziehungsweise mit einem „-“ kennzeichnen möchte. Manchmal will Excel rechnen, manchmal nicht. Warum?

Wenn Sie nach der Eingabe des Pluszeichens die Zelle mit den Pfeiltasten (→, ↓, ← oder ↑) verlassen oder wenn Sie auf eine andere Zelle klicken, vermutet Excel, dass Sie rechnen möchten. Verlassen Sie die Zelle jedoch mit der Taste [Enter], mit Tabulator oder dem Haken in der Bearbeitungsleiste, dann akzeptiert er dieses Zeichen.

So geht es auch.

Das Gleiche Verhalten legt er bei dem Gleichheitszeichen und dem Minuszeichen an den Tag.

Wenn es nicht möchten, fügen Sie vor diese Zeichen ein Hochkomma (‚) oder formatieren die Spalte vor der Eingabe als Text.

minus, plus, rechnen

Seltsame Datumsangaben

7. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Formeln, Zahlenformate

Ich habe mal nachgeschaut: Heute, am 07. Januar 2015 verwendet Excel intern die Zahl 42.011. Das erhalte ich, wenn ich die Zelle als Standard formatiere. In meinem openOffice und libreOffice genauso. Allerdings ist der 1. Januar 1900 bei Excel die Zahl 1, in openOffice und libreOffice die Zahl 2. Kann mir das mal einer erklären?

Fehlt ein Tag?

Das ist ganz einfach. Da hat einer nicht aufgepasst! Jedes Jahr, das durch vier teilbar ist, ist ein Schaltjahr. Alle Hundert Jahre ist kein Schaltjahr, alle 400 haben wir wieder ein Schaltjahr. Das heißt: 2016, 2020 und 2024 werden wir ein Schaltjahr haben, im Jahre 2000 hatten wir eines, aber nicht 1900. Die Macher von Excel haben das übersehen. Wenn Sie den 29.02.1900 eingeben, dann erhalten sie ein gültiges Datum, was Sie daran erkennen können, dass die Zahl rechtsbündig steht. Die Macher von openOffice/libreOffice haben dies richtig erkannt und dieses Datum weggelassen. Nun, da Excel im Jahre 1900 anfängt, sind also die ersten beiden Monate falsch. Also: geben Sie keine Datumsangaben zwischen dem 1.Januar 1900 und dem 28.Februar 1900 ein. Aber das haben Sie sowieso nicht vor, oder?

01.01.1900, Datum

Markierung

7. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Manchmal klicke ich an einen andere Stelle und nicht der Cursor bewegt sich dorthin, sondern die Markierung wird bis zu dieser Stelle erweitert.

Die Markierung wird erweitert.

Die Antwort: Sicherlich haben Sie aus Versehen [F8] gedrückt. Damit wurde der Erweiterungsmodus aktiviert. Sie sehen es in der Statuszeile unten. Mit der Funktionstaste [F8] können Sie ihn wieder ausschalten.

Markierung

Kompatibilitätsprüfung

7. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen, Zellformate

Warum erhalte ich eine Meldung nach der Kompatibilitätsprüfung?

Kompatibilitätsprüfung

Wenn eine Datei im Format *.xls (also in Excel 2003) erstellt wurde und Sie diese Datei im gleichen Format speichern möchten, müssen Sie ein paar Dinge beachten:

Excel unterstützt im Format *.xls nicht alle Funktionalitäten, die in *.xlsx vorhanden sind. Dazu gehören:

Farben
Tabellenformatvorlagen
Bedingte Formatierungen
Formeln mit einer bestimmten Länge
Formeln mit einer bestimmten Tiefe
Bestimmte Formeln (SUMMEWENNS, ZÄHLENWENNS, WENNFEHLER, …)
Maximal Anzahl der Spalten und Zeilen (65.536 Zeilen x 255 Spalten)
Pivottabellen

Die Meldung ist eindeutig!

Mein Tipp: Werfen Sie einen Blick in die Liste der Dinge, die verloren gehen würden. Vor allen Formeln werden unwiderruflich gelöscht!

Diese Formel bereitet Schwierigkeiten.

Würden Sie diese Datei in Excel 2003 öffnen, wäre die Formel weg!

Excel 2003 kann nur acht Ebenen verschachteln.

Excel 2003 kann nur sieben Ebenen verschachteln.

Nach dem Öffnen der Datei sieht die Wenn-Funktion folgendermaßen aus.

Anzahl der Spalten, Excel 2003, Kompatibilitätsprüfung, nicht unterstützte Formeln, Schachtelungsebenen

Ich erhalte so oft „geschützte Ansicht“. Warum?

7. Januar 2015 Medardus Oberfläche

Das ist ein Sicherheitsmechanismus von Microsoft. Wenn Sie eine Datei aus dem Internet herunterladen oder per Mail geschickt bekommen, wissen Sie nicht, ob an der Datei Viren hängen.

Die geschützte Ansicht

Wenn das unterbinden möchten, können Sie die geschützte Ansicht über die Optionen / Trust Center (in Excel 2010: Sicherheitscenter) / Einstellungen für das Trust Center deaktivieren.

Man kann diese Einstellungen deaktivieren.

Übrigens: Den Hinweis erhalten Sie auch manchmal bei bestimmten Einstellungen eines Netzwerkes, wenn Kollegen Dateien auf einem Netzwerklaufwerk speichern. Microsoft identifiziert das Netzwerk als „Netz“.

Alles ist weg!

7. Januar 2015 Medardus Alles ist weg, Fehlermeldungen

So schnell geht es nicht! Es gibt allerdings mehrere Möglichkeiten, was Sie gemacht haben:

1. Sie haben aus Versehen eine neue Datei geöffnet (beispielsweise mit [Strg]+[N]). Die Liste aller zur Zeit offenen Dateien finden Sie in Ansicht / Fenster / Fenster wechseln

Alle offenen Dateien

2. Oder aus Versehen die Datei ausgeblendet. Vielleicht wollten Sie etwas anderes ausblenden. Man kann eine Datei über Ansicht / Fenster /Ausblenden, beziehungsweise Einblenden herholen, beziehungsweise unsichtbar machen.

3. Oder Sie haben aus Versehen das Tabellenblatt ausgeblendet. Sie können es über die rechte Maustaste auf ein vorhandenes Tabellenblatt wieder einblenden (Oder auch: Start / Zellen / Format / Ausblenden & Einblenden / Blatt einblenden)

Das Blatt wurde ausgeblendet.

4. Oder das Blatt wurde außerhalb des sichtbaren Bereiches verschoben. Sie können mit der rechten Maustaste auf die Pfeilchen am linken Rand klicken, um eine Übersichtsliste aller sichtbaren Tabellenblätter zu erhalten (und sehen so beispielsweise, dass „September“ vor dem „Januar“ steht.

Das Blatt wurde verschoben.

5. Oder Sie haben alles markiert und eine Taste gedrückt. Dafür gibt es ja die Rückgängig-Funktion!

6. Oder Sie haben aus Versehen zwei Mal Excel geöffnet. Werfen Sie mal einen Blick in die Taskleiste unten!

Hier wurde Excel 2013 und Excel 2010 geöffnet …

Nicht mehr rückgängig machen kann man allerdings das Löschen des Blattes. Wenn Sie die Datei bereits gespeichert haben, können Sie diese schließen ohne noch einmal zu speichern.

Wenn Sie das Blatt löschen UND die Löschung bestätigen – dann kann man Ihnen leider nicht mehr helfen (außer: Datei schließen ohne zu speichern).

alle Blätter, alle Dateien, löschen

Wo ist das Kästchen?

7. Januar 2015 Medardus Dateneingabe, Excel rechnet gar nicht

Manchmal taucht das Kästchen nicht auf, mit dessen Hilfe ich eine Formel nach unten ziehen kann. Warum ist es manchmal verschwunden?

Das Kästchen ist verschwunden.

Die Antwort: Wenn Sie getrennte Bereiche mit gedrückter [Strg]-Taste markieren, dann können sie nicht unabhängig voneinander runtergezogen werden. Excel kann nur einen einzigen zusammenhängenden Bereich runterziehen.

So erscheint das Kästchen.

Autoausfüllen, Bereiche, Kästchen, markieren, rechnen

Symbolleiste für den Schnellzugriff ist weg

6. Januar 2015 Medardus Alles ist weg

Ich habe mir so viele nützliche Symbole in die Symbolleiste für den Schnellzugriff gelegt und nun sie verschwunden.

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ist weg.

Nein, man kann die Symbolleiste nicht entfernen. Mit Sicherheit befindet sie sich unterhalb des Menübandes. Schauen Sie noch einmal nach! Über die rechte Maustaste können Sie sie wieder nach oben legen.

Man kann sie nach unten oder nach oben verschieben.

Symbolleiste für den Schnellzugriff

Das Verbinden von Zellen wird mit einer Fehlermeldung begleitet

6. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen, Zellformate

Beim Verbinden von Zellen bleibt nur der Wert der obersten, linken Zelle erhalten, alle anderen Werte werden verworfen.

lautet die Fehlermeldung die manchmal erscheint, wenn ich Zellen verbinden möchte.

Der Grund: In einer der Zellen steht ein Wert. Vielleicht außerhalb des sichtbaren Bereiches. Deshalb warnt Excel davor, dass dieser Wert überschrieben wird.

Fehlermeldung beim Verbinden von Zellen.

Es wurden keine Daten zur Analyse markiert

6. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen, Text in Spalten

Während die Assistenten sortieren, filtern, Pivottable, Teilergebnis und Diagramme voraussetzen, dass sich der Cursor auf einer Zelle innerhalb des Bereiches befindet, verlangt der Assistent „Text in Spalten“ dass die eine Spalte markiert wurde. Wenn nicht, wird es mit einer Fehlermeldung quittiert.

Es wurden keine Daten zur Analyse markiert.

markieren, Text in Spalten

VLOOKUP und SVERWEIS

6. Januar 2015 Medardus Merkwürdig übersetzt

Die Erklärung des letzten Parameters „Range_Lookup“, der vielen Anwendern Schwierigkeiten bereitet, lautet im englischsprachigen Excel:

„[…]is a logical value: to find the closest match in the first column (sorted in ascending order) = TRUE or omitted; find an exact match = FALSE“

Im Deutschen dagegen:

„[…] gibt an, ob eine genaue Übereinstimmung gefunden werden soll: WAHR = aus der aufsteigend sortierten Reihenfolge der Werte wird der Wert zurückgegeben, der am dichtesten am gesuchten Wert liegt; Falsch = es wird eine genaue Übereinstimmung angenommen“

Dabei stellen sich mir folgende Fragen:

1. Warum wird das nicht korrekt erklärt? Weder im Englischen noch im Deutschen? „the closest match“ ist genauso falsch wie „der am dichtesten am gesuchten Wert liegt“.

2. Warum schneidet Excel seit der Version 2007 den letzten Teil der Erklärung ab. Hat das noch keiner gemerkt?

3. Warum wird „to find the closest match“ übersetzt mit „gibt an, ob eine genaue Übereinstimmung gefunden werden soll“ – „closest“ ist nicht „genau“ sondern „ungefähr“. Somit ist die deutsche Übersetzung zur englischen spiegelverkehrt. Und das, seit ich Excel kenne (seit Excel 4.0)

Auf http://office.microsoft.com/de-de/excel-help/sverweis-HP005209335.aspx lese ich:

„[…]

Wenn dieser Parameter WAHR ist oder weggelassen wird, wird eine ungefähre Entsprechung zurückgegeben. Wenn keine genaue Entsprechung gefunden wird, wird der nächstgrößere Wert zurückgegeben, der kleiner als Suchkriterium ist.

Die Werte in der ersten Spalte von Matrix müssen aufsteigend sortiert sein. Andernfalls gibt SVERWEIS möglicherweise nicht den korrekten Wert zurück. Sie können die Werte aufsteigend sortieren, indem Sie im Menü Daten auf Sortieren klicken und Aufsteigend auswählen. Unter Standardsortierreihenfolgen finden Sie weitere Informationen.

[…]“

Auf https://support.office.com/de-at/article/SVERWEIS-0bbc8083-26fe-4963-8ab8-93a18ad188a1 lese ich:

„Wenn Bereich_Verweis entweder WAHR oder nicht belegt ist, wird eine genaue oder ungefähre Entsprechung zurückgegeben. Wird keine genaue Entsprechung gefunden, wird der nächstgrößere Wert zurückgegeben, der kleiner als Suchkriterium ist.“

Warum so umständlich? Warum nicht beispielsweise so:

„Ist dieser Wert WAHR und es wird kein dem Suchkriterium entsprechender Wert gefunden, wird der nächstkleinere Wert (das heißt der Wert aus der darüberliegenden Zeile) ausgegeben. Ist der Wert FALSCH und es wird kein dem Suchkriterium entsprechender Wert gefunden, wird eine Fehlermeldung erzeugt.“

VLOOKUP auf englisch

SVERWEIS auf deutsch

SVERWEIS, VLOOKUP

Glätten und Trim

6. Januar 2015 Medardus Merkwürdig übersetzt

Während die Erklärung für die Funktion Trim im englischsprachigen Excel lautet:

„Removes all spaces from a text string except for single spaces between words.“

heißt die Erklärung auf Deutsch:

„Löscht Leerzeichen in einem Text“

Der zweite Teil wurde unterschlagen, so dass man annehmen könnte, dass Glätten aus „Rene Martin“ ein „ReneMartin“ macht, was natürlich nicht der Fall ist. Um das Leerzeichen zwischen meinem Vornamen und Nachnamen zu entfernen muss man die Funktion WECHSELN (SUBSTITUTE) verwenden.

Trim auf Englisch

Glätten auf Deutsch.

glätten, substitute, trim, wechseln

Die Autokorrektur ist zu kurz!

6. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Die Autokorrektur ist praktisch, aber sie schneidet mir immer den Rest des Textes ab.

Die Autokorrektur ist auf 255 Zeichen begrenzt.

Das ist richtig: Die Autokorrektur ist auf 255 Zeichen begrenzt. Wenn Sie längeren Text haben möchten, müssen Sie zwei Texte in die Autokorrektur einfügen.

Autokorrektur

Die Gitternetzlinien sind weg!

6. Januar 2015 Medardus Alles ist weg, Zellformate

Ich habe nichts gemacht, aber Excel zeigt diese praktischen Gitternetzlinien plötzlich nicht mehr an. Sie sind aber noch auf der Registerkarte „Ansicht“ eingeschaltet. Was ist da los?

Die Gitternetzlinien sind verschwunden!

Die Antwort: Sie haben die Zellen nicht „ohne Füllfarbe“ formatiert, sondern mit der Hintergrundfarbe weiß. Dann zeigt Excel keine Gitternetzlinien mehr an.

Excel unterscheidet zwischen weißer Hintergrundfarbe und keiner Hintergrundfarbe.

Gitternetz, Gitternetzlinien, Hintergrundfarbe

Diagramme schummeln IX

5. Januar 2015 Medardus Diagramme schummeln

Ich habe nicht von jedem Jahr einen (Meß-)Wert. Kann ich die Daten trotzdem so abtragen, dass die Abstände der Datumsangaben auf der x-Achse korrekt sind, das heißt: im Verhältnis zu den wirklichen Abständen?

das wäre falsch!

Ja. Sie müssen entweder die x-Achse als Datumsachse formatieren oder statt eines Liniendiagramms den Typ xy-Diagramm wählen.

das ist korrekt

oder so: ein xy-Diagramm

Datum, Diagramme, x-Achse

Diagramme schummeln VIII

5. Januar 2015 Medardus Diagramme schummeln

Kann man die Texte der Achsenbeschriftungen in Diagrammen umbrechen lassen?

Die Antwort: Nein! Aber wenn Sie in der Tabellen per Hand einen Umbruch mit der Tastenkombination [Alt]+[Enter] erzeugen, wird dieser Umbruch im Diagramm übernommen.

Die Texte der Achsenbeschriftung wurden umgebrochen.

Diagramme

Prozente werden falsch berechnet

5. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch, Zahlenformate

Warum rechnet Excel manchmal falsch mit Prozentwerten?

Das Ergebnis ist falsch!

Ein Blick auf die Zelle, in der die vermeintlichen 19% stehen, liefert die Antwort. In dieser Zelle stehen nicht 19%, sondern die Zahl 19. In der Gruppe „Zahl“ wird angezeigt, dass diese Zelle „benutzerdefiniert“ formatiert wurde. Ein Blick in die Zahlenformate liefert schließlich das Ergebnis: Der Anwender hat nicht 19% in die Zelle eingetragen oder die Zahl 0,19 als Prozent formatiert, sondern hat die Zahl 19 eingetragen und hinter diese Zahl benutzerdefiniert ein Prozentzeichen formatiert (so wie man m² oder kg formatieren kann). Deshalb rechnet Excel natürlich mit der Zahl 19 und „übergeht“ das Prozentzeichen.

Die Lösung: ein perfides Zahlenformat

Prozent, rechnet falsch

Aus FRA wird Frau, aus KLR wird klar, aus Weng wird wenig …

5. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Immer wenn ich den Lack HTP eingebe, wandelt mir Excel den Namen um in HTTP. Und aus meinem chinesischen Freund Wei macht er Wie. Ach ja – unsere Firma heißt „Weng“ – immer steht wenig in der Zelle. Abgesehen davon kann ich schon gar nicht mehr Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) eintragen – sonst steht in der Zelle KLAR.

Dies sind alles Einträge, die in der Autokorrektur hinterlegt sind. Sie finden die Autokorrektur in den Optionen / Dokumentprüfung. Dort finden Sie eine große Liste an Begriffen, die Microsoft vorschlägt. Sollte einer der Vorschläge nicht passen (siehe oben), so löschen Sie ihn aus der Liste.

Das macht die Autokorrektur – und noch vieles mehr.

Und hier kann man die Begriffe löschen.

Autokorrektur

Bedingte Formatierung funktioniert nicht

5. Januar 2015 Medardus Zellformate

Jetzt habe ich schon mehrmals die bedingte Formatierung eingeschaltet – aber sie funktioniert einfach nicht. Oder nicht richtig!

Das Problem liegt darin, dass ein Einschalten der bedingten Formatierung nicht bereits vorhandene bedingte Formate löscht. Sie bleiben bestehen. Welche der Bedingungen Excel verwendet, kann man leicht einsehen unter Start / Formatvorlagen / Bedingte Formatierung / Regeln verwalten / Dieses Arbeitsblatt.

Eine bedingte Formatierung schaltet die anderen nicht aus.

bedingte Formatierung

Warum funktioniert ODER nicht in Wenn-Funktionen?

5. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen

Die Funktion

=WENN((G2>180)ODER(I2=“Platinum“);G2+20;G2+10)

wird mit einer Fehlermeldung quittiert. Alle Kunden, die entweder Platinum-Mitglieder sind oder jetzt schon mehr als 180 Euro bezahlen, sollen demnächst 20 Euro mehr Jahresbeitrag bezahlen – die übrigen erhalten eine Erhöhung von 10 Euro.

Die Antwort: UND und ODER sind in Excel keine Verknüpfungsoperatoren (wie beispielsweise in Programmiersprachen), sondern Funktionen. Und Funktionen müssen immer VOR den Argumenten geschrieben werden, also so:

=WENN(ODER(G2>180;I2=“Platinum“);G2+20;G2+10)

beziehungsweise:

=WENN(UND(G2>180;I2=“Platinum“);G2+20;G2+10)

So funktioniert ODER nicht.

oder, und

#DIV/0

5. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen

Was bedeutet #DIV/0?

Entweder haben Sie durch eine Zelle geteilt, in der sich kein Wert befindet oder in der der Wert Null steht. Die Division durch 0 ist nicht erlaubt – in Excel nicht und in der Mathematik auch nicht.

Nicht nur bei der Division taucht dieser Fehler auf, auch bei einigen anderen Funktionen, beispielsweise MITTELWERT. Befinden sich noch keine Werte im Eingabeformular, dann rechnet MITTELWERT = SUMME (0) / ANZAHL (0) und liefert 0 / 0 = #DIV/0. Mann kann dies mit der Funktion WENNFEHLER abfangen. Bis Excel 2003 musste man die Funktion WENN(ISTFEHLER(… hierfür verwenden.

#DIV/0 – meist wurde eine falsche Zelle ausgewählt.

#DIV/0 liefern einige Funktionen, wenn noch keine Daten vorhanden sind.

Man kann es mit WENNFEHLER abfangen.

#DIV/0

Excel sortiert nicht richtig

5. Januar 2015 Medardus sortieren

Manchmal sortiert Excel nur einen Teil der Tabelle. Manchmal die gesamte Tabelle. Das heißt: Manchmal muss ich die Tabelle markieren, manchmal nicht.

Wenn Sie mindestens eine Spalte haben, in der in der Zelle eine Information steht und mindestens eine Zeile, in der in jeder Zelle ein Wert steht, erkennt Excel diesen zusammenhängenden Bereich (currentregion).

Wenn Sie nicht sicher sind, drücken Sie die Tastenkombination [Strg]+[*]. Dann sehen Sie, was Excel sortieren würde.

[Strg]+[*] zeigt den Bereich, der sortiert wird – man erkennt deutlich eine leere, ausgeblendete Spalte K.

sortieren

Microsoft Excel hat Daten unmittelbar neben den markierten Zellen entdeckt. Da Sie diese Daten nicht markiert haben, werden sie nicht sortiert.

5. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen, sortieren

Warum bringt Excel manchmal beim Sortieren so eine merkwürdige Fehlermeldung?

Am besten nicht markieren!

Die Antwort: Markieren Sie bitte nichts, wenn Sie sortieren. Setzen Sie nur den Cursor auf ein Feld, dessen Spalte Sie sortieren möchten und klicken anschließend auf das Symbol A↓Z (oder Z↓A). Wenn Sie markieren, stellt Excel die Frage, ob Sie nur diese Spalte sortieren möchten – die Daten links und rechts bleiben so stehen – das ist fatal und meistens nicht gewünscht!

markieren, sortieren

Teile eines Arrays können nicht geändert werden.

5. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen

Warum kann ich eine Formel nicht löschen?

Ein Blick in die Bearbeitungsleiste zeigt, dass es sich hier um eine Array-Formel oder um eine Martixformel handelt. Man erkennt das an den geschweiften Klammern um die Funktion. Hier wurden mehrere Zellen markiert und die Funktion TREND wurde mit der Tastenkombination [Shift]+[Strg]+[Enter] beendet. Alle Zellen bilden eine Formel – man kann nicht einen Teil herauslöschen (übrigens auch keine Zeile einfügen). Sie müssen den gesamten Bereich markieren und dann löschen.

Eine Array-Formel (Matrixformel)

Array, Fehlermeldung, Matrixformel, rechnen

Achse weg – Diagramm kaputt!

5. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Diagramme

Wenn ich eine Achse in einem Diagramm lösche, zerstört Excel manchmal das gesamte Diagramm. Warum?

Die Achse wird markiert …

… und gelöscht …

Der Grund liegt in der Sekundärachse. Wenn ein Diagramm nur eine y-Achse besitzt, kann man diese problemlos löschen. Löscht man jedoch die Sekundärachse, dann schiebt Excel die Daten auf die andere Achse.

Die Lösung: Man darf sie nicht löschen, sondern muss sie „wegformatieren“, das heißt die Linie transparent formatieren und die Beschriftung und Teilstriche ausschalten. Dann funktioniert es.

Man darf nicht löschen, sondern muss wegformatieren.

Diagramme

Diagramme schummeln VII

5. Januar 2015 Medardus Diagramme schummeln

Manchmal ist es nötig, dass in einem Diagramm der kleinere Wert über dem größeren stehen muss. Kann man das?

Der kleinere Wert (Linie) steht über dem größeren Wert (Säule).

Klar. Im ersten Schritt muss man eine der beiden Reihen auf eine Sekundärachse platzieren. Anschließend muss die Skalierung der Linie, die nach oben geschoben werden soll, weiter „unten“ beginnen, also beispielsweise nicht bei 0, sondern bei -5. Und schließlich muss die Säulenreihe nach unten gedrückt werden, indem das Maximum angehoben wird, also beispielsweise von 40 auf 80.

Schritt 1: Sekundärachse

Schritt 2: Minimum absenken

Schritt 3: Maximum der anderen Achse erhöhen

Diagramme

Der Befehl konnte für den ausgewählten Zellbereich nicht ausgeführt werden. Markieren Sie eine einzelne Zelle innerhalb eines Datenbereichs, und versuchen Sie es dann erneut.

4. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen, filtern, sortieren

Das Sortieren und Filtern geht nicht mehr. Warum?

Der Cursor sitzt außerhalb des Bereichs, den Sie sortieren oder filtern möchten. Übrigens: Auch der Assistent „Teilergebnis“ funktioniert nicht mehr.

sortieren und filtern geht nicht mehr.

filtern, sortieren, Teilergebnis

Keine Formeln sichtbar

4. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Eine interessante Tabelle – aber warum sehe ich keine Formeln in der Bearbeitungsleiste?

Man kann die Formelanzeige ausblenden, indem man das gesamte Blatt (oder die Zellen, hinter denen eine Formel liegt) markiert und anschließend über Zellen formatieren / Schutz / Ausgeblendet die Formeln „versteckt“. Anschließend muss man noch das Tabellenblatt schützen. Das erreicht man über Überprüfen / Änderungen / Blatt schützen.

Die Formeln werden in der Bearbeitungsleiste nicht angezeigt.

Im ersten Schritt muss man die Formeln ausblenden …

… und anschließend das ganze Blatt schützen.

Bearbeitungsleiste, Blattschutz, Formelanzeige

Die Ausführung dieses Befehls ist bei einer nicht zusammenhängenden Mehrfachmarkierung nicht möglich.

4. Januar 2015 Medardus Dateneingabe, Fehlermeldungen

Warum darf ich plötzlich nicht mehr ausschneiden? Es ging doch sonst immer …

Sie haben die beiden Spalten B und C mit gedrückter [Strg]-Taste markiert. Deshalb interpretiert Excel das nicht als einen Bereich, sondern als zwei Bereiche. Sie dürfen nicht ausgeschnitten werden. Kopieren funktioniert übrigens …

Ausschneiden geht nicht.

ausschneiden, Mehrfachmarkierung, Strg-Taste

Blaue Pfeile

4. Januar 2015 Medardus Zellformate

Oh Gott, da hat jemand blaue Pfeile in mein Dokument gemacht. Wie bekomme ich die wieder heraus?

Da wollte jemand nachverfolgen oder visualisieren wie Excel rechnet. Das kann man über Formeln / Formelüberwachung / Spur zum Nachfolger oder Spur zum Vorgänger. Und ebenso können Sie die Pfeile wieder entfernen – mit dem Symbol „Pfeile entfernen“.

Übrigens: sie würden auch verschwinden, wenn Sie die Datei schließen und wieder öffnen würden.