Medardus – Seite 13 – Excel nervt …

Gleich ist nicht gleich

16. Januar 2015 Medardus Zahlenformate

Seltsam – ich habe zwei identische Tabellen – aber einige der Werte unterscheiden sich trotzdem. Warum?

Gleich und doch nicht gleich

Die Antwort: Schauen Sie mal in den Optionen nach. Möglicherweise wurde in einer der beiden Dateien die Option „Genauigkeit wie angezeigt festlegen“ eingeschaltet. Das bewirkt, dass Dezimalstellen, die nicht angezeigt werden, beim Rechnen auch nicht zur Kenntnis genommen werden.

Genauigkeit wie angezeigt

Achtung: Diese Option ist gefährlich! Machen Sie Probe aufs Exempel. Schreiben Sie einige Dezimalzahlen in mehrere Zellen, beispielsweise 0,1234. Formatieren Sie sie auf wenige Nachkommastellen. Schalten nun die Option „Genauigkeit wie angezeigt festlegen“ ein. Versuchen Sie nun die Nachkommastellen wieder durch Formatieren anzeigen zu lassen – sie sind weg! Das heißt: würde jemand aus Versehen eine Zahl formatieren, wären die Werte geändert!

Excel warnt – noch steht 0,1234 in den Zellen …

… aber der Wert wird geändert auf 0,12.

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Registerkarten fehlen

15. Januar 2015 Medardus Alles ist weg

Bei einem Freund habe ich ein Excel gesehen, bei dem die Hälfte der Registerkarten fehlen. Und einige Funktionen (Zum Beispiel die Pivottabelle). Ich konnte sie auch über die Optionen nicht einschalten. Hat der sein Excel kaputt gemacht?

Registerkarten fehlen

Die Antwort: Es gibt eine kostenlose Starterversion von Excel. Auf manchen Computern ist sie bereits vorinstalliert. Und dort fehlen einige Registerkarten (beispielsweise „Daten“) und mehrere Funktionen. Es geht um Geld – wenn Sie alle Funktionen haben möchten, müssen Sie das kostenpflichtige Excel erwerben.

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Zählenwenn rechnet nicht

15. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch

Warum rechnet die Funktion ZÄHLENWENN (übrigens auch SUMMEWENN) manchmal nicht?

ZÄHLENWENN rechnet nicht.

Schauen Sie die Funktion genau an. ZÄHLENWENN (und auch SUMMEWENN) verlangt als Reihenfolge zuerst WO wird etwas gesucht und anschließend WAS wird gesucht. Wenn Sie die Reihenfolge vertauschen, zählt er, wie oft der Bereich in der einen Zelle vorkommt und liefert kein Ergebnis.

Die Reihenfolge ist hier falsch.

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Pivottabelle weg

15. Januar 2015 Medardus Alles ist weg, Pivottable

Manchmal ist meine Pivottabelle weg. Einfach so!

Pivottabelle ist weg

Die Antwort: In der Pivottabelle können Sie nicht beliebig markieren. Wenn Sie markieren möchten, kann es passieren, dass Sie ein Element aus der Pivottabelle löschen. Die Lösung: Entweder die verwenden die Rückgängig-Funktion oder Sie ziehen die entsprechenden Elemente im Aufgabenbereich PivotTable-Felder wieder dorthin, wo sie hingehören.

Dann wurden die Felder rausgezogen.

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Fehlermeldung in Pivottabellen

15. Januar 2015 Medardus Pivottable

Manchmal erhalte ich eine seltsame Meldung, wenn ich Pivottabellen erstelle:

Das Feld, das Sie in den Spaltenbereich ziehen, enthält mehr als 256 Elemente. Nur die ersten 256 Elemente werden als Spalten angezeigt.“

Seltsame Meldung

Die Antwort: Sie verwenden eine Excel-2003-Datei (*.xls). Diese Datei stellt pro Tabellenblatt nur 256 Spalten zur Verfügung. Wenn Sie nun ein Feld in die Spalten ziehen und Excel beim gruppieren der Daten mehr als 256 Elemente ermittelt, hat er ein Problem. Deshalb die Fehlermeldung.

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Kommentare

15. Januar 2015 Medardus Kommentare

Okay, ich weiß eine ganze Menge über Excel. Aber manchmal bin ich sehr erstaunt. Beispielsweise über diesen Kommentar, den ich in eine Zelle eingefügt habe. Er lässt sich einfach nicht mehr anzeigen. Weder beim Darüberfahren mit der Maus, noch beim Einblenden oder Bearbeiten. Zwar wird er mit der Datei gedruckt, wenn ich es einstelle, aber nicht angezeigt. Merkwürdig …

Seltsamer Kommentar

3 Kommentare Kommentare

Warum darf ich nicht kopieren?

14. Januar 2015 Medardus Datenaustausch, Fehlermeldungen

Beim Kopieren eines Tabellenblattes in eine andere Datei erhalte ich eine merkwürdige Fehlermeldung:

„Die Blätter können von Excel nicht in die Zielarbeitsmappe eingefügt werden, da sie eine geringere Anzahl von Zeilen und Spalten enthält als die Quellarbeitsmappe.“

Kopieren verboten!

Die Antwort ist einfach: Sie versuchen ein Tabellenblatt auf einer Excel-2013-xlsx-Tabelle in eine Excel-2003-xls zu kopieren. Das kann nicht gehen, weil Excel 2013 mehr als 1.000.000 Zeilen hat, Excel 2003 nur etwas mehr als 65.000. Der zweite Satz des Meldungsfensters beschreibt die Lösung:

„Zum Verschieben oder Kopieren der Daten in die Zielarbeitsmappe können Sie die Daten auswählen und dann mithilfe der Befehle ‚Kopieren‘ und ‚Einfügen‘ in die Blätter eine anderen Arbeitsmappe einfügen.“

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Eine Linie ist eine Linie ist eine Linie

14. Januar 2015 Medardus Merkwürdig übersetzt

Nicht, dass es wichtig wäre, aber es amüsiert. Ist Ihnen aufgefallen, wie viele verschiedene Begriffe eine Linie in Excel hat?

* Beim Formatieren von Zellen werden sie „Rahmenlinien“ genannt.

Rahmenlinien

* Bei Autoformen und Diagrammen steht im Register „Format“ der Begriff „Formkontur“

Formkontur

* Der Aufgabenbereich nennt sie bei Autoformen „Linie“

Linie

* und bei Diagrammen heißt es Rahmen.

Rahmen

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Gültigkeit und Datenüberprüfung

14. Januar 2015 Medardus Symbole falsch beschriftet

Warum spricht Excel manchmal von „Gültigkeit“, an anderen Stellen von „Datenüberprüfung“?

Gültigkeit

Datenüberprüfung

Die Antwort: das Betriebssystem „zieht“ sich ein Menü, das noch die alten Beschriftungen von Excel 2003 verwendet. Andererseits wurde das Menüband von Microsoft übernommen – nach der Konvention von ungefähr Excel 2007. Das im Wechsel von Excel 2003 zu Excel 2007 die Gültigkeit in (Daten)überprüfung umbenannt wurde, findet sich nun in Excel die alte Beschriftung und die neue. Das ist nicht gerade konsistent …

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Warum kann ich keine m²?

14. Januar 2015 Medardus Zahlenformate

Ich habe von einer Kollegin eine Datei mit den Flächenangaben von Räumen geschickt bekommen. Sie hat dort benutzerdefiniert die Zahl als 0,00 „m²“ formatiert. Wie mache ich das?

qm oder m²

Die Antwort: Sie können das leider nicht. Der Macintosh unterstützt leider nicht die beiden hochgestellten Sonderzeichen ² und ³ im Standardzeichensatz. Erstaunlicherweise – wenn Sie dieses Format auf andere Zellen desselben Tabellenblattes, auf ein anderes Tabellenblatt oder in eine andere Datei kopieren – dann funktioniert es. Aber in einer neuen, leeren Datei können Sie nur als 0,00 „qm“ formatieren.

Kommentar hinterlassen Mac, m², qm

Alle Diagramme weg!

14. Januar 2015 Medardus Alles ist weg

Ich bin ganz sicher! Ich habe mehrere Diagramme erstellt und nun plötzlich sind sie alle weg. Wie kann das sein?

Die Antwort: Entweder Sie haben wirklich alle Digramme markiert (das kann man mit Start / Bearbeiten / Suchen und Auswählen / Gehe zu / Inhalte / Objekte) und dann [entf] gedrückt oder – was wahrscheinlicher ist – Sie haben alle Objekte ausgeblendet (Optionen / Erweitert / Optionen für diese Arbeitsmappe anzeigen).

Die Taste [Strg] + [6] bewirkt auch ein Ein- oder Ausblenden.

Man kann alle Objekte ausblenden.

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Zuviel ist zuviel

14. Januar 2015 Medardus filtern, sortieren

Eine Exceltanelle hat 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten. Das ist Augenwischerei. Er geht schon vorher „in die Knie“.

In einer Liste befinden sich 10.000 Datensätze (in 16 Spalten). In einer Spalten wird mit der bedingten Formatierung alle doppelten Werte mit einer Farbe gekennzeichnet.

Duplikate finden

Wenn Sie nun die Liste nach den Farben sortieren oder filtern möchten (was eigentlich recht flott geht), wird Excel sehr, sehr langsam. Häufig zeigt er „keine Rückmeldung“ an. Manchmal „fängt“ er sich wieder, manchmal stürzt er an dieser Stelle ab.

Ich vermute, dass beim Sortieren und Filtern im Hintergrund eine permanante Neuberechnung der bedingten Formatierung geschieht, so dass Excel an seine Auslastungsgrenzen gerät.

Keine Rückmeldung

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Rechenungenauigkeit II

14. Januar 2015 Medardus Oberfläche

Excel hat nicht nur Schwierigkeiten mit Nachkommastellen, sondern auch mit Stellen vor dem Komma. Wenn Sie eine Zahl eingeben, die mehr als 15 Stellen vor dem Komma hat, löscht der die letzten Stellen. Schade, eigentlich!

Rechenungenauigkeit

Ein Kommentar

Erklärungstext nicht aussagekräftig

13. Januar 2015 Medardus Merkwürdig übersetzt

Zugegeben: AN vielen Stellen sind die Erklärungen in Excel schon recht gut. Und verständlich. Es ist klar, was gemeint ist. An einigen Stellen jedoch wundere ich mich sehr und schüttle den Kopf. Auch hier hilft ein Blick in die englische Oberfläche von Excel nicht – auch dort steht nichts, was die Zahlen bedeuten. Erst ein Blick in die Hilfe erklärt, welche Bedeutung die Konstanten in den Funktionen TEILERGEBNIS (SUBTOTAL) und VERGLEICH (MATCH) haben:

Man soll -1 oder 0 o der 1 eingeben. Aha!

Man soll eine Zahl zwischen 1 und 11 eingeben. Aha!

Erst in der Online-Hilfe findet sich eine aussagekräftige Erklärung.

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Komische Zeichen

13. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Seltsam – ich wollte gerade eine Formel eingeben – aber nun stehen ganz andere Zeichen in meiner Exceltabelle. Was ist los? Ist die Tastatur kaputt? Oder mein Tastaturtreiber?

Seltsame Zeichen

Die Antwort: Werfen Sie mal einen Blick in die Taskleiste. Ganz unten rechts! Vielleicht steht dort EN (oder eine andere Sprache) statt DE. Man kann die Sprachbelegung aus Versehen umschalten, indem man die Tastenkombination [Shift] + [Alt] drückt.

Die Tastatursprache wurde auf Englisch umgestellt.

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Visio

13. Januar 2015 Medardus Datenaustausch

Es ist wunderbar, dass Visio einen Assistenten zur Verfügung stellt, mit dem man leicht die Daten, die man in Visio an die Shapes gebunden hat, exportieren kann. Leider haben unsere Büros Nummer, wie beispielsweise 1-18, 2-22 oder 4-07. Nach dem Export nach Excel wandelt Excel die Daten leider in Datumsinformationen um. Kann man das verhindern?

Visio exportiert und wandelt 1-04 in den 01. April um.

Da Sie den Assistenten nicht „aufbrechen“ können, müssten Sie ihn entweder nachprogrammieren (was sehr mühsam ist) oder vor der Büronummer ein Hochkomma (‚) eingeben. Dann wird die Information als Text übergeben. Das ist leider in vielen anderen Systemen auch der Fall – Excel interpretiert einige Zeichen so wie er sie versteht und nicht so, wie Sie es gerne hätten.

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Excel rechnet falsch

13. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch

Bei meinem Kollegen funktioniert es – auf meinem Rechner aber nicht!

Ein Kollege hat auf seinem Rechner eine Formel programmiert, die bei einem Geburtstagskind „happy birthday“ anzeigt. Wenn ich diese Datei bei mir öffne, dann sehe ich zwar die Geburtstagskinder aber auch noch viele andere. Warum?

So viele haben heute gar nicht Geburtstag!

Die Formel sieht folgendermaßen aus:

=WENN(TEXT(I2;“DD-MM“)=TEXT(HEUTE();“DD-MM“);“happy birthday“;““)

Wenn Sie genau hinschauen, fällt auf, dass das Datum in der Form DD-MM formatiert wurde, also day und month. Mit Sicherheit verwendet der Kollege eine englischsprachige Excelversion. Dort benutzt Excel DMY statt TMJ. Da diese Formatangabe als Text in Anführungszeichen in der Formel steht, wird sie nicht übersetzt (anders als beispielsweise die Formeln – aus SUM wird SUMME, aus VLOOKUP wird SVERWEIS, … Entweder Sie korrigieren die Formel in:

=WENN(TEXT(I2;“TT-MM“)=TEXT(HEUTE();“TT-MM“);“happy birthday“;““)

oder Sie schreiben es ohne die Funktion TEXT, die leider nicht mehrsprachig ist:

=WENN(UND(TAG(I2)=TAG(HEUTE());MONAT(I2)=MONAT(HEUTE()));“happy birthday“;““)

Man muss die Formel ändern oder eine andere Formel verwenden, damit man alle Geburtstagkinder sieht – alle die heute, am 13.01. Geburtstag haben.

Kommentar hinterlassen Datum, DMY, falsches Datumsformat, Text, TMJ

Wo ist der Remote-Server-Computer

13. Januar 2015 Medardus Excel-Objekte

In einem Programm, das ich in VBA geschrieben habe, erscheint manchmal die Fehlermeldung: Der Remote-Server-Computer existiert nicht oder ist nicht verfügbar. Wo bitte steht denn mein Remote-Server-Computer?

Wo ist der Remote-Server-Computer?

Diese Meldung kann zwei Ursachen haben. Entweder Sie greifen mit einer Objektvariablen auf ein anderes Programm (beispielsweise Word oder Access) zu und schließen per Hand (oder per Programmierung) dieses Programm.

Oder Sie greifen auf ein anderes Programm zu und löschen nicht „sauber“ die Objektvariablen. Auch wenn Microsoft behauptet, dass eine Garbage-Collection die Variablen „sauber“ putzen würde, stelle ich ab und zu (nicht immer!) fest, dass dies nicht der Fall ist. Also, wenn Sie beispielsweise per Programmierung Word öffnen (Sie müssen natürlich einen Verweis auf die Word-Bibliothek setzen):

Dim wdApp As Word.Application
Dim wdDatei As Word.Document
Set wdApp = New Word.Application
wdApp.Visible = True
Set wdDatei = wdApp.Documents.Add

Dann sollten Sie am Ende sämtliche Objektvaribalen leeren. Und zwar so.
Set wdDatei = Nothing
Set wdApp = Nothing

Und bitte auch in der richtigen Reihenfolge – von „klein“ nach „groß“.

2 Kommentare Objekte, Objektvariablen, Remote-Server-Computer

Word-Serienbriefe

13. Januar 2015 Medardus Word nervt auch

Seltsam – wenn ich einen Word-Serienbrief erstelle, verwendet Excel seltsame Formate. Das heißt: bei formatierten Geldbeträgen muss ich das Format „per Hand“ in Word eintragen; Datumsinformationen sehen ganz merkwürdig aus. Ich weiß, man kann in Word mit Feldfunktionen – aber muss das sein?

Seltsame Datenübernahme in Word-Serienbriefen

Die Antwort: Ich weiß nicht, warum in Word diese Option als Standard deaktiviert ist. Wenn Sie in Word in den Optionen / Erweitert / Allgemein die „Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen“ einschalten und beim nächsten Serienbrief sich alle Datenquellen anzeigen lassen, nun aber nicht OLE, sondern DDE wählen, dann übernimmt Word brav die Excel-Zahlenformate.

Man muss die richtigen Optionen einschalten.

Denn werden Währungen und Datumsangaben korrekt übernommen.

Kommentar hinterlassen Serienbrief, Word, Zahlenformat

Fast alle Rechnungen sind falsch

13. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch

Warum rechnet Excel in der ersten Zelle richtig, in fast allen anderen Zellen falsch?

Excel rechnet fast überall falsch.

Wenn ich diese Frage höre, gibt es eigentlich nur eine Antwort – irgendetwas stimmt mit relativ/absolut nicht. Wenn Sie die Formel anschauen, die in C4 steht:

=B4*B1

dann müssten Sie erkennen, dass Sie eigentlich B1 fixieren müssen. Am besten, indem Sie den Cursor vor den Buchstaben B, zwischen B und 1 oder hinter die Zeilennummer 1 setzen und dann [F4] drücken. So wandelt Excel den relativen Bezug in einen absoluten (festen) Bezug um und schreibt:

=B4*$B$1

Formel runterziehen – dann klappt es:

Mit dem absoluten Bezug funktioniert es.

Kommentar hinterlassen $B$1, absoluter Bezug, fester Bezug, relativer Bezug

Formate stimmen nicht

13. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Komisch – eigentlich wollte ich nur schnell einen kleinen Kalender erzeugen – aber irgendwie stimmen die Formate nicht: Normalerweise müssten die Zahlen am rechten Rand der Zelle stehen und in der ersten Zelle sollte eigentlich ein formatiertes Datum zu sehen sein. Ach ja – und die Spalten sind auch viel zu breit.

Seltsame Zahlen

Sie haben mit Sicherheit die Formeln angezeigt (Registerkarte Formelüberwachung). Bis Excel 2007 haben Anwender ab und zu versehentlich die Tastenkombination [Strg]+[#9 gedrückt – die wird in den Versionen 2010 und 2013 nicht mehr unterstützt. Das passierte oft denn, wenn Anwender aus Versehen statt auf [Shift]+[‚] drücken die Taste [Strg]+[#] erwischen. Wie auch immer es passiert ist – schalten Sie die Formelanzeige aus – sie liefert die internen Werte (statt eines formatierten Datums die dahinterstehende Zahl) und verbreitert die Spalten, damit Formeln in Spalten gut sichtbar sind.

Hier kann man sie wieder ausschalten.

Kommentar hinterlassen breite Spalten, falsches Datumsformat, komische Anzeige, linksbündig, rechtsbündig

Punkt statt Komma

12. Januar 2015 Medardus Dateneingabe, Zahlenformate

Nicht lachen – auch diesen Fehler habe ich schon mehrfach gesehen. Ein Anwender vertippt sich und trägt einen Punkt statt eines Kommas ein – man muss schon genau hinschauen, damit man feststellt, dass in der Zelle E27 nicht 10,10 sondern 10.10 – also der 10. Oktober – steht. Damit man es nicht gleich sieht, habe ich die Zelle noch ein wenig formatiert …

Punkt statt Komma

Kommentar hinterlassen Komma, Punkt

#ZAHL!

12. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen

Manchmal – wenn auch recht selten – erhalte ich die Fehlermeldung #ZAHL! Wann passiert denn das?

Vor allem bei mathematischen Funktionen kann dieser Fehler auftreten. Es gibt einige Funktionen, die lassen nur einen bestimmten Wertebereich zu – sonst können sie nicht rechnen, weil sie im reellen nicht definiert sind. Beispielsweise verlangt Wurzel, Logarithmus und Fakultät eine positive Zahl, Arcsin und Arccos sind für Zahlen im Bereich [-1;+1] definiert. GGT und KGV sind nur für positive, ganze Zahlen definiert.

Erhalten sie negative Werte (beispielsweise WURZEL(-1) so ist #ZAHL! das Ergebnis.

Ebenso wachsen einige Funktionen sehr schnell. Mit FAKULTÄT(171) sprengt die Grenzen von Excel – Fakultät(170) ergibt 7,2574 x 10³⁰⁶. Mehr geht nicht. Auch mit der Funktion Potenz kommt man an die Grenzen von Excel.

Kommentar hinterlassen Fehlermeldung, Zahl

Formate gehen nicht weg!

12. Januar 2015 Medardus Zellformate

Jetzt versuche ich es schon seit einer halben Stunde – ich bekomme einfach die blaue Hintergrundfarbe nicht weg. Ist da etwas einprogrammiert?

Farbe geht nicht weg.

Schauen Sie mal in der Bedingten Formatierung nach (Start / Formatvorlagen / Bedingte Formatierung). Vielleicht wurde die blaue Farbe als Regel eingestellt. Man kann sie so entfernen oder auch über Start / Bearbeiten / Löschen / Formate löschen.

Natürlich kann man die Formate löschen.

Kommentar hinterlassen bedingte Formatierung, Hintergrundfarbe

Seltsames Bewegen bei der Pfeiltaste

12. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Manchmal springt der Cursor von Excel nicht eine Zeile nach unten, wenn ich die Taste [↓] drücke. Das gesamte Tabellenblatt „wandert“ nach unten.

Start …

… und ein paar Mal die Pfeiltaste gedrückt …

Wahrscheinlich haben Sie aus Versehen die Taste [Rollen] gedrückt. Dadurch scrollt der Bildschirm nach unten und nicht die Position des Cursors. Dies wird in der Statuszeile angezeigt.

Rollen ist eingeschaltet.

Kommentar hinterlassen rollen, scrollt

Formel rechnet nicht

11. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch, Fehlermeldungen

Ich habe eine Datei erhalten, die angeblich bei meinem Kollegen richtig rechnet. Bei mir sehe ich jedoch nur Fehler. Was habe ich falsch gemacht?

Fehler statt Formelergebnis

Sie haben alles richtig gemacht. Ein genauer Blick auf die Formeln zeigt, dass auf einem anderen Rechner mit der Funktion Ostersonntag gerechnet wurde. Diese Funktion gibt es nicht in Excel. Wenn Ihr Kollege sagt, dass diese Formel bei ihm funktioniert, kann es zwei Gründe haben:

1. Entweder er hat ein Add-In programmiert (oder programmieren lassen) oder zumindest installiert, das diese Formel (Ostersonntag) zur Verfügung stellt. Zwar rechnet die Formel korrekt auf seinem Rechnern, aber wird nun die Datei weitergegeben, rechnet die Funktion nicht mehr richtig auf einem anderen Rechner.

2. Er hat in einem anderen Programm gearbeitet, beispielsweise in openOffice.org oder in libreOffice. Dort existiert diese Funktion (einige der wenigen Funktionen die es in ooo oder libreOffice, aber nicht in Excel gibt). Die Datei kann als *.XLS gespeichert und weitergegeben werden. Beim Öffnen – Fehlermeldung!

Die Lösung: Sie müssen entweder das Add-In installieren oder die Formel auf Ihrem Rechner nachprogrammieren.

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SVERWEIS rechnet nicht

11. Januar 2015 Medardus Excel rechnet gar nicht, Fehlermeldungen

Seit einer Weile arbeite ich mit dem SVERWEIS. Ich habe ihn schon recht gut verstanden. Aber manchmal rechnet er nicht richtig. Warum?

SVERWEIS rechnet nicht richtig.

Dazu muss man sich die Formel genau ansehen:

=SVERWEIS(K2;$A$1:$A$32;3;FALSCH)

Sie suchen den Wert, der in der Zelle K2 steht in der Spalte A – genauer in den Zellen A1 bis A32. Soweit so gut. Sie möchten den Wert der dritten Spalte (3), also den Last Name wissen. Sie müssen den Bereich ändern: Es ist richtig – Sie suchen zwar in A1:A32, aber in der Spalte A steht nicht der Wert den Sie haben möchten. Sie müssen in der Matrix (in der Informationstabelle, in der die Daten gesucht werden), auch den Bereich einschließen, in dem sich die Daten befinden, also Spalte C. Sie können dabei gerne übers Ziel schießen, beispielsweise:

=SVERWEIS(K2;$A$1:$H$32;3;FALSCH)

Dann funktioniert es.

Kommentar hinterlassen Bereiche, SVERWEIS

ZÄHLENWENN zählt zu wenig

11. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch

Warum ermittelt die Funktion ZÄhLENWENN (und SUMMEWENN) nicht die richtige Zahl?

Zählenwenn zählt falsch ?!

Man muss sich die einzelnen Daten ansehen. In der Bearbeitungsleiste stellt man fest, dass in einigen der Texte noch weitere Informationen („München“) stehen (sie wurden übrigens weiß formatiert). Man hätte auch durch ein Ändern der Ausrichtung auf rechtsbündig feststellen können, dass hinter dem angezeigten Text noch etwas steht.

Die Bearbeitungsleiste liefert das Ergebnis

Oder man formatiert die Zellen rechtsbündig.

Übrigens: =ZÄHLENWENN(D2:D10;“Rene Martin*“) hätte die korrekte Anzahl ermittelt.

Ein Kommentar Summewenn, weißer Text, zählenwenn

Summe rechnet nicht

11. Januar 2015 Medardus Dateneingabe, Excel rechnet gar nicht

Die Formel stimmt – aber warum rechnet die Summe nicht?

Die Summe rechnet nicht.

Erst ein Klick auf die Zellen liefert die Antwort: In den Zellen steht nicht 20, 40, 60, … sondern 20 EUR, 40 EUR, … – das heißt der Text „EUR“ wurde in die Zelle eingetragen und nicht hinzuformatiert.

Übrigens: Manche Anwender denken, dass durch ein Ändern der Ausrichtung in rechtsbündig aus einem solchen Text eine Zahl wird. Das ist natürlich nicht der Fall!

Falsche Werte in der Zelle verhindern das Rechnen.

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Summe rechnet falsch

11. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch, Zahlenformate

Auf den ersten Blick rechnet die Summe falsch.

Summe rechnet falsch?

Aber wenn man die Werte der Zellen genauer anschaut, dann fällt sofort auf, dass ein Datum als TT formatiert wurde. Oder genauer: Man sieht nur die Tageszahl des Datums:

Ein Datum wurde falsch formatiert.

Kommentar hinterlassen Datum, Datumsformat, Zahlenformat

Raute

11. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Vielleicht ist es albern, dieses Phänomen zu erwähnen – aber der Vollständigkeit halber und weil oft Fragen in Anfängerschulungen kommen, möchte ich es erwähnen.

Warum zeigt Excel manchmal Rauten an?

Raute statt Inhalt

Ganz genau: Excel zeigt dann Rauten (Zahlenzeichen; scherzhaft: Schweinegitter) an, wenn in einer Zelle eine formatierte Zahl steht, die nicht mehr in diese Zelle passt. Es wäre fatal, wenn Excel die erste oder die letzte Ziffer der Zahl nicht anzeigen würde. Deshalb ein Zeichen mit einen Hinweis an Sie, lieber Anwender: Bitte verbreitern Sie die Spalte. Beispielsweise mit einem Doppelklick auf den Rand zwischen den beiden Spaltenköpfen – dann wird die Spalte optimal breit. Das heißt: Der längste Eintrag ist noch sichtbar in der Spalte.

5 Kommentare Rauten, Schweinegitter, Zahlenzeichen

SVERWEIS klappt nur manchmal

11. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch

In den ersten Zeilen rechnet der SVERWEIS noch richtig, aber dann gibt es Fehler.

SVERWEIS rechnet manchmal richtig.

Eigentlich müssten Sie den Fehler selbst finden können, wenn Sie die Formel anschauen. Der Bereich (hier: A1:B14) wurde nicht fixiert. Das bedeutet: er „wandert“ beim Herunterziehen mit nach unten. Was passiert, können Sie leicht überprüfen, wen Sie auf eine Zelle doppelklicken, die sich weiter unten befindet.

Der Bereich wurde nicht fixiert.

Wandeln Sie also A1:B14 in $A$1:$B$14 um (oder verwenden einen Namen für diesen Bereich)

absoluter Bezug, relativer Bezug, SVERWEIS

Komische Zeichen

11. Januar 2015 Medardus Datenaustausch

Da habe ich etwas aus dem Internet in eine Exceltabelle eingefügt – und nun sind so komische Zeichen drin. Kann ich die ganz schnell entfernen?

Komische Zeichen

Die „komischen Zeichen“ sind Grafiken, die von der Internetseite nach Excel kopiert wurden. Sie können schnell alle diese Zeichen markieren, indem Sie über Start / Bearbeiten / Suchen und Auswählen / Gehe zu / Inhalte die Option „Objekte“ auswählen. Dann werden sie alle markiert und können mit einem Klick entfernt werden.

Schnell alle Grafiken markieren

gehe zu, Grafiken, Objekte

Autoausfüllen

11. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Excel ist nicht konsequent. Wenn Sie in eine Zelle einen Wochentag, einen Monatsnamen, ein Datum oder eine Text-Zahl-Kombination schreiben, zählt Excel beim Herunterziehen weiter. Nur bei Zahlen schreibt Excel in jede Zelle den gleichen Wert.

Nicht konsequent

Sicherlich kennen Sie die Lösungen, wie man „weiterzählen“ lassen kann:

1. Schreiben Sie die ersten beiden Werte in zwei Zellen, markieren diese und ziehen sie herunter.

2. Drücken Sie beim Herunterziehen die [Strg]-Taste.

3. Wählen Sie aus dem Smarttag die Option „Datenreihe ausfüllen“.

4. Wählen Sie aus Start / Bearbeiten / Füllbereich / Reihe die Option „Linear“ mit dem Inkrement 1.

Umständlich – aber so funktioniert es auch.

Autoausfüllen, ziehen

Diagramm zeigt nicht die Datenquelle an

11. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Diagramme

Wenn ich ein Diagramm selektiere und über Entwurf / Daten / Daten auswählen den Bereich ansehen möchte, woher Excel die Daten bezieht, erhalte ich nur den lakonischen Kommentar „Der Datumsbereich ist zu komplex, um angezeigt zu werden. Wenn ein neuer Bereich ausgewählt wird, werden alle Reihen im Bereich ‚Reihe‘ ersetzt.“ Was heißt denn das?

Seltsamer Datenbereich

Die Antwort: Über ein Dropdownfeld in Zelle AB12 wird das Jahr ausgewählt. In Zelle AC12 wird mit einer Formel die Zeile berechnet, aus der Daten gezogen werden. Im Register Formeln / Definierte Namen / Namensmanager werden zwei Namen definiert („Frauen“ und „Männer“), die ausgehend von A1 einen Bereich berechnen, der um so viele Zeilen nach unten versetzt liegt wie in AC12 berechnet wurde. Diese beiden Bereiche wurden nun im Exceldiagramm verwendet, so dass der Anwender das Jahr auswählen kann und das Diagramm dynamisch den Bereich darstellt. Erstaunlicherweise kann Excel diese Formel in der Datenquelle nach einem erneuten Öffnen nicht mehr anzeigen.

Ein dynamisches Diagramm

Bereich.Verschieben, Diagramme, dynamisches Diagramm

Pivottabelle rechnet nicht richtig

11. Januar 2015 Medardus Pivottable

Warum taucht in der Pivottabelle noch die Kategorie „Forschung“ auf? Die haben wir doch längst mit der Abteilung „Forschung und Entwicklung“ zusammengelegt.

Pivottabelle nicht korrekt

Wenn der Bereich der Datenquelle korrekt ist, so wurde die Pivottabelle möglicherweise nicht aktualisiert. Sie können (und müssen!) den Refresh erzeugen über das Kontextmenü, über Analysieren / Daten / Aktualisieren. Oder indem Sie in Analysieren / PivotTable / Optionen / Optionen / Daten die Option einschalten „Aktualisieren beim Öffnen der Datei“.

Pivottabellen müssen aktualisiert werden.

aktualisieren, Pivot

Pivottabelle rechnet nicht richtig

10. Januar 2015 Medardus Pivottable

Zuerst war alles wunderbar. Aber irgendwann hat die Pivottabelle nicht mehr richtig gerechnet.

Die Pivottabelle liefert falsche Daten.

Die Antwort finden Sie, wenn Sie sich die Datenquelle ansehen (Analysieren / Daten / Datenquelle ändern). Dann stellen Sie fest, dass wahrscheinlich die Liste erweitert wurde – die Pivottabelle jedoch noch auf den „alten“ Bereich zugreift.

Zwei Lösungen: Entweder Sie vergrößern den Bereich per Hand im Doalogfeld.

Oder Sie wählen beim Erstellen der Pivottabelle die ganze Spalte aus. Dann können Sie die Liste beliebig erweitern.

Der Bereich ist nicht korrekt.

Pivot

[Strg]+[#]

10. Januar 2015 Medardus Symbole falsch beschriftet

Warum funktioniert die Tastenkombination [Strg]+[#] nicht? Oder mache ich etwas falsch?

[Strg]+[#] funktioniert nicht.

Sie haben recht – in Excel 2010 und Excel 2013 funktioniert [Strg]+[#] nicht mehr. In Excel 2007 ging es noch. Ich weiß nicht warum, ich weiß nur, dass man nun auf das Symbol klicken muss …

Formeln anzeigen, Strg+

Seltsamer Doppelklick

10. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Erstaunlich: Manchmal bewirkt ein Doppelklick, dass ich „in der Zelle bin“, das heißt: ich kann den Text ändern. Manchmal sitzt der Cursor dann plötzlich an einer ganz anderen Stelle.

Die Antwort auf diese Frage ist einfach: Excel hat auf den Tabellenblättern drei verschiedene Mauszeiger (ein kleines, schwarzes Kreuz (an der rechten unteren Ecke), ein großes weißes Kreuz (auf der Zelle) und einen weißen Pfeil, der nach links oben zeigt, unter dem sich ein Vierfachkreuz befindet (an jedem der vier Ränder)). Je nach Mauszeiger ändert sich das Verhalten: Ein Doppelklick auf die Zelle bewirkt, dass sich der Cursor in der Zelle befindet, ein Doppelklick auf den Rand bewirkt, dass die Position des Cursors auf die letzte oder erste Zelle versetzt wird, in der noch etwas steht. Ein Doppelklick auf das rechte, untere Kästchen bewirkt, dass die Formel (oder der Inhalt) nach unten gezogen wird.

Ebenso haben Sie beim Ziehen einen Unterschied: schwarzes Kreuz „zieht“ die Formel, Pfeil verschiebt die Zelle und weißes Kreuz markiert die Zellen.

Drei unterschiedliche Mauszeiger, die etwas anderes bewirken beim Doppelklick und beim Ziehen.

Cursor, Doppelklick, editieren, markieren, Mauszeiger, ziehen

Diagramme – ohne Aktualisierung

10. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Diagramme

Seltsam – ich ändere die Daten, aber das Diagramm wird nicht aktualisiert.

Keine Aktualisierung des Diagramms

Möglicherweise greift das Diagramm nicht auf diese zu. Sie können es überprüfen, indem Sie das Diagramm markieren und über Entwurf / Daten / Daten auswählen nachsehen.

Die sichtbaren Daten stellt nicht die Datenquelle des Diagramms dar.

In diesem Beispiel stellen Sie fest, dass die Daten, auf denen das Diagramm basiert, „hinter“ dem Diagramm liegen, also vom Diagramm verdeckt wurden.

Daten auswählen, Datenquelle, Diagramme

Listenfelder – nicht konsequent

10. Januar 2015 Medardus Userforms

Wenn Sie in VBA programmiert haben und wenn Sie dort Listenfelder und Kombinationsfelder erstellt habe, haben Sie sicherlich schon entdeckt, dass beide über die Sammlung Column und Row verfügen, die Listenfelder auch über die Sammlung Selected. Das erstaunt, weil Sammlungen eigentlich immer ein Plural-s besitzen: Rows, Worksheets, Workbooks, Cells, Charts, …

Ebenso erstaunt, dass die Zählung der Elemente bei 0 beginnt und nicht bei 1 wie bei allen anderen Sammlungen. Auch das Hinzufügen eines neuen Elementes heißt AddItem und nicht Add.

Ich vermute, dass diese beiden Steuerlemente von einem Drittanbieter hinzugekauft wurden, der etwas andere Konventionen verwendet hat.

Ein Kombinatonsfeld

Combobox, Dropdownbox, Kombinationsfeld, Listbox, Listenfeld, Sammlung

Seltsame Pivottabelle

10. Januar 2015 Medardus Pivottable

Warum macht Excel so komische Pivottabellen?

Komischer Bereich

Excel benötigt für die Erstellung einer Pivottabelle einen zusammenhängenden und rechteckigen Bereich. Jede Spalte dieses Bereichs muss eine Überschrift (selbstredend in der ersten Zeile) haben. In diesem Beispiel werden die Spalten A bis D als Überschriften identifiziert. Spalten e bis Q haben keine Überschrift in Zeile 1. Dass der Bereich eine Überschrift in Zeile 7 hat, kann Excel nicht erkennen.

Die Lösung: Trennen Sie die den Kopf von dem Datenbereich durch eine Leerzeile. Oder markieren Sie nur den unteren Bereich. Besser: zwei getrennte Bereiche!

Bereiche, Pivot, zusammenhängend

#BEZUG!

10. Januar 2015 Medardus Excel rechnet gar nicht, Fehlermeldungen

Ich weiß nicht mehr, was ich gemacht habe. Ich sollte in einer Tabelle einer Kollegin die Formel für den Unterstützungsbeitrag unserer Firma anpassen. Irgendwann entdecke ich jedoch in einer Zelle die Fehlermeldung #BEZUG! Kann ich den Fehler lokalisieren? Oder die Formel wieder auf eine korrekte Form bringen?

#BEZUG!

Die Antwort: Leider nein! Wahrscheinlich haben Sie irgendwo etwas gelöscht (beispielsweise eine Zeile), die an anderer Stelle noch verwendet wurde. Menschen rechnen oft kreuz und quer in Excel; schreiben irgendwelche Konstanten in irgendwelche Zellen. Fremde Tabellenblätter zu analysieren ist schwierig und mühsam:

Tipp 1: Speichern Sie die Originaldatei unter einem anderen Namen ab.

Tipp 2: Bevor Sie etwas löschen, von dem Sie denken, dass es nicht mehr benötigt wird – überprüfen Sie mit der Spur zum Nachfolger, ob irgendwo eine andere Formel mit dieser weiter rechnet.

#BEZUG!, löschen

Dünne Balken in Diagrammen

10. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Diagramme

Warum macht mir Excel immer so dünne Balken in den Diagrammen?

Dünne Balken – muss das sein?

Die Antwort: Schreiben Sie Ihre Liste „kompakt“ – das heißt: ohne Leerzeilen und ohne Leerspalten. Dann kann man leichter ein Diagramm erstellen. Kümmern Sie sich nicht darum, dass vielleicht einige der Texte in der Tabelle nicht angezeigt werden – Excel übernimmt schon den kompletten Text in die Diagramme:

So geht es einfacher.

Diagramme, dünne Balken

Pivottabelle funktioniert nicht

10. Januar 2015 Medardus Pivottable

Dieser Befehl setzt mindestens zwei Zeilen voraus, die Quelldaten enthalten. Der Befehl kann nicht auf die Auswahl von nur einer Zelle angewendet werden.

… behauptet Excel. Er lügt doch – ich habe eine Liste auf der ich eine Pivottabelle aufsetzen möchte. Warum klappt das nicht?

Pivot geht nicht.

Den Grund kann man HIER sehr schnell sehen – in der die Spalte D hat keine Überschrift. Pivottabellen verlangen unbedingt, dass jede Spalte immer eine Überschrift haben müssen. Hier sieht man es – schwieriger wird es, wenn die Tabelle sehr groß ist, das heißt, wenn die Tabelle sehr viele Spalten besitzt. Sie können mit der Tastenkombination [Strg]+[→], beziehungsweise [Strg]+[←] überprüfen, ob jede Spalte eine Überschrift besitzt.

Pivot, Überschriften

Summe rechnet nicht

10. Januar 2015 Medardus Excel rechnet gar nicht

Im Excel-Kurs habe ich gelernt, wie man eine Summe bildet. Aber bei mir funktioniert das nicht:

Warum rechnet die Summe nicht?

Die Antwort ist einfach. Sie haben eine englischsprachige Oberfläche. Sie müssen natürlich SUM statt SUMME eingeben, AVERAGE statt MITTELWERT, IF statt WENN, VLOOKUP statt SVERWEIS und so weiter …

#Name?, Summe

Die letzte Zelle

9. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Kennen Sie das folgende Phänomen in Excel? Tragen Sie ein paar Werte ein. Beispielsweise ziehen Sie einen Wert die ersten 20 Zellen hinunter. Drücken Sie [Strg]+[Pos1] – der Cursor von Excel springt auf die Zelle A1. Drücken Sie [Strg]+[Ende], dann springt er auf die letzte Zelle unter der und rechts von der sich nichts mehr befindet. In unserem Beispiel A20.

Löschen Sie einige Zellen. Es ist gleich, ob Sie die Zeilen löschen oder ob Sie die Inhalte der Zellen löschen.Der Sprung mit [Strg]+[Ende] wird wieder auf A20 springen, obwohl dort nichts mehr steht. Das gleiche Resultat liefert das Dialogfeld Start / Bearbeiten / Suchen und Auswählen / Gehe zu / Inhalte / Letzte Zelle.

Diese Zelle war mal die letzte Zelle, aber sie ist nicht mehr die letzte Zelle.

Dieses Phänomen von Excel ist schon beschrieben und kritisiert worden. Meistens kann man es lösen, wenn man die Datei speichert. Manchmal muss man die Datei mit „Speichern unter“ unter dem gleichen Namen speichern.

Ich habe allerdings auch schon Fälle erlebt, bei denen der Speichermechanismus nicht die nicht mehr vorhandenen Zellen gelöscht hat – im allerschlimmsten Fall (und wenn es mir das wert ist), kopiere ich den Inhalt der Liste in ein neues Tabellenblatt.

Übrigens: Erstaunlicherweise sind die Tastenkombinationen [Strg]+[↓], [Strg]+[↑], [Strg]+[←], [Strg]+[→] (zum Bewegen) und [Strg]+[*] (zum Markieren) davon nicht betroffen.

Ende, Sprungverhalten, [Strg]+[Ende]

Aufzählungslisten

9. Januar 2015 Medardus Excel-Objekte

Kennen Sie das? Sie verwenden ein Objekt in VBA, setzen den Punkt dahinter, aber VBA verweigert die Anzeige der Auflistung.

Während Range(„A1“). funktioniert, geht es beispielsweise bei Cells(1, 1) nicht.

Während es bei ActiveWorkbook klappt, funktioniert es bei ActiveSheet nicht.

Ich weiß nicht, warum es bei den meisten Objekten funktioniert, bei einigen jedoch nicht. Aber ich weiß, wie man immer die Aufzählungsliste angezeigt bekommt:

Verwenden Sie eine Objektvariable. Also beispielsweise so:

Dim xlBlatt As Worksheet
Set xlBlatt = ActiveSheet
xlBlatt. <- Hier funktioniert es

Dim xlZelle As Range
Set xlZelle = Cells(1, 1)
xlZelle <- Hier funktioniert es

Nicht immer erhält man die Listen der Eigenschaften und Methoden.

Elemente automatisch auflisten

SAP & co

9. Januar 2015 Medardus Datenaustausch, Excel rechnet gar nicht

Kennen Sie SAP? Das ist mein Freund!

Nein – das war sehr ironisch. Jeder, der häufig Daten aus SAP exportiert, kennt sicherlich das Problem: Ab und zu werden Textinformationen unter die Zellen geschoben. Das sieht man erstaunlicherweise nicht – die Zellen sind als „Standard“ formatiert. Oft erkennt man es daran, dass die Zahlen linksbündig in der Zelle stehen. Spätestens wenn Sie mit den Zahlen weiterrechnen möchten oder wenn Sie die Zahlen sortieren oder filtern oder als zahlen formatieren möchten … stellen Sie fest, dass Excel Ihnen nun einen Strich durch die Rechnung macht.

Sieht aus wie Zahl, ist aber Text.

Ich habe für dieses Problem folgende Lösungen gefunden:

1. Wenn Sie Glück haben und das kleine grüne Dreieck sehen zur Fehlerüberprüfung, können Sie darüber die Texte in Zahlen zurückkonvertieren.

Manchmal geht es zurück.

2. Wenn Sie nur einige wenige Zellen haben, können Sie auf die Zelle einen Doppelklick machen (oder mit [F2] die Zelle editieren und anschließend wieder mit [Enter] beenden. Dann „greift“ sich Excel das korrekte Zahlenformat.

3. Sie können in einer Hilfsspalte daneben den Wert der Zelle mit 1 multiplizieren (=O2*1). Die Formel herunterziehen, kopieren und die Inhalte als Werte einfügen.

4. Das Gleiche erledigt auch die Funktion =WERT

5. Oder auch der Rechenoperator – –

6. Oder Sie markieren die Spalten und verwenden den Assistenten „Text in Spalten“, den Sie im Register „Daten“ finden. Geben Sie dort ein absurdes Trennzeichen ein (beispielsweise eine ~); ein Trennzeichen, das es natürlich in den Zahlen nicht gibt. Dann überschreibt er die Werte mit sich selbst und „greift sich“ das korrekte, das heißt das darunterliegende Zahlenformat.

7. Die Zahl 1 in eine leere Zelle schreiben. Die Zelle kopieren, den Text-Zahl-Bereich markieren und mit Inhalten einfügen / Multiplizieren (Kontextmenü) „darüberklatschen“. Das Ergebnis ist das Gleiche wie in Punkt 2 oder 3 oder 5 – Excel greift sich nun das korrekte Zahlenformat.

So geht es auch.

Zur Ehrenrettung von SAP sei angemerkt: Viele mir bekannte Datenbanksysteme, die da heißen DATEV, KISS, ORBIS, EBIS und andere „schieben“ manchmal (nicht immer!) Textformate unter Zahlen beim Export nach Excel.

Datenbank, Export, SAP, Text und Zahlen

Diagramme drucken

8. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Diagramme

Wenn ich ein Diagramm drucken möchte, druckt Excel manchmal nur das Diagramm (schön platziert auf einer Seite), manchmal die Tabelle mit dem Diagramm (und der Seitenumbruch läuft ab und zu sogar durch das Diagramm hindurch). Warum?

Die Antwort: Excel unterscheidet beim Drucken, ob sich der Cursor auf dem Diagramm befindet oder auf der Tabelle. In Abhängigkeit von seiner Position wird etwas anderes ausgedruckt.

Das Diagramm und die Tabelle werden ausgedruckt.

Nur das Diagramm wird gedruckt.

Diagramme

Registerkarten fehlen

8. Januar 2015 Medardus Zellformate

Ich möchte eine Zelle formatieren aber manchmal fehlen mir bestimmte Registerkarten.

Sie befinden sich innerhalb der Zelle im Schreibmodus und nicht „auf der Zelle“. Man kann in den Bearbeitungsleiste erkennen – dort sind Haken und x sichtbar. Die müssen erst den Dialog abbrechen, die Eingabe beenden und dann können Sie die Zelle wie gewünscht formatieren.

Mehrere Registerkarten fehlen.

Registerkarten

Zu viel Code

8. Januar 2015 Medardus Makrorekorder

Kennen Sie das? Wenn Sie einen Befehl – einen einzigen Befehl mit dem Makrorekorder aufzeichnen, zeichnet Excel sehr, sehr viel Code auf. Warum?

Wenn Sie beispielsweise den Befehl aufzeichnen – Schrift ändern, dann erhalten Sie:

With Selection.Font
.Name = „Arial“
.Size = 11
.Strikethrough = False
.Superscript = False
.Subscript = False
.OutlineFont = False
.Shadow = False
.Underline = xlUnderlineStyleNone
.ThemeColor = xlThemeColorLight1
.TintAndShade = 0
.ThemeFont = xlThemeFontNone
End With

Wenn Sie aufzeichnen „schreibe in die Kopfzeile den Firmennamen“ erhalten Sie über 50 Zeilen Code für einen Befehl (ActiveSheet.PageSetup.RightHeader = „xyz“ hätte genügt):

… zu viel Code …

Der Grund: Excel zeichnet an vielen Stellen nicht den einen Befehl, sondern sämtliche Befehle des Dialogfeldes auf, also beispielsweise „Zellen formatieren“ oder „Seite einrichten“. Nun sind Sie gefragt, um die nicht nötigen Zeilen zu löschen.

VBA, zu viel Code

Diagramme schmummeln X

8. Januar 2015 Medardus Diagramme schummeln

Ich habe vor Kurzem ein interessantes Diagramm gesehen. Dort laufen Balken von einem Wert bis zu einem Wert, das heißt sie bestimmen die Spanne. Auf den Balken befinden sich Länderkennzeichen, die die gewichtete Mitte darstellen. Kann man das in Excel realisieren?

Diagramm mit Spannweite und gewichteter Mitte

Ja. So etwas kann man machen. Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Tragen Sie die Daten ein. Wählen Sie ein 2D-Balkendiagramm mit gruppierten Balken:

Das Diagramm wird erstellt.

2. Ändern Sie die Kategorien in umgekehrter Reihenfolge

3. Ändern Sie die Reihenachsenüberlappung auf 100%. Dann liegen die Balken hintereinander.

Die Balken liegen hintereinander.

4. Schieben Sie den hinten liegenden Balken nach vorne, indem Sie Entwurf / Daten / Daten auswählen die Daten „nach unten“, beziehungsweise „nach oben“ schieben.

Die Reihenfolge wird geändert.

5. Formatieren Sie den ersten Balken mit weißer Füllfarbe und ohne Rahmenlinie.

Weiße Balken

6. Formatieren Sie die mittleren Balken ohne Füllfarbe und fügen Sie ihnen die Rubrikennamen als Beschriftung hinzu.

Die mittleren Balken werden transparent.

Und der Rest ist dann etwas Fleißarbeit:

Diagramm mit Spannweite und gewichteter Mitte

Diagramme

Pivottabelle leer

8. Januar 2015 Medardus Pivottable

In der Pivottabelle stehen keine Daten. Aber in der Liste gibt es Daten.

Die Pivottabelle ist leer.

Vielleicht greift die Pivottabelle auf eine falsche Datenquelle zu. Das kann man leicht mit Analysieren / Daten / Datenquelle ändern überprüfen.

Und siehe da – die Daten werden aus dem Tabellenblatt „2016“ geholt – wahrscheinlich sollen sie aus dem Blatt mit dem Namen „2015“ gezogen werden.

Die falsche Datenquelle

Datenquelle, Pivot

Makrorekorder zeichnet falschen Code auf

8. Januar 2015 Medardus Makrorekorder

Was passiert denn hier? Ich zeichne mit dem Makrorekorder etwas auf, rufe den Befehl auf – und erhalte eine Fehlermeldung.

Die Antwort: Das ist richtig. An einigen (zugegeben, sehr wenigen) Stellen zeichnet Excel falsch auf. Wenn Sie beispielsweise die Datenüberprüfung mit einer Formel aufzeichnen:

Makrorekorder

zeichnet Excel folgenden Code auf:

With Selection.Validation
.Delete
.Add Type:=xlValidateDate, AlertStyle:=xlValidAlertStop, Operator:= _
xlLessEqual, Formula1:=“=TODAY(“
.IgnoreBlank = True
.InCellDropdown = True
.InputTitle = „“
.ErrorTitle = „“
.InputMessage = „“
.ErrorMessage = „“
.ShowInput = True
.ShowError = True
End With

Erstaunlicherweise fehlt nach dem TODAY die schließende Klammer.

Oder Sie zeichnen die Formel auf:

=rechts(F2;1)<>“ “

also – verbiete am Ende des Textes ein Leerzeichen.

Der Makrorekorder

Dann zeichnet der Makrorekorder auf:

.Add Type:=xlValidateCustom, AlertStyle:=xlValidAlertStop, Operator:= _
xlBetween, Formula1:=“=rechts(F2;1)<>““ „““

Der korrekte Befehl müsste jedoch lauten:

.Add Type:=xlValidateCustom, AlertStyle:=xlValidAlertStop, Operator:= _
xlBetween, Formula1:=“=right(F2,1)<>““ „““

Also in der US-amerikanischen Schreibweise. Der Makrorekorder schafft die Übersetzung an dieser Stelle leider nicht.

Makrorekorder

Der Makrorekorder zeichnet nicht auf

8. Januar 2015 Medardus Makrorekorder

Das ist richtig: Eine Dinge werden nicht aufgezeichnet. Beispielweise die Eingabe der Eigenschaften. Wenn Sie diesen Befehl aufzeichnen, erhalten Sie ein leeres Makro:

Der Makrorekorder zeichnet nicht auf!

Sie müssen dann in der Hilfe, im Objektkatalog, im Internet oder in einem guten Buch nachschlagen wie der zugehörige VBA-Befehl lautet.

Makrorekorder

ZÄHLENWENN zählt falsch

8. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch

Warum zählt die Funktion ZÄHLENWENN (und auch SUMMEWENN) manchmal falsch?

Zählt ZÄHLENWENN falsch?

Die Antwort auf diese Frage findet man, wenn man die Spalte rechtsbündig formatiert. Dann sieht man, dass „China“ beim zweiten Mal mit einem Leerzeichen eingegeben wurde.

Ein Leerzeichen am Ende bewirkt einen anderen Text.

Leerzeichen, zählenwenn

Excel rechnet nicht

8. Januar 2015 Medardus Excel rechnet gar nicht, Fehlermeldungen

Excel rechnet nicht. Warum?

Warum rechnet Excel nicht?

Ein Blick in die Statuszeile hätte genügt: Dort steht, dass in D3 ein Zirkelbezug steht. Und wenn man sich die Formel genauer anschaut, wird klar, dass D3 auf D5 zugreift, D5 jedoch wiederum auf D3. Das darf nicht sein!

Der Zirkelbezug ist ausfindig gemacht.

Meine Empfehlung: Zirkelbezüge sind schwierig zu finden. Wenn Sie einen Zirkelbezug haben, erhalten Sie immer eine Fehlermeldung. Unterbrechen Sie die weitere Arbeit und machen sich auf die Suche nach der Quelle. Denn sonst resultieren weitere Fehler aus dem Zirkelbezug.

Die Zirkelbezugsfehlermeldung

Zirkelbezug

#BEZUG!

8. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen

Warum erhalte ich manchmal den Fehler #BEZUG! ?

Das kann verschiedenen Ursachen haben:

1. Entweder Sie kopieren eine Formel an eine Stelle wo sie nicht mehr „richtig rechnen kann“. Beispielsweise findet die Summe keine drei Zellen oberhalb und kann deshalb nicht drei Werte summieren:

Summe nicht möglich

2. Eine Formel greift auf eine Zelle zu (beispielsweise auf Zelle C1). Wird nun die Spalte C gelöscht, dann „findet“ die Formel keinen Wert mehr und meldet #BEZUG!

#BEZUG!

Das heißt: #BEZUG! wird immer dann angezeigt, wenn man eine Formel so kopiert oder verschiebt, dass sie nun nicht mehr rechnen kann. Oder eine Spalte so löscht oder einfügt, dass eine Formel nicht mehr „erkennen“ kann, wi der Wert liegt, mit dem sie ursprünglich gerechnet hat.

#BEZUG!

Summe funktioniert nicht

8. Januar 2015 Medardus Datenaustausch, Excel rechnet falsch, Text in Spalten, Zahlenformate

Sehr geehrter Herrn Martin,

In der Excel Tabelle die im Anhang beigefügt ist, bekommen wir Daten von unsere EDV (sehe Sheet 1 vor Verarbeitung). Ich gehe dann in „DATA“ und „Text to Columns“ und spalte diese Tabelle so dass sie nach diese Schritte wie im 2. Sheet (Daten nach Verarbeitung) aussieht.

Das Problem liegt indem einige Zahlen immer noch so erscheinen „1 150,000“ und keine weitere Formatierung möglich ist. Da ich auch eine Summe daraus ziehen möchte.

Wie kann man diese Problem Lösen ?

Originaldaten

Daten nach dem Trennen

Die Antwort: Dummerweise liefert Ihr System die Spalte E so, dass nach dem Tausenderwert als Tausendertrennzeichen ein Leerzeichen verwendet wird. Diese müssen Sie löschen. Ich würde die Spalte (hier E) markieren und dann mit Home / Find & Replace (ganz rechts) das Leerzeichen (einfach ein Blank eintippen) durch nichts ersetzen.

Daten trennen, Leerzeichen, Zahlenformat

Formel liefert falsches Ergebnis

8. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch

Ich habe eine Formel genauso abgeschrieben, wie ich sie im Internet gefunden habe – aber sie rechnet falsch. Ich bin Widder – kein Stier!

Formel rechnet falsch ?!

Entweder ist ein Denkfehler in der Formel, aber wenn sie an anderer Stelle funktioniert, dann muss sie wohl korrekt sein. Möglicherweise wurden die Klammern falsch gesetzt. Wenn Sie auf die Zelle klicken, in der sich die Formel befindet und den Funktionsassistenten f(x) aufrufen, dann sehen Sie die Teile der Formel mit ihren Ergebnissen. Nun können Sie in der Eingabezeile auf die einzelnen Formeln klicken und sehen so, wo der Fehler steckt (in diesem Beispiel wurde die Klammer nach der Funktion TAG falsch gesetzt. Die korrekte Formel muss lauten:

=WENN(TAG(G2)<INDEX(D2:D14;VERGLEICH(MONAT(G2);E2:E13;0));INDEX(A2:A14;VERGLEICH(MONAT(G2);E2:E13;0));INDEX(A2:A14;VERGLEICH(MONAT(G2);E2:E13;0)+1))

Der Funktionsassistent hilft beim Ausfinden von Fehlern in Funktionen.

Excel rechnet falsch

8. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch, Zahlenformate

Manchmal stimmt die Summe nicht. Was ist los?

Die Summe rechnet falsch?!

Der Blick in die Gruppe „Zahl“ auf das Zahlenformat „Zahl“ macht stutzig. Ein genauer Blick darauf, wie die Zelle formatiert ist und welcher Wert eigentlich in der Zelle steht, ergibt, dass die Zahl 0,6 ohne Dezimalstellen formatiert wurde. Die Lösung: Lassen Sie sich (mehr) Dezimalstellen anzeigen. Excel rechnet mit dem Wert, der sich in der Zelle befindet und nicht mit dem Wert, den Sie sehen.

0,6 ohne Nachkommastelle formatiert.

Mehr Nachkommastellen!

Dezimalstellen, Nachkommastellen, rechnet falsch, Summe

Name im Kommentar

8. Januar 2015 Medardus Dateneingabe, Kommentare

Kann ich den Namen, der im Kommentar steht, standardmäßig ändern? Ich arbeite manchmal für meine Kollegin und möchte, dass dann ihr Name darin steht?

Die Antwort: Das können Sie über die Optionen in der Kategorie „Allgemein“. Der Benutzername wird in den Kommentaren verwendet.

Der Name im Kommentar kann geändert werden.

Benutzername, Kommentare

Hyperlinks

8. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Wenn ich eine Internetadresse oder Mailadresse in Excel eingebe, macht Excel automatisch einen Hyperlink daraus. Damit könnte ich noch leben. Aber die Schrift wird blau und er macht einen Strich unter den Text. Das nervt!

Ein Hyperlink in Excel

Die Antwort: Das können Sie in den Optionen in der Autokorrektur (Dokumentprüfung) ausschalten.

Hier kann den Hyperlink deaktivieren.

blau, E-Mail, Hyperlink, Internetadresse, Mailadresse

Spalten einfügen

7. Januar 2015 Medardus Dateneingabe, Zeilen und Spalten

Ich liebe die Tastenkombination [Strg]+[+]. Damit kann man leicht eine Spalte oder eine Zeile einfügen. Manchmal fügt Excel jedoch mehrere Spalten ein. Warum?

Die Antwort: Wenn sich noch etwas im Kopierspeicher befindet.

Wenn Sie beispielsweise vier Spalten markiert und kopiert haben, dann geht Excel davon aus, dass mit [Strg]+[+] nicht eine Spalte, sondern vier Spalten eingefügt werden sollen.

Wenn Sie mehrere Spalten kopiert haben …

… fügt [Strg]+[+] mehrere Spalten ein.

Das kann praktisch sein, wenn Sie Informationen kopieren und an eine bestimmte Stelle einfügen möchten. Sie überschreiben nicht den vorhandenen Inhalt, sondern verschieben ihn:

Kopierte Informationen werden eingefügt …

… und vorhandene Informationen werden verschoben.

Spalten einfügen, Strg+

Zugriffsschutzeinstellung

7. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen

Was bedeutet denn diese Fehlermeldung? Das ist meine Datei – die liegt hier auf meiner Festplatte – Ehrenwort!

Zugriffsschutz

Das ist eine „uralte“ Datei – sie wurde in einer Version von Excel vor 97 erstellt (vielleicht Excel 5.0). Diese Warnmeldungen können Sie einstellen. Und Sie können natürlich noch immer mit dieser Datei arbeiten!

Die Bearbeitung kann aktiviert werden.

Excel 5.0, Zugriffsschutzeinstellung

Plus

7. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Ich habe eine Artikelliste, in der ich in einer Kategorie etwas mit einem „+“, beziehungsweise mit einem „-“ kennzeichnen möchte. Manchmal will Excel rechnen, manchmal nicht. Warum?

Wenn Sie nach der Eingabe des Pluszeichens die Zelle mit den Pfeiltasten (→, ↓, ← oder ↑) verlassen oder wenn Sie auf eine andere Zelle klicken, vermutet Excel, dass Sie rechnen möchten. Verlassen Sie die Zelle jedoch mit der Taste [Enter], mit Tabulator oder dem Haken in der Bearbeitungsleiste, dann akzeptiert er dieses Zeichen.

So geht es auch.

Das Gleiche Verhalten legt er bei dem Gleichheitszeichen und dem Minuszeichen an den Tag.

Wenn es nicht möchten, fügen Sie vor diese Zeichen ein Hochkomma (‚) oder formatieren die Spalte vor der Eingabe als Text.

minus, plus, rechnen

Seltsame Datumsangaben

7. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Formeln, Zahlenformate

Ich habe mal nachgeschaut: Heute, am 07. Januar 2015 verwendet Excel intern die Zahl 42.011. Das erhalte ich, wenn ich die Zelle als Standard formatiere. In meinem openOffice und libreOffice genauso. Allerdings ist der 1. Januar 1900 bei Excel die Zahl 1, in openOffice und libreOffice die Zahl 2. Kann mir das mal einer erklären?

Fehlt ein Tag?

Das ist ganz einfach. Da hat einer nicht aufgepasst! Jedes Jahr, das durch vier teilbar ist, ist ein Schaltjahr. Alle Hundert Jahre ist kein Schaltjahr, alle 400 haben wir wieder ein Schaltjahr. Das heißt: 2016, 2020 und 2024 werden wir ein Schaltjahr haben, im Jahre 2000 hatten wir eines, aber nicht 1900. Die Macher von Excel haben das übersehen. Wenn Sie den 29.02.1900 eingeben, dann erhalten sie ein gültiges Datum, was Sie daran erkennen können, dass die Zahl rechtsbündig steht. Die Macher von openOffice/libreOffice haben dies richtig erkannt und dieses Datum weggelassen. Nun, da Excel im Jahre 1900 anfängt, sind also die ersten beiden Monate falsch. Also: geben Sie keine Datumsangaben zwischen dem 1.Januar 1900 und dem 28.Februar 1900 ein. Aber das haben Sie sowieso nicht vor, oder?

01.01.1900, Datum

Markierung

7. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Manchmal klicke ich an einen andere Stelle und nicht der Cursor bewegt sich dorthin, sondern die Markierung wird bis zu dieser Stelle erweitert.

Die Markierung wird erweitert.

Die Antwort: Sicherlich haben Sie aus Versehen [F8] gedrückt. Damit wurde der Erweiterungsmodus aktiviert. Sie sehen es in der Statuszeile unten. Mit der Funktionstaste [F8] können Sie ihn wieder ausschalten.

Markierung

Kompatibilitätsprüfung

7. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen, Zellformate

Warum erhalte ich eine Meldung nach der Kompatibilitätsprüfung?

Kompatibilitätsprüfung

Wenn eine Datei im Format *.xls (also in Excel 2003) erstellt wurde und Sie diese Datei im gleichen Format speichern möchten, müssen Sie ein paar Dinge beachten:

Excel unterstützt im Format *.xls nicht alle Funktionalitäten, die in *.xlsx vorhanden sind. Dazu gehören:

Farben
Tabellenformatvorlagen
Bedingte Formatierungen
Formeln mit einer bestimmten Länge
Formeln mit einer bestimmten Tiefe
Bestimmte Formeln (SUMMEWENNS, ZÄHLENWENNS, WENNFEHLER, …)
Maximal Anzahl der Spalten und Zeilen (65.536 Zeilen x 255 Spalten)
Pivottabellen

Die Meldung ist eindeutig!

Mein Tipp: Werfen Sie einen Blick in die Liste der Dinge, die verloren gehen würden. Vor allen Formeln werden unwiderruflich gelöscht!

Diese Formel bereitet Schwierigkeiten.

Würden Sie diese Datei in Excel 2003 öffnen, wäre die Formel weg!

Excel 2003 kann nur acht Ebenen verschachteln.

Excel 2003 kann nur sieben Ebenen verschachteln.

Nach dem Öffnen der Datei sieht die Wenn-Funktion folgendermaßen aus.

Anzahl der Spalten, Excel 2003, Kompatibilitätsprüfung, nicht unterstützte Formeln, Schachtelungsebenen

Ich erhalte so oft „geschützte Ansicht“. Warum?

7. Januar 2015 Medardus Oberfläche

Das ist ein Sicherheitsmechanismus von Microsoft. Wenn Sie eine Datei aus dem Internet herunterladen oder per Mail geschickt bekommen, wissen Sie nicht, ob an der Datei Viren hängen.

Die geschützte Ansicht

Wenn das unterbinden möchten, können Sie die geschützte Ansicht über die Optionen / Trust Center (in Excel 2010: Sicherheitscenter) / Einstellungen für das Trust Center deaktivieren.

Man kann diese Einstellungen deaktivieren.

Übrigens: Den Hinweis erhalten Sie auch manchmal bei bestimmten Einstellungen eines Netzwerkes, wenn Kollegen Dateien auf einem Netzwerklaufwerk speichern. Microsoft identifiziert das Netzwerk als „Netz“.

Alles ist weg!

7. Januar 2015 Medardus Alles ist weg, Fehlermeldungen

So schnell geht es nicht! Es gibt allerdings mehrere Möglichkeiten, was Sie gemacht haben:

1. Sie haben aus Versehen eine neue Datei geöffnet (beispielsweise mit [Strg]+[N]). Die Liste aller zur Zeit offenen Dateien finden Sie in Ansicht / Fenster / Fenster wechseln

Alle offenen Dateien

2. Oder aus Versehen die Datei ausgeblendet. Vielleicht wollten Sie etwas anderes ausblenden. Man kann eine Datei über Ansicht / Fenster /Ausblenden, beziehungsweise Einblenden herholen, beziehungsweise unsichtbar machen.

3. Oder Sie haben aus Versehen das Tabellenblatt ausgeblendet. Sie können es über die rechte Maustaste auf ein vorhandenes Tabellenblatt wieder einblenden (Oder auch: Start / Zellen / Format / Ausblenden & Einblenden / Blatt einblenden)

Das Blatt wurde ausgeblendet.

4. Oder das Blatt wurde außerhalb des sichtbaren Bereiches verschoben. Sie können mit der rechten Maustaste auf die Pfeilchen am linken Rand klicken, um eine Übersichtsliste aller sichtbaren Tabellenblätter zu erhalten (und sehen so beispielsweise, dass „September“ vor dem „Januar“ steht.

Das Blatt wurde verschoben.

5. Oder Sie haben alles markiert und eine Taste gedrückt. Dafür gibt es ja die Rückgängig-Funktion!

6. Oder Sie haben aus Versehen zwei Mal Excel geöffnet. Werfen Sie mal einen Blick in die Taskleiste unten!

Hier wurde Excel 2013 und Excel 2010 geöffnet …

Nicht mehr rückgängig machen kann man allerdings das Löschen des Blattes. Wenn Sie die Datei bereits gespeichert haben, können Sie diese schließen ohne noch einmal zu speichern.

Wenn Sie das Blatt löschen UND die Löschung bestätigen – dann kann man Ihnen leider nicht mehr helfen (außer: Datei schließen ohne zu speichern).

alle Blätter, alle Dateien, löschen

Wo ist das Kästchen?

7. Januar 2015 Medardus Dateneingabe, Excel rechnet gar nicht

Manchmal taucht das Kästchen nicht auf, mit dessen Hilfe ich eine Formel nach unten ziehen kann. Warum ist es manchmal verschwunden?

Das Kästchen ist verschwunden.

Die Antwort: Wenn Sie getrennte Bereiche mit gedrückter [Strg]-Taste markieren, dann können sie nicht unabhängig voneinander runtergezogen werden. Excel kann nur einen einzigen zusammenhängenden Bereich runterziehen.

So erscheint das Kästchen.

Autoausfüllen, Bereiche, Kästchen, markieren, rechnen

Symbolleiste für den Schnellzugriff ist weg

6. Januar 2015 Medardus Alles ist weg

Ich habe mir so viele nützliche Symbole in die Symbolleiste für den Schnellzugriff gelegt und nun sie verschwunden.

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ist weg.

Nein, man kann die Symbolleiste nicht entfernen. Mit Sicherheit befindet sie sich unterhalb des Menübandes. Schauen Sie noch einmal nach! Über die rechte Maustaste können Sie sie wieder nach oben legen.

Man kann sie nach unten oder nach oben verschieben.

Symbolleiste für den Schnellzugriff

Das Verbinden von Zellen wird mit einer Fehlermeldung begleitet

6. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen, Zellformate

Beim Verbinden von Zellen bleibt nur der Wert der obersten, linken Zelle erhalten, alle anderen Werte werden verworfen.

lautet die Fehlermeldung die manchmal erscheint, wenn ich Zellen verbinden möchte.

Der Grund: In einer der Zellen steht ein Wert. Vielleicht außerhalb des sichtbaren Bereiches. Deshalb warnt Excel davor, dass dieser Wert überschrieben wird.

Fehlermeldung beim Verbinden von Zellen.

Es wurden keine Daten zur Analyse markiert

6. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen, Text in Spalten

Während die Assistenten sortieren, filtern, Pivottable, Teilergebnis und Diagramme voraussetzen, dass sich der Cursor auf einer Zelle innerhalb des Bereiches befindet, verlangt der Assistent „Text in Spalten“ dass die eine Spalte markiert wurde. Wenn nicht, wird es mit einer Fehlermeldung quittiert.

Es wurden keine Daten zur Analyse markiert.

markieren, Text in Spalten

VLOOKUP und SVERWEIS

6. Januar 2015 Medardus Merkwürdig übersetzt

Die Erklärung des letzten Parameters „Range_Lookup“, der vielen Anwendern Schwierigkeiten bereitet, lautet im englischsprachigen Excel:

„[…]is a logical value: to find the closest match in the first column (sorted in ascending order) = TRUE or omitted; find an exact match = FALSE“

Im Deutschen dagegen:

„[…] gibt an, ob eine genaue Übereinstimmung gefunden werden soll: WAHR = aus der aufsteigend sortierten Reihenfolge der Werte wird der Wert zurückgegeben, der am dichtesten am gesuchten Wert liegt; Falsch = es wird eine genaue Übereinstimmung angenommen“

Dabei stellen sich mir folgende Fragen:

1. Warum wird das nicht korrekt erklärt? Weder im Englischen noch im Deutschen? „the closest match“ ist genauso falsch wie „der am dichtesten am gesuchten Wert liegt“.

2. Warum schneidet Excel seit der Version 2007 den letzten Teil der Erklärung ab. Hat das noch keiner gemerkt?

3. Warum wird „to find the closest match“ übersetzt mit „gibt an, ob eine genaue Übereinstimmung gefunden werden soll“ – „closest“ ist nicht „genau“ sondern „ungefähr“. Somit ist die deutsche Übersetzung zur englischen spiegelverkehrt. Und das, seit ich Excel kenne (seit Excel 4.0)

Auf http://office.microsoft.com/de-de/excel-help/sverweis-HP005209335.aspx lese ich:

„[…]

Wenn dieser Parameter WAHR ist oder weggelassen wird, wird eine ungefähre Entsprechung zurückgegeben. Wenn keine genaue Entsprechung gefunden wird, wird der nächstgrößere Wert zurückgegeben, der kleiner als Suchkriterium ist.

Die Werte in der ersten Spalte von Matrix müssen aufsteigend sortiert sein. Andernfalls gibt SVERWEIS möglicherweise nicht den korrekten Wert zurück. Sie können die Werte aufsteigend sortieren, indem Sie im Menü Daten auf Sortieren klicken und Aufsteigend auswählen. Unter Standardsortierreihenfolgen finden Sie weitere Informationen.

[…]“

Auf https://support.office.com/de-at/article/SVERWEIS-0bbc8083-26fe-4963-8ab8-93a18ad188a1 lese ich:

„Wenn Bereich_Verweis entweder WAHR oder nicht belegt ist, wird eine genaue oder ungefähre Entsprechung zurückgegeben. Wird keine genaue Entsprechung gefunden, wird der nächstgrößere Wert zurückgegeben, der kleiner als Suchkriterium ist.“

Warum so umständlich? Warum nicht beispielsweise so:

„Ist dieser Wert WAHR und es wird kein dem Suchkriterium entsprechender Wert gefunden, wird der nächstkleinere Wert (das heißt der Wert aus der darüberliegenden Zeile) ausgegeben. Ist der Wert FALSCH und es wird kein dem Suchkriterium entsprechender Wert gefunden, wird eine Fehlermeldung erzeugt.“

VLOOKUP auf englisch

SVERWEIS auf deutsch

SVERWEIS, VLOOKUP

Glätten und Trim

6. Januar 2015 Medardus Merkwürdig übersetzt

Während die Erklärung für die Funktion Trim im englischsprachigen Excel lautet:

„Removes all spaces from a text string except for single spaces between words.“

heißt die Erklärung auf Deutsch:

„Löscht Leerzeichen in einem Text“

Der zweite Teil wurde unterschlagen, so dass man annehmen könnte, dass Glätten aus „Rene Martin“ ein „ReneMartin“ macht, was natürlich nicht der Fall ist. Um das Leerzeichen zwischen meinem Vornamen und Nachnamen zu entfernen muss man die Funktion WECHSELN (SUBSTITUTE) verwenden.

Trim auf Englisch

Glätten auf Deutsch.

glätten, substitute, trim, wechseln

Die Autokorrektur ist zu kurz!

6. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Die Autokorrektur ist praktisch, aber sie schneidet mir immer den Rest des Textes ab.

Die Autokorrektur ist auf 255 Zeichen begrenzt.

Das ist richtig: Die Autokorrektur ist auf 255 Zeichen begrenzt. Wenn Sie längeren Text haben möchten, müssen Sie zwei Texte in die Autokorrektur einfügen.

Autokorrektur

Die Gitternetzlinien sind weg!

6. Januar 2015 Medardus Alles ist weg, Zellformate

Ich habe nichts gemacht, aber Excel zeigt diese praktischen Gitternetzlinien plötzlich nicht mehr an. Sie sind aber noch auf der Registerkarte „Ansicht“ eingeschaltet. Was ist da los?

Die Gitternetzlinien sind verschwunden!

Die Antwort: Sie haben die Zellen nicht „ohne Füllfarbe“ formatiert, sondern mit der Hintergrundfarbe weiß. Dann zeigt Excel keine Gitternetzlinien mehr an.

Excel unterscheidet zwischen weißer Hintergrundfarbe und keiner Hintergrundfarbe.

Gitternetz, Gitternetzlinien, Hintergrundfarbe

Diagramme schummeln IX

5. Januar 2015 Medardus Diagramme schummeln

Ich habe nicht von jedem Jahr einen (Meß-)Wert. Kann ich die Daten trotzdem so abtragen, dass die Abstände der Datumsangaben auf der x-Achse korrekt sind, das heißt: im Verhältnis zu den wirklichen Abständen?

das wäre falsch!

Ja. Sie müssen entweder die x-Achse als Datumsachse formatieren oder statt eines Liniendiagramms den Typ xy-Diagramm wählen.

das ist korrekt

oder so: ein xy-Diagramm

Datum, Diagramme, x-Achse

Diagramme schummeln VIII

5. Januar 2015 Medardus Diagramme schummeln

Kann man die Texte der Achsenbeschriftungen in Diagrammen umbrechen lassen?

Die Antwort: Nein! Aber wenn Sie in der Tabellen per Hand einen Umbruch mit der Tastenkombination [Alt]+[Enter] erzeugen, wird dieser Umbruch im Diagramm übernommen.

Die Texte der Achsenbeschriftung wurden umgebrochen.

Diagramme

Prozente werden falsch berechnet

5. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch, Zahlenformate

Warum rechnet Excel manchmal falsch mit Prozentwerten?

Das Ergebnis ist falsch!

Ein Blick auf die Zelle, in der die vermeintlichen 19% stehen, liefert die Antwort. In dieser Zelle stehen nicht 19%, sondern die Zahl 19. In der Gruppe „Zahl“ wird angezeigt, dass diese Zelle „benutzerdefiniert“ formatiert wurde. Ein Blick in die Zahlenformate liefert schließlich das Ergebnis: Der Anwender hat nicht 19% in die Zelle eingetragen oder die Zahl 0,19 als Prozent formatiert, sondern hat die Zahl 19 eingetragen und hinter diese Zahl benutzerdefiniert ein Prozentzeichen formatiert (so wie man m² oder kg formatieren kann). Deshalb rechnet Excel natürlich mit der Zahl 19 und „übergeht“ das Prozentzeichen.

Die Lösung: ein perfides Zahlenformat

Prozent, rechnet falsch

Aus FRA wird Frau, aus KLR wird klar, aus Weng wird wenig …

5. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Immer wenn ich den Lack HTP eingebe, wandelt mir Excel den Namen um in HTTP. Und aus meinem chinesischen Freund Wei macht er Wie. Ach ja – unsere Firma heißt „Weng“ – immer steht wenig in der Zelle. Abgesehen davon kann ich schon gar nicht mehr Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) eintragen – sonst steht in der Zelle KLAR.

Dies sind alles Einträge, die in der Autokorrektur hinterlegt sind. Sie finden die Autokorrektur in den Optionen / Dokumentprüfung. Dort finden Sie eine große Liste an Begriffen, die Microsoft vorschlägt. Sollte einer der Vorschläge nicht passen (siehe oben), so löschen Sie ihn aus der Liste.

Das macht die Autokorrektur – und noch vieles mehr.

Und hier kann man die Begriffe löschen.

Autokorrektur

Bedingte Formatierung funktioniert nicht

5. Januar 2015 Medardus Zellformate

Jetzt habe ich schon mehrmals die bedingte Formatierung eingeschaltet – aber sie funktioniert einfach nicht. Oder nicht richtig!

Das Problem liegt darin, dass ein Einschalten der bedingten Formatierung nicht bereits vorhandene bedingte Formate löscht. Sie bleiben bestehen. Welche der Bedingungen Excel verwendet, kann man leicht einsehen unter Start / Formatvorlagen / Bedingte Formatierung / Regeln verwalten / Dieses Arbeitsblatt.

Eine bedingte Formatierung schaltet die anderen nicht aus.

bedingte Formatierung

Warum funktioniert ODER nicht in Wenn-Funktionen?

5. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen

Die Funktion

=WENN((G2>180)ODER(I2=“Platinum“);G2+20;G2+10)

wird mit einer Fehlermeldung quittiert. Alle Kunden, die entweder Platinum-Mitglieder sind oder jetzt schon mehr als 180 Euro bezahlen, sollen demnächst 20 Euro mehr Jahresbeitrag bezahlen – die übrigen erhalten eine Erhöhung von 10 Euro.

Die Antwort: UND und ODER sind in Excel keine Verknüpfungsoperatoren (wie beispielsweise in Programmiersprachen), sondern Funktionen. Und Funktionen müssen immer VOR den Argumenten geschrieben werden, also so:

=WENN(ODER(G2>180;I2=“Platinum“);G2+20;G2+10)

beziehungsweise:

=WENN(UND(G2>180;I2=“Platinum“);G2+20;G2+10)

So funktioniert ODER nicht.

oder, und

#DIV/0

5. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen

Was bedeutet #DIV/0?

Entweder haben Sie durch eine Zelle geteilt, in der sich kein Wert befindet oder in der der Wert Null steht. Die Division durch 0 ist nicht erlaubt – in Excel nicht und in der Mathematik auch nicht.

Nicht nur bei der Division taucht dieser Fehler auf, auch bei einigen anderen Funktionen, beispielsweise MITTELWERT. Befinden sich noch keine Werte im Eingabeformular, dann rechnet MITTELWERT = SUMME (0) / ANZAHL (0) und liefert 0 / 0 = #DIV/0. Mann kann dies mit der Funktion WENNFEHLER abfangen. Bis Excel 2003 musste man die Funktion WENN(ISTFEHLER(… hierfür verwenden.

#DIV/0 – meist wurde eine falsche Zelle ausgewählt.

#DIV/0 liefern einige Funktionen, wenn noch keine Daten vorhanden sind.

Man kann es mit WENNFEHLER abfangen.

#DIV/0

Excel sortiert nicht richtig

5. Januar 2015 Medardus sortieren

Manchmal sortiert Excel nur einen Teil der Tabelle. Manchmal die gesamte Tabelle. Das heißt: Manchmal muss ich die Tabelle markieren, manchmal nicht.

Wenn Sie mindestens eine Spalte haben, in der in der Zelle eine Information steht und mindestens eine Zeile, in der in jeder Zelle ein Wert steht, erkennt Excel diesen zusammenhängenden Bereich (currentregion).

Wenn Sie nicht sicher sind, drücken Sie die Tastenkombination [Strg]+[*]. Dann sehen Sie, was Excel sortieren würde.

[Strg]+[*] zeigt den Bereich, der sortiert wird – man erkennt deutlich eine leere, ausgeblendete Spalte K.

sortieren

Microsoft Excel hat Daten unmittelbar neben den markierten Zellen entdeckt. Da Sie diese Daten nicht markiert haben, werden sie nicht sortiert.

5. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen, sortieren

Warum bringt Excel manchmal beim Sortieren so eine merkwürdige Fehlermeldung?

Am besten nicht markieren!

Die Antwort: Markieren Sie bitte nichts, wenn Sie sortieren. Setzen Sie nur den Cursor auf ein Feld, dessen Spalte Sie sortieren möchten und klicken anschließend auf das Symbol A↓Z (oder Z↓A). Wenn Sie markieren, stellt Excel die Frage, ob Sie nur diese Spalte sortieren möchten – die Daten links und rechts bleiben so stehen – das ist fatal und meistens nicht gewünscht!

markieren, sortieren

Teile eines Arrays können nicht geändert werden.

5. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen

Warum kann ich eine Formel nicht löschen?

Ein Blick in die Bearbeitungsleiste zeigt, dass es sich hier um eine Array-Formel oder um eine Martixformel handelt. Man erkennt das an den geschweiften Klammern um die Funktion. Hier wurden mehrere Zellen markiert und die Funktion TREND wurde mit der Tastenkombination [Shift]+[Strg]+[Enter] beendet. Alle Zellen bilden eine Formel – man kann nicht einen Teil herauslöschen (übrigens auch keine Zeile einfügen). Sie müssen den gesamten Bereich markieren und dann löschen.

Eine Array-Formel (Matrixformel)

Array, Fehlermeldung, Matrixformel, rechnen

Achse weg – Diagramm kaputt!

5. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Diagramme

Wenn ich eine Achse in einem Diagramm lösche, zerstört Excel manchmal das gesamte Diagramm. Warum?

Die Achse wird markiert …

… und gelöscht …

Der Grund liegt in der Sekundärachse. Wenn ein Diagramm nur eine y-Achse besitzt, kann man diese problemlos löschen. Löscht man jedoch die Sekundärachse, dann schiebt Excel die Daten auf die andere Achse.

Die Lösung: Man darf sie nicht löschen, sondern muss sie „wegformatieren“, das heißt die Linie transparent formatieren und die Beschriftung und Teilstriche ausschalten. Dann funktioniert es.

Man darf nicht löschen, sondern muss wegformatieren.

Diagramme

Diagramme schummeln VII

5. Januar 2015 Medardus Diagramme schummeln

Manchmal ist es nötig, dass in einem Diagramm der kleinere Wert über dem größeren stehen muss. Kann man das?

Der kleinere Wert (Linie) steht über dem größeren Wert (Säule).

Klar. Im ersten Schritt muss man eine der beiden Reihen auf eine Sekundärachse platzieren. Anschließend muss die Skalierung der Linie, die nach oben geschoben werden soll, weiter „unten“ beginnen, also beispielsweise nicht bei 0, sondern bei -5. Und schließlich muss die Säulenreihe nach unten gedrückt werden, indem das Maximum angehoben wird, also beispielsweise von 40 auf 80.

Schritt 1: Sekundärachse

Schritt 2: Minimum absenken

Schritt 3: Maximum der anderen Achse erhöhen

Diagramme

Der Befehl konnte für den ausgewählten Zellbereich nicht ausgeführt werden. Markieren Sie eine einzelne Zelle innerhalb eines Datenbereichs, und versuchen Sie es dann erneut.

4. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen, filtern, sortieren

Das Sortieren und Filtern geht nicht mehr. Warum?

Der Cursor sitzt außerhalb des Bereichs, den Sie sortieren oder filtern möchten. Übrigens: Auch der Assistent „Teilergebnis“ funktioniert nicht mehr.

sortieren und filtern geht nicht mehr.

filtern, sortieren, Teilergebnis

Keine Formeln sichtbar

4. Januar 2015 Medardus Dateneingabe

Eine interessante Tabelle – aber warum sehe ich keine Formeln in der Bearbeitungsleiste?

Man kann die Formelanzeige ausblenden, indem man das gesamte Blatt (oder die Zellen, hinter denen eine Formel liegt) markiert und anschließend über Zellen formatieren / Schutz / Ausgeblendet die Formeln „versteckt“. Anschließend muss man noch das Tabellenblatt schützen. Das erreicht man über Überprüfen / Änderungen / Blatt schützen.

Die Formeln werden in der Bearbeitungsleiste nicht angezeigt.

Im ersten Schritt muss man die Formeln ausblenden …

… und anschließend das ganze Blatt schützen.

Bearbeitungsleiste, Blattschutz, Formelanzeige

Die Ausführung dieses Befehls ist bei einer nicht zusammenhängenden Mehrfachmarkierung nicht möglich.

4. Januar 2015 Medardus Dateneingabe, Fehlermeldungen

Warum darf ich plötzlich nicht mehr ausschneiden? Es ging doch sonst immer …

Sie haben die beiden Spalten B und C mit gedrückter [Strg]-Taste markiert. Deshalb interpretiert Excel das nicht als einen Bereich, sondern als zwei Bereiche. Sie dürfen nicht ausgeschnitten werden. Kopieren funktioniert übrigens …

Ausschneiden geht nicht.

ausschneiden, Mehrfachmarkierung, Strg-Taste

Blaue Pfeile

4. Januar 2015 Medardus Zellformate

Oh Gott, da hat jemand blaue Pfeile in mein Dokument gemacht. Wie bekomme ich die wieder heraus?

Da wollte jemand nachverfolgen oder visualisieren wie Excel rechnet. Das kann man über Formeln / Formelüberwachung / Spur zum Nachfolger oder Spur zum Vorgänger. Und ebenso können Sie die Pfeile wieder entfernen – mit dem Symbol „Pfeile entfernen“.

Übrigens: sie würden auch verschwinden, wenn Sie die Datei schließen und wieder öffnen würden.

Viele blaue Pfeile

blaue Pfeile, Nachfolger, Spur zum Nachfolger, Vorgänger

Rote Ellipsen

4. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen

Oh Gott, da hat jemand rote Ellipsen in Excel reingemacht – die bekomme ich nicht mehr weg!

Klar – da hat jemand eine Datenüberprüfung (Gültigkeit) eingeschaltet und sämtliche Werte anziegen lassen, die nicht dieser Datenüberprüfung standhalten. Ebenso können Sie die Datenüberprüfung wieder ausschalten:

Daten / Datentools / Datenüberprüfung / Gültigkeitskreise löschen

Rote Ellipsen

Datenüberprüfung, Gültigkeit, rote Ellipsen

Diagramme – gleiche Werte; unterschiedliche Prozentzahlen

4. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Diagramme

Wie kann denn das passieren – drei Mal der gleiche Wert und verschiedene Prozentzahlen im Diagramm?

Nun – würde Excel die Prozentwerte im Diagramm als ganze Zahlen ohne Nachkommastellen korrekt anzeigen, dann wäre möglicherweise die Summe nicht gleich 100%. Ältere Excel-Versionen haben das so gemacht. Excel 2013 „rundet“ nun so, dass die Summe immer 100% ergibt, auch wenn daraus möglicherweise eine falsche Darstellung resultiert.

Falsche Prozentwerte?

Diagramme

Schwarzer Diagrammboden

4. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Diagramme

Erstaunlich. Im 3D-Diagramm wurde der Boden mit einer automatischen Füllfarbe versehen. Wenn man nachschaut, stellt man fest, dass Excel die Füllfarbe schwarz verwendet hat. Der Boden bleibt jedoch weiß.

Ein merkwürdiges Phänomen – nun ja – damit kann man leben. Also doch besser nicht „automatisch“ formatieren, sondern „per Hand“.

Diagrammboden – automatisch formatiert.

Diagramme

Der Spezialfilter filtert gar nichts – nur die Überschrift

4. Januar 2015 Medardus filtern

Auch das kann zwei Ursachen haben. Entweder Sie verwenden falsch Feldnamen. Wenn beispielsweise in der Datenliste die Überschrift „Stadt“ lautet und Sie schreiben dann „Ort“, so wird kein Ort=Muenchen gefunden.

Noch perfider ist der Fehler, wenn Sie nicht „Ort“ eintragen, sondern „Ort „, also ein Leerzeichen hinter den Feldnamen.

So kann der Spezialfilter nicht filtern.

filtern, Spezialfilter

Der Spezialfilter filtert zu viele Daten

4. Januar 2015 Medardus filtern

Wenn der Spezialfilter nicht richtig arbeitet, haben Sie entweder die Kriterien falsch formuliert oder den Bereich falsch markiert.

Wenn Sie beispielsweise leere Zellen mitmarkieren, bedeutet dies, dass der Filter sowohl die Kriterien als auch jeden beliebigen Bereich filtern soll.

Zu viele Daten werden gefiltert

Bei den Kriterien wurden leere Zellen markiert.

filtern, Spezialfilter

Nur gefilterte Daten können in das aktive Blatt kopiert werden.

4. Januar 2015 Medardus filtern

Warum funktioniert der Spezialfilter nicht? Ich habe doch alles richtig gemacht?

Antwort: Der Spezialfilter hat einige „Tücken“. Der Cursor muss auf dem Tabellenblatt stehen, auf das die Daten hingefiltert werden sollen. Befinden sich also in tabelle1 die Daten, befindet sich Tabelle2 die Kriterien, dann muss der Cursor auf Tabelle3 stehen, wenn die Daten dorthin gefiltert werden sollen.

Spezialfilter funktioniert nicht.

filtern, Spezialfilter

Wenn mit Platzhalter

4. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Formeln

Was mache ich falsch? SUMMEWENN und ZÄHLENWENN können die beiden Platzhalter * und ? verarbeiten, die Funktion WENN jedoch nicht?

Richtig – erstaunlicherweise kann WENN keinen Platzhalter verarbeiten – man muss hier mit

=WENN(LINKS(I5;1)=“P“;G5+20;G5+10)

arbeiten.

Zählenwenn und Summewenn kann mit * arbeiten …

… Wenn jedoch nicht …

nicht konsequent, rechnet falsch

Meine Tabs sind weg!

4. Januar 2015 Medardus Alles ist weg

Am unteren Rand fehlen plötzlich meine Registerkartentabs. Wo sind sie? Und wo bekomme ich sie wieder?

Nun, in den Optionen gibt es eine Einstellung, mit der man die Tabs ausblenden kann:

Blattregisterkarten anzeigen. Sie finden diese Einstellung in den Optionen / Erweitert / Optionen für diese Arbeitsmappe anzeigen:

Die Registerkarten sind weg!

Ein Kommentar Blattregisterkarten, Registerkarten, Tabs

AutoSumme funktioniert nicht

4. Januar 2015 Medardus Excel rechnet gar nicht

Ich habe es nun schon mehrmals versucht – die Autosumme geht nicht.

Auch wenn jede Formel und Funktion mit einem Gleichheitszeichen beginnt, auch wenn Sie bei den Grundrechenarten das Gleichheitszeichen per Hand eintragen müssen, so verlangt das Symbol AutoSumme jedoch NICHT, dass Sie das Gleichheitszeichen eintragen. Sie müssen entweder die Formel per Hand eintragen:

=SUMME(G2:G12)

oder Sie setzen den Cursor auf eine leere Zelle und klicken anschließend auf das Symbol AutoSumme. Dann funktioniert es.

Die AutoSumme funktioniert nicht.

Kommentar hinterlassen rechnet nicht, Summe

Excel multipliziert nicht

4. Januar 2015 Medardus Excel rechnet gar nicht, Fehlermeldungen

Warum klappt die Multiplikation nicht?

Auf manchen Tastaturen sieht das Multiplikationszeichen über dem Zahlenblock auch wie der Buchstabe „x“. Sie dürfen eine Formel jedoch nicht in der Form

=F8xE8

eingeben, weil Excel das „x“ als Buchstaben interpretiert.

Richtig:

=F8*E8

Übrigens: Auch die Division wird mit dem Schrägstrich „/“ durchgeführt und nicht mit einem Doppelpunkt, wie wir es in der Schule gelernt haben.

Excel multipliziert nicht.

Kommentar hinterlassen #Name?, Multiplikation, x

SUMME rechnet nicht

4. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch, Fehlermeldungen

Kann ich mit der Summe nicht mehrere getrennte Bereiche addieren?

Doch. Aber die Bereiche werden nicht mit einem Leerzeichen, sondern mit einem Semikolon (;) getrennt.

Also – nicht so:

=SUMME(G5:G18 G30:G42 G56:G71 G80:G93)

sondern so:

=SUMME(G5:G18;G30:G42;G56:G71;G80:G93)

Übrigens: das Leerzeichen hat auch eine Funktion – es bedeutet: Schnittmenge. Man könnte berechnen:

=SUMME(C5:H21 G5:G26)

Damit würde die Summe über die Zelle G1:G21 gezogen werden.

Meine Empfehlung – tun Sie das nicht – das versteht kein Mensch, was Sie da tun! Und: wenn die Schnittmenge leer ist, quittiert Excel dies mit der Fehlermeldung #NULL!

Summe rechnet nicht.

Richtige Schreibweise: ; statt Leerzeichen!

Leerzeichen bedeutet Schnittmenge!

Das würde funktionieren; ist aber unverständlich!

Kommentar hinterlassen #NULL!, Fehlermeldung, Leerzeichen, Semikolon, Strichpunkt, Summe

SVERWEIS funktioniert gar nicht

4. Januar 2015 Medardus Excel rechnet gar nicht

Obwohl alles richtig ist, klappt der SVERWEIS nicht.

Die Lösung des Problems heißt Text uns Zahl. In der linken Hälfte der Liste sind die Postleitzahlen als Text formatiert (linksbündig), auf der rechten Seite als Zahl (rechtsbündig). Deshalb „behauptet“ Excel, dass die Postleitzahl nicht vorhanden (#NV) ist.

Die Lösung: Wandeln Sie die Zahlen in Texte um; beispielsweise mit der Funktion TEXT.

SVERWEIS klappt nicht.

Kommentar hinterlassen Fehlermeldung

Am Komma ausrichten

4. Januar 2015 Medardus Zahlenformate

Kann man eigentlich Zahlen (Meßwerte), die eine unterschiedliche Anzahl am Nachkommastellen haben, am Komma ausrichten?

Klar – man muss sie folgendermaßen formatieren:

#,?????

(Die Anzahl der ? entspricht der Anzahl der sichtbaren Nachkommastellen)

Am Komma ausrichten

Kommentar hinterlassen ausrichten, Komma

Stripset

4. Januar 2015 Medardus Pivottable, Zeilen und Spalten

Was bitte sind Stripsets in Pivottabellen und warum funktionieren sie nicht?

Die Antwort: Nur ein Stripset einzuschalten nützt nichts. Man muss noch zusätzlich „Verbundene Zeilen“ (oder „verbundene Spalten“ aktivieren!

Das Stripset bewirkt nichts.

Doch – man muss die Zeilen verbinden!

2 Kommentare Pivot, Stripset, verbundene Zeilen

Diagramme schmummeln VI

4. Januar 2015 Medardus Diagramme schummeln

Eine Kurve (beispielsweise Tangens) läuft ein einem Punkt Richtung +∞. Kommt man von der anderen Seite, läuft er gegen -∞. Kann man das verhindern?

Nein, verhindern kann man es nicht, aber man kann es transparent wegformatieren. Markieren Sie den Linienabschnitt und wählen Sie das Linienformat „Kein Rahmen“.

Geht das weg? Der Sprung zwischen + und -?

Man kann den Sprung „wegformatieren“.

Kommentar hinterlassen Diagramme, Tangens

Excel summiert Uhrzeiten nicht richtig

4. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch, Zahlenformate

Doch. Aber Excel schafft den Sprung in den neuen Tag, also über die 24-Stunden-Grenze nicht.

Die Lösung: Sie müssen die Uhrzeit vom Typ [h]:ss formatieren. Oder in der Kategorie „Uhrzeit“ finden Sie ein Beispiel „37:30:50“. Das macht das Gleiche.

Stunden werden falsch formatiert.

Die Summe ist korrekt; sie muss mit [h]:ss formatiert werden.

Kommentar hinterlassen 24-Stunden-Grenze, Summe, Uhrzeit, Zahlenformat, [h]:ss

Excel kann keine Stunden summieren

4. Januar 2015 Medardus Excel rechnet gar nicht

Ein Klick auf das Symbol „Autosumme“ und Excel weigert sich Stunden zu summieren. Dabei sind doch Uhrzeiten auch Zahlen – die muss er doch summieren können.

Die Antwort: Aus irgend einem Grund weigert sich Excel bei Uhrzeiten die Summe anzuwenden. Markieren Sie die Uhrzeiten – dann werden sie summiert. Keine Ahnung, warum er sich bei Uhrzeiten sträubt zu rechnen …

Excel weigert sich Stunden zu summieren.

Kommentar hinterlassen Summe, Uhrzeiten

In Ihrer Formel fehlt eine Klammer

3. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen

Nun, diese Fehlermeldung taucht auf, wenn Sie eine Formel per Hand schreiben. Tipp: Versuchen Sie nicht die gesamte, komplexe Funktion auf einmal zu erstellen, sondern Schritt für Schritt. Und verwenden Sie den Funktionsassistenten am Anfang, damit solche Fehler nicht unterlaufen. Dann sie sind schwierig zu lokalisieren.

Klammer fehlt

Kommentar hinterlassen Fehlermeldung, Klammer

Sie haben zu viele Argumente für diese Funktion eingegeben

3. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen

zu viele Argumente

2 Kommentare Argumente, Fehlermeldung

Meine Überschriften sind weg

3. Januar 2015 Medardus Alles ist weg

Wo ist die Leite geblieben, in der immer A, B, C, … und 1, 2, 3, … angezeigt wurde?

Man kann sie wieder einschalten über Ansicht / Anzeigen / Überschriften.

Der Kopf ist weg!

Kommentar hinterlassen Spaltenköpfe, Überschriften, Zeilenkopf

Komische Überschriften

3. Januar 2015 Medardus Merkwürdig übersetzt, Symbole falsch beschriftet

Ups – plötzlich steht in der ersten Zeile statt A, b, C, … die Zahl 1, 2, 3. Was ist passiert?

Man kann diese Einstellung in den Optionen / Formeln wieder ausschalten. Sie heißt Z1S1-Bezugsart.

Übrigens würde Excel nun statt =C3 schreiben: =ZS(-9). Und statt =SUMME(G2:G30) steht nun in der Zelle: =SUMME(Z(-9)S(-3):Z(19)S(-3))

Z1S1 – US-amerikanische Schreibweise

Kommentar hinterlassen Spaltenköpfe, Summe, Überschriften, US-amerikanisch, Z1S1

Gitternetz wird ausgedruckt – obwohl nicht gewünscht

3. Januar 2015 Medardus Zellformate

Ich gestehe – ich habe eine Weile gesucht. Obwohl die Option Gitternetzlinien drucken im Dialogfeld „Seite einrichten“ nicht eingeschaltet war, wurden überall Gitternetzlinien ausgedruckt, wie die Seitenansicht demonstriert.

Was hat der Anwender gemacht? Ich vermute, er wollte schnell alle Zellfarben eliminieren, indem er nicht die Option „keine Füllung“ verwendet hat, sondern die Hintergrundfarbe weiß. Dadurch werden die Gitternetzlinien nicht mehr angezeigt. Nun – man kann sie ja einfärben … und sich dann wundern, warum ALLE Linien grau ausgedruckt werden.

Sieht ganz okay aus.

Allerdings werden die Gitternetzlinien ausgedruckt.

Die Lösung: Man muss die Hintergrundfarbe weiß formatieren …

… und die Gitternetzlinien grau.

Kommentar hinterlassen Gitternetz, graue Linien, Seite einrichten

Buchhaltung vs Währung

3. Januar 2015 Medardus Zahlenformate, Zellformate

Nicht dass es wichtig wäre, aber es verblüfft: Wird eine Zahl über die Kategorie „Buchhaltung“ formatiert, kann man sie nicht zentrieren. „Währung“ und zentrieren ist dagegen möglich.

Buchhaltungs-Zahlen können nicht zentriert werden.

Währungs-Zahlen können zentriert werden.

Buchhaltungs-Zahlen können nicht zentriert werden.

Kommentar hinterlassen ausrichten, Buchhaltung, Währung, zentriert

Krakeliger Text

3. Januar 2015 Medardus Zellformate

Manchmal steht der Text sehr „krakelig“ in einer Zelle. Warum?

Mit Sicherheit wurde beim Ausrichten der Schriftposition nicht 0° oder 90° gewählt, sondern eine andere Zahl.

Schön ist das nicht!

Der Grund liegt in der Ausrichtung.

Kommentar hinterlassen krakelig, schräg, unschön

Summe rechnet falsch

2. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch

Man braucht schon ein sehr gutes Auge, um auf Anhieb erkennen zu können, warum Excel hier falsch rechnet.

Ein Tipp: Wenn man mit den Mauszeiger über den Bereich streicht, fällt auf, dass er seine Gestalt bei der Zahl 3 ändert. Ein Klick darauf ertappt den „Bösewicht“: Auf der Zelle liegt ein weißes Textfeld, in dem die Zahl 3 steht. Darunter steht natürlich eine andere Zahl.

Warum rechnet die Summe nicht richtig?

Der „seltsame“ Mauszeiger gibt einen Hinweis.

Ein Textfeld …

… und darunter eine andere Zahl.

Kommentar hinterlassen rechnet falsch, Summe, Textfeld

Blatt, Tabellenblatt oder Arbeitsblatt?

2. Januar 2015 Medardus Merkwürdig übersetzt

Sicherlich nicht das Schlimmste, aber es erzeugt ein Schmunzeln:

Konsequent ist es nicht, wenn Excel mal von Blatt, mal von Tabellenblatt und dann wieder von Arbeitsblatt spricht …

Kommentar hinterlassen Arbeitsblatt, Blatt, Tabelle, Tabellenblatt

Filtern klappt nicht

2. Januar 2015 Medardus Alles ist weg, filtern

Seltsam – ich könnte schwören, dass Kunden aus München in dieser Liste stehen. Die Liste des Autofilters zeigt allerdings keinen an.

Der Grund ist: es wurde bereits ein Filter eingeschaltet (hier: in der Spalte „Name2“). Möglicherweise sind zufällig alle Münchner Daten auf diese Art weggefiltert. Hier sieht man den gesetzten Filter zufälligerweise – es könnte jedoch sein, dass die Spalte, in der der Filter gesetzt wurde, außerhalb des Bildschirms steht.

Tipp: Dann werfen Sie einen Blick in die Registerkarte „Daten“ – wenn dort das Symbol „Löschen“ aktiv ist, so ist noch irgendwo ein Filter gesetzt.

Wo sind die Kunden aus München?

Schalten Sie zuerst den einen Filter aus und dann den zweiten Filter ein.

Kommentar hinterlassen Daten, filtern

Ein perfider Fehler

2. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch

Man muss in großen Dateien schon lange suchen, bis man diesen Fehler findet. Die Summe rechnet mit einer vermeintlich leeren Zelle. In der Zelle steht eine Zahl – sie ist allerdings mit einer weißen Schriftfarbe formatiert.

Wo könnte der Fehler stecken?

Die vermeintlich leere Zelle ist gar nicht leer.

Kommentar hinterlassen leere Zelle, rechnet falsch, Summe, weiße Schriftfarbe

Excel rechnet nicht

2. Januar 2015 Medardus Excel rechnet gar nicht

Das kann nicht sein – diese Formel muss ein Ergebnis liefern. Das Resultat lautet jedoch: 0.

Der Fehler liegt in der falschen Formatierung. Natürlich ergibt die Funktion STABWN (Standardabweichung) ein Ergebnis – allerdings 0,15- Da die Zahl als Ganzzahl ohne Nachkommastellen formatiert ist, sieht man leider nur den Wert 0 und nicht das korrekte Ergebnis 0,15.

Kein Ergebnis sichtbar

Kommentar hinterlassen rechnet nicht, Standardabweichung

Summe klappt nicht

2. Januar 2015 Medardus Fehlermeldungen

Man muss schon zwei Mal hinschauen, um den Fehler zu erkennen.

Keine Formel in Excel, keine Berechnung erlaubt ein Leerzeichen. Und hier wurde zwischen der Summe und der Klamme ein Leerzeichen eingegeben. Excel quittiert das mit einer Fehlermeldung.

#NAME?

Kommentar hinterlassen #Name?, rechnet falsch, Summe

Excel rechnet nicht mehr, beziehungsweise rechnet falsch

2. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch, Excel rechnet gar nicht

Was ist los – Excel will nicht mehr rechnen. Am Anfang hat es funktioniert …

Schauen Sie in der Registerkarte „Formeln“ nach, ob die Berechnungsoptionen auf „manuell“ gestellt wurde. Wenn ja, so wird die Berechnung zwar beim Erstellen der Formel durchgeführt, aber beim Ändern der Werte nicht aktualisiert. Ändern Sie diese Option auf „automatisch“ oder aktualisieren Sie das Ganze mit der Funktionstaste [F9].

Excel will nicht mehr (richtig) rechnen.

Die Lösung: Berechnungsoptionen

Kommentar hinterlassen falsch rechnen, rechnen, Summe

Datum funktioniert nicht

2. Januar 2015 Medardus Zahlenformate

Ich wollte Datumsangaben im ISO-Format, also: jjjj-mm-tt formatieren, aber es funktioniert nicht.

Die Antwort: Excel unterscheidet (fast) an keiner Stelle zwischen Groß- und Kleinschreibung – eine der wenigen Stellen ist die Formatierung des Monats. Hier muss man ein großes „M“ schreiben. Ein kleines „m“ ist reserviert für Minuten.

Merkwürdige Darstellung von Datumsangaben

Kommentar hinterlassen Datum, ISO, Monat

Diagramme schummeln V

2. Januar 2015 Medardus Diagramme schummeln

Gitternetzlinien durch durch die Datenpunkte – geht das?

Gitternetzlinien durch die Datenpunkte

Mit einem kleinen Trick funktioniert es: Man muss zuerst Hilfsgitternetzlinien einschalten, die Gitternetzlinien zwischen den Punkten markieren und transparent formatieren.

Schritt 1: Hilfsgitternetzlinien

Schritt 2: die Hälfte wegformatieren

Kommentar hinterlassen Diagramme, Gitternetzlinien

Die Ausführung dieses Befehls ist bei einer nicht zusammenhängenden Mehrfachmarkierung nicht möglich

2. Januar 2015 Medardus Text in Spalten

Eigentlich klar – der Assistent „Daten / Text in Spalten“ funktioniert nur dann, wenn nur EINE Spalte markiert ist.

Übrigens: Er funktioniert auch dann nicht, wenn Teile der Spalte einzeln mit der [Strg]-Taste markiert wurden.

Nur eine Spalte darf markiert sein.

Eine Spalte darf nicht in Teilen mit gedrückter [Strg]-Taste markiert werden.

Kommentar hinterlassen Text in Spalten

Es wurden keine Daten zur Analyse markiert

2. Januar 2015 Medardus Text in Spalten

Der Assistent „Daten / Text in Spalten“ wartet mit einer merkwürdigen Fehlermeldung auf. Was ist los?

Nun – er setzt voraus, dass Daten markiert werden – normalerweise eine Spalte. Dann klappt es.

Es wurden keine Daten zur Analyse markiert.

Kommentar hinterlassen Analyse, Datenanalyse, Text in Spalten

Hier gibt es schon Daten. Möchten Sie diese ersetzen?

2. Januar 2015 Medardus Text in Spalten

Eine merkwürdige Fehlermeldung, die auftritt, wenn Sie den Assistenten „Text in Spalten“ verwenden, den Sie im Register „Daten“ finden. Er kann zwei Ursachen haben:

1. Einige der Texte haben mehrere Trennzeichen und würden tatsächlich Daten überschreiben (hier im Beispiel „Peter J. Krebs“, dessen Nachname in der Spalte „Position“ stehen würde.

2. Es befinden sich Formatierungen in den Zellen, beispielsweise in Zeile 1 – die lila Hintergrundfarbe. Das genügt für Excel um von „Daten“ auszugehen.

Tipp: Wenn Sie unsicher sind, kopieren Sie die Spalte auf ein leeres Tabellenblatt und trennen dort die Daten. Schauen Sie sich dann das Ergebnis an.

Der Assistent „Daten / Text in Spalten“

Er würde Daten überschreiben.

Oder Formate werden als Daten identifiziert.

4 Kommentare Daten, Daten trennen, Text in Spalten

Daten verschwinden beim Filtern

2. Januar 2015 Medardus Alles ist weg, filtern

Erstaunlicherweise verschwinden die Daten, wenn ich nach der Postleitzahl filtere. Warum?

In diesem Fall wurde die PLZ als Zahl eingetragen (was man daran erkennen kann, dass sie rechtsbündig in der Zelle stehen). Wenn Sie nun die Zahlen mit „Beginnt mit 5“ oder „5*“ oder „5????“ filtern, dann vermischen Sie Text und Zahl. Das Ergebnis – Excel findet keinen Datensatz mit einem Postleittext, der mit 5 beginnt.

Die Lösung: Filter Sie „größer oder gleich 50000 und kleiner 60000“. dann klappt es.

Filtern klappt nicht.

Kommentar hinterlassen filtern

Kommentare werden nicht gedruckt

2. Januar 2015 Medardus Kommentare

Obwohl eingestellt ist, dass Kommentare ausgedruckt werden, so erscheinen sie dennoch nicht auf dem Papier.

Es gibt zwei Varianten, wie man Kommentare drucken kann – entweder auf einem neuen Blatt (fälschlicherweise beschriftet mit „am Ende des Blattes“) oder „wie auf dem Blatt angezeigt“. Letzteres bedeutet, dass die Kommentare eingeblendet werden müssen – nur dann erscheinen Sie auf dem Blatt.

So werden die Kommentare nicht gedruckt.

Ein Kommentar drucken, Kommentare

Datenüberprüfung oder Gültigkeit?

2. Januar 2015 Medardus Merkwürdig übersetzt

Von Excel 2003 zu 2007 wurde die Gültigkeit in Datenüberprüfung umbenannt.

Jedoch hat der Übersetzer vergessen, beim Assistenten „Inhalte einfügen“ dies auch zu übersetzen.

Gültigkeit oder Datenüberprüfung?

Kommentar hinterlassen Datenüberprüfung, Gültigkeit

Diagramme nach PowerPoint

1. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Diagramme, PowerPoint nervt auch

Beachten Sie Folgendes:

Wenn Sie ein Diagramm von Excel nach PowerPoint kopieren, wird nicht nur das Diagramm mit seinen Daten nach PowerPoint kopiert, sondern die gesamte Datei. Man kann Einblick in ALLE Daten nehmen, indem man in PowerPoint auf „Daten bearbeiten“ klickt.

Es kann Vorteile haben – es kann aber auch sehr gefährlich sein.

Diagramm von Excel nach PowerPoint

Kommentar hinterlassen Datenaustausch, kopieren, PowerPoint

Ort und Datum kann nicht kombiniert werden

1. Januar 2015 Medardus Merkwürdige Formeln, Zahlenformate

Die Formel

=“Hamburg, „&HEUTE()

funktioniert nicht.

Stimmt. Beim Verketten von Texten (übrigens würde die Funktion Verketten das gleiche Ergebnis liefern), wird nicht die formatierte Datumsinformation verwendet, sondern der interne Wert des Datums. Lösung schafft die Funktion:

=“Hamburg, „&TEXT(HEUTE();“TT.MM.JJJJ“)

Oder ein benutzerdefiniertes Datumsformat.

Datum verketten – funktioniert nicht

Mit der Funktion TEXT klappt es …

… oder mit einem benutzerdefinierten Datumsformat (Zahlenformat)

2 Kommentare Datum, rechnet falsch

Eine Spalte ist zu breit

1. Januar 2015 Medardus Alles ist weg, Zeilen und Spalten

Alle Spalten wurden markiert und mit einem Doppelklick zwischen die Spaltenköpfe auf optimale Breite gestellt. Dummerweise habe ich übersehen, dass irgendwo weiter hinten eine Spalte sehr viel Text enthält – ich gelange weder „hinter“ diese Spalte, noch kann ich sie mit der Maus verkleinern.

Die Lösung: Markieren Sie diese Spalte (oder alle Spalten) und ändern die Spaltenbreite über das Kontextmenü. Dabei entspricht die Einheit „Zeichen in der Zelle“ – also 10 ist beispielsweise ein guter Wert, um wieder den Überblick zu erhalten.

Eine Spalte wurde viel zu breit.

Kommentar hinterlassen Spaltenbreite

Diagramme schummeln IV

1. Januar 2015 Medardus Diagramme schummeln

Eigentlich geht es nicht. Man kann bei einem Balkendiagramm nicht die y-Achse (die Kategorienachse) linksbündig formatieren.

Mit einem Trick geht es doch: Man könnte hinter die Kategorien (hier: Länder) Leerzeichen eingeben. Das ist allerdings werde elegant noch sauber noch schnell erledigt.

Eigentlich kann die y-Achse nicht linksbündig formatiert werden.

Man könnte hinter die Texte Leerzeichen eingeben – allerdings ist das keine gute Lösung.

Kommentar hinterlassen Diagramme

Summe rechnet falsch

1. Januar 2015 Medardus Excel rechnet falsch

Offensichtlich rechnet die Summe falsch. Man muss nicht gut kopfrechnen können, um das festzustellen.

Die Lösung: zwei Zeilen (18 und 19) sind ausgeblendet. Dort verbergen sich die Zahlen, die zu der falschen Summe führen.

Die Antwort: Alles markieren und alle Zeilen einblenden. Dann sieht man die Zahlen, mit denen Excel rechnet.

Die Summe rechnet falsch.

Man muss schon genau hinschauen, um die Quelle des Fehlers zu finden.

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Der „Kopf“ ist weg

1. Januar 2015 Medardus Alles ist weg

… Und plötzlich komme ich nicht mehr in die ersten Zeilen …

Eine perfide Sache: Scrollen Sie in Excel etwas nach unten, so dass die ersten Zeilen oberhalb des sichtbaren Bildschirm stehen. Setzen Sie nun den Cursor in die oberste sichtbare Zelle. Wenn Sie nun alles fixieren (oder einfrieren), was darüber steht, gelangen Sie nicht mehr in die Zeilen darüber.

Die Lösung ist klar: Die Fixierung wieder aufheben!

Mit geschicktem Fixieren kann man Bereiche „verschwinden“ lassen.

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Gitternetzlinien

1. Januar 2015 Medardus Zellformate

Manchmal werde ich gefragt, warum Excel ab und zu die Gitternetzlinien druckt und manchmal nicht.

Nun – die Antwort findet sich im Dialogfeld „Seite einrichten“. Dort kann auf dem Register „Blatt“ (früher: „Tabelle“) eingestellt werden, dass die Gitternetzlinien immer gedruckt werden. Unabhängig von der Formatierung.

Überall werden Gitternetzlinien gedruckt.

Mit einer Option in „Seite einrichten“ kann dies eingestellt werden.

Ein Kommentar drucken, Gitternetzlinien

Excel formatiert automatisch

29. Dezember 2014 Medardus Dateneingabe, Zahlenformate

Doch, doch. An vielen Stellen! Probieren Sie es aus! Schreiben in drei Zellen untereinander einen beliebigen Wert. Formatieren Sie die drei Zellen, beispielsweise als Buchhaltung. Schreiben Sie nun in die unformatierte, leere Zelle direkt darunter einen weiteren Wert – und er wird so formatiert wie die drei Zellen darüber formatiert sind.

Excel formatiert automatisch – manchmal

Kommentar hinterlassen automatisch, formatiert

Seltsame Zahlen

29. Dezember 2014 Medardus Dateneingabe

Ein Teilnehmer hat mich gefragt, warum nach der Eingabe der Zahl 7 in einer Zelle der Wert 0,07 steht. Aus 14 macht er 0,14 und so weiter.

Ich musste eine Weile suchen, bis ich die Lösung gefunden hatte: Man kann in den Optionen einstellen:

„Dezimalkomma automatisch einfügen“

Ich frage mich – wer braucht denn diese Option – sie führt doch nur zu Fehlerquellen!

Aus 7 macht Excel 0,07

Dezimalkomma automatisch einfügen – bitte nicht einschalten!

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Pivottabellenassistent

29. Dezember 2014 Medardus Pivottable

Wenn Sie schon mit Excel 2003 (oder noch älteren Versionen) gearbeitet haben, haben Sie sich vielleicht gefragt, wo denn der alte Pivottabellen-Assistent geblieben ist. Damit konnte man mehrere Excel-Tabellen zusammenfassen.

Nun die Antwort ist einfach: Er ist seit Office 2007 nicht verschwunden, sondern nur sehr versteckt: Man muss ihn als Symbol in die Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Er befindet sich beispielsweise in der Kategorie „Nicht im Menüband enthaltene Befehle“ und heißt „PivotTable- und PivotChart-Assistent“.

Der „alte“ Pivottabellen-Assistent, mit dem man mehrere Bereiche zusammenfassen konnte.

Kommentar hinterlassen Assistent, Pivot

Diagramme schummeln III

29. Dezember 2014 Medardus Diagramme schummeln

Kann man in einem Liniendiagramm waagrechte Linien erzeugen? Wenn man beispielsweise darstellen möchte, dass ein Beitragssatz oder Prozentsatz vom Jahr x bis zum Jahr y unverändert geblieben ist?

Die Antwort ja – wenn man die Daten geschickt einträgt – für jedes Jahr den Wert den er bis zum Sprung und nach dem Sprung gemacht hat. Und zusätzlich ein XY-Diagramm verwendet.

Diagramme schummeln III

Kommentar hinterlassen Diagramme

Zirkelbezug

29. Dezember 2014 Medardus Excel rechnet gar nicht

Ich gestehe – ich habe den Fehler nicht gleich gesehen. Warum rechnet die Summe in der Zelle D21 nicht? Zuerst dachte ich, dass ein falsches Format unter der Zelle liegt, dass die automatische Berechnung ausgeschaltet wurde, dass der Bezug nicht korrekt ist, dass die Formel fehlerhaft eingegeben wurde. War alles nicht der Fall.

Dann fiel mein Blick in die Statuszeile – in der Zelle D1 befand sich eine Zelle mit einem Zirkelbezug. Zu meiner Ehrenrettung – diese Zelle war außerhalb des sichtbaren Bereiches. Deshalb habe ich nicht gleich die 0 gesehen, die der Zirkelbezug liefert.

Zirkelbezug

3 Kommentare rechnet falsch, rechnet nicht, Zirkelbezug

Seltsamer Ausdruck

28. Dezember 2014 Medardus Dateneingabe

Ich habe mich einmal gewundert, weshalb bei einer Dame eine kleine Tabelle immer sehr stark verkleinert wurde. Oder umgekehrt – warum bei ihr immer so viele Leerseiten gedruckt wurden. Bis ich dahinter kam, dass sie Daten nicht mit der Taste [Entf] gelöscht hat, sondern, indem sie die Leertaste gedrückt hat. Somit stand in einer Zelle – ziemlich weit rechts außen – immer ein Leerzeichen, das man (fast) nicht mehr findet. Auf alle Fälle nicht mehr sieht!

Fazit: Tun Sie so etwas bitte nicht!

Die Originaltabelle

Seitenansicht I
Anpassen auf eine Seite

Seitenansicht II
Keine Anpassung – 11 Seiten werden ausgedruckt!

Kommentar hinterlassen auf eine Seite anpassen, drucken, Leerzeichen, Seitenansicht

Diagramme schummeln II

28. Dezember 2014 Medardus Diagramme schummeln

Eine Teilnehmerin in einer Excelschulung hat mich gefragt, wie man ein Säulendiagramm erstellen kann, bei dem eine Säule differenziert wird in drei Teile, die daneben stehen, allerdings übereinander gestapelt. Oder wie man eine Säule mit drei gestapelten Säulen vergleichen kann. Meine erste Reaktion: Das geht nicht! Dann habe ich ein wenig überlegt und die Daten richtig angeordnet und war verblüfft, dass es doch funktioniert. Man kann sogar eine „Lücke“ zwischen den einzelnen Säulengruppen lassen. Man muss nur die Daten vor dem Erstellen eines Diagramms markieren.

Unmögliche Diagramme?

Man muss die Daten richtig gruppieren.

Kommentar hinterlassen Diagramme

Verschiedene Darstellungen

28. Dezember 2014 Medardus Dateneingabe

nicht konsequentKennen Sie das? Manchmal zeigt Excel beim Rechnen so einen Rand um die Zelle, manchmal so einen:

Unterschiedliche Ränder

Der Grund: Je nachdem, ob Sie nach der Eingabe von „=“ auf die Zelle klicken oder den Zellnamen eingeben, gestaltet er den Rand unterschiedlich. Das ist nicht konsequent!

Kommentar hinterlassen Darstellungen, nicht konsequent

Datenaustausch klappt nicht

28. Dezember 2014 Medardus Datenaustausch

Beim Datenaustausch werden einige Werte „zerschossen“.

Problem: Da Excel einige Zeichen nach Gutdünken interpretiert, kann ein Punkt oder ein Gedankenstrich in ein Datum verwandelt werden, ein E in eine Zahl der wissenschaftliche Schreibweise …

Wenn Sie das Problem häufig haben (beispielsweise beim Kopieren von Word-Tabellen nach Excel), sollten Sie die Tabellen in tabulatorgetrennte Texte verwandeln, die Datei als Text speichern und beim Importieren darauf achten, dass die Spalten als Text importiert werden (das heißt: dass das Textformat unterlegt wird). Dann klappt es:

Datenaustausch: Texte werden „zerschossen“

Schritt 1: Tabellen in tabulatorgetrennte Texte konvertieren.

Schritt 2:
Beim Öffnen Tabstopp als Trennzeichen festlegen und die entsprechende Spalten als Text formatieren.

Dann klappt der Datenaustausch.

Kommentar hinterlassen Datenaustausch, kopieren, Word

Diagramme schummeln I

27. Dezember 2014 Medardus Diagramme schummeln

Excel-Diagramme können viel. Aber nicht alles. Beispielsweise keine Halbkreise darstellen, die man für einen Plenarsaal eines Parlaments benötigt.

Mit einem kleinen Trick geht es doch: Fügen Sie die Summe der Zahlen zum Datenbereich hinzu, drehen das Diagramm um 270° und formatieren die untere Hälfte transparent.

Parlament – ein Halbkreis

Kommentar hinterlassen Diagramme

Quelle der Pivottabelle

27. Dezember 2014 Medardus Merkwürdig übersetzt, Pivottable

Haben Sie sich auch gefragt, warum Excel das Ziel der Pivottabelle „Quelle“ nennt? Nun, das ist eine schräge Übersetzung aus dem englischen. Dort wurde der Dialog der Pivottable mit „Location“ übersetzt, also Zielort und nicht Quellbereich …

Location

Unglückliche Übersetzung

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Für diese Aktion müssen alle verbundenen Zellen dieselbe Größe haben

27. Dezember 2014 Medardus Fehlermeldungen, Listen

Beim Sortieren erscheint eine „lustige“ Fehlermeldung statt dem Ergebnis der Sortierung.

Der Grund: einige der Zellen sind verbunden (hier: der Vorgesetzte). Dadurch werden aus mehreren Zellen jeweils eine Zelle. Diese kann nun nicht sortiert werden.

Die Lösung: Markieren Sie das gesamte Arbeitsblatt und heben mit einem Klick den Zellverbund aller Zellen wieder auf.

Sortieren funktioniert nicht.

4 Kommentare sortieren, verbundene Zellen

Die Überschrift ist weg

26. Dezember 2014 Medardus Zeilen und Spalten, Zellformate

Ich wollte nur schnell die Überschrift formatieren – genauer – über die Auswahl zentrieren – schwupps – ist sie weg.

Die Antwort: Markieren Sie nicht die ganze Zeile, sondern nur die Zellen, über die die Überschrift zentriert werden soll. Wenn Sie alle Zeilen markieren, wird der Inhalt von A1 in Mitte der 16.384 Spalten gestellt – also ziemlich weit rechts.

Übrigens kann man das wieder auflösen mit einem erneuten Klick auf das Symbol „Verbinden und zentrieren“.

Hinweis: Sie können auch alle Zellen markieren und alle Verbindungen aufheben, indem Sie auf dieses Symbol klicken.

Die Überschrift verschwindet …

Kommentar hinterlassen Überschriften

Wie geht denn das? Namen statt Spaltenköpfe?

26. Dezember 2014 Medardus filtern, sortieren

Eine Kollegin hat in einer Exceltabelle stallt den Spaltennamen A | B | C … die sprechenden Überschriften der Tabelle: Kundennummer | Vorname | Nachname. Wie geht denn das?

Die Antwort: Wenn man eine Liste als Tabelle formatiert (Einfügen / Tabelle), und nun in der Registerkarte „Entwurf“ die Formatvorlage löscht, ebenso wie den Autofilter (Register „Daten“), dann wird beim Scrollen nach unten die Überschrift anstelle der Spalteköpfe angezeigt.

Sprechende Namen statt Spaltenköpfe

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Plötzlich stehen andere Zahlen in der Zelle

26. Dezember 2014 Medardus Zahlenformate

Ich schreibe eine Zahl in eine Zelle, beispielsweise 500. Plötzlich steht eine andere Zahl in der Zelle. Warum passiert das manchmal?

Die Antwort ist leicht: in der Zelle hat sich schon etwas befunden; beispielsweise ein Datum. Wenn Sie die Taste [Entf] drücken, wird zwar der Inhalt gelöscht, nicht aber die Formatierung. Man kann es erkennen, indem man auf die Registerkarte „Start“ wechselt und einen Blick in die Gruppe „Zahlen“ wirft. Dort steht das Zahlenformat. Schwierig wird es allerdings, wenn im Kombinationsfeld „Benutzerdefiniert“ steht. Das kann alles mögliche bedeuten. Wurde beispielsweise 2.5 eingegeben, so interpretiert Excel dies als benutzerdefiniertes Datum bestehend aus Tag und Monat. So wird nun 500 dargestellt – als 500. Tag seit „Beginn von Excel“ – seit dem 01. Januar 1900.

Sie bekommen das weg, indem Sie aus dem Kombinationsfeld das Zahlenformat „Standard“ wählen. Oder „alles löschen“ dann wird Inhalt und Format gelöscht.

Die Zelle ist als Datum formatiert.

Das hat Auswirkungen auf die Eingabe der Zahl 500.

Die Zelle ist benutzerdefiniert formatiert.

Das hat Auswirkungen auf die Eingabe der Zahl 500.

Die Lösung: Entweder alles löschen oder als „Standard“ formatieren.

2 Kommentare Daten, seltsam

Text oder Zahl?

25. Dezember 2014 Medardus Dateneingabe, Excel rechnet falsch

Eigentlich müsste man es sofort sehen: Texte stehen in Zellen am linken Rand; Zahlen rechtsbündig. Wenn man sich vertippt, beispielsweise den Buchstaben „O“ statt die Ziffer „0“ oder den Buchstaben „l“ statt der Ziffer „1“ eingibt, kann Excel mit diesen Texten nicht rechnen.

Warum machen Menschen so etwas? Es gab einige Schreibmaschinen, auf denen gab es keine Ziffer „0“ oder keine Ziffer „1“. Dort musste man auf die Buchstaben „O“, beziehungsweise „l“ zurückgreifen.

Bitte kein „O“ statt der Ziffer „0“; bitte kein „l“ statt der Ziffer „1“ eingeben.

2 Kommentare Daten, Text, Zahl

Dateneingabe

25. Dezember 2014 Medardus Dateneingabe

Kennen Sie das Problem? Sie tippen in einer Zelle einen Text und stellen fest, dass Sie sich am Anfang des Textes verschrieben haben. Allerdings bewirkt die Pfeiltaste [←] nicht ein Zurücksetzen des Cursors, sondern ein Verlassen der Zelle. Die Lösung: Drücken Sie die Taste [F2]. damit wechseln Sie zwischen dem Modus „auf den Zellen“ und „in den Zellen“ und können sich nun innerhalb der Zelle bewegen.

Das gleiche Phänomen haben Sie auch bei der bedingten Formatierung und bei der Datenüberprüfung, wenn Sie dort mit Formeln arbeiten. Auch dort bewirkt die Pfeiltaste [←] nicht ein Zurücksetzen des Cursors nach links, sondern greift auf eine Zelle zu. Auch hier: Drücke Sie [F2]!

Schneller Wechsel mit [F2]

[F2] funktioniert auch bei der bedingten Formatierung.

Kommentar hinterlassen Dateneingabe, Korrektur

Rechenungenauigkeit

24. Dezember 2014 Medardus Excel rechnet falsch

Excel ist schon oft dafür kritisiert worden – er rechnet zirka ab der 15. Stelle nach dem Komma falsch. Denn eigentlich müsste die Formel

=5*(0,5-0,4-0,1)

0 liefern – dagegen erhält man einen Rundungsfehler.

Excel rechnet ungenau

Kommentar hinterlassen Rechengenauigkeit, ungenau

Einfügen nicht möglich

24. Dezember 2014 Medardus Fehlermeldungen

Haben Sie das einmal versucht? Schreiben Sie in die letzte Zelle der Zeile 1, also in Zelle XFD1 einen Wert. Versuchen Sie nun irgendwo ein Spalte einzufügen – das wird natürlich nicht funktionieren und mit einer Fehlermeldung quittiert werden.

Klar: Beim Einfügen von Spalten werden neue Spalten vor die aktuelle Spalte eingefügt und beim Einfügen von Zeilen werden neue Zeilen vor die aktuelle Zeile eingefügt. Deshalb wird alles nach rechts, beziehungsweise nach unten verschoben.

Fazit: Füllen Sie Excel nicht „randvoll“!

In Zelle XFD1 steht ein Wert – deshalb kann keine Spalte eingefügt werden.

Kommentar hinterlassen einfügen, Spalten

Anzahl | Anzahl2

24. Dezember 2014 Medardus Merkwürdig übersetzt

Recht unglücklich wurden die beiden englischen Begriffe COUNT und COUNTA übersetzt: Die Funktionen heißen auf deutsch „Zählen“ und „Zählen2“. Die Hilfe liefert eine Erklärung:

Anzahl berechnet, wie viele Zellen in einem Bereich Zahlen enthalten.

Anzahl2 zählt die Anzahl nicht leerer Zellen in einem Bereich (also Texte und Zahlen)

In der Statusleiste dagegen heißen diese beiden Funktionen Anzahl und Numerische Zahl. Dabei entspricht die Funktion Anzahl in der Statusleiste der Funktion Anzahl2 beim Rechnen …

Anzahl und Anzahl 2
Count und CountA

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„Dieser Name wird bereits verwendet.“

23. Dezember 2014 Medardus Fehlermeldungen

Eine seltsame Fehlermeldung – eigentlich ist klar, was gemeint ist, oder?

Ein Blatt wird so benannt wie ein Blatt, das bereits existiert. Wenn Sie herausfinden möchten, welche Blattnamen bereits in der Mappe vergeben wurden, können Sie mit der rechten Maustaste auf die Pfeile neben den Blattregistern klicken – in einer Liste werden sämtliche Blattnamen angezeigt – schon seit vielen Excel-Versionen.

Dieser Name wird bereits verwendet.

Die Liste aller Blattnamen

2 Kommentare Fehlermeldung

Merkwürdige Diagramme

23. Dezember 2014 Medardus Merkwürdige Diagramme

Ich werde oft gefragt, warum Diagramme „so merkwürdig aussehen“. Oder warum man so viel nachformatieren muss.

Die Antwort: Sie tun sich leichter, wenn eine Kategorienspalte aus Zahlen (hier: Jahreszahlen) besteht und wenn über dieser Spalte keine Überschrift steht; jedoch über den anderen Spalten. Dann interpretiert Excel die erste Spalte als Kategorie und nicht als Wert – was viel Nacharbeit erspart.

Diagramm – recht unschön

Die erste Spalte der Daten hat keine Überschrift – sie wird als Kategorie erkannt.

Kommentar hinterlassen Diagramme

Sortieren und Filtern – geht nicht!

22. Dezember 2014 Medardus filtern, sortieren

Es muss nicht immer der Schutz einer Tabelle sein, warum sortieren und filtern verhindert wird.

Ein Blick in die Titelzeile liefert den Hinweis, dass mehrere Tabellen ausgewählt wurden. Deshalb sind alle Befehle der Registerkarte „Daten“ inaktiv. So etwas passiert häufig, wenn man statt mit [Strg]+[Bild ↓] auf das nächste Blatt mit der Tastenkombination [Shift]+[Strg]+[Bild ↓] beide Tabellenblätter auswählt. Oder wenn man man Wechseln auf ein anderes Tabellenblatt fälschlicherweise die [Shift]-Taste gedrückt hält. Leider sieht man an den Farben der Registerkarten nicht gut, dass mehrere Tabellenblätter ausgewählt wurden. Die Titelzeile jedoch verrät es …

Sortieren und Filtern funktioniert nicht.

Kommentar hinterlassen filtern, sortieren

Pivottabelle – geht nicht!

22. Dezember 2014 Medardus Fehlermeldungen, Listen

Oft werde ich gefragt, was die Fehlermeldung „Der Datenquellenverweis ist ungültig“ bedeutet. Warum man keine Pivottabelle erstellen kann. Die Antwort liegt meistens darin begründet, dass sich der Cursor außerhalb der Datenquelle (der Liste) befindet und Excel somit keine Tabelle „findet“.

Lösung: Entweder den Cursor zuvor in die Liste setzen oder im Dialogfeld den Bereich auswählen.

Pivottabelle geht nicht.

2 Kommentare Fehlermeldung, Pivot

Zellen können nicht verbunden werden

22. Dezember 2014 Medardus Zellformate

Auf dem Tabellenblatt liegt kein Schutz; Zellen können formatiert werden aber nicht verbunden.

Ein Blick in die Titelzeile liefert die Lösung: Die Datei ist freigegeben – deshalb kann jede Zelle von verschiedenen Anwendern bearbeitet werden. Umgekehrt bedeutet das: Zellen können nicht zu einer Zelle verbunden werden.

Zellen können nicht verbunden werden.

Kommentar hinterlassen Fehlermeldung, verbundene Zellen

AutoSumme funktioniert nicht

22. Dezember 2014 Medardus Excel rechnet falsch

Ein Klick auf die Schaltfläche AutoSumme und – nichts passiert. Nun: Die Antwort ist schnell gefunden: Wenn sich der Cursor in der Zelle befindet, kann die Funktion AutoSumme nicht aktiviert werden. Man sieht es am blinkenden Cursor. Die Eingabe muss abgebrochen oder bestätigt werden – dann funktioniert es.

Summe funktioniert nicht

Kommentar hinterlassen rechnet nicht, Summe

SUMME vs. + | PRODUKT vs. * | QUOTIENT vs. /

21. Dezember 2014 Medardus Excel rechnet falsch

Ist Ihnen aufgefallen, dass der Rechenoperator + etwas anderes macht als die Funktion SUMME? Dass * anders rechnet als die Funktion PRODUKT? Dass die Funktion QUOTIENT etwas anderes berechnet als der Divisionsoperator / wird schnell klar – QUOTIENT liefert den ganzzahligen Anteil einer Division.

Bei Summe und +, beziehungsweise Produkt und * ist der Unterschied nicht ganz so offensichtlich:

Summe und Produkt übergeht Texte, während + und * einen Fehler (#WERT) liefern. Der Operator * interpretiert eine leere Zelle als Wert 0, während die Funktion Produkt diese übergeht.

Also Achtung: + ist nicht das Gleiche wie Summe in Excel, * nicht das Gleiche wie * und / schon gar nicht das Gleiche wie Quotient.

Übrigens – bei dem selten verwendeten Rechenoperator ^ rechnet Excel offensichtlich genauso wie mit der Funktion POTENZ.

Summe und +, beziehungsweise Produkt und * im Vergleich.

Die dahinter liegenden Funktionen

Kommentar hinterlassen *, +, /, Produkt, Quotient, Summe

Fenster :: Fixieren

21. Dezember 2014 Medardus Merkwürdig übersetzt

Ist Ihnen folgender Übersetzungsfehler in Excel 2010 aufgefallen? Dort befinden sich im Register „Ansicht“ zwei Mal das Symbol „Einfrieren“. Das linke von beiden ist ein Übersetzungsfehler – der englische Text „Zoom to Selection“ wurde dort falsch mit „Einfrieren“ (Freeze) übersetzt. In der Version 2013 ist es dann wieder korrekt. Übrigens heißt dort „Freeze“ nun wieder „Fixieren“ und nicht mehr „Einfrieren“:

Excel 2010

Excel 2013 – englisch

Excel 2013 – deutsch

Ein Kommentar einfrieren, fixieren

Rahmenlinie von links oder von rechts?

20. Dezember 2014 Medardus Zellformate

Es gibt einen Unterschied, ob eine Linie von rechts an eine Spalte formatiert wird oder von links an die Spalte rechts daneben:

Rahmenlinie von rechts an die links Spalte

Rahmenlinie von links an die rechte Spalte

Wenn beim Ausdruck die Tabelle horizontal zentriert wird (Seite einrichten):

Die Tabelle wird horizontal zentriert.

Dann steht sie entweder genau in der Mitte oder die vermeintlich leere Spalte wird noch mit hinzugefügt:

Die Tabelle ist zentriert.

Die Tabelle ist fast zentriert.

Kommentar hinterlassen Linie, Rahmen, Zellformate

Mein Menüband ist weg

19. Dezember 2014 Medardus Alles ist weg

Das Ribbon / Menüband / die Mulitfunktionsleiste ist weg?

Das Menüband ist weg!

Nun, das kann leicht passieren: Mit einem Doppelklick auf eine der Registerkarten wird das Menüband zusammengeklappt. In Excel 2013 steht in ein Symbol am rechten, oberen Rand zur Verfügung, mit dem man es wieder einklappen kann:

Menüband einklappen

In Excel 2007 musste man es per Doppelklick auf einen der Reiter wieder herholen:

Mit einem Doppelklick kann man das Menüband ein- und wieder ausklappen.

Kommentar hinterlassen Menüband, Multifunktionsleiste, Ribbon

deutsch :: englisch

19. Dezember 2014 Medardus Symbole falsch beschriftet

Ab und zu beschriftet Excel einige der Symbole auf Englisch? Haben Sie das schon einmal gesehen? Beispielsweise aus „fett“ wird „bold“, aus „kursiv“ wird „italic“ oder das 1.000-Trennzeichen wird nicht „europäisch“ dargestellt, sondern US-amerikanisch:

Englische Symbole im deutschen Excel

Die Lösung: Ändern Sie die Auflösung Ihres Bildschirmes von 150% auf beispielsweise 100%:

Die Auflösung wird geändert.

Dann erhalten Sie wieder die Oberfläche in „deutscher Sprache“:

deutsche Oberfläche

Kommentar hinterlassen falsche Beschriftung, Symbole

Wo ist meine Tabelle?

19. Dezember 2014 Medardus Alles ist weg

Ich habe nichts gemacht … und meine Tabelle ist weg? Kennen Sie diese Frage? Kennen Sie auch die Lösung:

Die Spalten werden wieder eingeblendet.

Was hat der Anwender gemacht?

Nun – er hat eine Zeile markiert, wollte sie ausblenden und hat fälschlicherweise den Befehl „Spalten auswählen“ erwischt.

Spalten ausblenden

Die Lösung: Alles markieren (das Kästchen links oben) und nun den Befehl „Spalten einblenden“ wählen:

alles ist weg!

Kommentar hinterlassen verbinden, verschwunden, Zellen verbinden

Seitenansicht

19. Dezember 2014 Medardus Alles ist weg, Fehlermeldungen

Ein seltsames Phänomen in Excel 2010.

Bei bestimmten Formatierungen zeigt Excel bei Datei / Drucken nicht mehr die Seitenansicht. Man muss sie über eine Schaltfläche aktivieren.

Leider habe ich bis jetzt noch nicht des Rätsels Lösung gefunden. Ich vermute stark – ein Bug in Excel 2010.

Seitenansicht funktioniert nicht

2 Kommentare Bug, Seitenansicht

Eine Liebeserklärung an MS Excel

13. Dezember 2014 Medardus Oberfläche

Auf die Idee des Blogs bin ich nach der Lektüre des Buches „Excel nervt“ gekommen.

Ich glaube, dass es kein anderes PC-Anwendungsprogramm gibt, in dem Anwenderinnen und Anwender so viele Fehler machen können. Und dann erstaunt fragen, was da denn nun passiert. Die häufigsten Fehler versuche ich in diesem Blog aufzulisten.

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