Category Archives: Oberfläche

Kritik zur Kenntnis genommen. Ignoriervorgang eingeleitet.

Von Version zu Version werden die Dinge ein klein wenig anderes beschriftet. Über den Sinn könnte man reflektieren.

Jedoch: warum beschriftet Microsoft nicht ALLE Stellen? Konsequent? Gleich?

So laufen noch immer „Datenüberprüfung“ und „Gültigkeit“ (im Dialog Inhalte einfügen) rum, der „Textumbruch“ heißt noch immer „Zeilenumbruch“ (im Dialog „Zelle formatieren / Ausrichtung“) und auf „Link“ statt „Hyperlink“ hat man sich auch noch nicht ganz festlegen können …

Breakfast is the most important drink of the day!

Hallo Renè,

kannst du mir bitte wieder helfen?

Es dreht sich um das Datum.

Aus dem Internet habe ich diese Tabelle kopiert. Einmal wird ein richtiges Datum und dann ein Datum in Textformat angezeigt. Bei der Textform fehlt nach dem Tag der Punkt.

Die Formatierung soll natürlich österreichisch sein ;-).  Datum und Uhrzeit von dir haben mir bei dieser Tabelle auch nicht weiter geholfen. Zumindest habe ich nichts entdeckt.

Die Liste wird mit einer anderen verglichen um zu sehen ob der Start gemeldet wurde.

Bedanke mich für deine Unterstützung,

mit bestem Gruß

Peter

Hallo Peter,

hübsche Fingerübung. Kommst du mit der Lösung klar?

In Spalte E steht das Datum als Datum; in F als Text.

Übrigens: Hübsches Problem – da im Englischen April, August, September und November genauso heißen wie bei uns, machen diese Monate keine Probleme.

schöne Grüße aus dem Land, wo die Jänners Januare heißen

Rene

Die rechte Formel sieht wie folgt aus:

{=TEXT(WENN(ISTZAHL(D2);D2;DATUM(RECHTS(D2;4);VERGLEICH(TEIL(D2;SUCHEN(“ „;D2)+1;LÄNGE(D2)-8);{„January“;“February“;“March“;“April“;“May“;“June“;“July“;“August“;“September“;“October“;“November“;“December“};0);LINKS(D2;2)));“TT.MMM JJJJ“)}

die linke ohne die Funktion TEXT.

Excellent Days – Rabattaktion

Wir gehen in die Endrunde. Da noch einige Plätze bei unserer Veranstaltung frei sind, bieten wir den ersten fünf Interessierten diese Plätze bei einem Rabatt von 300 EUR an.
Wie?
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mit dem Promocode „compurem Promocode“ an und Sie erhalten den reduzierten Eintrittspreis von 898 EUR.

Ich würde mich freuen, wenn wir uns in München im Oktober auf der Veranstaltung sehen würden. Ich freue mich auch darüber, wenn ihr Werbung bei Kolleginnen und Kollegen dafür macht.

Übrigens: Ich werde auch einen Vortrag über Bugs in Excel halten.

Tipp der Woche: Datenschnitt für mehrere Pivottabellen

Diesmal kein Rumnörgeln – ich kann auch anders:

Auf der Seite:
gibt es diese Woche wieder einen Tipp von mir – Rene Martin.
Nun ja – wer möchte – schaut einfach mal rein – dort gibt es bei video2brain in dieser Woche und in jeder weiteren Woche einen kostenlosen Tipp. Diese Woche:

Datenschnitt für mehrere Pivottabellen

Neulich hab ich es bei ParShip versucht: Leider ohne Erfolg. Die vermitteln nur Singles mit Niveau …

Natürlich kenne ich das Phänomen. Aber es verblüfft immer wieder.

Gegeben sei ein Liste mit einer Zahlenkolonne, in der sich ein Textformat druntergeschoben hat.

Um diesen Text zu entfernen (Smarttags sind leider nicht in Sicht), schreibe ich die Zahl 1 in eine Zelle, kopieren sie und füge sie über den Bereich mit „Inhalte einfügen / multiplizieren“ ein:

Ich weiß – es gibt noch andere Möglichkeiten – ich habe sie im Beitrag „SAP & co“ aufgelistet. Auf alle Fälle – ich bin glücklich:

Jedoch – aus irgend einem Grund (Macht der Gewohnheit?) drücke ich die Enter-Taste (zur Bestätigung?)

Klar – die noch im Zwischenspeicher befindliche Zahl wird in den markierten Bereich eingefügt … DAS wollte ich eigentlich nicht.

Excellent days

Man weiß nie alles in Excel. Und die meisten von uns möchten mehr wissen.
Deshalb veranstaltet die Munich-Office-Group, bei der ich mitarbeite, am 20/21. Oktober 2017 in München die EXCELlent Days:
9 hervorragende EXCEL-Kenner erläutern in 3 parallel laufenden Tracks in 24 Vorträgen Lösungen für kniffelige Probleme rund um Microsoft Excel und zeigen neue effiziente Wege auf.
Die Vorträge beginnen dort, wo die Excel-Aufbaukurse enden
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Wenn ein streunender Kater nach 12 Tagen wieder auftaucht – alle happy! Aber mach das mal als Mann.

Bisher hat es genervt. Kennen Sie das?

Eine Zahlenreihe. Daneben wird eine Formel eingefügt. Der Beginn des Formelbereichs ist die obere Zelle:

Die Formel wird mit der Tastenkombination [Shift] + [Strg] + [↓] nach unten „gezogen“.

Problem: nun möchte man „zurück“ zu der Zelle, in der die Formel eingetragen wurde. Die Lösung: Drücken Sie die Tastenkombination [Strg] + [Rück], also die Taste [⇐]. Und schon nervt es nicht mehr.

Danke an Christian für diesen Tipp.

Wenn die Leidenschaft zur Tür hereintritt, rettet sich die Vernunft durchs Fenster

Was mache ich falsch? Die Gruppe „Sortieren und filtern“ zeigt das Symbol „Löschen“ aktiv an. Ich habe einen Filter gesetzt.

Ich habe auch noch das Symbol in die Symbolleiste für den Schnellzugriff gezogen – dort ist es allerdings inaktiv:

Die Antwort: Richtig – Sie haben das Symbol „Filter löschen“ hinzugefügt. Wenn Sie sich das Symbol in dem Optionen ansehen, so sehen Sie den englischen Begriff „PivotClearFilters“.

Eben. Sie müssen das Symbol „Alle Filter löschen“ hinzufügen. Dann klappt es!

Danke an Bettina für den Hinweis.

 

Tipp der Woche: In Diagrammen Elemente ausblenden

Diesmal kein Rumnörgeln – ich kann auch anders:

Auf der Seite:
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Nun ja – wer möchte – schaut einfach mal rein – dort gibt es bei video2brain in dieser Woche und in jeder weiteren Woche einen kostenlosen Tipp. Diese Woche:

In Diagrammen Elemente ausblenden

Um ein tadelloses Mitglied einer Schafherde sein zu können, muß man vor allem ein Schaf sein. (Albert Einstein)

Heute kam die Frage, ob man nicht die Pfeilchen der Zellen, die eine Datenüberprüfung besitzen, permanent sichtbar machen kann. Und – nein! – Steuerelemente sind keine Alternative.

Die Antwort: nö, sorry, leider nicht – aber man kann die Datenüberprüfung finden – mit Start / Bearbeiten / Suchen und auswählen:

Tipp der Woche: Mit mehreren Blättern und auf mehreren Blättern gleichzeitig arbeiten

Diesmal kein Rumnörgeln – ich kann auch anders:

Auf der Seite:
gibt es diese Woche wieder einen Tipp von mir – Rene Martin.
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Mit mehreren Blättern und auf mehreren Blättern gleichzeitig arbeiten

Ich bin nicht doof. Ich denke nur anders – und die anderen verstehen es nicht.

Ich würde gerne den Algorithmus verstehen:

Ich trage in A1 eine Zahl ein. Beispielsweise 1. Ziehe rüber – die Zahl wird in die anderen Zellen geschrieben.

Steht jedoch darunter eine Formel – es kann eine einfache sein (=A1 oder =HEUTE()) oder auch eine komplexe Berechnung; werden beide Zellen markiert (die Richtung des Markierens ist egal – von oben nach unten oder von unten nach oben) und zieht man nun beide Zellen rüber wird die Zahl hochgezählt: 1, 2, 3, 4, …

Wann zählt Excel nicht weiter?

Wenn untereinander steht:

  • Zahl | Zahl | Formel
  • Zahl | Zahl | Zahl | Formel
  • Formel | Zahl | Zahl
  • Zahl | Zahl | Formel | Formel

Wann zählt Excel weiter?

Wenn untereinander steht:

  • Zahl | Formel | Zahl | Formel
  • Zahl | Formel | Zahl | Zahl | Formel
  • Formel | Zahl
  • Formel | Zahl | Formel | Zahl
  • Zahl | Formel | Formel | Zahl

Ich finde die Regel nicht …

Komm auf die dunkle Seite – wir haben die Kekse!

Kennen Sie die Datenüberprüfung? Dort kann ich eine Liste festlegen. Dafür gibt es zwei Varianten: entweder man trägt die Daten in Zellen ein und verweist auf den Zellbereich (das funktioniert auch, wenn die Zellen einen Namen tragen) oder man trägt die Daten direkt ein. Vor allem bei kleineren Listen m/w, intern/extern, Beamter/Angestellter/Arbeiter, … empfiehlt es sich die Daten „hart“ einzutragen. Jedoch:

befinden dich die Daten (beispielsweise m;w) in der Liste, ist diese Liste case-sensitiv! Bei einer ausgelagerten Liste nicht!

Wir sind zwar zu nichts zu gebrauchen, aber dafür zu allem fähig.

Schade. Wenn man in PowerPoint ein Diagramm erstellt, wird Excel ohne Menüband geöffnet. Dort werden die Daten eingetragen. Leider kann man Zahlen dort nicht runterziehen.

Ja – okay – ich weiß – man kann Excel schließen und danach erneut über Daten bearbeiten / Daten in Excel bearbeiten öffnen. Dann wird das Menüband angezeigt und man kann die Reihe per Ziehen ausfüllen.

Tipp der Woche: Listen transponieren und um 180 Grad drehen

Diesmal kein Rumnörgeln – ich kann auch anders:

Auf der Seite:
gibt es diese Woche wieder einen Tipp von mir – Rene Martin.
Nun ja – wer möchte – schaut einfach mal rein – dort gibt es bei video2brain in dieser Woche und in jeder weiteren Woche einen kostenlosen Tipp. Diese Woche:

Listen transponieren und um 180 Grad drehen

Excellent Days

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Ich bin schon mit dem Besten zufrieden…

Manche Übersetzungen sind wirklich sehr merkwürdig.

In der letzten Excel-Schulung fragte eine Teilnehmerin, was folgende Erklärung bedeutet:

Text: „ist die Zeichenfolge mit den Zeichen, die Sie kopieren wollen“

Noch erstaulicher ist die Beschreibung für die Funktion T:

T „wandelt die Argumente in Text um.“ T benötigt  einen Wert, „den Sie überprüfen wollen. Wenn der Wert kein Text ist, werden zwei Anführungsstriche (leerer Text) zurück gegeben.“

Versteht ihr das?

Microsoft hat Besserung gelobt – mal sehen …

Mein Bett und ich lieben uns aber der Wecker kommt damit nicht klar!

Excel unterscheidet an fast keiner Stelle zwischen Groß- und Kleinschreibung.

Ich kann einen Zellnamen (f3) in Kleinbuchstaben eintragen, einen selbst erstellten Namen in Kleinbuchstaben schreiben, Funktionen (summe), bei Vergleichen wird nicht unterschieden (=WENN(„RENE“=“rene“;1;0) liefert 1), sortieren (dort kann man es einschalten), filtern, …

An einer Stelle(*) wird jedoch unterschieden: bei der Datenüberprüfung:

In einem Kalender darf der Mitarbeiter U für Urlaub, S für Seminar, K für krank, D für Dienstreise und T für Telearbeitstag eintragen. Verboten sind ihm bei einer solchen Liste jedoch die Kleinbuchstaben. Ärgerlich!

(*) Ich weiß, es gibt noch weitere Stellen, bei denen Excel nicht case-sensitiv ist – jedoch bei der Datenüberprüfung ärgert es.

Und ich weiß: man könnte die Liste natürlich mit beiden Varianten erstellen. Oder über die Option „benutzerdefiniert“ die Groß- und Kleinschreibung abfangen. Aber warum nicht einfach bei der Liste?

Diejenigen, die wissen, wie es nicht geht, sollen nicht diejenigen stören, die es bereits tun.

Ich bin sehr irritiert.

Auf unseren letzten Excel-Stammtisch haben wir folgendes Phänomen festgestellt:

Tragen Sie in eine Zelle den Wert 8625,21 ein. Speichern Sie die Datei. Ändern Sie den Dateinamen, indem Sie „.zip“ als Ende einfügen. Entzippen Sie die Datei. Öffnen Sie die Datei sheet1.xml, die Sie im Ordner xl/worksheets finden. Und was sehen Sie dort?

8625.2099999999991

???

Das heißt: nicht nur beim Rechnen und Herunterziehen hat Excel interne Rundungsfehler, sondern bereits bei der Eingabe. Und das schon bei „kleinen“ Zahlen.

Finden wir das komisch?

Tipp der Woche: Zwischen Tabellenblättern bewegen

Diesmal kein Rumnörgeln – ich kann auch anders:

Auf der Seite:
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Zwischen Tabellenblättern bewegen

Ich schimpfe nie beim Autofahren – ich raste direkt aus.

gestern in der Excel-Schulung wollte eine Teilnehmerin wissen, warum „ersetzen“ (von suchen und ersetzen) als Funktion „WECHSELN“ heißt und nicht „ERSETZEN“. Denn ERSETZEN macht ja etwas anderes:

Die Antwort: Ich weiß es nicht. Auch im Englischen heißen die Funktionen SUBSTITUTE und REPLACE. Irgendwie doof gemacht …

Excellent Days

Man weiß nie alles in Excel. Und die meisten von uns möchten mehr wissen.
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Tipp der Woche: Text oder Zahl

Diesmal kein Rumnörgeln – ich kann auch anders:

Auf der Seite:
https://www.video2brain.com/de/videotraining/excel-tipps-jede-woche-neu
kann die Welt jede Woche Rene Martin schauen. Will die Welt das? hat die Welt DARAUF gewartet?
Nun ja – wer möchte – schaut einfach mal mittwochs rein – dort gibt es bei video2brain jede Woche einen Tipp, den man eine Woche lang kostenlos ansehen kann.
Diese Woche:

In einer Zahlenreihe Texte finden

Wer Rechtschreibfehler findet darf sie behalten.

Amüsant: Ich darf eine Zelle „mfg“ nennen, also ihr den Namen „mfg“ geben.

Aber „mfg2“ darf ich sie nicht nennen:

Der Grund ist einleuchtend: da man Namen über das Namensfeld (links neben der Bearbeitungsleiste) vergeben kann, würde ein dort eingegebener Name zur Zelle MFG2 springen. Deshalb dürfen auch nicht die Namen „MF2“ oder „M2“ vergeben werden. Nur „mfg_2“.

Nicht mehr verständlich ist es jedoch, wenn Sie ein Makro mit dem Makrorekorder aufzeichnen, das sie „mfg2“ nennen. DAS ist nicht erlaubt.

Ganz unverständlich wird die Sache jedoch, wenn Sie im Visual Basic-Editor ein Makro erstellen, das den Namen „mfg2“ trägt. DORT ist der Name erlaubt und bereitet keine Probleme ?!?

Alle sagten immer das geht nicht, dann kam jemand, der das nicht wusste, und hat es einfach gemacht!

Hallo René,

wie geht es Dir? Bist Du gut wieder nach München gekommen nach dem Aufenthalt bei uns hier in Leipzig?

Ich habe ein Problem in Excel und wenn Deine Zeit es mal erlaubt, dann bitte helfe mir bei der folgenden Angelegenheit.

Ich möchte gern bei Excel in einer Zelle eine Datumsauswahl (Aktives Steuerelement) einfügen, aber ich kann unter Entwickler-Tools kein „Microsoft Data and Time Picker Control“ finden.

Evtl. gibt es ein „Picker“, welchen ich dann formatieren kann…

Ich komme nicht zur Lösung und möchte es gern in meinem Excel-Sheet integrieren.

Das möchte ich erreichen

Vorab vielen Dank für Deine Bemühungen!

Viele Grüße nach München.

Daniel

#######

Hallo Daniel,

Ich rate dir von weiteren Steuerelementen ab. Der Grund: Sie müssen auf dem PC installiert sein.

Wenn du kein solches Element hast (beispielsweise weil kein Visual Studio installiert ist) – dann hast du es auch nicht. Könnte man runterladen aus dem Internet.

Jedoch: wenn du die Datei weitergibst, muss dieses Steuerelement auf dem Zielrechner auch installiert sein. Sonst geht es nicht.

Also doch lieber eintippen.

Weißt du noch: ein Datum kann man auf dem Zahlenblock beispielsweise 13-05-2017 eingeben.

Das Gras wird gebeten über die Sache zu wachsen. Das GRAS bitte!

Ich gestehe: ich weiß auch nicht alles.

Noch schlimmer: manchmal bin ich fest davon überzeugt, dass etwas nicht geht. Und dann geht es doch.

Heute hat mich folgende Mail erreicht:

„Hallo Herr Dr. René Martin,

im Video  ‘2599_02_05-datenüberpruefung_nutzen.mp4‘ sagten Sie:

Achtung, wenn Sie mit Namen arbeiten, müssen Sie genau  wissen, wie die Namen geschrieben werden, weil innerhalb der Datenüberprüfung haben Sie keine Möglichkeit festzustellen, wie heißt der Name nochmal – es gibt hier keine Auswahlliste, an der sie erkennen können, wie der Name geschrieben wurde.

Das ist so nicht korrekt, denn wenn der Cursor im Feld ‘Quelle‘ steht, bringt die F3-Tasste alle definierten Workbooks-Namen zum Vorschein und man kann auswählen.

Gruß von Luschi

Aus klein-Paris“

Danke an Luschi. Und ich habe wieder etwas gelernt.

Spontanität muss sorgfältig geplant werden!

Samstag Abend auf einer Party. Natürlich kommt das Gespräch auch auf Excel.

„Warum hat Excel eigentlich keine Bullets, keine Aufzählungszeichen“, will ein Bekannter wissen. Stimmt – Excel hat keine Aufzählungszeichen wie Word, PowerPoint oder Visio. Braucht man das wirklich, will ich wissen.

Ich überlege: Man könnte in einer Hilfsspalte ein Sonderzeichen einfügen:

Nicht elegant, aber effektiv.

Natürlich kann man die Zeichen auch mit einem „normalen“ Zeichen der gleichen Schrift verketten. Aber: braucht man das wirklich?

Er erklärt mir: „Wenn ich vor eine Liste einen Strich mache, dann will Excel das nicht.“ Aha! – Dann erkläre ich ihm, dass er ein Apostroph davor setzen muss. Dann klappt es.

Manchmal denke ich zu kompliziert.

Excel nervt schon wieder

Ich habe nun die Beiträge dieser Seite des Jahres 2015 zusammengefasst und überarbeitet. Man kann die nun als Buch oder e-book kaufen:

Produktinformation
Taschenbuch: 336 Seiten
Verlag: Books on Demand; Auflage: 1 (8. Februar 2017)
Sprache: Deutsch
ISBN-10: 3743182548
ISBN-13: 978-3743182547

Richtlinien? Welche Richtlinien?

Eine Excelmappe geöffnet. Einen Hyperlink angeklickt. Eine lustige Fehlermeldung erhalten:

20170128Richtlinien

Die Richtlinien Ihrer Organisation verhindern, dass diese Aktion abgeschlossen werden kann. Wenden Sie sich an Ihr Helpdesk, um weitere Informationen zu erhalten.

Welche Organisation, frage ich mich. Überhaupt: Welche Richtlinien? Und: welche Aktion? Ich habe doch nur auf einen Hyperlink geklickt. Ach ja, Microsoft: einen Helpdesk, den ich im Akkusativ fragen würde, habe ich auch nicht. Was tun?

Der Blick fällt nach oben. Ach so – die Bearbeitung wurde noch nicht aktiviert:

20170128Richtlinien02

Ist Besonnenheit vom Wetter abhängig?

Nö, besonnen kann ich nicht bleiben. Plötzlich darf ich keine Symbole mehr in mein Ribbon einfügen. Was ist da los?

Rien ne va plus

Rien ne va plus

Die Antwort finden Sie, wenn Sie einen Blick ins Ribbon werfen:

20170126Ribbon02

Die Excel-Registerkarten wurden ausgeblendet. Wahrscheinlich im XML-Code. In einer „normalen“ Excel-Datei dürfen Sie natürlich wieder Symbole einfügen. So viele wie Sie möchten.

Excel nervt… wieder mal *grins*

Guten Morgen Herr Martin,

gerade bin ich über Ihre sehr amüsante und auch informative Seite gestolpert. Klasse, gefällt mir sehr gut.

Aber Excel (2016) nervt… an einer Stelle, die schon weh tut. Haben Sie vielleicht einen Tipp?

Problem:

In einer Excel-Tabelle habe ich Text in einer Zelle, der Klassiker…

Wenn ich nun F2 drücke kann ich den gesamten bzw. Teile des Textes ins Clipboard kopieren, das funktioniert auch wie erwartet.

Das eigentlich nervige ist die Tatsache, dass der Teil des Textes, den ich markiert habe, nicht mehr farblich vom Hintergrund der Zelle zu unterscheiden ist, früher war der blau oder sowas. Da konnte man halt genau sehen, was gerade aktuell markiert ist.

Das tritt unabhängig davon auf, ob die Zelle eine Hintergrundfarbe hat oder nicht.

Haben Sie eine Idee?

Beste Grüße

M.

######

Hallo Herr R.,

danke für das Lob. Ich gestehe, einige Dinge kann ich nicht erklären, beziehungsweise nachvollziehen. Vor Kurzem hat mir eine Freundin einen Screenshot mit Kommentaren geschickt:

20161212grafik01

Bei mir sahen sie so aus:

20161212grafik02

Dafür habe ich keine Erklärung, auch nicht für den Fehler, der an einigen Rechnern in Excel 2010 aufgetaucht ist:

20161212grafik03

beschrieben:

http://www.excel-nervt.de/seitenansicht/

######

Guten Morgen Herr Martin,

Fehler gefunden, eigene Dusseligkeit (obwohl ich MS gern einen Teil zuschiebe).

Der markierte Bereich hat genau dieselbe Farbe wie mein globaler Fensterhintergrund. Das Grau habe ich nun etwas dunkler gemacht, Excel neu gestartet und die Markierung ist sichtbar.

 

Pia ist sehr genervt. Und ich amüsiere mich. Nicht über Pia, sondern über Microsoft. Und über Excel.

Pia hat mich darauf aufmerksam gemacht. Auf der Microsoft-Seite

Excel-Funktionen

findet sich folgende amüsante Sortierung:

20161211sortfunktion

Wieso findet man PIVOTDATENZUORDNEN, gefolgt von VARIATIONEN, bei dem Buchstaben G? Nicht nur dort – das ganze Alphabet ist „korrupt“. Ein Blick auf die englischen Funktionsnamen (man erhält sie mit dem Makrorekorder oder auf der Seite Mit dem Excel Translator oder einer beliebigen anderen Seite, die die Begriffe mehrsprachig auflistet. Sie heißen: GETPIVOTDATA und GROWTH.

Kommentar: Und nebenbei: was soll eigentlich diese Schwachsinnsseite? Da kommt genau der gleiche Mini-Kurz-Text wie bei der Funktion. Das sind keine „Weiteren Hinweise“, das ist überflüssig wie ein Kropf. WIE genervt ich bin!

 

 

Wer Excel versteht, kann auch durch Null teilen!

Es könnte alles so schön sein. Aber nein – ist es nicht. Doch von vorne.

Ich habe eine Liste. In dieser Liste befinden sich in Spalte B Bundesländer, in Spalte C einige Städte. Dummerweise befinden sich Lücken dazwischen: Also: für Baden-Württemberg sind vier Zeilen reserviert, für Bayern drei und so weiter:

20161112luecken01

Ich hätte gerne die Spalte B durchgehend gefüllt, also Ba-Wü, Ba-Wü, Ba-Wü, Ba-Wü, BY, BY, BY und so weiter.

Eigentlich kein Problem. Man markiert die Spalte B und wählt den Befehl Start (Gruppe Bearbeiten) Suchen und Auswählen / Inhalte auswählen und dort die Option „Leerzellen“:

20161112luecken02

Freundlicherweise markiert Excel nur die Leerzellen innerhalb des benötigten Bereichs:

20161112luecken03

In diese wird die Formel

=B2

eingetragen. Da die Formel auf alle Zellen angewendet werden muss, wird sie mit [Strg] + [Enter] beendet:

20161112luecken04

Nun stehen in allen Zellen die Werte, die sich darüber befinden. So weit so gut. Also nur noch kopieren und Inhalte als Werte einfügen.

Erster Schritt: die markierten Zellen kopieren und beispielsweise über das Kontextmenü Inhalte einfügen / Werte:

20161112luecken06

Padautz! „Diese Aktion funktioniert nicht bei einer Mehrfachauswahl!“

Ach, ja, ich erinnere mich.

Also: Ganze Spalte markieren, erneuter Versuch – und:

Nöööö! „Sie können dies hier nicht einfügen, da der Kopieren-Bereich und der Einfügebereich nicht die gleiche Größe haben“:

20161112luecken07

Excel und ich – wir sprechen einfach nicht die gleiche Sprache. Warum tut er nicht, was ich will. Drei Anläufe – beim dritten klappt es: Markierung auflösen, erneut die gesamte Spalte B markieren, kopieren – und nun endlich darf ich die Inhalte als Werte einfügen.

Geschafft!!!

Geschafft!!!

Ich lasse mich zum Pandabären umschulen. Wenn ich faul rumliege und immer dicker werde, finden mich alle niedlich.

Wie hat denn das mein Kollege gemacht? In einer Tabelle befinden sich Formeln. Das Blatt ist nicht geschützt (die Namen darf ich beispielsweise ändern). Versuche ich jedoch die Formel zu ändern, erhalte ich eine Fehlermeldung:

ziemlich cleverer Schutz!

ziemlich cleverer Schutz!

Die Antwort: Die Zellen, in denen sich Formeln befinden, wurden markiert und in der Datenüberprüfung die Formel <>““ eingegeben. So können sie nicht mehr geändert werden:

20161109schutz02

Übrigens: Das Löschen wird allerdings nicht verhindert!

Da lernt man Dreisatz und Wahrscheinlichkeitsrechnung und steht trotzdem grübelnd vor dem Backofen, welche der vier Schienen nun die Mittlere ist.

Erstaunlich: In Microsoft OneNote gibt es ein Symbol in der Multifunktionsleiste „Kalkulationstabelle“. Okay – damit kann man „vorhandene Excel-Tabellen“ öffnen und „neue Excel-Tabellen“ erstellen.

Erstaunlich, dass Microsoft wahrnimmt, dass andere Kalkulationsprogramme existieren.

Erstaunlich, dass Microsoft wahrnimmt, dass andere Kalkulationsprogramme existieren.

Ich habe es ausprobiert: Öffnet man eine libreOffice (oder openOffice.org) *ODS-Datei, wird sie in Excel geöffnet. Excel kann sie (mehr oder weniger gut) konvertieren.

ich finde es nicht …

Ich habe eine Spalte, in der das Geschlecht angegeben wird. Dort habe ich mit Hilfe einer Datenüberprüfung eine Dropdownliste für männlich und weiblich erstellt. Klappt prima.

Liste

Liste

In einer anderen Spalte lege ich nun fest, dass dort nur die Zahlen zwischen (einschließlich) 1 und 10 eingetragen werden dürfen. Ich finde aber den Schalter nicht, mit dem ich eine Auswahlliste erhalte:

wo ist die Liste?

wo ist die Liste?

Die Antwort: Diesen Schalter gibt es nicht. Entweder Liste oder ganze Zahl zwischen 1 und 10. Wenn Sie sich für „ganze Zahl“ entscheiden, müssen Sie die Zahl eintragen und können nicht die Zahl über ein Dropdownfeld auswählen. Ist auch ein bisschen verständlich – man könnte ja schließlich auch die Grenzen zwischen 1 und 1.000.000 wählen. Dann müsste Excel eine Liste mit einer Million Zeilen zur Verfügung stellen …

Lächeln darf man

Ein großes Dankeschön an Dominik Petri für seinen Vortrag Power BI auf den Anwendertagen. Wer ihn und seinen Vortrag in Fulda am 15./16. Dezember 2016 erleben möchte findet weitere Informationen auf:

Anwendertage

Heute hat er einige Male schmunzeln möchte, beispielsweise bei der Übersetzung von „city“ und „place“ zu „Ort“. Etwas verwirrend – auf Deutsch:

Welcher Ort?

Welcher Ort?

Auch das Fehlen der Jahresangabe in einigen Diagrammen ist merkwürdig:

Welches Jahr?

Welches Jahr?

Immerhin: Microsoft beweist in Fehlermeldungen Humor mit „Stirnrunzeln senden“:

stirnrunzeln

Ehe: gegenseitige Freiheitsberaubung im beiderseitigen Einvernehmen. (Oscar Wilde)

Ist Ihnen das schon einmal aufgefallen:

Eine Datei wird freigegeben (Registerkarte „Überprüfen“). Nun werden nach Speicherung der Datei die Änderung der Zellinhalte und Formatierungen der anderen Kollegen angezeigt.

Allerdings nicht, wenn ein Kollege Zeilen und/oder Spalten fixiert. Eigentlich praktisch – aber es verwundert doch ein bisschen. Zuerst.

fix und nicht frei

fix und nicht frei

Niveau sieht nur von unten betrachtet arrogant aus ….

Heute in der Excelschulung fragte mich ein Teilnehmer, warum seine Liste so merkwürdig weitergezählt wird:

komisch ?!?

komisch ?!?

Ich habe schnell entdeckt, was er gemacht hat: in der obersten Zelle stand nicht 1%, sondern =1%. In der zweiten dagegen 2%. Dadurch interpretiert Excel zwei unterschiedliche Dinge – eine Formel und einen Wert.

Beim Herunterziehen wiederholt Excel dieses Muster – abwechselnd Formel und Wert. Und der Wert wird weitergezählt. Den Sprung von 2% auf 102% erklärt man mit der Schrittweise 1 (=100%).

Seltsam, was manche Menschen machen ...

Seltsam, was manche Menschen machen …

Übrigens: amüsante Randbemerkung: Wenn Sie =1% in eine Zelle eintrage, wird das Ergebnis der Formel nicht formatiert – man sieht also 0,01, während in der Eingabezeile korrekt „=1%“ steht.

Und jedem Anfang wohnt ein Zauber inne (Hesse)

Hallo Herr Martin. Ich habe eine große Tabelle, bei ich Zeile 1 und Spalte A fixiert habe.

Oben und links wurde fixiert.

Oben und links wurde fixiert.

Wie gelange ich schnell in die linke, obere Ecke?

– Meine Antwort: Drücken Sie [Strg] + [Pos1]

Nicht ganz links oben

Nicht ganz links oben

– Ich weiß – allerdings landet der Cursor dann in der Zelle B2, weil ja Zeile 1 und Spalte A fixiert sind.

– Dann tippen Sie doch den Zellnamen A1 in das Namensfeld!

Links und oben? - Nicht ganz!

Links und oben? – Nicht ganz!

– Ich weiß – allerdings wird dann die Tabelle nicht nach links und nicht nach oben mitbewegt – ich würde dann auch gerne Spalte B und Zeile 2 sehen.

– Sorry – aber ich glaube, DAFÜR gibt es keine Lösung!

Heinrich! Mir graut’s vor dir. (Goethe; Faust I)

Gestern in der Excelschulung kam eine Teilnehmerin mit einer Datei. Ob ich sie mir mal ansehen könne? – Klar! Mein erstes Erstaunen: Die Datei hatte eine Größe von fast 10 MByte!

Ziemlich groß!

Ziemlich groß!

Das Öffnen dauerte – wie befürchtet – sehr lange.

Ein Blick in die Statuszeile zeigte mir an, dass die Datei 58.300 Seite lang war!

58.300 Seiten ?!?

58.300 Seiten ?!?

Mit [Strg] + [Ende] zur letzten Zelle U1048576. Diese Spalte war leer!

20161006batch03

Also zurück zu U1. Von dort markierte ich mit [Shift]+[Strg]+[Ende] bis zur letzten Zelle und löschte Inhalt und Format der nicht benötigten Spalten.

Alles muss raus!

Alles muss raus!

Ein Blick: „nur“ noch 29.150 Seiten

nur noch halb so viele Blätter

nur noch halb so viele Blätter

Meine Nachfrage, ob sie denn alle Blätter benötigt, wurde verneint. Also: Ab A10000 wurde der „Rest“ der Tabelle nach unten markiert und ebenfalls gelöscht.

Raus damit!

Raus damit!

Und schließlich habe ich festgestellt, dass unterschiedliche Linienstärken und Zellformate verwendet wurden. Raus mit den Formaten; alles markieren und neu und einheitlich formatieren.

Doch nicht so!

Doch nicht so!

Und schließlich müssen nicht alle fortlaufenden Nummern der ersten vier Spalten bereits eingetragen sein – dies kann man mit Hilfe einer Formel erledigen, die man elegant runterziehen kann:

20161006batch08

Das Ergebnis: 230 Seiten und eine Datei, die nur noch 610 Byte groß ist.

Das sieht schon besser aus.

Das sieht schon besser aus.

Jetzt muss ich mal was Nettes sagen – kann ich auch!

Heute habe ich LibteOffice Calc unterrichtet.

Ein Teilnehmer kopiert eine Liste und fügt sie nicht AUF einer Zelle, sondern IN einer Zelle ein. Das Ergebnis sieht wie folgt aus:

20160919kopieren

Eine Teilnehmerin schreibt „Montag “ (an Ende ein Leerzeichen) in eine Zelle, zieht es nach rechts und wundert sich, warm Calc die Wochentage nicht weiterzählt.

20160919ziehen

Und nun mein Lob an Excel: DIESE beiden Fehler tauchen in der Tabellenkalkulation Excel nicht auf!

Wer alles glaubt, was er liest, sollte besser aufhören zu lesen. Konfuzius

Ich würde ja gerne lesen – aber ich finde den Text nicht.Er lautet: „Die Liste ist die Basis für die Überprüfung aller „Geräte und Maschinen“ (GERMA). Es werden alle notwendigen Informationen […]“

Haben Sie einen Tipp, Herr Martin:

20160915text01

Die Antwort: Wenn Sie für die Zelle D3 den Dialog „Zelle formatieren“ aufrufen und dort die Registerkarte „Ausrichtung“, so stellen Sie fest, dass die Option „An Zellgröße anpassen“ eingeschaltet wurde.

Der verschwundene Text

Der verschwundene Text

Wozu Socken? Sie schaffen nur Löcher (Albert Einstein)

Das Problem wurde schon häufig in Foren beschrieben: Trägt man in Excel in eine Zelle Q1 (oder q1) ein, zieht diese Zelle nach unten, erhält man Q2, Q3, Q4, Q1, Q2, Q3, Q4, Q1, …

Diese Phänomen kann man erklären, da Excel in der deutschsprachigen Version den Text „Quartal“ erkennt und bei Quartal 1 nach dem Herunterziehen nach vier Quartalen wieder von vorne beginnt. Ebenfalls bei 1. Quartal (Achtung: Mit Leerzeichen dazwischen, wie ich in
Autoausfüllen – gar nicht automatisch
beschrieben habe.)

Erstaunlich jedoch, dass bei dem Text „Halbjahr“ Excel dies nicht als Wiederholung erkennt. Auch sonst ist mir keine andere Text-Zahlenkombination bekannt, bei der Excel dieses Phänomen aufweist.

Übrigens: Ausschalten kann man es nicht. Wenn man Q1, Q2, Q3, Q4, Q5, Q6, … haben möchte muss man die ersten fünf Werte Q1, Q2, Q3, Q4, Q5 eintragen und dann herunterziehen. Auch eine [Strg]-Taste verhindert nicht, dass auf Q4 wieder Q1 folgt, sondern kopiert den Wert.

Nach vier Quartalen wieder von vorne

Nach vier Quartalen wieder von vorne

geht doch

geht doch

Nachtrag: Wenn Sie die englischsprachige Oberfläche eingeschaltet haben, müssen Sie selbstverständlich „quarter 1“ eintragen, um diesen Effekt zu erzielen.

Die DNA von Excel – verschluckt?

Ich halte die Zahlen für übertrieben, die seit einigen Tagen durch die Presse gehen:

Wenn Excel Gene verschluckt

Immerhin: Hätten Sie meine Beiträge
Januar geht nicht
Plötzlich stehen andere Zahlen in der Zelle
Aus FRA wird Frau aus KLR wird klar aus weng wird wenig
gelesen, hätten sie es verstanden.

Übrigens: erstaunlich, dass in der Presse nicht Zellnamen und Gennamen, wie beispielsweise 1700043E15 erwähnen, die beim Eintragen oder Hineinkopieren auch Probleme bereiten:

1700043E15

1700043E15

Bis zu meinem fünften Lebensjahr dachte ich, mein Name sei „Nein“.

Ich bin wirklich verblüfft. Wusste nicht, dass es geht:

Man erstellt eine Datenüberprüfung für mehrere Zellen (beispielsweise Zahlen, Datumswerte oder Listen).

Datenüberprüfung (Gültigkeit)

Datenüberprüfung (Gültigkeit)

Diese (und einige anderen Zellen) werden über Zellen formatieren / Schutz „nicht gesperrt“. Das Blatt wird mit einem Blattschutz versehen. Nun ist es für den Anwender möglich, in die freien Zellen etwas einzutragen und diesen Inhalt in die Zellen mit Datenüberprüfung hineinzukopieren.

Das heißt: Das Einfügen von Inhalten unterläuft die Datenüberprüfung. Perfide!

Nix wird geprüft!

Nix wird geprüft!

Danke an Julian für diesen Hinweis.

Komisch?

Wirklich komisch. In unserer Firma gibt es Abteilungen. Sie tragen Nummern der Form 1 oder 1.5 oder 1.3.1. Erstaunlicherweise zeigt Excel bei „1“ und bei „1.3.1“ grüne Ecken an. Bei „1.5“ allerdings nicht …

Viele grüne Ecken, aber nicht überall ...

Viele grüne Ecken, aber nicht überall …

Die Antwort finden Sie, wenn Sie mit der Maus über das Smarttag fahren:

Unterschiedliche "Fehler"

Unterschiedliche „Fehler“

Die Antwort:

„1“ wir interpretiert als Zahl 1, die als Text formatiert wurde.

„1.3.1“ wird interpretiert als Datum: 01.03.2001, das als Text formatiert wurde.

„1.5“ – hum – keine Ahnung – eigentlich interpretiert es Excel als Datum (01.05. im aktuellen Jahr). Warum hier kein Smarttag erscheint – keine Ahnung …

Ich würde mich gern geistig mit dir duellieren, aber ich sehe, du bist unbewaffnet.

Hilfe! Warum darf ich kein Diagramm erstellen?

Geht nicht?!

Geht nicht?!

Die Antwort: Vielleicht haben Sie aus Versehen auf die Tastenkombination [Strg] + [6] gedrückt. Damit deaktivieren Sie die Bilder (was Sie im linken Teil des Menübandes sehen können). Vielleicht wollten Sie [Shift] + [Strg] + [6] drücken (Standardzahlenformat) oder [Shift] + [6] (das &-Zeichen).

Und schon geht es wieder ...

Und schon geht es wieder …

 

Kästchen verschwinden

Und schon wieder sind die Kästchen verschwunden.

So könnte der Anfang eines Krimis lauten.

Die Frage ist viel weniger spannend: Eigentlich wollte ich eine Zahl oder eine Formel herunterziehen. Geht aber nicht, weil kein Kästchen in der rechten unteren Ecke der Zelle zu finden ist:

Wo ist das Kästchen?

Wo ist das Kästchen?

Ein Blick auf das ganze Tabellenblatt hilft weiter: Es wurden zwei Zellen markiert. Deshalb kann eine Zelle nicht heruntergezogen werden:

In einer anderen Zelle sitzt der Übeltäter.

In einer anderen Zelle sitzt der Übeltäter.

Auch lustig

20160608Ueberschreiben2

Lustig: Ich habe die Funktion Zelle und Info ausprobiert – Excel schreibt glatt den einen Text über den anderen. Das habe ich ja noch nie gesehen!

Lösung: Spalte verbreitern und wieder schmaler machen.

Übrigens: ich konnte den Fehler nicht mehr reproduzieren …

 

Und wo bleibt die Kompatibilität?

Eine unschöne Sache haben wir in der letzten Visio-Schulung festgestellt. Dort ist es möglich an Shapes (graphische Objekte) Daten zu hängen. Diese kann man definieren – beispielsweise als Currency.

Die Daten in Visio

Die Daten in Visio

Normalerweise funktioniert der Datenexport hervorragen. Nicht jedoch, wenn die Daten im englischsprachigen Visio als Currency definiert werden, vom Typ „Euro“ (€). Wird dann der Export durchgeführt, nimmt Visio das Euro-Symbol als Text mit; die Daten stehen nicht als Zahlen in Excel, sondern als Text. So kann eine Summe nicht gezogen werden.

Schade eigentlich, dass beim Datenaustausch auf internationale Unterschiede nicht geachtet wurde.

Leider keine Summe

Leider keine Summe

jetzt aber fix

Ist Ihnen das aufgefallen?

Wenn man in einer längeren Liste die oberste(n) Zeilen fixiert, springt nach unten und anschließend mit der Tastenkombination [Strg] + [Pos1] nach oben – so landet man in der linken Zelle unter der fixierten Zeile.

Bewegt man sich jedoch mit [Strg] + [↑] nach oben, so landet man in der Zelle über der Fixierung. Der fixierte Teil scrollt jedoch nicht mit. Man muss also wieder mit [↓] den Bildschirm nach unten bewegen, um den oberen Teil zu sehen.

nicht ganz oben hin

nicht ganz oben hin

Barrierefrei?

Heute hatte ich einen einarmigen Teilnehmer in meiner Excelschulung.

Bei der Aufforderung: „Drücken Sie die [Strg]-Taste und markieren Sie so mehrere Bereiche“ ist er gescheitert. Ich wusste auch keine Alternative für die Mehrfachselektion.

Allerdings: der Befehl „Wiederholen“ ([Strg] + [Y] oder [F4]), beziehungsweise der Format-übertragen-Pinsel kann diese Lücke (fast) wieder ausgleichen.

OLYMPUS DIGITAL CAMERA

 

Es wird einmal ein Wunder gescheh’n …

Hallo Herr Martin,

ich habe heute das Datum im Kalkulation geändert, das heißt das Monat Dezember gelangt in einer andere Zelle. Und nun funktioniert plötzlich die bedingte Formatierung.

Ich wollte Ihnen nur Bescheid sagen.

Viele Grüße

E. P.

#####

Müssen wir das verstehen, Frau P.?

Ich habe heute in einer Excel-Schulung eine Liste der Monatsnamen eingetragen:

April

Mai

Juni

Juli

August

September

und habe dann „A“ getippt“, um zu zeigen, dass man einen eindeutigen Text eintragen muss – Excel hat mir „August“ vorgeschlagen. Ich habe auch nicht verstanden warum August – denn der April beginnt auch mit „A“. Schulterzucken, schmunzeln und zur Tagesordnung übergehen.

Ich liebe Excel – aber manchmal erstaunt es mich …

schöne Grüße

Rene Martin

Autovervollständigen

Autovervollständigen

 

 

Gehen Sie direkt ins Gefängnis, gehen Sie nicht über Los. Ziehen sie nicht 4000 ein.

Wo ist denn der Schalter? Ich habe eine große Exceltabelle, bei der Zeilen 1:12 und Spalte A fixiert sind. Wenn der Cursor auf dem Tabellenblatt irgendwo weiter unten sitzt, dann bewege ich ihn mit der Tastenkombination [Strg]+[Pos1] nur in B13, aber nicht in A1. Kann ich das einstellen, dass das Sprungverhalten zu A1 führt?

nicht ganz oben hin

nicht ganz oben hin

Nein leider nicht – Sie müssen mit den Pfeiltasten sich in die Zelle bewegen oder mit der Maus diese Zelle anklicken.

Und schon wieder ist einer reingefallen

Sehr geehrter Herr Martin,

als ich in einem Gespräch erwähnte, mich mit Excel zu befassen, wurde ich gleich mit einem für mich nicht lösbaren Problem konfrontiert.

Das Problem besteht darin, daß beim Eintippen der Zahl 100 in eine Zelle diese sofort nach Enter in 1,0 umgewandelt wird.

Ich hatte über rechten Mausklick auf diese Zelle unter Zellen formatieren… nachgesehen, konnte aber nichts finden, was dieses Problem verursacht haben könnte.

Als ich diese Datei auf meinem PC öffnete und die Zahl 100 eingab und mit Enter bestätigte, blieb die 100 stehen und verwandelte sich nicht um in 1,0.

Hätten Sie eine Idee, wie es zu diesem Problem gekommen sein resp. wie man dieses Problem beheben könnte?

Mit freundlichen Grüßen

KF

#####

Ja, Herr F.,
In den Optionen gibt es eine Einstellung „Dezimalstellen automatisch einfügen“. DER Haken muss raus.
Ich hatte das Problem mal und habe die Lösung gefunden und in einem der Artikel auf meiner Seite

Seltsame Zahlen

beschrieben.
Schöne Grüße :: Rene Martin

Sehr geehrter Herr Martin,

Die von Ihnen vorgeschlagene Lösung war die erste, die ich probierte. Dennoch: gab man die Zahl 100 ein und bestätigte die Eingabe durch Enter, wurde daraus die Zahl 1. Es war ja nicht einmal so, daß statt 100 > 1,00 stand, sondern 1,0.

Und wenn man sich über rechten Mausklick die Zellenformatierung ansah, stand dort statt 100 die 1, was ja irgendwie logisch ist, (wenn auch aus unerfindlichen Gründen aus 100 eine 1 wurde, obwohl vorher die 100 eingegeben wurde).

Haken raus!

Haken raus!

und nun …

Liebe Leserinnen, lieber Leser dieses Blogs,

für die nächsten Tage verabschiede ich mich und werde hier keine frechen Kommentare über Excel schreiben. Wer Sehnsucht nach mir hat: Vor einigen Wochen habe ich die Artikel dieses Blogs veröffentlicht:

Erhältlich über jeden Buchladen oder Internetbookshop (auch als e-book):

CoverEN

  • Taschenbuch: 600 Seiten
  • Verlag: Books on Demand; Auflage: 1 (4. Februar 2016)
  • Sprache: Deutsch
  • ISBN-10: 373923167X
  • ISBN-13: 978-3739231679
  • Größe und/oder Gewicht: 18,9 x 3,1 x 24,6 cm
  • Preis: 19,00 Euro

Eine Leseprobe finden Sie unter:

Excel nervt

Vor einigen Tagen habe ich auch ein Übungsbuch zu VBA veröffentlicht:

cover

 

  • Taschenbuch: 496 Seiten
  • Verlag: Books on Demand; Auflage: 1 (24. Februar 2016)
  • Sprache: Deutsch
  • ISBN-10: 3739207159
  • ISBN-13: 978-3739207155

Eine Leseprobe finden Sie unter:

VBA lernen

Ich wünsche Ihnen allen allen ruhige und angenehme Osterfeiertage
Rene Martin

Punkt, Punkt, Komma, Strich

Kennen Sie das? Sie erstellen eine bedingte Formatierung für eine Zelle, beispielsweise für H12. Sie möchten nun diesen Bereich auf die ganze Spalte ausdehnen – klicken in das Textfeld des Managers für Regeln zur bedingten Formatierung, den Sie über Start / Formatvorlagen / Bedingte Formatierung / Regeln verwalten aufrufen. Aber: Doppelpunkt ist nicht! Sie müssen den Bezug löschen und neu eingeben. Oder zuvor die Funktionstaste [F2] drücken.

20160218BedingteFormatierung01

Nach dem Doppelpunkt ...

Nach dem Doppelpunkt …

Nachvollziehbar – trotzdem amüsant

Ist Euch das schon aufgefallen. Gibt man eine Abteilungsnummer oder Artikelnummer 3/3 oder 4.4 oder 5-5 ein, wandelt Excel diese Information in ein Datum um: in den 03. Mrz, 04. Apr oder 05. Mai. Klar. Intern: 03.03.2016, 04.04.2016 und 05.05.2016 – beziehungsweise die aktuelle Jahreszahl)

Gibt man dagegen 3/13, 4.14 oder 5-15 ein, so „erkennt“ Excel, dass es keinen Monat Nummer 13, 14, 15, … geben kann und wandelt diese Informationen um in Mrz 13, Apr 14, Mai 15.

Bei 13/13, 14.14 oder 15-15 bleiben diese Informationen linksbündig als Text stehen – ein mögliches Datum wird dafür nicht gefunden. Ebenso bei 35/1, 35.1, 35-1, …

Logisch, nachvollziehbar aber trotzdem verblüffend

Logisch, nachvollziehbar aber trotzdem verblüffend

Nicht ganz rund, die Sache

Ich weiß, ich weiß – Excel hat Rundungsprobleme. Die Sache mit der Gleitkommadarstellung und -berechnung ist schon hinlänglich beschrieben worden, beispielsweise bei:

http://www.cpearson.com/excel/rounding.htm

Aber ist jemandem schon Folgendes aufgefallen: Trägt man in Excel die Zahlen -0,3 und -0,2 untereinander in zwei Zellen ein, markiert diese und zieht sie nach unten, so klappt es. Ebenso bei -1,3 und -1,2. Jedoch bei -2,3 und -2,2 steht beim Herunterziehen in der entsprechenden Zelle nicht 0 sondern der Rundungsfehler -9,76996261670138E-15. Ebenso bei -3,3 und -3,2. Jedoch taucht dieser Fehler bei den Startwerten -2,4 und -2,3 nicht auf.

Ein seltsam Ding - ganz rund ist es ja nicht ...

Ein seltsam Ding – ganz rund ist es ja nicht …

Übrigens: einen anderen Rundungsfehler erhält man auch bei der Berechnung:

=5*(0,5-0,4-0,1)

es stünde den Spiegeln gut an tiefer nachzudenken bevor sie die Bilder reflektieren (Jean Cocteau)

Ich versteh’s mal wieder nicht … Alles grau da oben. Warum? Da hat jemand bestimmt so einen transparenten Spiegel über mein Excel gelegt … oder so …

Alles grau!

Alles grau!

Wenn Sie in die Titelzeile schauen, dann sehen Sie dort die Lösung: Ein Bild aus Visio (einem Grafikprogramm) wurde eingebettet. Entweder ist das Bild sehr klein oder es befindet sich außerhalb des Bildschirms. Sie finden es über Start / Bearbeiten / Suchen und Auswählen / Inhalte auswählen und: Objekte. Übrigens: Sie hätten es auch an der Registerkarte Zeichentools / Format (ganz rechts) erkennen können …

Ein eingebettetes Objekt - Absicht?

Ein eingebettetes Objekt – Absicht?

Firstletter

Hallo Herr Martin,

In Excel fehlt die Möglichkeit eine Datenüberprüfung/Liste mit der Option „Firstletter“ zu belegen.

Da ich oft Formulare mache mit Datenüberprüfungen, teilweise mit langen Listen, würde diese Funktion also statt das an klicken auf dem Schiebebalken, da ja auch en scrollen nicht funktioniert, viel helfen.

Michael

Nur mit der Maus?

Nur mit der Maus?

Es stimmt – man kann solche Listen mit [Alt] + [↓] öffnen, mit der Pfeiltaste nach unten navigieren und mit [Enter] bestätigen. Viel zu umständlich!

Gib mir die Kekse und niemand wird verletzt!

Ist das ein Bug? Ich weiß nicht warum, aber regelmäßig, wenn ich in Excel etwas ändere, erscheint der Cursor nicht als Strich, sondern als graues Rechteck. Erst wenn ich die Zelle verlasse und wieder reinklicke, ist der Strich wieder da. Kann man das ausschalten? Was ist da los?

Komischer grauer Balken

Komischer grauer Balken

Die Antwort: Nein, das ist kein Bug. Sie drücken sicherlich die [Einfügen]-Taste. Damit ist der Überschreibmodus aktiviert. Jedoch – anders als Word – er wird ausgeschaltet wieder, wenn Sie die Zelle verlassen. Das passiert mir auch ab und zu – ich will die Taste [entf] drücken und drücke dabei zusätzlich die Taste [Einfügen].

Warum darf ich nicht markieren?

Kleines Problem: In einer Datei lassen sich einige Zellen nicht auswählen. Man sieht es bereits am Mauszeiger, dass es nicht funktioniert. Warum nicht?

markieren - geht nicht!

markieren – geht nicht!

Die Antwort: Derjenige, der die Tabelle erstellt hat, hat eine Wiederholungszeile eingestellt. Deshalb sehen Sie zwar die erste Zeile auf der zweiten Seite, können diese aber nicht auswählen, weil sie eigentlich auf der ersten Seite steht und auf der zweiten nur wiederholt wird.

Der Grund!

Der Grund!

Excel zieht seine Kreise

Wir alle wissen, dass die einzelnen Produkte von Microsoft Office nicht konsistent sind – unterschiedliche Tastenkombinationen, Funktionalitäten, die Dialogfelder sehen völlig unterschiedlich aus, inkonsistente Bedienung, … Und so ist es verständlich, wenn Anwender sich im Anwendungsprogramm x das wünschen, was sie in y kennen und lieben. Und dann enttäuscht sind, wenn es diese Sache nicht gibt.

Wir alle kennen die Frage, ob man in Word- oder PowerPoint-Tabellen Zahlen als Währung formatieren kann. Natürlich nicht. Eben fragte mich ein Freund, ob man denn eine Wordtabelle transponieren könne – er hat nach dem Erstellen gemerkt, dass es besser wäre, die Monate oben als Überschrift und die Länder dagegen als Zeilenbeschriftungen einzutragen und nicht umgekehrt. Sorry, geht nicht, war meine Antwort: nach Excel kopieren, dort transponieren und wieder zurück nach Word. Tja. Aber schön, dass wir mal darüber gesprochen haben.

Transponieren - geht nicht in Word.

Transponieren – geht nicht in Word.

Blumen/Texte pflücken während der Fahrt verboten

Meine Kollegin hat häufig lange Texte in einer Exceltabelle. Ich würde gerne die Texte aufteilen und zwar so, dass die erste Zelle bis zum rechten Rand gefüllt ist, der „Rest“ dann in der Zelle daneben steht. Geht das?

Pflücke den Text!

Pflücke den Text!

Ich fürchte, dass das, was Sie möchten, so nicht funktioniert. Excel hat keine Methode zu erkennen, ob die Zelle/Spalte „voll“ ist. Da Sie mit einer Nichtproportionalschrift schreiben, sind die Buchstaben unterschiedlich breit – das „W“ ist breiter als das „i“. Man kann mit dem Assistenten „Text in Spalten“ den Text zerpflücken – allerdings nach einer festen Anzahl Zeichen. Das bewirkt, dass die übrigen Texte länger oder kürzer sind.

Ebenso Funktionen, beispielsweise

=LINKS(A2;65)

=TEIL(A2;66;9999) (der Rest)

oder RECHTS, …

Das Ergebnis wird allerdings nicht besser:

Spalten20151213_2

Schön ist anders - anders schön

Schön ist anders – anders schön

Alles oder nichts?

Hallo Leute,

ist euch das schon einmal aufgefallen: die allseits funktionierende Tastenkombination [Strg] + [A] macht „merkwürdige Dinge in Excel, wenn der Bereich nicht zusammenhängend ist. In den folgenden Screenshots befindet sich der Cursor in den Zellen A1, A2, A3, A4 und A5. Danach wurde [Strg] + [A] gedrückt. Jeweils mit einem anderen Resultat. Ich kann noch keine Gesetzmäßigkeit finden, wann Excel was markiert.

Fazit: Also doch lieber [Strg] + [Leertaste] und anschließend [Shift] + [Leertaste]. Das klappt (soweit ich sehen kann) immer.

Lebensmittel20151201_1

Lebensmittel20151201_2

Lebensmittel20151201_3

Lebensmittel20151201_4

Fünf Mal die gleiche Tastenkombination - fünf verschiedene Markierungen.

Fünf Mal die gleiche Tastenkombination – fünf verschiedene Markierungen.

Armbruch, Beinbruch, Zeilenumbruch

Hilfe!

Ich habe eine Exceltabelle, in der mein Kollege häufig Zeilenumbrüche – also [ALT] + [Return] eingefügt hat. Wie kann ich die ganz schnell löschen?

Viele Zeilenumbrüche

Viele Zeilenumbrüche

Die Antwort: Sie können im Ersetzen-Dialog (Registerkarte Start / Bearbeiten / Suchen und Auswählen oder: [STRG] + [H]) auch nach Formatierungen suchen. Erstaunlicherweise findet Excel die Zeilenumbrüche, wenn Sie die Formatierung in der Registerkarte „Ausrichtung“ aktivieren. Und löscht sie, wenn Sie bei „Ersetzen“ explizit den Zeilenumbruch ausschalten UND die Option „An Zellgröße anpassen“ einschalten.

Ich sehe was, was du nicht siehst …

Können Sie mir helfen? Ich dachte, ich hätte es gefunden. In den Optionen in Excel gibt es den Befehl „Steuerzeichen anzeigen“. Ich dachte, dass man damit die Leerzeichen (und Zeilenschaltungen) anzeigen lassen kann. Aber Pustekuchen – geht wohl doch nicht. Oder mache ich etwas falsch?

Steuerzeichen ?!?

Steuerzeichen ?!?

Nicht ganz. Normalerweise ist diese Option in Excel ausgeblendet.

Normalerweise so.

Normalerweise so.

Sie sehen sie nur, wenn Sie mit Schriften arbeiten, die von rechts nach links laufen: Arabisch, Hebräisch, Persisch und andere. Dann wird der Cursor angezeigt – mit einem Haken, der verdeutlicht, dass nun die Textlaufrichtung von rechts nach links eingestellt wurde. Die Leerzeichen kann man auch in Excel 2016 leider noch immer nicht sichtbar machen.

Steuerzeichen !

Steuerzeichen !

Was du heute kannst besorgen, …

Ich liebe die Tastenkombination [Strg]+[.], mit der ich ein Datum in eine Zelle einfügen kann. Sogar, wenn ich Text in die Zelle schreibe, also beispielsweise „überprüft am [Strg]+[.]“.

Seltsam – ich kann in einem Kommentar diese Tastenkombination verwenden, aber nicht in der Kopfzeile oder Fußzeile. Ich möchte nicht die Funktion „Datum“ verwenden, da dies das aktuelle Datum einfügt. Ich hätte gerne das Datum festgeschrieben und mit dem Umweg über das Tippen des Datums erspart.

Kein heute in Sicht

Kein heute in Sicht

Das ist richtig: an einigen wenigen Stellen funktioniert sie – an vielen leider nicht. Dazu gehören:

  • Kopf- und Fußzeile
  • Suchen und Ersetzen
  • Formen
  • SmartArts
  • Textfelder

Dafür funktioniert die Tastenkombination in Diagrammen und Kommentaren.

today is only yesterday’s tomorrow

Hallo Herr Martin,

ich erhalte regelmäßig Daten von einem System (ORBIS). Diese muss ich anschließend filtern. Nun passiert es regelmäßig, dass er in Den Spalten, in denen sich ein Datum befindet, nicht „Datumsfilter“ anzeigt, sondern „Textfilter“. Ich benötige aber Datumsfilter. Was ist da los?

Falsches Datum

Falsches Datum

Die Antwort: Viele Datenbanksystem „schieben“ beim Excelexport Text unter die Zahlen oder Datumsangaben. Erstaunlicherweise kann man das weder sehen noch per Formatierung ändern.

Die Lösung: Sie müssen diese „falsche“ Datumsspalte markieren und mit dem Assistenten Daten / Text in Spalten in das überführen, was eigentlich drin ist.

Weitere Lösungsansätze finden Sie in meinem Artikel vom 09. Jan 2015 „SAP & co

Mein Gedächtnis ist schlecht. – Wie schlecht? – Wie schlecht ist was?

Ich verstehe es nicht. Kennen Sie einen Rat?

Ich habe eine Tabelle mit Abteilungsnummern. Da einige Abteilungen in der Form 4.2.2 oder 3.1.5 vorliegen, muss ich sie als Text formatieren oder ein Apostroph voranstellen. Soweit so gut.

Da ich das Apostroph nicht mag, ignoriere ich den „Fehler“ (es ja kein Fehler).

Fehler: ignorieren!

Fehler: ignorieren!

Sieht prima aus:

klasse!

klasse!

Allerdings: Sobald ich die Abteilungsnummer ändere – beispielsweise von 4.1.1 zu 4.1.5 – erscheint das grüne Eck von Neuem. Ich wollte doch den Fehler ignorieren:

hallo - ich bin wieder da!

hallo – ich bin wieder da!

Die Antwort: Excel hat nur die globale Einstellung: „Fehlerüberprüfung nicht aktivieren“ in den Optionen oder kann lokal einen Fehler zu ignorieren. Sobald der Inhalt geändert wird, wird die Fehlerüberprüfung wieder aktiviert. DAS kann man leider nicht abstellen – das heißt: es gibt keine Option HIER bitte nicht mehr fragen. Das heißt: Sie müssen sich leider für eine der beiden Varianten entscheiden: IMMER deaktivieren oder lokal ausschalten, und wenn die Informationen geändert werden, dann erneut ausschalten.

Komische Uhrzeit

Ich wollte nur einen kleinen S-Bahn-Fahrplan erstellen. Da die S-Bahn alle 20 Minuten fährt, habe ich zwei Spalten mit den Uhrzeiten eingetragen, markiert und rübergezogen. Aber irgendwie will der nicht …

Komische Uhrzeiten

Komische Uhrzeiten

Die Antwort können Sie selbst erkennen: Sie haben keine Uhrzeiten eingetragen, sondern diese als Text gekennzeichnet (’05:11 statt 05:11). Deshalb erkennt Excel diese nicht als Uhrzeiten und zählt nur die „Zahlen“ weiter.

Automatische Rechtschreibprüfung

Ich vermisse die automatische Rechtschreibprüfung in Excel. Wo kann ich sie denn einschalten? In Word ist sie immer automatisch da.

Word prüft automatisch - Excel nicht!

Word prüft automatisch – Excel nicht!

Die Antwort finden Sie in den Optionen / Dokumentprüfung. Während man in Word dort die „Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen“ kann, gibt es dafür in Excel leider keinen Schalter. Sie müssen also die „manuelle“ Rechtschreibung (Registerkarten „Überprüfen“ oder [F7] im Nachhinein über das Dokument laufen lassen.

 

Heute hier morgen dort …

Ich verstehe es nicht. Ich habe eine Spalte vom Typ „Text“ formatiert und trage dort unsere Abteilungsnummern ein. Ich muss sie als Text formatieren, weil wir Nummern in der Form 4.2, aber auch 4.4.4 oder 3.1.2 haben. Excel würde aus allen Abteilungsnummern ein Datum machen. Erstaunlicherweise zeigt er nur bei den Abteilungen der x und x.x.x eine Fehlerüberprüfung (ein grünes Eck) an. Interessant, nicht wahr?

Das grüne Eck erscheint nicht bei allen Abteilungen

Das grüne Eck erscheint nicht bei allen Abteilungen

Ja, wirklich interessant. Übrigens: Wenn Sie in eine Zelle die Abteilungsnummer mit einem Hochkomma eingeben, also: ‚3.1.1 erhalten Sie auch eine Fehlerüberprüfung, bei 3.1 nicht.

kann Spuren von Erdnüssen und anderen Nüssen enthalten

Hallo zusammen.

Ich erhalte eine Excelliste mit Postleitzahlen von einem bestimmten System. Dummerweise werden die Zahlen mit dem Zahlenformat „Standard“ gespeichert, so dass bei den deutschen Postleitzahlen, die mit einer 0 beginnen (beispielsweise Dresden) diese entfernt wird. Nun habe ich mit einer Formel

=TEXT(G2;“00000″)

dieses Problem bereinigt und kann die Liste prima für meine Word-Serienbriefe verwenden. Zum Glück lässt diese Formel die Postleitzahlen aus Österreich und der Schweiz in Ruhe, weil sich dort ein Text (A, bzw. CH) in der Zelle befindet. Trotzdem macht es mich stutzig, weil dort steht

„… auf eine Zelle, die einen numerischen Wert enthält.“

A-1012 enthält doch auch einen numerischen Wert, oder?

Enthält numerischer Wert?!

Enthält numerischer Wert?!

Die Antwort: die Übersetzung ist nicht ganz glücklich – gemeint ist: in der Zelle steht ein numerischer Wert – kein Text-Zahl-Gemisch – das ist für Excel ein Text.

Wenn Sie alle Zellen aus einer Excel-Arbeitsmappe in die aktuelle Arbeitsmappe einfügen möchten, müssen Sie die Daten in die erste Zelle (A1 oder Z1S1) einfügen.

Ich habe ja schon viel gesehen – aber DIESE Fehlermeldung kenne ich nicht. Was heißt DAS?

was soll ich?

was soll ich?

Die Antwort: Sie haben alle Zellen eins Tabellenblattes kopiert (links oben in die Ecke zwischen A und 1 geklickt). Diese 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten versucht auf ein zweites Arbeitsblatt einzufügen. Allerdings haben Sie dort nicht die Zelle A1 ausgewählt, sondern eine andere, beispielsweise A2. Nun hat Excel „nur“ noch 1.048.575 Zeilen zur Verfügung – in diese kann es jedoch die 1.048.576 Zeilen nicht einfügen. Daher diese Meldung.

Ihr, die ihr hier eintretet, lasst alle Hoffnung fahren

Ja, schön wär es – wenn doch wenigstens reinkäme.

Warum lässt mich Excel nicht in das Namensfeld, damit ich dort den Zellnamen (beispielsweise A1) eintragen kann, um den Cursor dorthin zu setzen?

Nicht jeder darf rein!

Nicht jeder darf rein!

Die Antwort sehen Sie rechts neben dem Namensfeld. Dort erkenne ich an dem „x“ und dem Haken, dass Sie noch am Schreiben sind, das heißt, noch nicht die Eingabe abgeschlossen haben. Deshalb dürfen Sie auch nicht die Position des Cursors ändern.

Bedingte Formatierung kaputt

Hallo Herr Martin,

in einer Datei darf ich die Bedingte Formatierung nicht verwenden. Warum?

Keine Bedingte Formatierung

Keine Bedingte Formatierung

Die Antwort finden Sie in der Titelzeile: Sie haben die Datei freigegeben (Registerkarte „Überprüfen“). Entweder – oder – übrigens einige andere Funktionen (Zellen verbinden, dynamische Tabelle, Zeilen und Spalten einfügen, …) funktionieren in diesem Modus auch nicht.

Solver

Ich habe in einer Firma im Rahmen einer Excel-Schulng den Solver installiert. Nach einem Neustart von Excel erhalte ich folgende zwei Meldungen, beim Klick auf die Registerkarte „Daten“. Vor allem die zweite besticht durch durch ihre Aussagekraft. Ich habe den Solver danach wieder deinstalliert.

Solver

Solver

Solver02

Wiederholen – genug ist genug

Ich liebe die Taste [F4]. Mit ihrer Hilfe kann man die letzte Aktion wiederholen. Tolle Sache. Auch [Strg]+[Y] macht das Gleiche. Aber bei [F4] muss ich nur eine Taste drücken. Allerdings: Wenn ich einen Text kopiere und einfüge, dann kann ich ihn mit Wiederholen (F4) nur noch EIN Mal wieder einfügen. Danach funktioniert der Befehl nicht! Übrigens auch nicht [Strg] + [Y].

Wiederholen funktioniert beim Kopieren-Einfügen nur ein Mal.

Wiederholen funktioniert beim Kopieren-Einfügen nur ein Mal.

Das ist richtig – keine Ahnung warum! Also doch mit zwei Fingern: [Strg] + [V].

Wem die Stunde schlägt

Was ist denn das? Ich wollte in einer Spalte sicherstellen, dass der Anwender nur Uhrzeiten eingibt. Aber ich scheitere schon bei der Verwendung des Dialogs „Datenüberprüfung“.

Ist 24:00 keine Uhrzeit?

Ist 24:00 keine Uhrzeit?

Das ist richtig und merkwürdig. Excel erlaubt bei Uhrzeiten nur Werte zwischen 0:00 und 23:59. Wenn Sie eine Spalte haben, in der Stunden eingetragen werden, beispielsweise: 40:00 oder 36:00 oder 18:00, müssen Sie auf die Option „Dezimal“ zurückgreifen. Dort müssen Sie allerdings die Grenzen dezimal eintragen, also statt 48:00 (Stunden) muss der Wert 2 (Tage) eingegeben werden.

Wenn das die Lösung ist will ich lieber mein Problem zurück…

Eigentlich wollte ich nur einen Hyperlink einfügen. Doch dann habe ich gemerkt, dass sämtliche Symbole der Registerkarte „Einfügen“ ausgegraut sind. Nicht nur Hyperlink – ich darf auch keine Diagramme mehr erstellen.

Nichts geht mehr - fast nichts.

Nichts geht mehr – fast nichts.

Ein Blick in die anderen Registerkarten lässt mich erschauern: Auch dort ist einiges inaktiv:

Das Grauen setzt sich fort.

Das Grauen setzt sich fort.

Die Antwort: Hätten Sie genau hingeschaut, hätten Sie festgestellt, dass neben dem Dateinamen in der Titelleiste der Text „Freigegeben“ steht. Das bedeutet: Jemand hat über Überprüfen / Änderungen die Option Änderungen nachverfolgen eingestellt. Sie verbietet einige Aktionen, beispielsweise das Einfügen von Diagrammen, von Zeilen und Spalten, von Hyperlinks, …

Änderungen nachverfolgen

Änderungen nachverfolgen

Wo ist das verflixte Telefon?

Ich gestehe: ich habe zirka fünf Minuten gesucht. Ich habe eine Datei erhalten, über die jemand sagte, dass in einer Zelle ein merkwürdiges Zeichen sei, das er nicht löschen könne. Mein Hinweis, dass die Funktion SÄUBERN dieses Zeichen möglicherweise „wegputzt“ wurde nicht bestätigt. Ich habe mir dann die Datei schicken lassen:

Das Telefon

Das Telefon

Der Blick in die Bearbeitungsleiste zeigt mir, dass die Zelle leer ist. Das Symbol steht auch nicht ein einer anderen Zelle, die mit dem Befehl „über Auswahl zentrieren“ in der Zelle A6 dargestellt wird. Das Verbinden von Zellen, rechtsbündig, an der Unterkante ausrichten, … brachte keinen Erfolg:

Wo ist das Telefon?

Wo ist das Telefon?

Das Telefon befindet sich wirklich in der Zelle wie das Einfügen von Zeilen bewies:

Das Telefon lässt sich verschieben, aber ist nicht auffindbar.

Das Telefon lässt sich verschieben, aber ist nicht auffindbar.

Ich gesteht: Ich habe zufällig Entdeckt, dass das Telefon kein Sonderzeichen (Wingdings?) war, sondern ein Bild, das AUF der Tabelle liegt. Der sich ändernde Mauszeiger liefert den entscheidenden Hinweis:

DA ist das Telefon!

DA ist das Telefon!

Und dann war klar: markieren und löschen!

Und so geht es fort!

Und so geht es fort!

Optionen – nicht optimal!

Frage: Warum darf ich manchmal nichts in den Optionen ändern?

Die Exceloptionen sind inaktiv

Die Exceloptionen sind inaktiv

Die Antwort: Mit Sicherheit haben Sie die Eingabe der letzten Zelle noch nicht bestätigt. Nachdem Sie auf die Office-Schaltfläche geklickt haben, legt sich das Menü über die Bearbeitungsleiste, so dass das „x“ und der Haken verdeckt sind. Also: Abbrechen, Eingabe bestätigen – dann funktioniert es.

Übrigens: In Excel 2010 und 2013 wurde dieser „Anwenderfehler“ verbessert: Wenn Sie dort auf „Datei“ klicken, wird automatisch die Eingabe bestätigt.

Ich mache nicht alle Fehler selbst … ich gebe auch anderen eine Chance …

meistens …

Was habe ich denn jetzt falsch gemacht? Wenn ich „Position 1“ schreibe, am Kästchen runterziehe, dann erhalte ich Position 2, Position 3, Position 4, … Klar. Wenn ich aber „Position 2“ und „Position 4“ schreibe, markiere, dann müsste er doch eigentlich so weiterzählen: Position 6, Position 8, Position 10, … Pustekuchen! Er macht etwas ganz Komisches!

seltsame Zählung

seltsame Zählung

Die Antwort: Wenn Sie genau hinschauen – Sie haben nicht Position 2 und Position 4 geschrieben, sondern Positon 4 – deshalb interpretiert Excel die beiden Texte als unterschiedliche Texte (was sie ja auch sind) und zählt 2 – 4 – 3 – 5 – 4 – 6 – 5 – …

Übrigens: ersteaunlicherweise: bei den beiden Texten „Position 1“ und „Position  2“ (mit zwei Leerzeichen) übergeht Excel das doppelte Leerzeichen – DIESE beiden Texte werden als gleich angesehen – dort funktioniert es.

Texte erscheinen

Das ist mir ja noch nie in Excel aufgefallen:

Wird eine Zelle mit dem Zahlenformat „Buchhaltung“ formatiert, trägt man dort nun den Text „xxx“ ein:

xxx

xxx

so erscheint plötzlich sehr viel Text in der Zelle:

Plötzlich viel Text

Plötzlich viel Text

Wunder über Wunder …

Die Antwort kenn‘ ich wohl – allein mir fehlt die Frage

Ich weiß nicht, wann Excel das macht – logisch ist es nicht:

Rauten

Rauten

In der Spalte stehen Texte – lange Texte – aber einige werden durch Zahlenzeichen (Rauten) gekennzeichnet – so als wären es Zahlen, die nicht in die Zellen passen. Diese Anzeige dürfte eigentlich nicht erfolgen.

Wird eine Zelle als Buchhaltung formatiert, wird dort ein langer Text eingefügt, dann wird er manchmal als „zu lange Zahl“ angezeigt. Die Lösung: man muss die Zelle(n) mit dem Zahlenformat „Standard“ formatieren. Dann wird der Text wieder sichtbar dargestellt.

Nicht konsequent, aber nützlich

Ist Ihnen folgendes Phänomen schon aufgefallen? Wenn Sie in eine Zelle „Mai 2015“ eintragen, wird es als Datum erkannt. Excel wandelt es intern als 01.05.2015 um und zeigt Mai 15 an. Okay. Wenn Sie es herunterziehen, wäre zu erwarten, dass er das „interne Datum“, also den 01. Mai weiterzählt zum 02. Mai, 03. Mai, … Nein! Excel verwendet hier die an der Oberfläche sichtbare Formatierung Mai 15 und zählt die Monate weiter. Nicht logisch, nicht konsequent, aber praktisch!

Datum weiter zählen

Datum weiter zählen

Mindestens ein Symboldatenbereich überlappt

Was sagt mir dieser Hinweis: „Mindestens ein Symboldatenbereich überlappt. Passen Sie die Werte des Symboldatenbereichs an, sodass die Bereiche nicht überlappen.“

Bedingte Formatierung

Bedingte Formatierung

Die Antwort: Wenn Sie genau diese Daten anschauen, stellen Sie fest, dass Sie für die grünen Pfeile als Bedingung >= 20000 eingetragen haben. Für die gelben jedoch >=100000. Ein Tippfehler? Die Bedingte Formatierung verlangt eine absteigende Wertereihenfolge, beispielsweise:

>=200.000

>=100.000

Manchmal nervt er

Natürlich weiß, dass ich eine Abteilungsnummer 3.2 oder Artikelnummer 12-11 als Text formatieren muss. Bei 35.1 oder 9-9-9-9 „versteht“ Excel, dass es sich hierbei um kein Datum handeln kann. Aber dass Excel behauptet, ich hätte ich mich bei der Eingabe von -3.12 vertippt, das ist doch frech, oder?

Warum versteht er das nicht? Das ist doch gar kein Datum!

Warum versteht er das nicht? Das ist doch gar kein Datum!

Plötzlich Datum …

Hallo Herr Martin,

ich hatte bei Ihnen im Jahr 2013 einen Excel Kurs 😉

Leider bin ich jetzt an meine Grenzen gestoßen… 🙁

Habe von einem Kunden aus China „.txt“ Dateien mit sehr vielen Daten erhalten. (siehe Anhang)

Diese wollte ich nun ins Excel importieren um die Daten entsprechend grafisch (Kurve, Diagramme) darzustellen.

Die ersten 54 Zeilen werden auch korrekt importiert (dargestellt). Jedoch ab Zeile 55 Spalte 1 stellt er die „ursprünglichen“ Daten teilweise als Datumsformat dar.

Ich möchte jedoch alle Zellen als reine Daten (Zahl) im Excel haben.

Vielleicht können Sie mir helfen?

Besten Dank im Voraus J

Plötzlich Datum

Plötzlich Datum

Hallo Herr N.,

Sie müssen beim Importieren der Liste beim letzten Schritt angeben, dass die Informationen nicht als Datum (Standard) interpretiert werden sollen, sondern als Text. Dann klappt es.

Das gleiche Ergebnis haben Sie, wenn Sie in eine Zelle 0.84 eintragen. Nichts passiert, weil Excel das nicht als Datum „versteht“. Jedoch bei 1.2 „denkt“ er, dass es hierbei um ein Datum handelt. Die Lösung: VORHER als Text formatieren:

liste20150501

So klappt der Import

So klappt der Import

Doppelklick geht nicht!

Komisch! In der letzten Excelschulung habe ich gelernt, dass der Doppelklick auf das kleine untere Kästchen dafür sorgt, dass die Formel runtergezogen wird. Bei mit klappt das aber nur manchmal. Warum?

doppelklick20150328_1

Die Antwort: Achten Sie auf den Mauszeiger. Er muss ein kleines, schwarzes Kreuz bilden. Wenn Sie den Cursor etwas zu weit rechts oder links positioniert haben, erhalten Sie ein anderes Symbol (einen weißen Pfeil oder ein dickes, weißes Kreuz). Bei einem Doppelklick, wird entweder die Position der Zelle verändert oder die Zelle editiert.

Mit einem Doppelklick kann man herunterziehen.

Mit einem Doppelklick kann man herunterziehen.

Achten Sie dabei auch darauf, dass die Spalte links daneben gefüllt ist. In Excel 2013 beachtet Excel den „zusammenhängenden“ Bereich – das heißt: wenn „Lücken“ in der Spalte links davon ist, wird die Formel so weit heruntergezogen, wie die längste Spalte daneben gefüllt ist. Excel 2007 beachtet jedoch nur die Spalte direkt daneben.

 

Sprunghaft

Hallo zusammen,

ich lege gleich mal mit meinen „Problemchen“ los. Eigentlich sind es nur zwei Kleinigkeit, aber beim Arbeiten mit Excel macht mich das total Wahnsinnig

Problem 1:
Wenn ich eine Zelle bearbeite (Cursor ist also in der Zelle) und die Tab-Taste drücke passiert nichts, eigentlich sollte aber die nächste Zelle markiert werden.

Problem 2:
Nehmen wir an, im Excel-Fenster werden die Spalten A bis K angezeigt.
SOLL-Situation: Ich markiere eine Zelle in der Spalte A (Beispiel: A1) und drücke anschließend die Tabulator-Taste, dann sollte die Zelle rechts neben der gerade bearbeiteten Zelle markiert werden (Bsp.: B1). So kennt es sicher jeder, ist ja auch eigentlich normal, aber bei mir ist es anders.

IST-Situation: Ich markiere eine Zelle in der Spalte A (Beispiel: A1) und drücke anschließend die Tabulator-Taste, dann wird in der selben Zeile die Zelle in der Spalte markiert, die rechts neben der Spalte liegt, die zuvor ganz rechts angezeigt wurde (Bsp.: AF11) und die jetzt markierte Zelle wird am linken Bildschirmrand ausgerichtet.

Jetzt hat vermutlich niemand verstanden, was ich meine, deshalb ein Bild im Anhang. (Achtet auf die Spalten! Es wurde NUR die Tab-Taste zwischen den beiden Screenshots gedrückt.)

Hat einer ne Ahnung wie ich das beides umstellen kann??? Das geht mir echt tierisch auf die Nerven!!!

Danke schon mal und schönen Gruß

Die Antwort: Sicherlich haben Sie in den Optionen „Alternative Bewegungstasten“ eingeschaltet. Dann weist er das Verhalten auf, das Sie oben beschrieben haben:

Alternative Bewegungstasten

Alternative Bewegungstasten

Slash, slash, Komma, Strich …

Eigentlich wollte ich nur die Liste meiner Ordner in Excel eintragen. Aber es geht einfach nicht. Warum?

Slash-Verbot

Slash-Verbot

Die Antwort finden Sie in den Optionen (Kategorie „Erweitert“): Dort wird der Slash als Taste zum Bewegen in die Multifunktionsleiste verwendet. Das kann man ausschalten. dann können Sie auch die Liste Ihrer Ordner in Excel eintragen.

Einfach den Schrägstrich rausnehmen ...

Einfach den Schrägstrich rausnehmen …

Statuszeile – warum hat er so viele Funktionen?

Ich sehe ab und zu meinem Kollegen über die Schulter? Er hat in der Statuszeile ganz viele Funktionen. Ich normalerweise nicht. Okay, ab und zu steht dort eine Funktion – die Summe. Warum hat er so viele?

Seine Statuszeile

Seine Statuszeile

statuszeile20150312_2

Meine Statuszeile

Meine Statuszeile

Die Antwort: Wenn Sie nur eine Zelle markieren, „sieht Excel keinen Grund darin“, diese Zahl zu summieren oder die Anzahl der gefüllten Zellen der Markierung zu zählen. Wenn sie jedoch mehrere Zellen markieren, erscheinen die Funktionen in der Statuszeile. Sie können den Umfang über das Kontextmenü erweitern.

Mehr Funktionen in der Statuszeile

Mehr Funktionen in der Statuszeile

ich will aber alles!

Kennen Sie das Problem? Ich habe eine Exceltabelle, in der ich eine Weile arbeite. Irgendwann habe ich zufällig festgestellt, dass einige der Symbole ausgegraut sind – ich darf einfach nicht alles. Haben Sie eine Ahnung warum?

alles20150310_1

alles20150310_2

alles20150310_3

Alles geht nicht! Es geht einfach nicht alles!

Alles geht nicht!
Es geht einfach nicht alles!

Die Antwort: Auch in Excel 2013 werden noch immer die Excel 4.0-Makros mitgeführt. Möglicherweise haben Sie ein neues Tabellenblatt als Makroblatt erstellt (so konnte man es vor gefühlten 100.000 Jahren machen). Darin kann ich zwar Daten eintragen und rechnen, aber einige Funktionalitäten von Excel sind deaktiviert.

Sehen Sie mal im VBA-Editor ([Alt] + [F11]) nach – wenn dort das Tabellenblatt nicht aufgelistet ist, haben Sie sicherlich ein solches Makroblatt erstellt:

Das Blatt wird nicht aufgeführt.

Das Blatt wird nicht aufgeführt.

Entweder haben Sie über das Kontextmenü „Einfügen“ ein solches Blatt eingefügt oder mit der Tastenkombination [Strg] + [F11] statt [Umschalt] + (F11]

Ein "falsches" Blatt wird eingefügt ...

Ein „falsches“ Blatt wird eingefügt …

Ohne einen einzigen Feiertag

Warum klappt das nicht? Ich habe versucht – genau wie im Internet erklärt – einen Kalender zu erstellen. Ich habe die Feiertage berechnet und versuche auf meinem Kalender die Feiertage mit der Funktion ZAEHLENWENN anzeigen zu lassen. Aber er tut es nicht. Nicht einen einzigen Feiertag!

Die bedingte Formatierung funktioniert nicht.

Die bedingte Formatierung funktioniert nicht.

Die Antwort: Sie haben statt ZÄHLENWENN ZAEHLENWENN geschrieben. Erstaunlicherweise übergeht die bedingte Formatierung Tippfehler in den Funktionsnamen und – liefert gar nichts!

Mit ZÄHLENWENN funktioniert es!

Mit ZÄHLENWENN funktioniert es!

 

TEILERGEBNIS – gar kein tolles Ergebnis

Was mache ich falsch? Ich wollte – genau wie mein Kollege – Teilergebnisse in ein Tabelle einfügen. Der Assistent ist easy – dachte ich – aber das Ergebnis alles andere als cool. Oder?

Teilergebnis - cool ist das nicht!

Teilergebnis – cool ist das nicht!

Die Antwort: Sie müssen die Daten zuerst sortieren – dann erhalten Sie ein voll cooles Ergebnis. Der Assistent sortiert leider nicht automatisch.

Wenn man vorher sortiert, sieht das Ergebnis viel besser aus.

Wenn man vorher sortiert, sieht das Ergebnis viel besser aus.

Transponieren – nicht nur in der Musik

Ich erhalte oft Listen. Dummerweise sind häufig Zeilen und Spalten vertauscht. Ich weiß, dass man sie transponieren kann. Ich habe es genau so gemacht wie immer: markiert, kopiert, Inhalte einfügen / Transponieren. Aber heute kommt eine merkwürdige Fehlermeldung. Warum?

Transponieren ....

Transponieren ….

... und eine Fehlermeldung

… und eine Fehlermeldung

Die Antwort: Sie dürfen die Daten, die Sie transponieren, nicht an die gleiche Stelle einfügen, an der sich die Daten befinden. Sie müssen sie an eine andere Stelle kopieren. Die Auswahl spielt dabei keine Rolle.

Übrigens: Hier ist Excel nicht konsequent: beim Inhalte Einfügen darf ich auch an der gleichen Stelle die Inhalte einfügen, beispielsweise wenn ich die Formeln durch die Werte ersetzen möchte. Aber nur bei diesem Punkt nicht. Also: Andere Stelle und alte Daten löschen … marsch, marsch!

Transponieren - aber nur an eine andere Stelle

Transponieren – aber nur an eine andere Stelle

Tastenkombinationen

Ich verstehe es nicht. Wir hatten bis vor Kurzem Excel 2007. Dort konnte ich bequem mit den Tasten [Strg] + [Shift] + [1] … [6] Zahlen formatieren. Aber irgendwie geht das nicht mehr so richtig.

P1070324

Die Antwort: Stimmt in Excel 2003 und 2007 waren belegt:

[Strg] + [Shift] + [1] -> Zahl mit zwei Nachkommastellen

[Strg] + [Shift] + [2] -> Zahl; wissenschaftliche Schreibweise

[Strg] + [Shift] + [3] -> Datum

[Strg] + [Shift] + [4] -> Währung

[Strg] + [Shift] + [5] -> Prozentzahl

[Strg] + [Shift] + [6] -> Standardzahlenformat

In Excel 2010 und 2013 wurde die Tastenkombination [Strg] + [Shift] + [3] entfernt – jetzt kann man Zahlen als Datum mit [Strg] + [#] formatieren. Dafür schaltet [Strg] + [#] nicht mehr in die Formelanzeige um, wie früher. Das ist leider nicht konsequent! Ich vermute, da hat jemand bei Microsoft nicht aufgepasst. Ist das ein Trost – auch in der englischsprachigen Version funktioniert ab Excel 2010 [Strg] + [Shift] + [3] nicht mehr.

Doppelklick – und schwupp – weg ist er

Wenn ich früher auf eine Zelle einen Doppelklick gemacht habe, zeigte er mit den Inhalt der Zelle, beispielsweise die Formel, an. Seit einer Weile funktioniert das nicht mehr – mit einem Doppelklick hüpft er zur Seite. Ach ja – ich bin ganz sicher, dass ich weder auf den Rand der Zelle noch auf das Kästchen einen Doppelklick gemacht habe.

Doppelklick auf die Zelle

Doppelklick auf die Zelle

... und schwupp - weg ist er!

… und schwupp – weg ist er!

Die Antwort: Sehen Sie mal in den Optionen nach. Sicherlich haben Sie die Option „Direkte Zellbearbeitung zulassen“ ausgeschaltet.

Direkte Zellbearbeitung - wenn nicht, dann werden die Zellen markiert, mit denen Excel rechnet.

Direkte Zellbearbeitung – wenn nicht, dann werden die Zellen markiert, mit denen Excel rechnet.

Übrigens: die Funktionstaste [F2] funktioniert immer – egal welche Option Sie eingeschaltet haben.

Mini-Kommentar

Manchmal sehe ich so einen kleinen Kommentar. Warum?

Sehr "dünner" Kommentar

Sehr „dünner“ Kommentar

Die Antwort: Wenn Sie einen Kommentar in die erste Zeile einfügen, diese Zeile fixieren und befinden sich nun weiter unten im Tabellenblatt, dann schafft es Excel nicht, den gesamten Kommentar anzuzeigen.

Die Lösung: Fügen Sie entweder den Kommentar in eine andere Zelle ein oder heben Sie die Fixierung auf. Oder blenden Sie den Kommentar ein und vergrößern ihn nun „per Hand“ mit der Maus.

Varus, Varus, wo sind deine Optionen?

Warum darf ich nichts in den Optionen eintragen? Habe ich keine Berechtigung? Hat mir der Systembetreuer die Optionen weggenommen – so wie Arminius den Römern die Truppen – damals …?

Optionen sind inaktiv

Optionen sind inaktiv

Die Antwort: In Excel 2007 sind die Optionen inaktiv, wenn sich der Cursor in einer Zelle befindet. Sie müssen erst die Eingabe beenden. Dann gelangen Sie in die Optionen. Leider sieht man den linken Teil der Bearbeitungsleiste nicht – denn sonst würde man dort den Haken und das „x“ sehen – als Zeichen dafür, dass Sie noch am Schreiben sind und die Eingabe noch nicht beendet haben.

Übrigens: In Excel 2010 und 2013 wurde das geändert – sollte sich dort der Cursor noch in einer Zelle befinden, so wird die Eingabe automatische bestätigt, wenn Sie über „Datei“ in den Backstagebereich wechseln.

Einfügen, einfügen – immer nur einfügen …

Ich habe gestern eine Excelschulung besucht. Der Trainer hat immer gesagt „klicken Sie auf Einfügen!“ Ich habe immer falsch geklickt. Warum hat er das nicht richtig gesagt?

so viel einfügen ...

so viel einfügen …

Das ist ein sprachliches Problem … An mehreren Stellen verwendet Excel den Begriff „Einfügen“. Eigentlich hätte der Trainer genau sagen müssen – „Klicken Sie auf die Registerkarte „Einfügen“ oder Klicken Sie im Register „Start“ in der Gruppe „Zwischenablage“ auf das Symbol „Einfügen“ oder: Klicken Sie im Register „Start“ in der Gruppe „Zellen“ auf den Befehl „Einfügen / Blatt einfügen“ oder ähnliches.

Übrigens: Kopieren und Einfügen heißt im Englischen Copy & Paste – also eigentlich (hinein)kleben – wurde also im Deutschen anders übersetzt. Deshalb findet sich in der englischen Multifunktionsleiste nur zwei Mal der Befehl „Einfügen“ – als Beschriftung einer Registerkarte und als Symbol im Register „Home“.

Umgekehrt: Auch „Seitenlayout“ gibt es als Registerkarte und als Symbol (in „Ansicht“) – im Englischen „Page Layout“. Auch „Überprüfen“ und „Datenüberprüfung“ kann man leicht verwechseln … (im Englischen: „Review“ und „Data Validation“ …)

Insert (und Paste)

Insert (und Paste)

Bin ich nicht kompatibel?

Warum zeigt Excel in der Statuszeile „Kompatibilitätsmodus“ an? – Ich habe die Datei doch als Excel 2013 im XLSX-Format gespeichert?

Kompatibilitätsmodus

Kompatibilitätsmodus

Die Antwort: Wenn Sie eine XLS-Datei öffnen und in der aktuellen Version (XLSX) speichern, so hat Excel die Datei noch nicht „konvertiert“. das können Sie beispielsweise daran erkennen – das Tabellenblatt hat „nur“ 65.536 Zeilen. Erst wenn Sie die Datei schließen und wieder öffnen, haben Sie den vollen Umfang von 1.048.576 Zeilen zur Verfügung.

Mein Excel ist meiner Zeit voraus

Nun habe ich eine Frage. Ich habe eine Liste, in der ich Aufträge eintrage – mit Datum und Stunden und so weiter. Vor Kurzem hat mein Kollege diese Datei „in den Fingern“ gehabt, etwas von „Verbesserung“ gemurmelt; aber – nachdem ich die Datei nun geöffnet habe, waren sämtliche Datumsangaben um vier Jahre und einen Tag in die Zukunft verschoben. Haben Sie eine Erklärung hierfür?

Die ursprüngliche Datei

Die ursprüngliche Datei

Die gleiche Datei nach Änderung

Die gleiche Datei nach Änderung

Die Antwort: Ich lese es leider oft in Büchern und Internetforen; aber ich rate davon ab. Excel beginnt seine Datumsberechnungen im Jahre 1900. Das hat zur Folge, dass man weder ein Datum vor dem 01.01.1900 eingeben kann noch eine negative Uhrzeit (sie würde nun auch als Datum/Uhrzeit vor 1900 interpretiert werden). Viele umgehen nun das Problem mit negativen Uhrzeiten, indem sie das Datum im Jahre 1904 beginnen lassen – somit könnten sie einige Stunden (und Tage) mit negativen Uhrzeiten umgehen. Das Problem dabei ist jedoch: Befinden sich in dieser Datei bereits Datumsangaben, dann werden sie um vier Jahre verschoben – der eine Tag resultiert aus den Schalttagen. Schalten Sie diese Option wieder zurück und lösen das Problem mit negativen Uhrzeiten beispielsweise mit Hilfe einer WENN-Funktion:

Beginn: 1904

Beginn: 1904

Gruseliges Excel!

Ich habe einen Kollegen. Man könnte ihn liebevoll Quatschkopf oder Frechdachs nennen oder sich über seine Späße freuen. Mann kann es aber auch anders sehen – das möchte ich hier nun doch nicht schreiben.

Auf alle Fälle: Vor Kurzem war er an meinem Rechner und hat etwas verstellt. Immer wenn ich Excel öffne, dann sehe ich folgendes Excel. Natürlich kann ich alte Dateien öffnen und damit arbeiten – aber für neue Dateien – das geht gar nicht! Was hat er denn gemacht? Und: wie bekomme ich es wieder weg?

Spalten- und Zeileköpfe - mal anders ...

Spalten- und Zeileköpfe – mal anders …

Die Antwort: Wenn Sie genau hinschauen, stellen Sie fest, dass eine sehr merkwürdige Schrift eingestellt ist. Die Schrift wirkt sich nicht nur auf die Zellen aus, sondern auch auf die Zeilen- und Spaltenköpfe. Netterweise nicht auf das Menüband.

Wechseln Sie in die Optionen und legen Sie dort „diese Schriftart fest, die Sie als Standardschriftart verwenden“ möchten.

Man kann "lustige" Schriftarten für die Zeilen- und Spaltenköpfe  verwenden.

Man kann „lustige“ Schriftarten für die Zeilen- und Spaltenköpfe verwenden.

Warum er und nicht ich?

Ein Kollege hat mir den genialen Trick gezeigt, dass man mit einem Doppelklick auf das kleine, schwarze Kästchen rechts unten eine Formel bis nach unten ziehen kann. Toll – das spart mir viel Arbeit.

Allerdings: Warum geht das nicht bei meinem Excel?

Doppelklick funktioniert

Doppelklick funktioniert

Doppelklick funktioniert nicht.

Doppelklick funktioniert nicht.

Die Antwort: Bis Excel 2007 wird bei einem Doppelklick auf das Kästchen die Formel soweit herunter gezogen, wie die Spalte links neben der Formelspalte gefüllt ist. Erst ab Excel 2013 (Ihr Kollege verwendet Excel 2013) wird die Formel bis zum Ende des zusammenhängenden Bereiches (den Sie mit [Strg] + [*] ermitteln können) gezogen. EIne angenehme Verbesserung, die Sie im „alten“ Excel leider noch nicht haben.

Wer suchet, der findet – Nö!

Ich werde noch wahnsinnig. Ich weiß, wenn ich nichts markiere, durchsucht Excel das gesamt Tabellenblatt. Wenn ich etwas markiere, durchsucht er nur den markierten Bereich. Aber leider nicht immer.

Beispiel: Ich markiere die Spalte D (Vorname) und suche dort den Text „Martin“. Er springt allerdings nach F71, wo er korrekt, aber nicht gewünscht, die „Martinsgasse“ findet. Woran liegt das?

Ich markiere und suche ...

Ich markiere und suche …

bild51

… aber Excel findet nicht (da wo er finden soll)

Die Antwort: Öffnen Sie im Suchendialog die Optionen. Sicherlich haben Sie (von der letzten Suche) noch eingestellt, dass er nicht auf dem (aktuellen) Blatt suchen soll, sondern in der (gesamten) Arbeitsmappe, das heißt: in allen Blättern. Deshalb ignoriert er Ihre Markierung. Klar – einer hat Vorrang – hier ist es die Arbeitsmappe. Schalten Sie dort wieder auf „Blatt“ um. Dann klappt die Suche im ausgewählten Bereich.

Die Suche - Nicht lokal, sondern global

Die Suche – Nicht lokal, sondern global

 

Ein Bild sagt mehr als 1000 Zahlen – quatsch!

Hilfe! Ich weiß nicht, was mein Kollege da gemacht hat – in einer Exceltabelle ist „hinter“ der Tabelle ein Bild. Das sieht zwar lustig aus, aber es nervt! Wie bekomme ich es denn wieder weg? Ich habe nachgeschaut – in der Kopfzeile ist es nicht.

Ein lustiges Bild. Oder ist das weniger lustig?

Ein lustiges Bild. Oder ist das weniger lustig?

Das ist hübsch! Aber sie können es über die Registerkarte „Seitenlayout“ entfernen. Dort finden Sie in der Gruppe „Seite einrichten“ den Befehl „Hintergrund löschen“. Und mit diesem Symbol („Hintergrund“) hat Ihr Kollege das Bild auch eingefügt.

Hier geht es wieder weg.

Hier geht es wieder weg.

Vorwärts immer, rückwärts nimmer

Was ist denn das? Seit Stunden arbeite ich an einer Datei. Wie Sie wissen – harte Männer speichern nicht! Außerdem habe ich die Rückgängig-Funktion. Aber kaum, dass ich sie mal benötigt hätte, funktioniert sie nicht. Doofes Teil!

No way back!

No way back!

Ich weiß nicht, was Sie gemacht haben. Aber bei einigen Befehlen löscht Excel aus dem Verlauf sämtliche durchgeführten Aktionen. Beispielsweise, wenn Sie ein Tabellenblatt löschen. Sämtliche Aktionen die zuvor getätigt wurden können nun nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Excel stürzt ab!

Schrecklich! Ich habe gestern in eine Excelblog (nicht Ihrem, sondern den von Pia Borg) gelesen, dass man in Excel 2013 Exceldaten auf Bing Maps in einer Landkarte anzeigen lassen kann (Einfügen / Apps). Das wollte ich auch – aber Excel stürzt mir ab. Immer und immer wieder. Haben Sie einen Rat?

Ich würde gerne die App Bing Maps verwenden.

Ich würde gerne die App Bing Maps verwenden.

Aber dann das!

Aber dann das!

Excel stürzt ab!

Excel stürzt ab!

Die Antwort: Tja. *Schulterzucken* – Keine Ahnung … sorry ….

Zu viel Text!

Die Tastenkombination [Strg]+[.], die in eine Zelle das aktuelle Datum schreibt, ist klasse. Ich verwende sie gerne. Ich habe entdeckt, dass sie auch innerhalb eines Textes funktioniert. Aber können Sie mir folgendes Phänomen erklären: Plötzlich steht ganz oft das Datum in der Zelle?

Zu viel Text

Zu viel Text

Die Antwort: Vielleicht haben Sie nicht [Strg]+[.] gedrückt, sondern aus Versehen den Finger auf den Tasten gelassen – dann wiederholt Excel die Datumsinformation mehrmals. Kann passieren …

Doppelklick auf Kästchen

Das wusste ich nicht! Wenn man auf das kleine Kästchen rechts unten einen Doppelklick macht, wird die Formel in der Zelle bis ganz nach unten gezogen. das hat mir der Azubi gezeigt. Toll. Aber als ich es bei meinem Rechner ausprobiert habe, hat es nicht funktioniert. Excel hat irgendwo zwischen drin gestoppt – auf alle Fälle hat er die Formel nicht bis nach unten gezogen. Warum?

Manchmal zieht er die Formel bis nach unten ...

Manchmal zieht er die Formel bis nach unten …

... manchmal auch nicht ...

… manchmal auch nicht …

Die Antwort ist einfach: Schauen Sie sich Ihr Excel an und das Excel Ihres Azubis. Sie arbeiten mit Excel 2007; der Azubi mit Excel 2013 (das sehe ich an der Farbe der Spaltenköpfe). Bis Excel 2007 wird die Formel nur so weit nach unten gezogen wie die Spalte direkt daneben gefüllt ist. Aber Excel 2010 „überprüft“ er den zusammenhängenden Bereich, übergeht Leerzellen und orientiert sich an der letzten Zeile an irgend einer Spalte. Praktisch!

Warum da und nicht woanders?

Warum ist eigentlich die DatenÜBERPRÜFUNG in der Registerkarte DATEN und nicht in der Registerkarte ÜBERPÜFEN? Und wo wir gerade dabei sind – warum wanderte die Pivottabelle, pardon: die PivotTable von Daten zu EINFÜGEN? Da gehört sie doch wirklich nicht hin …

Aufteilung der Registerkarten

Aufteilung der Registerkarten

Nun zum einen wird man es niemals allen Benutzern recht machen. Zum anderen – ich weiß es nicht. Und kenne auch keinen, den ich fragen kann. Nehmen Sie es als exclegegeben hin …

Getrennte Daten

Ich habe genau aufgepasst, was meine Kollegin macht. Wenn wir einen Download von unserem System erhalten, muss eine Spalte in zwei Teile zergliedert werden. Dazu hilft der Assistent „Text in Spalten“. Den finde ich im Register „Daten“.

Aber: Als ich es das erste Mal selbst versuchen wollte, bin ich ins Grübeln gekommen. Der Assistent wollte von mir wissen, ob die Daten eine feste Breite haben (sicherlich nicht!) oder ob sie getrennt sind. Natürlich sind sie noch nicht getrennt – sonst würde ich sie doch nicht trennen wollen. Ich habe mal abgebrochen – vielleicht können Sie mir ja helfen, was ich tun soll.

Getrennte Daten

Getrennte Daten

Die Antwort: Die Option „getrennt“ war schon richtig. Auch hier wurde etwas verwirrend übersetzt, beziehungsweise beschriftet. Ich hätte es wahrscheinlich beschriftet mit: „gibt es ein Trennzeichen anhand dem Excel erkennen kann, wo die Daten getrennt werden sollen“ (oder ähnliches). Im englischen Original ist es auch nicht so dolle beschriftet – auch hier könnte die Sprachabteilung nochmal drüber:

Delimited

Delimited

„Choose the file type that best describes your data: Delimited – Characters such as commas or tabs separate each field.“

Markieren Sie den Zielbereich!

Wenn ich mehrere Zellen markiere, steht in der Statuszeile, dass ich den Zielbereich markieren soll. Ich habe vor ein paar Tagen festgestellt, dass das gar nicht richtig ist – es genügt, wenn ich eine Zelle – genau: die linke, obere Zelle markiere. Dann fügt Excel die Kopie ab dieser Zelle nach unten und nach rechts ein.

Warum sagt Excel so etwas, wenn es nicht richtig ist?

Zielbereich?!

Zielbereich?!

Vielleicht ist es nicht glücklich aus dem Englischen übersetzt. Dort steht in der Statuszeile „Select destination“ – also nur das Ziel und nicht der Zielbereich. Ich hätte es sicherlich auch anders übersetzt … aber nun gut!

Destination

Destination

Doppelte Einträge in der Reihe

Ich verstehe es nicht. Ich habe eine „benutzerdefinierte Liste“ erstellt. Aber wenn ich einen Begriff eingebe und herunterziehe, dann steht er zwei Mal in der Liste:

Zwei Mal Deutschland!

Zwei Mal Deutschland!

Schauen Sie noch einmal die Liste in den Optionen an – sicherlich haben Sie den Begriff zwei Mal eingetragen. Jeder Begriff (hier: jedes Land!) darf nur ein Mal in der Liste auftauchen:

Deutschland steht am Anfang der Liste ...

Deutschland steht am Anfang der Liste …

... und noch einmal am Ende!

… und noch einmal am Ende!

Übrigens ist erstaunlich: dass Excel mit dem letzten Begriff beginnt, wenn er zwei Mal in der Liste auftaucht – ich hätte erwartet, dass er mit dem ersten anfängt.

Warum zeigt Excel nicht die komplette Liste?

Wenn ich den Cursor unterhalb einer Liste positioniere und [Alt]+[↓] drücke, erscheint in der Auswahlliste nicht die komplette Liste der darüber stehenden Begriffe. Warum?

Auswahlliste

Auswahlliste

Das kann mehrere Gründe haben. Zum einen – im oberen Beispiel – befinden sich zwischen den einzelnen Gruppen Leerzeilen. Excel listet nur die Daten auf, die sich direkt darüber befinden.

Es kann aber auch sein, dass sich zu viele darüber befinden. Ich habe in eine Liste mehr als 48.500 verschiedene Namen eingefügt. Wird nun [Alt]+[↓] gedrückt, wird bis zur Zeile 36.184 aufgelistet – also nicht alle. Aber ziemlich viele!

Viele, aber nicht alle!

Viele, aber nicht alle!

Das gleiche Phänomen (ein interner Cache) begegnet Ihnen auch beim Autofilter. Zwar ist er gegenüber Excel 2003 besser geworden, aber er ist dennoch begrenzt. Dort wird angezeigt, dass nicht alle Elemente aufgelistet werden. Bei mir werden mehr als 11.000 Elemente aufgelistet.

Auch der Autofilter listet nicht unendlich viele Elemente auf.

Auch der Autofilter listet nicht unendlich viele Elemente auf.

Text ist weg!

Ich bin ganz sicher! Doch, doch: ich bin ganz sicher. In den Zellen über der Tabelle habe ich etwas eingegeben. Und plötzlich war alles weg. Einfach so!

Der Text ist weg.

Der Text ist weg.

Kann es vielleicht sein, dass Sie vor den Text einen Zeilenschaltung, also ein [Alt]+[Enter] gedrückt haben? Damit rutscht der Text nach unten, beziehungsweise bei Ihnen nach rechts. Vielleicht war er noch sichtbar, aber nachdem Sie die Spalten verkleinert haben, steht der Text nun außerhalb des sichtbaren Bereichs.

Die Lösung: Ziehen Sie die Bearbeitungszeile höher – dann finden Sie Ihren Text.

Nun ist er wieder sichtbar.

Nun ist er wieder sichtbar.

Persisch? Arabisch? Hebräisch?

Guten Tag. Ich habe vor einer Weile angefangen Persisch zu lernen. Ich habe meine Vokabeln in eine Exceltabelle eingetragen. Am Wochenende habe ich voller Stolz diese Tabelle meinem persischen Freund gezeigt. Ich weiß nicht, was er gemacht hat, aber jetzt ist alles verkehrt herum. Genauer: jetzt laufen die Buchstaben von rechts nach links (wie die arabische Schrift), die Zeilennummern stehen rechts, der Rollbalken links, die Blattregisterkarten sind jetzt auf der rechten Seite und Excel zählt von rechts nach links die Blätter hoch. Nur das Menüband sieht noch so aus wie vorher – zum Glück hat er mit die Beschriftung nicht geändert – sonst würde ich gar nichts mehr finden. Denn: so gut spreche, lese und schreibe ich nun auch wieder nicht Persisch.

Excel auf Persisch?

Excel auf Persisch?

Die Antwort: Das ist doch mal was anderes! Nun – da hat Ihr Freund in den Optionen (Erweitert) die Laufrichtung des Blatts in Rechts-Nach-Links-Ansicht anzeigen lassen. Dort können Sie es wieder in gewohnter Links-Nach-Rechts-Ansicht zurück umstellen.

Die Laufrichtung

Die Laufrichtung

Grüne Ecken

Ich weiß, dass Excel nicht alles annimmt. Wenn ich eine Telefonvorwahl oder eine Artikelnummer, die mit einer 0 beginnt, eingebe, muss ich ein Apostroph davor setzen – sonst löscht er mir die Null am Anfang. Okay. Ich weiß, dass ich das auch machen muss, wenn ein Text mit einem Gleichheitszeichen, einem Gedankenstrich oder einem Pluszeichen beginnt. Okay. Ich weiß, dass ich unsere Abteilung 2-5 und die Personalnummer 23.12 so auch nicht eintragen darf.

Was ich aber nicht verstehe, warum er manchmal grüne Ecken bringt mit dem Hinweis, dass es sich hier um eine Zahl handelt, die mit einem Apostroph beginnt, manchmal nicht:

Grüne Ecke mit Hinweis

Grüne Ecke mit Hinweis

ecken20150130_1

Kein Hinweis; keine grüne Ecke

Kein Hinweis; keine grüne Ecke

Die Antwort: Excel interpretiert die Zahl 089 als Zahl. Bei -Werbung handelt es sich um einen Text – dieser kann gar nicht in eine Zahl umgewandelt werden. Ich gebe Ihnen recht: dass er 24.12 und 1-4 nicht als DatumsZAHL erkennt, erstaunt. Sollte Ihnen die grünen Ecken nicht gefallen, können Sie diese in den Optionen / Formeln / Fehlerüberprüfung oder Regeln für die Fehlerüberprüfung ausschalten.

Mein Tipp: Lassen Sie sie eingeschaltet – denn sie können praktischen Nutzen haben.

Autoausfüllen – gar nicht automatisch!

Es ist so unglaublich. Ich mache es genau so wie meine Kollegin: Ich trage 1. Quartal in eine Zelle ein- Bei ihr zählt er die Zahlen weiter; bei mir nicht. Ich fasse es nicht!

Bei ihr funktioniert das Ziehen.

Bei ihr funktioniert das Ziehen.

Bei mir funktioniert das Ziehen nicht!

Bei mir funktioniert das Ziehen nicht!

Die Lösung: Wenn Sie ganz genau hinschauen, entdecken Sie ein Leerzeichen zwischen der Zahl 1 und dem Text „Quartal“. Dann „versteht“ Excel die Nummer als eigenständige Zahl und zählt weiter. Fehlt jedoch das Leerzeichen, wird die Zahl als Teil des Textes identifiziert und somit nicht fortgeführt.

Ich weiß, ich weiß – es ist nicht konsequent: „Quartal1“ wird ebenso weiter gezählt wie „Quartal 1“.

Falsche und richtige Schalttage

Haben Sie einmal folgende amüsante Sache versucht? Tragen Sie in eine Zelle das „falsche“ Datum 29-2-2015 ein. Excel „sucht“ eine interne Zahl dazu; findet keine und stellt das ganze als Text linksbündig in der Zelle dar. So weit, so klar. Wird diese Zelle nun nach unten gezogen, wird die „letzte“ Zahl 2015 weiter gezählt. Auch noch klar. Allerdings existiert der 29-2-2016 (und natürlich der 29-2-2020, …). Obwohl die Zelle mit dem Zahlenformat „Standard“ formatiert ist, wandelt Excel dieses Datum nicht als Datum um. Irgendwie „merkt“ er sich die Textinformation der ersten „falschen“ Zelle. Erst ein Doppelklick auf die Zelle und ein Verlassen mit [Enter] oder [Tab] wandelt nun das Datum in ein Datum um.

Schalttage ...

Schalttage …

Wo kommt denn DER Pfeil her?

*kreisch* Und plötzlich sehe ich in meinem Excel einen schwarzen Pfeil! So etwas habe ich ja noch nie gesehen! WO kommt denn der her? Und wie verschwindet der denn wieder?

Der Pfeil

Der Pfeil

*lach* Wahrscheinlich sind Sie noch im Dialog „Seite einrichten“ und wollten dort eine Wiederholungszeile festlegen. Dann wechselt der Cursor seine Gestalt zu einem Pfeil. Und den kann man über die ganze Tabelle ziehen. Ruhig Blut! Und einfach im Dialog auf „OK“ klicken!

Die Ursache des Pfeils

Die Ursache des Pfeils

Zerrissene Text

Ich bin entsetzt und verzweifelt. Ein Kollege sollte eine technische Dokumentation übersetzen – nun erhalte ich eine Exceltabelle, in der in jeder Zelle Wörter oder Wortteile stehen. So kann ich das Dokument niemals weiter bearbeiten. Was kann ich tun?

Zerrupfte Texte

Zerrupfte Texte

Wer macht denn so etwas? Ich würde den Kollegen ja sofort auf eine Excel-Schulung schicken!

Mit einem Klick können Sie nicht die Texte „einsammeln“. Aber Sie können am Ende einer Zeile die Texte zusammenfassen mit

=A1&B1&C1&D1&E1&F1&G1

Alternative: Mit der Funktion VERKETTEN:

=VERKETTEN(A1;B1;C1;D1;E1;F1;G1)

Diese Formel nun nach unten ziehen, kopieren und als Werte einfügen.

Alternativ könnte man die Exceltabelle als Textdatei speichern und anschließend mit Suchen und Ersetzen sämtliche Semikola löschen.

Egal wie Sie es machen – Sie werden mehrere Schritte benötigen, um die Datei „zu putzen“.

Ein Ansatz ...

Ein Ansatz …

Excel kann leider keine zwei Arbeitsmappen mit gleichem Namen zugleich öffnen.

Was heißt denn das schon wieder? Ich will doch nur eine Datei aufmachen?

Keine zwei Dateien mit gleichem Namen.

Keine zwei Dateien mit gleichem Namen.

Die Antwort: Sie haben bereits eine Datei geöffnet, die so heißt wie die Datei, die Sie nun öffnen möchten. Auch wenn die zweite Datei in einem anderen Ordner oder in einem anderen Laufwerk liegt – „In Excel können leider keine zwei Arbeitsmappen geöffnet sein, die unter dem gleichen Namen gespeichert sind“.

Komische Kommentare

Das ist ein seltsamer Kommentar in meiner Tabelle. Wenn ich mit der Maus über die Zelle fahre, sehe ich nur einen Strich in der Landschaft. Was ist passiert?

Komischer Kommentar - ein Strich in der Landschaft

Komischer Kommentar – ein Strich in der Landschaft

Wahrscheinlich sind Sie aus Versehen auf den Rad des Kommentars gekommen und haben ihn zusammengeschoben. Das kann passieren. Lassen Sie ihn (über das Kontextmenü) wieder anzeigen und ziehen ihn dann wieder in die Breite. Dann sehen Sie den Inhalt.

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Kommentar verbreitern

Kommentar verbreitern

Datenüberprüfung mit Prozent

Hallo zusammen! – Überall in Excel darf ich das Prozentzeichen eingeben; überall versteht er, dass dahinter die Rechenoperation geteilt durch 100 gemeint ist. Warum darf ich das nicht in der Datenüberprüfung?

Datenüberprüfung mit Prozent

Datenüberprüfung mit Prozent

Die Frage ist berechtigt, denn es erstaunt. Sie müssen hier die Prozentzahl als Dezimalzahl eingeben, also 0,1, wenn Sie möchten, dass der Anwender nicht mehr als 10% Zinsen einträgt.

Januar geht nicht

Wenn ich in meinem Excel den Text „Januar 2015“ eintrage, steht Jan 15 in der Zelle. Bei meiner Kollegin lässt er den Text „Januar 2015“ in Frieden. Warum?

Datum

Datum

Excel „erkennt“ das Datum „Januar 2015“ als Datum und formatiert es um. Wahrscheinlich ist bei Ihrer Kollegin in der Ländereinstellung nicht Deutsch/Deutschland eingestellt, sondern ein anderes Land (beispielsweise Österreich). Wenn Sie den Monatsnamen in der entsprechenden Sprache eingibt (bei Österreich „Jänner 2015“), wird er auch formatiert.

Die Windows-Ländereinstellung

Die Windows-Ländereinstellung

Access

Unser System liefert Exceltabellen, die wir in Access importieren möchten. Kann man in Access einstellen, dass die Dateien nicht eine, sondern mehrere Überschriftszeilen haben?

import20150120

Schwieriger Export von Excel nach Access

Die Antwort – Nein – die Daten müssen zuvor in Excel aufbereitet werden. Wenn Sie regelmäßig Daten importieren, dann sollten Sie sich ein Programm schreiben (lassen), das Ihnen diese Datenaufbereitung vornimmt.

Excel -> Text -> Excel

Ich exportiere eine Exceltabelle in eine Textdatei oder eine csv-Datei. Manchmal kann ich sie wieder in Excel importieren – manchmal nicht.

Der Export

Der Export

Der Import - aus den Währungen wird Text.

Der Import – aus den Währungen wird Text.

Das ist ein großes Problem. Leider kann man in Excel keine genauen Exportspezifikationen festlegen – das heißt – wie das Datum und Zahlen (Tausendertrennzeichen, Dezimaltrennzeichen, Formatierungen, …) exportiert werden sollen. Man muss stets ein wenig „probieren“ – ob alles mitgenommen wird – Zahlen, Datumsangaben, Umlaute, …

Machen Sie die Probe aus Exempel und exportieren Sie die Datei in die verschiedenen Textformate – Sie werden sich wundern …

Erstaunliche Unterschiede - kein eineitliches Datenformat

Erstaunliche Unterschiede – kein einheitliches Datenformat

Drucken funktioniert nicht

Manchmal darf ich einfach nicht drucken. Warum?

Drucken funktioniert nicht.

Drucken funktioniert nicht.

Wenn Sie in Excel 2007 eine Zelle editieren, also mit dem Cursor noch IN einer Zelle stehen, verbietet Excel das Drucken. Man sieht es leider nicht, weil das Dateimenü über der Tabelle liegt. Unterbrechen Sie den Vorgang – dann sehen Sie den Cursor, der sich in der Zelle befindet, beziehungsweise Sie sehen in der Bearbeitungsleiste den Haken und das x. Daran kann man erkennen, dass die Eingabe nicht beendet wurde.

Der Cursor befindet sich IN der Zelle und nicht AUF der Zelle.

Der Cursor befindet sich IN der Zelle und nicht AUF der Zelle.

Übrigens: Microsoft hat das mit dem Backstagebereich in Excel 2010 und Excel 2013 abgeschafft – wenn Sie dort auf „Datei“ klicken wird die Eingabe automatisch bestätigt.

Komische Zeichen

Ich erhalte von einem Datenbanksystem manchmal Excellisten, in denen seltsame Zeichen drin sind. Frage: Was haben die in meinen Listen zu suchen und wie bekomme ich die da wieder raus?

Komische Zeichen

Komische Zeichen

Die Antwort: Manche System verwenden intern nichtdruckbare Zeichen, also Zeichen, die einen ASCII-Code haben, der kleiner als 32 ist. Sie werden in Excel als Kästchen dargestellt.

Die Funktion SÄUBERN (eng.: CLEAN) putzt diese Zeichen raus. Da sie aber oft als Trennzeichen verwendet werden, würde ich zuerst herausfinden, welchen ASCII-Code sie haben. Dies kann man mit der Funktion CODE herausfinden. Wenn Sie die Nummer wissen, können Sie mit

=WECHSELN(J2;ZEICHEN(8);“*“)

das fehlerhafte Zeichen durch ein anderes ersetzen lassen. Dabei steht 8 für die Nummer, die Sie gefunden haben: ZEICHEN(8) erzeugt dieses nichtdruckbare Zeichen und „*“ ist ein beliebiges Zeichen, das Sie verwenden können – natürlich können Sie auch ein „;“ oder ein „/“ benutzen.

Die Zeichen können rausgeputzt oder ersetzt werden.

Die Zeichen können rausgeputzt oder ersetzt werden.

Kommentare

Okay, ich weiß eine ganze Menge über Excel. Aber manchmal bin ich sehr erstaunt. Beispielsweise über diesen Kommentar, den ich in eine Zelle eingefügt habe. Er lässt sich einfach nicht mehr anzeigen. Weder beim Darüberfahren mit der Maus, noch beim Einblenden oder Bearbeiten. Zwar wird er mit der Datei gedruckt, wenn ich es einstelle, aber nicht angezeigt. Merkwürdig …

Seltsamer Kommentar

Seltsamer Kommentar

Seltsamer Kommentar

Seltsamer Kommentar

Seltsamer Kommentar

Seltsamer Kommentar

Warum darf ich nicht kopieren?

Beim Kopieren eines Tabellenblattes in eine andere Datei erhalte ich eine merkwürdige Fehlermeldung:

„Die Blätter können von Excel nicht in die Zielarbeitsmappe eingefügt werden, da sie eine geringere Anzahl von Zeilen und Spalten enthält als die Quellarbeitsmappe.“

Kopieren verboten!

Kopieren verboten!

Die Antwort ist einfach: Sie versuchen ein Tabellenblatt auf einer Excel-2013-xlsx-Tabelle in eine Excel-2003-xls zu kopieren. Das kann nicht gehen, weil Excel 2013 mehr als 1.000.000 Zeilen hat, Excel 2003 nur etwas mehr als 65.000. Der zweite Satz des Meldungsfensters beschreibt die Lösung:

„Zum Verschieben oder Kopieren der Daten in die Zielarbeitsmappe können Sie die Daten auswählen und dann mithilfe der Befehle ‚Kopieren‘ und ‚Einfügen‘ in die Blätter eine anderen Arbeitsmappe einfügen.“

Eine Linie ist eine Linie ist eine Linie

Nicht, dass es wichtig wäre, aber es amüsiert. Ist Ihnen aufgefallen, wie viele verschiedene Begriffe eine Linie in Excel hat?

* Beim Formatieren von Zellen werden sie „Rahmenlinien“ genannt.

Rahmenlinien

Rahmenlinien

* Bei Autoformen und Diagrammen steht im Register „Format“ der Begriff „Formkontur“

Formkontur

Formkontur

* Der Aufgabenbereich nennt sie bei Autoformen „Linie“

Linie

Linie

* und bei Diagrammen heißt es Rahmen.

Rahmen

Rahmen

Gültigkeit und Datenüberprüfung

Warum spricht Excel manchmal von „Gültigkeit“, an anderen Stellen von „Datenüberprüfung“?

Gültigkeit

Gültigkeit

Datenüberprüfung

Datenüberprüfung

Die Antwort: das Betriebssystem „zieht“ sich ein Menü, das noch die alten Beschriftungen von Excel 2003 verwendet. Andererseits wurde das Menüband von Microsoft übernommen – nach der Konvention von ungefähr Excel 2007. Das im Wechsel von Excel 2003 zu Excel 2007 die Gültigkeit in (Daten)überprüfung umbenannt wurde, findet sich nun in Excel die alte Beschriftung und die neue. Das ist nicht gerade konsistent …

Erklärungstext nicht aussagekräftig

Zugegeben: AN vielen Stellen sind die Erklärungen in Excel schon recht gut. Und verständlich. Es ist klar, was gemeint ist. An einigen Stellen jedoch wundere ich mich sehr und schüttle den Kopf. Auch hier hilft ein Blick in die englische Oberfläche von Excel nicht – auch dort steht nichts, was die Zahlen bedeuten. Erst ein Blick in die Hilfe erklärt, welche Bedeutung die Konstanten in den Funktionen TEILERGEBNIS (SUBTOTAL) und VERGLEICH (MATCH) haben:

Man soll -1 oder 0 o der 1 eingeben. Aha!

Man soll -1 oder 0 o der 1 eingeben. Aha!

Man soll -1 oder 0 o der 1 eingeben. Aha!

Man soll -1 oder 0 o der 1 eingeben. Aha!

Man soll eine Zahl zwischen 1 und 11 eingeben. Aha!

Man soll eine Zahl zwischen 1 und 11 eingeben. Aha!

Man soll eine Zahl zwischen 1 und 11 eingeben. Aha!

Man soll eine Zahl zwischen 1 und 11 eingeben. Aha!

Erst in der Online-Hilfe findet sich eine aussagekräftige Erklärung.

Erst in der Online-Hilfe findet sich eine aussagekräftige Erklärung.

Komische Zeichen

Seltsam – ich wollte gerade eine Formel eingeben – aber nun stehen ganz andere Zeichen in meiner Exceltabelle. Was ist los? Ist die Tastatur kaputt? Oder mein Tastaturtreiber?

Seltsame Zeichen

Seltsame Zeichen

Die Antwort: Werfen Sie mal einen Blick in die Taskleiste. Ganz unten rechts! Vielleicht steht dort EN (oder eine andere Sprache) statt DE. Man kann die Sprachbelegung aus Versehen umschalten, indem man die Tastenkombination [Shift] + [Alt] drückt.

Die Tastatursprache wurde auf Englisch umgestellt.

Die Tastatursprache wurde auf Englisch umgestellt.

Visio

Es ist wunderbar, dass Visio einen Assistenten zur Verfügung stellt, mit dem man leicht die Daten, die man in Visio an die Shapes gebunden hat, exportieren kann. Leider haben unsere Büros Nummer, wie beispielsweise 1-18, 2-22 oder 4-07. Nach dem Export nach Excel wandelt Excel die Daten leider in Datumsinformationen um. Kann man das verhindern?

Visio exportiert und wandelt 1-04 in den 01. April um.

Visio exportiert und wandelt 1-04 in den 01. April um.

Da Sie den Assistenten nicht „aufbrechen“ können, müssten Sie ihn entweder nachprogrammieren (was sehr mühsam ist) oder vor der Büronummer ein Hochkomma (‚) eingeben. Dann wird die Information als Text übergeben. Das ist leider in vielen anderen Systemen auch der Fall – Excel interpretiert einige Zeichen so wie er sie versteht und nicht so, wie Sie es gerne hätten.

Formate stimmen nicht

Komisch – eigentlich wollte ich nur schnell einen kleinen Kalender erzeugen – aber irgendwie stimmen die Formate nicht: Normalerweise müssten die Zahlen am rechten Rand der Zelle stehen und in der ersten Zelle sollte eigentlich ein formatiertes Datum zu sehen sein. Ach ja – und die Spalten sind auch viel zu breit.

Seltsame Zahlen

Seltsame Zahlen

Sie haben mit Sicherheit die Formeln angezeigt (Registerkarte Formelüberwachung). Bis Excel 2007 haben Anwender ab und zu versehentlich die Tastenkombination [Strg]+[#9 gedrückt – die wird in den Versionen 2010 und 2013 nicht mehr unterstützt. Das passierte oft denn, wenn Anwender aus Versehen statt auf [Shift]+[‚] drücken die Taste [Strg]+[#] erwischen. Wie auch immer es passiert ist – schalten Sie die Formelanzeige aus – sie liefert die internen Werte (statt eines formatierten Datums die dahinterstehende Zahl) und verbreitert die Spalten, damit Formeln in Spalten gut sichtbar sind.

Hier kann man sie wieder ausschalten.

Hier kann man sie wieder ausschalten.

Punkt statt Komma

Nicht lachen – auch diesen Fehler habe ich schon mehrfach gesehen. Ein Anwender vertippt sich und trägt einen Punkt statt eines Kommas ein – man muss schon genau hinschauen, damit man feststellt, dass in der Zelle E27 nicht 10,10 sondern 10.10 – also der 10. Oktober – steht. Damit man es nicht gleich sieht, habe ich die Zelle noch ein wenig formatiert …

Punkt statt Komma

Punkt statt Komma

Seltsames Bewegen bei der Pfeiltaste

Manchmal springt der Cursor von Excel nicht eine Zeile nach unten, wenn ich die Taste [↓] drücke. Das gesamte Tabellenblatt „wandert“ nach unten.

Start ...

Start …

... und ein paar Mal die Pfeiltaste gedrückt ...

… und ein paar Mal die Pfeiltaste gedrückt …

Wahrscheinlich haben Sie aus Versehen die Taste [Rollen] gedrückt. Dadurch scrollt der Bildschirm nach unten und nicht die Position des Cursors. Dies wird in der Statuszeile angezeigt.

Rollen ist eingeschaltet.

Rollen ist eingeschaltet.

Summe rechnet nicht

Die Formel stimmt – aber warum rechnet die Summe nicht?

Die Summe rechnet nicht.

Die Summe rechnet nicht.

Erst ein Klick auf die Zellen liefert die Antwort: In den Zellen steht nicht 20, 40, 60, … sondern 20 EUR, 40 EUR, … – das heißt der Text „EUR“ wurde in die Zelle eingetragen und nicht hinzuformatiert.

Übrigens: Manche Anwender denken, dass durch ein Ändern der Ausrichtung in rechtsbündig aus einem solchen Text eine Zahl wird. Das ist natürlich nicht der Fall!

Falsche Werte in der Zelle verhindern das Rechnen.

Falsche Werte in der Zelle verhindern das Rechnen.

Raute

Vielleicht ist es albern, dieses Phänomen zu erwähnen – aber der Vollständigkeit halber und weil oft Fragen in Anfängerschulungen kommen, möchte ich es erwähnen.

Warum zeigt Excel manchmal Rauten an?

Raute statt Inhalt

Raute statt Inhalt

Ganz genau: Excel zeigt dann Rauten (Zahlenzeichen; scherzhaft: Schweinegitter) an, wenn in einer Zelle eine formatierte Zahl steht, die nicht mehr in diese Zelle passt. Es wäre fatal, wenn Excel die erste oder die letzte Ziffer der Zahl nicht anzeigen würde. Deshalb ein Zeichen mit einen Hinweis an Sie, lieber Anwender: Bitte verbreitern Sie die Spalte. Beispielsweise mit einem Doppelklick auf den Rand zwischen den beiden Spaltenköpfen – dann wird die Spalte optimal breit. Das heißt: Der längste Eintrag ist noch sichtbar in der Spalte.

Komische Zeichen

Da habe ich etwas aus dem Internet in eine Exceltabelle eingefügt – und nun sind so komische Zeichen drin. Kann ich die ganz schnell entfernen?

Komische Zeichen

Komische Zeichen

Die „komischen Zeichen“ sind Grafiken, die von der Internetseite nach Excel kopiert wurden. Sie können schnell alle diese Zeichen markieren, indem Sie über Start / Bearbeiten / Suchen und Auswählen / Gehe zu / Inhalte die Option „Objekte“ auswählen. Dann werden sie alle markiert und können mit einem Klick entfernt werden.

Schnell alle Grafiken markieren

Schnell alle Grafiken markieren

Autoausfüllen

Excel ist nicht konsequent. Wenn Sie in eine Zelle einen Wochentag, einen Monatsnamen, ein Datum oder eine Text-Zahl-Kombination schreiben, zählt Excel beim Herunterziehen weiter. Nur bei Zahlen schreibt Excel in jede Zelle den gleichen Wert.

Nicht konsequent

Nicht konsequent

Sicherlich kennen Sie die Lösungen, wie man „weiterzählen“ lassen kann:

1. Schreiben Sie die ersten beiden Werte in zwei Zellen, markieren diese und ziehen sie herunter.

2. Drücken Sie beim Herunterziehen die [Strg]-Taste.

3. Wählen Sie aus dem Smarttag die Option „Datenreihe ausfüllen“.

4. Wählen Sie aus Start / Bearbeiten / Füllbereich / Reihe die Option „Linear“ mit dem Inkrement 1.

Umständlich - aber so funktioniert es auch.

Umständlich – aber so funktioniert es auch.

Seltsamer Doppelklick

Erstaunlich: Manchmal bewirkt ein Doppelklick, dass ich „in der Zelle bin“, das heißt: ich kann den Text ändern. Manchmal sitzt der Cursor dann plötzlich an einer ganz anderen Stelle.

Die Antwort auf diese Frage ist einfach: Excel hat auf den Tabellenblättern drei verschiedene Mauszeiger (ein kleines, schwarzes Kreuz (an der rechten unteren Ecke), ein großes weißes Kreuz (auf der Zelle) und einen weißen Pfeil, der nach links oben zeigt, unter dem sich ein Vierfachkreuz befindet (an jedem der vier Ränder)). Je nach Mauszeiger ändert sich das Verhalten: Ein Doppelklick auf die Zelle bewirkt, dass sich der Cursor in der Zelle befindet, ein Doppelklick auf den Rand bewirkt, dass die Position des Cursors auf die letzte oder erste Zelle versetzt wird, in der noch etwas steht. Ein Doppelklick auf das rechte, untere Kästchen bewirkt, dass die Formel (oder der Inhalt) nach unten gezogen wird.

Ebenso haben Sie beim Ziehen einen Unterschied: schwarzes Kreuz „zieht“ die Formel, Pfeil verschiebt die Zelle und weißes Kreuz markiert die Zellen.

Drei unterschiedliche Mauszeiger, die etwas anderes bewirken beim Doppelklick und beim Ziehen.

Drei unterschiedliche Mauszeiger, die etwas anderes bewirken beim Doppelklick und beim Ziehen.

Die letzte Zelle

Kennen Sie das folgende Phänomen in Excel? Tragen Sie ein paar Werte ein. Beispielsweise ziehen Sie einen Wert die ersten 20 Zellen hinunter. Drücken Sie [Strg]+[Pos1] – der Cursor von Excel springt auf die Zelle A1. Drücken Sie [Strg]+[Ende], dann springt er auf die letzte Zelle unter der und rechts von der sich nichts mehr befindet. In unserem Beispiel A20.

Löschen Sie einige Zellen. Es ist gleich, ob Sie die Zeilen löschen oder ob Sie die Inhalte der Zellen löschen.Der Sprung mit [Strg]+[Ende] wird wieder auf A20 springen, obwohl dort nichts mehr steht. Das gleiche Resultat liefert das Dialogfeld Start / Bearbeiten / Suchen und Auswählen / Gehe zu / Inhalte / Letzte Zelle.

Diese Zelle war mal die letzte Zelle, aber sie ist nicht mehr die letzte Zelle.

Diese Zelle war mal die letzte Zelle, aber sie ist nicht mehr die letzte Zelle.

Dieses Phänomen von Excel ist schon beschrieben und kritisiert worden. Meistens kann man es lösen, wenn man die Datei speichert. Manchmal muss man die Datei mit „Speichern unter“ unter dem gleichen Namen speichern.

Ich habe allerdings auch schon Fälle erlebt, bei denen der Speichermechanismus nicht die nicht mehr vorhandenen Zellen gelöscht hat – im allerschlimmsten Fall (und wenn es mir das wert ist), kopiere ich den Inhalt der Liste in ein neues Tabellenblatt.

Übrigens: Erstaunlicherweise sind die Tastenkombinationen [Strg]+[↓], [Strg]+[↑], [Strg]+[←], [Strg]+[→] (zum Bewegen) und [Strg]+[*] (zum Markieren) davon nicht betroffen.

SAP & co

Kennen Sie SAP? Das ist mein Freund!

Nein – das war sehr ironisch. Jeder, der häufig Daten aus SAP exportiert, kennt sicherlich das Problem: Ab und zu werden Textinformationen unter die Zellen geschoben. Das sieht man erstaunlicherweise nicht – die Zellen sind als „Standard“ formatiert. Oft erkennt man es daran, dass die Zahlen linksbündig in der Zelle stehen. Spätestens wenn Sie mit den Zahlen weiterrechnen möchten oder wenn Sie die Zahlen sortieren oder filtern oder als zahlen formatieren möchten … stellen Sie fest, dass Excel Ihnen nun einen Strich durch die Rechnung macht.

Sieht aus wie Zahl, ist aber Text.

Sieht aus wie Zahl, ist aber Text.

Ich habe für dieses Problem folgende Lösungen gefunden:

1. Wenn Sie Glück haben und das kleine grüne Dreieck sehen zur Fehlerüberprüfung, können Sie darüber die Texte in Zahlen zurückkonvertieren.

Manchmal geht es zurück.

Manchmal geht es zurück.

2. Wenn Sie nur einige wenige Zellen haben, können Sie auf die Zelle einen Doppelklick machen (oder mit [F2] die Zelle editieren und anschließend wieder mit [Enter] beenden. Dann „greift“ sich Excel das korrekte Zahlenformat.

3. Sie können in einer Hilfsspalte daneben den Wert der Zelle mit 1 multiplizieren (=O2*1). Die Formel herunterziehen, kopieren und die Inhalte als Werte einfügen.

4. Das Gleiche erledigt auch die Funktion =WERT

5. Oder Sie markieren die Spalten und verwenden den Assistenten „Text in Spalten“, den Sie im Register „Daten“ finden. Geben Sie dort ein absurdes Trennzeichen ein (beispielsweise eine ~); ein Trennzeichen, das es natürlich in den Zahlen nicht gibt. Dann überschreibt er die Werte mit sich selbst und „greift sich“ das korrekte, das heißt das darunterliegende Zahlenformat.

6. Die Zahl 1 in eine leere Zelle schreiben. Die Zelle kopieren, den Text-Zahl-Bereich markieren und mit Inhalten einfügen / Multiplizieren (Kontextmenü) „darüberklatschen“. Das Ergebnis ist das Gleiche wie in Punkt 2 oder 3 oder 5 – Excel greift sich nun das korrekte Zahlenformat.

So geht es auch.

So geht es auch.

Zur Ehrenrettung von SAP sei angemerkt: Viele mir bekannte Datenbanksysteme, die da heißen DATEV, KISS, ORBIS, EBIS und andere „schieben“ manchmal (nicht immer!) Textformate unter Zahlen beim Export nach Excel.

Summe funktioniert nicht

Sehr geehrter Herrn Martin,

In der Excel Tabelle die im Anhang beigefügt ist, bekommen wir Daten von unsere EDV (sehe Sheet 1 vor Verarbeitung). Ich gehe dann in „DATA“ und „Text to Columns“ und spalte diese Tabelle so dass sie nach diese Schritte wie im 2. Sheet (Daten nach Verarbeitung) aussieht.

Das Problem liegt indem einige Zahlen immer noch so erscheinen „1 150,000“ und keine weitere Formatierung möglich ist. Da ich auch eine Summe daraus ziehen möchte.

Wie kann man diese Problem Lösen ?

Originaldaten

Originaldaten

Daten nach dem Trennen

Daten nach dem Trennen

Die Antwort: Dummerweise liefert Ihr System die Spalte E so, dass nach dem Tausenderwert als Tausendertrennzeichen ein Leerzeichen verwendet wird. Diese müssen Sie löschen. Ich würde die Spalte (hier E) markieren und dann mit Home / Find & Replace (ganz rechts) das Leerzeichen (einfach ein Blank eintippen) durch nichts ersetzen.

 

Name im Kommentar

Kann ich den Namen, der im Kommentar steht, standardmäßig ändern? Ich arbeite manchmal für meine Kollegin und möchte, dass dann ihr Name darin steht?

Die Antwort: Das können Sie über die Optionen in der Kategorie „Allgemein“. Der Benutzername wird in den Kommentaren verwendet.

Der Name im Kommentar kann geändert werden.

Der Name im Kommentar kann geändert werden.

Hyperlinks

Wenn ich eine Internetadresse oder Mailadresse in Excel eingebe, macht Excel automatisch einen Hyperlink daraus. Damit könnte ich noch leben. Aber die Schrift wird blau und er macht einen Strich unter den Text. Das nervt!

Ein Hyperlink in Excel

Ein Hyperlink in Excel

Die Antwort: Das können Sie in den Optionen in der Autokorrektur (Dokumentprüfung) ausschalten.

Hier kann den Hyperlink deaktivieren.

Hier kann den Hyperlink deaktivieren.

Spalten einfügen

Ich liebe die Tastenkombination [Strg]+[+]. Damit kann man leicht eine Spalte oder eine Zeile einfügen. Manchmal fügt Excel jedoch mehrere Spalten ein. Warum?

Die Antwort: Wenn sich noch etwas im Kopierspeicher befindet.

Wenn Sie beispielsweise vier Spalten markiert und kopiert haben, dann geht Excel davon aus, dass mit [Strg]+[+] nicht eine Spalte, sondern vier Spalten eingefügt werden sollen.

Wenn Sie mehrere Spalten kopiert haben ...

Wenn Sie mehrere Spalten kopiert haben …

... fügt [Strg]+[+] mehrere Spalten ein.

… fügt [Strg]+[+] mehrere Spalten ein.

Das kann praktisch sein, wenn Sie Informationen kopieren und an eine bestimmte Stelle einfügen möchten. Sie überschreiben nicht den vorhandenen Inhalt, sondern verschieben ihn:

Kopierte Informationen werden eingefügt ...

Kopierte Informationen werden eingefügt …

... und vorhandene Informationen werden verschoben.

… und vorhandene Informationen werden verschoben.

Zugriffsschutzeinstellung

Was bedeutet denn diese Fehlermeldung? Das ist meine Datei – die liegt hier auf meiner Festplatte – Ehrenwort!

Zugriffsschutz

Zugriffsschutz

Das ist eine „uralte“ Datei – sie wurde in einer Version von Excel vor 97 erstellt (vielleicht Excel 5.0). Diese Warnmeldungen können Sie einstellen. Und Sie können natürlich noch immer mit dieser Datei arbeiten!

Die Bearbeitung kann aktiviert werden.

Die Bearbeitung kann aktiviert werden.

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