Kategorie: Oberfläche

Visio

Datenaustausch

Es ist wunderbar, dass Visio einen Assistenten zur Verfügung stellt, mit dem man leicht die Daten, die man in Visio an die Shapes gebunden hat, exportieren kann. Leider haben unsere Büros Nummer, wie beispielsweise 1-18, 2-22 oder 4-07. Nach dem Export nach Excel wandelt Excel die Daten leider in Datumsinformationen um. Kann man das verhindern?

Visio exportiert und wandelt 1-04 in den 01. April um.

Visio exportiert und wandelt 1-04 in den 01. April um.

Da Sie den Assistenten nicht „aufbrechen“ können, müssten Sie ihn entweder nachprogrammieren (was sehr mühsam ist) oder vor der Büronummer ein Hochkomma (‚) eingeben. Dann wird die Information als Text übergeben. Das ist leider in vielen anderen Systemen auch der Fall – Excel interpretiert einige Zeichen so wie er sie versteht und nicht so, wie Sie es gerne hätten.

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Formate stimmen nicht

Dateneingabe

Komisch – eigentlich wollte ich nur schnell einen kleinen Kalender erzeugen – aber irgendwie stimmen die Formate nicht: Normalerweise müssten die Zahlen am rechten Rand der Zelle stehen und in der ersten Zelle sollte eigentlich ein formatiertes Datum zu sehen sein. Ach ja – und die Spalten sind auch viel zu breit.

Seltsame Zahlen

Seltsame Zahlen

Sie haben mit Sicherheit die Formeln angezeigt (Registerkarte Formelüberwachung). Bis Excel 2007 haben Anwender ab und zu versehentlich die Tastenkombination [Strg]+[#9 gedrückt – die wird in den Versionen 2010 und 2013 nicht mehr unterstützt. Das passierte oft denn, wenn Anwender aus Versehen statt auf [Shift]+[‚] drücken die Taste [Strg]+[#] erwischen. Wie auch immer es passiert ist – schalten Sie die Formelanzeige aus – sie liefert die internen Werte (statt eines formatierten Datums die dahinterstehende Zahl) und verbreitert die Spalten, damit Formeln in Spalten gut sichtbar sind.

Hier kann man sie wieder ausschalten.

Hier kann man sie wieder ausschalten.

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Punkt statt Komma

Dateneingabe, Zahlenformate

Nicht lachen – auch diesen Fehler habe ich schon mehrfach gesehen. Ein Anwender vertippt sich und trägt einen Punkt statt eines Kommas ein – man muss schon genau hinschauen, damit man feststellt, dass in der Zelle E27 nicht 10,10 sondern 10.10 – also der 10. Oktober – steht. Damit man es nicht gleich sieht, habe ich die Zelle noch ein wenig formatiert …

Punkt statt Komma

Punkt statt Komma

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Seltsames Bewegen bei der Pfeiltaste

Dateneingabe

Manchmal springt der Cursor von Excel nicht eine Zeile nach unten, wenn ich die Taste [↓] drücke. Das gesamte Tabellenblatt „wandert“ nach unten.

Start ...

Start …

... und ein paar Mal die Pfeiltaste gedrückt ...

… und ein paar Mal die Pfeiltaste gedrückt …

Wahrscheinlich haben Sie aus Versehen die Taste [Rollen] gedrückt. Dadurch scrollt der Bildschirm nach unten und nicht die Position des Cursors. Dies wird in der Statuszeile angezeigt.

Rollen ist eingeschaltet.

Rollen ist eingeschaltet.

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Summe rechnet nicht

Dateneingabe, Excel rechnet gar nicht

Die Formel stimmt – aber warum rechnet die Summe nicht?

Die Summe rechnet nicht.

Die Summe rechnet nicht.

Erst ein Klick auf die Zellen liefert die Antwort: In den Zellen steht nicht 20, 40, 60, … sondern 20 EUR, 40 EUR, … – das heißt der Text „EUR“ wurde in die Zelle eingetragen und nicht hinzuformatiert.

Übrigens: Manche Anwender denken, dass durch ein Ändern der Ausrichtung in rechtsbündig aus einem solchen Text eine Zahl wird. Das ist natürlich nicht der Fall!

Falsche Werte in der Zelle verhindern das Rechnen.

Falsche Werte in der Zelle verhindern das Rechnen.

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Raute

Dateneingabe

Vielleicht ist es albern, dieses Phänomen zu erwähnen – aber der Vollständigkeit halber und weil oft Fragen in Anfängerschulungen kommen, möchte ich es erwähnen.

Warum zeigt Excel manchmal Rauten an?

Raute statt Inhalt

Raute statt Inhalt

Ganz genau: Excel zeigt dann Rauten (Zahlenzeichen; scherzhaft: Schweinegitter) an, wenn in einer Zelle eine formatierte Zahl steht, die nicht mehr in diese Zelle passt. Es wäre fatal, wenn Excel die erste oder die letzte Ziffer der Zahl nicht anzeigen würde. Deshalb ein Zeichen mit einen Hinweis an Sie, lieber Anwender: Bitte verbreitern Sie die Spalte. Beispielsweise mit einem Doppelklick auf den Rand zwischen den beiden Spaltenköpfen – dann wird die Spalte optimal breit. Das heißt: Der längste Eintrag ist noch sichtbar in der Spalte.

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Komische Zeichen

Datenaustausch

Da habe ich etwas aus dem Internet in eine Exceltabelle eingefügt – und nun sind so komische Zeichen drin. Kann ich die ganz schnell entfernen?

Komische Zeichen

Komische Zeichen

Die „komischen Zeichen“ sind Grafiken, die von der Internetseite nach Excel kopiert wurden. Sie können schnell alle diese Zeichen markieren, indem Sie über Start / Bearbeiten / Suchen und Auswählen / Gehe zu / Inhalte die Option „Objekte“ auswählen. Dann werden sie alle markiert und können mit einem Klick entfernt werden.

Schnell alle Grafiken markieren

Schnell alle Grafiken markieren

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Autoausfüllen

Dateneingabe

Excel ist nicht konsequent. Wenn Sie in eine Zelle einen Wochentag, einen Monatsnamen, ein Datum oder eine Text-Zahl-Kombination schreiben, zählt Excel beim Herunterziehen weiter. Nur bei Zahlen schreibt Excel in jede Zelle den gleichen Wert.

Nicht konsequent

Nicht konsequent

Sicherlich kennen Sie die Lösungen, wie man „weiterzählen“ lassen kann:

1. Schreiben Sie die ersten beiden Werte in zwei Zellen, markieren diese und ziehen sie herunter.

2. Drücken Sie beim Herunterziehen die [Strg]-Taste.

3. Wählen Sie aus dem Smarttag die Option „Datenreihe ausfüllen“.

4. Wählen Sie aus Start / Bearbeiten / Füllbereich / Reihe die Option „Linear“ mit dem Inkrement 1.

Umständlich - aber so funktioniert es auch.

Umständlich – aber so funktioniert es auch.

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Seltsamer Doppelklick

Dateneingabe

Erstaunlich: Manchmal bewirkt ein Doppelklick, dass ich „in der Zelle bin“, das heißt: ich kann den Text ändern. Manchmal sitzt der Cursor dann plötzlich an einer ganz anderen Stelle.

Die Antwort auf diese Frage ist einfach: Excel hat auf den Tabellenblättern drei verschiedene Mauszeiger (ein kleines, schwarzes Kreuz (an der rechten unteren Ecke), ein großes weißes Kreuz (auf der Zelle) und einen weißen Pfeil, der nach links oben zeigt, unter dem sich ein Vierfachkreuz befindet (an jedem der vier Ränder)). Je nach Mauszeiger ändert sich das Verhalten: Ein Doppelklick auf die Zelle bewirkt, dass sich der Cursor in der Zelle befindet, ein Doppelklick auf den Rand bewirkt, dass die Position des Cursors auf die letzte oder erste Zelle versetzt wird, in der noch etwas steht. Ein Doppelklick auf das rechte, untere Kästchen bewirkt, dass die Formel (oder der Inhalt) nach unten gezogen wird.

Ebenso haben Sie beim Ziehen einen Unterschied: schwarzes Kreuz „zieht“ die Formel, Pfeil verschiebt die Zelle und weißes Kreuz markiert die Zellen.

Drei unterschiedliche Mauszeiger, die etwas anderes bewirken beim Doppelklick und beim Ziehen.

Drei unterschiedliche Mauszeiger, die etwas anderes bewirken beim Doppelklick und beim Ziehen.

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Die letzte Zelle

Dateneingabe

Kennen Sie das folgende Phänomen in Excel? Tragen Sie ein paar Werte ein. Beispielsweise ziehen Sie einen Wert die ersten 20 Zellen hinunter. Drücken Sie [Strg]+[Pos1] – der Cursor von Excel springt auf die Zelle A1. Drücken Sie [Strg]+[Ende], dann springt er auf die letzte Zelle unter der und rechts von der sich nichts mehr befindet. In unserem Beispiel A20.

Löschen Sie einige Zellen. Es ist gleich, ob Sie die Zeilen löschen oder ob Sie die Inhalte der Zellen löschen.Der Sprung mit [Strg]+[Ende] wird wieder auf A20 springen, obwohl dort nichts mehr steht. Das gleiche Resultat liefert das Dialogfeld Start / Bearbeiten / Suchen und Auswählen / Gehe zu / Inhalte / Letzte Zelle.

Diese Zelle war mal die letzte Zelle, aber sie ist nicht mehr die letzte Zelle.

Diese Zelle war mal die letzte Zelle, aber sie ist nicht mehr die letzte Zelle.

Dieses Phänomen von Excel ist schon beschrieben und kritisiert worden. Meistens kann man es lösen, wenn man die Datei speichert. Manchmal muss man die Datei mit „Speichern unter“ unter dem gleichen Namen speichern.

Ich habe allerdings auch schon Fälle erlebt, bei denen der Speichermechanismus nicht die nicht mehr vorhandenen Zellen gelöscht hat – im allerschlimmsten Fall (und wenn es mir das wert ist), kopiere ich den Inhalt der Liste in ein neues Tabellenblatt.

Übrigens: Erstaunlicherweise sind die Tastenkombinationen [Strg]+[↓], [Strg]+[↑], [Strg]+[←], [Strg]+[→] (zum Bewegen) und [Strg]+[*] (zum Markieren) davon nicht betroffen.

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SAP & co

Datenaustausch, Excel rechnet gar nicht

Kennen Sie SAP? Das ist mein Freund!

Nein – das war sehr ironisch. Jeder, der häufig Daten aus SAP exportiert, kennt sicherlich das Problem: Ab und zu werden Textinformationen unter die Zellen geschoben. Das sieht man erstaunlicherweise nicht – die Zellen sind als „Standard“ formatiert. Oft erkennt man es daran, dass die Zahlen linksbündig in der Zelle stehen. Spätestens wenn Sie mit den Zahlen weiterrechnen möchten oder wenn Sie die Zahlen sortieren oder filtern oder als zahlen formatieren möchten … stellen Sie fest, dass Excel Ihnen nun einen Strich durch die Rechnung macht.

Sieht aus wie Zahl, ist aber Text.

Sieht aus wie Zahl, ist aber Text.

Ich habe für dieses Problem folgende Lösungen gefunden:

1. Wenn Sie Glück haben und das kleine grüne Dreieck sehen zur Fehlerüberprüfung, können Sie darüber die Texte in Zahlen zurückkonvertieren.

Manchmal geht es zurück.

Manchmal geht es zurück.

2. Wenn Sie nur einige wenige Zellen haben, können Sie auf die Zelle einen Doppelklick machen (oder mit [F2] die Zelle editieren und anschließend wieder mit [Enter] beenden. Dann „greift“ sich Excel das korrekte Zahlenformat.

3. Sie können in einer Hilfsspalte daneben den Wert der Zelle mit 1 multiplizieren (=O2*1). Die Formel herunterziehen, kopieren und die Inhalte als Werte einfügen.

4. Das Gleiche erledigt auch die Funktion =WERT

5. Oder auch der Rechenoperator – –

6. Oder Sie markieren die Spalten und verwenden den Assistenten „Text in Spalten“, den Sie im Register „Daten“ finden. Geben Sie dort ein absurdes Trennzeichen ein (beispielsweise eine ~); ein Trennzeichen, das es natürlich in den Zahlen nicht gibt. Dann überschreibt er die Werte mit sich selbst und „greift sich“ das korrekte, das heißt das darunterliegende Zahlenformat.

7. Die Zahl 1 in eine leere Zelle schreiben. Die Zelle kopieren, den Text-Zahl-Bereich markieren und mit Inhalten einfügen / Multiplizieren (Kontextmenü) „darüberklatschen“. Das Ergebnis ist das Gleiche wie in Punkt 2 oder 3 oder 5 – Excel greift sich nun das korrekte Zahlenformat.

So geht es auch.

So geht es auch.

Zur Ehrenrettung von SAP sei angemerkt: Viele mir bekannte Datenbanksysteme, die da heißen DATEV, KISS, ORBIS, EBIS und andere „schieben“ manchmal (nicht immer!) Textformate unter Zahlen beim Export nach Excel.

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Summe funktioniert nicht

Datenaustausch, Excel rechnet falsch, Text in Spalten, Zahlenformate

Sehr geehrter Herrn Martin,

In der Excel Tabelle die im Anhang beigefügt ist, bekommen wir Daten von unsere EDV (sehe Sheet 1 vor Verarbeitung). Ich gehe dann in „DATA“ und „Text to Columns“ und spalte diese Tabelle so dass sie nach diese Schritte wie im 2. Sheet (Daten nach Verarbeitung) aussieht.

Das Problem liegt indem einige Zahlen immer noch so erscheinen „1 150,000“ und keine weitere Formatierung möglich ist. Da ich auch eine Summe daraus ziehen möchte.

Wie kann man diese Problem Lösen ?

Originaldaten

Originaldaten

Daten nach dem Trennen

Daten nach dem Trennen

Die Antwort: Dummerweise liefert Ihr System die Spalte E so, dass nach dem Tausenderwert als Tausendertrennzeichen ein Leerzeichen verwendet wird. Diese müssen Sie löschen. Ich würde die Spalte (hier E) markieren und dann mit Home / Find & Replace (ganz rechts) das Leerzeichen (einfach ein Blank eintippen) durch nichts ersetzen.

 

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Name im Kommentar

Dateneingabe, Kommentare

Kann ich den Namen, der im Kommentar steht, standardmäßig ändern? Ich arbeite manchmal für meine Kollegin und möchte, dass dann ihr Name darin steht?

Die Antwort: Das können Sie über die Optionen in der Kategorie „Allgemein“. Der Benutzername wird in den Kommentaren verwendet.

Der Name im Kommentar kann geändert werden.

Der Name im Kommentar kann geändert werden.

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Hyperlinks

Dateneingabe

Wenn ich eine Internetadresse oder Mailadresse in Excel eingebe, macht Excel automatisch einen Hyperlink daraus. Damit könnte ich noch leben. Aber die Schrift wird blau und er macht einen Strich unter den Text. Das nervt!

Ein Hyperlink in Excel

Ein Hyperlink in Excel

Die Antwort: Das können Sie in den Optionen in der Autokorrektur (Dokumentprüfung) ausschalten.

Hier kann den Hyperlink deaktivieren.

Hier kann den Hyperlink deaktivieren.

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Spalten einfügen

Dateneingabe, Zeilen und Spalten

Ich liebe die Tastenkombination [Strg]+[+]. Damit kann man leicht eine Spalte oder eine Zeile einfügen. Manchmal fügt Excel jedoch mehrere Spalten ein. Warum?

Die Antwort: Wenn sich noch etwas im Kopierspeicher befindet.

Wenn Sie beispielsweise vier Spalten markiert und kopiert haben, dann geht Excel davon aus, dass mit [Strg]+[+] nicht eine Spalte, sondern vier Spalten eingefügt werden sollen.

Wenn Sie mehrere Spalten kopiert haben ...

Wenn Sie mehrere Spalten kopiert haben …

... fügt [Strg]+[+] mehrere Spalten ein.

… fügt [Strg]+[+] mehrere Spalten ein.

Das kann praktisch sein, wenn Sie Informationen kopieren und an eine bestimmte Stelle einfügen möchten. Sie überschreiben nicht den vorhandenen Inhalt, sondern verschieben ihn:

Kopierte Informationen werden eingefügt ...

Kopierte Informationen werden eingefügt …

... und vorhandene Informationen werden verschoben.

… und vorhandene Informationen werden verschoben.

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Zugriffsschutzeinstellung

Fehlermeldungen

Was bedeutet denn diese Fehlermeldung? Das ist meine Datei – die liegt hier auf meiner Festplatte – Ehrenwort!

Zugriffsschutz

Zugriffsschutz

Das ist eine „uralte“ Datei – sie wurde in einer Version von Excel vor 97 erstellt (vielleicht Excel 5.0). Diese Warnmeldungen können Sie einstellen. Und Sie können natürlich noch immer mit dieser Datei arbeiten!

Die Bearbeitung kann aktiviert werden.

Die Bearbeitung kann aktiviert werden.

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Plus

Dateneingabe

Ich habe eine Artikelliste, in der ich in einer Kategorie etwas mit einem „+“, beziehungsweise mit einem „-“ kennzeichnen möchte. Manchmal will Excel rechnen, manchmal nicht. Warum?

+

+

Wenn Sie nach der Eingabe des Pluszeichens die Zelle mit den Pfeiltasten (→, ↓, ← oder ↑) verlassen oder wenn Sie auf eine andere Zelle klicken, vermutet Excel, dass Sie rechnen möchten. Verlassen Sie die Zelle jedoch mit der Taste [Enter], mit Tabulator oder dem Haken in der Bearbeitungsleiste, dann akzeptiert er dieses Zeichen.

So geht es auch.

So geht es auch.

Das Gleiche Verhalten legt er bei dem Gleichheitszeichen und dem Minuszeichen an den Tag.

Wenn es nicht möchten, fügen Sie vor diese Zeichen ein Hochkomma (‚) oder formatieren die Spalte vor der Eingabe als Text.

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Markierung

Dateneingabe

Manchmal klicke ich an einen andere Stelle und nicht der Cursor bewegt sich dorthin, sondern die Markierung wird bis zu dieser Stelle erweitert.

Die Markierung wird erweitert.

Die Markierung wird erweitert.

Die Antwort: Sicherlich haben Sie aus Versehen [F8] gedrückt. Damit wurde der Erweiterungsmodus aktiviert. Sie sehen es in der Statuszeile unten. Mit der Funktionstaste [F8] können Sie ihn wieder ausschalten.

Ich erhalte so oft „geschützte Ansicht“. Warum?

Oberfläche

Das ist ein Sicherheitsmechanismus von Microsoft. Wenn Sie eine Datei aus dem Internet herunterladen oder per Mail geschickt bekommen, wissen Sie nicht, ob an der Datei Viren hängen.

Die geschützte Ansicht

Die geschützte Ansicht

Wenn das unterbinden möchten, können Sie die geschützte Ansicht über die Optionen / Trust Center (in Excel 2010: Sicherheitscenter) / Einstellungen für das Trust Center deaktivieren.

Man kann diese Einstellungen deaktivieren.

Man kann diese Einstellungen deaktivieren.

Übrigens: Den Hinweis erhalten Sie auch manchmal bei bestimmten Einstellungen eines Netzwerkes, wenn Kollegen Dateien auf einem Netzwerklaufwerk speichern. Microsoft identifiziert das Netzwerk als „Netz“.

Alles ist weg!

Alles ist weg, Fehlermeldungen

So schnell geht es nicht! Es gibt allerdings mehrere Möglichkeiten, was Sie gemacht haben:

1. Sie haben aus Versehen eine neue Datei geöffnet (beispielsweise mit [Strg]+[N]). Die Liste aller zur Zeit offenen Dateien finden Sie in Ansicht / Fenster / Fenster wechseln

Alle offenen Dateien

Alle offenen Dateien

2. Oder aus Versehen die Datei ausgeblendet. Vielleicht wollten Sie etwas anderes ausblenden. Man kann eine Datei über Ansicht / Fenster /Ausblenden, beziehungsweise Einblenden herholen, beziehungsweise unsichtbar machen.

3. Oder Sie haben aus Versehen das Tabellenblatt ausgeblendet. Sie können es über die rechte Maustaste auf ein vorhandenes Tabellenblatt wieder einblenden (Oder auch: Start / Zellen / Format / Ausblenden & Einblenden / Blatt einblenden)

Das Blatt wurde ausgeblendet.

Das Blatt wurde ausgeblendet.

4. Oder das Blatt wurde außerhalb des sichtbaren Bereiches verschoben. Sie können mit der rechten Maustaste auf die Pfeilchen am linken Rand klicken, um eine Übersichtsliste aller sichtbaren Tabellenblätter zu erhalten (und sehen so beispielsweise, dass „September“ vor dem „Januar“ steht.

Das Blatt wurde verschoben.

Das Blatt wurde verschoben.

5. Oder Sie haben alles markiert und eine Taste gedrückt. Dafür gibt es ja die Rückgängig-Funktion!

6. Oder Sie haben aus Versehen zwei Mal Excel geöffnet. Werfen Sie mal einen Blick in die Taskleiste unten!

Hier wurde Excel 2013 und Excel 2010 geöffnet ...

Hier wurde Excel 2013 und Excel 2010 geöffnet …

Nicht mehr rückgängig machen kann man allerdings das Löschen des Blattes. Wenn Sie die Datei bereits gespeichert haben, können Sie diese schließen ohne noch einmal zu speichern.

Wenn Sie das Blatt löschen UND die Löschung bestätigen - dann kann man Ihnen leider nicht mehr helfen (außer: Datei schließen ohne zu speichern).

Wenn Sie das Blatt löschen UND die Löschung bestätigen – dann kann man Ihnen leider nicht mehr helfen (außer: Datei schließen ohne zu speichern).

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Wo ist das Kästchen?

Dateneingabe, Excel rechnet gar nicht

Manchmal taucht das Kästchen nicht auf, mit dessen Hilfe ich eine Formel nach unten ziehen kann. Warum ist es manchmal verschwunden?

Das Kästchen ist verschwunden.

Das Kästchen ist verschwunden.

Die Antwort: Wenn Sie getrennte Bereiche mit gedrückter [Strg]-Taste markieren, dann können sie nicht unabhängig voneinander runtergezogen werden. Excel kann nur einen einzigen zusammenhängenden Bereich runterziehen.

So erscheint das Kästchen.

So erscheint das Kästchen.

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Das Verbinden von Zellen wird mit einer Fehlermeldung begleitet

Fehlermeldungen, Zellformate

Beim Verbinden von Zellen bleibt nur der Wert der obersten, linken Zelle erhalten, alle anderen Werte werden verworfen.

lautet die Fehlermeldung die manchmal erscheint, wenn ich Zellen verbinden möchte.

Der Grund: In einer der Zellen steht ein Wert. Vielleicht außerhalb des sichtbaren Bereiches. Deshalb warnt Excel davor, dass dieser Wert überschrieben wird.

Fehlermeldung beim Verbinden von Zellen.

Fehlermeldung beim Verbinden von Zellen.

VLOOKUP und SVERWEIS

Merkwürdig übersetzt

Die Erklärung des letzten Parameters „Range_Lookup“, der vielen Anwendern Schwierigkeiten bereitet, lautet im englischsprachigen Excel:

„[…]is a logical value: to find the closest match in the first column (sorted in ascending order) = TRUE or omitted; find an exact match = FALSE“

Im Deutschen dagegen:

„[…] gibt an, ob eine genaue Übereinstimmung gefunden werden soll: WAHR = aus der aufsteigend sortierten Reihenfolge der Werte wird der Wert zurückgegeben, der am dichtesten am gesuchten Wert liegt; Falsch = es wird eine genaue Übereinstimmung angenommen“

Dabei stellen sich mir folgende Fragen:

1. Warum wird das nicht korrekt erklärt? Weder im Englischen noch im Deutschen? „the closest match“ ist genauso falsch wie „der am dichtesten am gesuchten Wert liegt“.

2. Warum schneidet Excel seit der Version 2007 den letzten Teil der Erklärung ab. Hat das noch keiner gemerkt?

3. Warum wird „to find the closest match“ übersetzt mit „gibt an, ob eine genaue Übereinstimmung gefunden werden soll“ – „closest“ ist nicht „genau“ sondern „ungefähr“. Somit ist die deutsche Übersetzung zur englischen spiegelverkehrt. Und das, seit ich Excel kenne (seit Excel 4.0)

Auf http://office.microsoft.com/de-de/excel-help/sverweis-HP005209335.aspx lese ich:

„[…]

Wenn dieser Parameter WAHR ist oder weggelassen wird, wird eine ungefähre Entsprechung zurückgegeben. Wenn keine genaue Entsprechung gefunden wird, wird der nächstgrößere Wert zurückgegeben, der kleiner als Suchkriterium ist.

Die Werte in der ersten Spalte von Matrix müssen aufsteigend sortiert sein. Andernfalls gibt SVERWEIS möglicherweise nicht den korrekten Wert zurück. Sie können die Werte aufsteigend sortieren, indem Sie im Menü Daten auf Sortieren klicken und Aufsteigend auswählen. Unter Standardsortierreihenfolgen finden Sie weitere Informationen.

[…]“

Auf https://support.office.com/de-at/article/SVERWEIS-0bbc8083-26fe-4963-8ab8-93a18ad188a1 lese ich:

„Wenn Bereich_Verweis entweder WAHR oder nicht belegt ist, wird eine genaue oder ungefähre Entsprechung zurückgegeben. Wird keine genaue Entsprechung gefunden, wird der nächstgrößere Wert zurückgegeben, der kleiner als Suchkriterium ist.“

Warum so umständlich? Warum nicht beispielsweise so:

„Ist dieser Wert WAHR und es wird kein dem Suchkriterium entsprechender Wert gefunden, wird der nächstkleinere Wert (das heißt der Wert aus der darüberliegenden Zeile) ausgegeben. Ist der Wert FALSCH und es wird kein dem Suchkriterium entsprechender Wert gefunden, wird eine Fehlermeldung erzeugt.“
VLOOKUP auf englisch

VLOOKUP auf englisch

SVERWEIS auf deutsch

SVERWEIS auf deutsch

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Glätten und Trim

Merkwürdig übersetzt

Während die Erklärung für die Funktion Trim im englischsprachigen Excel lautet:

„Removes all spaces from a text string except for single spaces between words.“

heißt die Erklärung auf Deutsch:

„Löscht Leerzeichen in einem Text“

Der zweite Teil wurde unterschlagen, so dass man annehmen könnte, dass Glätten aus „Rene Martin“ ein „ReneMartin“ macht, was natürlich nicht der Fall ist. Um das Leerzeichen zwischen meinem Vornamen und Nachnamen zu entfernen muss man die Funktion WECHSELN (SUBSTITUTE) verwenden.

Trim auf Englisch

Trim auf Englisch

Glätten auf Deutsch.

Glätten auf Deutsch.

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Aus FRA wird Frau, aus KLR wird klar, aus Weng wird wenig …

Dateneingabe

Immer wenn ich den Lack HTP eingebe, wandelt mir Excel den Namen um in HTTP. Und aus meinem chinesischen Freund Wei macht er Wie. Ach ja – unsere Firma heißt „Weng“ – immer steht wenig in der Zelle. Abgesehen davon kann ich schon gar nicht mehr Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) eintragen – sonst steht in der Zelle KLAR.

Dies sind alles Einträge, die in der Autokorrektur hinterlegt sind. Sie finden die Autokorrektur in den Optionen / Dokumentprüfung. Dort finden Sie eine große Liste an Begriffen, die Microsoft vorschlägt. Sollte einer der Vorschläge nicht passen (siehe oben), so löschen Sie ihn aus der Liste.

Das macht die Autokorrektur - und noch vieles mehr.

Das macht die Autokorrektur – und noch vieles mehr.

Und hier kann man die Begriffe löschen.

Und hier kann man die Begriffe löschen.

Microsoft Excel hat Daten unmittelbar neben den markierten Zellen entdeckt. Da Sie diese Daten nicht markiert haben, werden sie nicht sortiert.

Fehlermeldungen, sortieren

Warum bringt Excel manchmal beim Sortieren so eine merkwürdige Fehlermeldung?

Am besten nicht markieren!

Am besten nicht markieren!

Die Antwort: Markieren Sie bitte nichts, wenn Sie sortieren. Setzen Sie nur den Cursor auf ein Feld, dessen Spalte Sie sortieren möchten und klicken anschließend auf das Symbol A↓Z (oder Z↓A). Wenn Sie markieren, stellt Excel die Frage, ob Sie nur diese Spalte sortieren möchten – die Daten links und rechts bleiben so stehen – das ist fatal und meistens nicht gewünscht!

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Teile eines Arrays können nicht geändert werden.

Fehlermeldungen

Warum kann ich eine Formel nicht löschen?

Ein Blick in die Bearbeitungsleiste zeigt, dass es sich hier um eine Array-Formel oder um eine Martixformel handelt. Man erkennt das an den geschweiften Klammern um die Funktion. Hier wurden mehrere Zellen markiert und die Funktion TREND wurde mit der Tastenkombination [Shift]+[Strg]+[Enter] beendet. Alle Zellen bilden eine Formel – man kann nicht einen Teil herauslöschen (übrigens auch keine Zeile einfügen). Sie müssen den gesamten Bereich markieren und dann löschen.

Eine Array-Formel (Matrixformel)

Eine Array-Formel (Matrixformel)

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Der Befehl konnte für den ausgewählten Zellbereich nicht ausgeführt werden. Markieren Sie eine einzelne Zelle innerhalb eines Datenbereichs, und versuchen Sie es dann erneut.

Fehlermeldungen, filtern, sortieren

Das Sortieren und Filtern geht nicht mehr. Warum?

Der Cursor sitzt außerhalb des Bereichs, den Sie sortieren oder filtern möchten. Übrigens: Auch der Assistent „Teilergebnis“ funktioniert nicht mehr.

sortieren und filtern geht nicht mehr.

sortieren und filtern geht nicht mehr.

 

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Keine Formeln sichtbar

Dateneingabe

Eine interessante Tabelle – aber warum sehe ich keine Formeln in der Bearbeitungsleiste?

Man kann die Formelanzeige ausblenden, indem man das gesamte Blatt (oder die Zellen, hinter denen eine Formel liegt) markiert und anschließend über Zellen formatieren / Schutz / Ausgeblendet die Formeln „versteckt“. Anschließend muss man noch das Tabellenblatt schützen. Das erreicht man über Überprüfen / Änderungen / Blatt schützen.

Die Formeln werden in der Bearbeitungsleiste nicht angezeigt.

Die Formeln werden in der Bearbeitungsleiste nicht angezeigt.

Im ersten Schritt muss man die Formeln ausblenden ...

Im ersten Schritt muss man die Formeln ausblenden …

... und anschließend das ganze Blatt schützen.

… und anschließend das ganze Blatt schützen.

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Die Ausführung dieses Befehls ist bei einer nicht zusammenhängenden Mehrfachmarkierung nicht möglich.

Dateneingabe, Fehlermeldungen

Warum darf ich plötzlich nicht mehr ausschneiden? Es ging doch sonst immer …

Sie haben die beiden Spalten B und C mit gedrückter [Strg]-Taste markiert. Deshalb interpretiert Excel das nicht als einen Bereich, sondern als zwei Bereiche. Sie dürfen nicht ausgeschnitten werden. Kopieren funktioniert übrigens …

Ausschneiden geht nicht.

Ausschneiden geht nicht.

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Rote Ellipsen

Fehlermeldungen

Oh Gott, da hat jemand rote Ellipsen in Excel reingemacht – die bekomme ich nicht mehr weg!

Klar – da hat jemand eine Datenüberprüfung (Gültigkeit) eingeschaltet und sämtliche Werte anziegen lassen, die nicht dieser Datenüberprüfung standhalten. Ebenso können Sie die Datenüberprüfung wieder ausschalten:

Daten / Datentools / Datenüberprüfung / Gültigkeitskreise löschen

Rote Ellipsen

Rote Ellipsen

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Komische Überschriften

Merkwürdig übersetzt, Symbole falsch beschriftet

Ups – plötzlich steht in der ersten Zeile statt A, b, C, … die Zahl 1, 2, 3. Was ist passiert?

Man kann diese Einstellung in den Optionen / Formeln wieder ausschalten. Sie heißt Z1S1-Bezugsart.

Übrigens würde Excel nun statt =C3 schreiben: =ZS(-9). Und statt =SUMME(G2:G30) steht nun in der Zelle: =SUMME(Z(-9)S(-3):Z(19)S(-3))

Z1S1 - US-amerikanische Schreibweise

Z1S1 – US-amerikanische Schreibweise

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Kommentare werden nicht gedruckt

Kommentare

Obwohl eingestellt ist, dass Kommentare ausgedruckt werden, so erscheinen sie dennoch nicht auf dem Papier.

Es gibt zwei Varianten, wie man Kommentare drucken kann – entweder auf einem neuen Blatt (fälschlicherweise beschriftet mit „am Ende des Blattes“) oder „wie auf dem Blatt angezeigt“. Letzteres bedeutet, dass die Kommentare eingeblendet werden müssen – nur dann erscheinen Sie auf dem Blatt.

So werden die Kommentare nicht gedruckt.

So werden die Kommentare nicht gedruckt.

Ein Kommentar ,

Excel formatiert automatisch

Dateneingabe, Zahlenformate

Doch, doch. An vielen Stellen! Probieren Sie es aus! Schreiben in drei Zellen untereinander einen beliebigen Wert. Formatieren Sie die drei Zellen, beispielsweise als Buchhaltung. Schreiben Sie nun in die unformatierte, leere Zelle direkt darunter einen weiteren Wert – und er wird so formatiert wie die drei Zellen darüber formatiert sind.

Excel formatiert automatisch - manchmal

Excel formatiert automatisch – manchmal

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Seltsame Zahlen

Dateneingabe

Ein Teilnehmer hat mich gefragt, warum nach der Eingabe der Zahl 7 in einer Zelle der Wert 0,07 steht. Aus 14 macht er 0,14 und so weiter.

Ich musste eine Weile suchen, bis ich die Lösung gefunden hatte: Man kann in den Optionen einstellen:

„Dezimalkomma automatisch einfügen“

Ich frage mich – wer braucht denn diese Option – sie führt doch nur zu Fehlerquellen!

Aus 7 macht Excel 0,07

Aus 7 macht Excel 0,07

Dezimalkomma automatisch einfügen - bitte nicht einschalten!

Dezimalkomma automatisch einfügen – bitte nicht einschalten!

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Seltsamer Ausdruck

Dateneingabe

Ich habe mich einmal gewundert, weshalb bei einer Dame eine kleine Tabelle immer sehr stark verkleinert wurde. Oder umgekehrt – warum bei ihr immer so viele Leerseiten gedruckt wurden. Bis ich dahinter kam, dass sie Daten nicht mit der Taste [Entf] gelöscht hat, sondern, indem sie die Leertaste gedrückt hat. Somit stand in einer Zelle – ziemlich weit rechts außen – immer ein Leerzeichen, das man (fast) nicht mehr findet. Auf alle Fälle nicht mehr sieht!

Fazit: Tun Sie so etwas bitte nicht!

Die Originaltabelle

Die Originaltabelle

Seitenansicht I Anpassen auf eine Seite

Seitenansicht I
Anpassen auf eine Seite

Seitenansicht II Keine Anpassung - 11 Seiten werden ausgedruckt!

Seitenansicht II
Keine Anpassung – 11 Seiten werden ausgedruckt!

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Datenaustausch klappt nicht

Datenaustausch

Beim Datenaustausch werden einige Werte „zerschossen“.

Problem: Da Excel einige Zeichen nach Gutdünken interpretiert, kann ein Punkt oder ein Gedankenstrich in ein Datum verwandelt werden, ein E in eine Zahl der wissenschaftliche Schreibweise …

Wenn Sie das Problem häufig haben (beispielsweise beim Kopieren von Word-Tabellen nach Excel), sollten Sie die Tabellen in tabulatorgetrennte Texte verwandeln, die Datei als Text speichern und beim Importieren darauf achten, dass die Spalten als Text importiert werden (das heißt: dass das Textformat unterlegt wird). Dann klappt es:

Datenaustausch: Texte werden "zerschossen"

Datenaustausch: Texte werden „zerschossen“

Schritt 1: Tabellen in tabulatorgetrennte Texte konvertieren.

Schritt 1: Tabellen in tabulatorgetrennte Texte konvertieren.

Schritt 2: Beim Öffnen Tabstopp als Trennzeichen festlegen und die entsprechende Spalten als Text formatieren.

Schritt 2:
Beim Öffnen Tabstopp als Trennzeichen festlegen und die entsprechende Spalten als Text formatieren.

Dann klappt der Datenaustausch.

Dann klappt der Datenaustausch.

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Für diese Aktion müssen alle verbundenen Zellen dieselbe Größe haben

Fehlermeldungen, Listen

Beim Sortieren erscheint eine „lustige“ Fehlermeldung statt dem Ergebnis der Sortierung.

Der Grund: einige der Zellen sind verbunden (hier: der Vorgesetzte). Dadurch werden aus mehreren Zellen jeweils eine Zelle. Diese kann nun nicht sortiert werden.

Die Lösung: Markieren Sie das gesamte Arbeitsblatt und heben mit einem Klick den Zellverbund aller Zellen wieder auf.

Sortieren funktioniert nicht.

Sortieren funktioniert nicht.

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Text oder Zahl?

Dateneingabe, Excel rechnet falsch

Eigentlich müsste man es sofort sehen: Texte stehen in Zellen am linken Rand; Zahlen rechtsbündig. Wenn man sich vertippt, beispielsweise den Buchstaben „O“ statt die Ziffer „0“ oder den Buchstaben „l“ statt der Ziffer „1“ eingibt, kann Excel mit diesen Texten nicht rechnen.

Warum machen Menschen so etwas? Es gab einige Schreibmaschinen, auf denen gab es keine Ziffer „0“ oder keine Ziffer „1“. Dort musste man auf die Buchstaben „O“, beziehungsweise „l“ zurückgreifen.

Bitte kein "O" statt der Ziffer "0"; bitte kein "l" statt der Ziffer "1" eingeben.

Bitte kein „O“ statt der Ziffer „0“; bitte kein „l“ statt der Ziffer „1“ eingeben.

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Dateneingabe

Dateneingabe

Kennen Sie das Problem? Sie tippen in einer Zelle einen Text und stellen fest, dass Sie sich am Anfang des Textes verschrieben haben. Allerdings bewirkt die Pfeiltaste [←] nicht ein Zurücksetzen des Cursors, sondern ein Verlassen der Zelle. Die Lösung: Drücken Sie die Taste [F2]. damit wechseln Sie zwischen dem Modus „auf den Zellen“ und „in den Zellen“ und können sich nun innerhalb der Zelle bewegen.

Das gleiche Phänomen haben Sie auch bei der bedingten Formatierung und bei der Datenüberprüfung, wenn Sie dort mit Formeln arbeiten. Auch dort bewirkt die Pfeiltaste [←] nicht ein Zurücksetzen des Cursors nach links, sondern greift auf eine Zelle zu. Auch hier: Drücke Sie [F2]!

Schneller Wechsel mit [F2]

Schneller Wechsel mit [F2]

[F2] funktioniert auch bei der bedingten Formatierung.

[F2] funktioniert auch bei der bedingten Formatierung.

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Einfügen nicht möglich

Fehlermeldungen

Haben Sie das einmal versucht? Schreiben Sie in die letzte Zelle der Zeile 1, also in Zelle XFD1 einen Wert. Versuchen Sie nun irgendwo ein Spalte einzufügen – das wird natürlich nicht funktionieren und mit einer Fehlermeldung quittiert werden.

Klar: Beim Einfügen von Spalten werden neue Spalten vor die aktuelle Spalte eingefügt und beim Einfügen von Zeilen werden neue Zeilen vor die aktuelle Zeile eingefügt. Deshalb wird alles nach rechts, beziehungsweise nach unten verschoben.

Fazit: Füllen Sie Excel nicht „randvoll“!

In Zelle XFD1 steht ein Wert - deshalb kann keine Spalte eingefügt werden.

In Zelle XFD1 steht ein Wert – deshalb kann keine Spalte eingefügt werden.

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Anzahl | Anzahl2

Merkwürdig übersetzt

Recht unglücklich wurden die beiden englischen Begriffe COUNT und COUNTA übersetzt: Die Funktionen heißen auf deutsch „Zählen“ und „Zählen2“. Die Hilfe liefert eine Erklärung:

Anzahl berechnet, wie viele Zellen in einem Bereich Zahlen enthalten.

Anzahl2 zählt die Anzahl nicht leerer Zellen in einem Bereich (also Texte und Zahlen)

In der Statusleiste dagegen heißen diese beiden Funktionen Anzahl und Numerische Zahl. Dabei entspricht die Funktion Anzahl in der Statusleiste der Funktion Anzahl2 beim Rechnen …

Anzahl und Anzahl 2 Count und CountA

Anzahl und Anzahl 2
Count und CountA

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„Dieser Name wird bereits verwendet.“

Fehlermeldungen

Eine seltsame Fehlermeldung – eigentlich ist klar, was gemeint ist, oder?

Ein Blatt wird so benannt wie ein Blatt, das bereits existiert. Wenn Sie herausfinden möchten, welche Blattnamen bereits in der Mappe vergeben wurden, können Sie mit der rechten Maustaste auf die Pfeile neben den Blattregistern klicken – in einer Liste werden sämtliche Blattnamen angezeigt – schon seit vielen Excel-Versionen.

Dieser Name wird bereits verwendet.

Dieser Name wird bereits verwendet.

Die Liste aller Blattnamen

Die Liste aller Blattnamen

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Pivottabelle – geht nicht!

Fehlermeldungen, Listen

Oft werde ich gefragt, was die Fehlermeldung „Der Datenquellenverweis ist ungültig“ bedeutet. Warum man keine Pivottabelle erstellen kann. Die Antwort liegt meistens darin begründet, dass sich der Cursor außerhalb der Datenquelle (der Liste) befindet und Excel somit keine Tabelle „findet“.

Lösung: Entweder den Cursor zuvor in die Liste setzen oder im Dialogfeld den Bereich auswählen.

Pivottabelle geht nicht.

Pivottabelle geht nicht.

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Fenster :: Fixieren

Merkwürdig übersetzt

Ist Ihnen folgender Übersetzungsfehler in Excel 2010 aufgefallen? Dort befinden sich im Register „Ansicht“ zwei Mal das Symbol „Einfrieren“. Das linke von beiden ist ein Übersetzungsfehler – der englische Text „Zoom to Selection“ wurde dort falsch mit „Einfrieren“ (Freeze) übersetzt. In der Version 2013 ist es dann wieder korrekt. Übrigens heißt dort „Freeze“ nun wieder „Fixieren“ und nicht mehr „Einfrieren“:

Excel 2010

Excel 2010

Excel 2013 - englisch

Excel 2013 – englisch

Excel 2013 - deutsch

Excel 2013 – deutsch

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deutsch :: englisch

Symbole falsch beschriftet

Ab und zu beschriftet Excel einige der Symbole auf Englisch? Haben Sie das schon einmal gesehen? Beispielsweise aus „fett“ wird „bold“, aus „kursiv“ wird „italic“ oder das 1.000-Trennzeichen wird nicht „europäisch“ dargestellt, sondern US-amerikanisch:

Englische Symbole im deutschen Excel

Englische Symbole im deutschen Excel

Die Lösung: Ändern Sie die Auflösung Ihres Bildschirmes von 150% auf beispielsweise 100%:

deutsch_englisch20141219_3

Die Auflösung wird geändert.

Dann erhalten Sie wieder die Oberfläche in „deutscher Sprache“:

deutsche Oberfläche

deutsche Oberfläche

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