Kategorie: Dateneingabe

Was du heute kannst besorgen, …

Dateneingabe

Ich liebe die Tastenkombination [Strg]+[.], mit der ich ein Datum in eine Zelle einfügen kann. Sogar, wenn ich Text in die Zelle schreibe, also beispielsweise „überprüft am [Strg]+[.]“.

Seltsam – ich kann in einem Kommentar diese Tastenkombination verwenden, aber nicht in der Kopfzeile oder Fußzeile. Ich möchte nicht die Funktion „Datum“ verwenden, da dies das aktuelle Datum einfügt. Ich hätte gerne das Datum festgeschrieben und mit dem Umweg über das Tippen des Datums erspart.

Kein heute in Sicht

Kein heute in Sicht

Das ist richtig: an einigen wenigen Stellen funktioniert sie – an vielen leider nicht. Dazu gehören:

  • Kopf- und Fußzeile
  • Suchen und Ersetzen
  • Formen
  • SmartArts
  • Textfelder

Dafür funktioniert die Tastenkombination in Diagrammen und Kommentaren.

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Mein Gedächtnis ist schlecht. – Wie schlecht? – Wie schlecht ist was?

Dateneingabe, Fehlermeldungen, Fehlermeldungen

Ich verstehe es nicht. Kennen Sie einen Rat?

Ich habe eine Tabelle mit Abteilungsnummern. Da einige Abteilungen in der Form 4.2.2 oder 3.1.5 vorliegen, muss ich sie als Text formatieren oder ein Apostroph voranstellen. Soweit so gut.

Da ich das Apostroph nicht mag, ignoriere ich den „Fehler“ (es ja kein Fehler).

Fehler: ignorieren!

Fehler: ignorieren!

Sieht prima aus:

klasse!

klasse!

Allerdings: Sobald ich die Abteilungsnummer ändere – beispielsweise von 4.1.1 zu 4.1.5 – erscheint das grüne Eck von Neuem. Ich wollte doch den Fehler ignorieren:

hallo - ich bin wieder da!

hallo – ich bin wieder da!

Die Antwort: Excel hat nur die globale Einstellung: „Fehlerüberprüfung nicht aktivieren“ in den Optionen oder kann lokal einen Fehler zu ignorieren. Sobald der Inhalt geändert wird, wird die Fehlerüberprüfung wieder aktiviert. DAS kann man leider nicht abstellen – das heißt: es gibt keine Option HIER bitte nicht mehr fragen. Das heißt: Sie müssen sich leider für eine der beiden Varianten entscheiden: IMMER deaktivieren oder lokal ausschalten, und wenn die Informationen geändert werden, dann erneut ausschalten.

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Komische Uhrzeit

Dateneingabe, Zahlenformate

Ich wollte nur einen kleinen S-Bahn-Fahrplan erstellen. Da die S-Bahn alle 20 Minuten fährt, habe ich zwei Spalten mit den Uhrzeiten eingetragen, markiert und rübergezogen. Aber irgendwie will der nicht …

Komische Uhrzeiten

Komische Uhrzeiten

Die Antwort können Sie selbst erkennen: Sie haben keine Uhrzeiten eingetragen, sondern diese als Text gekennzeichnet (’05:11 statt 05:11). Deshalb erkennt Excel diese nicht als Uhrzeiten und zählt nur die „Zahlen“ weiter.

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Automatische Rechtschreibprüfung

Dateneingabe

Ich vermisse die automatische Rechtschreibprüfung in Excel. Wo kann ich sie denn einschalten? In Word ist sie immer automatisch da.

Word prüft automatisch - Excel nicht!

Word prüft automatisch – Excel nicht!

Die Antwort finden Sie in den Optionen / Dokumentprüfung. Während man in Word dort die „Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen“ kann, gibt es dafür in Excel leider keinen Schalter. Sie müssen also die „manuelle“ Rechtschreibung (Registerkarten „Überprüfen“ oder [F7] im Nachhinein über das Dokument laufen lassen.

 

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Heute hier morgen dort …

Dateneingabe, Zahlenformate

Ich verstehe es nicht. Ich habe eine Spalte vom Typ „Text“ formatiert und trage dort unsere Abteilungsnummern ein. Ich muss sie als Text formatieren, weil wir Nummern in der Form 4.2, aber auch 4.4.4 oder 3.1.2 haben. Excel würde aus allen Abteilungsnummern ein Datum machen. Erstaunlicherweise zeigt er nur bei den Abteilungen der x und x.x.x eine Fehlerüberprüfung (ein grünes Eck) an. Interessant, nicht wahr?

Das grüne Eck erscheint nicht bei allen Abteilungen

Das grüne Eck erscheint nicht bei allen Abteilungen

Ja, wirklich interessant. Übrigens: Wenn Sie in eine Zelle die Abteilungsnummer mit einem Hochkomma eingeben, also: ‚3.1.1 erhalten Sie auch eine Fehlerüberprüfung, bei 3.1 nicht.

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Ihr, die ihr hier eintretet, lasst alle Hoffnung fahren

Dateneingabe

Ja, schön wär es – wenn doch wenigstens reinkäme.

Warum lässt mich Excel nicht in das Namensfeld, damit ich dort den Zellnamen (beispielsweise A1) eintragen kann, um den Cursor dorthin zu setzen?

Nicht jeder darf rein!

Nicht jeder darf rein!

Die Antwort sehen Sie rechts neben dem Namensfeld. Dort erkenne ich an dem „x“ und dem Haken, dass Sie noch am Schreiben sind, das heißt, noch nicht die Eingabe abgeschlossen haben. Deshalb dürfen Sie auch nicht die Position des Cursors ändern.

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Wiederholen – genug ist genug

Dateneingabe

Ich liebe die Taste [F4]. Mit ihrer Hilfe kann man die letzte Aktion wiederholen. Tolle Sache. Auch [Strg]+[Y] macht das Gleiche. Aber bei [F4] muss ich nur eine Taste drücken. Allerdings: Wenn ich einen Text kopiere und einfüge, dann kann ich ihn mit Wiederholen (F4) nur noch EIN Mal wieder einfügen. Danach funktioniert der Befehl nicht! Übrigens auch nicht [Strg] + [Y].

Wiederholen funktioniert beim Kopieren-Einfügen nur ein Mal.

Wiederholen funktioniert beim Kopieren-Einfügen nur ein Mal.

Das ist richtig – keine Ahnung warum! Also doch mit zwei Fingern: [Strg] + [V].

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Wem die Stunde schlägt

Dateneingabe

Was ist denn das? Ich wollte in einer Spalte sicherstellen, dass der Anwender nur Uhrzeiten eingibt. Aber ich scheitere schon bei der Verwendung des Dialogs „Datenüberprüfung“.

Ist 24:00 keine Uhrzeit?

Ist 24:00 keine Uhrzeit?

Das ist richtig und merkwürdig. Excel erlaubt bei Uhrzeiten nur Werte zwischen 0:00 und 23:59. Wenn Sie eine Spalte haben, in der Stunden eingetragen werden, beispielsweise: 40:00 oder 36:00 oder 18:00, müssen Sie auf die Option „Dezimal“ zurückgreifen. Dort müssen Sie allerdings die Grenzen dezimal eintragen, also statt 48:00 (Stunden) muss der Wert 2 (Tage) eingegeben werden.

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Wo ist das verflixte Telefon?

Dateneingabe

Ich gestehe: ich habe zirka fünf Minuten gesucht. Ich habe eine Datei erhalten, über die jemand sagte, dass in einer Zelle ein merkwürdiges Zeichen sei, das er nicht löschen könne. Mein Hinweis, dass die Funktion SÄUBERN dieses Zeichen möglicherweise „wegputzt“ wurde nicht bestätigt. Ich habe mir dann die Datei schicken lassen:

Das Telefon

Das Telefon

Der Blick in die Bearbeitungsleiste zeigt mir, dass die Zelle leer ist. Das Symbol steht auch nicht ein einer anderen Zelle, die mit dem Befehl „über Auswahl zentrieren“ in der Zelle A6 dargestellt wird. Das Verbinden von Zellen, rechtsbündig, an der Unterkante ausrichten, … brachte keinen Erfolg:

Wo ist das Telefon?

Wo ist das Telefon?

Das Telefon befindet sich wirklich in der Zelle wie das Einfügen von Zeilen bewies:

Das Telefon lässt sich verschieben, aber ist nicht auffindbar.

Das Telefon lässt sich verschieben, aber ist nicht auffindbar.

Ich gesteht: Ich habe zufällig Entdeckt, dass das Telefon kein Sonderzeichen (Wingdings?) war, sondern ein Bild, das AUF der Tabelle liegt. Der sich ändernde Mauszeiger liefert den entscheidenden Hinweis:

DA ist das Telefon!

DA ist das Telefon!

Und dann war klar: markieren und löschen!

Und so geht es fort!

Und so geht es fort!

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Optionen – nicht optimal!

Dateneingabe

Frage: Warum darf ich manchmal nichts in den Optionen ändern?

Die Exceloptionen sind inaktiv

Die Exceloptionen sind inaktiv

Die Antwort: Mit Sicherheit haben Sie die Eingabe der letzten Zelle noch nicht bestätigt. Nachdem Sie auf die Office-Schaltfläche geklickt haben, legt sich das Menü über die Bearbeitungsleiste, so dass das „x“ und der Haken verdeckt sind. Also: Abbrechen, Eingabe bestätigen – dann funktioniert es.

Übrigens: In Excel 2010 und 2013 wurde dieser „Anwenderfehler“ verbessert: Wenn Sie dort auf „Datei“ klicken, wird automatisch die Eingabe bestätigt.

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Ich mache nicht alle Fehler selbst … ich gebe auch anderen eine Chance …

Dateneingabe

meistens …

Was habe ich denn jetzt falsch gemacht? Wenn ich „Position 1“ schreibe, am Kästchen runterziehe, dann erhalte ich Position 2, Position 3, Position 4, … Klar. Wenn ich aber „Position 2“ und „Position 4“ schreibe, markiere, dann müsste er doch eigentlich so weiterzählen: Position 6, Position 8, Position 10, … Pustekuchen! Er macht etwas ganz Komisches!

seltsame Zählung

seltsame Zählung

Die Antwort: Wenn Sie genau hinschauen – Sie haben nicht Position 2 und Position 4 geschrieben, sondern Positon 4 – deshalb interpretiert Excel die beiden Texte als unterschiedliche Texte (was sie ja auch sind) und zählt 2 – 4 – 3 – 5 – 4 – 6 – 5 – …

Übrigens: ersteaunlicherweise: bei den beiden Texten „Position 1“ und „Position  2“ (mit zwei Leerzeichen) übergeht Excel das doppelte Leerzeichen – DIESE beiden Texte werden als gleich angesehen – dort funktioniert es.

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Die Antwort kenn‘ ich wohl – allein mir fehlt die Frage

Dateneingabe, Zahlenformate

Ich weiß nicht, wann Excel das macht – logisch ist es nicht:

Rauten

Rauten

In der Spalte stehen Texte – lange Texte – aber einige werden durch Zahlenzeichen (Rauten) gekennzeichnet – so als wären es Zahlen, die nicht in die Zellen passen. Diese Anzeige dürfte eigentlich nicht erfolgen.

Wird eine Zelle als Buchhaltung formatiert, wird dort ein langer Text eingefügt, dann wird er manchmal als „zu lange Zahl“ angezeigt. Die Lösung: man muss die Zelle(n) mit dem Zahlenformat „Standard“ formatieren. Dann wird der Text wieder sichtbar dargestellt.

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Nicht konsequent, aber nützlich

Dateneingabe

Ist Ihnen folgendes Phänomen schon aufgefallen? Wenn Sie in eine Zelle „Mai 2015“ eintragen, wird es als Datum erkannt. Excel wandelt es intern als 01.05.2015 um und zeigt Mai 15 an. Okay. Wenn Sie es herunterziehen, wäre zu erwarten, dass er das „interne Datum“, also den 01. Mai weiterzählt zum 02. Mai, 03. Mai, … Nein! Excel verwendet hier die an der Oberfläche sichtbare Formatierung Mai 15 und zählt die Monate weiter. Nicht logisch, nicht konsequent, aber praktisch!

Datum weiter zählen

Datum weiter zählen

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Manchmal nervt er

Dateneingabe

Natürlich weiß, dass ich eine Abteilungsnummer 3.2 oder Artikelnummer 12-11 als Text formatieren muss. Bei 35.1 oder 9-9-9-9 „versteht“ Excel, dass es sich hierbei um kein Datum handeln kann. Aber dass Excel behauptet, ich hätte ich mich bei der Eingabe von -3.12 vertippt, das ist doch frech, oder?

Warum versteht er das nicht? Das ist doch gar kein Datum!

Warum versteht er das nicht? Das ist doch gar kein Datum!

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Doppelklick geht nicht!

Dateneingabe

Komisch! In der letzten Excelschulung habe ich gelernt, dass der Doppelklick auf das kleine untere Kästchen dafür sorgt, dass die Formel runtergezogen wird. Bei mit klappt das aber nur manchmal. Warum?

doppelklick20150328_1

Die Antwort: Achten Sie auf den Mauszeiger. Er muss ein kleines, schwarzes Kreuz bilden. Wenn Sie den Cursor etwas zu weit rechts oder links positioniert haben, erhalten Sie ein anderes Symbol (einen weißen Pfeil oder ein dickes, weißes Kreuz). Bei einem Doppelklick, wird entweder die Position der Zelle verändert oder die Zelle editiert.

Mit einem Doppelklick kann man herunterziehen.

Mit einem Doppelklick kann man herunterziehen.

Achten Sie dabei auch darauf, dass die Spalte links daneben gefüllt ist. In Excel 2013 beachtet Excel den „zusammenhängenden“ Bereich – das heißt: wenn „Lücken“ in der Spalte links davon ist, wird die Formel so weit heruntergezogen, wie die längste Spalte daneben gefüllt ist. Excel 2007 beachtet jedoch nur die Spalte direkt daneben.

 

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Sprunghaft

Dateneingabe

Hallo zusammen,

ich lege gleich mal mit meinen „Problemchen“ los. Eigentlich sind es nur zwei Kleinigkeit, aber beim Arbeiten mit Excel macht mich das total Wahnsinnig

Problem 1:
Wenn ich eine Zelle bearbeite (Cursor ist also in der Zelle) und die Tab-Taste drücke passiert nichts, eigentlich sollte aber die nächste Zelle markiert werden.

Problem 2:
Nehmen wir an, im Excel-Fenster werden die Spalten A bis K angezeigt.
SOLL-Situation: Ich markiere eine Zelle in der Spalte A (Beispiel: A1) und drücke anschließend die Tabulator-Taste, dann sollte die Zelle rechts neben der gerade bearbeiteten Zelle markiert werden (Bsp.: B1). So kennt es sicher jeder, ist ja auch eigentlich normal, aber bei mir ist es anders.

IST-Situation: Ich markiere eine Zelle in der Spalte A (Beispiel: A1) und drücke anschließend die Tabulator-Taste, dann wird in der selben Zeile die Zelle in der Spalte markiert, die rechts neben der Spalte liegt, die zuvor ganz rechts angezeigt wurde (Bsp.: AF11) und die jetzt markierte Zelle wird am linken Bildschirmrand ausgerichtet.

Jetzt hat vermutlich niemand verstanden, was ich meine, deshalb ein Bild im Anhang. (Achtet auf die Spalten! Es wurde NUR die Tab-Taste zwischen den beiden Screenshots gedrückt.)

Hat einer ne Ahnung wie ich das beides umstellen kann??? Das geht mir echt tierisch auf die Nerven!!!

Danke schon mal und schönen Gruß

Die Antwort: Sicherlich haben Sie in den Optionen „Alternative Bewegungstasten“ eingeschaltet. Dann weist er das Verhalten auf, das Sie oben beschrieben haben:

Alternative Bewegungstasten

Alternative Bewegungstasten

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Slash, slash, Komma, Strich …

Dateneingabe

Eigentlich wollte ich nur die Liste meiner Ordner in Excel eintragen. Aber es geht einfach nicht. Warum?

Slash-Verbot

Slash-Verbot

Die Antwort finden Sie in den Optionen (Kategorie „Erweitert“): Dort wird der Slash als Taste zum Bewegen in die Multifunktionsleiste verwendet. Das kann man ausschalten. dann können Sie auch die Liste Ihrer Ordner in Excel eintragen.

Einfach den Schrägstrich rausnehmen ...

Einfach den Schrägstrich rausnehmen …

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Statuszeile – warum hat er so viele Funktionen?

Dateneingabe

Ich sehe ab und zu meinem Kollegen über die Schulter? Er hat in der Statuszeile ganz viele Funktionen. Ich normalerweise nicht. Okay, ab und zu steht dort eine Funktion – die Summe. Warum hat er so viele?

Seine Statuszeile

Seine Statuszeile

statuszeile20150312_2

Meine Statuszeile

Meine Statuszeile

Die Antwort: Wenn Sie nur eine Zelle markieren, „sieht Excel keinen Grund darin“, diese Zahl zu summieren oder die Anzahl der gefüllten Zellen der Markierung zu zählen. Wenn sie jedoch mehrere Zellen markieren, erscheinen die Funktionen in der Statuszeile. Sie können den Umfang über das Kontextmenü erweitern.

Mehr Funktionen in der Statuszeile

Mehr Funktionen in der Statuszeile

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ich will aber alles!

Dateneingabe

Kennen Sie das Problem? Ich habe eine Exceltabelle, in der ich eine Weile arbeite. Irgendwann habe ich zufällig festgestellt, dass einige der Symbole ausgegraut sind – ich darf einfach nicht alles. Haben Sie eine Ahnung warum?

alles20150310_1

alles20150310_2

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Alles geht nicht! Es geht einfach nicht alles!

Alles geht nicht!
Es geht einfach nicht alles!

Die Antwort: Auch in Excel 2013 werden noch immer die Excel 4.0-Makros mitgeführt. Möglicherweise haben Sie ein neues Tabellenblatt als Makroblatt erstellt (so konnte man es vor gefühlten 100.000 Jahren machen). Darin kann ich zwar Daten eintragen und rechnen, aber einige Funktionalitäten von Excel sind deaktiviert.

Sehen Sie mal im VBA-Editor ([Alt] + [F11]) nach – wenn dort das Tabellenblatt nicht aufgelistet ist, haben Sie sicherlich ein solches Makroblatt erstellt:

Das Blatt wird nicht aufgeführt.

Das Blatt wird nicht aufgeführt.

Entweder haben Sie über das Kontextmenü „Einfügen“ ein solches Blatt eingefügt oder mit der Tastenkombination [Strg] + [F11] statt [Umschalt] + (F11]

Ein "falsches" Blatt wird eingefügt ...

Ein „falsches“ Blatt wird eingefügt …

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TEILERGEBNIS – gar kein tolles Ergebnis

Dateneingabe

Was mache ich falsch? Ich wollte – genau wie mein Kollege – Teilergebnisse in ein Tabelle einfügen. Der Assistent ist easy – dachte ich – aber das Ergebnis alles andere als cool. Oder?

Teilergebnis - cool ist das nicht!

Teilergebnis – cool ist das nicht!

Die Antwort: Sie müssen die Daten zuerst sortieren – dann erhalten Sie ein voll cooles Ergebnis. Der Assistent sortiert leider nicht automatisch.

Wenn man vorher sortiert, sieht das Ergebnis viel besser aus.

Wenn man vorher sortiert, sieht das Ergebnis viel besser aus.

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Tastenkombinationen

Dateneingabe

Ich verstehe es nicht. Wir hatten bis vor Kurzem Excel 2007. Dort konnte ich bequem mit den Tasten [Strg] + [Shift] + [1] … [6] Zahlen formatieren. Aber irgendwie geht das nicht mehr so richtig.

P1070324

Die Antwort: Stimmt in Excel 2003 und 2007 waren belegt:

[Strg] + [Shift] + [1] -> Zahl mit zwei Nachkommastellen

[Strg] + [Shift] + [2] -> Zahl; wissenschaftliche Schreibweise

[Strg] + [Shift] + [3] -> Datum

[Strg] + [Shift] + [4] -> Währung

[Strg] + [Shift] + [5] -> Prozentzahl

[Strg] + [Shift] + [6] -> Standardzahlenformat

In Excel 2010 und 2013 wurde die Tastenkombination [Strg] + [Shift] + [3] entfernt – jetzt kann man Zahlen als Datum mit [Strg] + [#] formatieren. Dafür schaltet [Strg] + [#] nicht mehr in die Formelanzeige um, wie früher. Das ist leider nicht konsequent! Ich vermute, da hat jemand bei Microsoft nicht aufgepasst. Ist das ein Trost – auch in der englischsprachigen Version funktioniert ab Excel 2010 [Strg] + [Shift] + [3] nicht mehr.

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Doppelklick – und schwupp – weg ist er

Dateneingabe

Wenn ich früher auf eine Zelle einen Doppelklick gemacht habe, zeigte er mit den Inhalt der Zelle, beispielsweise die Formel, an. Seit einer Weile funktioniert das nicht mehr – mit einem Doppelklick hüpft er zur Seite. Ach ja – ich bin ganz sicher, dass ich weder auf den Rand der Zelle noch auf das Kästchen einen Doppelklick gemacht habe.

Doppelklick auf die Zelle

Doppelklick auf die Zelle

... und schwupp - weg ist er!

… und schwupp – weg ist er!

Die Antwort: Sehen Sie mal in den Optionen nach. Sicherlich haben Sie die Option „Direkte Zellbearbeitung zulassen“ ausgeschaltet.

Direkte Zellbearbeitung - wenn nicht, dann werden die Zellen markiert, mit denen Excel rechnet.

Direkte Zellbearbeitung – wenn nicht, dann werden die Zellen markiert, mit denen Excel rechnet.

Übrigens: die Funktionstaste [F2] funktioniert immer – egal welche Option Sie eingeschaltet haben.

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Varus, Varus, wo sind deine Optionen?

Alles ist weg, Dateneingabe

Warum darf ich nichts in den Optionen eintragen? Habe ich keine Berechtigung? Hat mir der Systembetreuer die Optionen weggenommen – so wie Arminius den Römern die Truppen – damals …?

Optionen sind inaktiv

Optionen sind inaktiv

Die Antwort: In Excel 2007 sind die Optionen inaktiv, wenn sich der Cursor in einer Zelle befindet. Sie müssen erst die Eingabe beenden. Dann gelangen Sie in die Optionen. Leider sieht man den linken Teil der Bearbeitungsleiste nicht – denn sonst würde man dort den Haken und das „x“ sehen – als Zeichen dafür, dass Sie noch am Schreiben sind und die Eingabe noch nicht beendet haben.

Übrigens: In Excel 2010 und 2013 wurde das geändert – sollte sich dort der Cursor noch in einer Zelle befinden, so wird die Eingabe automatische bestätigt, wenn Sie über „Datei“ in den Backstagebereich wechseln.

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Mein Excel ist meiner Zeit voraus

Datenaustausch, Dateneingabe

Nun habe ich eine Frage. Ich habe eine Liste, in der ich Aufträge eintrage – mit Datum und Stunden und so weiter. Vor Kurzem hat mein Kollege diese Datei „in den Fingern“ gehabt, etwas von „Verbesserung“ gemurmelt; aber – nachdem ich die Datei nun geöffnet habe, waren sämtliche Datumsangaben um vier Jahre und einen Tag in die Zukunft verschoben. Haben Sie eine Erklärung hierfür?

Die ursprüngliche Datei

Die ursprüngliche Datei

Die gleiche Datei nach Änderung

Die gleiche Datei nach Änderung

Die Antwort: Ich lese es leider oft in Büchern und Internetforen; aber ich rate davon ab. Excel beginnt seine Datumsberechnungen im Jahre 1900. Das hat zur Folge, dass man weder ein Datum vor dem 01.01.1900 eingeben kann noch eine negative Uhrzeit (sie würde nun auch als Datum/Uhrzeit vor 1900 interpretiert werden). Viele umgehen nun das Problem mit negativen Uhrzeiten, indem sie das Datum im Jahre 1904 beginnen lassen – somit könnten sie einige Stunden (und Tage) mit negativen Uhrzeiten umgehen. Das Problem dabei ist jedoch: Befinden sich in dieser Datei bereits Datumsangaben, dann werden sie um vier Jahre verschoben – der eine Tag resultiert aus den Schalttagen. Schalten Sie diese Option wieder zurück und lösen das Problem mit negativen Uhrzeiten beispielsweise mit Hilfe einer WENN-Funktion:

Beginn: 1904

Beginn: 1904

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Warum er und nicht ich?

Dateneingabe

Ein Kollege hat mir den genialen Trick gezeigt, dass man mit einem Doppelklick auf das kleine, schwarze Kästchen rechts unten eine Formel bis nach unten ziehen kann. Toll – das spart mir viel Arbeit.

Allerdings: Warum geht das nicht bei meinem Excel?

Doppelklick funktioniert

Doppelklick funktioniert

Doppelklick funktioniert nicht.

Doppelklick funktioniert nicht.

Die Antwort: Bis Excel 2007 wird bei einem Doppelklick auf das Kästchen die Formel soweit herunter gezogen, wie die Spalte links neben der Formelspalte gefüllt ist. Erst ab Excel 2013 (Ihr Kollege verwendet Excel 2013) wird die Formel bis zum Ende des zusammenhängenden Bereiches (den Sie mit [Strg] + [*] ermitteln können) gezogen. EIne angenehme Verbesserung, die Sie im „alten“ Excel leider noch nicht haben.

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Wer suchet, der findet – Nö!

Dateneingabe

Ich werde noch wahnsinnig. Ich weiß, wenn ich nichts markiere, durchsucht Excel das gesamt Tabellenblatt. Wenn ich etwas markiere, durchsucht er nur den markierten Bereich. Aber leider nicht immer.

Beispiel: Ich markiere die Spalte D (Vorname) und suche dort den Text „Martin“. Er springt allerdings nach F71, wo er korrekt, aber nicht gewünscht, die „Martinsgasse“ findet. Woran liegt das?

Ich markiere und suche ...

Ich markiere und suche …

bild51

… aber Excel findet nicht (da wo er finden soll)

Die Antwort: Öffnen Sie im Suchendialog die Optionen. Sicherlich haben Sie (von der letzten Suche) noch eingestellt, dass er nicht auf dem (aktuellen) Blatt suchen soll, sondern in der (gesamten) Arbeitsmappe, das heißt: in allen Blättern. Deshalb ignoriert er Ihre Markierung. Klar – einer hat Vorrang – hier ist es die Arbeitsmappe. Schalten Sie dort wieder auf „Blatt“ um. Dann klappt die Suche im ausgewählten Bereich.

Die Suche - Nicht lokal, sondern global

Die Suche – Nicht lokal, sondern global

 

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Ein Bild sagt mehr als 1000 Zahlen – quatsch!

Dateneingabe

Hilfe! Ich weiß nicht, was mein Kollege da gemacht hat – in einer Exceltabelle ist „hinter“ der Tabelle ein Bild. Das sieht zwar lustig aus, aber es nervt! Wie bekomme ich es denn wieder weg? Ich habe nachgeschaut – in der Kopfzeile ist es nicht.

Ein lustiges Bild. Oder ist das weniger lustig?

Ein lustiges Bild. Oder ist das weniger lustig?

Das ist hübsch! Aber sie können es über die Registerkarte „Seitenlayout“ entfernen. Dort finden Sie in der Gruppe „Seite einrichten“ den Befehl „Hintergrund löschen“. Und mit diesem Symbol („Hintergrund“) hat Ihr Kollege das Bild auch eingefügt.

Hier geht es wieder weg.

Hier geht es wieder weg.

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Vorwärts immer, rückwärts nimmer

Dateneingabe

Was ist denn das? Seit Stunden arbeite ich an einer Datei. Wie Sie wissen – harte Männer speichern nicht! Außerdem habe ich die Rückgängig-Funktion. Aber kaum, dass ich sie mal benötigt hätte, funktioniert sie nicht. Doofes Teil!

No way back!

No way back!

Ich weiß nicht, was Sie gemacht haben. Aber bei einigen Befehlen löscht Excel aus dem Verlauf sämtliche durchgeführten Aktionen. Beispielsweise, wenn Sie ein Tabellenblatt löschen. Sämtliche Aktionen die zuvor getätigt wurden können nun nicht mehr rückgängig gemacht werden.

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Zu viel Text!

Dateneingabe

Die Tastenkombination [Strg]+[.], die in eine Zelle das aktuelle Datum schreibt, ist klasse. Ich verwende sie gerne. Ich habe entdeckt, dass sie auch innerhalb eines Textes funktioniert. Aber können Sie mir folgendes Phänomen erklären: Plötzlich steht ganz oft das Datum in der Zelle?

Zu viel Text

Zu viel Text

Die Antwort: Vielleicht haben Sie nicht [Strg]+[.] gedrückt, sondern aus Versehen den Finger auf den Tasten gelassen – dann wiederholt Excel die Datumsinformation mehrmals. Kann passieren …

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Doppelklick auf Kästchen

Dateneingabe

Das wusste ich nicht! Wenn man auf das kleine Kästchen rechts unten einen Doppelklick macht, wird die Formel in der Zelle bis ganz nach unten gezogen. das hat mir der Azubi gezeigt. Toll. Aber als ich es bei meinem Rechner ausprobiert habe, hat es nicht funktioniert. Excel hat irgendwo zwischen drin gestoppt – auf alle Fälle hat er die Formel nicht bis nach unten gezogen. Warum?

Manchmal zieht er die Formel bis nach unten ...

Manchmal zieht er die Formel bis nach unten …

... manchmal auch nicht ...

… manchmal auch nicht …

Die Antwort ist einfach: Schauen Sie sich Ihr Excel an und das Excel Ihres Azubis. Sie arbeiten mit Excel 2007; der Azubi mit Excel 2013 (das sehe ich an der Farbe der Spaltenköpfe). Bis Excel 2007 wird die Formel nur so weit nach unten gezogen wie die Spalte direkt daneben gefüllt ist. Aber Excel 2010 „überprüft“ er den zusammenhängenden Bereich, übergeht Leerzellen und orientiert sich an der letzten Zeile an irgend einer Spalte. Praktisch!

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Doppelte Einträge in der Reihe

Dateneingabe

Ich verstehe es nicht. Ich habe eine „benutzerdefinierte Liste“ erstellt. Aber wenn ich einen Begriff eingebe und herunterziehe, dann steht er zwei Mal in der Liste:

Zwei Mal Deutschland!

Zwei Mal Deutschland!

Schauen Sie noch einmal die Liste in den Optionen an – sicherlich haben Sie den Begriff zwei Mal eingetragen. Jeder Begriff (hier: jedes Land!) darf nur ein Mal in der Liste auftauchen:

Deutschland steht am Anfang der Liste ...

Deutschland steht am Anfang der Liste …

... und noch einmal am Ende!

… und noch einmal am Ende!

Übrigens ist erstaunlich: dass Excel mit dem letzten Begriff beginnt, wenn er zwei Mal in der Liste auftaucht – ich hätte erwartet, dass er mit dem ersten anfängt.

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Warum zeigt Excel nicht die komplette Liste?

Dateneingabe, filtern

Wenn ich den Cursor unterhalb einer Liste positioniere und [Alt]+[↓] drücke, erscheint in der Auswahlliste nicht die komplette Liste der darüber stehenden Begriffe. Warum?

Auswahlliste

Auswahlliste

Das kann mehrere Gründe haben. Zum einen – im oberen Beispiel – befinden sich zwischen den einzelnen Gruppen Leerzeilen. Excel listet nur die Daten auf, die sich direkt darüber befinden.

Es kann aber auch sein, dass sich zu viele darüber befinden. Ich habe in eine Liste mehr als 48.500 verschiedene Namen eingefügt. Wird nun [Alt]+[↓] gedrückt, wird bis zur Zeile 36.184 aufgelistet – also nicht alle. Aber ziemlich viele!

Viele, aber nicht alle!

Viele, aber nicht alle!

Das gleiche Phänomen (ein interner Cache) begegnet Ihnen auch beim Autofilter. Zwar ist er gegenüber Excel 2003 besser geworden, aber er ist dennoch begrenzt. Dort wird angezeigt, dass nicht alle Elemente aufgelistet werden. Bei mir werden mehr als 11.000 Elemente aufgelistet.

Auch der Autofilter listet nicht unendlich viele Elemente auf.

Auch der Autofilter listet nicht unendlich viele Elemente auf.

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Text ist weg!

Alles ist weg, Dateneingabe

Ich bin ganz sicher! Doch, doch: ich bin ganz sicher. In den Zellen über der Tabelle habe ich etwas eingegeben. Und plötzlich war alles weg. Einfach so!

Der Text ist weg.

Der Text ist weg.

Kann es vielleicht sein, dass Sie vor den Text einen Zeilenschaltung, also ein [Alt]+[Enter] gedrückt haben? Damit rutscht der Text nach unten, beziehungsweise bei Ihnen nach rechts. Vielleicht war er noch sichtbar, aber nachdem Sie die Spalten verkleinert haben, steht der Text nun außerhalb des sichtbaren Bereichs.

Die Lösung: Ziehen Sie die Bearbeitungszeile höher – dann finden Sie Ihren Text.

Nun ist er wieder sichtbar.

Nun ist er wieder sichtbar.

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Persisch? Arabisch? Hebräisch?

Dateneingabe

Guten Tag. Ich habe vor einer Weile angefangen Persisch zu lernen. Ich habe meine Vokabeln in eine Exceltabelle eingetragen. Am Wochenende habe ich voller Stolz diese Tabelle meinem persischen Freund gezeigt. Ich weiß nicht, was er gemacht hat, aber jetzt ist alles verkehrt herum. Genauer: jetzt laufen die Buchstaben von rechts nach links (wie die arabische Schrift), die Zeilennummern stehen rechts, der Rollbalken links, die Blattregisterkarten sind jetzt auf der rechten Seite und Excel zählt von rechts nach links die Blätter hoch. Nur das Menüband sieht noch so aus wie vorher – zum Glück hat er mit die Beschriftung nicht geändert – sonst würde ich gar nichts mehr finden. Denn: so gut spreche, lese und schreibe ich nun auch wieder nicht Persisch.

Excel auf Persisch?

Excel auf Persisch?

Die Antwort: Das ist doch mal was anderes! Nun – da hat Ihr Freund in den Optionen (Erweitert) die Laufrichtung des Blatts in Rechts-Nach-Links-Ansicht anzeigen lassen. Dort können Sie es wieder in gewohnter Links-Nach-Rechts-Ansicht zurück umstellen.

Die Laufrichtung

Die Laufrichtung

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Grüne Ecken

Dateneingabe

Ich weiß, dass Excel nicht alles annimmt. Wenn ich eine Telefonvorwahl oder eine Artikelnummer, die mit einer 0 beginnt, eingebe, muss ich ein Apostroph davor setzen – sonst löscht er mir die Null am Anfang. Okay. Ich weiß, dass ich das auch machen muss, wenn ein Text mit einem Gleichheitszeichen, einem Gedankenstrich oder einem Pluszeichen beginnt. Okay. Ich weiß, dass ich unsere Abteilung 2-5 und die Personalnummer 23.12 so auch nicht eintragen darf.

Was ich aber nicht verstehe, warum er manchmal grüne Ecken bringt mit dem Hinweis, dass es sich hier um eine Zahl handelt, die mit einem Apostroph beginnt, manchmal nicht:

Grüne Ecke mit Hinweis

Grüne Ecke mit Hinweis

ecken20150130_1

Kein Hinweis; keine grüne Ecke

Kein Hinweis; keine grüne Ecke

Die Antwort: Excel interpretiert die Zahl 089 als Zahl. Bei -Werbung handelt es sich um einen Text – dieser kann gar nicht in eine Zahl umgewandelt werden. Ich gebe Ihnen recht: dass er 24.12 und 1-4 nicht als DatumsZAHL erkennt, erstaunt. Sollte Ihnen die grünen Ecken nicht gefallen, können Sie diese in den Optionen / Formeln / Fehlerüberprüfung oder Regeln für die Fehlerüberprüfung ausschalten.

Mein Tipp: Lassen Sie sie eingeschaltet – denn sie können praktischen Nutzen haben.

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Autoausfüllen – gar nicht automatisch!

Dateneingabe

Es ist so unglaublich. Ich mache es genau so wie meine Kollegin: Ich trage 1. Quartal in eine Zelle ein- Bei ihr zählt er die Zahlen weiter; bei mir nicht. Ich fasse es nicht!

Bei ihr funktioniert das Ziehen.

Bei ihr funktioniert das Ziehen.

Bei mir funktioniert das Ziehen nicht!

Bei mir funktioniert das Ziehen nicht!

Die Lösung: Wenn Sie ganz genau hinschauen, entdecken Sie ein Leerzeichen zwischen der Zahl 1 und dem Text „Quartal“. Dann „versteht“ Excel die Nummer als eigenständige Zahl und zählt weiter. Fehlt jedoch das Leerzeichen, wird die Zahl als Teil des Textes identifiziert und somit nicht fortgeführt.

Ich weiß, ich weiß – es ist nicht konsequent: „Quartal1“ wird ebenso weiter gezählt wie „Quartal 1“.

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Falsche und richtige Schalttage

Dateneingabe, Zahlenformate

Haben Sie einmal folgende amüsante Sache versucht? Tragen Sie in eine Zelle das „falsche“ Datum 29-2-2015 ein. Excel „sucht“ eine interne Zahl dazu; findet keine und stellt das ganze als Text linksbündig in der Zelle dar. So weit, so klar. Wird diese Zelle nun nach unten gezogen, wird die „letzte“ Zahl 2015 weiter gezählt. Auch noch klar. Allerdings existiert der 29-2-2016 (und natürlich der 29-2-2020, …). Obwohl die Zelle mit dem Zahlenformat „Standard“ formatiert ist, wandelt Excel dieses Datum nicht als Datum um. Irgendwie „merkt“ er sich die Textinformation der ersten „falschen“ Zelle. Erst ein Doppelklick auf die Zelle und ein Verlassen mit [Enter] oder [Tab] wandelt nun das Datum in ein Datum um.

Schalttage ...

Schalttage …

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Wo kommt denn DER Pfeil her?

Dateneingabe

*kreisch* Und plötzlich sehe ich in meinem Excel einen schwarzen Pfeil! So etwas habe ich ja noch nie gesehen! WO kommt denn der her? Und wie verschwindet der denn wieder?

Der Pfeil

Der Pfeil

*lach* Wahrscheinlich sind Sie noch im Dialog „Seite einrichten“ und wollten dort eine Wiederholungszeile festlegen. Dann wechselt der Cursor seine Gestalt zu einem Pfeil. Und den kann man über die ganze Tabelle ziehen. Ruhig Blut! Und einfach im Dialog auf „OK“ klicken!

Die Ursache des Pfeils

Die Ursache des Pfeils

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Zerrissene Text

Dateneingabe

Ich bin entsetzt und verzweifelt. Ein Kollege sollte eine technische Dokumentation übersetzen – nun erhalte ich eine Exceltabelle, in der in jeder Zelle Wörter oder Wortteile stehen. So kann ich das Dokument niemals weiter bearbeiten. Was kann ich tun?

Zerrupfte Texte

Zerrupfte Texte

Wer macht denn so etwas? Ich würde den Kollegen ja sofort auf eine Excel-Schulung schicken!

Mit einem Klick können Sie nicht die Texte „einsammeln“. Aber Sie können am Ende einer Zeile die Texte zusammenfassen mit

=A1&B1&C1&D1&E1&F1&G1

Alternative: Mit der Funktion VERKETTEN:

=VERKETTEN(A1;B1;C1;D1;E1;F1;G1)

Diese Formel nun nach unten ziehen, kopieren und als Werte einfügen.

Alternativ könnte man die Exceltabelle als Textdatei speichern und anschließend mit Suchen und Ersetzen sämtliche Semikola löschen.

Egal wie Sie es machen – Sie werden mehrere Schritte benötigen, um die Datei „zu putzen“.

Ein Ansatz ...

Ein Ansatz …

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Datenüberprüfung mit Prozent

Dateneingabe

Hallo zusammen! – Überall in Excel darf ich das Prozentzeichen eingeben; überall versteht er, dass dahinter die Rechenoperation geteilt durch 100 gemeint ist. Warum darf ich das nicht in der Datenüberprüfung?

Datenüberprüfung mit Prozent

Datenüberprüfung mit Prozent

Die Frage ist berechtigt, denn es erstaunt. Sie müssen hier die Prozentzahl als Dezimalzahl eingeben, also 0,1, wenn Sie möchten, dass der Anwender nicht mehr als 10% Zinsen einträgt.

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Januar geht nicht

Dateneingabe, Zahlenformate

Wenn ich in meinem Excel den Text „Januar 2015“ eintrage, steht Jan 15 in der Zelle. Bei meiner Kollegin lässt er den Text „Januar 2015“ in Frieden. Warum?

Datum

Datum

Excel „erkennt“ das Datum „Januar 2015“ als Datum und formatiert es um. Wahrscheinlich ist bei Ihrer Kollegin in der Ländereinstellung nicht Deutsch/Deutschland eingestellt, sondern ein anderes Land (beispielsweise Österreich). Wenn Sie den Monatsnamen in der entsprechenden Sprache eingibt (bei Österreich „Jänner 2015“), wird er auch formatiert.

Die Windows-Ländereinstellung

Die Windows-Ländereinstellung

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Drucken funktioniert nicht

Dateneingabe

Manchmal darf ich einfach nicht drucken. Warum?

Drucken funktioniert nicht.

Drucken funktioniert nicht.

Wenn Sie in Excel 2007 eine Zelle editieren, also mit dem Cursor noch IN einer Zelle stehen, verbietet Excel das Drucken. Man sieht es leider nicht, weil das Dateimenü über der Tabelle liegt. Unterbrechen Sie den Vorgang – dann sehen Sie den Cursor, der sich in der Zelle befindet, beziehungsweise Sie sehen in der Bearbeitungsleiste den Haken und das x. Daran kann man erkennen, dass die Eingabe nicht beendet wurde.

Der Cursor befindet sich IN der Zelle und nicht AUF der Zelle.

Der Cursor befindet sich IN der Zelle und nicht AUF der Zelle.

Übrigens: Microsoft hat das mit dem Backstagebereich in Excel 2010 und Excel 2013 abgeschafft – wenn Sie dort auf „Datei“ klicken wird die Eingabe automatisch bestätigt.

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Komische Zeichen

Dateneingabe

Seltsam – ich wollte gerade eine Formel eingeben – aber nun stehen ganz andere Zeichen in meiner Exceltabelle. Was ist los? Ist die Tastatur kaputt? Oder mein Tastaturtreiber?

Seltsame Zeichen

Seltsame Zeichen

Die Antwort: Werfen Sie mal einen Blick in die Taskleiste. Ganz unten rechts! Vielleicht steht dort EN (oder eine andere Sprache) statt DE. Man kann die Sprachbelegung aus Versehen umschalten, indem man die Tastenkombination [Shift] + [Alt] drückt.

Die Tastatursprache wurde auf Englisch umgestellt.

Die Tastatursprache wurde auf Englisch umgestellt.

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Formate stimmen nicht

Dateneingabe

Komisch – eigentlich wollte ich nur schnell einen kleinen Kalender erzeugen – aber irgendwie stimmen die Formate nicht: Normalerweise müssten die Zahlen am rechten Rand der Zelle stehen und in der ersten Zelle sollte eigentlich ein formatiertes Datum zu sehen sein. Ach ja – und die Spalten sind auch viel zu breit.

Seltsame Zahlen

Seltsame Zahlen

Sie haben mit Sicherheit die Formeln angezeigt (Registerkarte Formelüberwachung). Bis Excel 2007 haben Anwender ab und zu versehentlich die Tastenkombination [Strg]+[#9 gedrückt – die wird in den Versionen 2010 und 2013 nicht mehr unterstützt. Das passierte oft denn, wenn Anwender aus Versehen statt auf [Shift]+[‚] drücken die Taste [Strg]+[#] erwischen. Wie auch immer es passiert ist – schalten Sie die Formelanzeige aus – sie liefert die internen Werte (statt eines formatierten Datums die dahinterstehende Zahl) und verbreitert die Spalten, damit Formeln in Spalten gut sichtbar sind.

Hier kann man sie wieder ausschalten.

Hier kann man sie wieder ausschalten.

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Punkt statt Komma

Dateneingabe, Zahlenformate

Nicht lachen – auch diesen Fehler habe ich schon mehrfach gesehen. Ein Anwender vertippt sich und trägt einen Punkt statt eines Kommas ein – man muss schon genau hinschauen, damit man feststellt, dass in der Zelle E27 nicht 10,10 sondern 10.10 – also der 10. Oktober – steht. Damit man es nicht gleich sieht, habe ich die Zelle noch ein wenig formatiert …

Punkt statt Komma

Punkt statt Komma

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Seltsames Bewegen bei der Pfeiltaste

Dateneingabe

Manchmal springt der Cursor von Excel nicht eine Zeile nach unten, wenn ich die Taste [↓] drücke. Das gesamte Tabellenblatt „wandert“ nach unten.

Start ...

Start …

... und ein paar Mal die Pfeiltaste gedrückt ...

… und ein paar Mal die Pfeiltaste gedrückt …

Wahrscheinlich haben Sie aus Versehen die Taste [Rollen] gedrückt. Dadurch scrollt der Bildschirm nach unten und nicht die Position des Cursors. Dies wird in der Statuszeile angezeigt.

Rollen ist eingeschaltet.

Rollen ist eingeschaltet.

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Summe rechnet nicht

Dateneingabe, Excel rechnet gar nicht

Die Formel stimmt – aber warum rechnet die Summe nicht?

Die Summe rechnet nicht.

Die Summe rechnet nicht.

Erst ein Klick auf die Zellen liefert die Antwort: In den Zellen steht nicht 20, 40, 60, … sondern 20 EUR, 40 EUR, … – das heißt der Text „EUR“ wurde in die Zelle eingetragen und nicht hinzuformatiert.

Übrigens: Manche Anwender denken, dass durch ein Ändern der Ausrichtung in rechtsbündig aus einem solchen Text eine Zahl wird. Das ist natürlich nicht der Fall!

Falsche Werte in der Zelle verhindern das Rechnen.

Falsche Werte in der Zelle verhindern das Rechnen.

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Raute

Dateneingabe

Vielleicht ist es albern, dieses Phänomen zu erwähnen – aber der Vollständigkeit halber und weil oft Fragen in Anfängerschulungen kommen, möchte ich es erwähnen.

Warum zeigt Excel manchmal Rauten an?

Raute statt Inhalt

Raute statt Inhalt

Ganz genau: Excel zeigt dann Rauten (Zahlenzeichen; scherzhaft: Schweinegitter) an, wenn in einer Zelle eine formatierte Zahl steht, die nicht mehr in diese Zelle passt. Es wäre fatal, wenn Excel die erste oder die letzte Ziffer der Zahl nicht anzeigen würde. Deshalb ein Zeichen mit einen Hinweis an Sie, lieber Anwender: Bitte verbreitern Sie die Spalte. Beispielsweise mit einem Doppelklick auf den Rand zwischen den beiden Spaltenköpfen – dann wird die Spalte optimal breit. Das heißt: Der längste Eintrag ist noch sichtbar in der Spalte.

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Autoausfüllen

Dateneingabe

Excel ist nicht konsequent. Wenn Sie in eine Zelle einen Wochentag, einen Monatsnamen, ein Datum oder eine Text-Zahl-Kombination schreiben, zählt Excel beim Herunterziehen weiter. Nur bei Zahlen schreibt Excel in jede Zelle den gleichen Wert.

Nicht konsequent

Nicht konsequent

Sicherlich kennen Sie die Lösungen, wie man „weiterzählen“ lassen kann:

1. Schreiben Sie die ersten beiden Werte in zwei Zellen, markieren diese und ziehen sie herunter.

2. Drücken Sie beim Herunterziehen die [Strg]-Taste.

3. Wählen Sie aus dem Smarttag die Option „Datenreihe ausfüllen“.

4. Wählen Sie aus Start / Bearbeiten / Füllbereich / Reihe die Option „Linear“ mit dem Inkrement 1.

Umständlich - aber so funktioniert es auch.

Umständlich – aber so funktioniert es auch.

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Seltsamer Doppelklick

Dateneingabe

Erstaunlich: Manchmal bewirkt ein Doppelklick, dass ich „in der Zelle bin“, das heißt: ich kann den Text ändern. Manchmal sitzt der Cursor dann plötzlich an einer ganz anderen Stelle.

Die Antwort auf diese Frage ist einfach: Excel hat auf den Tabellenblättern drei verschiedene Mauszeiger (ein kleines, schwarzes Kreuz (an der rechten unteren Ecke), ein großes weißes Kreuz (auf der Zelle) und einen weißen Pfeil, der nach links oben zeigt, unter dem sich ein Vierfachkreuz befindet (an jedem der vier Ränder)). Je nach Mauszeiger ändert sich das Verhalten: Ein Doppelklick auf die Zelle bewirkt, dass sich der Cursor in der Zelle befindet, ein Doppelklick auf den Rand bewirkt, dass die Position des Cursors auf die letzte oder erste Zelle versetzt wird, in der noch etwas steht. Ein Doppelklick auf das rechte, untere Kästchen bewirkt, dass die Formel (oder der Inhalt) nach unten gezogen wird.

Ebenso haben Sie beim Ziehen einen Unterschied: schwarzes Kreuz „zieht“ die Formel, Pfeil verschiebt die Zelle und weißes Kreuz markiert die Zellen.

Drei unterschiedliche Mauszeiger, die etwas anderes bewirken beim Doppelklick und beim Ziehen.

Drei unterschiedliche Mauszeiger, die etwas anderes bewirken beim Doppelklick und beim Ziehen.

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Die letzte Zelle

Dateneingabe

Kennen Sie das folgende Phänomen in Excel? Tragen Sie ein paar Werte ein. Beispielsweise ziehen Sie einen Wert die ersten 20 Zellen hinunter. Drücken Sie [Strg]+[Pos1] – der Cursor von Excel springt auf die Zelle A1. Drücken Sie [Strg]+[Ende], dann springt er auf die letzte Zelle unter der und rechts von der sich nichts mehr befindet. In unserem Beispiel A20.

Löschen Sie einige Zellen. Es ist gleich, ob Sie die Zeilen löschen oder ob Sie die Inhalte der Zellen löschen.Der Sprung mit [Strg]+[Ende] wird wieder auf A20 springen, obwohl dort nichts mehr steht. Das gleiche Resultat liefert das Dialogfeld Start / Bearbeiten / Suchen und Auswählen / Gehe zu / Inhalte / Letzte Zelle.

Diese Zelle war mal die letzte Zelle, aber sie ist nicht mehr die letzte Zelle.

Diese Zelle war mal die letzte Zelle, aber sie ist nicht mehr die letzte Zelle.

Dieses Phänomen von Excel ist schon beschrieben und kritisiert worden. Meistens kann man es lösen, wenn man die Datei speichert. Manchmal muss man die Datei mit „Speichern unter“ unter dem gleichen Namen speichern.

Ich habe allerdings auch schon Fälle erlebt, bei denen der Speichermechanismus nicht die nicht mehr vorhandenen Zellen gelöscht hat – im allerschlimmsten Fall (und wenn es mir das wert ist), kopiere ich den Inhalt der Liste in ein neues Tabellenblatt.

Übrigens: Erstaunlicherweise sind die Tastenkombinationen [Strg]+[↓], [Strg]+[↑], [Strg]+[←], [Strg]+[→] (zum Bewegen) und [Strg]+[*] (zum Markieren) davon nicht betroffen.

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Name im Kommentar

Dateneingabe, Kommentare

Kann ich den Namen, der im Kommentar steht, standardmäßig ändern? Ich arbeite manchmal für meine Kollegin und möchte, dass dann ihr Name darin steht?

Die Antwort: Das können Sie über die Optionen in der Kategorie „Allgemein“. Der Benutzername wird in den Kommentaren verwendet.

Der Name im Kommentar kann geändert werden.

Der Name im Kommentar kann geändert werden.

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Hyperlinks

Dateneingabe

Wenn ich eine Internetadresse oder Mailadresse in Excel eingebe, macht Excel automatisch einen Hyperlink daraus. Damit könnte ich noch leben. Aber die Schrift wird blau und er macht einen Strich unter den Text. Das nervt!

Ein Hyperlink in Excel

Ein Hyperlink in Excel

Die Antwort: Das können Sie in den Optionen in der Autokorrektur (Dokumentprüfung) ausschalten.

Hier kann den Hyperlink deaktivieren.

Hier kann den Hyperlink deaktivieren.

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Spalten einfügen

Dateneingabe, Zeilen und Spalten

Ich liebe die Tastenkombination [Strg]+[+]. Damit kann man leicht eine Spalte oder eine Zeile einfügen. Manchmal fügt Excel jedoch mehrere Spalten ein. Warum?

Die Antwort: Wenn sich noch etwas im Kopierspeicher befindet.

Wenn Sie beispielsweise vier Spalten markiert und kopiert haben, dann geht Excel davon aus, dass mit [Strg]+[+] nicht eine Spalte, sondern vier Spalten eingefügt werden sollen.

Wenn Sie mehrere Spalten kopiert haben ...

Wenn Sie mehrere Spalten kopiert haben …

... fügt [Strg]+[+] mehrere Spalten ein.

… fügt [Strg]+[+] mehrere Spalten ein.

Das kann praktisch sein, wenn Sie Informationen kopieren und an eine bestimmte Stelle einfügen möchten. Sie überschreiben nicht den vorhandenen Inhalt, sondern verschieben ihn:

Kopierte Informationen werden eingefügt ...

Kopierte Informationen werden eingefügt …

... und vorhandene Informationen werden verschoben.

… und vorhandene Informationen werden verschoben.

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Plus

Dateneingabe

Ich habe eine Artikelliste, in der ich in einer Kategorie etwas mit einem „+“, beziehungsweise mit einem „-“ kennzeichnen möchte. Manchmal will Excel rechnen, manchmal nicht. Warum?

+

+

Wenn Sie nach der Eingabe des Pluszeichens die Zelle mit den Pfeiltasten (→, ↓, ← oder ↑) verlassen oder wenn Sie auf eine andere Zelle klicken, vermutet Excel, dass Sie rechnen möchten. Verlassen Sie die Zelle jedoch mit der Taste [Enter], mit Tabulator oder dem Haken in der Bearbeitungsleiste, dann akzeptiert er dieses Zeichen.

So geht es auch.

So geht es auch.

Das Gleiche Verhalten legt er bei dem Gleichheitszeichen und dem Minuszeichen an den Tag.

Wenn es nicht möchten, fügen Sie vor diese Zeichen ein Hochkomma (‚) oder formatieren die Spalte vor der Eingabe als Text.

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Markierung

Dateneingabe

Manchmal klicke ich an einen andere Stelle und nicht der Cursor bewegt sich dorthin, sondern die Markierung wird bis zu dieser Stelle erweitert.

Die Markierung wird erweitert.

Die Markierung wird erweitert.

Die Antwort: Sicherlich haben Sie aus Versehen [F8] gedrückt. Damit wurde der Erweiterungsmodus aktiviert. Sie sehen es in der Statuszeile unten. Mit der Funktionstaste [F8] können Sie ihn wieder ausschalten.

Wo ist das Kästchen?

Dateneingabe, Excel rechnet gar nicht

Manchmal taucht das Kästchen nicht auf, mit dessen Hilfe ich eine Formel nach unten ziehen kann. Warum ist es manchmal verschwunden?

Das Kästchen ist verschwunden.

Das Kästchen ist verschwunden.

Die Antwort: Wenn Sie getrennte Bereiche mit gedrückter [Strg]-Taste markieren, dann können sie nicht unabhängig voneinander runtergezogen werden. Excel kann nur einen einzigen zusammenhängenden Bereich runterziehen.

So erscheint das Kästchen.

So erscheint das Kästchen.

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Aus FRA wird Frau, aus KLR wird klar, aus Weng wird wenig …

Dateneingabe

Immer wenn ich den Lack HTP eingebe, wandelt mir Excel den Namen um in HTTP. Und aus meinem chinesischen Freund Wei macht er Wie. Ach ja – unsere Firma heißt „Weng“ – immer steht wenig in der Zelle. Abgesehen davon kann ich schon gar nicht mehr Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) eintragen – sonst steht in der Zelle KLAR.

Dies sind alles Einträge, die in der Autokorrektur hinterlegt sind. Sie finden die Autokorrektur in den Optionen / Dokumentprüfung. Dort finden Sie eine große Liste an Begriffen, die Microsoft vorschlägt. Sollte einer der Vorschläge nicht passen (siehe oben), so löschen Sie ihn aus der Liste.

Das macht die Autokorrektur - und noch vieles mehr.

Das macht die Autokorrektur – und noch vieles mehr.

Und hier kann man die Begriffe löschen.

Und hier kann man die Begriffe löschen.

Keine Formeln sichtbar

Dateneingabe

Eine interessante Tabelle – aber warum sehe ich keine Formeln in der Bearbeitungsleiste?

Man kann die Formelanzeige ausblenden, indem man das gesamte Blatt (oder die Zellen, hinter denen eine Formel liegt) markiert und anschließend über Zellen formatieren / Schutz / Ausgeblendet die Formeln „versteckt“. Anschließend muss man noch das Tabellenblatt schützen. Das erreicht man über Überprüfen / Änderungen / Blatt schützen.

Die Formeln werden in der Bearbeitungsleiste nicht angezeigt.

Die Formeln werden in der Bearbeitungsleiste nicht angezeigt.

Im ersten Schritt muss man die Formeln ausblenden ...

Im ersten Schritt muss man die Formeln ausblenden …

... und anschließend das ganze Blatt schützen.

… und anschließend das ganze Blatt schützen.

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Die Ausführung dieses Befehls ist bei einer nicht zusammenhängenden Mehrfachmarkierung nicht möglich.

Dateneingabe, Fehlermeldungen

Warum darf ich plötzlich nicht mehr ausschneiden? Es ging doch sonst immer …

Sie haben die beiden Spalten B und C mit gedrückter [Strg]-Taste markiert. Deshalb interpretiert Excel das nicht als einen Bereich, sondern als zwei Bereiche. Sie dürfen nicht ausgeschnitten werden. Kopieren funktioniert übrigens …

Ausschneiden geht nicht.

Ausschneiden geht nicht.

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Excel formatiert automatisch

Dateneingabe, Zahlenformate

Doch, doch. An vielen Stellen! Probieren Sie es aus! Schreiben in drei Zellen untereinander einen beliebigen Wert. Formatieren Sie die drei Zellen, beispielsweise als Buchhaltung. Schreiben Sie nun in die unformatierte, leere Zelle direkt darunter einen weiteren Wert – und er wird so formatiert wie die drei Zellen darüber formatiert sind.

Excel formatiert automatisch - manchmal

Excel formatiert automatisch – manchmal

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Seltsame Zahlen

Dateneingabe

Ein Teilnehmer hat mich gefragt, warum nach der Eingabe der Zahl 7 in einer Zelle der Wert 0,07 steht. Aus 14 macht er 0,14 und so weiter.

Ich musste eine Weile suchen, bis ich die Lösung gefunden hatte: Man kann in den Optionen einstellen:

„Dezimalkomma automatisch einfügen“

Ich frage mich – wer braucht denn diese Option – sie führt doch nur zu Fehlerquellen!

Aus 7 macht Excel 0,07

Aus 7 macht Excel 0,07

Dezimalkomma automatisch einfügen - bitte nicht einschalten!

Dezimalkomma automatisch einfügen – bitte nicht einschalten!

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Seltsamer Ausdruck

Dateneingabe

Ich habe mich einmal gewundert, weshalb bei einer Dame eine kleine Tabelle immer sehr stark verkleinert wurde. Oder umgekehrt – warum bei ihr immer so viele Leerseiten gedruckt wurden. Bis ich dahinter kam, dass sie Daten nicht mit der Taste [Entf] gelöscht hat, sondern, indem sie die Leertaste gedrückt hat. Somit stand in einer Zelle – ziemlich weit rechts außen – immer ein Leerzeichen, das man (fast) nicht mehr findet. Auf alle Fälle nicht mehr sieht!

Fazit: Tun Sie so etwas bitte nicht!

Die Originaltabelle

Die Originaltabelle

Seitenansicht I Anpassen auf eine Seite

Seitenansicht I
Anpassen auf eine Seite

Seitenansicht II Keine Anpassung - 11 Seiten werden ausgedruckt!

Seitenansicht II
Keine Anpassung – 11 Seiten werden ausgedruckt!

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Text oder Zahl?

Dateneingabe, Excel rechnet falsch

Eigentlich müsste man es sofort sehen: Texte stehen in Zellen am linken Rand; Zahlen rechtsbündig. Wenn man sich vertippt, beispielsweise den Buchstaben „O“ statt die Ziffer „0“ oder den Buchstaben „l“ statt der Ziffer „1“ eingibt, kann Excel mit diesen Texten nicht rechnen.

Warum machen Menschen so etwas? Es gab einige Schreibmaschinen, auf denen gab es keine Ziffer „0“ oder keine Ziffer „1“. Dort musste man auf die Buchstaben „O“, beziehungsweise „l“ zurückgreifen.

Bitte kein "O" statt der Ziffer "0"; bitte kein "l" statt der Ziffer "1" eingeben.

Bitte kein „O“ statt der Ziffer „0“; bitte kein „l“ statt der Ziffer „1“ eingeben.

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Dateneingabe

Dateneingabe

Kennen Sie das Problem? Sie tippen in einer Zelle einen Text und stellen fest, dass Sie sich am Anfang des Textes verschrieben haben. Allerdings bewirkt die Pfeiltaste [←] nicht ein Zurücksetzen des Cursors, sondern ein Verlassen der Zelle. Die Lösung: Drücken Sie die Taste [F2]. damit wechseln Sie zwischen dem Modus „auf den Zellen“ und „in den Zellen“ und können sich nun innerhalb der Zelle bewegen.

Das gleiche Phänomen haben Sie auch bei der bedingten Formatierung und bei der Datenüberprüfung, wenn Sie dort mit Formeln arbeiten. Auch dort bewirkt die Pfeiltaste [←] nicht ein Zurücksetzen des Cursors nach links, sondern greift auf eine Zelle zu. Auch hier: Drücke Sie [F2]!

Schneller Wechsel mit [F2]

Schneller Wechsel mit [F2]

[F2] funktioniert auch bei der bedingten Formatierung.

[F2] funktioniert auch bei der bedingten Formatierung.

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