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Oh, schon September! Heizung an, Blätter fegen, Lebkuchen kaufen. Frohes Neues Jahr!

Erstellt man eine Excelliste mit Zahlen, die als Datum oder als Währung formatiert sind und verwendet diese Liste als Basis eines Word-Serienbriefs, werden die Zahlenformate in Word nicht übernommen.

Drei Lösungen für dieses Problem habe ich gefunden:

  1. In Excel eine Hilfsspalte einfügen, die die Zahlen mit der Funktion TEXT in einen Text umwandelt. Er wird übernommen.
  2. In Word Schalter verwenden, um die Zahlen zu formatieren. Beispielsweise: {MERGEFIELD Geldbetrag \# $####,0.0} oder {MERGEFIELD zahlbar_bis \@ „TT.MM.JJJJ“}
  3. DDE

Diese drei Optionen habe ich in diesem Blog mehrfach beschrieben, beispielsweise in:

https://www.excel-nervt.de/word-serienbriefe/

https://www.excel-nervt.de/ich-sags-jetzt-nur-noch-einmal/

https://www.excel-nervt.de/kann-spuren-von-erdnuessen-und-anderen-nuessen-enthalten/

Am vergangenen Wochenende „musste“ ich folgende Mail schreiben:

Hallo Angelika,

DDE ist (noch) in Word drin – Du hast recht – aber es wird wohl nicht mehr unterstützt.

In den Optionen / Erweitert findest du ganz unten in der Gruppe „Allgemein“ die Option „Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen“.

Dann DDE (für Excel) ausgewählt.

In Word und Excel 2016 funktioniert das noch – allerdings: jetzt in Office 365 nicht mehr („Word konnte keine neue DDE-Verbindung zu Microsoft Excel herstellen, um die aktuelle Aufgabe zu beenden.“)!?!

Also bleiben nur noch zwei Möglichkeiten für Währung und Datum: Schalter in Word oder Funktion TEXT in Excel.

Und – was meinst du: nachher Mittag essen gehen?

Liebe Grüße  

René

Bereits 53 Flaschen Bier täglich decken den Kalziumbedarf eines erwachsenen Menschen. Gesunde Ernährung kann so einfach sein.

Wolfgang hat recht: In Excel 2007 bewirkt die Aktivierung der Option „Andere Anwendungen ignorieren, die Dynamischen Datenaustausch (Dynamic Data Exchange, DDE) verwenden“, dass ein Doppelklick auf einen Dateinamen im Explorer diese Datei nicht geöffnet wird. In Excel 2016 ist diese Merkwürdigkeit zum Glück verschwunden.

Ich sags jetzt nur noch einmal!

Und immer wieder die Frage, was man tun kann, wenn ein Word-Serienbrief Zahlenformate – konkret Währung und Datumsangaben – nicht mitnimmt.

Die Liste – mit Datum und Währung

Der Serienbrief

Die Vorschau – SO NICHT!

Die erste Lösung: bearbeiten Sie in Word die Formularfelder ([Alt] + [F9]). Fügen Sie einen Schalter ein: \@ für Datum und \# für Zahlen. In Anführungszeichen wird das Format eingegeben:

Man kann den Serienbrief nachformatieren

Die zweite Lösung: Schalten Sie in den Optionen in Word ein:

Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen.

Die Option in Word

Wenn Sie nun einen Serienbrief erstellen und eine Datenquelle hinzufügen, werden Sie nach der Art des Einfügens gefragt. Nachdem Sie die die Option „Alle“ aktiviert haben, wählen Sie aus der Liste „DDE“. Dann werden die Formate übernommen.

DDE!

Die dritte Lösung: In Excel können Sie eine Zahl mit der Funktion TEXT in einen (formatierten) Text verwandeln. Beim zweiten Parameter schalten Sie die Formatanweisung ein, beispielsweise 0,00 oder TT.MM.JJJJ

So geht es auch

Jede Variante hat ihre Vor- und Nachteile. Ich bevorzuge DDE.