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Ein Text ist ein Text ist ein Text

Was passieren kann, wenn man einen Text als Text formatiert – darauf habe ich schon hingewiesen. Auch was passiert, wenn man einen (langen) Text als Buchhaltung formatiert:

Amüsant ist dagegen auch folgendes Phänomen: Wenn man einen Text als Datum, Prozentwert oder Währung formatiert:

und dann mit der Funktion LÄNGE weiter rechnet – allerdings mit mindestens zwei Rechenoperationen (beispielsweise LÄNGE – 1 oder LÄNGE x 1), dann wird das Zahlenformat übernommen:

Erstaunlicherweise: FINDEN und SUCHEN liefern auch Zahlen – sie übernehmen jedoch nicht das Zahlenformat.

Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb …

Über die Rechenungenauigkeit in Excel ist schon viel geschrieben worden. Sie finden im Internet eine Reihe Artikel zu diesem Thema.

Auch ich habe auf diesem Blog mich schon einige Male darüber ausgelassen:
Rechenungenauigkeit II
Rechenungenauigkeit
Das Lästern ist die Wurzelbürste der Psyche
Die Küche sieht aus wie Sau. Hab das Licht ausgemacht. Jetzt geht’s.
Excel kann alles – außer Kaffee kochen und rechnen.
Ein Kompromiss ist nur dann gerecht, brauchbar und dauerhaft, wenn beide Parteien damit gleich unzufrieden sind. (Henry Kissinger)

Heute habe ich ein weiteres amüsantes Phänomen festgestellt. Kennen Sie es?

Tragen Sie in eine Zelle die Formel

=(0,5-0,4-0,1)*1

ein. Das Ergebnis ist eine Rechenungenauigkeit ≈ -0,000000000000000027755575615629.

Formatieren Sie diese Zahl als Währung. Das Ergebnis lautet:

0,00 € (oder eine andere Landeswährung)

Formatieren Sie diese Zahl mit der Kategorie Buchhaltung. Das Ergebnis lautet:

– 0,00 € (oder eine andere Landeswährung)

Na ja – halt so ungefähr 0; ±0 – so genau wollen wir es jetzt auch nicht wissen.

Die wichtigsten Dinge sind ja sowieso nicht Dinge.

Heute in der VBA-Schulung war ich verblüfft. Wir wollten herausfinden, wie der Befehl für das Zahlenformat „Währung“ lautet. Ich forderte die Teilnehmer auf, den Befehl „formatiere“ eine Zelle als Währung aufzuzeichnen und sich das Ergebnis anzusehen. Wir erhielten vier verschiedene Ergebnisse.

Vier? Zwei hätte ich verstanden. Währung und Buchhaltung. Aber vier? Die VBA-Befehle lauten:

‚ — Buchhaltung
Selection.NumberFormat = _
„_-* #,##0.00 [$€-de-DE]_-;-* #,##0.00 [$€-de-DE]_-;_-* „“-„“?? [$€-de-DE]_-;_-@_-“

Selection.NumberFormat = „_($* #,##0.00_);_($* (#,##0.00);_($* „“-„“??_);_(@_)“

‚ — Währung
Selection.NumberFormat = „#,##0.00 $“

Selection.NumberFormat = „$#,##0.00_);[Red]($#,##0.00)“

Schaut man das genauer an, findet man die Unterschiede:

Denn – es ist ein Unterschied, ob man das Symbol „Buchhaltungszahlenformat“ in der Gruppe „Zahl“ verwendet oder „Buchhaltung“ aus dem Kombinationsfeld der gleichen Gruppe (oder über den Dialog Zellen formatieren / Zahlen / Buchhaltung).

Es ist ein Unterschied, ob Sie das Symbol „Währung“ verwenden (oder über den Dialog Zellen formatieren / Zahlen / Währung) oder – die Tastenkombination [Shift] + [Strg] + [$]. Ob das nicht zu Problemen führen kann?

Ich sags jetzt nur noch einmal!

Und immer wieder die Frage, was man tun kann, wenn ein Word-Serienbrief Zahlenformate – konkret Währung und Datumsangaben – nicht mitnimmt.

Die Liste – mit Datum und Währung

Der Serienbrief

Die Vorschau – SO NICHT!

Die erste Lösung: bearbeiten Sie in Word die Formularfelder ([Alt] + [F9]). Fügen Sie einen Schalter ein: \@ für Datum und \# für Zahlen. In Anführungszeichen wird das Format eingegeben:

Man kann den Serienbrief nachformatieren

Die zweite Lösung: Schalten Sie in den Optionen in Word ein:

Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen.

Die Option in Word

Wenn Sie nun einen Serienbrief erstellen und eine Datenquelle hinzufügen, werden Sie nach der Art des Einfügens gefragt. Nachdem Sie die die Option „Alle“ aktiviert haben, wählen Sie aus der Liste „DDE“. Dann werden die Formate übernommen.

DDE!

Die dritte Lösung: In Excel können Sie eine Zahl mit der Funktion TEXT in einen (formatierten) Text verwandeln. Beim zweiten Parameter schalten Sie die Formatanweisung ein, beispielsweise 0,00 oder TT.MM.JJJJ

So geht es auch

Jede Variante hat ihre Vor- und Nachteile. Ich bevorzuge DDE.

ich hätte es nicht geglaubt

Manchmal bin ich selbst verblüfft. Heute habe ich Excel 2007 unterrichtet. Doch, doch, es gibt viele Firmen in Deutschland und anderen Ländern, die Office 2007 einsetzen.

Und ich hätte felsenfest behauptet, dass es nicht stimmt, was eine Teilnehmerin behauptete. Sie fragte mich: In einer Spalten stehen Mengenangaben, in einer anderen Preise. Die Preise sind als Euro formatiert. Warum wird bei =B4*D4 das Ergebnis nicht auch als Währung oder Buchhaltung formatiert?

Format wird nicht mitgenommen

Format wird nicht mitgenommen

Tatsächlich: Während in „meinem“ Excel 2016 das Ergebnis korrekt formatiert wird, war dies in Excel 2007 noch nicht der Fall. Übrigens: bei =B4+D4 wurde das Ergebnis mit einem Eurozeichen angezeigt. Schön, dass dieses Fehlen behoben wurde.

Und wo bleibt die Kompatibilität?

Eine unschöne Sache haben wir in der letzten Visio-Schulung festgestellt. Dort ist es möglich an Shapes (graphische Objekte) Daten zu hängen. Diese kann man definieren – beispielsweise als Currency.

Die Daten in Visio

Die Daten in Visio

Normalerweise funktioniert der Datenexport hervorragen. Nicht jedoch, wenn die Daten im englischsprachigen Visio als Currency definiert werden, vom Typ „Euro“ (€). Wird dann der Export durchgeführt, nimmt Visio das Euro-Symbol als Text mit; die Daten stehen nicht als Zahlen in Excel, sondern als Text. So kann eine Summe nicht gezogen werden.

Schade eigentlich, dass beim Datenaustausch auf internationale Unterschiede nicht geachtet wurde.

Leider keine Summe

Leider keine Summe

Wo ist das Minuszeichen?

Seltsam! Man hat mich schon mal penibel genannt – trotzdem: es ist mir wichtig! In einer Spalte steht das Minuszeichen am linken Rand, in einer Spalte steht es direkt vor der Zahl. Ich möchte, dass es immer vor der Zahl steht. Geht das?

Minus - mal so mal so ...

Minus – mal so mal so …

Die Antwort: Sowohl beim Zahlenformat „Zahl“ als auch bei „Währung“ wird das Minuszeichen direkt vor die Zahl gestellt. Bei der Kategorie „Buchhaltung“ jedoch steht es am Anfang der Zelle. Sie müssen die einzelnen Spalten also auf die gleiche Art und Weise formatieren, beispielsweise als Währung.

Währungen am Rande

Ich verstehe es einfach nicht – manchmal stehen Geldbeträge am rechten Rand, manchmal sind sie ein wenig eingerückt. Kann mir das mal einer erklären?

Mal ganz rechts, mal ziemlich rechts

Mal ganz rechts, mal ziemlich rechts

Excel stellt zwei Varianten für Währungen zur Verfügung: Währung und Buchhaltung. Wenn Sie Währung wählen, steht die Währungszahl immer am rechten Rand, bei Buchhaltung bleibt eine kleine Lücke zum rechten Rand. Lösung: Markieren Sie die Spalte und wählen Sie nur eines der beiden Formate.