Tag Archives: Text

Ich bin schon mit dem Besten zufrieden…

Manche Übersetzungen sind wirklich sehr merkwürdig.

In der letzten Excel-Schulung fragte eine Teilnehmerin, was folgende Erklärung bedeutet:

Text: „ist die Zeichenfolge mit den Zeichen, die Sie kopieren wollen“

Noch erstaulicher ist die Beschreibung für die Funktion T:

T „wandelt die Argumente in Text um.“ T benötigt  einen Wert, „den Sie überprüfen wollen. Wenn der Wert kein Text ist, werden zwei Anführungsstriche (leerer Text) zurück gegeben.“

Versteht ihr das?

Microsoft hat Besserung gelobt – mal sehen …

Ich bin sehr wohl spontan … wenn man mir früh genug Bescheid sagt

Eigentlich unterscheidet Excel zwischen Text und Zahl. Eigentlich. Sicherlich kennen Sie folgendes Phänomen:

Eine Spalte ist als Text formatiert:

In einer anderen Spalte stehen ZAHLEN. Diese werden mit der Funktion SVERWEIS als #NV (nicht vorhanden) quittiert:

Das habe ich schon mehrmals beschrieben – beispielsweise in: „Sverweis funktioniert nicht“
Ebenso werden sie bei der Überprüfung auf Gleichheit

{=ODER(K2=$G$2:$G$22)}

(als Matrixformel) korrekt als unterschiedliche Werte erkannt:

Verwendet man statt dem Gleichheitsoperator „=“ jedoch die Funktion IDENTISCH werden die Texte und Zahlen als gleich(wertig) eingestuft:

{=ODER(IDENTISCH(K2;$G$2:$G$22))}

Ebenso übergeht ZÄHLENWENN diesen Unterschied:

Auch hier gilt mal wieder – schade, dass Excel an so vielen unterschiedlich ist, beziehungsweise einfach nicht konsequent. Kein Verlass auf gar nichts!

Ich sags jetzt nur noch einmal!

Und immer wieder die Frage, was man tun kann, wenn ein Word-Serienbrief Zahlenformate – konkret Währung und Datumsangaben – nicht mitnimmt.

Die Liste – mit Datum und Währung

Der Serienbrief

Die Vorschau – SO NICHT!

Die erste Lösung: bearbeiten Sie in Word die Formularfelder ([Alt] + [F9]). Fügen Sie einen Schalter ein: \@ für Datum und \# für Zahlen. In Anführungszeichen wird das Format eingegeben:

Man kann den Serienbrief nachformatieren

Die zweite Lösung: Schalten Sie in den Optionen in Word ein:

Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen.

Die Option in Word

Wenn Sie nun einen Serienbrief erstellen und eine Datenquelle hinzufügen, werden Sie nach der Art des Einfügens gefragt. Nachdem Sie die die Option „Alle“ aktiviert haben, wählen Sie aus der Liste „DDE“. Dann werden die Formate übernommen.

DDE!

Die dritte Lösung: In Excel können Sie eine Zahl mit der Funktion TEXT in einen (formatierten) Text verwandeln. Beim zweiten Parameter schalten Sie die Formatanweisung ein, beispielsweise 0,00 oder TT.MM.JJJJ

So geht es auch

Jede Variante hat ihre Vor- und Nachteile. Ich bevorzuge DDE.

Radfahrer aller Länder vereinigt Euch! Ihr habt nichts zu verlieren, außer Euren Ketten!

Böses Excel! Oder besser: Böser Excel-Anwender!

Ich wundere mich: in einer Liste steht der Text „Umsatz“ als Überschrift. Zwischen dem Zellrand und dem ersten Buchstaben klafft allerdings eine kleine Lücke:

20161210luecke01

Das Editieren der Zelle hilft nicht weiter – vor dem „U“ befindet sich kein Leerzeichen:

20161210luecke02

Also gehe ich auf die Suche. Ein Format? Ein Einzug? Ein Blick in den Dialog bringt auch keine Lösung des Problems:

20161210luecke03

Plötzlich entdecke ich das Zahlenformat. Die Zelle mit dem Text ist als „Buchhaltung“ formatiert. Wahrscheinlich hat der Anwender die ganze Spalte (also mit der Überschrift) so formatiert:

20161210luecke04

Zahlenformat „Standard“ – und schon funktioniert es! Der Text sitzt am linken Rand. Ohne Lücke.

20161210luecke05

Größenvergleich

Hallo Rene,

erst einmal sorry für die späte Rückmeldung, ich war im Urlaub. Das Problem mit den Verbindern habe ich mittlerweile gelöst. Jetzt hab ich aber ein weiteres Probelm allerdings diesmal mit Excel.

Ich schreibe Daten aus Visio per VBA Makro nach Excel. In Excel werden die Daten dann aufsteigend nach einer Positionsnummer sortiert. Allerdings hat Excel mit der Sortierung der Positionsnummer einige Probleme. Wenn die Nummern beispielsweise 1, 2, 3, ,4 usw lauten läuft alles gut – bei Zahlen wie 1.1, 1.2, 1.3, …. 1.9 klappt auch noch die Sortierung einwandfrei.

Sobald ich aber Nummern ab 1.10 oder 2.11 benutze wird die Sortierung nicht mehr eingehalten. Es sieht dann beispielsweise wie folgt aus :

1.1
1.10
1.11
1.12
1.2
….

Ich möchte allerdings folgende Sortierung:

1.1
1.2
1.3

1.10
1.11

Hast du eine Idee wie ich das anstellen kann ? Hab im Internet schon etwas gegoogelt allerdings finde ich leider keine Lösung dazu. Achja die Nummern werden als Text behandelt.

Liebe Grüße

Stephan
##########

Hallo Stephan,

Excel unterscheidet bei fast allen Dingen zwischen Text und Zahl: rechnen, Zahlenformat, Dateneingabe, filtern, … und eben auch beim Sortieren. 1.1 und 1.10 wird als Text erkannt und eben wie Text sortiert: Anton < Berta < Cäsar < Dora …

Würde Excel die Zahlen als Zahlen erkennen, würde er ein Datum daraus machen:

01. Januar

01. Januar 2001

und so weiter

Die einzige Lösung, die ich sehe: Gib die Daten in der Form 01.01, 01.02., … 01.10, 01.11, … 01.20, 01.21 … ein. Dann produziert die Textsortierung keine Probleme.

Übrigens: das Gleiche Problem hast Du auch bei Dateinamen, wenn Deine Kamera Bilder mit Dateinamen pic1, pic2, … pic10, pic11, … speichert. Dann gilt: pic1 < pic10 < pic11 < pic2 …

Liebe Grüße

Rene

grafik27

Wenn ich während der Arbeit mit Excel sterbe und in die Hölle komme, wie lange wird es wohl dauern, bis ich merke, dass ich nicht mehr vor Excel sitze?

Mit PowerPivot können Felder aus verschiedenen Tabellen des Datenmodells verknüpft werden. Excel verlangt dabei, dass mindestens eine Tabelle nur eindeutige Werte besitzt (die 1-Seite der 1:n-Beziehung). Falls dies nicht der Fall ist, wird es mit einer Fehlermeldung quittiert.

Bedauerlicherweise werden nicht die Datentypen überprüft. So ist es möglich, dass man Text mit Zahl oder Datum verknüpfen kann. Diese Funktion hätte man auch integrieren können …

Geht nicht!

Geht nicht!

Text mit Zahl - das geht schon !?!

Text mit Zahl – das geht schon !?!

Komisch?

Wirklich komisch. In unserer Firma gibt es Abteilungen. Sie tragen Nummern der Form 1 oder 1.5 oder 1.3.1. Erstaunlicherweise zeigt Excel bei „1“ und bei „1.3.1“ grüne Ecken an. Bei „1.5“ allerdings nicht …

Viele grüne Ecken, aber nicht überall ...

Viele grüne Ecken, aber nicht überall …

Die Antwort finden Sie, wenn Sie mit der Maus über das Smarttag fahren:

Unterschiedliche "Fehler"

Unterschiedliche „Fehler“

Die Antwort:

„1“ wir interpretiert als Zahl 1, die als Text formatiert wurde.

„1.3.1“ wird interpretiert als Datum: 01.03.2001, das als Text formatiert wurde.

„1.5“ – hum – keine Ahnung – eigentlich interpretiert es Excel als Datum (01.05. im aktuellen Jahr). Warum hier kein Smarttag erscheint – keine Ahnung …

Keine gute Kopie?

Heute in der Schulung: Wir duplizieren Formen und beschriften sie. Ein Teilnehmer rief mich zu seinem Platz und fragte mich, warum er eine Form nicht beschriften kann. Bei der ersten war es kein Problem, die anderen lassen sich auch beschriften – lediglich die letzte – dort ließ Excel keinen Text zu:

 

Einer geht nicht.

20160602Bild02

20160602Bild03

Mir fiel schnell auf, dass die ersten Formen die Registerkartengruppe „Zeichentools“ aufweisen, die letzte jedoch „Bildtools“. Wie war das möglich? Wurde doch nur kopiert …

Die Antwort lieferte der Anwender selbst:

Ich glaube, ich habe beim Kopieren und Einfügen die Option „Einfügen“ gewählt …

Wusste ich auch nicht, dass man so aus einer Form ein nicht beschreibbares Bild machen kann.

Des Rätsels Lösung

Des Rätsels Lösung

 

Und wo bleibt die Kompatibilität?

Eine unschöne Sache haben wir in der letzten Visio-Schulung festgestellt. Dort ist es möglich an Shapes (graphische Objekte) Daten zu hängen. Diese kann man definieren – beispielsweise als Currency.

Die Daten in Visio

Die Daten in Visio

Normalerweise funktioniert der Datenexport hervorragen. Nicht jedoch, wenn die Daten im englischsprachigen Visio als Currency definiert werden, vom Typ „Euro“ (€). Wird dann der Export durchgeführt, nimmt Visio das Euro-Symbol als Text mit; die Daten stehen nicht als Zahlen in Excel, sondern als Text. So kann eine Summe nicht gezogen werden.

Schade eigentlich, dass beim Datenaustausch auf internationale Unterschiede nicht geachtet wurde.

Leider keine Summe

Leider keine Summe

today is only yesterday’s tomorrow

Hallo Herr Martin,

ich erhalte regelmäßig Daten von einem System (ORBIS). Diese muss ich anschließend filtern. Nun passiert es regelmäßig, dass er in Den Spalten, in denen sich ein Datum befindet, nicht „Datumsfilter“ anzeigt, sondern „Textfilter“. Ich benötige aber Datumsfilter. Was ist da los?

Falsches Datum

Falsches Datum

Die Antwort: Viele Datenbanksystem „schieben“ beim Excelexport Text unter die Zahlen oder Datumsangaben. Erstaunlicherweise kann man das weder sehen noch per Formatierung ändern.

Die Lösung: Sie müssen diese „falsche“ Datumsspalte markieren und mit dem Assistenten Daten / Text in Spalten in das überführen, was eigentlich drin ist.

Weitere Lösungsansätze finden Sie in meinem Artikel vom 09. Jan 2015 „SAP & co

Komische Uhrzeit

Ich wollte nur einen kleinen S-Bahn-Fahrplan erstellen. Da die S-Bahn alle 20 Minuten fährt, habe ich zwei Spalten mit den Uhrzeiten eingetragen, markiert und rübergezogen. Aber irgendwie will der nicht …

Komische Uhrzeiten

Komische Uhrzeiten

Die Antwort können Sie selbst erkennen: Sie haben keine Uhrzeiten eingetragen, sondern diese als Text gekennzeichnet (’05:11 statt 05:11). Deshalb erkennt Excel diese nicht als Uhrzeiten und zählt nur die „Zahlen“ weiter.

Mag der keine Schweizer?

Hallo zusammen.

Ich brauche nochmal Ihre Hilfe. Ich habe in einer Tabelle Postleitzahlen. Damit Excel die deutschen Postleitzahlen, die mit einer führenden „0“ beginnen, als solche darstellt, habe ich die Funktion TEXT verwendet. Klappt prima.

Ich habe diese Funktion erweitert, damit er mir das Länderkennzeichen „D“ mit der PLZ anzeigt:

=TEXT(G2;“D-00000″)

klappt prima

klappt prima

Wenn ich jedoch mit einer WENN-Funktion überprüfe, ob Österreich oder Schweiz, dann zickt er bei der Schweiz. Warum? Österreich geht doch auch. Die Funktion lautet:

=WENN(I2=“D“;TEXT(G2;“D-00000″);WENN(I2=“CH“;TEXT(G2;“CH-0000″);TEXT(G2;“A-0000″)))

Schweiz - geht nicht!

Schweiz – geht nicht!

Die Antwort: bei den benutzerdefinierten Zahlenformaten sind einige Zeichen reserviert: T, M, J für Tag, Monat und Jahr, H, m, S für Stunde, Minute, Sekunde und einige andere. „D“ und „A“ und „C“ zufälligerweise nicht – aber eben der Buchstabe „H“. Sie müssen DIESEN Text in Anführungszeichen setzen. Da die Funktion TEXT das Format allerdings schon in Anführungszeichen verlangt, müssen die Anführungszeichen doppelt geschrieben werden – dann interpretiert Excel sie als einfaches Anführungszeichen. Es geht also so:

=WENN(I2=“D“;TEXT(G2;“D-00000″);WENN(I2=“CH“;TEXT(G2;“““CH““-0000″);TEXT(G2;“A-0000″)))

so klappt es!

so klappt es!

Heute hier morgen dort …

Ich verstehe es nicht. Ich habe eine Spalte vom Typ „Text“ formatiert und trage dort unsere Abteilungsnummern ein. Ich muss sie als Text formatieren, weil wir Nummern in der Form 4.2, aber auch 4.4.4 oder 3.1.2 haben. Excel würde aus allen Abteilungsnummern ein Datum machen. Erstaunlicherweise zeigt er nur bei den Abteilungen der x und x.x.x eine Fehlerüberprüfung (ein grünes Eck) an. Interessant, nicht wahr?

Das grüne Eck erscheint nicht bei allen Abteilungen

Das grüne Eck erscheint nicht bei allen Abteilungen

Ja, wirklich interessant. Übrigens: Wenn Sie in eine Zelle die Abteilungsnummer mit einem Hochkomma eingeben, also: ‚3.1.1 erhalten Sie auch eine Fehlerüberprüfung, bei 3.1 nicht.

Datümer und andere Irrtümer

Hallo Herr Martin,
Sie haben mir schon einmal bei meiner Excel-Tabelle geholfen, die ich immer noch nutze und sehr gut funktioniert.
Jetzt habe ich eine kleine Frage.
Ich benutze eine Tabelle, die im Datum aufsteigend ist.
In dem Feld B2 ist das Datum, in Feld A2 das Datum von B2 als „TTT“ formatiert.
Jetzt habe ich heute versucht, die Spalte A1 in einen Filter einzubauen.
Ich möchte dadurch zum Beispiel mir alle Montage oder Dienstage anzeigen lassen.
Als ich den Filter gesetzt habe, hat er mir nur die einzelnen Datums angezeigt.
Die waren dann unter 2017 …. dann nach Montaten …. und dann nach dem Tagen im Monat aufgelistet.
Wie kann ich dies Umstellen, das er mir nur die Tage Montag bis Sonntag liefert?
Es ist für die Kursplanung gedacht, die mir dann viel Scrollarbeit abnimmt, wenn ich nur Mittwochskurse habe.
Anbei schicke ich Ihnen die Datei mit, vielleicht ist es dann einfacher zu verstehen.

Filter - so nicht!

Filter – so nicht!

Hallo Herr S.,
das würde ich auch nicht, wenn ich Excel wäre …
Formatieren heißt doch nur „gestalten“, das bedeutet: nicht den Wert, sondern nur das Aussehen der Zelle zu ändern. Also: wenn Sie eine Zelle, in der eine 7 steht fett machen oder mit einer großen Schrift oder rot formatieren, dann befindet sich immer noch der Wert 7 darin.
Das bedeutet: Sie dürfen das Datum nicht formatieren, sondern müssen es in einen Text umwandeln – beispielsweise mit der Funktion TEXT. Dann können Sie die Liste sortieren oder Filtern (siehe Anlage).
schöne Grüße
Rene Martin

Die Funktion TEXT liefert die Lösung

Die Funktion TEXT liefert die Lösung

Eine unerwartete Sortierreihenfolge?!

Eigentlich wollte ich nur die Liste nach den Gerätenamen sortieren.

Eine "normale" Sortierung?

Eine „normale“ Sortierung?

Und dann diese Meldung:

Meldung

Meldung

Der folgende Sortierschlüssel enthält Zahlen, die als Text formatiert wurden und kann daher eine unerwartete Sortierreihenfolge ergeben.

Die Antwort: Sie haben die Spalte, in der die Gerätebezeichnungen stehen, als Text formatiert, was hinsichtlich der Artikelbezeichnungen vernünftig ist. Nun „weiß“ Excel nicht, ob die Zahlen der Größe nach (also nach dem Wert) sortiert werden sollen oder als Texte, das heißt alphabetisch von links nach rechts gelesen.

Übrigens: Interessant: Wenn Sie auf eine Zelle innerhalb der Spalte klicken und das Symbol „Nach Größe sortieren“ verwenden (A↓Z oder Z↓A), erhalten Sie diese Frage nicht.

Grüne Ecken

Ich weiß, dass Excel nicht alles annimmt. Wenn ich eine Telefonvorwahl oder eine Artikelnummer, die mit einer 0 beginnt, eingebe, muss ich ein Apostroph davor setzen – sonst löscht er mir die Null am Anfang. Okay. Ich weiß, dass ich das auch machen muss, wenn ein Text mit einem Gleichheitszeichen, einem Gedankenstrich oder einem Pluszeichen beginnt. Okay. Ich weiß, dass ich unsere Abteilung 2-5 und die Personalnummer 23.12 so auch nicht eintragen darf.

Was ich aber nicht verstehe, warum er manchmal grüne Ecken bringt mit dem Hinweis, dass es sich hier um eine Zahl handelt, die mit einem Apostroph beginnt, manchmal nicht:

Grüne Ecke mit Hinweis

Grüne Ecke mit Hinweis

ecken20150130_1

Kein Hinweis; keine grüne Ecke

Kein Hinweis; keine grüne Ecke

Die Antwort: Excel interpretiert die Zahl 089 als Zahl. Bei -Werbung handelt es sich um einen Text – dieser kann gar nicht in eine Zahl umgewandelt werden. Ich gebe Ihnen recht: dass er 24.12 und 1-4 nicht als DatumsZAHL erkennt, erstaunt. Sollte Ihnen die grünen Ecken nicht gefallen, können Sie diese in den Optionen / Formeln / Fehlerüberprüfung oder Regeln für die Fehlerüberprüfung ausschalten.

Mein Tipp: Lassen Sie sie eingeschaltet – denn sie können praktischen Nutzen haben.

Falsche und richtige Schalttage

Haben Sie einmal folgende amüsante Sache versucht? Tragen Sie in eine Zelle das „falsche“ Datum 29-2-2015 ein. Excel „sucht“ eine interne Zahl dazu; findet keine und stellt das ganze als Text linksbündig in der Zelle dar. So weit, so klar. Wird diese Zelle nun nach unten gezogen, wird die „letzte“ Zahl 2015 weiter gezählt. Auch noch klar. Allerdings existiert der 29-2-2016 (und natürlich der 29-2-2020, …). Obwohl die Zelle mit dem Zahlenformat „Standard“ formatiert ist, wandelt Excel dieses Datum nicht als Datum um. Irgendwie „merkt“ er sich die Textinformation der ersten „falschen“ Zelle. Erst ein Doppelklick auf die Zelle und ein Verlassen mit [Enter] oder [Tab] wandelt nun das Datum in ein Datum um.

Schalttage ...

Schalttage …

Excel -> Text -> Excel

Ich exportiere eine Exceltabelle in eine Textdatei oder eine csv-Datei. Manchmal kann ich sie wieder in Excel importieren – manchmal nicht.

Der Export

Der Export

Der Import - aus den Währungen wird Text.

Der Import – aus den Währungen wird Text.

Das ist ein großes Problem. Leider kann man in Excel keine genauen Exportspezifikationen festlegen – das heißt – wie das Datum und Zahlen (Tausendertrennzeichen, Dezimaltrennzeichen, Formatierungen, …) exportiert werden sollen. Man muss stets ein wenig „probieren“ – ob alles mitgenommen wird – Zahlen, Datumsangaben, Umlaute, …

Machen Sie die Probe aus Exempel und exportieren Sie die Datei in die verschiedenen Textformate – Sie werden sich wundern …

Erstaunliche Unterschiede - kein eineitliches Datenformat

Erstaunliche Unterschiede – kein einheitliches Datenformat

Die bedingte Formatierung funktioniert nicht

Warum kann ich nicht mit der bedingten Formatierung bestimmte Länder hervorheben?

Die bedingte Formatierung funktioniert nicht

Die bedingte Formatierung funktioniert nicht

Wenn Sie eine Formel verwenden, die einen Zelle mit einem Text vergleicht, muss der Text in Anführungszeichen geschrieben werden. Dann funktioniert es:

Texte immer in Anführungszeichen!

Texte immer in Anführungszeichen!

Zugegeben: An vielen Stellen ist Excel nicht konsequent. Wenn Sie sich die Texte über die „Regeln zum Hervorheben von Zellen“ anzeigen lassen, müssen – ja DÜRFEN – Sie keine Anführungszeichen setzen:

Hier ohne Anführungszeichen!

Hier ohne Anführungszeichen!

Excel rechnet falsch

Bei meinem Kollegen funktioniert es – auf meinem Rechner aber nicht!

Ein Kollege hat auf seinem Rechner eine Formel programmiert, die bei einem Geburtstagskind „happy birthday“ anzeigt. Wenn ich diese Datei bei mir öffne, dann sehe ich zwar die Geburtstagskinder aber auch noch viele andere. Warum?

So viele haben heute gar nicht Geburtstag!

So viele haben heute gar nicht Geburtstag!

Die Formel sieht folgendermaßen aus:

=WENN(TEXT(I2;“DD-MM“)=TEXT(HEUTE();“DD-MM“);“happy birthday“;““)

Wenn Sie genau hinschauen, fällt auf, dass das Datum in der Form DD-MM formatiert wurde, also day und month. Mit Sicherheit verwendet der Kollege eine englischsprachige Excelversion. Dort benutzt Excel DMY statt TMJ. Da diese Formatangabe als Text in Anführungszeichen in der Formel steht, wird sie nicht übersetzt (anders als beispielsweise die Formeln – aus SUM wird SUMME, aus VLOOKUP wird SVERWEIS, … Entweder Sie korrigieren die Formel in:

=WENN(TEXT(I2;“TT-MM“)=TEXT(HEUTE();“TT-MM“);“happy birthday“;““)

oder Sie schreiben es ohne die Funktion TEXT, die leider nicht mehrsprachig ist:

=WENN(UND(TAG(I2)=TAG(HEUTE());MONAT(I2)=MONAT(HEUTE()));“happy birthday“;““)

Man muss die Formel ändern oder eine andere Formel verwenden, damit man alle Geburtstagkinder sieht - alle die heute, am 13.01. Geburtstag haben.

Man muss die Formel ändern oder eine andere Formel verwenden, damit man alle Geburtstagkinder sieht – alle die heute, am 13.01. Geburtstag haben.

Text oder Zahl?

Eigentlich müsste man es sofort sehen: Texte stehen in Zellen am rechten Rand; Zahlen linksbündig. Wenn man sich vertippt, beispielsweise den Buchstaben „O“ statt die Ziffer „0“ oder den Buchstaben „l“ statt der Ziffer „1“ eingibt, kann Excel mit diesen Texten nicht rechnen.

Warum machen Menschen so etwas? Es gab einige Schreibmaschinen, auf denen gab es keine Ziffer „0“ oder keine Ziffer „1“. Dort musste man auf die Buchstaben „O“, beziehungsweise „l“ zurückgreifen.

Bitte kein "O" statt der Ziffer "0"; bitte kein "l" statt der Ziffer "1" eingeben.

Bitte kein „O“ statt der Ziffer „0“; bitte kein „l“ statt der Ziffer „1“ eingeben.