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I bring the problems – you bring the drinks

Gestern beim Programmieren. Ich habe eine Liste – sagen wir mal mit zirka 50.000 Einträgen. Eigentlich nicht viel für Excel. Ich starte den Assistenten „Spezialfilter“ (Daten / Sortieren und Filtern / Erweitert) mit der Option „Keine Duplikate“:

Das Ergebnis: Excel wird sehr, sehr langsam (er benötigt zirka eine Minute für das Berechnen – wenn nicht sogar ein Absturz die Folge ist):

Die Lösung: „Duplikate entfernen“ im gleichen Register, Gruppe „Datentools“. In Bruchteilen von Sekunden erhalte ich das Ergebnis:

Meine Vermutung: Assistenten, die irgendwann in Excel Einzug hielten, werden NIEMALS mehr überarbeitet! Schade eigentlich.

Ich musste erst die Schafe aus meiner Wohnung treiben, die ich beim Einschlafen gezählt hatte.

Noch eine hübsche Frage aus der Schulung:

Wir üben den Spezialfilter, der über die Schaltfläche „Erweitert“ in der Registerkarte „Daten“ erreichbar ist.

„Ich erhalte eine seltsame Fehlermeldung“, lautet die Teilnehmerfrage:

Klar: „Sie haben nicht auf die Schaltfläche „Erweitert“ geklickt, sondern auf das Filtersymbol, mit dem der Autofilter eingeschaltet wird. Und – Excel hat recht – „Dies kann nicht auf den ausgewählten Bereich angewendet werden.“ Eben – es wurde nur eine Zelle ohne Daten markiert.

Old age is no place for sissies. (Bette Davis)

So schnell kann man alt aussehen. Versuchen Sie mal Folgendes:

Erstellen Sie eine Liste und formatieren Sie diese als intelligente Tabelle.

Legen Sie einen Datenschnitt fest.

Tragen Sie neben der Tabelle Kriterien ein und filtern die Tabelle mit Hilfe des Spezialfilters („Erweitert“) an eine andere Stelle.

Und schon ist der Datenschnitt veraltet! So schnell geht es!

Zum Glück kann man ihn wieder aktualisieren.

Freiheit für das Spielzeug: Lasst die Jo-Jos von der Leine!

Ist das so gewollt?

In einer Liste gibt es Berechnungen. Beispielsweise wird mit der Funktion MONAT aus einer Spalte die Monatszahl herausgerechnet:

Liste mit Formel(n)

Liste mit Formel(n)

Wendet man nun den Spezialfilter an (Daten / Sortieren und Filtern / Erweitert), um bestimmte Informationen herauszufiltern, wandelt Excel die Formel(n) in Werte um:

Spezialfilter und sein Ergebnis

Spezialfilter und sein Ergebnis

Der Spezialfilter filtert gar nichts – nur die Überschrift

Auch das kann zwei Ursachen haben. Entweder Sie verwenden falsch Feldnamen. Wenn beispielsweise in der Datenliste die Überschrift „Stadt“ lautet und Sie schreiben dann „Ort“, so wird kein Ort=Muenchen gefunden.

Noch perfider ist der Fehler, wenn Sie nicht „Ort“ eintragen, sondern „Ort „, also ein Leerzeichen hinter den Feldnamen.

So kann der Spezialfilter nicht filtern.

So kann der Spezialfilter nicht filtern.

Der Spezialfilter filtert zu viele Daten

Wenn der Spezialfilter nicht richtig arbeitet, haben Sie entweder die Kriterien falsch formuliert oder den Bereich falsch markiert.

Wenn Sie beispielsweise leere Zellen mitmarkieren, bedeutet dies, dass der Filter sowohl die Kriterien als auch jeden beliebigen Bereich filtern soll.

Zu viele Daten werden gefiltert

Zu viele Daten werden gefiltert

Bei den Kriterien wurden leere Zellen markiert.

Bei den Kriterien wurden leere Zellen markiert.

Nur gefilterte Daten können in das aktive Blatt kopiert werden.

Warum funktioniert der Spezialfilter nicht? Ich habe doch alles richtig gemacht?

Antwort: Der Spezialfilter hat einige „Tücken“. Der Cursor muss auf dem Tabellenblatt stehen, auf das die Daten hingefiltert werden sollen. Befinden sich also in tabelle1 die Daten, befindet sich Tabelle2 die Kriterien, dann muss der Cursor auf Tabelle3 stehen, wenn die Daten dorthin gefiltert werden sollen.

Spezialfilter funktioniert nicht.

Spezialfilter funktioniert nicht.