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Ich hab das schon verstanden. Ist mir nur egal.

Erstaunt hat es mich doch für einen Moment.

Für die Teilnahmebestätigungen der Excel-Schulung morgen markiere ich in Outlook in der Mail die Namen und kopiere sie nach Excel. Und wundere mich, warum sie in der Spalte neben der Spalte stehen, in die ich sie eingefügt habe:

Klar: Excel übernimmt den Einzug der Absatzformatierung von Outlook. Kann man leicht im Dialog „Zellen formatieren“ nachsehen:

Wer Excel versteht, kann auch durch Null teilen!

Es könnte alles so schön sein. Aber nein – ist es nicht. Doch von vorne.

Ich habe eine Liste. In dieser Liste befinden sich in Spalte B Bundesländer, in Spalte C einige Städte. Dummerweise befinden sich Lücken dazwischen: Also: für Baden-Württemberg sind vier Zeilen reserviert, für Bayern drei und so weiter:

20161112luecken01

Ich hätte gerne die Spalte B durchgehend gefüllt, also Ba-Wü, Ba-Wü, Ba-Wü, Ba-Wü, BY, BY, BY und so weiter.

Eigentlich kein Problem. Man markiert die Spalte B und wählt den Befehl Start (Gruppe Bearbeiten) Suchen und Auswählen / Inhalte auswählen und dort die Option „Leerzellen“:

20161112luecken02

Freundlicherweise markiert Excel nur die Leerzellen innerhalb des benötigten Bereichs:

20161112luecken03

In diese wird die Formel

=B2

eingetragen. Da die Formel auf alle Zellen angewendet werden muss, wird sie mit [Strg] + [Enter] beendet:

20161112luecken04

Nun stehen in allen Zellen die Werte, die sich darüber befinden. So weit so gut. Also nur noch kopieren und Inhalte als Werte einfügen.

Erster Schritt: die markierten Zellen kopieren und beispielsweise über das Kontextmenü Inhalte einfügen / Werte:

20161112luecken06

Padautz! „Diese Aktion funktioniert nicht bei einer Mehrfachauswahl!“

Ach, ja, ich erinnere mich.

Also: Ganze Spalte markieren, erneuter Versuch – und:

Nöööö! „Sie können dies hier nicht einfügen, da der Kopieren-Bereich und der Einfügebereich nicht die gleiche Größe haben“:

20161112luecken07

Excel und ich – wir sprechen einfach nicht die gleiche Sprache. Warum tut er nicht, was ich will. Drei Anläufe – beim dritten klappt es: Markierung auflösen, erneut die gesamte Spalte B markieren, kopieren – und nun endlich darf ich die Inhalte als Werte einfügen.

Geschafft!!!

Geschafft!!!

Jetzt muss ich mal was Nettes sagen – kann ich auch!

Heute habe ich LibteOffice Calc unterrichtet.

Ein Teilnehmer kopiert eine Liste und fügt sie nicht AUF einer Zelle, sondern IN einer Zelle ein. Das Ergebnis sieht wie folgt aus:

20160919kopieren

Eine Teilnehmerin schreibt „Montag “ (an Ende ein Leerzeichen) in eine Zelle, zieht es nach rechts und wundert sich, warm Calc die Wochentage nicht weiterzählt.

20160919ziehen

Und nun mein Lob an Excel: DIESE beiden Fehler tauchen in der Tabellenkalkulation Excel nicht auf!

Bis zu meinem fünften Lebensjahr dachte ich, mein Name sei „Nein“.

Ich bin wirklich verblüfft. Wusste nicht, dass es geht:

Man erstellt eine Datenüberprüfung für mehrere Zellen (beispielsweise Zahlen, Datumswerte oder Listen).

Datenüberprüfung (Gültigkeit)

Datenüberprüfung (Gültigkeit)

Diese (und einige anderen Zellen) werden über Zellen formatieren / Schutz „nicht gesperrt“. Das Blatt wird mit einem Blattschutz versehen. Nun ist es für den Anwender möglich, in die freien Zellen etwas einzutragen und diesen Inhalt in die Zellen mit Datenüberprüfung hineinzukopieren.

Das heißt: Das Einfügen von Inhalten unterläuft die Datenüberprüfung. Perfide!

Nix wird geprüft!

Nix wird geprüft!

Danke an Julian für diesen Hinweis.

Wenn Sie alle Zellen aus einer Excel-Arbeitsmappe in die aktuelle Arbeitsmappe einfügen möchten, müssen Sie die Daten in die erste Zelle (A1 oder Z1S1) einfügen.

Ich habe ja schon viel gesehen – aber DIESE Fehlermeldung kenne ich nicht. Was heißt DAS?

was soll ich?

was soll ich?

Die Antwort: Sie haben alle Zellen eins Tabellenblattes kopiert (links oben in die Ecke zwischen A und 1 geklickt). Diese 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten versucht auf ein zweites Arbeitsblatt einzufügen. Allerdings haben Sie dort nicht die Zelle A1 ausgewählt, sondern eine andere, beispielsweise A2. Nun hat Excel „nur“ noch 1.048.575 Zeilen zur Verfügung – in diese kann es jedoch die 1.048.576 Zeilen nicht einfügen. Daher diese Meldung.

Wiederholen – genug ist genug

Ich liebe die Taste [F4]. Mit ihrer Hilfe kann man die letzte Aktion wiederholen. Tolle Sache. Auch [Strg]+[Y] macht das Gleiche. Aber bei [F4] muss ich nur eine Taste drücken. Allerdings: Wenn ich einen Text kopiere und einfüge, dann kann ich ihn mit Wiederholen (F4) nur noch EIN Mal wieder einfügen. Danach funktioniert der Befehl nicht! Übrigens auch nicht [Strg] + [Y].

Wiederholen funktioniert beim Kopieren-Einfügen nur ein Mal.

Wiederholen funktioniert beim Kopieren-Einfügen nur ein Mal.

Das ist richtig – keine Ahnung warum! Also doch mit zwei Fingern: [Strg] + [V].

Warum darf ich nicht kopieren?

Beim Kopieren eines Tabellenblattes in eine andere Datei erhalte ich eine merkwürdige Fehlermeldung:

„Die Blätter können von Excel nicht in die Zielarbeitsmappe eingefügt werden, da sie eine geringere Anzahl von Zeilen und Spalten enthält als die Quellarbeitsmappe.“

Kopieren verboten!

Kopieren verboten!

Die Antwort ist einfach: Sie versuchen ein Tabellenblatt auf einer Excel-2013-xlsx-Tabelle in eine Excel-2003-xls zu kopieren. Das kann nicht gehen, weil Excel 2013 mehr als 1.000.000 Zeilen hat, Excel 2003 nur etwas mehr als 65.000. Der zweite Satz des Meldungsfensters beschreibt die Lösung:

„Zum Verschieben oder Kopieren der Daten in die Zielarbeitsmappe können Sie die Daten auswählen und dann mithilfe der Befehle ‚Kopieren‘ und ‚Einfügen‘ in die Blätter eine anderen Arbeitsmappe einfügen.“

Diagramme nach PowerPoint

Beachten Sie Folgendes:

Wenn Sie ein Diagramm von Excel nach PowerPoint kopieren, wird nicht nur das Diagramm mit seinen Daten nach PowerPoint kopiert, sondern die gesamte Datei. Man kann Einblick in ALLE Daten nehmen, indem man in PowerPoint auf „Daten bearbeiten“ klickt.

Es kann Vorteile haben – es kann aber auch sehr gefährlich sein.

Diagramm von Excel nach PowerPoint

Diagramm von Excel nach PowerPoint

Datenaustausch klappt nicht

Beim Datenaustausch werden einige Werte „zerschossen“.

Problem: Da Excel einige Zeichen nach Gutdünken interpretiert, kann ein Punkt oder ein Gedankenstrich in ein Datum verwandelt werden, ein E in eine Zahl der wissenschaftliche Schreibweise …

Wenn Sie das Problem häufig haben (beispielsweise beim Kopieren von Word-Tabellen nach Excel), sollten Sie die Tabellen in tabulatorgetrennte Texte verwandeln, die Datei als Text speichern und beim Importieren darauf achten, dass die Spalten als Text importiert werden (das heißt: dass das Textformat unterlegt wird). Dann klappt es:

Datenaustausch: Texte werden "zerschossen"

Datenaustausch: Texte werden „zerschossen“

Schritt 1: Tabellen in tabulatorgetrennte Texte konvertieren.

Schritt 1: Tabellen in tabulatorgetrennte Texte konvertieren.

Schritt 2: Beim Öffnen Tabstopp als Trennzeichen festlegen und die entsprechende Spalten als Text formatieren.

Schritt 2:
Beim Öffnen Tabstopp als Trennzeichen festlegen und die entsprechende Spalten als Text formatieren.

Dann klappt der Datenaustausch.

Dann klappt der Datenaustausch.