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Toleranz ist der Verdacht, dass der andere Recht hat.

Ich werde regelmäßig gefragt, wie man Exceltabellen „kleiner“ machen kann. Vor allem bis Excel 2003, in denen *.xls noch kein gezipptes XML-Archiv war, wurden Dateien schnell sehr groß.

Ich habe eine Reihe von Vorschlägen.

Einige davon nimmt Inquire mit seinem Werkzeug „Übermäßige Zellformatierung entfernen“ ab. Auf der Seite

https://support.office.com/de-de/article/Verwendungsm%C3%B6glichkeiten-f%C3%BCr-Inquire-ebaf3d62-2af5-4cb1-af7d-e958cc5fad42

wird erklärt: „Haben Sie schon einmal eine Arbeitsmappe geöffnet und festgestellt, dass sie langsam geladen wird oder riesengroß geworden ist? Möglicherweise ist in der Arbeitsmappe auf Zeilen oder Spalten Formatierung angewendet, von der Sie nichts wissen. Verwenden Sie den Befehl Übermäßige Zellformatierung bereinigen, um übermäßige Formatierung zu entfernen und die Dateigröße deutlich zu verringern. Hiermit können Sie ein „Arbeitsblattaufblähen“ vermeiden, wodurch Excel schneller wird.“ Und auf

https://support.office.com/de-de/article/Bereinigen-von-%C3%BCberm%C3%A4%C3%9Figer-Zellformatierung-auf-einem-Arbeitsblatt-e744c248-6925-4e77-9d49-4874f7474738

lesen wir: „Das Bereinigen von übermäßiger Formatierung wird ausgeführt, indem Zellen vom jeweiligen Arbeitsblatt entfernt werden, die sich hinter der letzten nicht leeren Zelle befinden. Wird eine bedingte Formatierung beispielsweise auf eine gesamte Zeile angewendet und sind in der Zeile nur bis zur Spalte V Daten enthalten, wird die bedingte Formatierung aus den Zellen entfernt, die auf die Spalte V folgen.“

20160818Inquire01

Übermäßige Zellformatierung entfernen

Übermäßige Zellformatierung entfernen

 

Ist das alles? Kein Putzen von doppelten Einträgen in der bedingten Formatierung? Kein Zusammenfassen von ähnlichen Farben? Kein Löschen von nicht verwendeten Formatvorlagen? Oder Zahlenformaten? Keine Vorschläge zum Verkleinern von Bildern? Da wäre noch einiges zu tun …

Natürlich könnte man morgens vor dem dritten Kaffee ein konstruktives Gespräch führen. Theoretisch wäre ja auch Weltfrieden möglich.

Die Idee, endlich in Excel eine gute (!) Funktion zu implementieren, mit deren Hilfe man zwei Dateien vergleichen kann, war dringend nötig. Und so findet sich seit Excel 2013 (wenn Sie die richtige Version gekauft haben) hinter der Registerkarte „Inquire“ eine Schaltfläche „Dateien vergleichen“:

Dateien vergleichen

Dateien vergleichen

Das Ergebnis von zwei „größeren“ Dateien begeistert:

Tabellen vergleichen

Tabellen vergleichen

Jedoch weniger das Design, wenn es darum geht, VBA-Code zu vergleichen. Zugegeben – die Option ist praktisch – das Ergebnis schwer zu interpretieren.

VBA1 und VBA2

VBA1 und VBA2

Nett kann ich auch – bringt aber nix!

Microsoft hat in Excel 2013 das Analysewerkzeug „Inquire“ eingeführt, das in Excel 2016 nicht geändert wurde. Damit erspart man sich die umständlich Suche, ob es Verknüpfungen, ausgeblendete Zeilen, Spalten, Blätter gibt, ob Zahlen als Text formatiert wurden, wo Formeln stecken, die einen Fehler liefern, wo Zirkelbezüge zu finden sind, …

Inquire

Inquire

Damit ist Microsoft auf dem richtigen Weg. Für alle, die fremde Dateien analysieren möchten („Was hat der Kollege denn da gemacht?“) oder die zwei Dateien miteinander vergleichen möchten – ein richtiger Schritt in die richtige Richtung. Jedoch mir fehlen:

  • eine Anzeige für „Genauigkeit wie anzeigen“
  • Überhaupt einige Optionen, die Anwender zur Verzweiflung bringen können: „in Zellen mit Nullwerten eine Null anzeigen“, „anstelle der berechneten Werte Formeln anzeigen“, „Dezimalkomma automatisch einfügen“, „1904-Datumswert, „Iterative Berechnung aktivieren“, „manuelle Arbeitsmappenberechnung“ und einige andere hübsche Optionen
  • ausgeblendete Zeilen und Spalten zu finden ist klasse – was aber, wenn die Zeilenhöhe auf 0,1 pt gesetzt wurde?
  • zu schmale Spalten – Zahlen werden mit dem Zahlenzeichen ########## dargestellt.
  • zu viele oder widersprüchliche bedingte Formatierungen
  • Rundungsfehler bei Zahlenformaten
  • Unsinnige Zahlenformate (beispielsweise 0,0 „%“). Allerdings: Wer entscheidet, was unsinnig ist?
  • Zahlenformate wie ;;
  • Zellen mit Leerzeichen
  • Zellen, die Text enthalten mit einem Leerzeichen am Ende: „Rene Martin“ ist etwas anderes als „Rene Martin „
  • Und schließlich: Objekte: Diagramme, die auf ein Pixel verkleinert wurden, Bilder, die auf Zellen liegen und so aussehen, als wären es Elemente der Zelle oder auch weiße Rechtecke, die auf einer Zelle liegen:
Wird leider nicht vom Inquire gefunden

Wird leider nicht vom Inquire gefunden – unter dem Rechteck befindet sich die Zahl 3000

Fazit: Guter Ansatz, muss jedoch erweitert werden. Wenn Microsoft mich fragen würde – ich könnte Ihnen viele Dinge nennen, die Anwendern Probleme verursachen.

Und: ein dankeschön an Stefan, der mir geholfen hat, das Teilchen auseinanderzunehmen.

Oh Herr, lass Hirn regnen und nimm den Bedürftigen die Regenschirme weg.

Inquire ist ein mächtiges Tool, das eine komprimierte Datenanalyse einer Arbeitsmappe liefert, für deren Elemente man lange suchen müsste. Ich gestehe – ich habe es nicht gleich verstanden:

Die einzelnen gefundenen Elemente werden auf der linken Seite aufgelistet und sind dort einsehbar. Warum jedoch liefert der Export in eine andere Datei keine Informationen, sondern schreibt einfach nichts in die leere Datei?

Wohin verschwinden die Informationen?

Wohin verschwinden die Informationen?

Die Antwort: Ich hätte auf der linken Seite die Objekte auswählen müssen, die ich exportieren möchte. An vielen Stellen warnt Excel – hier jedoch nicht und überlässt dem erstaunt auf die leere Arbeitsmappe Schauenden die Suche. Ein Hinweis, dass nichts ausgewählt wurde wäre einfach schön gewesen … Vielleicht in Excel 2019.

Es gibt Augenblicke, da gelingt uns alles. Kein Grund zu erschrecken, das geht vorüber.

In Excel 2010 musste man die PowerPivots hinzuladen. In Excel 2016 sind sie in Excel integriert. Und Excel 2010? Nun – man muss sie aktivieren: Datei / Optionen / Add-Ins / Verwalten – und ein Klick auf PowerPivot? Aber wo sind sie? Auch „Hinzufügen“ hilft nicht weiter – ich finde sie nicht.

Wo ist PowerPivot?

Wo ist PowerPivot?

Die Antwort: Das PowerPivot-Add-In ist kein Excel-Add-In, sondern ein COM-Add-In. Wird diese Option ausgewählt, kann man sie leicht hinzufügen:

20160619PowerPivot02

Und schon erscheinen PowerPivot, Inquire und Power View.

Und schon erscheinen PowerPivot, Inquire und Power View.