Tag Archives: Datenüberprüfung

Es ist nie zu spät, die gleichen Fehler immer wieder zu machen

In der Excelschulung zeige und erkläre ich den Manager für Regeln zur Bedingten Formatierung.

Später erläutere ich die Datenüberprüfung. Da kommt die Frage einer Teilnehmerin, ob Excel für die Datenüberprüfung auch einen solchen Manager zur Verfügung stellt. Finden kann man sie ja – mit Hilfe der Schaltfläche „Suchen und Auswählen“. Leider nein, lautet meine Antwort.

Suche neue Freunde.Die alten wissen zuviel

Ich verstehe es nicht. In einer (großen) Datei befinden sich mehrere Verknüpfungen. Ich lösche sie. Alle – bis auf eine. Sie ist störrisch und lässt sich nicht löschen:

Die Suche in der Datei liefert keinen Erfolg:

Es gibt auch keinen Namen, keine bedingte Formatierung, keine Datenüberprüfung, in der die Verknüpfung zu finden wäre.

Ich öffne das XML-Archiv und suche dort. DORT werde ich fündig:

Den Knoten löschen, das Archiv zippen – schon ist die Verknüpfung weg. Ich wüsste ja gerne wie so etwas passieren kann. Und – gibt es nicht einen bequemeren Weg die Verknüpfungen zu entfernen?

Ich möche ja nicht behaupten, dass es in meiner Wohnung heiß ist, aber hier haben gerade zwei Hobbits einen Ring reingeworfen.

Heute in der Excelschulung bemängelte ein Teilnehmer, dass man Datenüberprüfungen nicht über die ganze Arbeitsmappe suchen kann.

Er hat recht: Während man Texte, Kommentare und Bedingte Formatierungen dateiweit suchen kann, funktioniert dies leider für die Datenüberprüfung nicht. Schade!

Die Pflicht ruft, wir rufen zurück.

Letzte Woche in der Excelschulung.

Ich zeige – wie immer – ein paar (wie ich finde) wichtige Tastenkombinationen:

[Strg] + [.]: aktuelles Datum

[⇑] + [Leertaste]: markiert die Zeile

[Strg] + [*]: der aktuelle Bereich wird markiert

[⇑] + [Strg] + [6]: Zahlenformat: Standard

und so weiter. Damit mache ich Menschen immer glücklich – nützliche Sachen, die man brauchen kann. Einem Teilnehmer war dies nicht genug: er wollte eine Tastenkombination für:

  • Sortieren
  • Blatt schützen
  • Datenüberprüfung, Bedingte Formatierung
  • Inhalte einfügen als Werte (okay: man kann die Zellen am Rand mit der RECHTEN Maustaste verschieben und auf den gleichen Ort zurückfallen lassen. Dann bietet das Kontextmenü „Hierhin nur als Werte kopieren“ an. Bei einer Zelle kann man eine Formeln mit [F2] und anschließend [F9] in einen Wert umwandeln.)
  • nach rechts „ziehen“ (Reihe ausfüllen). Auch hierzu ist mir nichts Intelligentes eingefallen: Wenn bereits Werte in der Zeile stehen kann man sie mit [⇑] + [Strg] + [→] markieren. Wenn die Zeile leer ist, kann man sie schnell über das Namensfeld selektieren: Dort trägt man beispielsweise A2:Z2 ein. Und dann den Wert der ersten Zelle mit [Strg] + [R] oder [F2] und [Strg] + [Enter] beenden.

Ich habe mich amüsiert und war froh, als die Schulung zu Ende war, weil ich befürchtet hatte, dass er noch mehr Tasten haben wollte für Dinge, hinter denen keine Tastenkombination liegen. Ich habe Werbung für meinen VBA-Kurs gemacht und auf die Möglichkeit hingewiesen, dass man die Befehle des Menübandes per [Alt] + [Buchstabe erreichen kann.

Wenn der letzte Strohhalm, an dem man sich voller Verzweiflung klammert in einem Cocktail steckt, dann geht’s eigentlich.

Schade eigentlich. Microsoft verwendet in Excel immer stärker Tabellen (wir nennen sie „intelligente Tabellen“, „Formatierte Tabellen“ oder „dynamische Tabellen“). Leider kann man sie nicht auflisten lassen. Das wäre praktisch – denn wenn man beispielsweise mit der Datenüberprüfung auf eine solche Tabelle zugreift, muss man dies mit

=INDIREKT(„Tabellenname“)

machen. Hier wäre – ebenso wie beim Namensmanager – eine Auswahlliste praktisch.

Der Frühling ist da! Man hört schon die ersten Hochdruckreiniger und bald kommen auch die Rasenmäher aus dem Süden zurück.

Eine interessante Frage einer Schulungsteilnehmerin:

Man kann Formate löschen:

Man kann bedingte Formatierungen löschen:

Man kann Kommentare löschen:

Man kann Hyperlinks löschen:

Aber – wie löscht man eine Datenüberprüfung?

Ich zeigte ihr, dass man in der Datenüberprüfung auf „Jeden Wert“ zurücksetzen kann:

Dann allerdings bleibt die Eingabemeldung:

Oder man löscht alles – dann löscht man allerdings die Inhalte:

Eine Lösung, wenn man mehrere Datenüberprüfungen mit mehreren Eingabemeldungen (und Fehlermeldungen) hat: Start / Bearbeiten / Suchen und Auswählen / Datenüberprüfung). Dann erhält man die Meldung „Die Auswahl enthält mehr als eine Prüfungsart. Sollen die aktuellen Einstellungen gelöscht und dann fortgefahren werden?“ Diese kann man bejahen.

Eine andere Lösung wäre: man kopiert eine leere Zelle und fügt über „Inhalte einfügen / Gültigkeit“ die Datenüberprüfung ein.

Aber explizit löschen kann man Datenüberprüfungen nicht.

Der Kühlschrank ist das beste Beispiel dafür, dass innere Werte zählen.

Perfide!

Versuchen Sie einmal Folgendes: erstellen Sie eine oder mehrere Listen in einer gespeicherten Excelmappe.

Wechseln Sie auf ein anderes Tabellenblatt und erstellen dort eine bedingte Formatierung und/oder eine Datenüberprüfung mit einem Bezug auf das erste Blatt:

Kopieren Sie das Blatt in eine neue Arbeitsmappe. Speichern Sie die neue Mappe, schließen alles und öffnen die neue Zieldatei. Excel weist darauf hin, dass sich in der Arbeitsmappe eine Verknüpfung befindet:

Über Datei / Informationen sieht man diese Verknüpfung, aber:

Man kann sie nicht löschen! Auch Datei / Informationen / Auf Probleme überprüfen weist nur darauf hin, dass es eine Verknüpfung gibt. Verrät weder wo, noch hilft der Assistent diese Verknüpfung zu finden:

Man muss wissen so sie stecken – zum Glück kann man ja Bedingte Formatierung und Datenüberprüfung suchen. Und dort findet man dann die korrupten Verknüpfungen:

Ein Dankeschön an Bettina, die sich mit diesem Problem herumgeärgert hat, für diesen wertvollen Hinweis.

Es ist unmöglich etwas narrensicher zu machen, denn Narren sind ja so erfindungsreich.

Sehr geehrter Herr Martin,

ich habe mir irgendwo ein Video angesehen, wo man z. B. bei Postleitzahlen festlegen kann, daß nur 5 Zahlen verwendet werden sollen:

Gebe ich aber eine PLZ ein, die mit einer Null beginnt, erscheint eine Fehlermeldung.

Ich möchte zum einen diese Datenüberprüfung ermöglichen, denn aber eine PLZ schreiben können, die mit einer Null beginnt. Wie muß diese Einstellung in der Datenüberprüfung aussehen?

Es wäre sehr nett, wenn Sie mir einen Hinweis geben würden.

Herzliche Grüße

F.

Sehr geehrter Herr F.,

wenn Sie die Zahl 01157 in eine (unformatierte) Zelle eingeben, dann wandelt Excel diese Zahl in die vierstellige Zahl 1157 um. Damit die 0 „stehen“ bleibt, müssen Sie die Zelle(n) vorher als Text formatieren.

Und das ist auch die Antwort: als Text formatieren UND die Datenüberprüfung einstellen.

schöne Grüße

Rene Martin

Ich würde dich gerne einmal treffen, aber ich werfe immer daneben.

Ärgerlich. Wirklich sehr ärgerlich.

Ein Mitarbeiter einer Firma erstellt in Excel 2007 eine Liste mit Bildern und Dropdownlisten, die über eine Datenüberprüfung gefüllt werden. Über 60 Namen „suchen“ mit der Funktion INDIREKT den Wert der Dropdownliste in einem anderen Bereich und geben die Zelle zurück, in der sich ein Bild befindet.

Diese Namen werden auf die Bilder angewendet: über die Bearbeitungszeile wird der Name mit bspw. =Bild24 zugewiesen.

Das Problem: Es funktioniert prima in Excel 2007. Öffnet man diese Datei jedoch in Excel 2010 oder höher, sind die Verweise weg. Alle! Das heißt: noch einmal die 60 Verweise setzen.

Wirklich ärgerlich!

Leider keine Dynamik mehr …

Kritik zur Kenntnis genommen. Ignoriervorgang eingeleitet.

Von Version zu Version werden die Dinge ein klein wenig anderes beschriftet. Über den Sinn könnte man reflektieren.

Jedoch: warum beschriftet Microsoft nicht ALLE Stellen? Konsequent? Gleich?

So laufen noch immer „Datenüberprüfung“ und „Gültigkeit“ (im Dialog Inhalte einfügen) rum, der „Textumbruch“ heißt noch immer „Zeilenumbruch“ (im Dialog „Zelle formatieren / Ausrichtung“) und auf „Link“ statt „Hyperlink“ hat man sich auch noch nicht ganz festlegen können …

Um ein tadelloses Mitglied einer Schafherde sein zu können, muß man vor allem ein Schaf sein. (Albert Einstein)

Heute kam die Frage, ob man nicht die Pfeilchen der Zellen, die eine Datenüberprüfung besitzen, permanent sichtbar machen kann. Und – nein! – Steuerelemente sind keine Alternative.

Die Antwort: nö, sorry, leider nicht – aber man kann die Datenüberprüfung finden – mit Start / Bearbeiten / Suchen und auswählen:

Mein Bett und ich lieben uns aber der Wecker kommt damit nicht klar!

Excel unterscheidet an fast keiner Stelle zwischen Groß- und Kleinschreibung.

Ich kann einen Zellnamen (f3) in Kleinbuchstaben eintragen, einen selbst erstellten Namen in Kleinbuchstaben schreiben, Funktionen (summe), bei Vergleichen wird nicht unterschieden (=WENN(„RENE“=“rene“;1;0) liefert 1), sortieren (dort kann man es einschalten), filtern, …

An einer Stelle(*) wird jedoch unterschieden: bei der Datenüberprüfung:

In einem Kalender darf der Mitarbeiter U für Urlaub, S für Seminar, K für krank, D für Dienstreise und T für Telearbeitstag eintragen. Verboten sind ihm bei einer solchen Liste jedoch die Kleinbuchstaben. Ärgerlich!

(*) Ich weiß, es gibt noch weitere Stellen, bei denen Excel nicht case-sensitiv ist – jedoch bei der Datenüberprüfung ärgert es.

Und ich weiß: man könnte die Liste natürlich mit beiden Varianten erstellen. Oder über die Option „benutzerdefiniert“ die Groß- und Kleinschreibung abfangen. Aber warum nicht einfach bei der Liste?

Das Gras wird gebeten über die Sache zu wachsen. Das GRAS bitte!

Ich gestehe: ich weiß auch nicht alles.

Noch schlimmer: manchmal bin ich fest davon überzeugt, dass etwas nicht geht. Und dann geht es doch.

Heute hat mich folgende Mail erreicht:

„Hallo Herr Dr. René Martin,

im Video  ‘2599_02_05-datenüberpruefung_nutzen.mp4‘ sagten Sie:

Achtung, wenn Sie mit Namen arbeiten, müssen Sie genau  wissen, wie die Namen geschrieben werden, weil innerhalb der Datenüberprüfung haben Sie keine Möglichkeit festzustellen, wie heißt der Name nochmal – es gibt hier keine Auswahlliste, an der sie erkennen können, wie der Name geschrieben wurde.

Das ist so nicht korrekt, denn wenn der Cursor im Feld ‘Quelle‘ steht, bringt die F3-Tasste alle definierten Workbooks-Namen zum Vorschein und man kann auswählen.

Gruß von Luschi

Aus klein-Paris“

Danke an Luschi. Und ich habe wieder etwas gelernt.

Realität ist was für Menschen, die Angst vor Einhörnern haben.

Ich weiß, dass ich nicht zwei Datenüberprüfungen verketten kann oder – wie bei der bedingten Formatierung – nacheinander anwenden kann. Trotzdem – es wäre doch schön, wenn der Anwender aus einer Liste bestimmte Werte eintragen darf (Liste) – jedoch nur, wenn kein Feiertag und kein Wochenende ist:

Datenüberprüfung / Liste

Datenüberprüfung / Liste

Die Antwort: Wenn Sie mit der Datenüberprüfung eine benutzerdefinierte (Formel) eingeben, dann funktioniert es. Beispielsweise so:

=UND(ZÄHLENWENN(Feiertage!$B$1:$J$20;DATUM($B$2;$C$2;D$5))=0;WOCHENTAG(D$5;2)<=5;ODER(D7=“U“;D7=“M“;D7=“S“;D7=“K“;D7=“TZ“))

Das Ergebnis:

geht doch!

geht doch!

Zur Erklärung:

ZÄHLENWENN überprüft die Anzahl der berechneten Datumsangaben

DATUM($B$2;$C$2;D$5)

auf dem Tabellenblatt Feiertage. Die Zahl muss 0 sein, das heißt, sie ist nicht vorhanden – also ist das Datum kein Feiertag.

WOCHENTAG ermittelt, ob es sich um einen Tag von 1 – 5, also um einen Tag von Montag bis Freitag handelt.

ODER(D7=“U“;D7=“M“ …

prüft, ob wirklich nur einer der Texte eingegeben wurde.

Da alle drei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein müssen, werden mit der Funktion UND verkettet.

Ich lasse mich zum Pandabären umschulen. Wenn ich faul rumliege und immer dicker werde, finden mich alle niedlich.

Wie hat denn das mein Kollege gemacht? In einer Tabelle befinden sich Formeln. Das Blatt ist nicht geschützt (die Namen darf ich beispielsweise ändern). Versuche ich jedoch die Formel zu ändern, erhalte ich eine Fehlermeldung:

ziemlich cleverer Schutz!

ziemlich cleverer Schutz!

Die Antwort: Die Zellen, in denen sich Formeln befinden, wurden markiert und in der Datenüberprüfung die Formel <>““ eingegeben. So können sie nicht mehr geändert werden:

20161109schutz02

Übrigens: Das Löschen wird allerdings nicht verhindert!

ich finde es nicht …

Ich habe eine Spalte, in der das Geschlecht angegeben wird. Dort habe ich mit Hilfe einer Datenüberprüfung eine Dropdownliste für männlich und weiblich erstellt. Klappt prima.

Liste

Liste

In einer anderen Spalte lege ich nun fest, dass dort nur die Zahlen zwischen (einschließlich) 1 und 10 eingetragen werden dürfen. Ich finde aber den Schalter nicht, mit dem ich eine Auswahlliste erhalte:

wo ist die Liste?

wo ist die Liste?

Die Antwort: Diesen Schalter gibt es nicht. Entweder Liste oder ganze Zahl zwischen 1 und 10. Wenn Sie sich für „ganze Zahl“ entscheiden, müssen Sie die Zahl eintragen und können nicht die Zahl über ein Dropdownfeld auswählen. Ist auch ein bisschen verständlich – man könnte ja schließlich auch die Grenzen zwischen 1 und 1.000.000 wählen. Dann müsste Excel eine Liste mit einer Million Zeilen zur Verfügung stellen …

Bis zu meinem fünften Lebensjahr dachte ich, mein Name sei „Nein“.

Ich bin wirklich verblüfft. Wusste nicht, dass es geht:

Man erstellt eine Datenüberprüfung für mehrere Zellen (beispielsweise Zahlen, Datumswerte oder Listen).

Datenüberprüfung (Gültigkeit)

Datenüberprüfung (Gültigkeit)

Diese (und einige anderen Zellen) werden über Zellen formatieren / Schutz „nicht gesperrt“. Das Blatt wird mit einem Blattschutz versehen. Nun ist es für den Anwender möglich, in die freien Zellen etwas einzutragen und diesen Inhalt in die Zellen mit Datenüberprüfung hineinzukopieren.

Das heißt: Das Einfügen von Inhalten unterläuft die Datenüberprüfung. Perfide!

Nix wird geprüft!

Nix wird geprüft!

Danke an Julian für diesen Hinweis.

Firstletter

Hallo Herr Martin,

In Excel fehlt die Möglichkeit eine Datenüberprüfung/Liste mit der Option „Firstletter“ zu belegen.

Da ich oft Formulare mache mit Datenüberprüfungen, teilweise mit langen Listen, würde diese Funktion also statt das an klicken auf dem Schiebebalken, da ja auch en scrollen nicht funktioniert, viel helfen.

Michael

Nur mit der Maus?

Nur mit der Maus?

Es stimmt – man kann solche Listen mit [Alt] + [↓] öffnen, mit der Pfeiltaste nach unten navigieren und mit [Enter] bestätigen. Viel zu umständlich!

Wem die Stunde schlägt

Was ist denn das? Ich wollte in einer Spalte sicherstellen, dass der Anwender nur Uhrzeiten eingibt. Aber ich scheitere schon bei der Verwendung des Dialogs „Datenüberprüfung“.

Ist 24:00 keine Uhrzeit?

Ist 24:00 keine Uhrzeit?

Das ist richtig und merkwürdig. Excel erlaubt bei Uhrzeiten nur Werte zwischen 0:00 und 23:59. Wenn Sie eine Spalte haben, in der Stunden eingetragen werden, beispielsweise: 40:00 oder 36:00 oder 18:00, müssen Sie auf die Option „Dezimal“ zurückgreifen. Dort müssen Sie allerdings die Grenzen dezimal eintragen, also statt 48:00 (Stunden) muss der Wert 2 (Tage) eingegeben werden.

Warum da und nicht woanders?

Warum ist eigentlich die DatenÜBERPRÜFUNG in der Registerkarte DATEN und nicht in der Registerkarte ÜBERPÜFEN? Und wo wir gerade dabei sind – warum wanderte die Pivottabelle, pardon: die PivotTable von Daten zu EINFÜGEN? Da gehört sie doch wirklich nicht hin …

Aufteilung der Registerkarten

Aufteilung der Registerkarten

Nun zum einen wird man es niemals allen Benutzern recht machen. Zum anderen – ich weiß es nicht. Und kenne auch keinen, den ich fragen kann. Nehmen Sie es als exclegegeben hin …

Datenüberprüfung mit Prozent

Hallo zusammen! – Überall in Excel darf ich das Prozentzeichen eingeben; überall versteht er, dass dahinter die Rechenoperation geteilt durch 100 gemeint ist. Warum darf ich das nicht in der Datenüberprüfung?

Datenüberprüfung mit Prozent

Datenüberprüfung mit Prozent

Die Frage ist berechtigt, denn es erstaunt. Sie müssen hier die Prozentzahl als Dezimalzahl eingeben, also 0,1, wenn Sie möchten, dass der Anwender nicht mehr als 10% Zinsen einträgt.

Gültigkeit und Datenüberprüfung

Warum spricht Excel manchmal von „Gültigkeit“, an anderen Stellen von „Datenüberprüfung“?

Gültigkeit

Gültigkeit

Datenüberprüfung

Datenüberprüfung

Die Antwort: das Betriebssystem „zieht“ sich ein Menü, das noch die alten Beschriftungen von Excel 2003 verwendet. Andererseits wurde das Menüband von Microsoft übernommen – nach der Konvention von ungefähr Excel 2007. Das im Wechsel von Excel 2003 zu Excel 2007 die Gültigkeit in (Daten)überprüfung umbenannt wurde, findet sich nun in Excel die alte Beschriftung und die neue. Das ist nicht gerade konsistent …

Rote Ellipsen

Oh Gott, da hat jemand rote Ellipsen in Excel reingemacht – die bekomme ich nicht mehr weg!

Klar – da hat jemand eine Datenüberprüfung (Gültigkeit) eingeschaltet und sämtliche Werte anziegen lassen, die nicht dieser Datenüberprüfung standhalten. Ebenso können Sie die Datenüberprüfung wieder ausschalten:

Daten / Datentools / Datenüberprüfung / Gültigkeitskreise löschen

Rote Ellipsen

Rote Ellipsen