Wir erstellen auf Basis einer Kundenliste eine intelligente Tabelle und setzen drei Datenschnitte auf (Geschlecht, Bundesland und Mitgliedschaft):
Wir filtern, beispielsweise Membership = „Gold“:
Ein Teilnehmer fragt, warum denn einige Bundesländer, beispielsweise „Ceuta“ verschwinden. Die Antwort: Sie verschwinden nicht – sie stehen nur „am Ende der Liste“, welche hier nicht sichtbar ist, weil die Liste zu lang für den Datenschnitt ist. Dort werden sie ausgegraut:
Diese Option kann man in den Einstellungen ändern:
Vor der Excelschulung bat mich der Teilnehmer einen Blick auf seine Exceldatei zu werfen. Er könne seit einer Weile keinen Datenschnitt mehr einfügen. Das Symbol sei inaktiv.
„Zu viele Formeln?“ schoss es mir durch den Kopf? „Zu viele bedingte Formatierungen?“ „Oder andere Formate?“
Als ich die Datei erhielt, fiel mein erster Blick auf die Dateigröße – sie war nicht einmal ein MByte groß. Also wohl kein „zu viel an“.
Die Pivottabellen habe ich schnell in der Datei gefunden – und wirklich: warum kann man keinen Datenschnitt einfügen?
An den „Filterverbindungen“ kann es nicht liegen – dort wird festgelegt, welche Pivottabelle welchen Datenschnitt verwendet.
Eine Weile habe ich gegrübelt.
Des Rätsels Lösung habe ich auf der Registerkarte „Einfügen“ gefunden:
DORT kann man auch den Datenschnitt aktivieren. Und natürlich Bilder, SmartArts, Diagramme einfügen. Eben nicht – all diese Symbole sind inaktiv. DORT war natürlich auch der Datenschnitt inaktiv.
Mir dämmerte es: mit der Tastenkombination [Strg] + [6] kann man Bilder (und Diagramme) ausblenden. Eben: und auch Datenschnitte. Diese Option findet man auch in den Exceloptionen in der Kategorie „Erweitert“ / „Optionen für diese Arbeitsmappe anzeigen“:
Werden nun SO oder mit der Tastenkombination [Strg] + [6] die Objekte wieder angezeigt, erscheint auch der Datenschnitt. Und sogar ein Diagramm!
Der Teilnehmer war sehr froh über diese Information.
Das ist ärgerlich! Wenn ich ein Tabellenblatt schütze, habe ich die Möglichkeit festzulegen, dass der Anwender filtern darf, das heißt den Autofilter verwenden darf:
Leider kann er auf dem geschützten Blatt nicht mit Datenschnitten arbeiten!
Die Antwort: Doch! Sie müssen die beiden Optionen „AutoFilter verwenden“ UND „Objekte bearbeiten“ aktivieren. Dann kann der Anwender auch mit den Datenschnitten arbeiten:
Oder Sie legen die Datenschnitte auf ein zweites, nicht geschütztes Tabellenblatt. Dann klappt es auch:
Heute: eine Schulung „umsteigen von Office 2007 auf Office 2016“. In 3,5 Stunden. Viel zu wenig Zeit für vier Programme (natürlich kamen auch noch Fragen zu OneNote). Also die wichtigsten Dinge ansprechen.
Beispielsweise die Datenschnitte in Excel.
Eine Teilnehmerin meldete sich und fragte, warum bei ihr die Datenschnitte nicht funktionieren:
Merkwürdiger Datenschnitt
Die Antwort war schnell gefunden: Die Tabelle wurde nicht als „intelligente Tabelle“ formatiert. Das kann man schnell an der fehlenden Registerkarte „Tabellentools“ erkennen.
Wahrscheinlich hatte sie die Option Einfügen / Tabelle betätigt und dann die Tabelle wieder über Tabellentools / Entwurf / In Bereich konvertieren zurück verwandelt. Sieht man nicht auf den ersten Blick, weil die Formatierungen bleiben.
Wir lernen heute: Datenschnitte können nur auf Pivottabellen oder intelligenten Tabellen aufgesetzt werden.
Vor Kurzem habe ich den Datenschnitt in Excel entdeckt. Tolle Sache!
Allerdings habe ich eine Frage: Kann ich nur ein Fenster öffnen? Wenn ich ein zweites Fenster aufmache, ist das erste Fenster weg.
nur ein Fenster?
Die Antwort: Schieben Sie mal das Fenster zur Seite – mit Sicherheit hat sich das andere Fenster hinter dem zuletzt geöffneten verborgen. Denn: Natürlich können Sie mehrere Datenschnitt-Fenster öffnen.