Category Archives: Datenaustausch

Wir sind zwar zu nichts zu gebrauchen, aber dafür zu allem fähig.

Schade. Wenn man in PowerPoint ein Diagramm erstellt, wird Excel ohne Menüband geöffnet. Dort werden die Daten eingetragen. Leider kann man Zahlen dort nicht runterziehen.

Ja – okay – ich weiß – man kann Excel schließen und danach erneut über Daten bearbeiten / Daten in Excel bearbeiten öffnen. Dann wird das Menüband angezeigt und man kann die Reihe per Ziehen ausfüllen.

Ehe: gegenseitige Freiheitsberaubung im beiderseitigen Einvernehmen. (Oscar Wilde)

Ist Ihnen das schon einmal aufgefallen:

Eine Datei wird freigegeben (Registerkarte „Überprüfen“). Nun werden nach Speicherung der Datei die Änderung der Zellinhalte und Formatierungen der anderen Kollegen angezeigt.

Allerdings nicht, wenn ein Kollege Zeilen und/oder Spalten fixiert. Eigentlich praktisch – aber es verwundert doch ein bisschen. Zuerst.

fix und nicht frei

fix und nicht frei

Und wo bleibt die Kompatibilität?

Eine unschöne Sache haben wir in der letzten Visio-Schulung festgestellt. Dort ist es möglich an Shapes (graphische Objekte) Daten zu hängen. Diese kann man definieren – beispielsweise als Currency.

Die Daten in Visio

Die Daten in Visio

Normalerweise funktioniert der Datenexport hervorragen. Nicht jedoch, wenn die Daten im englischsprachigen Visio als Currency definiert werden, vom Typ „Euro“ (€). Wird dann der Export durchgeführt, nimmt Visio das Euro-Symbol als Text mit; die Daten stehen nicht als Zahlen in Excel, sondern als Text. So kann eine Summe nicht gezogen werden.

Schade eigentlich, dass beim Datenaustausch auf internationale Unterschiede nicht geachtet wurde.

Leider keine Summe

Leider keine Summe

today is only yesterday’s tomorrow

Hallo Herr Martin,

ich erhalte regelmäßig Daten von einem System (ORBIS). Diese muss ich anschließend filtern. Nun passiert es regelmäßig, dass er in Den Spalten, in denen sich ein Datum befindet, nicht „Datumsfilter“ anzeigt, sondern „Textfilter“. Ich benötige aber Datumsfilter. Was ist da los?

Falsches Datum

Falsches Datum

Die Antwort: Viele Datenbanksystem „schieben“ beim Excelexport Text unter die Zahlen oder Datumsangaben. Erstaunlicherweise kann man das weder sehen noch per Formatierung ändern.

Die Lösung: Sie müssen diese „falsche“ Datumsspalte markieren und mit dem Assistenten Daten / Text in Spalten in das überführen, was eigentlich drin ist.

Weitere Lösungsansätze finden Sie in meinem Artikel vom 09. Jan 2015 „SAP & co

Plötzlich Datum …

Hallo Herr Martin,

ich hatte bei Ihnen im Jahr 2013 einen Excel Kurs 😉

Leider bin ich jetzt an meine Grenzen gestoßen… 🙁

Habe von einem Kunden aus China „.txt“ Dateien mit sehr vielen Daten erhalten. (siehe Anhang)

Diese wollte ich nun ins Excel importieren um die Daten entsprechend grafisch (Kurve, Diagramme) darzustellen.

Die ersten 54 Zeilen werden auch korrekt importiert (dargestellt). Jedoch ab Zeile 55 Spalte 1 stellt er die „ursprünglichen“ Daten teilweise als Datumsformat dar.

Ich möchte jedoch alle Zellen als reine Daten (Zahl) im Excel haben.

Vielleicht können Sie mir helfen?

Besten Dank im Voraus J

Plötzlich Datum

Plötzlich Datum

Hallo Herr N.,

Sie müssen beim Importieren der Liste beim letzten Schritt angeben, dass die Informationen nicht als Datum (Standard) interpretiert werden sollen, sondern als Text. Dann klappt es.

Das gleiche Ergebnis haben Sie, wenn Sie in eine Zelle 0.84 eintragen. Nichts passiert, weil Excel das nicht als Datum „versteht“. Jedoch bei 1.2 „denkt“ er, dass es hierbei um ein Datum handelt. Die Lösung: VORHER als Text formatieren:

liste20150501

So klappt der Import

So klappt der Import

Bin ich nicht kompatibel?

Warum zeigt Excel in der Statuszeile „Kompatibilitätsmodus“ an? – Ich habe die Datei doch als Excel 2013 im XLSX-Format gespeichert?

Kompatibilitätsmodus

Kompatibilitätsmodus

Die Antwort: Wenn Sie eine XLS-Datei öffnen und in der aktuellen Version (XLSX) speichern, so hat Excel die Datei noch nicht „konvertiert“. das können Sie beispielsweise daran erkennen – das Tabellenblatt hat „nur“ 65.536 Zeilen. Erst wenn Sie die Datei schließen und wieder öffnen, haben Sie den vollen Umfang von 1.048.576 Zeilen zur Verfügung.

Mein Excel ist meiner Zeit voraus

Nun habe ich eine Frage. Ich habe eine Liste, in der ich Aufträge eintrage – mit Datum und Stunden und so weiter. Vor Kurzem hat mein Kollege diese Datei „in den Fingern“ gehabt, etwas von „Verbesserung“ gemurmelt; aber – nachdem ich die Datei nun geöffnet habe, waren sämtliche Datumsangaben um vier Jahre und einen Tag in die Zukunft verschoben. Haben Sie eine Erklärung hierfür?

Die ursprüngliche Datei

Die ursprüngliche Datei

Die gleiche Datei nach Änderung

Die gleiche Datei nach Änderung

Die Antwort: Ich lese es leider oft in Büchern und Internetforen; aber ich rate davon ab. Excel beginnt seine Datumsberechnungen im Jahre 1900. Das hat zur Folge, dass man weder ein Datum vor dem 01.01.1900 eingeben kann noch eine negative Uhrzeit (sie würde nun auch als Datum/Uhrzeit vor 1900 interpretiert werden). Viele umgehen nun das Problem mit negativen Uhrzeiten, indem sie das Datum im Jahre 1904 beginnen lassen – somit könnten sie einige Stunden (und Tage) mit negativen Uhrzeiten umgehen. Das Problem dabei ist jedoch: Befinden sich in dieser Datei bereits Datumsangaben, dann werden sie um vier Jahre verschoben – der eine Tag resultiert aus den Schalttagen. Schalten Sie diese Option wieder zurück und lösen das Problem mit negativen Uhrzeiten beispielsweise mit Hilfe einer WENN-Funktion:

Beginn: 1904

Beginn: 1904

Access

Unser System liefert Exceltabellen, die wir in Access importieren möchten. Kann man in Access einstellen, dass die Dateien nicht eine, sondern mehrere Überschriftszeilen haben?

import20150120

Schwieriger Export von Excel nach Access

Die Antwort – Nein – die Daten müssen zuvor in Excel aufbereitet werden. Wenn Sie regelmäßig Daten importieren, dann sollten Sie sich ein Programm schreiben (lassen), das Ihnen diese Datenaufbereitung vornimmt.

Excel -> Text -> Excel

Ich exportiere eine Exceltabelle in eine Textdatei oder eine csv-Datei. Manchmal kann ich sie wieder in Excel importieren – manchmal nicht.

Der Export

Der Export

Der Import - aus den Währungen wird Text.

Der Import – aus den Währungen wird Text.

Das ist ein großes Problem. Leider kann man in Excel keine genauen Exportspezifikationen festlegen – das heißt – wie das Datum und Zahlen (Tausendertrennzeichen, Dezimaltrennzeichen, Formatierungen, …) exportiert werden sollen. Man muss stets ein wenig „probieren“ – ob alles mitgenommen wird – Zahlen, Datumsangaben, Umlaute, …

Machen Sie die Probe aus Exempel und exportieren Sie die Datei in die verschiedenen Textformate – Sie werden sich wundern …

Erstaunliche Unterschiede - kein eineitliches Datenformat

Erstaunliche Unterschiede – kein einheitliches Datenformat

Komische Zeichen

Ich erhalte von einem Datenbanksystem manchmal Excellisten, in denen seltsame Zeichen drin sind. Frage: Was haben die in meinen Listen zu suchen und wie bekomme ich die da wieder raus?

Komische Zeichen

Komische Zeichen

Die Antwort: Manche System verwenden intern nichtdruckbare Zeichen, also Zeichen, die einen ASCII-Code haben, der kleiner als 32 ist. Sie werden in Excel als Kästchen dargestellt.

Die Funktion SÄUBERN (eng.: CLEAN) putzt diese Zeichen raus. Da sie aber oft als Trennzeichen verwendet werden, würde ich zuerst herausfinden, welchen ASCII-Code sie haben. Dies kann man mit der Funktion CODE herausfinden. Wenn Sie die Nummer wissen, können Sie mit

=WECHSELN(J2;ZEICHEN(8);“*“)

das fehlerhafte Zeichen durch ein anderes ersetzen lassen. Dabei steht 8 für die Nummer, die Sie gefunden haben: ZEICHEN(8) erzeugt dieses nichtdruckbare Zeichen und „*“ ist ein beliebiges Zeichen, das Sie verwenden können – natürlich können Sie auch ein „;“ oder ein „/“ benutzen.

Die Zeichen können rausgeputzt oder ersetzt werden.

Die Zeichen können rausgeputzt oder ersetzt werden.

Warum darf ich nicht kopieren?

Beim Kopieren eines Tabellenblattes in eine andere Datei erhalte ich eine merkwürdige Fehlermeldung:

„Die Blätter können von Excel nicht in die Zielarbeitsmappe eingefügt werden, da sie eine geringere Anzahl von Zeilen und Spalten enthält als die Quellarbeitsmappe.“

Kopieren verboten!

Kopieren verboten!

Die Antwort ist einfach: Sie versuchen ein Tabellenblatt auf einer Excel-2013-xlsx-Tabelle in eine Excel-2003-xls zu kopieren. Das kann nicht gehen, weil Excel 2013 mehr als 1.000.000 Zeilen hat, Excel 2003 nur etwas mehr als 65.000. Der zweite Satz des Meldungsfensters beschreibt die Lösung:

„Zum Verschieben oder Kopieren der Daten in die Zielarbeitsmappe können Sie die Daten auswählen und dann mithilfe der Befehle ‚Kopieren‘ und ‚Einfügen‘ in die Blätter eine anderen Arbeitsmappe einfügen.“

Visio

Es ist wunderbar, dass Visio einen Assistenten zur Verfügung stellt, mit dem man leicht die Daten, die man in Visio an die Shapes gebunden hat, exportieren kann. Leider haben unsere Büros Nummer, wie beispielsweise 1-18, 2-22 oder 4-07. Nach dem Export nach Excel wandelt Excel die Daten leider in Datumsinformationen um. Kann man das verhindern?

Visio exportiert und wandelt 1-04 in den 01. April um.

Visio exportiert und wandelt 1-04 in den 01. April um.

Da Sie den Assistenten nicht „aufbrechen“ können, müssten Sie ihn entweder nachprogrammieren (was sehr mühsam ist) oder vor der Büronummer ein Hochkomma (‚) eingeben. Dann wird die Information als Text übergeben. Das ist leider in vielen anderen Systemen auch der Fall – Excel interpretiert einige Zeichen so wie er sie versteht und nicht so, wie Sie es gerne hätten.

Word-Serienbriefe

Seltsam – wenn ich einen Word-Serienbrief erstelle, verwendet Excel seltsame Formate. Das heißt: bei formatierten Geldbeträgen muss ich das Format „per Hand“ in Word eintragen; Datumsinformationen sehen ganz merkwürdig aus. Ich weiß, man kann in Word mit Feldfunktionen – aber muss das sein?

Seltsame Datenübernahme in Word-Serienbriefen

Seltsame Datenübernahme in Word-Serienbriefen

Die Antwort: Ich weiß nicht, warum in Word diese Option als Standard deaktiviert ist. Wenn Sie in Word in den Optionen / Erweitert / Allgemein die „Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen“ einschalten und beim nächsten Serienbrief sich alle Datenquellen anzeigen lassen, nun aber nicht OLE, sondern DDE wählen, dann übernimmt Word brav die Excel-Zahlenformate.

Man muss die richtigen Optionen einschalten.

Man muss die richtigen Optionen einschalten.

serienbrief20150113_3

Denn werden Währungen und Datumsangaben korrekt übernommen.

 

Komische Zeichen

Da habe ich etwas aus dem Internet in eine Exceltabelle eingefügt – und nun sind so komische Zeichen drin. Kann ich die ganz schnell entfernen?

Komische Zeichen

Komische Zeichen

Die „komischen Zeichen“ sind Grafiken, die von der Internetseite nach Excel kopiert wurden. Sie können schnell alle diese Zeichen markieren, indem Sie über Start / Bearbeiten / Suchen und Auswählen / Gehe zu / Inhalte die Option „Objekte“ auswählen. Dann werden sie alle markiert und können mit einem Klick entfernt werden.

Schnell alle Grafiken markieren

Schnell alle Grafiken markieren

SAP & co

Kennen Sie SAP? Das ist mein Freund!

Nein – das war sehr ironisch. Jeder, der häufig Daten aus SAP exportiert, kennt sicherlich das Problem: Ab und zu werden Textinformationen unter die Zellen geschoben. Das sieht man erstaunlicherweise nicht – die Zellen sind als „Standard“ formatiert. Oft erkennt man es daran, dass die Zahlen linksbündig in der Zelle stehen. Spätestens wenn Sie mit den Zahlen weiterrechnen möchten oder wenn Sie die Zahlen sortieren oder filtern oder als zahlen formatieren möchten … stellen Sie fest, dass Excel Ihnen nun einen Strich durch die Rechnung macht.

Sieht aus wie Zahl, ist aber Text.

Sieht aus wie Zahl, ist aber Text.

Ich habe für dieses Problem folgende Lösungen gefunden:

1. Wenn Sie Glück haben und das kleine grüne Dreieck sehen zur Fehlerüberprüfung, können Sie darüber die Texte in Zahlen zurückkonvertieren.

Manchmal geht es zurück.

Manchmal geht es zurück.

2. Wenn Sie nur einige wenige Zellen haben, können Sie auf die Zelle einen Doppelklick machen (oder mit [F2] die Zelle editieren und anschließend wieder mit [Enter] beenden. Dann „greift“ sich Excel das korrekte Zahlenformat.

3. Sie können in einer Hilfsspalte daneben den Wert der Zelle mit 1 multiplizieren (=O2*1). Die Formel herunterziehen, kopieren und die Inhalte als Werte einfügen.

4. Das Gleiche erledigt auch die Funktion =WERT

5. Oder Sie markieren die Spalten und verwenden den Assistenten „Text in Spalten“, den Sie im Register „Daten“ finden. Geben Sie dort ein absurdes Trennzeichen ein (beispielsweise eine ~); ein Trennzeichen, das es natürlich in den Zahlen nicht gibt. Dann überschreibt er die Werte mit sich selbst und „greift sich“ das korrekte, das heißt das darunterliegende Zahlenformat.

6. Die Zahl 1 in eine leere Zelle schreiben. Die Zelle kopieren, den Text-Zahl-Bereich markieren und mit Inhalten einfügen / Multiplizieren (Kontextmenü) „darüberklatschen“. Das Ergebnis ist das Gleiche wie in Punkt 2 oder 3 oder 5 – Excel greift sich nun das korrekte Zahlenformat.

So geht es auch.

So geht es auch.

Zur Ehrenrettung von SAP sei angemerkt: Viele mir bekannte Datenbanksysteme, die da heißen DATEV, KISS, ORBIS, EBIS und andere „schieben“ manchmal (nicht immer!) Textformate unter Zahlen beim Export nach Excel.

Summe funktioniert nicht

Sehr geehrter Herrn Martin,

In der Excel Tabelle die im Anhang beigefügt ist, bekommen wir Daten von unsere EDV (sehe Sheet 1 vor Verarbeitung). Ich gehe dann in „DATA“ und „Text to Columns“ und spalte diese Tabelle so dass sie nach diese Schritte wie im 2. Sheet (Daten nach Verarbeitung) aussieht.

Das Problem liegt indem einige Zahlen immer noch so erscheinen „1 150,000“ und keine weitere Formatierung möglich ist. Da ich auch eine Summe daraus ziehen möchte.

Wie kann man diese Problem Lösen ?

Originaldaten

Originaldaten

Daten nach dem Trennen

Daten nach dem Trennen

Die Antwort: Dummerweise liefert Ihr System die Spalte E so, dass nach dem Tausenderwert als Tausendertrennzeichen ein Leerzeichen verwendet wird. Diese müssen Sie löschen. Ich würde die Spalte (hier E) markieren und dann mit Home / Find & Replace (ganz rechts) das Leerzeichen (einfach ein Blank eintippen) durch nichts ersetzen.

 

Datenaustausch klappt nicht

Beim Datenaustausch werden einige Werte „zerschossen“.

Problem: Da Excel einige Zeichen nach Gutdünken interpretiert, kann ein Punkt oder ein Gedankenstrich in ein Datum verwandelt werden, ein E in eine Zahl der wissenschaftliche Schreibweise …

Wenn Sie das Problem häufig haben (beispielsweise beim Kopieren von Word-Tabellen nach Excel), sollten Sie die Tabellen in tabulatorgetrennte Texte verwandeln, die Datei als Text speichern und beim Importieren darauf achten, dass die Spalten als Text importiert werden (das heißt: dass das Textformat unterlegt wird). Dann klappt es:

Datenaustausch: Texte werden "zerschossen"

Datenaustausch: Texte werden „zerschossen“

Schritt 1: Tabellen in tabulatorgetrennte Texte konvertieren.

Schritt 1: Tabellen in tabulatorgetrennte Texte konvertieren.

Schritt 2: Beim Öffnen Tabstopp als Trennzeichen festlegen und die entsprechende Spalten als Text formatieren.

Schritt 2:
Beim Öffnen Tabstopp als Trennzeichen festlegen und die entsprechende Spalten als Text formatieren.

Dann klappt der Datenaustausch.

Dann klappt der Datenaustausch.