Category Archives: Word nervt auch

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Nicht nur Excel nervt. Manchmal auch PowerPoint. Oder Outlook. Oder Word.

Eben! Gestern schickte mir ein Zuschauer meiner Lernvideos von video2brain ein Word-Dokument zu mit der Bitte den Fehler in seinem Word zu finden.

„Der Text steht immer in der Mitte der Seite“ beschrieb er das Problem.

Zuerst vermutete ich eine Absatzformatierung. Fehlanzeige! Dann tippte ich auf eine Einstellung in den Tabellen. Auch daneben.

Und dann habe ich es entdeckt: im Dialog „Seite einrichten“, den man in Word über „Layout“ erreicht, gibt es auf der Registerkarte „Layout“ die Option „Vertikale Ausrichtung“. Diese wurde „als Standard festgelegt“.

Ganz schön perfide!

Ich sags jetzt nur noch einmal!

Und immer wieder die Frage, was man tun kann, wenn ein Word-Serienbrief Zahlenformate – konkret Währung und Datumsangaben – nicht mitnimmt.

Die Liste – mit Datum und Währung

Der Serienbrief

Die Vorschau – SO NICHT!

Die erste Lösung: bearbeiten Sie in Word die Formularfelder ([Alt] + [F9]). Fügen Sie einen Schalter ein: \@ für Datum und \# für Zahlen. In Anführungszeichen wird das Format eingegeben:

Man kann den Serienbrief nachformatieren

Die zweite Lösung: Schalten Sie in den Optionen in Word ein:

Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen.

Die Option in Word

Wenn Sie nun einen Serienbrief erstellen und eine Datenquelle hinzufügen, werden Sie nach der Art des Einfügens gefragt. Nachdem Sie die die Option „Alle“ aktiviert haben, wählen Sie aus der Liste „DDE“. Dann werden die Formate übernommen.

DDE!

Die dritte Lösung: In Excel können Sie eine Zahl mit der Funktion TEXT in einen (formatierten) Text verwandeln. Beim zweiten Parameter schalten Sie die Formatanweisung ein, beispielsweise 0,00 oder TT.MM.JJJJ

So geht es auch

Jede Variante hat ihre Vor- und Nachteile. Ich bevorzuge DDE.

Word-Serienbriefe

Seltsam – wenn ich einen Word-Serienbrief erstelle, verwendet Excel seltsame Formate. Das heißt: bei formatierten Geldbeträgen muss ich das Format „per Hand“ in Word eintragen; Datumsinformationen sehen ganz merkwürdig aus. Ich weiß, man kann in Word mit Feldfunktionen – aber muss das sein?

Seltsame Datenübernahme in Word-Serienbriefen

Seltsame Datenübernahme in Word-Serienbriefen

Die Antwort: Ich weiß nicht, warum in Word diese Option als Standard deaktiviert ist. Wenn Sie in Word in den Optionen / Erweitert / Allgemein die „Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen“ einschalten und beim nächsten Serienbrief sich alle Datenquellen anzeigen lassen, nun aber nicht OLE, sondern DDE wählen, dann übernimmt Word brav die Excel-Zahlenformate.

Man muss die richtigen Optionen einschalten.

Man muss die richtigen Optionen einschalten.

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Denn werden Währungen und Datumsangaben korrekt übernommen.