Category Archives: Text in Spalten

Soll ich nur tun oder sogar als ob?

Amüsant: Ich verwende den Assistenten Daten / Text in Spalten, um die Postleitzahl vom Ort zu trennen. Die erste Zeile – Frankfurt am Main habe ich vergessen:

Die Daten wurden getrennt - nur einer nicht.

Die Daten wurden getrennt – nur einer nicht.

Kein Problem: Doppelklick auf die Zelle, Ortsnamen markieren und ausschneiden:

20161208datentextinspalten02

Jedoch beim Einfügen bin ich verblüfft: Excel hat sich den Assistenten gemerkt und trennt diesen Text:

20161208datentextinspalten03

Eh! – Das will ich nicht!

Es könnte alles so schön sein …

Sehr geehrter Herr Martin,

Außerdem habe ich noch eine Frage bezüglich Excel 2013. Ich möchte einen Text mit „Text in Spalten“ trennen. Unter Zielbereich würde ich gerne ein neues Tabellenblatt angeben. Dies ist aber leider nicht möglich. Ich bekomme immer die Meldung „Zielbezug ist ungültig“.

Wie kann ich die zu trennenden Daten in ein neues Tabellenblatt schreiben lassen.

Über eine Antwort würde ich mich sehr freuen.

Muss ich auf dem gleichen Blatt bleiben?

Muss ich auf dem gleichen Blatt bleiben?

Hallo Frau N.,

Sie haben recht: der Assistent Daten / Text in Spalten verlangt, dass die Daten auf dem gleichen Blatt stehen müssen. Ich habe mal mit dem Makrorekorder diesen Assistenten aufgezeichnet. Und dann den Befehl Range(„U1“) (gemeint ist die Zelle U1 auf dem Blatt, auf dem ich mich befinde)

geändert in:

Selection.TextToColumns Destination:=Worksheets(„Tabelle2“).Range(„U1“), DataType:=xlDelimited, _

TextQualifier:=xlDoubleQuote, ConsecutiveDelimiter:=True, Tab:=True, _

Semicolon:=False, Comma:=False, Space:=True, Other:=False, FieldInfo _

:=Array(Array(1, 1), Array(2, 1)), TrailingMinusNumbers:=True

Was passiert? Excel übergeht einfach „Tabelle2“ und schreibt die Daten auf das Blatt, auf dem sich der Cursor befindet.

Heißt für Sie: sorry: erst in einen leeren Bereich einfügen; dann ausschneiden und auf ein neues Blatt einfügen.

schöne Grüße

Rene Martin

Texte verschwinden

Ist Ihnen folgendes Phänomen schon aufgefallen? In einer Tabelle, die aus einem anderen System kommt, stehen in einer Spalte Adressinformationen – dummerweise Vorname und Nachname durch ein Leerzeichen getrennt, ebenso Postleitzahl und Ort. Noch schlimmer – die drei Adresszeilen wurden durch eine Zeilenschaltung ([Alt] + [Enter]) getrennt. Wenn Sie nun den Assistenten „Text in Spalten“ (Registerkarte „Daten“ verwenden, dort das Leerzeichen als Trennzeichen angeben:

Daten trennen

Daten trennen

dann verschwinden die Daten, die hinter der Zeilenschaltung standen:

Daten verschwinden

Daten verschwinden

Die Lösung: Man müsste die Zeilenschaltungen durch ein anderes Zeichen ersetzen, beispielsweise so:

=WECHSELN(A2;ZEICHEN(10);“/“)

Anschließend die Formel in Werte umwandeln (Inhalte einfügen) und dann erst kann man die Daten vernünftig trennen. Schon merkwürdig, dass einfach Daten verschwinden …

Mit WECHSELN kann man ersetzen.

Mit WECHSELN kann man ersetzen.

Getrennte Daten

Ich habe genau aufgepasst, was meine Kollegin macht. Wenn wir einen Download von unserem System erhalten, muss eine Spalte in zwei Teile zergliedert werden. Dazu hilft der Assistent „Text in Spalten“. Den finde ich im Register „Daten“.

Aber: Als ich es das erste Mal selbst versuchen wollte, bin ich ins Grübeln gekommen. Der Assistent wollte von mir wissen, ob die Daten eine feste Breite haben (sicherlich nicht!) oder ob sie getrennt sind. Natürlich sind sie noch nicht getrennt – sonst würde ich sie doch nicht trennen wollen. Ich habe mal abgebrochen – vielleicht können Sie mir ja helfen, was ich tun soll.

Getrennte Daten

Getrennte Daten

Die Antwort: Die Option „getrennt“ war schon richtig. Auch hier wurde etwas verwirrend übersetzt, beziehungsweise beschriftet. Ich hätte es wahrscheinlich beschriftet mit: „gibt es ein Trennzeichen anhand dem Excel erkennen kann, wo die Daten getrennt werden sollen“ (oder ähnliches). Im englischen Original ist es auch nicht so dolle beschriftet – auch hier könnte die Sprachabteilung nochmal drüber:

Delimited

Delimited

„Choose the file type that best describes your data: Delimited – Characters such as commas or tabs separate each field.“

„Trennen“ trennt traurig

Lieber Herr Martin,

eine allerletzte Frage (bestimmt die allerletzte!). Wir haben bei Ihnen im Kurs gelernt, dass man mit dem Assistenten „Daten trennen“ Daten auseinander pflücken kann. Aber manchmal will er einfach nicht. Können Sie mir das erklären?

Daten trennen

Daten trennen

... und das traurige Ergebnis ...

… und das traurige Ergebnis …

Klar – kann ich! In der einen Zelle steht „9.1: Closed without final decision“, in der anderen „8:Invoiced/Ready“. Wenn Sie den Doppelpunkt als Trennzeichen anlegen erhalten Sie „9.1“, beziehungsweise „8“. Dummerweise wird jedoch „9.1“ als Datum interpretiert – genauer als 09. Januar in diesem Jahr 2015. Excel stellt es als „09. Jan“ dar.

Die Lösung 1: Im letzten Schritt des Assistent können Sie festlegen, dass diese Spalte als Text formatiert werden soll. Dann lässt Excel das vermeintliche Datum in Frieden.

Text

Text

Das Ergebnis

Das Ergebnis

Lösung 2: Oder Sie verwenden eine Formel: Suche die Position des Doppelpunkts (mit SUCHEN oder FINDEN) und schneide von LINKS alle Zeichen abzüglich 1 ab. Beispielsweise so:

=WENNFEHLER(LINKS(U5861;FINDEN(„:“;U5861)-1);““)

Oder mit einer Formel

Oder mit einer Formel

Lösung 3 funktioniert leider nicht – man kann bedauerlicherweise nicht die Spalte als Text VORformatieren – der Assistent „Text in Spalten“ überschreibt die Formatierung …

Summe funktioniert nicht

Sehr geehrter Herrn Martin,

In der Excel Tabelle die im Anhang beigefügt ist, bekommen wir Daten von unsere EDV (sehe Sheet 1 vor Verarbeitung). Ich gehe dann in „DATA“ und „Text to Columns“ und spalte diese Tabelle so dass sie nach diese Schritte wie im 2. Sheet (Daten nach Verarbeitung) aussieht.

Das Problem liegt indem einige Zahlen immer noch so erscheinen „1 150,000“ und keine weitere Formatierung möglich ist. Da ich auch eine Summe daraus ziehen möchte.

Wie kann man diese Problem Lösen ?

Originaldaten

Originaldaten

Daten nach dem Trennen

Daten nach dem Trennen

Die Antwort: Dummerweise liefert Ihr System die Spalte E so, dass nach dem Tausenderwert als Tausendertrennzeichen ein Leerzeichen verwendet wird. Diese müssen Sie löschen. Ich würde die Spalte (hier E) markieren und dann mit Home / Find & Replace (ganz rechts) das Leerzeichen (einfach ein Blank eintippen) durch nichts ersetzen.

 

Die Ausführung dieses Befehls ist bei einer nicht zusammenhängenden Mehrfachmarkierung nicht möglich

Eigentlich klar – der Assistent „Daten / Text in Spalten“ funktioniert nur dann, wenn nur EINE Spalte markiert ist.

Übrigens: Er funktioniert auch dann nicht, wenn Teile der Spalte einzeln mit der [Strg]-Taste markiert wurden.

Nur eine Spalte darf markiert sein.

Nur eine Spalte darf markiert sein.

Nur eine Spalte darf markiert sein

Eine Spalte darf nicht in Teilen mit gedrückter [Strg]-Taste markiert werden.

Hier gibt es schon Daten. Möchten Sie diese ersetzen?

Eine merkwürdige Fehlermeldung, die auftritt, wenn Sie den Assistenten „Text in Spalten“ verwenden, den Sie im Register „Daten“ finden. Er kann zwei Ursachen haben:

1. Einige der Texte haben mehrere Trennzeichen und würden tatsächlich Daten überschreiben (hier im Beispiel „Peter J. Krebs“, dessen Nachname in der Spalte „Position“ stehen würde.

2. Es befinden sich Formatierungen in den Zellen, beispielsweise in Zeile 1 – die lila Hintergrundfarbe. Das genügt für Excel um von „Daten“ auszugehen.

Tipp: Wenn Sie unsicher sind, kopieren Sie die Spalte auf ein leeres Tabellenblatt und trennen dort die Daten. Schauen Sie sich dann das Ergebnis an.

Der Assistent "Daten / Text in Spalten"

Der Assistent „Daten / Text in Spalten“

Er würde Daten überschreiben.

Er würde Daten überschreiben.

Oder Formate werden als Daten identifiziert.

Oder Formate werden als Daten identifiziert.