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Old age is no place for sissies. (Bette Davis)

So schnell kann man alt aussehen. Versuchen Sie mal Folgendes:

Erstellen Sie eine Liste und formatieren Sie diese als intelligente Tabelle.

Legen Sie einen Datenschnitt fest.

Tragen Sie neben der Tabelle Kriterien ein und filtern die Tabelle mit Hilfe des Spezialfilters („Erweitert“) an eine andere Stelle.

Und schon ist der Datenschnitt veraltet! So schnell geht es!

Zum Glück kann man ihn wieder aktualisieren.

Ich hatte in der Schule nur Singen und Klatschen

Das ist ärgerlich! Wenn ich ein Tabellenblatt schütze, habe ich die Möglichkeit festzulegen, dass der Anwender filtern darf, das heißt den Autofilter verwenden darf:

Leider kann er auf dem geschützten Blatt nicht mit Datenschnitten arbeiten!

Die Antwort: Doch! Sie müssen die beiden Optionen „AutoFilter verwenden“ UND „Objekte bearbeiten“ aktivieren. Dann kann der Anwender auch mit den Datenschnitten arbeiten:

Oder Sie legen die Datenschnitte auf ein zweites, nicht geschütztes Tabellenblatt. Dann klappt es auch:

Erst wenn man es nicht mehr hat, weiß man, dass man es hätte gebrauchen können

Diese Woche in der Visio-Schulung.

Wir importieren als Datenquelle ein Tabellenblatt von Excel an eine Zeichnung.

Leider kann man dort weder filtern noch suchen. Das macht das Auffinden bei mehreren Tausend Datensätzen mühsam. Selbst bei 200 Zeilen nützt das Sortieren nicht viel, weil man nun mühevoll mit dem Mausrädchen nach unten scrollen muss. Sollte in Visio implementiert werden.

Meine Motivation und ich leben zur Zeit getrennt.

Was ist denn das? Und überhaupt: Warum ist mir das noch nicht früher aufgefallen?

Ich erstelle eine Liste; schalte dort den Autofilter ein und filtere. Unter der Liste trage ich einen Monatsnamen oder Wochentag ein und ziehe ihn herunter. Excel weigert sich „weiterzuzählen“:

Der Autofilter bleibt weiterhin eingeschaltet; es sind jetzt aber keine Daten gefiltert. Nun darf ich weiterzählen:

Unabhängig von der Filterung – nach rechts darf ich ziehen und Reihe ausfüllen:

Übrigens: bei einer gefilterten intelligenten Tabelle tritt dieser Effekt nicht auf:

Sehr seltsam. *grübel*

Freiheit für das Spielzeug: Lasst die Jo-Jos von der Leine!

Ist das so gewollt?

In einer Liste gibt es Berechnungen. Beispielsweise wird mit der Funktion MONAT aus einer Spalte die Monatszahl herausgerechnet:

Liste mit Formel(n)

Liste mit Formel(n)

Wendet man nun den Spezialfilter an (Daten / Sortieren und Filtern / Erweitert), um bestimmte Informationen herauszufiltern, wandelt Excel die Formel(n) in Werte um:

Spezialfilter und sein Ergebnis

Spezialfilter und sein Ergebnis

Ich könnte jetzt wirklich einen Zauberstab gebrauchen.

Warum klappt das denn nicht?

Ich habe eine Liste, in der ich die Nachnamen filtern möchte mit

entspricht M?yer

oder

entspricht M?ier

Erstaunlicherweise filtert Excel nur Mayer und Meyer, allerdings nicht Meier oder Maier. Ich bin sicher, dass solche Namen vorhanden sind.

geht nicht

geht nicht

Die Antwort: Sie müssen auch beim zweiten Kriterium die Option „entspricht“ einschalten. Wenn in dieser Combobox nichts ausgewählt wurde, wird das Kriterium entfernt:

bitte beide!

bitte beide!

Schnittig

Vor Kurzem habe ich den Datenschnitt in Excel entdeckt. Tolle Sache!

Allerdings habe ich eine Frage: Kann ich nur ein Fenster öffnen? Wenn ich ein zweites Fenster aufmache, ist das erste Fenster weg.

nur ein Fenster?

nur ein Fenster?

Die Antwort: Schieben Sie mal das Fenster zur Seite – mit Sicherheit hat sich das andere Fenster hinter dem zuletzt geöffneten verborgen. Denn: Natürlich können Sie mehrere Datenschnitt-Fenster öffnen.

Et voilà

Et voilà

Datümer und andere Irrtümer

Hallo Herr Martin,
Sie haben mir schon einmal bei meiner Excel-Tabelle geholfen, die ich immer noch nutze und sehr gut funktioniert.
Jetzt habe ich eine kleine Frage.
Ich benutze eine Tabelle, die im Datum aufsteigend ist.
In dem Feld B2 ist das Datum, in Feld A2 das Datum von B2 als „TTT“ formatiert.
Jetzt habe ich heute versucht, die Spalte A1 in einen Filter einzubauen.
Ich möchte dadurch zum Beispiel mir alle Montage oder Dienstage anzeigen lassen.
Als ich den Filter gesetzt habe, hat er mir nur die einzelnen Datums angezeigt.
Die waren dann unter 2017 …. dann nach Montaten …. und dann nach dem Tagen im Monat aufgelistet.
Wie kann ich dies Umstellen, das er mir nur die Tage Montag bis Sonntag liefert?
Es ist für die Kursplanung gedacht, die mir dann viel Scrollarbeit abnimmt, wenn ich nur Mittwochskurse habe.
Anbei schicke ich Ihnen die Datei mit, vielleicht ist es dann einfacher zu verstehen.

Filter - so nicht!

Filter – so nicht!

Hallo Herr S.,
das würde ich auch nicht, wenn ich Excel wäre …
Formatieren heißt doch nur „gestalten“, das bedeutet: nicht den Wert, sondern nur das Aussehen der Zelle zu ändern. Also: wenn Sie eine Zelle, in der eine 7 steht fett machen oder mit einer großen Schrift oder rot formatieren, dann befindet sich immer noch der Wert 7 darin.
Das bedeutet: Sie dürfen das Datum nicht formatieren, sondern müssen es in einen Text umwandeln – beispielsweise mit der Funktion TEXT. Dann können Sie die Liste sortieren oder Filtern (siehe Anlage).
schöne Grüße
Rene Martin

Die Funktion TEXT liefert die Lösung

Die Funktion TEXT liefert die Lösung

Ich finde den Filter nicht!

Hallo! Ich habe eine kleine Liste. Ich habe gelernt, dass man an dem Symbol „löschen“ erkennen kann, dass ein Filter gesetzt wurde. Ebenso sind die Zeilennummern blau und in der Statuszeile steht, dass Zeilen gefiltert wurden. Aber wo?

Wo ist denn nur der Filter?

Wo ist denn nur der Filter?

Die Antwort: Sie müssen genau hinschauen – eine Spalte ist ausgeblendet. Und richtig: DORT wurde der Filter eingeschaltet!

filter20150514_2

In der ausgeblendeten Spalte befindet sich der Filter

In der ausgeblendeten Spalte befindet sich der Filter

Filtern – mal mit Stern – mal ohne

Excel ist nicht konsequent, oder? Ich habe eine Liste mit Postleitzahlen, die als Zahlen in einer Spalte stehen. Wenn ich alle Postleitzahlen filtere, die mit 8 beginnen (also Raum 8) – wenn ich es benutzerdefiniert mit 8* oder beginnt mit 8 versucht, erhalte ich keinen Kunden.

8* findet keinen

8* findet keinen

Im benutzerdefinierten Filter muss ich mit >=80000 und <90000 filtern.

Wenn ich dagegen in das Textfeld, das Excel seit der Version 2010 zur Verfügung stellt 8* eintragen, so klappt es.

Hier funktioniert 8*

Hier funktioniert 8*

Die Antwort: Das ist richtig. Hier ist Excel nicht konsequent. Im „benutzerdefinierten Filter“ wird streng zwischen Zahl und Text unterschieden – beim Textfeld erstaunlicherweise nicht.

Warum zeigt Excel nicht die komplette Liste?

Wenn ich den Cursor unterhalb einer Liste positioniere und [Alt]+[↓] drücke, erscheint in der Auswahlliste nicht die komplette Liste der darüber stehenden Begriffe. Warum?

Auswahlliste

Auswahlliste

Das kann mehrere Gründe haben. Zum einen – im oberen Beispiel – befinden sich zwischen den einzelnen Gruppen Leerzeilen. Excel listet nur die Daten auf, die sich direkt darüber befinden.

Es kann aber auch sein, dass sich zu viele darüber befinden. Ich habe in eine Liste mehr als 48.500 verschiedene Namen eingefügt. Wird nun [Alt]+[↓] gedrückt, wird bis zur Zeile 36.184 aufgelistet – also nicht alle. Aber ziemlich viele!

Viele, aber nicht alle!

Viele, aber nicht alle!

Das gleiche Phänomen (ein interner Cache) begegnet Ihnen auch beim Autofilter. Zwar ist er gegenüber Excel 2003 besser geworden, aber er ist dennoch begrenzt. Dort wird angezeigt, dass nicht alle Elemente aufgelistet werden. Bei mir werden mehr als 11.000 Elemente aufgelistet.

Auch der Autofilter listet nicht unendlich viele Elemente auf.

Auch der Autofilter listet nicht unendlich viele Elemente auf.

Leerzeichen finden

Hallo. Ich habe schon eine ganze Weile gesucht, bis ich herausgefunden habe, warum er die gallischen Tiere falsch zählt. Eigentlich müsste die Formel ANZAHL2 die Zahl 2 ergeben und nicht 4:

ANZAHL2 zählt falsch

ANZAHL2 zählt falsch

Die Antwort habe ich nach langem Suchen gefunden: In einigen Zellen habe ich aus Versehen ein Leerzeichen eingegeben. Klar – das sehe ich nicht; das wird als Text mitgezählt.

Die Wurzel des Übels

Die Wurzel des Übels

Aber nun meine Frage: Wenn ich die Liste filtere – warum zeigt der Autofilter nicht an, dass einige Zellen Leerzeichen enthalten?

Die Antwort: Ja – Sie haben recht – der Autofilter übergeht zum Glück (oder leider?) die Leerzeichen. Der Vorteil: „Asterix“ und „Asterix “ (mit einem Leerzeichen am Ende) werden vom Filter als gleicher Text behandelt. Der Nachteil: Der Filter hilft nicht diese Leerzeichen, die an anderen Stellen Probleme verursachen, aufzufinden.

Der Autofilter übergeht Leerzeichen am Ende des Textes.

Der Autofilter übergeht Leerzeichen am Ende des Textes.

Man kann die Texte mit Suchen ([Strg]+[F]) auffinden. Oder mit Funktionen:

=LÄNGE(C2)

=WENN(LINKS(C2;1)=“ „;“x“;““)

Oder mit [Strg]+[↓] können Sie den Cursor nach unten versetzen; er springt nun zur ersten Zelle, in der etwas steht; stoppt also auch bei den Zellen, die mit einem Leerzeichen gefüllt sind.

Zwei Listen in einer Tabelle?

Hallo Herr Martin,

Wenn ich in der Tabelle Spalte P filtere (alles außer 1), danach die Spalten AR (nur 11) und AS (nur 2014) filtere, fliegt der Filter in P irgendwie raus, obwohl das Filterzeichen in der Spaltenbeschriftung angezeigt ist. Das habe ich bis dato noch nie gehabt.

filtern20150127_2

Keine Tabelle

 

Tabelle

Tabelle

Die Antwort: Werfen Sie eine Blick in Ihre Liste. Es fällt auf, wenn Sie in den blauen, linken Teil klicken, dass dort die Registerkarte Tabellentools / Entwurf auftaucht. Im rechten Teil nicht. Sie haben Daten aus einer Datenbankabfrage nach Excel eingefügt – diese wird nun als Tabelle identifiziert. Sie können nicht den linken UND den rechten Bereich gleichzeitig filtern.

Die Lösung: Wandeln Sie die Tabelle über die Registerkarte Tabellentools / Entwurf Schaltfläche „In Bereich konvertieren“ um. Schalten Sie die ZWEI Filter aus und dann einmal EINEN Filter über die gesamte Liste wieder ein. Dann klappt es.

Getrennte Bereiche

Getrennte Bereiche

In Bereich konvertieren!

In Bereich konvertieren!

Filter ausschalten und wieder einschalten

Filter ausschalten und wieder einschalten

Hamburg UND Berlin

Seltsam – ich bin sicher, dass Kunden aus Hamburg in unserer Liste vorhanden sind – Excel filtert jedoch keine.

Hamburg und Berlin

Hamburg und Berlin

Der Grund ist ein sprachlicher. Sie sagen zwar, dass Sie alle Hamburger UND Berliner Kunden filtern, Sie müssen jedoch einstellen Hamburg ODER Berlin. In keiner Zelle steht gleichzeitig Hamburg UND Berlin. Das logische UND bedeutet immer „sowohl – als auch“, also gleichzeitig. Beispielsweise: Hamburg und weiblich, oder PLZ >= 10000 und PLZ < 20000.

Top 10

Seltsam – ich filtere die Top 10, also die zehn Kunden, die den höchsten Jahresbeitrag bezahlen; aber Excel filtert mehr als zehn – ganz genau: 17 Kunden. Warum denn das?

Top 10

Top 10

Der Begriff „Top 10“ ist etwas verwirrend – Excel filtern nicht die ersten, größten zehn, sondern mindestens zehn. In Ihrem Beispiel gibt es 17 Kunden, die den höchsten Jahresbeitrag (196 Euro) bezahlen. Eigentlich vernünftig – Excel schneidet nicht nach zehn Zeilen (Datensätzen) die Liste ab, sondern liefert zehn oder mehr Datensätze. Denn – würde er nach zehn Zeilen abschneiden – wäre das Ergebnis unterschiedlich – je nachdem wie die Liste sortiert ist.

Zuviel ist zuviel

Eine Exceltanelle hat 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten. Das ist Augenwischerei. Er geht schon vorher „in die Knie“.

In einer Liste befinden sich 10.000 Datensätze (in 16 Spalten). In einer Spalten wird mit der bedingten Formatierung alle doppelten Werte mit einer Farbe gekennzeichnet.

Duplikate finden

Duplikate finden

Wenn Sie nun die Liste nach den Farben sortieren oder filtern möchten (was eigentlich recht flott geht), wird Excel sehr, sehr langsam. Häufig zeigt er „keine Rückmeldung“ an. Manchmal „fängt“ er sich wieder, manchmal stürzt er an dieser Stelle ab.

Ich vermute, dass beim Sortieren und Filtern im Hintergrund eine permanante Neuberechnung der bedingten Formatierung geschieht, so dass Excel an seine Auslastungsgrenzen gerät.

Keine Rückmeldung

Keine Rückmeldung

Der Befehl konnte für den ausgewählten Zellbereich nicht ausgeführt werden. Markieren Sie eine einzelne Zelle innerhalb eines Datenbereichs, und versuchen Sie es dann erneut.

Das Sortieren und Filtern geht nicht mehr. Warum?

Der Cursor sitzt außerhalb des Bereichs, den Sie sortieren oder filtern möchten. Übrigens: Auch der Assistent „Teilergebnis“ funktioniert nicht mehr.

sortieren und filtern geht nicht mehr.

sortieren und filtern geht nicht mehr.

 

Der Spezialfilter filtert gar nichts – nur die Überschrift

Auch das kann zwei Ursachen haben. Entweder Sie verwenden falsch Feldnamen. Wenn beispielsweise in der Datenliste die Überschrift „Stadt“ lautet und Sie schreiben dann „Ort“, so wird kein Ort=Muenchen gefunden.

Noch perfider ist der Fehler, wenn Sie nicht „Ort“ eintragen, sondern „Ort „, also ein Leerzeichen hinter den Feldnamen.

So kann der Spezialfilter nicht filtern.

So kann der Spezialfilter nicht filtern.

Der Spezialfilter filtert zu viele Daten

Wenn der Spezialfilter nicht richtig arbeitet, haben Sie entweder die Kriterien falsch formuliert oder den Bereich falsch markiert.

Wenn Sie beispielsweise leere Zellen mitmarkieren, bedeutet dies, dass der Filter sowohl die Kriterien als auch jeden beliebigen Bereich filtern soll.

Zu viele Daten werden gefiltert

Zu viele Daten werden gefiltert

Bei den Kriterien wurden leere Zellen markiert.

Bei den Kriterien wurden leere Zellen markiert.

Nur gefilterte Daten können in das aktive Blatt kopiert werden.

Warum funktioniert der Spezialfilter nicht? Ich habe doch alles richtig gemacht?

Antwort: Der Spezialfilter hat einige „Tücken“. Der Cursor muss auf dem Tabellenblatt stehen, auf das die Daten hingefiltert werden sollen. Befinden sich also in tabelle1 die Daten, befindet sich Tabelle2 die Kriterien, dann muss der Cursor auf Tabelle3 stehen, wenn die Daten dorthin gefiltert werden sollen.

Spezialfilter funktioniert nicht.

Spezialfilter funktioniert nicht.

Filtern klappt nicht

Seltsam – ich könnte schwören, dass Kunden aus München in dieser Liste stehen. Die Liste des Autofilters zeigt allerdings keinen an.

Der Grund ist: es wurde bereits ein Filter eingeschaltet (hier: in der Spalte „Name2“). Möglicherweise sind zufällig alle Münchner Daten auf diese Art weggefiltert. Hier sieht man den gesetzten Filter zufälligerweise – es könnte jedoch sein, dass die Spalte, in der der Filter gesetzt wurde, außerhalb des Bildschirms steht.

Tipp: Dann werfen Sie einen Blick in die Registerkarte „Daten“ – wenn dort das Symbol „Löschen“ aktiv ist, so ist noch irgendwo ein Filter gesetzt.

Wo sind die Kunden aus München?

Wo sind die Kunden aus München?

Schalten Sie zuerst den einen Filter aus und dann den zweiten Filter ein.

Schalten Sie zuerst den einen Filter aus und dann den zweiten Filter ein.

Daten verschwinden beim Filtern

Erstaunlicherweise verschwinden die Daten, wenn ich nach der Postleitzahl filtere. Warum?

In diesem Fall wurde die PLZ als Zahl eingetragen (was man daran erkennen kann, dass sie rechtsbündig in der Zelle stehen). Wenn Sie nun die Zahlen mit „Beginnt mit 5“ oder „5*“ oder „5????“ filtern, dann vermischen Sie Text und Zahl. Das Ergebnis – Excel findet keinen Datensatz mit einem Postleittext, der mit 5 beginnt.

Die Lösung: Filter Sie „größer oder gleich 50000 und kleiner 60000“. dann klappt es.

Filtern klappt nicht.

Filtern klappt nicht.

Wie geht denn das? Namen statt Spaltenköpfe?

Eine Kollegin hat in einer Exceltabelle stallt den Spaltennamen A | B | C … die sprechenden Überschriften der Tabelle: Kundennummer | Vorname | Nachname. Wie geht denn das?

Die Antwort: Wenn man eine Liste als Tabelle formatiert (Einfügen / Tabelle), und nun in der Registerkarte „Entwurf“ die Formatvorlage löscht, ebenso wie den Autofilter (Register „Daten“), dann wird beim Scrollen nach unten die Überschrift anstelle der Spalteköpfe angezeigt.

Sprechende Namen statt Spaltenköpfe

Sprechende Namen statt Spaltenköpfe

Sortieren und Filtern – geht nicht!

Es muss nicht immer der Schutz einer Tabelle sein, warum sortieren und filtern verhindert wird.

Ein Blick in die Titelzeile liefert den Hinweis, dass mehrere Tabellen ausgewählt wurden. Deshalb sind alle Befehle der Registerkarte „Daten“ inaktiv. So etwas passiert häufig, wenn man statt mit [Strg]+[Bild ↓] auf das nächste Blatt mit der Tastenkombination [Shift]+[Strg]+[Bild ↓] beide Tabellenblätter auswählt. Oder wenn man man Wechseln auf ein anderes Tabellenblatt fälschlicherweise die [Shift]-Taste gedrückt hält. Leider sieht man an den Farben der Registerkarten nicht gut, dass mehrere Tabellenblätter ausgewählt wurden. Die Titelzeile jedoch verrät es …

Sortieren und Filtern funktioniert nicht.

Sortieren und Filtern funktioniert nicht.